饮料制造关键绩效指标：基于证据的报告案例研究

一家饮料制造商用一个共享的KPI指标系统取代了分散的Excel报表，先在质量团队中实施，随后推广到整个工厂，并通过ERP集成以及清晰的投资回报率（ROI）论证来证明变更的合理性。

饮料制造业中的KPI指标体系实施：关键事实

之前

各部门在各自独立的 Excel 文件中跟踪指标，定义各不相同，管理者需要花费数小时合并报表。

之后

团队使用了一个共享的KPI指标平台，该平台连接到ERP数据，采用统一的定义，并为每个KPI指标附上证据。

是否有基于 Excel 的 KPI 报表或部门记分卡？将其分享给 BSC设计师 团队，以测试 KPI 跟踪如何从分散的电子表格迁移到互联的战略执行系统。

讨论 KPI 试点

从一个部门开始，验证方法，并在更大范围推广之前先使用结果。

公司配置文件：饮料制造公司

本案例描述一家总部位于美国的饮料制造商，从一个生产设施为主要零售客户和区域客户生产饮料。

该公司约有230名员工，每年生产约9,000万加仑。原材料运抵工厂，饮料在现场生产，成品在全国范围内发运。

主要挑战：共享KPI指标定义与审计就绪性

该公司拥有生产数据、发运数据和质量数据。问题在于各部门以不同方式跟踪绩效，导致公司范围内的报表不可靠。

• 不同的KPI指标跟踪方法。 各部门使用各自的电子表格或报表。
• 缺乏统一定义。 同一项指标在不同团队中含义不同。
• 手工报表。 管理者每月要花数小时合并Excel文件。
• 审计就绪性不足。 质量指标的证据与KPI指标报表分开存储。

客户对此情况总结如下：

“各部门都以某种方式在跟踪一些事项，但在公司层面，我们无法全面掌握所有人的指标。”

在质量部门开展试点并构建商业论证

公司先从一个部门入手，以在更大范围推广系统之前证明其价值。之所以选择质量团队，是因为其指标清晰、审计频繁且报表工作量大。

在试点期间，管理者需要向领导层说明该变更将如何影响成本、时间和风险。团队以 BSC设计师 ROI 计算器作为示例模型，然后在自身环境中衡量节省情况以验证数据。重点关注的领域包括：

• 报表时间。用于准备与核对电子表格的小时数，测得每位质量员工每周至少 7 小时。
• 错误成本。由数据不一致导致的返工。
• 审计准备。为客户或质量评审收集文件所花费的时间。

试点显示了切实的改进。

• 共享 KPI指标 定义。各部门以相同方式报告相同的指标。
• 报表时间减少。质量团队的电子表格准备工作减少了约 70-80%。
• 更好的审计就绪度。查找支持性证据所需时间减少了约 90%，且内部调查确认对审计就绪度的信心更高。
• 更好的协同。生产、物流与质量使用相同的数据。

这些量化结果帮助管理者提出清晰的论证，以扩大系统的应用范围。

在试点显示出明确结果后，同样的方法被用于物流、生产与维护。通过平台的对齐功能将这些部门的计分卡连接起来，使管理层能够看到各部门结果如何支持公司目标。

基于证据的绩效报表

质量团队将检验报表、备注或扫描的检查清单等证据分别保存在不同的文件夹和电子邮件线程中。在审核期间查找正确版本既困难又耗时。

针对每个KPI指标都定义了一个证据框架，以便团队明确需要哪些文档、哪些为可选项，以及在KPI指标更新被接受之前必须在何时上传证据。

这减少了查找文档所花费的时间，并提升了对所报结果的信心。

将KPI指标连接到ERP数据

公司将其ERP系统中的运营数据导出为CSV文件，并在各部门的电子表格中使用这些导出文件。在试点期间，同一批文件也用于填充KPI计分卡。以下改进使集成更加稳定：

• 直接连接数据库。 已将报表表格进行链接，使KPI数值直接来自受控的数据源。
• 使用API集成。 已配置自动更新，使ERP数据无需手动步骤即可馈送到KPI指标。

该方法使KPI系统能够在不改变ERP交易记录方式的情况下，与现有数据源协同工作。

如何论证从 Excel 迁移到 KPI 平台的合理性

在此案例中，其中一项关键举措是与质量部门开展试点，这有助于量化预期成果与节省，并为高级管理层提供了明确理由以摆脱电子表格。以下是其他组织可遵循的步骤：

1. 从一个部门开始。 选择一个具有明确指标且报表工作量较大的部门。
2. 衡量节省的时间与更少的错误。 使用 ROI 计算器估算财务影响。
3. 逐步连接数据。 先从导出开始，然后通过 API 集成实现自动化。
4. 使用 BSC Designer 作为 KPI 平台。 它提供结构化的 KPI 追踪、证据链接，以及跨部门的对齐，同时无需替换现有系统。