采购关键绩效指标和平衡记分卡

董事会应监控哪些采购关键绩效指标？采购部门的仪表板上应有哪些指标来衡量和改善他们的绩效？

采购流程、利益相关者和目标

采购已成为任何组织的重要组成部分。采购不仅确保以合理的价格和质量进行获取，还支持风险管理和合规性。

在本文中，我们讨论了采购的各种关键绩效指标（KPIs）。如果您愿意，可以直接切换到KPIs部分，但我建议花几分钟思考这些KPIs的背景。

采购的利益相关者

让我们从采购关键绩效指标的背景分析开始，涉及的利益相关者。在组织方面，这些利益相关者包括：

• 采购团队由首席采购官（CPO）领导。他们关注于维护有效的采购流程，获得适当的培训，并实现预期的绩效目标。
• 内部客户。采购的内部客户关注于及时获取符合其质量期望的所需材料。
• 董事会。关心提高采购部门的整体绩效，或者更具体地说，控制投资回报率。法律合规性也是他们关心的话题之一。

采购人员负责管理与供应商的关系。在某些情况下，供应链由外部监管机构控制。因此，我们需要增加两个利益相关者：

• 供应商。关注于建立有效的双赢关系。
• 监管者。关注于法律合规性。

所有这些利益相关者对什么是有效的采购有不同的看法。因此，这些想法可以通过不同的绩效指标进行量化和衡量。

采购流程

让我们从采购团队的视角来看采购。典型的采购流程是什么？这取决于组织。通常，我们谈论以下五个步骤：

1. 需求分析
2. 市场分析
3. 供应商识别与沟通
4. 谈判与签约
5. 绩效管理（物流与质量管理）

如果您的主要挑战是采购的运营效率，那么围绕这些流程步骤定义KPI指标是一个好主意。

采购计分卡的仪表板包括特定指标的进度图表、战略举措的甘特图、风险清单，以及举措及其状态与预算的清单。 来源： 采购计分卡。

采购的五个“正确”

由英国皇家采购与供应学会（CIPS）提出的另一种流行的采购观点被称为五个“正确”。这些“正确”给了我们五个具体的控制点：

• 正确的质量
• 正确的数量
• 正确的价格
• 正确的地点
• 在正确的时间

我们可以使用这些采购的五个属性来建立下面的合规指数。

采购的挑战

最后，我们可以从管理层的视角（董事会与首席采购官，CPO）来审视采购。采购战略应当关注什么？采购部门应重点聚焦哪些关键挑战？

让我们列出最重要的目标/挑战：

• 管理公司的采购活动
• 优化成本、质量与时效
• 管理与供应商的关系
• 管理风险，例如，通过建立多元化的供应商结构（参见新冠病毒案例作为示例）。
• 预测支出，识别异常并进行报告

根据Deloitte报告，采购还在以下方面发挥积极作用：

• 新产品/市场开发
• 支持“自制还是外购”的决策

最佳实践是围绕这些目标构建采购记分卡，而不是仅仅照搬一长串KPI指标。

采购计分卡

现在，让我们把上面讨论的目标、流程和利益相关者整合起来，为采购构建一张战略计分卡。为此，我们将遵循经典平衡记分卡的四个视角模型：

• 财务视角
• 客户视角
• 内部流程视角
• 技能与架构视角

我将使用BSC设计师软件来自动化这张计分卡。BSC设计师的用户将在其账户中找到可用的采购模板。如果您还不是用户，您可以通过免费版注册。

本案例的使命陈述可以表述为：“确保与组织战略对齐的有效采购。”

战略地图解释了采购战略的整体图景。战略的驱动因素（内部视角）由学习视角中的目标所支撑。有效采购战略的预期成果体现在客户视角和财务视角中。 来源： 采购计分卡。

采购的财务指标

采购部门的顶级财务目标可以表述为：

• 确保成本节约和成本避免

采购的主要财务指标为：

• 成本节约，%测量为成本减少占总支出的百分比。根据Ardent的报告¹，成本节约的平均基准约为7.5%。
• 成本避免，%类似于成本节约，成本避免指节省未来的成本。

采购策略的预期财务成果被表述为一个总体目标‘确保成本节约和成本避免’。这个目标进一步通过三个滞后指标（灰色）解释——‘成本节约’、‘成本避免’、‘投资回报率’。有一些领先指标（绿色）解释如何实现这种成本节约。 来源： 采购的记分卡。

应考虑哪些成本？根据德勤的报告²，最受欢迎的成本节约指标是运营费用节约指标（“OPEX节约”），74%的调查受访者使用该指标。其次是资本支出节约指标（“CAPEX节约”），63%的公司使用。

我们还需要了解进行采购的成本。这些成本包括：

• 员工工资、培训费用等
• 基础设施和技术投资

至于指标，我们可以考虑这两个指标：

• 进行采购的总成本
• 公司支出中采购费用的百分比。根据Ardent的报告，该指标的基准低于1%。

我们已经讨论了采购的成本节约和费用部分。另一个好的问题是，公司的采购部门是否被有效利用。

为了回答这个问题，我们可以监控：

• 由采购团队管理的支出，%。采购团队管理的公司总支出的百分比。

该指标的基准将取决于您的行业。据Ardent报告的平均估计为63.2%。

采购的投资回报率

采购部门的投资回报率是首席采购官/首席执行官和董事会希望在企业治理仪表板上看到的关键指标之一。

投资回报率指标的值是使用来自其他两个指标的数据计算的。 来源： 采购记分卡。

起点是采购的基本盈利能力：

• 采购投资回报率 = (成本节约 / 进行采购的总成本) * 100%

更全面的方法是超越明显的财务结果。我们可以找到以下结果带来的收益的美元等价物：

• 促成的创新（理想情况下，应与创新记分卡中的指标保持一致）
• 合规透明度
• 采购速度和质量

内部客户的关键绩效指标

采购部门与供应商合作以满足内部客户的需求。

内部客户的需求是什么？我们可以将其表述为以下目标：

• 与采购团队的有效沟通

如何量化这一目标？为了量化内部客户眼中的采购，我们可以使用这个简单的指标：

• 内部客户满意度，%

采购战略的结果目标被表述为‘与采购团队的有效沟通’。为了实现这一目标，制定了一项‘对意外采购进行根本原因分析’的计划。目标的实现通过滞后指标‘内部客户满意度%’来量化。 来源： Scorecard for Procurement。

从采购团队的角度来看，有效沟通可以量化为：

• 基于目录的采购或合同内采购
• 紧急采购，%

非合同内和紧急采购意味着更高的成本。使用这些指标来理解成本差异及非合同内采购的原因是很重要的。

BSC Designer中的计划可以包括其他细节，如预算、时间表、状态、相关文件。 来源： Scorecard for Procurement。

我们可以将这个想法表述为一个计划：

• 对意外采购进行根本原因分析

可能的原因包括：

• 与内部客户沟通不畅
• 过时的IT架构
• 自动化程度低

采购流程的KPI指标

采购部门内部的业务流程如何衡量？

在本例中，一个通用目标是：

• 管理与供应商的关系

该目标可通过以下指标量化：

• 供应商数量。数量过高会导致不必要的管理成本；供应商数量过低则意味着依赖风险。
• 交付提前期。完成一笔订单所需的总时间。还可进一步细分为讨论细节、处理付款、获取货物所需的时间。
• 供应商可用性，%。与提前期指标类似，但在可用性的情形下，我们关注的是供应商处理紧急订单的能力。
• 供应商满意度，%
• 合规指数，%。显示供应商的交付是否符合既定条款。

该指数指标的绩效会自动计算，使用其内部指标的加权绩效。 来源： 采购记分卡。

“合规指数”指标可由以下指标呈现（每项均有各自权重）：

• 按时交付
• 定价合规
• 条款与条件合规
• 退货比例%
• 退货金额（美元）
• 缺陷比例%及其他质量指标

自动化软件（例如BSC Designer）将基于指数内部指标的权重与绩效信息，自动计算合规指数的值。如果您未使用专业软件，权重的计算也可以在电子表格工具中轻松复现。

采购部门的另一项典型挑战是寻找可靠的供应合作伙伴。让我们在战略地图中将目标表述为：

• 根据公司的需求寻找最佳供应商

可以基于这些指标构建一个简单的评估计分卡：

• 沟通有效性。在另一篇文章中，我们讨论了如何量化沟通质量。
• 交付时间线与订单积压——将显示供应商对新增订单的管理水平。
• 定价。一种做法是对不同供应商的价格进行定量比较；或者也可以聚焦于价格竞争力，例如对定价进行定性比较。
• 供货质量。质量是一个广泛概念，远不止显而易见的“缺陷数量”。为量化质量，我建议使用单独的质量计分卡。

在某些情况下，关注库存及其对内部客户的可用性也是一个好主意。在这种情况下，一个关键指标是：

• 库存准确率，% 可按（（记录库存 / 实物库存）* 100）衡量。

如果您的组织需要大量库存，那么设置单独的仓库计分卡是一个好主意。

战略图的学习和内部视角是采购战略的驱动力。每个目标都由具体的领先（绿色）和滞后（灰色）指标来解释。一些目标（例如“维护有效的采购架构”）包括行动计划的示例。 来源： 采购的记分卡。

量化技能与基础设施的指标

采购业务领域涉及多种技术与人才趋势。在本战略计分卡的这一部分，我们将重点关注采购部门的学习与成长目标。

目标：

• 提升采购团队技能

指标（领先）：

• 用于培训的预算占比（%）。根据德勤的报告，该指标的基准值从低于 1% 到约 4% 不等。
• 技能多样性（%）。该指标用于确保采购人才完成全面的培训计划。了解更多关于制定多元与包容战略的信息。

指标（滞后）：

• 获得采购认证的员工占比（%）。在采购人员总数中，取得采购相关认证的员工占比。

领先指标“技能多样性（%）”为一个指数指标，可由以下指标计算得出：

• 谈判与冲突管理培训，小时
• 情绪智力培训，小时
• 大数据、预测分析培训，小时

在采购计分卡模板中，上述每项指标都可以拥有其自身的权重与绩效。例如，我们可以为“情绪智力培训”分配 25% 的权重，而“分析培训”的权重为 15%。基于这些数据，软件即可计算技能多样性总指数。

领先指标“技能多样性”是由另外三个指标构成的加权指数。内部每个指标都有其自身的权重（对指数的影响系数）。 来源： 采购计分卡。

如果对采购人才的培训是您的首要关注点，那么我建议将采购计分卡与培训计分卡进行战略对齐；该计分卡采用四层级模型。

让我们继续推进其他学习目标。下一个目标可表述为：

• 理解采购的背景情境。有效的采购在很大程度上取决于对公司战略、商业环境、竞争以及与客户相关趋势的理解。

在此情况下，一个简单的举措是向采购团队提供对PESTEL分析结果的访问权限。例如，可以以定期简报的形式进行传达。

 

该指标的值编辑器对话框显示，其被配置为在每个季度的第一天按季度更新。 来源： 采购计分卡。

指标：

• 定期非采购简报 [更新间隔 = 按季度]

为实现该指标的自动化，我们可以为该指标指定更新间隔。例如，可设置为“按季度”。此外，我们还可以配置软件提醒责任人需要进行简报。

最后，首席采购官（CPO）不仅应关注运营层面的挑战，也应关注战略目标。其中之一可表述为：

• 维护有效的采购架构

在此情况下，相关举措可以是：

• 对现有架构进行改进与自动化
• 供应商认知培训
• 面向内部客户的培训

试点采购KPI跟踪与报表

分享您现有的采购计分卡或战略计划，我们将讨论您的首席采购官（CPO）与采购团队如何从基于电子表格的KPI指标跟踪，转向具备供应商、成本、合规以及面向董事会报表指标的互联部门计分卡。

讨论采购试点

在更大范围推广之前，先在一个采购领域或某一供应商类别中测试该方法。

总结

在本文中，我们讨论了采购部门一些广泛使用的KPI指标，并使用一些典型目标构建了一个战略地图示例。

• 找到量身定制的KPI指标。虽然您可以从标准KPI指标开始，但最佳度量指标是为您的组织量身定制的。如何为采购找到制胜的度量指标？从利益相关者及其挑战入手。您可以在我们的12步KPI系统中找到更具体的指导。
• 重复使用战略地图。我们在本文中讨论的计分卡模板是您制定自身采购战略的良好起点，欢迎将本文中的想法应用到您的组织中，并在评论中分享您的发现。

如需更广泛地了解采购绩效，请参阅供应商绩效软件如何将采购KPI指标与供应商风险及质量跟踪相连接。

使用 采购计分卡 模板

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1. 注册平台上的免费计划。
2. 使用 采购计分卡 模板作为起点。您可以在 新建 > 新建平衡记分卡 > 更多模板 中找到它。
3. 遵循我们的战略实施系统，将利益相关者和战略目标对齐为一个全面的策略。

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