董事会应监控哪些采购关键绩效指标？采购部门的仪表板上应有哪些指标来衡量和改善他们的绩效？
采购流程、利益相关者和目标
采购已成为任何组织的重要组成部分。采购不仅确保以合理的价格和质量进行获取，还支持风险管理和合规性。
在本文中，我们讨论了采购的各种关键绩效指标（KPIs）。如果您愿意，可以直接切换到KPIs部分，但我建议花几分钟思考这些KPIs的背景。
采购的利益相关者
让我们从采购关键绩效指标的背景分析开始，涉及的利益相关者。在组织方面，这些利益相关者包括：
- 采购团队由首席采购官（CPO）领导。他们关注于维护有效的采购流程，获得适当的培训，并实现预期的绩效目标。
- 内部客户。采购的内部客户关注于及时获取符合其质量期望的所需材料。
- 董事会。关心提高采购部门的整体绩效，或者更具体地说，控制投资回报率。法律合规性也是他们关心的话题之一。
采购人员负责管理与供应商的关系。在某些情况下，供应链由外部监管机构控制。因此，我们需要增加两个利益相关者：
- 供应商。关注于建立有效的双赢关系。
- 监管者。关注于法律合规性。
所有这些利益相关者对什么是有效的采购有不同的看法。因此，这些想法可以通过不同的绩效指标进行量化和衡量。
采购流程
让我们从采购团队的角度来看采购。采购的典型流程是什么？这取决于组织。通常，我们谈论的是以下五个步骤：
如果您的主要挑战是采购的运营效率，那么围绕这些过程步骤定义关键绩效指标是个好主意。
采购记分卡。 采购的五个“正确”
由英国皇家采购与供应学会（CIPS）提出的另一种流行的采购观点被称为五个“正确”。这些“正确”给了我们五个具体的控制点：
- 正确的质量
- 正确的数量
- 正确的价格
- 正确的地点
- 在正确的时间
我们可以使用这些采购的五个属性来建立下面的合规指数。
采购的挑战
最后，我们可以从管理层的角度来看采购（董事会和首席采购官）。一个采购策略应该涉及什么？采购部门应该关注的关键挑战是什么？
让我们列出最重要的目标/挑战：
- 管理公司的收购
- 优化成本、质量、时间
- 管理与供应商的关系
- 管理风险，例如，通过建立多样化的供应商档案（参见冠状病毒案例作为示例）。
- 预测支出，识别异常并报告
根据德勤报告，采购还在以下方面发挥积极作用：
- 新产品/市场开发
- 支持“自制与采购”决策
围绕这些目标构建一个采购记分卡，而不是只是复制一长串关键绩效指标，是一种好的做法。
采购记分卡
现在，让我们将上述讨论的目标、流程和利益相关者整合在一起，为采购构建一个战略记分卡。为此，我们将遵循经典平衡记分卡的四个视角模型：
- 财务视角
- 客户视角
- 内部流程视角
- 技能和架构视角
我将使用BSC Designer软件来自动化此记分卡。BSC Designer的用户将在他们的账户中找到可用的采购模板。如果您还不是用户，可以注册一个免费计划。
此案例的使命声明可以表述为：“确保有效的采购与组织的战略保持一致。”
采购记分卡。 采购的财务指标
采购部门的顶级财务目标可以表述为：
- 确保成本节约和成本避免
采购的主要财务指标为：
采购的记分卡。 应考虑哪些成本？根据德勤的报告2，最受欢迎的成本节约指标是运营费用节约指标（“OPEX节约”），74%的调查受访者使用该指标。其次是资本支出节约指标（“CAPEX节约”），63%的公司使用。
我们还需要了解进行采购的成本。这些成本包括：
- 员工工资、培训费用等
- 基础设施和技术投资
至于指标，我们可以考虑这两个指标：
- 进行采购的总成本
- 公司支出中采购费用的百分比。根据Ardent的报告，该指标的基准低于1%。
我们已经讨论了采购的成本节约和费用部分。另一个好的问题是，公司的采购部门是否被有效利用。
为了回答这个问题，我们可以监控：
- 由采购团队管理的支出，%。采购团队管理的公司总支出的百分比。
该指标的基准将取决于您的行业。据Ardent报告的平均估计为63.2%。
采购的投资回报率
采购部门的投资回报率是首席采购官/首席执行官和董事会希望在企业治理仪表板上看到的关键指标之一。
采购记分卡。 起点是采购的基本盈利能力：
- 采购投资回报率 = (成本节约 / 进行采购的总成本) * 100%
更全面的方法是超越明显的财务结果。我们可以找到以下结果带来的收益的美元等价物：
- 促成的创新（理想情况下，应与创新记分卡中的指标保持一致）
- 合规透明度
- 采购速度和质量
内部客户的关键绩效指标
采购部门与供应商打交道，以满足内部客户的需求。
内部客户的需求是什么？我们可以将其表述为以下目标：
- 与采购团队的有效沟通
如何量化这一目标？为了从内部客户的角度量化采购，我们可以使用这个简单的指标：
- 内部客户满意度，%
采购的记分卡。 从采购团队的角度来看，有效沟通可以量化为：
- 基于目录的采购或合同内采购
- 紧急采购，%
合同外和紧急采购意味着更高的成本。使用这些指标来理解成本差异和合同外采购的原因是很重要的。
采购的记分卡。 我们可以将这个想法表述为一个倡议：
- 对意外采购进行根本原因分析
我们可能会发现的原因包括：
- 与内部客户的沟通不畅
- 过时的IT架构
- 低自动化
采购流程的关键绩效指标
采购部门内部的业务流程如何？
在这种情况下，一个总体目标是：
- 管理与供应商的关系
这一目标可以通过以下指标进行量化：
- 供应商数量。供应商数量过多会导致不必要的管理成本，供应商数量过少则意味着依赖风险。
- 交货提前期。完成订单的总时间。这可以进一步细分为讨论细节、处理付款、获取商品所需的时间。
- 供应商可用性，%。类似于交货提前期指标，但在可用性方面，我们关注的是供应商处理紧急订单的能力。
- 供应商满意度，%
- 合规指数，%。显示供应商的交货是否符合既定条款。
采购记分卡。 “合规指数”指标可以通过以下指标呈现（每个指标都有其权重）：
- 按时交货
- 价格合规
- 条款和条件合规
- 退货百分比
- 退货的美元价值
- 缺陷百分比和其他质量指标
自动化软件，如BSC Designer，将根据指数内部指标的权重和绩效自动计算合规指数的值。如果您没有使用专业软件，权重的计算可以很容易地在电子表格工具中实现。
采购部门的另一个典型挑战是找到可靠的供应伙伴。让我们为战略地图制定目标为：
- 根据公司的需求找到最佳供应商
一个简单的评估记分卡可以从这些指标中建立：
- 沟通效果。在另一篇文章中，我们讨论了如何量化沟通质量。
- 交货时间表和订单积压 – 将显示供应商如何管理来单。
- 定价。一种选择是定量地比较不同供应商的价格，或者您可以关注价格竞争力，例如定性地比较价格。
- 供应质量。质量是一个广泛的概念，远不止明显的“缺陷数量”。要量化质量，我建议使用一个单独的质量记分卡。
在某些情况下，还可以查看库存及其对内部客户的可用性。一个关键指标是：
- 库存准确性，%可以测量为((记录中的库存/实际库存) * 100)。
如果您的组织需要大量库存，那么拥有一个单独的仓库记分卡是个好主意。
采购的记分卡。 量化技能和基础设施的指标
采购业务领域涉及许多技术和人才趋势。在战略记分卡的这一部分中，我们专注于采购部门的学习和成长目标。
目标：
- 提高采购团队的技能
指标（领先）：
- 用于培训的预算百分比。根据德勤的报告，这一指标的基准从不到1%到约4%不等。
- 技能多样性，百分比。此指标确保采购人才完成综合培训计划。了解更多关于制定多样性和包容性战略的信息。
指标（滞后）：
- 获得采购认证的员工百分比。获得采购认证的员工占总采购员工的百分比。
领先指标“技能多样性，百分比”是一个指数指标，可以通过以下指标计算：
- 谈判和冲突管理培训，小时
- 情商培训，小时
- 大数据和预测分析培训，小时
在采购记分卡模板中，每个指标可以有自己的权重和绩效。例如，我们可以分配“情商培训”的权重为25%，而“分析培训”的权重为15%。使用这些数据，软件可以计算总技能多样性指数。
Scorecard for Procurement。 如果培训采购人才是您的主要重点，我建议将采购记分卡与培训记分卡对齐，该记分卡实施了四级模型。
让我们继续前进，探讨其他学习目标。下一个目标可以表述为：
- 理解采购的背景。有效的采购在很大程度上取决于对公司战略、商业环境、竞争和客户相关趋势的理解。
在这种情况下，一个简单的举措是为采购团队提供PESTEL分析结果的访问权限。例如，可以以定期简报的形式提供。
Scorecard for Procurement。 指标：
- 定期非采购简报 [更新间隔 = 季度]
为了自动化此指标，我们可以为此指标指定更新间隔。例如，可以设置为“季度”。此外，我们可以配置软件提醒负责此事的人进行简报。
最后，首席采购官应专注于不仅仅是运营挑战，还应关注战略目标。其中之一可以表述为：
- 维持高效的采购架构
在这种情况下，相关举措可以是：
- 改进和自动化现有架构
- 供应商意识培训
- 内部客户培训
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总结
在本文中，我们讨论了一些采购部门广泛使用的关键绩效指标，并使用一些典型目标构建了策略地图的示例。
- 寻找量身定制的关键绩效指标。虽然可以从标准关键绩效指标开始，但最好的指标是为您的组织量身定制的。如何为采购找到成功的指标？从利益相关者及其挑战开始。您可以在我们的12步关键绩效指标系统中找到更具体的指导。
- 重复使用策略地图。我们在文章中讨论的记分卡模板是您自己的采购策略的良好起点，欢迎将本文中的想法应用于您的组织，并在评论中分享您的发现。
- 使用自动化软件。考虑使用像我们的BSC Designer这样的关键绩效指标/平衡记分卡自动化软件。之前，我们讨论了为什么电子表格工具可能无法有效解决记分卡的挑战。
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