符合ISO 9001的质量测量和报告

ISO 9001中目标和测量要求的分析及其在战略和关键绩效指标记分卡中的实际实施。

本文对以下人员有帮助:

  • 计划将现有战略和关键绩效指标记分卡与根据ISO 9001要求建立的质量管理体系对齐的战略家。
  • 准备内部ISO 9001审核并寻求规划和测量自动化的经理。

根据ISO 9001实施目标和测量 - 谁需要此教程

利益相关者及其利益诉求

ISO 9001 的 4.2 条款建议使用“相关方”和“要求”等术语。作为贯穿所有文件的共同主题,建议“定义并监测”相关方。

在战略规划中,相关方通常称为利益相关者。类似于 ISO 标准,在战略规划中,我们建议:

  • 定义利益相关者清单,以及其需求、资源与约束条件。
  • 将具体目标、KPI指标和行动方案与相关利益相关者进行对齐。

后者将有助于建立明确的责任分工,并使利益相关者保持知情。

利益相关者及其利益诉求的变化,是定期战略讨论的一部分。为此,我们建议开展基于价值的战略分解,以为利益相关者创造的价值对各子目标进行量化,并利用绩效分析的发现来支持与利益相关者的讨论。

Stakeholders and Their Interests - ISO 9001 interested parties

BSC设计师 的用户可以:

  • 通过应用程序“设置”中的战略选项卡定义利益相关者及其利益诉求,并且
  • 通过所有者字段将利益相关者与目标、KPI指标和行动方案进行对齐。

功能性记分卡和目标

一个典型的战略工作区是对齐战略和功能性记分卡的组合。记分卡的重点领域及其结构取决于组织的挑战。

我们通常会看到:

  • 主要战略记分卡
  • 功能性记分卡用于特定挑战,如质量、网络安全、数字化转型、领导力、采购、企业治理等
  • 专用记分卡用于业务单元和本地办公室

ISO 9001标准提供制定相关功能目标的一般指南(第6.2.1节),以及对运营功能(第8节)、领导力(第5节)、绩效评估(第9节)的某些具体要求。

相关功能的目标可以在单独的功能性记分卡中制定,以便稍后与整体战略对齐。

Functional Scorecards and Objectives

BSC Designer的用户可以访问多个功能性记分卡的模板,这些模板建议了一些常见目标和绩效测量指标以便开始。

学习与成长视角与基础设施视角

在 K&N 平衡记分卡框架中,战略的驱动因素是内部视角与学习与成长视角。在学习与成长视角中,我们制定与执行战略所需技能与基础设施相关的目标。

ISO 9001 在7. 帮助章节中提出了类似的方法,通过定义支持适当质量基础设施的机制。

通过恰当定义学习与基础设施视角的目标与绩效指标,战略团队满足第 7 章所确立的要求。

Learning and Infrastructure Perspective - ISO 9001: 7. Support

在自动化层面:

  • 量化学习视角的目标,并配以适当的领先指标与滞后指标。
  • 定义具体的行动方案,并将其与相关的进展指标进行对齐。

目标与目的

标准的第 6.2.1 节定义了对目的的要求,例如:

  • 保持一致
  • 量化且可衡量
  • 传达
  • 落实

这与战略规划学科中用于制定组织目标的方法完全一致。

一个重要差异在于对行动计划的处理方式:

  • 在该标准中,行动计划(第 6.2.2 节——如何实现目的)似乎是目的的一部分,
  • 在战略规划中,我们认为,目的、行动方案与绩效衡量应是三类成果物:它们共享共同的含义(由目的界定),但应分别定义

目标与目的 - ISO 9001:6.2.1。量化且可衡量

在 BSC Designer 软件中,目标、行动方案与 KPI 指标的三角关系可以作为独立条目呈现。行动方案与 KPI 指标在某一目标的含义之下进行定义,从而为用户提供对规划、行动与衡量层面的相互独立表述。

绩效指标的设置

如今,KPI(关键绩效指标)这一术语被广泛用于指代任何数字、指标或度量。

在表述类似概念时,ISO 9001 标准使用一个安全且中性的术语“度量”。

出于显而易见的原因,未提及具体的度量(“客户满意度”除外)。

正确度量的一般要求在第 9.1.1 节中表述如下:

  • a) 需要定义度量对象
  • b) 需要定义度量方法
  • c) 需要定义更新间隔

绩效指标的设置 - ISO 9001:9.1.1. - 度量方法

BSC Designer 软件的用户可以在 KPI指标 选项卡上创建度量/指标。要完成设置,请使用“常规”“数据”和“绩效”选项卡。

绩效指标的更新间隔 - ISO 9001:6.2.1. g) 需要更新

通过值编辑器,用户可以为指标指定所需的更新间隔,以保持指标数据井然有序,并让所有者及时了解需要更新指标值。

您可以在质量 KPI指标 与计分卡一文中找到更多更具体的质量指标。

与目标对齐的行动方案

在战略规划中,行动计划的常用术语是行动方案。与KPI指标/衡量的情况类似,ISO 9001 标准使用中性的“行动”一词。

我们可以在 6.2.2 条款中找到关于“行动”所需属性的线索,该条款与常见的项目管理理念(如范围、资源、责任人、截止日期、评估标准)相重叠。

Initiatives Aligned with Objectives - ISO 9001: 6.2.2

BSC设计师 的用户将在行动方案对话框中找到行动/行动方案所需的属性。

基于风险的思维

与目标一起,在第 6.1 节中定义了风险管理的方法。

如标准 A.4 条款所述,组织应规划风险分析与缓解,但并不要求采用特定的风险管理方法。

此前,我们讨论了风险在战略规划中的作用。基本的风险规划包括:

  • 识别目标的风险
  • 量化风险
  • 提出风险缓解计划

基于风险的思维 - ISO 9001 - 规划风险分析。

在 BSC Designer 中,风险是一种行动方案类型,可包含应对计划、对齐的关键风险指标、已分配预算、所有者等。

关键风险指标会自动作为一个指标生成,绩效公式为“最小化”,并包含影响和可能性字段。风险可在风险图上进行可视化。

管理评审:定性输入与输出

标准第9.3条包含对质量体系进行管理评审的要求。

对以往审核发现及纠正措施实施情况的评审,是ISO 9001审核的起点。

Using Qualitative and Quantitative Measurement Units on Scorecards

在战略规划中,类似的评审会在定期战略会议上进行:

  • 可通过评论与假设形成定性反馈与改进想法。
  • 对行动及已取得结果的定量评估,通过领先指标与滞后指标呈现。

管理评审:定性输入与输出 - ISO 9001:9.3.2. - 9.3.3.

在BSC设计师中,定性反馈通过针对KPI指标值的按日期评论实现自动化,同时也可通过行动方案、报告与BI仪表板实现。

管理评审:定量输入与输出 - ISO 9001:9.3.2. - 9.3.3.

至于定量评估,该软件支持分别跟踪领先指标与滞后指标。指标类型(领先/滞后)可在“含义”选项卡中更改。软件将分别计算目标的领先与滞后绩效。

战略计分卡的审核追踪

按照 ISO 9001 标准,对维护目标、测量以及纠正措施的文件化证据的需求被多次强调,例如在 6.2.1 或 9.1.1 等章节中。

在战略规划的情况下,类似的背景信息对于开展恰当的战略讨论、执行以及总体问责至关重要。

战略计分卡的审核追踪 - ISO 9001:6.2.1.、9.1.1. - 保留证据

BSC Designer 软件通过更改历史审核追踪功能提供必要的背景信息。

Accountability and Transparency with Audit Trail in Strategic Planning

自我改进机制

内置的质量评分可帮助BSC设计师用户遵循与ISO标准要求相重叠的战略规划最佳实践,创建KPI指标计分卡。

Self-Improvement Mechanics

点击质量评分指标以获取详细的改进建议。

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演示幻灯片

类似案例

查找类似案例,其中合规控制是战略实施的核心组成部分:

请引用如下: Alexis Savkín, “符合ISO 9001的质量测量和报告,” BSC Designer, 15 11 月, 2024, https://bscdesigner.com/zh/iso-9001-measurements.htm

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