使用差距分析进行战略执行审查

使用差距分析定期审查您的战略执行过程：比较现实与期望，并计划纠正措施。

• 介绍：概念起源，视觉图示
• 差距分析模板
• 差距分析最佳实践
• 差距分析示例

先决条件：准备好您的战略地图

在本文中，我们将讨论差距分析在战略执行中的应用。这将与以下组织相关：

• 拥有设计良好和层级分解的战略地图
• 目标通过关键绩效指标进行量化。

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“差距分析”概念的起源

“差距分析”概念并不归功于任何特定作者或组织。即使是维基百科文章也仅仅给出了一个概述，而未提及具体来源或已建立的技术。不过，有一些共同的想法：

• 差距分析通常被表述为当前状态与期望状态之间的差异（差距）的分析。
• 分析通常包括理解差距的原因并制定应对计划。

可以分析什么？基本上，任何公司持有股份的地方都可以分析。

差距的视觉图像

如果您想要可视化差距，请查看典型的量表图：

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当前标记和目标标记之间的区域（差值）是您正在努力缩小的差距。

差距分析模板

如果我们需要对某个流程或技术进行差距分析，我们将从以下开始：

• 描述当前情况，
• 寻找分析点，以及
• 量化它们

在战略层面，我们可以跳过这些步骤：

• 分析点已完美定义——它们是我们的业务目标。
• 很可能，它们通过领先和滞后指标进行了量化

以下是应用于战略执行过程的差距分析步骤。

分析步骤	步骤描述	软件自动化
1. 差距识别。目标及其状态。 要问的问题：我们现在在哪里？	在战略地图上选择一个目标。使用对齐的指标比较当前状态（指标的实际值）和期望状态（指标的目标值）。	交通灯。在BSC Designer中自动提醒。
2. 根本原因分析。差距分析。 要问的问题：差距的原因是什么？	分析差距的原因（深入挖掘以找到真正的原因）。记录你的发现以备将来审查。	在鱼骨图上绘制你的发现。在BSC Designer中使用一个单独的地图。
3. 改进计划。纠正措施。 要问的问题：我们如何改进？	定义响应计划。为战略地图创建一个新目标或添加一个倡议。	在战略地图上添加新目标。使用一个OKR框架。

将差距分析集中于不太预期的差距

在变化的商业环境中，总是有太多的差距。专注于不太预期的差距。

例如：

• 讲葡萄牙语的潜在客户数量比预期多7%——这并不令人意外，因为产品已完全本地化为葡萄牙语，并且我们在那里也有本地团队。
• 讲日语的潜在客户数量比预期多7%——这对我们来说是完全意外的，所以我们应该在这里集中注意并分析原因。

坏消息偏见

由于我们的本性，我们倾向于将积极的变化归因于我们的行动，而将消极的变化归因于随机波动。

例如：

• 产品销售额比预期增长了10%！干得好！(是的，但我们忘记了市场整体增长了15%。)
• 看起来访问者回到我们网站的频率减少了5%。这只是季节性波动。(可能不是这样，但我们需要数据来确认这一点。)

没有解决坏消息偏见的万能方法——只需训练你的团队深入挖掘以了解真实情况。

规划纠正措施

纠正措施在执行范围上可能有所不同：

• 一些改进想法可能会成为您的战略地图上的新目标，
• 一些可能更多属于操作性质——地图上目标的新举措。

在规划纠正措施时，记录下差距分析的发现，例如过去表现的原因及您对新方法的期望。 如同任何规划一样，如果：

• 有执行截止日期
• 计划了修订
• 指定了负责人

整个过程会更为有效。 处理差距分析发现的一个良好框架是OKR框架。

识别差距。框架的作用。

一开始，我们同意将讨论应用于已被恰当描述并已级联的战略的差距分析。那么，如果战略尚未完全制定呢？

在这种情况下，差距分析与其他框架（如 SWOT、MBO、7-S、鱼骨图、PESTEL、Burke-Litwin 模型、Three Horizons、Nadler-Tushman）一起，将有助于梳理关于战略的思路。这正是我们在《战略规划》文章（见第 2 步）中讨论的内容。

在战略规划框架的生态系统中，差距分析兼具战略分析（识别差距）与战略描述（阐明差距背后的原因及应对战略）的作用。

关于分解方法，我们可以将时间作为分解因素，通过“之前”和“之后”的状态，或“预期”和“实际”的状态来解读差距。

应优先处理什么差距？差距归一化。

绩效差距各不相同……例如，我们正在查看“培训时间”指标和“已报告的未遂事件”指标：

• 培训时间。实际值：5小时；目标值：8小时；差距为3小时。
• 已报告的未遂事件。实际值：已报告2起未遂事件。目标值：绿色区间为3至6次报告；红色区间为少于3次报告或多于6次报告。差距为1次未遂事件报告。

我们如何比较这两种差距？哪一个更重要？是3小时的差异更重要，还是1次未遂事件报告更重要？我们不能立即比较这两者。我们需要先对它们进行归一化。

在归一化过程中，我们可以使用不同的绩效函数：

• 对于培训时间指标，绩效函数可能是线性的（培训越多越好）。
• 对于未遂事件，我们可能使用正弦绩效函数——报告过少意味着人们没有认真对待未遂事件报告；报告过多则意味着安全方面存在一些长期性问题

归一化之后，我们就知道如何正确解读数据。如果您使用KPI指标的自动化软件，那么它会为您完成所有计算，仅显示进度数值、信号灯或相关的仪表图。无需手动进行归一化。

 

差距分析示例

让我们用一些实际例子来说明本文的观点。为此，我将使用一个安全策略记分卡。当您使用免费计划注册BSC Designer时，可以在其他模板中找到此记分卡模板。

步骤 1. 差距识别

让我们看看地图。它包含了识别差距所需的所有信息。我们可以简单地查看指标旁边的红绿灯或绩效表盘图来找到差距。

另一种识别差距的方法：

使用红绿灯指示器

查看关键绩效指标选项卡上的各个指标。可以自定义表格的列。例如，显示绩效数据和红绿灯的列将帮助我们找到表现不佳的指标。

使用分析功能

一种更强大的方法来发现绩效差距是切换到分析选项卡，并使用“进度”或“最大增益/损失”分析来识别当前值与预期目标值之间的最大差异。

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使用警报功能

您可以使用警报功能来设置关键绩效指标位于红色区域的自动通知。通过这种方式，您将自动了解最重要的差距。

在此示例中，让我们关注“在实际行为中实施安全”目标。我们可能注意到其滞后表现位于红色区域。

步骤 2. 根本原因分析

查看两个导致目标表现滞后的滞后指标，我们可以看到差距的原因是我们报告的未遂事件比预期的要少。我们注意到，今年未遂报告减少了30%，而安全事故的数量保持不变。

我们需要分析报告频率减少的原因。在这种情况下，我们可以简单地与相关利益方交谈，找出问题所在以及为什么未遂事件未被报告：

• 人们知道他们需要做什么吗？
• 他们知道什么是未遂事件吗？
• 他们知道如何报告吗？
• 他们知道他们的报告将如何使用（以及不会如何使用）吗？

分析显示，问题在于对未遂事件报告的普遍意识。

第 3 步：改进计划

根本原因分析显示，团队并不清楚应当如何以及何时报告未遂事件。

• 我们已经在战略地图上设定了“安全意识”目标，因此无需创建新的目标。相反，我们可以为该目标添加一项新的行动计划。

该行动计划将包含我们的分析细节、响应行动（安全意识培训）以及所需预算。

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名称：安全意识培训

原因：我们注意到今年未遂事件报告减少了 30%，而安全事故数量保持不变。可能是我们的团队对报告未遂事件不够重视。

纠正措施：基于真实案例开展安全意识培训。

预期改进：

— 在未来 3 个月内，未遂事件报告数量增加 15%；

— 在 12 个月内，安全事故数量减少 5%。

预算：$12000

时间范围：2 个月

此外，我们可以切换到 KPI指标 选项卡，并使用数值编辑器更新下一次评审周期内该指标的目标值。

为使安全意识培训的影响更直观，我们可以创建一个仪表板，并将“已报告的未遂事件”指标放置在其中。

总结

在本文中，我们讨论了如何将差距分析应用于战略执行审查。以下是一些关键想法：

• 准备好您的战略地图 – 用前导和滞后指标量化目标
• 找出差距 – 查看当前值与目标之间有显著差异的指标（例如，红色区域的指标）
• 分析差距的原因，记录这些原因，并在下次审查时重新查看
• 准备一个响应计划
• 最后但同样重要的是 – 使用战略执行软件，如BSC Designer，以自动化差距分析的步骤