有效的合规不仅仅是教育员工关于新法规和跟踪不合规事件的数量。在本实施指南中，我们专注于合规的整体视角，涉及关键利益相关者，并通过7个步骤建议对合规努力和结果进行具体量化。
利益相关者定义
让我们从涉及合规的通用利益相关者定义开始：
- 董事会。 代表组织的利益。
- 合规办公室。 一个专门的部门，确保组织遵循适用的法律、法规、内部政策等。
- 内部业务系统。 支持合规工作的IT和其他业务系统。
- 可能影响或受合规政策影响的员工。
- 第三方。 合作伙伴和类似的外部利益相关者。
- 外部审计师。 相关法规的专家。
- 监管机构。 制定法规的权威机构。
在BSC Designer中，导航到设置 > 战略 > 利益相关者，将相关利益相关者添加到列表中。随后，可以通过“负责人”字段将这些利益相关者与具体目标和指标对齐。
合规模板和关键绩效指标
BSC Designer 的用户可以访问文章中讨论的包含关键绩效指标的合规记分卡模板：
Compliance Template。 - 可以定制此模板以符合特定法规的要求。
- 为各种法规创建的记分卡可以稍后合并为一个综合合规记分卡，并具有整体合规指数。
1. 主动调整战略
监管机构开始制定新法规，以应对包括社会、技术、政治等在内的各种因素。组织可以通过类似于监管机构进行的外部因素分析，主动为潜在法规准备战略。
使用BSC Designer中提供的PESTEL分析模板来：
- 制定潜在的驱动力
- 定义早期信号指标。
为了量化这种主动准备，我们可以使用以下指标：
通过定期PESTEL分析识别的驱动力数量。
在模板中，此指标配置为年度更新：
Compliance Template。 例如，新兴技术，特别是人工智能的进步，被识别为PESTEL分析中的驱动力之一。
2. 及早识别新的适用法规
合规办公室的职责是及早识别新的适用法规，并在组织内部开始准备工作。通常，监管机构会先发布法规草案，为分析和准备提供充足的时间，并在法规正式发布后设有过渡期。
为了量化合规办公室的效率，我们使用：
法规覆盖率, %。 跟踪合规办公室在早期阶段检测到的适用法规的百分比。
在模板中，法规覆盖率指标在指数中的权重高于其他指标。
法规审查时间。 从法规初次发布到制定准备计划所需的平均时间。
政策制定时间。 制定内部指导政策和相关教育材料所需的平均时间。
Compliance Template。 时间指标的估算可用作判断是否应在内部开展特定法规工作或外包给第三方咨询公司的标准。
例如，许多监管机构发布和更新与人工智能相关的政策。使用上述指标，我们可以确保这些政策在特定组织的背景下得到适当审查，并转化为指导程序。
3. 培训员工遵循新法规
一旦相应的政策制定完成，组织需要培训员工遵循新法规。为了跟踪这一过程，我们使用一个基本指标：
法规培训完成度。 可能包括对新法规的基本认识或合规与不合规情境的详细建模。
对于更复杂的法规，可以考虑使用专门的培训记分卡来跟踪过程。
4. 验证第三方的合规性
大多数法规要求沿着价值链查看并验证第三方的合规性。组织可能不愿意深入细节；相反，它可以专注于跟踪合作伙伴的整体合规得分和已评估合规性的合作伙伴百分比。
已评估合规性的合作伙伴百分比。
整体合作伙伴合规得分（例如，请参阅供应商风险管理记分卡）。
风险识别与缓解对于合规的长期成功至关重要。在这种情况下，风险被识别为“法规变化”，并制定了缓解计划：
- “通过定期审查和修订合规得分，缓解对已通过合规检查的第三方的监管变化影响。”
Compliance Template。 5. 模拟不合规事件
为验证合规培训的成功，组织可以模拟不合规事件并评估负责员工的适当反应。这种验证的结果可以量化为：
监管培训的有效性，通过不合规模拟验证。
量化不合规的影响
不合规的影响可以通过以下方式验证：
声誉损害指标 – 可以通过负面媒体报道的持续时间来量化。
直接利润损失。
监管罚款和处罚。
随着时间的推移，它们的动态变化将显示所引入的合规措施的有效性。虽然所有这些指标本质上都是滞后的，但合规部门可以利用与这些指标相关的风险来优先考虑某些活动，并证明合规预算的合理性。
6. 由外部审计师审计系统
在涉及关键法规的情况下，潜在的不合规可能导致重大的经济与声誉后果，董事会将聘请独立审计师。
在外部审计师的语境下需要关注的指标：
审计覆盖率，%. 我们关注对组织所有相关职能进行全面审计，以确保尽早识别出尽可能多的合规风险。
审计发现数量. 除了其直接用途之外，该指标还可用于验证合规办公室在法规要求分析与落实方面的有效性。
对于外部审计等重复性活动，建议随时间跟踪指标。BSC设计师的用户可以为指标设置更新间隔，以确保数据一致性。
关于此类指标的另一个细节是难以设定目标值。例如，审计发现数量较少可能被视为审计师关注不足，而发现数量较高则可能表明合规办公室未能开展有效的内部审计。为体现这一理念，对该指标的绩效函数进行了调整。
合规模板。 此外，可按其影响对所有发现进行分类，并对最关键的发现赋予最高权重。这将有助于避免通过关注大量低价值发现而误用该指标。此类分类的示例是网络安全记分卡中的加权风险指数。
审计发现落实有效性的一些迹象可通过以下方式量化：
审计发现结案率. 虽然该指标的显性目标是 100%，但可能存在时间与资源限制，导致无法立即落实审计师的所有建议。
审计发现响应时间. 这是对修复审计所发现的不合规漏洞的另一种视角，我们关注从发现问题到结案所需的时间。
BSC设计师的用户可以使用最新数据更新指标，并就最近一次更新添加备注。例如，他们可以补充说明为何在某一阶段无法结案部分审计发现。
结案率与响应时间均为合规系统改进的领先指标，重点在于使整个流程更敏捷，并为最终用户的利益相关者降低复杂性。
管理不合规事件
内部合规办公室和外部审计的适当准备并不能确保组织免于可能的合规违规。
在此背景下需要跟踪的指标：
事件响应时间。 确保快速解决合规违规，以最小化对组织的影响。
事件再发生。 防止同类型事件的再发生是组织从错误中学习的良好指标。
响应时间指标的测量单位可能为小时或天，具体取决于事件的性质。
根据事件再发生是合规办公室有效性指标的逻辑，“事件再发生”指标与“培训员工遵循新规章制度”的目标通过数据作为滞后指标进行了对齐。
7. 对齐合规记分卡
所讨论的度量指标将针对某一特定法规。对于每一项法规，都将有其自身的合规记分卡，其中包含为该特定法规调整后的度量指标。例如，针对灾难恢复、业务连续性以及供应商验证等都有相应的记分卡。
Strategy Cascading。 为了获得对GRC（治理、风险与合规）工作的一幅高层级图景，我们可以将针对特定法规的GRC记分卡对齐并整合到一张总体GRC记分卡中。
要将合规控制与供应商监督相连接，请查看供应商风险评估如何支持审计证据、风险评分以及纠正措施。
将您的合规计分卡从 Excel 中升级
与我们的团队分享您现有的合规计划或 Excel 计分卡。我们将讨论 BSC Designer 如何帮助合规团队建立互相关联的 KPI指标 跟踪，并将特定法规的计分卡进行级联，汇总到整体合规视图中。
在考虑更大范围推广之前，先用一项法规或一个部门来测试该方法。
使用 Compliance Scorecard 模板
BSC Designer 帮助组织实施其复杂的策略：
- 注册平台上的免费计划。
- 使用
Compliance Scorecard 模板作为起点。您可以在 新建 > 新建平衡记分卡 > 更多模板 中找到它。 - 遵循我们的战略实施系统，将利益相关者和战略目标对齐为一个全面的策略。
立即开始，看看 BSC Designer 如何简化您的战略实施！
Alexis Savkin 是一位战略架构师，也是 BSC Designer 的创始人；BSC Designer 是一个以平衡记分卡为核心的战略执行软件平台。他帮助组织将战略转化为可衡量的目标、关键绩效指标以及举措。Alexis 是 战略执行画布 的创建者，撰写了 100+ 篇关于战略与绩效衡量的文章，并且是 常驻演讲者。