Hướng dẫn và mẫu cho người điều phối: Hội thảo thực thi chiến lược

Một mẫu hội thảo nội bộ thực tiễn giúp các tổ chức chuyển đổi các kế hoạch chiến lược cấp cao thành các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và sẵn sàng triển khai.

Hội thảo này có thể do đội ngũ nội bộ của bạn thực hiện. Ngoài ra, đội ngũ BSC Designer có thể dẫn dắt hội thảo, hỗ trợ người tham gia áp dụng phương pháp trực tiếp vào kế hoạch chiến lược của họ.

Hướng dẫn hội thảo dành cho người điều phối

Nhiều tổ chức có kế hoạch chiến lược nhưng gặp khó khăn trong việc triển khai hiệu quả. Các kế hoạch chiến lược thường chứa các khát vọng và sáng kiến nhưng thiếu sự rõ ràng cần thiết để các nhóm hành động nhất quán và đo lường tiến độ.

Các vấn đề điển hình bao gồm:

• Không liên kết với các bên liên quan, khi không rõ mục tiêu phục vụ nhóm bên liên quan nào.
• Mục tiêu mơ hồ nghe như những khát vọng và cần được phân rã thêm trước khi một nhóm có thể triển khai.
• Mục tiêu theo phong cách SMART bị quá tải kết hợp mục tiêu, hành động, thước đo và chỉ tiêu vào trong một câu duy nhất.

Hội thảo này giúp các nhóm chuẩn bị kế hoạch chiến lược sẵn sàng để triển khai bằng ba công cụ nền tảng:

• Liên kết với các bên liên quan
• Phân rã dựa trên giá trị
• Định lượng

Chương trình hội thảo

Tính tương thích với khung

Mẫu hội thảo này không phụ thuộc vào khung cụ thể. Nó có thể được sử dụng với hầu hết các khung lập kế hoạch và thực thi chiến lược¹, bao gồm:

• Thẻ điểm cân bằng
• OKRs (Mục tiêu và Kết quả then chốt)
• Hoshin Kanri
• Các khung thực thi chiến lược dựa trên mục tiêu khác

Các sản phẩm bàn giao của hội thảo

Vào cuối hội thảo, các học viên sẽ ra về với các kết quả hữu hình:

• 1–2 mục tiêu chiến lược được viết lại cho mỗi nhóm học viên từ kế hoạch chiến lược thực tế của tổ chức, được diễn đạt lại để sẵn sàng triển khai;
• Các bên liên quan và các đề xuất giá trị được xác định cho từng mục tiêu (mục tiêu phục vụ ai và tạo ra giá trị gì);
• Các bản nháp phân rã dựa trên giá trị thể hiện các mục tiêu con và các sáng kiến ở cấp độ hành động cho từng mục tiêu;
• Các chỉ số được đề xuất giúp từng mục tiêu có thể đo lường và cụ thể;
• Bản ghi nhớ theo dõi sau hội thảo với người phụ trách và ngày xem xét để tinh chỉnh các mục tiêu còn lại và triển khai các cải tiến.

Hậu cần hội thảo

• Định dạng: Hội thảo nội bộ
• Thời lượng (hội thảo cốt lõi): 5 giờ (các phiên làm việc thuần) + tùy chọn 1 giờ cho bước 8 (phần mềm chiến lược)
• Quy mô nhóm: 5–12 người tham gia (khuyến nghị: 3 người tham gia mỗi nhóm)

Định dạng mở rộng tùy chọn

Tùy thuộc vào nền tảng của người tham gia, hội thảo có thể được mở rộng thành định dạng hai ngày:

Bước 1 — Giới thiệu về các thách thức trong thực thi chiến lược

Một thống kê thường được trích dẫn cho thấy có tới 80% chiến lược thất bại trong khâu thực thi. Thông thường, nguyên nhân không phải do lựa chọn chiến lược kém, mà do một kế hoạch chiến lược khó diễn giải, khó triển khai và khó theo dõi một cách nhất quán.

Mục tiêu của bước: kết nối trải nghiệm của người tham gia với chủ đề của hội thảo.

Thời lượng gợi ý: 15 phút.

Hướng dẫn cho người tham gia

Làm việc theo nhóm nhỏ và thảo luận câu hỏi:

“Điều gì khiến việc thực thi chiến lược trở nên khó khăn trong tổ chức của chúng ta?”

Bỏ qua những câu trả lời hiển nhiên như “thiếu ngân sách.” Hãy cố gắng xác định một số khuôn mẫu khiến các ý tưởng được nêu trong chiến lược của công ty không thể chuyển hóa thành các kết quả thực tiễn.

Hướng dẫn dành cho người điều phối

Bắt đầu bằng một cuộc thảo luận ngắn về lý do vì sao các chiến lược thất bại trong quá trình triển khai. Không sử dụng kế hoạch chiến lược ở bước này. Tập trung vào kinh nghiệm kinh doanh chung của người tham gia.

• Thu thập câu trả lời trên giấy ghi chú
• Nhóm chúng trên bảng theo các danh mục (mức độ rõ ràng của mục tiêu, liên kết với các bên liên quan, tiến độ và kết quả có thể đo lường, v.v.).

Khoảnh khắc phản tư / khám phá

Kết nối trải nghiệm của người tham gia với chủ đề của hội thảo.

Ngay cả những chiến lược mạnh mẽ cũng thất bại nếu mất đi sự kết nối với lợi ích của các bên liên quan, nếu các mục tiêu mơ hồ và không thể hành động, hoặc khi không rõ thành công thực sự có ý nghĩa gì.

Bước 2 — Kiểm tra thực tế chiến lược

Ngay sau phần thảo luận mở đầu, người tham gia thực hiện một bài tập ngắn nhằm kiểm tra mức độ rõ ràng của một mục tiêu chiến lược thực tế. Mục đích là nhanh chóng làm rõ vì sao nhiều mục tiêu chiến lược khó triển khai nếu không có cấu trúc bổ sung.

Mục tiêu của bước: minh họa mức độ liên quan của thách thức bằng cách sử dụng các ví dụ từ kế hoạch chiến lược.

Thời lượng gợi ý: 30 phút.

Hướng dẫn cho người tham gia

Làm việc theo nhóm nhỏ, chọn một mục tiêu chiến lược thực tế từ kế hoạch chiến lược của tổ chức bạn. Trả lời các câu hỏi sau:

1. Bên liên quan chính là ai?
2. Giá trị nào được tạo ra cho bên liên quan đó?
3. Giá trị đó dự kiến được tạo ra như thế nào?
4. Kết quả nào sẽ chứng minh thành công?

Mục tiêu của bài tập là làm rõ những điểm mà mục tiêu còn thiếu rõ ràng. Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào không hiển nhiên hoặc có vẻ mơ hồ, hãy ghi chú điều này một cách rõ ràng thay vì tự tạo ra câu trả lời. Viết câu trả lời lên giấy ghi chú để có thể chia sẻ.

Hướng dẫn cho người điều phối

• Yêu cầu mỗi nhóm trình bày ngắn gọn câu trả lời của họ (5 phút).
• Chưa giải quyết vấn đề ngay. Cho phép có sự khác biệt và không chắc chắn.

Khoảnh khắc suy ngẫm / khám phá

Hầu hết các nhóm đều gặp khó khăn khi trả lời rõ ràng ít nhất một câu hỏi. Hãy sử dụng điều này để nhấn mạnh:

Các mục tiêu chiến lược thường nghe có vẻ ý nghĩa nhưng thiếu sự rõ ràng cần thiết để thực thi nhất quán và xác thực có thể đo lường.

Điều này giúp người tham gia sẵn sàng cho bộ công cụ được giới thiệu tiếp theo.

Bước 3 — Bộ công cụ thực thi chiến lược

Giới thiệu ba công cụ được sử dụng trong suốt buổi hội thảo.

Mục tiêu của bước: chuyển đổi từ “trước” (mục tiêu mơ hồ, khó thực thi) sang “sau” (mục tiêu cụ thể, sẵn sàng thực thi, tập trung vào những gì các Bên liên quan cần).

Thời lượng đề xuất: 60 phút.

Hướng dẫn cho người điều phối

Giải thích rằng các công cụ phối hợp với nhau: phân tích bên liên quan → phân rã dựa trên giá trị → định lượng. Tiếp theo là vòng lặp học hỏi để đặt câu hỏi về việc phân rã, và thậm chí cả các tham vọng ban đầu của bên liên quan.

• Liên kết bên liên quan. Xác định các nhóm bên liên quan và làm rõ tham vọng/giá trị chiến lược mà họ kỳ vọng từ mục tiêu.²
• Phân rã dựa trên giá trị. Chia các mục tiêu cấp cao thành các mục tiêu phụ nhỏ hơn cho đến khi đạt mức có thể hành động và phản ánh giá trị của bên liên quan.³
• Định lượng. Xác định các chỉ số giúp ý nghĩa của mục tiêu trở nên rõ ràng và có thể kiểm chứng (bắt đầu từ mục tiêu, sau đó chọn thước đo).⁴

Hướng dẫn cho người tham gia

Mỗi nhóm tạo trên một trang:

• Định nghĩa một bên liên quan và tham vọng chiến lược liên quan
• Phân rã tham vọng chiến lược xuống mức có thể hành động
• Ít nhất một chỉ số để xác thực giá trị được tạo ra cho các bên liên quan

Các nhóm trình bày các chỉ số được đề xuất và thảo luận xem kết quả đã sẵn sàng để triển khai hay chưa.

Khoảnh khắc suy ngẫm / khám phá

Người tham gia thường nhận ra rằng nhiều mục tiêu chưa đủ cụ thể hoặc chưa dễ hiểu đối với người khác. Các cuộc thảo luận về các chỉ số giúp làm rõ những mục tiêu này và biến chúng thành các hành động khả thi hơn.

Bước 4 — Xem xét kế hoạch chiến lược

Giờ đây, khi các bên tham gia đã hiểu bộ công cụ, họ phân tích các mục tiêu thực tế từ kế hoạch chiến lược của mình và xác định những vấn đề quan trọng nhất. Mục tiêu ở đây là phát hiện và phân loại, không phải viết lại toàn bộ.

Mục tiêu của bước: tạo ra một bức tranh tổng thể về cách kế hoạch chiến lược hiện tại có thể được cải thiện.

Thời lượng đề xuất: 30 phút.

Hướng dẫn cho người điều phối

Chia sẻ với người tham gia danh sách kiểm tra các mẫu không tốt:

• Liên kết sai lệch với Bên liên quan — Bên liên quan không rõ ràng và/hoặc giá trị tạo ra không rõ ràng
• Mục tiêu mơ hồ — cách diễn đạt trừu tượng cho phép nhiều cách diễn giải
• Mục tiêu (SMART) trộn lẫn thành phần — mục tiêu kết hợp kết quả, hành động, thước đo, chỉ tiêu và thời hạn trong một tuyên bố

Hướng dẫn cho người tham gia

Mỗi nhóm chọn 5 mục tiêu từ kế hoạch chiến lược. Đối với từng mục tiêu, xác định các vấn đề chính.

• Ghi mục tiêu lên giấy ghi chú dán màu trắng,
• Dán nhãn cho mục tiêu bằng một hoặc vài giấy ghi chú dán màu: Đỏ (mục tiêu mơ hồ), Màu vàng (thành phần pha trộn), Xanh dương (không liên kết giữa các bên liên quan).
• Dán chúng lên một bảng để trực quan hóa các mẫu.

Khoảnh khắc suy ngẫm / khám phá

Người tham gia thường nhận ra rằng một phần đáng kể của chiến lược không thể được thực thi và theo dõi một cách nhất quán nếu không được làm rõ.

Bước 5 — Thực hành có hướng dẫn: Chuẩn bị các mục tiêu để triển khai

Người tham gia thực hành áp dụng liên kết với Bên liên quan, phân rã dựa trên giá trị và định lượng cho một mục tiêu.

Mục tiêu của bước: minh họa lý thuyết trong thực tiễn để cung cấp cho người tham gia một ví dụ vững chắc để làm theo.

Thời lượng đề xuất: 60 phút.

Hướng dẫn cho người điều phối

Sử dụng các mục tiêu ví dụ hoặc chọn một mục tiêu từ chiến lược mang tính đại diện nhưng không nhạy cảm về mặt chính trị.

Các mục tiêu ví dụ:

• Nâng cao hiện diện số
• Tăng cường niềm tin của khách hàng
• Cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên
• Cải thiện mức độ sẵn sàng của tổ chức trước các mối đe dọa

Hướng dẫn cho người tham gia

Mỗi nhóm:

• Phân tích các bên liên quan đằng sau mục tiêu,
• Phân rã mục tiêu đến mức có thể hành động,
• Đề xuất ít nhất một chỉ số liên quan đến giá trị,
• Xác định ít nhất một Sáng kiến.

Trong phần trình bày và thảo luận chung, các nhóm phản biện các mục tiêu đã được cải thiện nhằm bảo đảm tính rõ ràng khi thực thi và sự liên kết với nhu cầu của các bên liên quan.

Khoảnh khắc suy ngẫm / khám phá

Người tham gia nhận ra giá trị của việc phân rã và định lượng chiến lược. Trong quá trình thảo luận, họ có thể nhận ra rằng phương án phân rã được đề xuất là chưa đủ và rằng các kết quả thực thi không nhất thiết phù hợp với giá trị dành cho Bên liên quan đã được tuyên bố. 

Bước 6 — Chuẩn bị các mục tiêu từ kế hoạch chiến lược để triển khai

Ở giai đoạn cuối của buổi hội thảo, mỗi nhóm chọn 1–2 mục tiêu chiến lược có vấn đề từ chiến lược của tổ chức và viết lại chúng bằng phương pháp của buổi hội thảo. Mục tiêu là tạo ra các mục tiêu được cải thiện và sẵn sàng để triển khai.

Mục tiêu của bước: áp dụng kiến thức vào thực tiễn, cải thiện các mục tiêu chiến lược thực tế.

Tìm hiểu thêm về Strategy Execution Canvas.

Hướng dẫn cho người điều phối

Bài tập có thể được thực hiện theo hai định dạng:

• Sử dụng Strategy Execution Canvas. Người tham gia có thể cấu trúc câu trả lời của họ bằng cách sử dụng canvas trực quan được hiển thị ở trên. Một số trường trên canvas (chẳng hạn như trạng thái hiện tại, năng lực và yếu tố hỗ trợ, giả định và rủi ro) là tùy chọn và có thể được bỏ qua trong một hội thảo có giới hạn thời gian.
• Sử dụng mẫu văn bản. Ngoài ra, người điều phối có thể sử dụng mẫu văn bản có cấu trúc bên dưới, tập trung vào các yếu tố thiết yếu cần thiết để chuẩn bị một mục tiêu cho việc triển khai.

Hướng dẫn người tham gia

Chọn 1–2 mục tiêu có tầm quan trọng về mặt chiến lược và hiện đang khó thực thi hoặc theo dõi. Đối với mỗi mục tiêu, áp dụng:

• Liên kết với Bên liên quan — xác định (các) nhóm bên liên quan chính
• Định nghĩa giá trị — làm rõ giá trị được tạo ra là gì
• Phân cấp — phân tách thành các mục tiêu con (và các Sáng kiến khi phù hợp)
• Các chỉ số đề xuất — xác định cách thức đo lường và xác minh thành công

Thời gian đề xuất: 20 phút (làm việc nhóm).

Trình bày theo nhóm

Mỗi nhóm trình bày các mục tiêu đã được viết lại. Trọng tâm là tính rõ ràng, mức độ sẵn sàng để triển khai và giá trị đối với bên liên quan.

Định dạng trình bày (cho mỗi mục tiêu):

• Mục tiêu ban đầu (như đã viết)
• Mục tiêu được viết lại (phiên bản sẵn sàng triển khai)
• Bên liên quan + giá trị
• Tóm tắt phân rã (mục tiêu con / sáng kiến)
• Các chỉ số đề xuất (cách đo lường thành công)

Thời lượng gợi ý: 45 phút. Nếu có 4 nhóm trở lên, mỗi nhóm trình bày một mục tiêu để đảm bảo trong khung thời gian.

Hướng dẫn cho người điều phối: Dẫn dắt thảo luận xem xét

Sau mỗi phần trình bày, hãy điều phối một phiên xem xét ngắn gọn, có cấu trúc. Sử dụng các câu hỏi như:

• Bên liên quan: Bên liên quan chính đã được xác định rõ ràng chưa (không nhầm lẫn với Phụ trách mục tiêu)?
• Giá trị: Định nghĩa giá trị có giải thích vì sao mục tiêu này quan trọng và điều gì được cải thiện cho bên liên quan không?
• Phân cấp: Các mục tiêu con có độc lập, liên kết hợp lý và có thể hành động được không?
• Chỉ báo: Các chỉ báo được đề xuất có xác nhận tiến độ và kết quả không? Chúng có thực tiễn để đo lường không?
• Tiếp theo: Một điểm làm rõ nào sẽ cải thiện mục tiêu này nhiều nhất (định nghĩa, nguồn dữ liệu, đường cơ sở, mục tiêu, trách nhiệm, các chỉ số dẫn dắt/chỉ số trễ)?

Khoảnh khắc phản tư / khám phá

Nêu bật những thay đổi: các mục tiêu được viết lại hiện dễ được diễn giải nhất quán hơn, dễ liên kết với giá trị dành cho các bên liên quan và dễ xác thực bằng các chỉ số — qua đó cho phép thực thi và theo dõi một cách kỷ luật.

Thời lượng đề xuất: 10 phút.

Bước 7 — Bản ghi nhớ theo dõi sau hội thảo

Bước cuối cùng bảo đảm rằng các hiểu biết thu được trong hội thảo được ghi chép lại và chuyển hóa thành các bước tiếp theo cụ thể. Người tham gia tóm tắt các phát hiện chính, xác định các ưu tiên cải thiện trong kế hoạch chiến lược và ghi lại các mục tiêu đã được tái diễn đạt được hình thành trong hội thảo.

Mục tiêu của bước: tổng hợp các kết quả của hội thảo thành một bản ghi nhớ nội bộ ngắn gọn, ghi lại các phát hiện, các mục tiêu đã được cải thiện và các hành động tiếp theo đã được thống nhất.

Thời lượng gợi ý: 30 phút.

Hướng dẫn cho người tham gia

Mỗi nhóm chuẩn bị một “Bản ghi nhớ theo dõi sau hội thảo” ngắn.

Hướng dẫn cho người điều phối

• Tập trung vào các nhận định thực tiễn và các hành động cải tiến, thay vì lặp lại lý thuyết của buổi hội thảo.
• Thu thập các bản ghi nhớ sau buổi hội thảo để có thể tổng hợp thành một tài liệu theo dõi duy nhất.

Khoảnh khắc suy ngẫm / khám phá

Người tham gia thường nhận ra rằng buổi hội thảo không chỉ tạo ra các mục tiêu được cải thiện mà còn giúp hiểu rõ hơn về các vấn đề cấu trúc trong kế hoạch chiến lược.

Việc thực thi chiến lược được cải thiện khi các tổ chức làm rõ một cách có hệ thống giá trị cho bên liên quan, phân rã các tham vọng thành các mục tiêu có thể hành động, và ghi lại các bước tiếp theo cụ thể.

Bước 8 — Tự động hóa chiến lược (tùy chọn)

Nếu tổ chức của bạn đang sử dụng bất kỳ phần mềm lập kế hoạch chiến lược nào, như BSC Designer, ở bước tùy chọn cuối cùng của hội thảo, bạn có thể muốn trình bày cách các ý tưởng đã thảo luận và việc hiện thực hóa chúng trong thực tế phù hợp với giao diện của nền tảng phần mềm.

Mục tiêu của bước: kết nối kiến thức khái niệm với phần mềm chiến lược.

Thời lượng gợi ý: 60 phút.

Hướng dẫn cho người điều phối:

1. Bắt đầu bằng một ví dụ về mục tiêu được mô tả đúng cách
2. Thiết lập đường cơ sở: hiện nay việc này được thực hiện như thế nào và các nỗ lực là gì (ví dụ: sử dụng bảng tính, dành 4 giờ/tuần, rủi ro công thức bị lỗi)
3. Sử dụng nền tảng phần mềm để minh họa cách thêm mục tiêu, thực hiện phân rã theo giá trị, liên kết với các giá trị của bên liên quan và định lượng mục tiêu
4. Giải thích cách việc giám sát hiệu suất và học hỏi được tự động hóa trong nền tảng
5. Giải thích cách các thẻ điểm riêng lẻ có thể được liên kết theo dữ liệu và theo bối cảnh

Thời điểm suy ngẫm / khám phá

Rút ra kết luận về việc tiết kiệm thời gian khi sử dụng nền tảng tự động hóa chiến lược và cải thiện chất lượng giám sát chiến lược. Sử dụng máy tính ROI để trực quan hóa mức tiết kiệm thời gian dự kiến. Xác định các mục tiêu học tập cho nền tảng để đảm bảo việc áp dụng.

Tổ chức các hội thảo thực thi chiến lược có điều phối

Mẫu hội thảo này có thể được đội ngũ của bạn tự tổ chức nội bộ. Ngoài ra, đội ngũ BSC Designer có thể điều phối hội thảo và hỗ trợ người tham gia áp dụng phương pháp trực tiếp vào kế hoạch chiến lược của tổ chức bạn.

• Liên hệ với chúng tôi nếu bạn muốn được hỗ trợ điều phối hội thảo này trong tổ chức của mình.

Alexis Savkín

Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm về thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông hỗ trợ các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển đổi chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Khung vẽ thực thi chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.