Quản lý Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) trong BSC Designer

Tạo KPI, điều chỉnh cài đặt của chúng, nhập dữ liệu KPI, chỉ định thang đo lường và chức năng tối ưu hóa.

  • Các KPI đa cấp; liên kết với mục tiêu.
  • Đơn vị đo lường (định lượng, định tính, lựa chọn tự nhiên, nhị phân).
  • Công thức hiệu suất (tối thiểu hóa, tối đa hóa, nhị phân, v.v.).
  • Tính toán cho các nhóm/chứa KPI (trung bình, tổng, v.v.); chỉ số dẫn dắt/trễ; trọng lượng tương đối/tuyệt đối.

Để biết thêm thông tin về KPI, hãy xem bài viết này.

Tạo mới một KPI

Nút Thêm KPI mới
  1. Chọn một chỉ số sẽ là nơi chứa cho KPI mới
  2. Sử dụng nút Thêm

Nhập dữ liệu thủ công

Để nhập dữ liệu thủ công, hãy thực hiện theo các bước sau:

  1. Chọn hoặc tạo bất kỳ chỉ số nào
  2. Nếu cần, thay đổi khoảng thời gian cập nhật
  3. Chọn ngày phù hợp trong lịch
  4. Nhập một giá trị số mới vào trường Giá trị

Ngoài ra, bạn có thể chọn bất kỳ chỉ số nào và nhấn vào nút Chỉnh sửa Giá trị trên thanh công cụ.

Các nhóm KPI

Bất kỳ mục nào trong thẻ điểm có thể đóng vai trò như một container cho các mục khác. Một container có thể:

  • Tổng hợp dữ liệu từ các mục con cho giá trị và hiệu suất của mình, hoặc
  • Tự đứng, ví dụ, có giá trị và hiệu suất riêng biệt không phụ thuộc vào giá trị của các mục con.

Hành vi của một container được xác định bởi liên kết "Hiệu suất:" trên tab "Hiệu suất" và bởi liên kết "Giá trị:" trên tab "Dữ liệu".

Cài đặt hiệu suất mục tiêu trong BSC Designer

Các tùy chọn sau có sẵn cho "Hiệu suất":

  • Trung bình trọng số (sử dụng mặc định) - Hiệu suất của mục tiêu sẽ được tính toán như một trung bình của các giá trị hiệu suất của các KPI chứa, có tính đến trọng lượng của chúng.
  • Trung bình, Tối đa, Tối thiểu, Tổng - Hiệu suất của mục tiêu sẽ được tính toán bằng một trong các phương pháp này: trung bình, tối đa, tối thiểu, hoặc tổng của các giá trị hiệu suất của các KPI chứa.
  • Tự đứng - Hiệu suất của mục tiêu sẽ được tính toán độc lập, sử dụng giá trị riêng của nó, min và max, mà không xem xét hiệu suất của các chỉ số chứa.

Cài đặt giá trị mục tiêu trong BSC Designer

Các tùy chọn sau có sẵn cho "Giá trị":

  • Trung bình trọng số - Giá trị của mục tiêu sẽ được tính toán như một trung bình của các giá trị của các KPI chứa, có tính đến trọng lượng của chúng.
  • Trung bình, Tối đa, Tối thiểu, Tổng - Giá trị của mục tiêu sẽ được tính toán bằng một trong các phương pháp này: trung bình, tối đa, tối thiểu, hoặc tổng của các giá trị của các KPI chứa.
  • Tự đứng - Các giá trị của các chỉ số chứa sẽ không được xem xét; giá trị của mục tiêu sẽ được nhập thủ công bởi người dùng.
  • Hiệu suất (sử dụng mặc định) - Hiệu suất của container hiện tại sẽ được sử dụng như giá trị của nó.

Các thuộc tính của một chỉ số

Chọn bất kỳ chỉ số nào trong danh sách các KPI. Phần mềm sẽ hiển thị các thuộc tính của chỉ số bên dưới.

Tab Chung

KPI in BSC Designer

  • Tên. Tên của KPI. Cố gắng giữ ngắn gọn và có ý nghĩa, đừng quá tải với chi tiết, và đặt các chi tiết vào trường mô tả.
  • Biểu tượng. Bên cạnh trường Tên có biểu tượng của KPI. Bạn có thể thay đổi nó bằng cách nhấp vào hình ảnh biểu tượng.
  • Mô tả. Trường mô tả dành cho thông tin bổ sung về KPI, chẳng hạn như thông tin về phương pháp đo lường. Nhấp vào nút Chi tiết để cung cấp thêm thông tin bằng cách sử dụng các trường KPI tùy chỉnh hoặc tải lên các tài liệu liên quan.
  • Đơn vị đo lường. Sử dụng danh sách này để chọn một trong các đơn vị đo lường áp dụng cho KPI. Nếu không có đơn vị đo lường nào phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấp vào nút bên phải từ danh sách thả xuống Đo lường để thêm đơn vị đo mới.
  • Phụ trách. Người dùng chịu trách nhiệm cho mục tiêu kinh doanh hoặc chỉ số này.

Tab Dữ liệu

  • Giá trị. Trường giá trị hiển thị giá trị hiện tại của KPI cho ngày được chọn trong lịch. Nút bên cạnh trường "Giá trị" cho phép tạo các chỉ số với công thức tùy chỉnh.
  • Biểu tượng Bình luận và Đính kèm bên cạnh trường Giá trị cho phép bạn thêm bình luận hoặc tải lên bằng chứng cho ngày báo cáo.
  • Giá trị Tối đa và Tối thiểu xác định phạm vi nhỏ nhất và lớn nhất có thể cho một giá trị. Trong khi đó, các giá trị Làn đường vàng và Mục tiêu cho thấy khoảng làm việc của bạn. Thông thường, làn đường vàng là giá trị khởi đầu và mục tiêu là giá trị bạn mong muốn đạt được.
  • Chế độ nhập liệu đơn giản. Đối với một số chỉ số, Làn đường vàng luôn bằng với giá trị Tối thiểu và Mục tiêu luôn bằng với giá trị Tối đa. Hãy chọn hộp kiểm này và phần mềm sẽ chỉ hiển thị các trường làn đường vàng và mục tiêu.

Tab Hiệu suất

  • Trọng lượng, %. Trọng lượng tương đối chỉ ra tầm quan trọng của chỉ số trong phạm vi của nó, trong khi trọng lượng tuyệt đối phản ánh tầm quan trọng của nó trên toàn bộ thẻ điểm. Trọng lượng được xem xét khi tính toán hiệu suất của phạm vi.
  • Tối ưu hóa. Quyết định cách tối ưu hóa giá trị KPI - thu nhỏ (ví dụ: tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên) hoặc phóng to (ví dụ: lợi nhuận). Đối với các phụ thuộc phức tạp, nhập công thức tùy chỉnh bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa bên cạnh danh sách thả xuống Tối ưu hóa.
  • Chỉ số dữ liệu thô. Một số chỉ số trên thẻ điểm chỉ là lưu trữ dữ liệu mà không cần có hiệu suất hoặc tiến độ. Đánh dấu vào ô này và BSC Designer sẽ không tính chỉ số này khi tính toán hiệu suất của thẻ điểm.

Xem tab

  • Ký tự 1 và Ký tự 2. Cài đặt ký tự cho chỉ số trên sơ đồ chiến lược.
  • Chủ đề chiến lược. Chọn một chủ đề chiến lược cho mục này (bạn có thể cấu hình các chủ đề có sẵn qua Menu > Cài đặt > tab "Chiến lược" > Chủ đề chiến lược).
  • Hiển thị trên sơ đồ chiến lược. Xác định liệu mục này có nên được hiển thị trên sơ đồ chiến lược hay không.

Thẻ Ngữ cảnh

  • Loại chỉ số. Loại chỉ số được xác định trong ngữ cảnh của container của nó. Các chỉ số trễ đóng góp vào tính toán các mục cấp cao hơn. Các chỉ số dẫn dắt chỉ được sử dụng cho các tính toán cục bộ. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt.
  • Lịch sử thay đổi. Nhật ký thay đổi chi tiết cho mục.
  • Phụ thuộc. Các mục ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi mục đã chọn.

Trường hợp sử dụng cho Các KPI

Khám phá các trường hợp sử dụng phổ biến cho Các KPI trong BSC Designer.

Các KPI đảo ngược hoặc Các KPI Thu nhỏ

  • Ví dụ: “Chi phí cho mỗi Khách hàng” khi chi phí thu hút khách hàng thấp hơn nghĩa là hiệu suất cao hơn.

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang tab Hiệu suất
  2. Thay đổi Tối ưu hóa thành Thu nhỏ giá trị theo đường thẳng
  3. Chuyển sang tab Dữ liệu; đảm bảo giá trị “làn đường vàng” lớn hơn “mục tiêu”

Các KPI tuyệt đối (Dựa trên Hiệu suất)

  • Ví dụ: "Hoàn thành Đào tạo Bắt buộc" nên đạt 100% chỉ khi tất cả nhân viên đã được đào tạo; nếu không, chỉ đạt 0%.

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang tab Hiệu suất
  2. Thay đổi Tối ưu hóa thành Tối đa hóa nhị phân

Lưu ý: Giá trị của KPI này vẫn có thể được theo dõi dần dần từ 0% đến 100%. Chỉ có điểm hiệu suất là nhị phân.

Các KPI nhị phân (Dựa trên trạng thái)

  • Ví dụ: “Kiểm toán Tuân thủ Thường xuyên Đạt yêu cầu” với các trạng thái có thể: “có” hoặc “không”

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang tab Chung
  2. Thay đổi Đơn vị đo lường thành Có/không
  3. Nhấn nút Trình chỉnh sửa Giá trị
  4. Điều chỉnh Loại khoảng thời gian cập nhật; thay đổi Kế thừa giá trị thành Sử dụng các giá trị thừa kế

Các KPI Tĩnh

  • Ví dụ: "Giới hạn Phát thải Môi trường" được đặt hàng năm dưới dạng tấn CO2/năm bởi cơ quan quản lý.

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang tab Dữ liệu; cập nhật trạng thái hiện tại và mục tiêu của chỉ số
  2. Nhấp vào nút Trình chỉnh sửa Giá trị
  3. Thay đổi Kế thừa giá trị thành Sử dụng các giá trị thừa kế

Tùy chọn: Điều chỉnh Loại khoảng thời gian cập nhật nếu chỉ số cần được xác minh lại trong tương lai.

Chỉ mục trọng số

  • Ví dụ: “Chỉ số rủi ro” với “Sự kiện rủi ro lớn” được trọng số 80% và “Sự kiện rủi ro nhỏ” 20%

Để thực hiện, đối với các chỉ số phụ:

  1. Chuyển sang tab Hiệu suất
  2. Thay đổi Trọng lượng

Đối với chỉ số chỉ mục:

  1. Chuyển sang tab Hiệu suất
  2. Đặt hiệu suất thành Trung bình trọng số

KPI tính toán

  • Ví dụ: “Tỷ suất hoàn vốn (ROI)” được tính như sau: (Lợi nhuận ròng / Chi phí đầu tư) × 100

Để thực hiện:

  1. Đối với chỉ báo “ROI”, làm theo các bước để thiết lập công thức

Đối với các chỉ báo trong công thức:

  1. Chuyển sang thẻ Hiệu suất
  2. Kiểm tra Chỉ số dữ liệu thô để dừng tính toán hiệu suất cá nhân

Chỉ số KPI hai thang đo

  • Ví dụ: “Mức độ hài lòng của nhân viên (%)” với min = 0%, max = 100%, làn đường vàng = 60%, mục tiêu = 80%.

Để triển khai:

  1. Mở tab Dữ liệu
  2. Vô hiệu hóa Chế độ nhập liệu đơn giản
  3. Nhập giá trị tối thiểu, tối đa, làn đường vàng và mục tiêu

Tùy chọn: Cấu hình bảng KPI để hiển thị tiến độ (làn đường vàng đến mục tiêu) và hiệu suất (min đến max).

KPI nhiều ngưỡng

  • Ví dụ: Bán hàng hàng quý, $ với mục tiêu = $1.000.000; kém hiệu suất = 25% thấp hơn mục tiêu; xuất sắc = 5% cao hơn mục tiêu.

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang tab Hiệu suất
  2. Nhấn nút Edit button Chỉnh sửa cho Công thức tối ưu hóa
  3. Nhấn Thêm để xác định công thức tùy chỉnh: if Value < target * (1 - 0.25), then 0
  4. Nhấn Thêm để xác định công thức tùy chỉnh: if Value > target * (1 + 0.05), then 1.05
  5. Lưu công thức
Thiết lập KPI nhiều ngưỡng trong BSC Designer

Với các giá trị nằm giữa các ngưỡng đã xác định, hệ thống sẽ áp dụng phép nội suy tuyến tính theo Công thức mặc định.

KPI được chấm điểm (Chấm điểm định tính)

  • Ví dụ: Xếp hạng Hiệu suất Chuỗi cung ứng — sử dụng nhãn định tính gán cho các khoảng: Chưa đạt = dưới 60%; Chấp nhận được = 60–80%; Xuất sắc = trên 80%

Để thực hiện:

  1. Chuyển sang thẻ Chung; nhấp Edit button Chỉnh sửa cho Đơn vị đo lường
  2. Tạo một đơn vị mới (ví dụ, Chấm điểm định tính) và thêm các chú thích:
    • Chưa đạt = giá trị 0
    • Chấp nhận được = giá trị 60
    • Xuất sắc = giá trị 80
  3. Thiết lập So khớp giá trị thành Theo khoảng

Units editor showing qualitative scoring (Underperforming, Acceptable, Excellent)

Chỉ số này hiện đã được cấu hình để làm việc với các nhãn định tính. Nếu cần, một chỉ số định lượng có thể được sử dụng làm nguồn dữ liệu (ví dụ, một trường hợp chấm điểm hiệu suất):

  1. Chuyển sang thẻ Dữ liệu
  2. Nhấp vào nút Nguồn dữ liệu
  3. Chọn Công thức và xác định chỉ số định lượng cung cấp dữ liệu.

Thêm thuộc tính cho các KPI

Phóng to mô hình dữ liệu được sử dụng cho các KPI vượt ra ngoài các thuộc tính tiêu chuẩn:

  • Sử dụng sáng kiến để thêm các thuộc tính quản lý dự án như ngân sách và thời gian cho các KPI.
  • Sử dụng các trường tùy chỉnh để xác định các thuộc tính bổ sung cho các KPI.

Đèn dừng

Đèn dừng là các chu kỳ của các màu khác nhau được hiển thị bên cạnh các giá trị hiệu suất và tiến độ. Đèn dừng giúp nhanh chóng nhận diện trạng thái của các chỉ số. Màu sắc của đèn dừng có thể tùy chỉnh cho một chỉ số:

  1. Mở một thẻ điểm trong BSC Designer
  2. Đi tới tab Các KPI và chọn một chỉ số
  3. Chọn cài đặt Đèn dừng trong menu Công cụ
  4. Nhập các giá trị mới cho đèn dừng, đánh dấu vào ô Đã kích hoạt và nhấn OK:

    5. Đèn dừng tùy chỉnh trong BSC Designer