Quản lý Mục tiêu, KPI và Sáng kiến trong BSC Designer

Tạo các mục cho thẻ điểm, điều chỉnh các cài đặt của chúng, nhập dữ liệu hiệu suất và cấu hình các thuộc tính mở rộng.

• Thiết lập thẻ điểm với mục tiêu, KPI và sáng kiến.
• Các thuộc tính cơ bản của một mục: Chung, Dữ liệu, Hiệu suất và tab Ngữ cảnh.
• Các thuộc tính mở rộng của một mục: Bằng chứng, Thảo luận, Trạng thái, Loại, Dòng thời gian và Ngân sách.

Tạo mới mục

1. Chọn một mục sẽ là vùng chứa cho mục mới.
2. Sử dụng nút Thêm.

Menu của nút Thêm giúp tạo các mục đã được cấu hình sẵn cho vai trò của một sáng kiến hoặc rủi ro.

Nhập dữ liệu thủ công

Trước khi điền dữ liệu cho một mục, hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định khoảng thời gian cập nhật mong muốn.

Để nhập dữ liệu thủ công, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn một chỉ số.
2. Chọn ngày phù hợp trong lịch.
3. Nhập giá trị số mới vào trường Giá trị.

Ngoài ra, bạn có thể chọn bất kỳ chỉ số nào và nhấp vào nút Trình chỉnh sửa giá trị trên thanh công cụ.

Các thuộc tính của một chỉ số

Chọn bất kỳ chỉ số nào trong danh sách các KPI. Phần mềm sẽ hiển thị các thuộc tính của chỉ số bên dưới.

Tab chung

• Tên. Tên của KPI. Hãy giữ tên ngắn gọn và có ý nghĩa, không nên đưa quá nhiều chi tiết vào tên mà hãy để các chi tiết vào trường mô tả.
• Biểu tượng. Bên cạnh trường Tên là biểu tượng của KPI. Bạn có thể thay đổi biểu tượng này bằng cách nhấp vào hình biểu tượng.
• Mô tả. Trường mô tả dành cho các thông tin bổ sung về KPI, chẳng hạn như thông tin về phương pháp đo lường.
• Đơn vị đo lường. Sử dụng danh sách này để chọn một trong các đơn vị đo lường phù hợp với KPI. Nếu không có đơn vị đo lường nào phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy nhấp vào nút bên phải của danh sách thả xuống Đơn vị đo lường để thêm một đơn vị mới.
• Phụ trách. Người dùng chịu trách nhiệm cho mục tiêu kinh doanh hoặc chỉ số này.

Mô tả mở rộng

Để truy cập mô tả mở rộng:

1. Chọn một mục.
2. Chuyển sang thẻ Chung.
3. Nhấn vào nút Chỉnh sửa bên cạnh trường Mô tả.

Sử dụng các thuộc tính bổ sung để cung cấp thông tin chi tiết cụ thể hơn về mục:

• Mô tả - mô tả chi tiết về mục.
• Phụ thuộc vào và Đóng góp vào xác định các mối phụ thuộc giữa các mục. Các mối phụ thuộc này được sử dụng trong biểu đồ Gantt, hiển thị trên thẻ Ngữ cảnh và trong sơ đồ chuyển giao.
• Tài liệu - tải lên các tài liệu liên quan đến chiến lược và liên kết đến các nguồn bên ngoài.
• Thảo luận - thảo luận về mục với các người dùng khác.
• Yêu cầu bằng chứng - xác định yêu cầu bằng chứng cho mục.
• Trường tùy chỉnh - nếu các trường tùy chỉnh được xác định cho loại mục này, chúng sẽ được hiển thị trong hộp thoại này.

Thanh bên của hộp thoại cung cấp các thuộc tính bổ sung:

• Nhập - xác định diện mạo trực quan của mục, chẳng hạn như biểu tượng, và có thể ảnh hưởng đến các thuộc tính thông qua các trường tùy chỉnh.
• Trạng thái - giải thích trạng thái hiện tại của mục và có thể ảnh hưởng đến việc hiển thị tùy vào ngày được chọn. Bạn có thể cấu hình trạng thái trên thẻ Luồng công việc trong cài đặt tài khoản.
• Dòng thời gian - xác định dòng thời gian cho sáng kiến và được sử dụng trên các biểu đồ bảng.
• Thời lượng - xác định thời lượng của sáng kiến.

Thanh bên cũng bao gồm các thuộc tính ngân sách:

• Ngân sách - ngân sách được gán cho mục.
• Tiền tệ - tiền tệ của ngân sách. Bạn có thể cấu hình các loại tiền tệ trong cài đặt tài khoản tại thẻ Tổ chức > Tiền tệ.
• Thực tế - chi phí thực tế.
• Biến thiên - sự chênh lệch giữa ngân sách và chi phí thực tế.

Nếu một mục có thông tin về ngân sách và tiến độ, phần mềm sẽ hiển thị:

• Giá trị đạt được = Tổng Ngân sách × Tiến độ, %
• Biến thiên chi phí = Giá trị đạt được - Thực tế ngân sách

Các ngân sách được gán cho các mục trên toàn Thẻ điểm sẽ được hiển thị trực quan trên thẻ KPIs và trong báo cáo Chi phí Chiến lược.

Tab Dữ liệu

• Giá trị. Trường giá trị hiển thị giá trị hiện tại của KPI cho ngày được chọn trong lịch. Nút bên cạnh trường "Giá trị" cho phép tạo các chỉ số với công thức tùy chỉnh.
• Biểu tượng Bình luận và Đính kèm bên cạnh trường Giá trị cho phép bạn thêm bình luận hoặc tải lên bằng chứng cho ngày báo cáo.
• Giá trị Tối đa và Tối thiểu xác định phạm vi nhỏ nhất và lớn nhất có thể cho một giá trị. Trong khi đó, các giá trị Làn đường vàng và Mục tiêu cho thấy khoảng làm việc của bạn. Thông thường, làn đường vàng là giá trị khởi đầu và mục tiêu là giá trị bạn mong muốn đạt được.
• Chế độ nhập liệu đơn giản. Đối với một số chỉ số, Làn đường vàng luôn bằng với giá trị Tối thiểu và Mục tiêu luôn bằng với giá trị Tối đa. Hãy chọn hộp kiểm này và phần mềm sẽ chỉ hiển thị các trường làn đường vàng và mục tiêu.

Tab hiệu suất

• Trọng lượng, %. Trọng lượng tương đối cho biết tầm quan trọng của chỉ số trong phạm vi chứa của nó, trong khi trọng lượng tuyệt đối phản ánh tầm quan trọng của nó trên toàn bộ thẻ điểm. Trọng lượng được xem xét khi tính toán hiệu suất của phạm vi chứa.
• Tối ưu hóa. Định nghĩa cách tính tiến độ của một chỉ số dựa trên giá trị hiện tại, làn đường vàng và mục tiêu. Ví dụ, nếu chọn Thu nhỏ, tiến độ sẽ tăng khi giá trị giảm xuống. Đối với các phụ thuộc phức tạp, bạn có thể nhập công thức tùy chỉnh bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa bên cạnh danh sách thả xuống Tối ưu hóa.
• Chỉ số dữ liệu thô. Một số chỉ số trên thẻ điểm chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu, không nhất thiết phải có hiệu suất hoặc tiến độ. Đánh dấu vào ô này và BSC Designer sẽ không tính chỉ số này khi tính toán hiệu suất của thẻ điểm.

Xem tab

• Ký tự 1 và Ký tự 2. Cài đặt ký tự cho chỉ số trên sơ đồ chiến lược.
• Chủ đề chiến lược. Chọn một chủ đề chiến lược cho mục này (bạn có thể cấu hình các chủ đề có sẵn qua > Cài đặt > tab "Chiến lược" > Chủ đề chiến lược).
• Hiển thị trên sơ đồ chiến lược. Xác định liệu mục này có nên được hiển thị trên sơ đồ chiến lược hay không.

Tab Ngữ cảnh

• Loại chỉ số. Loại chỉ số được xác định trong ngữ cảnh của vùng chứa. Chỉ số trễ đóng góp vào việc tính toán các mục cấp cao hơn. Chỉ số dẫn dắt chỉ được sử dụng cho các phép tính cục bộ. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt.
• Lịch sử thay đổi. Nhật ký thay đổi chi tiết cho mục này.
• Phụ thuộc. Các mục ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi mục đã chọn.

Thêm thuộc tính cho các KPI

Phóng to mô hình dữ liệu được sử dụng cho các KPI vượt ra ngoài các thuộc tính tiêu chuẩn:

• Sử dụng sáng kiến để thêm các thuộc tính quản lý dự án như ngân sách và thời gian cho các KPI.
• Sử dụng các trường tùy chỉnh để xác định các thuộc tính bổ sung cho các KPI.

Đèn dừng

Đèn dừng là các chu kỳ của các màu khác nhau được hiển thị bên cạnh các giá trị hiệu suất và tiến độ. Đèn dừng giúp nhanh chóng nhận diện trạng thái của các chỉ số. Màu sắc của đèn dừng có thể tùy chỉnh cho một chỉ số:

1. Mở một thẻ điểm trong BSC Designer
2. Đi tới tab Các KPI và chọn một chỉ số
3. Chọn cài đặt Đèn dừng trong menu Công cụ
4. Nhập các giá trị mới cho đèn dừng, đánh dấu vào ô Đã kích hoạt và nhấn OK: