Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu cho các KPI được quản lý trong BSC Designer
Đặt khoảng thời gian cập nhật, quản lý bằng chứng và phê duyệt để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu cho các chỉ số hiệu suất trong thẻ điểm.
- Lập lịch cập nhật (khoảng thời gian) cho một KPI.
- Hành vi đối với các ngày mà giá trị chưa được xác định cụ thể (kế thừa dữ liệu).
- Định nghĩa phương pháp nhóm (ví dụ: trung bình, tổng, giá trị lớn nhất).
- Đồng bộ tiêu chí đánh giá với mẫu.
- Khóa dữ liệu lịch sử để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và truy cập được ủy quyền.
- Luồng công việc phê duyệt.
- Quản lý tài liệu bằng chứng.
Đặt khoảng thời gian cập nhật
Đối với bất kỳ KPI nào trên thẻ điểm, khoảng thời gian cập nhật có thể được điều chỉnh:
- Chọn một KPI
- Nhấp vào Trình chỉnh sửa Giá trị
- Tìm cài đặt Loại khoảng thời gian cập nhật
- Chọn khoảng thời gian cập nhật cần thiết và nhấp vào Đóng
Thay đổi khoảng thời gian cập nhật mà phần mềm sử dụng mặc định cho các chỉ báo mới thông qua menu Công cụ > Tùy chọn > Khoảng thời gian cập nhật mặc định.
Kế thừa giá trị
Kế thừa giá trị xác định liệu phần mềm sẽ sử dụng các giá trị trước đó cho các ngày không có dữ liệu, hay chỉ sử dụng các giá trị được nhập cụ thể.
Để điều chỉnh cài đặt kế thừa:
- Chọn một chỉ số
- Nhấn vào nút Trình chỉnh sửa Giá trị trên thanh công cụ
- Sử dụng tùy chọn Kế thừa giá trị
Cập nhật kế thừa mặc định qua Công cụ > Tùy chọn > Thừa kế giá trị mặc định.
Nhóm Dữ liệu
Khi hiển thị dữ liệu được tổng hợp theo các khoảng thời gian, phần mềm sử dụng cài đặt nhóm cho một chỉ số.
Để xác định nhóm dữ liệu:
- Chọn một chỉ số
- Nhấp vào nút Chỉnh sửa Giá trị trên thanh công cụ
- Sử dụng danh sách Nhóm theo
Đồng bộ các chỉ số từ mẫu
BSC Designer cho phép bạn tạo các bản sao đồng bộ một chiều từ một mục mẫu. Mọi thay đổi đối với mẫu sẽ tự động áp dụng cho các bản sao, đảm bảo tính nhất quán.
Trường hợp sử dụng điển hình:
- Thẻ điểm đánh giá nơi cùng một tiêu chí đánh giá nhiều đối tượng.
Để tạo một bản sao:
- Chọn và sao chép mục mẫu (Công cụ > Sao chép).
- Dán vào vị trí đích (Công cụ > Dán).
- Trong hộp thoại, chọn Dán & Giữ Đồng bộ, sau đó nhấp vào nút Dán.
- Đổi tên bản sao và lặp lại các bước này cho các bản sao bổ sung.
Để tạo bản sao của toàn bộ thẻ điểm từ chế độ xem thẻ điểm:
- Mở thẻ điểm mẫu.
- Chọn lệnh Lưu thành… từ menu Công cụ.
- Chọn hộp kiểm Lưu và Giữ Đồng bộ.
Để tạo bản sao của toàn bộ thẻ điểm từ nơi làm việc chiến lược:
- Chọn thẻ điểm mẫu.
- Nhấp vào nút Quản lý trên thanh công cụ.
- Chọn Đích đến nơi cần tạo bản sao.
- Nhấp vào Sao chép và Giữ Đồng bộ.
Chỉnh sửa hàng loạt Chỉ báo
Để áp dụng thay đổi cho nhiều chỉ báo trong thẻ điểm:
- Chọn bất kỳ chỉ báo nào.
- Nhấn nút “Trình chỉnh sửa Các giá trị”.
- Nhấn nút “Nâng cao” bên dưới.
Chọn loại chỉnh sửa cần thiết từ các tùy chọn dưới đây:
- "Xóa ngày cho một khoảng thời gian" sẽ loại bỏ dữ liệu cho chỉ báo được chọn trong khoảng thời gian đã chọn.
- "Đặt khoảng thời gian cập nhật" sẽ thay đổi khoảng thời gian cập nhật cho các chỉ báo được chọn.
Để hoàn tất chỉnh sửa hàng loạt:
- Chọn khoảng thời gian cho việc chỉnh sửa.
- Chọn các chỉ báo cần chỉnh sửa.
- Nhấn OK để áp dụng các thay đổi.
Một phương pháp thay thế để quản lý chỉ báo hàng loạt là sử dụng tính năng AI. Các trường hợp sử dụng khả thi bao gồm:
- Nhập dữ liệu không có cấu trúc
- Tải dữ liệu mẫu vào các KPI
- Cập nhật hàng loạt các giá trị và mục tiêu KPI
Khóa dữ liệu lịch sử để chỉnh sửa
Để bảo vệ dữ liệu lịch sử khỏi việc chỉnh sửa trái phép, hãy xác định khoảng thời gian mà người dùng có quyền hạn chế được phép nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
- Đi tới
> Cài đặt > Luồng công việc. - Trong phần Dữ liệu lịch sử, cấu hình các cài đặt Ngày trước ngày hiện tại và Ngày sau ngày hiện tại.
Trong cài đặt người dùng, quản trị viên tài khoản có thể chuyển đổi tùy chọn Cho phép thay đổi các giá trị lịch sử để kiểm soát liệu người dùng có được phép chỉnh sửa các giá trị lịch sử hay không.
Tự động phê duyệt
Quản trị viên tài khoản có thể bật thuộc tính Yêu cầu phê duyệt cho dữ liệu đã nhập trong cài đặt người dùng để giới hạn quyền của người dùng.
Dữ liệu đã nhập sẽ hiển thị bên cạnh trường Giá trị trên thẻ Dữ liệu:
- Người dùng đã kích hoạt Yêu cầu phê duyệt có thể chỉnh sửa dữ liệu đã nhập.
- Người dùng có đủ quyền có thể phê duyệt hoặc từ chối dữ liệu đã nhập.
Quản lý tài liệu bằng chứng
Để xác nhận tính chính xác của giá trị đã nhập cho một chỉ số, bạn có thể tải lên các tài liệu bằng chứng hỗ trợ.
Để thiết lập yêu cầu bằng chứng cho một chỉ số:
- Chọn bất kỳ chỉ số nào và chuyển sang thẻ Chung.
- Nhấn nút
Chỉnh sửa bên cạnh trường Mô tả. - Sử dụng các điều khiển trong nhóm Yêu cầu bằng chứng để thêm các mẫu mới cho bằng chứng.
Một mẫu bằng chứng có các thuộc tính sau:
- Bằng chứng cần cung cấp – mô tả về bằng chứng dự kiến.
- Phạm vi – xác định cách sử dụng mẫu bằng chứng. Bằng chứng theo ngày sẽ hiển thị dưới dạng mẫu cho mỗi khoảng thời gian cập nhật, trong khi bằng chứng cấp chỉ số sẽ áp dụng chung cho chỉ số, không gắn với một ngày cụ thể.
- Bắt buộc – chỉ định rằng phải cung cấp bằng chứng để báo cáo giá trị.
Để tải lên bằng chứng theo chỉ số:
- Chọn một chỉ số và chuyển sang thẻ Chung của chỉ số đó.
- Nhấn nút
Đính kèm. - Sử dụng điều khiển để tải lên bằng chứng.
Để tải lên bằng chứng theo ngày cho việc theo dõi liên tục:
- Chọn một chỉ số và chuyển sang thẻ Dữ liệu của chỉ số đó.
- Chọn một ngày trên lịch.
- Nhấn nút Đính kèm để tải lên bằng chứng.
Xem xét kết hợp việc tải lên bằng chứng với luồng công việc phê duyệt.
Công cụ bổ sung
Nền tảng cung cấp các công cụ bổ sung để đảm bảo tính nhất quán và trách nhiệm của dữ liệu.
Sao lưu dữ liệu
- Sao lưu toàn bộ dữ liệu tài khoản có sẵn thông qua > Cài đặt > Sao lưu.
- Sao lưu một thẻ điểm cụ thể có sẵn thông qua menu Công cụ > Xuất dữ liệu > Xuất dưới dạng tập tin BSC (XML).
Theo dõi kiểm toán
- Theo dõi kiểm toán tổng quát có sẵn thông qua > Người dùng > Theo dõi kiểm toán.
- Theo dõi kiểm toán cho các mục cụ thể có sẵn trên tab
Ngữ cảnh > Lịch sử thay đổi.