Một ví dụ về việc triển khai chiến lược cho một công ty có nhiều đơn vị kinh doanh và các bên liên quan khác nhau.
XYZ Eco Group, tận tâm tạo ra và quản lý không gian xanh đô thị thân thiện với môi trường, đã phải quản lý nhiều đơn vị kinh doanh. Ban đầu, họ bắt đầu chiến lược và đo lường hiệu suất của mình trong Excel, nhưng khi hoạt động của họ phát triển, việc quản lý các bảng tính khác nhau trở nên không bền vững.
Dưới đây, chúng tôi thảo luận về cách Eco Group triển khai chiến lược phức tạp của họ bằng cách sử dụng các bước của Hệ thống Triển khai Chiến lược.
Ghi hình phiên họp thực hành triển khai chiến lược
Xem ghi hình phiên họp thực hành triển khai chiến lược của chúng tôi, nơi chúng tôi đã thảo luận về những thách thức mà XYZ Eco Group phải đối mặt và trình bày cách họ đã giải quyết chúng bằng cách sử dụng BSC Designer.
Bước 1. Xây dựng cốt lõi chiến lược (Phân tích Sứ mệnh và Bên liên quan)
Nhóm chiến lược của XYZ Eco Group đã tạo tài khoản trong BSC Designer. Dưới đây là một số việc họ đã thực hiện để thiết lập không gian chiến lược của mình:
- Đi tới Cài đặt > Chiến lược để nhập các tuyên bố Sứ mệnh, Tầm nhìn và Giá trị hiện tại của họ.
- Trên tab Tổ chức, họ đã tải lên logo công ty để đưa vào giao diện và báo cáo.
Cốt lõi chiến lược của XYZ Eco Group được xác định dưới tab Cài đặt > Chiến lược.
Nhóm chiến lược của XYZ Eco Group đã tiến hành một phân tích bên liên quan để lập bản đồ các bên liên quan liên quan và nhu cầu của họ.
Kết quả của phân tích bên liên quan cho XYZ Eco Group, với lợi ích của các bên liên quan và các chỉ số giá trị của họ được xác định.Để đảm bảo trách nhiệm, minh bạch và nhận thức chiến lược, nhóm quản lý đã xác định vai trò của nhân viên trong quy trình chiến lược theo mô hình tham gia lập kế hoạch chiến lược. Trong phần Người dùng, các đội ngũ sau đã được xác định:
- Đội ngũ Quản lý
- Đội ngũ IT
- Đô thị xanh
- Đội ngũ Chiến lược
- Nhà đầu tư
Các Đội ngũ Người dùng trong XYZ Eco Group
Bước 2. Chuyển giao Sứ mệnh thành Thẻ điểm Chiến lược
Doanh nghiệp của XYZ Eco Group được cấu trúc xoay quanh ba lĩnh vực cốt lõi:
- Tạo Khu vực Xanh, tập trung vào việc biến đổi không gian đô thị thành khu vực thân thiện với môi trường;
- Quản lý Thông minh, sử dụng cảm biến IoT cho việc duy trì không gian xanh hiệu quả và tự bền vững; và
- Nước từ Không Khí, tận dụng việc tạo nước từ không khí và tái sử dụng nước mưa để đảm bảo tưới tiêu bền vững.
Đội ngũ chiến lược đã chuyển giao Kế hoạch Tổng thể cấp cao thành Thẻ điểm Chiến lược Xanh hóa Đô thị và Thẻ điểm Tích hợp Công nghệ Thông minh, với kế hoạch phát triển một thẻ điểm chiến lược riêng cho lĩnh vực “Nước từ Không Khí”.
Để đạt được điều này, trong phần Thẻ điểm của tôi, đội ngũ chiến lược đã tạo ra nhiều thẻ điểm và tổ chức chúng theo một hệ thống phân cấp.
Không gian làm việc chiến lược của XYZ Eco Group, nơi chiến lược được chuyển giao thành các thẻ điểm chiến lược và chức năng.Người dùng quản trị của đội ngũ chiến lược đã phân quyền truy cập cần thiết cho các đội nhóm. Ví dụ:
- Đối với thẻ điểm ‘Kế hoạch Tổng thể’, đội ngũ quản lý có quyền sửa đổi, trong khi đội ngũ người dùng Nhà đầu tư chỉ có quyền xem.
- Đội ngũ Xanh hóa Đô thị có quyền truy cập vào Thẻ điểm Chiến lược Xanh hóa Đô thị cũng như thẻ điểm ‘Đánh giá Hiệu suất Liên tục’.
- Đội ngũ Quản lý cũng được trao quyền giám sát tất cả các thẻ điểm trong tài khoản.
Bước 3. Tạo các thẻ điểm chức năng (Đánh giá Hiệu suất, PESTEL)
Trong số các yếu tố thành công, các chiến lược gia của XYZ Eco Group đã xác định:
- Quản lý hiệu quả các khu vực xanh của họ và
- Thiết lập mối quan hệ vững chắc với các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như chính quyền địa phương, đối tác truyền thông và nhà đầu tư.
Ở cấp độ triển khai chiến lược, nhiều thẻ điểm chức năng đã được tạo ra. Thẻ điểm “Đánh giá Hiệu suất Liên tục” tập trung vào việc theo dõi hiệu suất của các khu vực xanh. Trong thẻ điểm này, một chỉ số chỉ mục đã được tạo ra để liên tục theo dõi từng địa điểm bằng một tập hợp các tham số trọng số:
- “Chi phí hoạt động trên mỗi m²,”
- “Đánh giá cộng đồng,” và
- “Giảm nhiệt độ môi trường.”
Một trong những thẻ điểm chức năng dành cho đánh giá hiệu suất liên tục của các khu vực xanh được duy trì bởi XYZ Eco Group.
- XYZ Eco Group đã có dữ liệu hiệu suất lịch sử cho một số chỉ số. Để hợp nhất tất cả thông tin hiệu suất liên quan vào một nơi, đội ngũ chiến lược đã nhập dữ liệu lịch sử từ các bảng tính Excel vào các KPI trong BSC Designer.
Một thẻ điểm khác, “Eco Group – Phân tích PESTEL,” đã được tạo ra để chính thức hóa việc lập bản đồ kết quả phân tích các yếu tố bên ngoài. Thẻ điểm này giúp hình dung rõ hơn về bối cảnh hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp với nhà đầu tư và chính quyền địa phương bằng cách thể hiện sự liên kết của chiến lược Eco Group với các xu hướng biến đổi khí hậu tổng thể.
Để mô tả mô hình kinh doanh của công ty, một thẻ điểm Business Model Canvas đã được tạo ra, liên kết các bước tạo giá trị với các chỉ số hiệu suất thông qua một bản đồ trực quan. Thẻ điểm này
giúp giải thích mô hình kinh doanh của công ty cho các nhà đầu tư và chính quyền địa phương.
Việc có các chính quyền địa phương là khách hàng yêu cầu XYZ Eco Group phải đáp ứng một số yêu cầu tuân thủ nhất định, bao gồm duy trì một sổ đăng ký rủi ro chính thức và một chương trình liên tục kinh doanh. Những thách thức này được giải quyết bằng cách tạo ra một thẻ điểm Sổ Đăng Ký Rủi ro, lập bản đồ các rủi ro liên quan và phác thảo các kế hoạch hành động trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Để tạo các thẻ điểm chức năng, một số mẫu được định sẵn đã được sử dụng.
Trong lộ trình chiến lược, XYZ Eco Group kỳ vọng phát triển thêm các thẻ điểm chức năng tập trung vào chất lượng, logistics và quản lý rủi ro.
Bước 4. Phân rã Mục tiêu Cấp cao thành Mục tiêu, KPI, Rủi ro, Sáng kiến
Sứ mệnh của XYZ Eco Group trong việc tạo ra các không gian xanh đô thị là phức tạp, liên quan đến nhiều bên liên quan và cần được phân rã.
Trong bước chuyển giao, XYZ Eco Group đã trình bày chiến lược tổng thể là ‘Kế hoạch Chính,’ được hỗ trợ bởi các chiến lược phụ ‘Xanh hóa Đô thị’ và ‘Tích hợp Công nghệ Thông minh.’ Những chiến lược phụ này tiếp tục phân rã các mục tiêu cấp cao thành các mục tiêu cụ thể, KPI, rủi ro và sáng kiến.
Một ví dụ về phân rã mục tiêu thành sáng kiến, KPI, và rủi ro.Ví dụ, trong ‘Thẻ điểm Chiến lược Xanh hóa Đô thị,’ các nhân tố thúc đẩy chiến lược được trình bày là:
- Phát triển hệ thống không gian xanh hiệu quả
- Tối ưu hóa thủ tục giấy tờ
Tất cả các mục tiêu phụ này đều được liên kết với các bên liên quan tương ứng đã được xác định trong bước trước. Các mục tiêu cấp cao được phân rã thành các sáng kiến, KPI, và rủi ro cụ thể.
Ví dụ, mục tiêu ‘Tối ưu hóa thủ tục giấy tờ’ được phân rã thành:
- Sáng kiến: các chương trình hợp tác với chính quyền địa phương
- Yếu tố dẫn dắt: mở rộng nhận thức công chúng
- Chỉ số trễ: hiệu quả của thời gian phê duyệt
- Rủi ro được xác định là ‘Thay đổi trong quy định về bền vững’
Nhóm Xanh hóa Đô thị sẽ chi tiết hóa chiến lược này hơn nữa bằng cách thêm các kế hoạch hành động cụ thể hơn.
Về mặt nhập liệu, nhóm chiến lược của XYZ Eco Group đã kết hợp nhiều phương pháp tiếp cận:
- Một số chỉ số, chẳng hạn như ‘Số lượng sự kiện tham gia hàng năm,’ được cập nhật thủ công. Để phục vụ mục đích này, người dùng nhập liệu đã được thêm vào tài khoản.
- Chỉ số ‘Tỷ lệ nghỉ việc, %’ được nhập từ bảng tính Excel từ hệ thống nhân sự, với kế hoạch tự động hóa nhập liệu qua API RESTful, Zapier, hoặc một trình kết nối tương tự.
- Chỉ số ‘Chỉ số Chất lượng Không khí (AQI)’ đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, một chỉ số SQL đã được tạo để cập nhật chỉ số tự động.
Để thể hiện trực quan trạng thái thực hiện chiến lược, nhóm chiến lược của XYZ Eco Group đã tạo một bảng hiệu suất hiển thị trạng thái của các chỉ số chính, rủi ro chính, và kế hoạch thực hiện qua biểu đồ Gantt.
Bảng hiệu suất cho Thẻ điểm Chiến lược Kế hoạch Chính.
Bước 5. Liên kết thẻ điểm (bằng dữ liệu và ngữ cảnh)
Liên kết chiến lược đã được XYZ Eco Group thực hiện trên nhiều cấp độ bằng cách kết nối các thẻ điểm thông qua dữ liệu và ngữ cảnh.
Để liên kết các thẻ điểm trong BSC Designer:
- Mở các thẻ điểm bạn muốn liên kết trong các tab khác nhau.
- Sao chép một mục từ một thẻ điểm.
- Dán mục đó vào một thẻ điểm khác.
- Chọn kết nối bằng ngữ cảnh hoặc bằng dữ liệu.
Thẻ điểm Master Plan đã được kết nối bằng dữ liệu với các thẻ điểm Urban Greening và Smart Technology thông qua các điểm kết nối khác nhau. Ví dụ, mục tiêu tổng thể ‘Giá trị có thể theo dõi cho các bên liên quan của chính phủ’ được đóng góp bởi các chỉ số từ các thẻ điểm cấp thấp hơn:
- ‘Cải thiện đã được xác nhận về chất lượng không khí’ từ thẻ điểm Urban Greening, và
- ‘Minh bạch trong báo cáo’ từ thẻ điểm Smart Technology
Ví dụ về liên kết ‘Master Plan’ với các thẻ điểm ‘Urban Greening’ và ‘Smart Technology’.Kết nối bằng dữ liệu đã được thiết lập giữa ‘Eco Group – Phân tích các bên liên quan’ và các thẻ điểm chiến lược và chức năng khác:
- Để đo lường giá trị tạo ra cho cộng đồng và cư dân địa phương, chỉ số ‘% dân số có quyền tiếp cận không gian xanh trong vòng 10 phút’ từ thẻ điểm Urban Greening đã được sử dụng.
- Hai chỉ số đã được sử dụng để đo lường giá trị tạo ra cho các nhà đầu tư: ‘Chi phí trên mỗi đơn vị diện tích phát triển’ từ thẻ điểm Urban Greening và hiệu suất tổng thể của các khu vực xanh theo thẻ điểm ‘Đánh giá Hiệu suất Liên tục’.
Quản lý hiệu suất đang diễn ra
Một khi chiến lược ban đầu được triển khai thành công, đội ngũ chiến lược của XYZ Eco Group bắt đầu tích hợp BSC Designer vào quy trình chiến lược của họ.
- Các phụ trách chiến lược từ các đội ngũ khác nhau đã sử dụng thẻ điểm của họ để liên kết hành động với chiến lược và cập nhật chiến lược với các đầu vào mới.
- Việc giám sát hiệu suất thường xuyên được hỗ trợ bằng cách nhập dữ liệu từ Excel, cơ sở dữ liệu, các đầu nối, hoặc bởi người dùng nhập dữ liệu.
- Trong các cuộc họp chiến lược và đánh giá hiệu suất, các hiểu biết được ghi lại dưới dạng bình luận và sáng kiến mới.
- Việc có tất cả dữ liệu hiệu suất truy cập trên một nền tảng cho phép phân tích dữ liệu nâng cao cho các chỉ số, bao gồm phân tích tương quan được hỗ trợ bởi AI.
- Đội ngũ quản lý yêu cầu các báo cáo hiệu suất thường xuyên với các chỉ số kém hiệu quả. Điều này được tự động hóa với chức năng báo cáo và các bộ lọc theo hiệu suất.
- Một khi chiến lược được thực hiện, các quản lý cấp cao đã sử dụng kiểm toán chiến lược để xác nhận tính hiệu quả của việc thực hiện và tìm ra các điểm cải tiến.
- Đào tạo thực hành cho việc áp dụng nền tảng trong các lĩnh vực kinh doanh cụ thể đã được sắp xếp với đội ngũ BSC Designer.
Kết quả đạt được của XYZ Eco Group
Bằng cách tuân theo Hệ thống Triển khai Chiến lược, XYZ Eco Group đã tạo ra một nguồn thông tin chính thống duy nhất về chiến lược. Trong số các kết quả của việc tuân theo hệ thống, XYZ Eco Group đã đề cập đến:
- Hiểu rõ hơn nhu cầu của các bên liên quan và sự liên quan của họ đến chiến lược
- Giải quyết khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi bằng cách chuyển đổi chiến lược cấp cao thành các chiến lược phụ cụ thể, mục tiêu, KPI và sáng kiến
- Xác định rõ ràng trách nhiệm cho các mục tiêu bằng cách chỉ định người phụ trách
- Cải thiện sự hiểu biết khái niệm và khả năng giải thích của chiến lược bằng cách thực hiện liên kết thông qua dữ liệu và ngữ cảnh
- Thiết lập một khung cho việc giám sát hiệu suất liên tục bổ sung cho chiến lược
- Tạo điều kiện thảo luận với các bên liên quan chính phủ và nhà tài trợ, cũng như hỗ trợ bán hàng chiến lược
- Hiểu rõ hơn về rủi ro liên quan
- Tự động hóa báo cáo hiệu suất cho các bên liên quan
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.