Bất kỳ khung công việc kinh doanh nào cũng có khu vực ứng dụng được khuyến nghị, các ưu điểm và nhược điểm của nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về nơi mà khung Thẻ điểm cân bằng thắng thế và nơi mà nó không trực quan lắm.
- Điều hướng nhanh: Ưu điểm | Nhược điểm
Ưu điểm của thẻ điểm cân bằng
Nơi thẻ điểm cân bằng chiến thắng.
Dưới đây là một số ưu điểm của khung thẻ điểm cân bằng K&N được triển khai đúng cách.
- Thẻ điểm cân bằng K&N là gì? Đọc bài viết này để có câu trả lời chi tiết.
- Thẻ điểm của bạn có được triển khai đúng cách không? Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra kiểm toán này để tìm hiểu?
Ưu điểm 1. Nó cung cấp bức tranh trực quan về chiến lược
So sánh một sơ đồ chiến lược một trang (một sơ đồ chiến lược với các kết nối nhân quả, mục tiêu kinh doanh, sáng kiến và chỉ số) với kế hoạch chiến lược dài hơn 100 trang. Sơ đồ chiến lược chiến thắng. 
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Một sơ đồ chiến lược với một số tài liệu hỗ trợ có thể bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết để thực thi chiến lược hiệu quả. Để tận dụng tất cả lợi ích từ nó, hãy đảm bảo đội ngũ của bạn biết cách đọc loại sơ đồ này.
Lợi thế 2. Nó hoạt động như một cơ sở để thảo luận
Hệ quả của lợi thế trước đó – một Thẻ điểm cân bằng được thiết kế đúng cách hoạt động như một cơ sở tuyệt vời để thảo luận về các thách thức kinh doanh và cách công ty sẽ phản ứng với chúng.
Bạn có ý tưởng mới hoặc thách thức cần thảo luận không? Hiển thị vị trí của nó trên sơ đồ chiến lược. Hiển thị cách nó có thể đóng góp vào các mục tiêu hoặc sáng kiến khác trên bản đồ.
Lợi thế 3. Hoạt động ở ba cấp độ trừu tượng
Nhược điểm của nhiều khung kinh doanh là chúng chỉ hoạt động ở một cấp độ trừu tượng.
- Bạn có thể có danh sách các mục tiêu (cấp độ vận hành), nhưng chúng sẽ không được liên kết với sứ mệnh của công ty hoặc sẽ không được định lượng sẵn.
- Bạn có thể xác định các ưu tiên tăng trưởng ở cấp cao nhất, ví dụ bằng cách sử dụng Khung Ba Chân Trời, nhưng những ý tưởng đó sẽ cần được liên kết với các chỉ số hiệu suất và mục tiêu vận hành cụ thể.
Theo nghĩa này, Thẻ điểm cân bằng vững chắc hơn vì cho phép bạn làm việc trên ba cấp độ trừu tượng:
- Sứ mệnh và tầm nhìn
- Các ưu tiên hoặc chủ đề chiến lược
- Các mục tiêu (được định lượng bằng các chỉ số)
- Cấp độ hành động (các sáng kiến và kế hoạch hành động)
Lợi thế 4. Hỗ trợ Ngữ cảnh Kinh doanh theo Thiết kế
Một trong những thách thức của quản lý hiệu suất là các bên liên quan cần hiểu rõ ngữ cảnh kinh doanh. Không đủ để định nghĩa các mục tiêu tham vọng – bạn cần giải thích lý do và cách thức.
Khung Thẻ điểm cân bằng có nền tảng vững chắc để giải thích ngữ cảnh này:
- Ngữ cảnh cho các mục tiêu trên sơ đồ được định nghĩa bởi các kết nối nguyên nhân và kết quả cũng như bởi các chủ đề chiến lược.
- Ngữ cảnh cho các thước đo được định nghĩa “theo thiết kế” vì tất cả các chỉ số đều được liên kết với các mục tiêu kinh doanh nhất định.
- Tương tự, các sáng kiến – tất cả các kế hoạch hành động đều có ngữ cảnh được định nghĩa bởi các mục tiêu kinh doanh và có thể đo lường bằng các chỉ số hiệu suất đã liên kết.
Ưu điểm 5. Thu thập dữ liệu dễ dàng hơn
Như chúng ta đã thảo luận trong bài viết về dữ liệu lớn, hiện nay, vấn đề không phải là có hay xử lý các tập dữ liệu lớn – thách thức chính là tập trung nỗ lực khai thác dữ liệu.
Theo nghĩa này, khung Thẻ điểm cân bằng đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu vì các nhà khoa học dữ liệu của bạn biết dữ liệu bạn cần (định nghĩa của KPI) cũng như lý do đằng sau (mục tiêu kinh doanh đã được liên kết).
Lợi ích 6. Giải thích về Chuyển giao và Liên kết
Chiến lược cấp cao có thể được chuyển giao xuống các cấp thấp hơn. Các phòng ban và đơn vị kinh doanh có thể có thẻ điểm chiến lược riêng của họ được liên kết với chiến lược tổng thể.
Một chiến lược được chuyển giao đúng cách có những lợi ích sau:
- Nó giải thích cho các bên liên quan ở các mức độ khác nhau cách mà nỗ lực của họ đóng góp vào chiến lược tổng thể.
- Các nhà quản lý cấp cao có cái nhìn rõ hơn về cách chính xác mà chiến lược của họ được thực thi.
Ví dụ, chúng tôi đã kết nối mục tiêu từ sơ đồ này với mục tiêu từ một thẻ điểm khác. Để hiển thị sự kết nối này, phần mềm đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đặc biệt.
Lợi ích 7. Báo cáo Chiến lược Dễ dàng hơn
Báo cáo chiến lược hàng năm có thể tốn nhiều thời gian. Với khung Thẻ điểm cân bằng được triển khai, sơ đồ chiến lược cùng với tài liệu hỗ trợ đã là một báo cáo chiến lược được cập nhật thường xuyên.
Tất nhiên, bạn có thể muốn trình bày nó theo cách khác, chia sẻ một số thông tin chi tiết bổ sung, nhưng các ý tưởng cốt lõi đã có sẵn.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Các giải pháp tự động hóa phần mềm giúp làm cho việc báo cáo trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, trong BSC Designer, chúng tôi có các hồ sơ báo cáo được định trước khác nhau, cũng như khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh.
Ưu điểm 8. Khung làm việc được chấp nhận rộng rãi
Với số lượng khung làm việc ngày càng tăng, các chuyên gia kinh doanh trở nên hoài nghi hơn về việc thử nghiệm các khung làm việc mới. Nếu không có những cái tên lớn và hồ sơ thành công đã được chứng minh đằng sau khung làm việc, thì cơ hội để được chấp nhận sẽ thấp.
Trong ý nghĩa này, Thẻ điểm cân bằng có một danh tiếng mạnh mẽ. Số liệu áp dụng khung làm việc (vị trí thứ ba trong danh sách 25 công cụ kinh doanh phổ biến nhất, được triển khai tại hơn 50% các công ty Fortune 1000) mang lại cơ hội tốt cho một khung làm việc được chấp nhận bởi đội ngũ quản lý.
Lợi thế 9. Dễ dàng được đào tạo về khái niệm
Các sản phẩm đào tạo về Thẻ điểm cân bằng rất đa dạng, từ đào tạo trực tuyến (xem Đào tạo Thực thi Chiến lược của chúng tôi) đến các chương trình đào tạo tại chỗ kết hợp với tư vấn.
Số lượng các trường hợp và ví dụ về thẻ điểm chiến lược cũng cung cấp một điểm khởi đầu tốt cho các dự án Thẻ điểm cân bằng mới.
Lợi thế 10. Tự động hóa phần mềm giúp mọi thứ dễ dàng hơn
Việc lựa chọn các giải pháp phần mềm cho Thẻ điểm cân bằng làm tăng cơ hội triển khai thành công.
Các công cụ tự động hóa, như BSC Designer của chúng tôi, giúp dễ dàng quản lý dữ liệu hiệu suất, đồng thời hỗ trợ việc duy trì các sơ đồ chiến lược và bảng.
Một điểm khởi đầu tốt là làm rõ sự khác biệt giữa phần mềm KPI và phần mềm Thẻ điểm cân bằng.
Những Nhược Điểm của Thẻ Điểm Cân Bằng
Như bất kỳ công cụ nào trong tay sai, Thẻ Điểm Cân Bằng có thể không hoạt động như mong đợi. Tôi sẽ chia sẻ quan điểm của mình về mỗi cái gọi là “nhược điểm” để chỉ ra cách những sai lầm điển hình đó có thể tránh được.
Hãy làm rõ:
- Những nhược điểm mà chúng ta sẽ thảo luận, trong hầu hết các trường hợp, không phải là nhược điểm của khung làm việc mà là những hạn chế liên quan đến việc triển khai cụ thể của nó.
Bất lợi 1. Thuật ngữ Thẻ điểm cân bằng gây hiểu lầm
“Thẻ điểm cân bằng” đã trở thành một từ thông dụng:
- Một ý tưởng gây hiểu lầm về Thẻ điểm cân bằng điển hình là nó chỉ xoay quanh việc “cân bằng” các KPI bằng cách đặt chúng vào bốn khía cạnh.
Giải pháp:
Đạt được sự đồng thuận về mức độ thuật ngữ. Đảm bảo rằng đội ngũ của bạn đang nói về Thẻ điểm cân bằng K&N, không chỉ đơn thuần là một tập hợp các chỉ số hiệu suất. Người dùng của nền tảng BSC Designer có thể tham khảo bảng thuật ngữ.
Bất lợi 2. Không tập trung vào các yếu tố bên ngoài và đối thủ cạnh tranh
Có một quan điểm1 cho rằng khung Thẻ điểm cân bằng tập trung rất nhiều vào các yếu tố nội bộ nhưng bỏ sót môi trường bên ngoài.
Dưới đây là suy nghĩ của tôi về vấn đề này:
Quy trình lập kế hoạch chiến lược có thể được chia thành 5 bước bao gồm xác định và mô tả chiến lược, cũng như chuyển giao và thực thi chiến lược. Thẻ điểm cân bằng tạo ra một số giá trị ở cấp độ xác định và mô tả, nhưng “sân chơi” chính của nó là chuyển giao và thực thi chiến lược.
Ở cấp độ xác định chiến lược, Thẻ điểm cân bằng chỉ là một trong các công cụ để tạo ra những hiểu biết sâu sắc. Thực tiễn tốt nhất là kết hợp nhiều khung khác nhau như SWOT, MBO, 7-S, Three Horizons, Phân tích khoảng cách, PESTEL.
Theo cách này, các mục tiêu liên quan đến yếu tố bên ngoài hoặc đối thủ cạnh tranh sẽ tự nhiên được đưa vào cùng với các mục tiêu chiến lược khác trên Sơ đồ chiến lược.
Thẻ điểm cân bằng có cung cấp một khung để phân tích các yếu tố bên ngoài hoặc đối thủ cạnh tranh không? Rõ ràng là không. Nhưng một khi bạn đã sử dụng các khung khác để xây dựng chiến lược cạnh tranh của mình, thì bạn có thể mô tả và thực thi bằng cách sử dụng Thẻ điểm cân bằng.
Điều tương tự cũng có thể nói về tính bền vững. Thẻ điểm cân bằng không trực tiếp đề cập đến các ý tưởng về tính bền vững (tôi đang nói về ba trụ cột của tính bền vững), nhưng khung Thẻ điểm cân bằng có thể được sử dụng để mô tả và thực thi chiến lược bền vững của tổ chức.
Bất lợi 3. Thiếu Phân tích Rủi ro
Tương tự như bất lợi trước, phân tích rủi ro (và tìm các chỉ số rủi ro chính phù hợp như một phần của nó) giúp định hình chiến lược, tính đến các điểm nhìn nhận bổ sung.
Đội ngũ quản lý cấp cao có trách nhiệm quyết định những thông tin chi tiết nào sẽ được lập bản đồ trên sơ đồ chiến lược dưới dạng các mục tiêu kinh doanh.
Nhược điểm 4. Thiếu khía cạnh thời gian
Thiếu khía cạnh thời gian được gọi2 là một nhược điểm khác của phần đo lường hiệu suất trong khuôn khổ Thẻ điểm cân bằng.
Giải pháp cho khía cạnh thời gian:
Nhận xét về khía cạnh thời gian là hợp lý: với môi trường kinh doanh thay đổi, các mục tiêu cụ thể và chiến lược nói chung cần được điều chỉnh thường xuyên.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. May mắn thay, hầu hết các triển khai Thẻ điểm cân bằng đều bao gồm ngày “hết hạn sử dụng”:
- Ở cấp độ chiến lược, cơ sở lý luận đằng sau các mục tiêu chiến lược cần được rà soát thường xuyên (hàng quý hoặc hàng năm).
- Ở cấp độ chỉ số, các mục tiêu thường cụ thể theo thời gian (đặc biệt nếu bạn đang sử dụng các công cụ như BSC Designer, nơi các mục tiêu của chỉ số được gán cho các ngày cụ thể).
- Các sáng kiến được liên kết với các mục tiêu có thể có ngân sách tiền và ngân sách thời gian đi kèm (một lần nữa, điều này dễ triển khai với tự động hóa phần mềm).
Bất lợi 5. Lựa chọn các chỉ số chưa được xác nhận
Khi nói đến việc lựa chọn các chỉ số, có một số thực hành tốt nhất có thể tăng cơ hội thành công của bạn. Chúng ta có thể xác nhận lựa chọn các chỉ số không? Chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng sẽ dẫn chúng ta đến thành công với sự đảm bảo 100% không?
Nếu tồn tại sự đảm bảo như vậy, nó sẽ mâu thuẫn với chính ý tưởng về chiến lược. Chiến lược là một giả thuyết cần được xác nhận bằng các chỉ số. Chúng ta luôn thử nghiệm, và trong một số thử nghiệm, các chỉ số sẽ không phải là tốt nhất, các mục tiêu sẽ có vẻ sai, và kết quả sẽ không như mong đợi.
Không có gì sai về điều này, chiến lược không phải là một kế hoạch cố định, và những phỏng đoán có học của chúng ta sẽ thất bại theo thời gian.
Bất lợi 6. Logic nhân quả một chiều từ dưới lên
Các đối tượng trên sơ đồ (các mục tiêu) được liên kết bằng logic nhân quả theo hướng từ dưới lên, cho thấy cách các mục tiêu ở cấp thấp hỗ trợ các mục tiêu ở cấp cao hơn.
Logic một chiều từ dưới lên không phản ánh cách nhiều nhóm suy nghĩ về chiến lược của họ. Các nguyên mẫu mà chúng tôi đã làm việc cùng trong khóa đào tạo triển khai chiến lược của chúng tôi đã xác nhận rằng sự nhầm lẫn này tồn tại.
Một ví dụ điển hình là việc đạt được mục tiêu tài chính ở cấp cao nhất thực tế sẽ thúc đẩy các mục tiêu từ các khía cạnh cấp thấp hơn. Có vẻ như chúng ta cần kết nối kết quả của mục tiêu tài chính với đầu vào của, chẳng hạn, mục tiêu đổi mới…
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Khung Thẻ điểm cân bằng không bác bỏ các kiểu kết nối như vậy. Theo quan điểm của tôi, logic nhân quả một chiều là xương sống của chiến lược. Khi xử lý mô hình kinh doanh, chúng ta muốn thấy bức tranh tổng thể của nó mà không có tất cả các kết nối nhỏ. Khuyến nghị của tôi là chỉ giữ các kết nối chính trên Sơ đồ chiến lược, và giải thích các phụ thuộc bổ sung trong tài liệu hỗ trợ.
Nhược điểm 7. Các nhà tư vấn sẽ không làm Thẻ điểm cân bằng cho bạn
Bạn có thể thuê một nhà tư vấn để dạy phương pháp cho đội ngũ của bạn, giúp đội ngũ của bạn tạo ra Thẻ điểm cân bằng, nhưng đừng mong đợi có thể giao phó 100% cho các nhà tư vấn bên ngoài. Lý do rất đơn giản – Thẻ điểm cân bằng liên quan đến chiến lược, và chiến lược của bạn là duy nhất. Không có nhà tư vấn nào trên thế giới có thể biết tất cả các chi tiết mà đội ngũ của bạn biết.
Ý tưởng tốt nhất là thuê một nhà tư vấn để đào tạo đội ngũ của bạn về khung làm việc và hướng dẫn bạn trong những bước đầu tiên.
Tại BSC Designer, chúng tôi cung cấp một Trợ lý Sơ đồ Chiến lược miễn phí sẽ đóng vai trò như một cố vấn chiến lược cho bạn. Nó sẽ đặt ra nhiều câu hỏi và sử dụng câu trả lời của bạn để tạo ra một sơ đồ chiến lược.
Theo cùng một logic, các ví dụ khác nhau về Thẻ điểm cân bằng sẽ không giúp ích nhiều. Ví dụ, chúng tôi có một số ví dụ tốt tại đây; bạn có thể sử dụng chúng như điểm khởi đầu. Phiên bản cuối cùng của thẻ điểm, được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn, sẽ rất khác biệt so với mẫu ban đầu.
Bất lợi 8. Sơ đồ chiến lược / Các KPI khó duy trì
Tôi đồng ý rằng phiên bản giấy của sơ đồ chiến lược khó duy trì. Bất kỳ thay đổi nhỏ nào cũng kéo theo rất nhiều việc thiết kế lại, nhưng với giải pháp tự động hóa bằng phần mềm, vấn đề này được giảm đáng kể.
Ví dụ, sơ đồ này đã được tạo tự động bằng dữ liệu từ tab Các KPI. Nếu bạn cập nhật bất cứ điều gì (mục tiêu hoặc các chỉ số) trên tab Các KPI, phần mềm sẽ cập nhật sơ đồ tương ứng.
Một thách thức tương tự là duy trì các chỉ số đo lường của thẻ điểm trong phần mềm bảng tính. Như chúng ta đã thảo luận trước đó, điều này có thể chấp nhận được ở giai đoạn tạo mẫu, nhưng về sau, những khó khăn trong việc duy trì sẽ dẫn đến các vấn đề về động lực.
Lời khuyên của tôi là hãy bắt đầu sử dụng các công cụ phần mềm từ giai đoạn sớm. Ví dụ, BSC Designer có gói miễn phí, giúp kỷ luật hóa các nỗ lực Thẻ điểm cân bằng của bạn ngay từ đầu.
Nhược điểm 9. Sẽ không hiệu quả nếu không có sự chuyển đổi văn hóa
Thẻ điểm cân bằng được nhiều người nhìn nhận là:
- Một công cụ thuộc thế giới của các nhà quản lý cấp cao
- Một công cụ tập trung vào các KPI, và
- Rằng các KPI đó được dùng để kiểm soát kết quả hiệu suất.
Với cách nhìn nhận này, mọi người hoài nghi về việc triển khai khung phương pháp, và trong nhiều trường hợp, họ tìm cách bảo vệ tiền thưởng của mình bằng cách lách hệ thống.
Các giải pháp nhanh cho việc này là:
- Tránh dùng thuật ngữ Thẻ điểm cân bằng (ví dụ gọi là “kế hoạch chiến thắng của chúng ta”)
- Tuyên bố rằng các KPI không liên kết với tiền thưởng (chúng tôi đã thảo luận tất cả các phương án thay thế tại đây)
Chiến lược dài hạn sẽ là tập trung vào văn hóa đo lường hiệu suất trong tổ chức của bạn.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng văn hóa liên quan đến chiến lược như thế nào? Tôi khuyến nghị thực hiện một số bài kiểm tra nhanh về nhận thức chiến lược để xem đội ngũ của bạn có hiểu chiến lược và hành xử phù hợp hay không.
Để có bức tranh đầy đủ về các yếu tố đằng sau những chiến lược thất bại, cũng hợp lý khi xem xét các phản mẫu phổ biến và cách chúng ảnh hưởng đến quy trình triển khai của bạn.
Kết luận
Khung Thẻ điểm cân bằng là một trong những khung thực thi chiến lược được công nhận nhất với một lịch sử dài về việc triển khai thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận kỷ luật để diễn đạt và thực thi chiến lược của mình, thì nó nên có trong bộ công cụ kinh doanh của bạn.
Rất có thể, bạn đã có một số hệ thống đo lường và quản lý hiệu suất được triển khai. Đó là lý do tại sao nên bắt đầu với một chẩn đoán ban đầu cho doanh nghiệp của bạn để hiểu bạn đang ở đâu, những thách thức nào bạn có thể gặp phải và cách vượt qua chúng.
Bắt đầu một nguyên mẫu thẻ điểm chiến lược của bạn trong phần mềm bảng tính là hoàn toàn được. Chuyển sang phần mềm Thẻ điểm cân bằng chuyên dụng sẽ giúp bạn tập trung vào phần kinh doanh.
Bạn nghĩ gì về khung Thẻ điểm cân bằng? Những lợi ích quan trọng nhất đối với bạn là gì? Bạn đã tìm thấy những nhược điểm nào của khung hoặc việc triển khai của nó?
Hệ sinh thái của các khung lập kế hoạch chiến lược
Các khung kinh doanh khác nhau đề xuất cách tiếp cận riêng của họ đối với phân rã chiến lược và áp dụng cho các khía cạnh khác nhau của lập kế hoạch chiến lược, chẳng hạn như định nghĩa, mô tả hoặc thực thi chiến lược.
Có được cái nhìn toàn diện về hệ sinh thái của các khung, và tìm hiểu cách kết hợp các khung tùy thuộc vào thách thức bạn đang làm việc ngay bây giờ.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.