Trên con đường hướng tới chuyển đổi số, hãy bắt đầu bằng cách số hóa cách nhóm của bạn trình bày và thảo luận về chiến lược.
Điều gì xuất hiện trong tâm trí bạn khi nghe “trình bày chiến lược”? Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là “các slide trình bày nhàm chán.” Bạn có thể làm tốt hơn nhiều với một sơ đồ chiến lược và phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên dụng. Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ một số lời khuyên thực tế về việc chuyển đổi từ slide sang phần mềm chuyên nghiệp để trình bày chiến lược hiệu quả.
Trình bày chiến lược là gì?
Đó là một cách để kể một câu chuyện về chiến lược. Câu chuyện đó sẽ như thế nào? Điều đó phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu là ai và thông điệp là gì…
- Khởi nghiệp trình bày một bản thuyết trình với chiến lược tiếp cận thị trường cho các nhà đầu tư tiềm năng
- Tổ chức phi lợi nhuận chia sẻ câu chuyện của họ với cộng đồng và các nhà tài trợ tài chính
- Công ty SMB sẽ sử dụng trình bày chiến lược để cập nhật cho mọi người về những gì đang diễn ra
- Các tổ chức lớn hơn sẽ thực hiện các trình bày chiến lược để đồng bộ hóa nỗ lực của các đơn vị chức năng xung quanh một chiến lược nhất quán
Lý tưởng nhất, nên có một số trao đổi ý tưởng với những người tham gia.
Cuối cùng, đối tượng mục tiêu của bài thuyết trình nên có một số điều cụ thể để áp dụng vào các chiến lược chức năng và hoạt động hàng ngày của họ.
Cách Cũ: Trình bày Chiến lược trên Các Slide
Dưới đây là cách tiếp cận cổ điển để thiết kế bài thuyết trình chiến lược:
- Tạo các slide hấp dẫn về mặt thị giác
- Giải thích thông điệp mà bạn tập trung vào
- Thêm biểu đồ hỗ trợ thông điệp
- Kể câu chuyện từng slide một
- Thực hiện phiên hỏi đáp ở cuối
Các bài thuyết trình chiến lược như vậy hiếm khi được sử dụng ngoài phòng họp. Công việc chiến lược thực sự diễn ra trong vô số bảng tính Excel.
Kịch bản lý tưởng: Trình bày trực tiếp trong phần mềm lập kế hoạch chiến lược
Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều tổ chức đã chuyển các hoạt động liên quan đến chiến lược từ bảng tính sang phần mềm chuyên dụng. Điều này mở ra khả năng có một bài thuyết trình chiến lược tốt hơn mà không cần đầu tư nhiều công sức vào việc chuẩn bị.
Kịch bản lý tưởng sẽ là thực hiện bài thuyết trình trực tiếp trong phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên dụng sử dụng các thẻ điểm chiến lược thực tế với dữ liệu thực tế.
Dưới đây là các lợi ích chính của phương pháp này:
- Sơ đồ chiến lược là công cụ mô tả chiến lược được công nhận, và hầu hết các chuyên gia kinh doanh sẽ có thể “đọc” sơ đồ này
- Không cần tạo slide – sơ đồ chiến lược là slide quan trọng nhất của bạn và được tạo tự động
- Không cần thêm biểu đồ – chỉ cần sử dụng các bảng bạn thường xuyên sử dụng cho công việc chiến lược thực tế
- Logic của bài nói của bạn tự nhiên theo logic của sơ đồ chiến lược
- Phản hồi của đồng nghiệp có thể được thực hiện ngay lập tức hoặc thu thập tự động
Nhiều tổ chức chưa khai thác hết tiềm năng của các công cụ thực thi chiến lược – họ vẫn yêu cầu các nhà quản lý của mình:
- Trích xuất dữ liệu và đồ họa cần thiết từ phần mềm,
- Trình bày nó trên các slide,
- Thực hiện bài thuyết trình, và
- Xử lý phản hồi từ đồng nghiệp một cách thủ công.
Chuyển biến văn hóa để trình bày chiến lược hiệu quả hơn
Dưới đây, chúng tôi thảo luận về một số kỹ thuật cụ thể để thực hiện một bài trình bày chiến lược hiệu quả với phần mềm lập kế hoạch chiến lược.
Sơ đồ chiến lược là trang trình bày chính của bài thuyết trình chiến lược của bạn
Sơ đồ chiến lược là một bức tranh trực quan mà phần mềm thực thi chiến lược tạo ra và cập nhật tự động sử dụng thông tin về các mục tiêu, chỉ số và sáng kiến của bạn.
Bài thuyết trình chiến lược là về việc “đọc hiểu” sơ đồ chiến lược một cách chính xác:
- Bắt đầu với cái nhìn tổng quan, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn là mới đối với những người tham dự. Hãy nói về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, chủ đề chiến lược và chiến lược tổng thể của tổ chức
- Giải thích rằng chiến lược có yếu tố thúc đẩy và kết quả mà bạn muốn đạt được
- Khía cạnh Nội bộ và Khía cạnh Học hỏi là các yếu tố thúc đẩy hoặc hỗ trợ thực hiện chiến lược
- Khía cạnh Khách hàng và Khía cạnh Bên liên quan là các kết quả mong muốn
- Màu sắc của các mục tiêu trên sơ đồ tương ứng với chủ đề chiến lược mà mục tiêu đó thuộc về
- Trình bày về các bên liên quan tham gia và lợi ích của họ
Hãy theo logic của sơ đồ chiến lược để tiếp tục trình bày:
- Các câu hỏi được xây dựng trong phần mô tả các khía cạnh sẽ là điểm khởi đầu của bạn
Trên một sơ đồ chiến lược được thiết kế đúng, bức tranh tổng thể của chiến lược nên được phân rã thành các mục tiêu phụ nhỏ và độc lập có thể đo lường bằng giá trị tạo ra cho các bên liên quan.
- Các mục tiêu phụ là các hình chữ nhật trên sơ đồ
- Các liên kết giữa các mục tiêu giải thích logic nguyên nhân và kết quả
- Các chỉ số thể hiện cách giá trị tạo ra cho các bên liên quan được định lượng
Phân tích chi tiết các mục tiêu cần nhiều sự chú ý hơn:
- Mục tiêu được định lượng như thế nào?
- Tiến độ hiện tại là gì?
- Những rủi ro nào đã được nhận diện?
- Kế hoạch hành động là gì?
- Giả thuyết nào bạn sẽ kiểm nghiệm khi thực hiện?
Các tính năng tự động hóa sẽ giúp câu chuyện trở nên sinh động hơn:
- Gập/mở một số phần nhất định của sơ đồ
- Chuyển sang bảng để xem xu hướng và biểu đồ cho các KPI quan trọng nhất
- Thêm biểu đồ Gantt vào bảng để trực quan hóa các sáng kiến, các kết nối giữa chúng và tiến trình tổng thể của chiến lược
- Chuyển sang các KPI để chứng minh luận điểm của bạn bằng dữ liệu trực tiếp
- Nhấp vào các rủi ro để xem định nghĩa rủi ro và các kế hoạch giảm thiểu đề xuất
- Mở các sáng kiến để xem ngân sách, tiến trình và các chi tiết khác của kế hoạch hành động của bạn
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu xây dựng chiến lược, công cụ điểm số chiến lược tích hợp AI sẽ giúp bạn tạo sơ đồ chiến lược theo các tiêu chuẩn mới nhất của ngành bằng cách bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết và tránh các sai lầm phổ biến.
Bạn không bị giới hạn chỉ với một sơ đồ!
Sơ đồ quy trình
Ví dụ, trong một thẻ điểm cho các đổi mới, chúng tôi đã sử dụng sơ đồ quy trình để minh họa các quy trình chính liên quan đến chiến lược đổi mới. Đó là một cách tuyệt vời để thể hiện cách giá trị được tạo ra trong tổ chức của bạn.
Sơ đồ tổng quan
Khi bạn thực hiện một bài thuyết trình cho công chúng, bạn có thể tạo một sơ đồ chiến lược tổng quan mà không cần bao gồm quá nhiều chi tiết – chỉ các khía cạnh chính và các mục tiêu bên trong.
Tham khảo dữ liệu cơ bản để trả lời các câu hỏi khó
Trong buổi thuyết trình chiến lược, bạn có thể gặp phải một số câu hỏi hóc búa…
Chúng ta có đang xem dữ liệu mới không? Lần cuối cùng dữ liệu được cập nhật là khi nào?
Trên tab Các KPI, thay đổi chế độ xem sang Cập nhật. Bảng dưới đây sẽ hiển thị khi nào các chỉ số được cập nhật lần cuối và lịch trình cập nhật của chúng là gì.
Chúng ta đã lấy số cho chỉ số này như thế nào?
Câu trả lời này thường được trình bày trong trường mô tả của chỉ số. Đối với các mục tiêu cấp cao được tính toán bằng cách sử dụng giá trị của các chỉ số khác, hãy chuyển sang chế độ Tính toán trong tab Các KPI. Nó sẽ hiển thị các công thức được sử dụng cho các chỉ số.
Lý do/bối cảnh nào đứng sau mục tiêu này?
Lý do có thể được liên kết với mục tiêu hoặc chỉ số thông qua hộp thoại Sáng kiến.
Để có thêm thông tin bối cảnh tổng quát, hãy sử dụng nút Lịch sử thay đổi có sẵn cho các mục tiêu, chỉ số và sáng kiến. Nó có thể cho thấy, ví dụ, nguồn gốc của một số mục tiêu là từ phân tích PESTEL hoặc SWOT được thực hiện cách đây một thời gian, hoặc rằng mục tiêu đã được định hình theo cách khác trước đây.
Chúng ta đã quyết định làm gì về mục tiêu này trong cuộc họp vừa rồi?
Các bình luận từ người tham gia buổi thuyết trình có thể được ghi chú ngay lập tức. Trong cuộc họp chiến lược tiếp theo, bạn có thể kiểm tra những bình luận này qua chế độ Sáng kiến trong thẻ Các KPI.
Mục tiêu này đóng góp như thế nào vào chiến lược tổng thể?
Khi hai thẻ điểm được liên kết bằng dữ liệu, phần mềm sẽ tạo một chỉ số được nhập khẩu. Vào thẻ Dữ liệu để xem nguồn dữ liệu và cây phụ thuộc. Mở các thẻ điểm hỗ trợ nếu cần thiết.
Ai đã đề xuất mục tiêu này, thay đổi các chỉ tiêu, thêm các sáng kiến…?
Tất cả các mục tiêu và sáng kiến trong phần mềm đều có người phụ trách. Ngoài ra, với dấu vết kiểm toán, người dùng có thể xem lịch sử của các mục, bao gồm các sự kiện như cập nhật giá trị, chỉ tiêu và thêm sáng kiến.
Trình bày khi di chuyển
Đôi khi, những câu hỏi thú vị xuất hiện khi bạn không có mặt trong phòng họp, không có máy tính xách tay, không có slide, chỉ có một chiếc điện thoại thông minh.
Trong BSC Designer, chế độ trình bày được kích hoạt tự động trên màn hình nhỏ. Nó ẩn tất cả các điều khiển không cần thiết, giúp bạn dễ dàng điều hướng qua các sơ đồ chiến lược và bảng.
Ghi Lại Phản Hồi Ngay Lập Tức
Phần giá trị nhất của bất kỳ bài thuyết trình chiến lược nào là cuộc thảo luận diễn ra sau đó. Một lợi ích lớn của việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch chiến lược cho bài thuyết trình là khả năng ghi lại những bình luận quý giá đó trực tiếp vào thẻ điểm chiến lược.
Bình luận về các giá trị của KPI
Có thể có một số thảo luận thú vị về một số KPI nhất định.
- Tại sao giá trị của nó đột ngột giảm hoặc tăng nhiều hơn mong đợi?
- Chúng ta có thể làm gì để đưa KPI ra khỏi vùng đỏ?
Ghi lại những phát hiện đó với chức năng bình luận cho giá trị của KPI.
Chỉnh sửa sơ đồ ngay lập tức
Triển khai ý tưởng trên sơ đồ chiến lược ngay lập tức – tạo mới mục tiêu, chỉ số, giả thuyết, rủi ro hoặc sáng kiến.
Một kênh dành riêng cho ý tưởng mới
Trong quản lý thay đổi, việc có một kênh dành riêng cho ý tưởng mới là rất quan trọng. Chiến lược không phải là ngoại lệ. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể gửi ý tưởng của họ đến email dành riêng. Phần mềm sẽ chuyển đổi email thành các sáng kiến và lưu chúng vào một thẻ điểm đặc biệt có tên Ý tưởng cho chiến lược.
Thay đổi Chiến lược Một cách Động
Một bài thuyết trình điển hình là một tài liệu cố định. Một chiến lược thực sự thì không. Với phần mềm chuyên dụng như BSC Designer, bạn có thể yêu cầu các chiến lược gia chủ chốt giới thiệu những thay đổi trong chiến lược ngay lập tức.
Thật tuyệt vời khi thấy cách mọi người làm việc trên chiến lược đồng thời, thêm các giả thuyết mới, phân rã các mục tiêu phức tạp thành các phần cụ thể hơn.
Tự động hóa tài liệu phát tay và theo dõi
Trước buổi thuyết trình, người tham dự mong đợi có một số tài liệu phát tay. Việc in ấn tài liệu không phải là ý tưởng bền vững. Thay vào đó, hãy gửi liên kết đến thẻ điểm chiến lược mà bạn sẽ thảo luận để các thành viên có thể theo dõi và đi sâu vào dữ liệu mà họ quan tâm.
Sau buổi thuyết trình chiến lược, bạn có thể gửi email theo dõi. Để minh họa một số điểm cụ thể, bạn có thể thêm liên kết trực tiếp đến các KPI, mục tiêu hoặc sáng kiến cụ thể.
Nếu bạn cần một tài liệu chính thức với một số mục tiêu, KPI và sơ đồ chiến lược, bạn có thể sử dụng chức năng Báo cáo. Xem ví dụ, báo cáo Kế hoạch chiến lược.
Trình bày chiến lược ngắn
Pecha Kucha là một phong cách trình bày đến từ Nhật Bản. Bạn có 20 slide, và mỗi slide chỉ được hiển thị trong 20 giây. Phong cách trình bày này được biết đến như là kẻ tiêu diệt những slide PowerPoint nhàm chán.
Chiến lược của một tổ chức là một điều phức tạp – hãy đảm bảo rằng mỗi nhóm đang trình bày phần chiến lược của riêng mình.
Mẫu trình bày chiến lược
Đây là một mẫu trình bày chiến lược ngắn theo phong cách Pecha Kucha.
- Trong đơn vị kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi nhận thấy thách thức chính là …
- Và có 3 hướng mà chúng tôi sẽ tập trung giải quyết trong năm 2020 để tiến lên phía trước.
- Đề cập một mục tiêu chính từ chủ đề chiến lược 1.
- Những sáng kiến chính của quý vị về mục tiêu kinh doanh này là gì?
- Giải thích chỉ số dẫn dắt nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng quý vị đang đi đúng hướng.
- Giải thích chỉ số trễ nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng kết quả đã đạt được.
- Mục tiêu đã đề cập trước đây liên quan như thế nào đến mục tiêu lớn tiếp theo? Hãy sử dụng sơ đồ chiến lược để minh họa mối liên hệ nhân quả.
- Đề cập một mục tiêu chính từ chủ đề chiến lược 2.
- Những sáng kiến chính của quý vị về mục tiêu kinh doanh này là gì?
- Giải thích chỉ số dẫn dắt nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng quý vị đang đi đúng hướng.
- Mục tiêu đã đề cập trước đây liên quan như thế nào đến mục tiêu lớn trước và/hoặc tiếp theo? Hãy sử dụng sơ đồ chiến lược để minh họa mối liên hệ nhân quả.
- Giải thích chỉ số trễ nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng kết quả đã đạt được.
- Đề cập một mục tiêu chính từ chủ đề chiến lược 3.
- Những sáng kiến chính của quý vị về mục tiêu kinh doanh này là gì?
- Giải thích chỉ số dẫn dắt nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng quý vị đang đi đúng hướng.
- Giải thích chỉ số trễ nào sẽ được theo dõi để đảm bảo rằng kết quả đã đạt được.
- Mục tiêu đã đề cập trước đây liên quan như thế nào đến các mục tiêu lớn trước đó? Hãy sử dụng sơ đồ chiến lược để minh họa mối liên hệ nhân quả.
- Chiến lược của quý vị được liên kết như thế nào với chiến lược tổng thể của công ty? Nó được chuyển giao xuống các cấp thấp hơn như thế nào.
- Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược của quý vị? Hãy đề cập một số tên và hiển thị ảnh chân dung để mọi người biết ai sẽ phụ trách.
- Nếu thời gian cho phép, hãy nhắc lại những gì quý vị dự định đạt được, lý do và các yếu tố then chốt dẫn đến thành công.
Tóm tắt
Dưới đây là những lợi ích chung của việc trình bày chiến lược trực tiếp trong phần mềm lập kế hoạch chiến lược:
- Không yêu cầu nỗ lực bổ sung từ đội ngũ của bạn – bạn đã có tất cả dữ liệu cần thiết trong phần mềm, không cần tốn thời gian làm việc trên các slide
- Bài thuyết trình sẽ hiệu quả hơn nhiều so với bài thuyết trình cổ điển – bạn sẽ trình bày dữ liệu mới nhất, đi sâu vào chi tiết hỗ trợ và thông tin ngữ cảnh, bạn có thể giới thiệu các thay đổi và ý tưởng trực tiếp vào thẻ điểm chiến lược
- Có thể thực hiện bất cứ lúc nào, rất có thể bạn sẽ ngừng gọi đó là thuyết trình chiến lược, chỉ đơn giản là một cuộc họp nơi bạn nói về chiến lược một cách có kỷ luật
- Thay vì tài liệu phân phát, những người tham gia sẽ có liên kết đến thẻ điểm chiến lược; trong ghi chú theo dõi, bạn có thể tham chiếu đến các mục tiêu, KPI, hoặc sáng kiến cụ thể
- Không có khoảng cách giữa bài thuyết trình và công việc thực tế – bạn sẽ sử dụng cùng một nền tảng cho bài thuyết trình mà bạn sử dụng để quản lý KPI và mục tiêu hàng ngày.
Alexis Savkin là Chuyên gia Tư vấn Chiến lược Cấp cao và là Giám đốc điều hành của BSC Designer, một nền tảng Thẻ điểm cân bằng. Ông có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, với nền tảng toán học ứng dụng và công nghệ thông tin. Alexis là tác giả của “Hệ thống Triển khai Chiến lược”. Ông đã xuất bản hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, thường xuyên phát biểu tại các sự kiện ngành, và công trình của ông thường xuyên được trích dẫn trong các nghiên cứu học thuật.