Theo dõi mục tiêu là một khái niệm quen thuộc trong quản lý dự án. Trong lĩnh vực lập kế hoạch chiến lược phức tạp, các mục tiêu đòi hỏi việc đo lường hiệu suất nâng cao hơn, tính nhất quán của dữ liệu và chiều sâu bối cảnh.
Phân tích xu hướng gần đây trong lập kế hoạch chiến lược cho thấy ngày càng nhiều tổ chức đang phải đối mặt với sự phức tạp và biến động gia tăng trong môi trường hoạt động của họ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách theo dõi mục tiêu hoạt động trong cả bối cảnh quản lý dự án và lập kế hoạch chiến lược.
Những điều thiết yếu của việc theo dõi mục tiêu
Hãy bắt đầu với các nguyên tắc cốt lõi của việc theo dõi mục tiêu được chia sẻ bởi cả quản lý dự án và hoạch định chiến lược.
- Phân rã mục tiêu. Dù ở bất kỳ bối cảnh nào, các mục tiêu phức tạp nên được phân rã thành các mục tiêu nhỏ hơn, các cột mốc hoặc các nhiệm vụ.
- Theo dõi tiến độ. Để phục vụ cho việc báo cáo, chúng ta cần ước tính mức độ hoàn thành của mục tiêu đã đạt được đến đâu.
- Trách nhiệm giải trình. Mục tiêu cần có người phụ trách chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo.
- Lập ngân sách. Các mục tiêu trong cả bối cảnh dự án và chiến lược thường được liên kết với các ngân sách cụ thể.
Bây giờ, hãy chuyển sang cách điều này được áp dụng trong hoạch định chiến lược.
Lực lượng thúc đẩy: Sự không chắc chắn và phức tạp
Sự khác biệt chính giữa quản lý dự án và lập kế hoạch chiến lược nằm ở mức độ không chắc chắn và phức tạp liên quan.
- Trong quản lý dự án, chúng ta hoạt động trong miền đã biết — lập kế hoạch theo các mô hình dự đoán được.
- Trong lập kế hoạch chiến lược, chúng ta điều hướng sự chưa biết — thách thức là thiết lập và kiểm tra các giả thuyết.
Ví dụ, nếu mục tiêu là “ngăn ngừa các lỗi nghiêm trọng”:
- Trong quản lý dự án, chúng ta hành động trên các lỗi đã biết cụ thể hoặc triển khai các sáng kiến phòng ngừa đã được định trước.
- Trong lập kế hoạch chiến lược, trước tiên chúng ta cần xác định gốc rễ của vấn đề và thử nghiệm nhiều phương pháp tiếp cận để tìm ra phương pháp hiệu quả. Điều này liên quan đến việc thu hút nhiều bên liên quan hơn, thử nghiệm các phương pháp khác nhau, giám sát kết quả và thực hiện điều chỉnh liên tục.
Sự không chắc chắn và phức tạp này là những lực lượng thúc đẩy chính buộc các tổ chức phải chuyển từ quản lý dựa trên dự án đơn thuần sang cách tiếp cận mang tính chiến lược hơn.
Đặt mục tiêu trong môi trường kinh doanh phức tạp
Hãy xem cách theo dõi mục tiêu phát triển như thế nào khi chúng ta chuyển sang các môi trường chiến lược kém rõ ràng hơn. Giả sử chúng ta đã xác định được sự hài lòng của khách hàng thấp và cần đặt ra một mục tiêu để cải thiện điều này.
Trong quản lý dự án, chúng ta có thể đặt ra mục tiêu như sau:
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng lên 10%.
Hoặc một mục tiêu SMART:
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng lên 10% bằng cách áp dụng các kỹ thuật tương tác mới, trước khi kết thúc quý.
Điều này hoạt động hiệu quả khi chúng ta biết chính xác cần làm gì, mất bao lâu và kết quả mong đợi là gì.
Tuy nhiên, trong hoạch định chiến lược, bối cảnh trở nên phức tạp hơn:
- Chúng ta có thể cần xem xét lại nhu cầu của khách hàng và cập nhật phân tích các bên liên quan.
- Chúng ta sẽ có khả năng thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau và theo dõi phương pháp nào hiệu quả.
Trong thực tế:
- Chúng ta sẽ đặt nhiều cột mốc hoặc các điểm kiểm tra, có thể là hàng tháng hoặc hàng quý.
- Chúng ta sẽ kiểm tra các giả thuyết và thu thập phản hồi từ đội ngũ của mình.
- Mục tiêu có thể thay đổi để nhắm vào các phân khúc khách hàng cụ thể. Khi phương pháp và sự hiểu biết của chúng ta thay đổi theo thời gian, rất khó để xác định chi tiết cố định ngay từ đầu — đó là lý do tại sao mục tiêu SMART không phù hợp trong hoạch định chiến lược.
- Mục tiêu sẽ được liên kết bằng dữ liệu và bối cảnh với các phần khác của chiến lược.
Ở cấp độ này, chúng ta chuyển từ điều đã biết sang điều chưa biết.
Theo dõi mục tiêu không còn chỉ là hoàn thành các nhiệm vụ mà còn là quản lý các thử nghiệm liên tục.
Đo lường hiệu suất vượt ra ngoài việc theo dõi tiến độ
Trong quản lý dự án, chúng ta định lượng các mục tiêu chủ yếu để theo dõi mức độ hoàn thành công việc. Trong hoạch định chiến lược, định lượng được sử dụng để làm cho các mục tiêu cụ thể và rõ ràng hơn.
Một mục tiêu mơ hồ như “tăng chất lượng” cần được hỗ trợ bởi các chỉ số chất lượng cụ thể:
- Nếu chúng ta tập trung vào chất lượng từ khía cạnh Khách hàng cuối, có thể theo dõi các chỉ số như “Thời gian khắc phục sự cố nghiêm trọng” hoặc “% sự cố lặp lại”.
- Nếu chất lượng được xem xét trong bối cảnh các bên liên quan quản lý, chúng ta có thể sử dụng các chỉ số như “Sử dụng AI tuân thủ” hoặc “Tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý rủi ro”.
Sự chuyển đổi này đưa ra các yêu cầu khác nhau cho đo lường hiệu suất:
- Tính nhất quán và khả năng truy xuất nguồn gốc của dữ liệu. Theo dõi mục tiêu không chỉ dừng lại ở phần trăm hoàn thành đơn giản. Các chỉ số cần được theo dõi theo thời gian, với quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử—không chỉ giá trị mới nhất. Mọi thay đổi đối với mục tiêu cần được ghi lại kèm theo bối cảnh, và tất cả các cập nhật phải có thể truy xuất nguồn gốc.
- Hỗ trợ các KPI phức tạp. Điều này bao gồm các chỉ số nhị phân (có/không), chỉ số tính toán, chỉ số có trọng số, thang đo dựa trên hiệu suất, hoặc các chỉ số hai thang đo.
- Chuẩn hóa các KPI. Các mục tiêu thường liên quan đến sự kết hợp của các chỉ số với phương pháp đo lường khác nhau. Để kết hợp chúng một cách có ý nghĩa, chúng ta sử dụng các kỹ thuật chuẩn hóa dựa trên các hàm hiệu suất.
- Mối quan hệ nhân quả. Tính nhân quả là yếu tố thiết yếu trong hoạch định chiến lược. Điều này đòi hỏi phải theo dõi riêng biệt các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ để hiểu rõ điều gì thúc đẩy kết quả và điều gì phản ánh kết quả đó.
- Tích hợp quản lý rủi ro. Khi yêu cầu quản lý ngày càng gia tăng, việc theo dõi rủi ro trở nên phức tạp hơn. Thay vì đánh giá rủi ro theo thời gian cố định, chúng ta theo dõi khả năng xảy ra rủi ro và mức độ tác động của rủi ro theo thời gian.
Các nền tảng hoạch định chiến lược chuyên biệt được trang bị tốt với các chức năng này. Ví dụ, trong BSC Designer, bạn sẽ tìm thấy các công cụ để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, tự động hóa các kịch bản tính toán KPI khác nhau, hỗ trợ cả chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ, và quản lý rủi ro tuân thủ theo ISO 31000.
Liên kết với chiến lược tổng thể
Cho đến nay, chúng ta đã xem xét các cơ chế theo dõi mục tiêu. Nhưng còn bức tranh lớn hơn thì sao?
Trong quản lý dự án, ngữ cảnh mục tiêu thường bị giới hạn ở:
- Phân rã mục tiêu, và
- Phụ thuộc tuyến tính
Trong lập kế hoạch chiến lược, ngữ cảnh rộng hơn. Nó bao gồm:
- Chuyển giao các chiến lược cấp cao thành các thẻ điểm, và
- Mức độ liên quan đến các chức năng hỗ trợ, chẳng hạn như phân tích các bên liên quan, đăng ký rủi ro hoặc đánh giá các yếu tố bên ngoài
Điều này không trực tiếp thay đổi cách chúng ta theo dõi mục tiêu, nhưng nó làm tăng số lượng đầu vào mà chúng ta cần xem xét.
Kết luận: Chọn bộ công cụ phù hợp
Các công cụ phù hợp cho việc theo dõi mục tiêu phụ thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn:
- Đối với các mục tiêu được xác định rõ ràng với phương pháp thực hiện rõ ràng, hãy sử dụng phần mềm theo dõi mục tiêu.
- Đối với các mục tiêu trong lĩnh vực phức tạp hoặc khám phá liên quan đến kiểm tra giả thuyết, hãy sử dụng các công cụ lập kế hoạch chiến lược như BSC Designer.
Như đã đề cập trong bài trình bày chào mừng của chúng tôi, đây không phải là vấn đề chọn cái này hoặc cái kia — trên thực tế, cả hai loại công cụ đều bổ trợ cho nhau.
Hãy sử dụng các công cụ theo dõi ở cấp dự án để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ đã biết, và các công cụ chiến lược để khám phá, xác thực và phát triển các mục tiêu dài hạn trong môi trường phức tạp.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.