Thẻ điểm cân bằng là một khung thực thi chiến lược phổ biến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khả năng áp dụng công cụ kinh doanh này ở mức độ cá nhân.
Tại sao bắt đầu với Thẻ điểm cân bằng cá nhân:
- Trường hợp 1. Học khái niệm BSC
- Trường hợp 2. Lập bản đồ mục tiêu cá nhân
- Trường hợp 3. Chuẩn bị cho việc mở rộng kinh doanh
- Trường hợp 4. Thẻ điểm cá nhân cho nhân viên
- Tùy chọn tự động hóa phần mềm
Giới thiệu nhanh về Thẻ điểm cân bằng
Thẻ điểm cân bằng K&N là một khung thực thi chiến lược. Nó liên quan đến chiến lược, mục tiêu kinh doanh, cách để liên kết một tổ chức xung quanh một sứ mệnh và tầm nhìn chung. Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) giúp làm cho các mục tiêu trở nên cụ thể hơn, nhưng chúng không phải là nhân tố chính.
Thẻ điểm cân bằng là một trong những khung công việc kinh doanh cho kế hoạch chiến lược. Nó có những ưu điểm và nhược điểm. Một trong những nhược điểm của Thẻ điểm cân bằng là chính thuật ngữ này.
Mọi người thường nhầm lẫn Thẻ điểm cân bằng (khung thực thi chiến lược được giới thiệu bởi các giáo sư Kaplan và Norton) với thẻ điểm KPI, nơi mà các chỉ số được nhóm thành bốn khía cạnh (chúng tôi đã thảo luận một số sự khác biệt quan trọng ở đây). Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào Thẻ điểm cân bằng K&N.
Lập kế hoạch chiến lược ở cấp độ cá nhân
“Lập kế hoạch chiến lược” nghe có vẻ như điều gì đó từ thế giới của các tổ chức quốc tế. Một câu hỏi hợp lý là:
Một khung thực hiện chiến lược có thể hữu ích như thế nào ở cấp độ cá nhân?
Dưới đây là một số trường hợp điển hình tại sao mọi người muốn bắt đầu với Thẻ điểm Cân bằng Cá nhân:
- Trường hợp 1. Học khái niệm BSC. Bạn cần học Thẻ điểm Cân bằng như một phần của chương trình MBA, hoặc bạn tự học để thêm vào bộ công cụ kinh doanh của mình, thăng tiến với sếp của bạn, hoặc chỉ đơn giản vì tò mò.
- Trường hợp 2. Lập bản đồ mục tiêu/chiến lược cá nhân. Việc triển khai toàn diện Thẻ điểm Cân bằng quá phức tạp cho việc sử dụng cá nhân, nhưng chúng ta vẫn có thể học được rất nhiều từ nó.
- Trường hợp 3. Chuẩn bị cho việc mở rộng kinh doanh. Hãy nghĩ về một doanh nghiệp tại nhà hoặc một công ty khởi nghiệp. Doanh nghiệp như vậy chưa gặp khó khăn trong việc diễn đạt và chia sẻ chiến lược chung nhưng đã có nhiều KPI để theo dõi và có thể có một số chiến lược để trình bày với nhà đầu tư.
- Trường hợp 4. Thẻ điểm cá nhân của nhân viên. Bạn làm việc trong một tổ chức lớn sử dụng Thẻ điểm Cân bằng hoặc tương tự như một khung thực hiện chiến lược, và thử thách của bạn là tạo một thẻ điểm cá nhân ở cấp độ địa phương.
Trường hợp 1. Thẻ điểm cá nhân giúp học khái niệm Thẻ điểm cân bằng
Cách tốt nhất để học một điều gì đó là thực hành nó. Bạn có thể học khung Thẻ điểm cân bằng bằng cách xây dựng một chiến lược tưởng tượng cho một công ty tưởng tượng, nhưng cách tiếp cận này có vẻ như là một cách giả tạo. Tại sao không thử áp dụng cho các mục tiêu cá nhân?
Lợi ích trong trường hợp này không nằm ở điểm cuối cùng (như, ví dụ, có một sơ đồ chiến lược hoặc thực hiện các báo cáo hàng quý theo KPI) mà nằm ở chính hành trình đó.
Làm thế nào để xây dựng một Thẻ điểm cân bằng cá nhân? Bằng cách tuân theo các nguyên tắc tương tự trong trường hợp của Thẻ điểm cân bằng cổ điển:
- Lập sơ đồ các mục tiêu học hỏi và “cơ sở hạ tầng” (như sức khỏe và giáo dục) trong khía cạnh
Học hỏi và phát triển. - Lập sơ đồ những cải tiến bạn nghĩ đến trong khía cạnh
Nội bộ. - Lập sơ đồ các nhu cầu của “khách hàng” (khách hàng của doanh nghiệp, sếp của bạn, đồng nghiệp của bạn) trong khía cạnh
Khách hàng. - Lập sơ đồ kết quả mong đợi cho các bên liên quan (bản thân bạn, gia đình bạn, cộng đồng) trong khía cạnh
Các bên liên quan. - Tìm các chỉ số cho các mục tiêu.
- Hình thành các kế hoạch hành động cụ thể hơn thông qua các sáng kiến.
Một khó khăn mà bạn chắc chắn sẽ gặp phải là một số bên liên quan có thể được trình bày trong nhiều khía cạnh cùng một lúc. Làm thế nào để quản lý điều này? Xem các ví dụ về thẻ điểm cho các tổ chức phi lợi nhuận và các trường đại học để có một số ý tưởng.
Dưới đây, tôi đã hình thành một số ý tưởng của khung làm việc dưới dạng các bài tập ngắn.
Bài tập 1. Trải nghiệm Chỉ số Dẫn dắt và Chỉ số Trễ
Tôi chắc chắn bạn đã nghe về tầm quan trọng của việc đo lường mọi thứ:
- Những gì được đo lường sẽ được hoàn thành
và
- Bạn không thể thắng trò chơi mà không biết điểm số
Một ý tưởng ít rõ ràng nhưng rất mạnh mẽ là việc đo lường phụ thuộc vào ngữ cảnh. Trong thế giới kinh doanh, ý tưởng này được giải thích qua chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ.
Dưới đây là bài tập cần thực hiện:
- Nghĩ về một mục tiêu cá nhân.
- Tìm cách bạn có thể định lượng (gán giá trị số) cho kết quả của mục tiêu này. Đây sẽ là một chỉ số trễ đơn giản.
- Tìm cách bạn có thể định lượng nỗ lực cần thiết để đạt được mục tiêu này. Đây sẽ là một chỉ số dẫn dắt đơn giản.
Hầu hết mọi người đo lường điều gì?
- Lẽ thường tình cho chúng ta biết rằng chúng ta cần đo lường cả hai loại chỉ số vì chúng ta làm việc chăm chỉ (được đo lường bằng các chỉ số dẫn dắt) để đạt được những kết quả nhất định (được đo lường bằng các chỉ số trễ).
- Trong thực tế, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh, mọi người tập trung quá nhiều vào các chỉ số trễ mà quên mất các chỉ số dẫn dắt.
Có hai bài học quan trọng bạn có thể học được:
- Đối với tất cả các mục tiêu cá nhân của bạn, hãy biết các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ (các yếu tố thành công và kết quả mong đợi).
- Thực hành tốt nhất là luôn ghi nhớ cả hai loại chỉ số.
Và, nhân tiện, các chỉ số là một cách tuyệt vời để làm cho bất kỳ mục tiêu nào trở nên cụ thể hơn.
Bài tập 2. Hiểu rõ Sức mạnh của Lý do
Lý do là logic đằng sau các mục tiêu, là lý do tại sao bạn có chúng.
Nhiều mục tiêu thất bại vì các công cụ và phương pháp cần thiết chưa có sẵn. Bạn tăng đáng kể cơ hội đạt được mục tiêu nếu bạn suy nghĩ về những lý do sâu xa đằng sau mục tiêu này. Bạn bắt đầu đặt những câu hỏi đúng đắn từ giai đoạn đầu khi giá của những sai lầm còn thấp.
Dưới đây là bài tập cần thực hiện:
- Hình thành mục tiêu của bạn:
- Suy nghĩ về lý do để có mục tiêu này trong thẻ điểm của bạn
- Suy nghĩ về cách mục tiêu này liên kết với các mục tiêu khác
- Suy nghĩ về các lựa chọn thay thế
- Suy nghĩ về các rủi ro có thể xảy ra và các kế hoạch ứng phó
- Hình thành các phát hiện của bạn trong phần mô tả của mục tiêu
- Lên kế hoạch quay lại hồ sơ của bạn vào lần tới khi bạn xem xét lại các mục tiêu
Bài tập 3. Hiểu về Sơ đồ chiến lược
Một chiến lược được trình bày trực quan trên sơ đồ chiến lược hoạt động hiệu quả hơn nhiều so với kế hoạch chiến lược trên hơn 100 trang.
Trong trường hợp này, bài tập bao gồm việc trải nghiệm sức mạnh của sơ đồ chiến lược:
- Tham khảo hướng dẫn 8 bước để xây dựng một sơ đồ chiến lược.
- Sử dụng công cụ trình hướng dẫn chiến lược miễn phí. Công cụ này sẽ đặt ra cho bạn một số câu hỏi và giúp xây dựng sơ đồ chiến lược của bạn.
Hãy thử vài lần. Nhìn vào các câu hỏi mà phần mềm đặt ra; đây là những câu hỏi bạn cần tự hỏi khi xây dựng sơ đồ chiến lược tiếp theo của mình.
Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ thành thạo 8 bước này và sẽ thấy công cụ trình hướng dẫn hữu ích!
Bài tập 4. Khung Chiến lược dành cho Mục tiêu Chiến lược
Mọi người thường nói, “chúng ta cần suy nghĩ chiến lược.” Điều đó thực sự có nghĩa là gì? Tôi đoán, trong hầu hết các trường hợp, mọi người đề cập đến việc có cái nhìn tổng quan về vấn đề và hiểu được hậu quả lâu dài.
Trong lĩnh vực kinh doanh, sự khác biệt giữa chiến lược và vận hành không rõ ràng. Trước đây, chúng ta có thể nói rằng tất cả các sáng kiến dài hạn đều là chiến lược; giờ đây, không phải lúc nào cũng vậy, vì một số hành động ngắn hạn có thể có tác động chiến lược quan trọng.
Dưới đây là một bài tập:
- Xem bảng so sánh trong bài viết về mục tiêu chiến lược so với mục tiêu vận hành
- Hãy thử sắp xếp các mục tiêu của bạn theo tiêu chí chiến lược/vận hành.
- Bạn có một tập hợp cân bằng các mục tiêu chiến lược/vận hành không? Bạn có ít nhất vài mục tiêu thay đổi cuộc chơi trên thẻ điểm chiến lược của mình không? Có điều gì bị thiếu không?
Bài tập 5. Chiến lược không phải là danh sách những việc cần làm
Hầu hết các nỗ lực đầu tiên để tạo ra một sơ đồ chiến lược trông giống như một danh sách các việc cần làm được phóng đại. Hệ thống giáo dục đào tạo chúng ta lập kế hoạch cẩn thận, tránh sai lầm và vượt qua các bài kiểm tra. Khi nói đến việc thực thi chiến lược, kỹ năng quan trọng mà chúng ta cần là khả năng thực hiện các thí nghiệm có kiểm soát (ví dụ: mắc sai lầm và học hỏi từ đó).
Chiến lược không phải là một kế hoạch cố định, và sơ đồ chiến lược không nên là một danh sách những việc cần làm.
Chiến lược là về việc xây dựng các giả thuyết có căn cứ (mục tiêu kinh doanh) và xác nhận chúng bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất.
Dưới đây là một bài tập dành cho bạn. Xem lại sơ đồ chiến lược của bạn với tư duy “thí nghiệm có kiểm soát”:
- Có thí nghiệm nào chưa được định nghĩa rõ ràng không? Ví dụ, các mục tiêu không có chỉ số để xác nhận chúng?
- Có thí nghiệm nào rõ ràng không cần phải xác nhận không? Ví dụ, các mục tiêu nên được chuyển vào danh sách việc cần làm của bạn hoặc chuyển thành sáng kiến chiến lược.
Trường hợp 2. Lập bản đồ Chiến lược Cá nhân với Thẻ điểm Cân bằng
Tôi nghĩ rằng việc triển khai một phiên bản đầy đủ của khung Thẻ điểm Cân bằng sẽ không có ý nghĩa cho một thẻ điểm chiến lược cá nhân. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể sử dụng một số phần của nó…
Rất có thể, bạn sẽ không sử dụng:
- Chuyển giao chiến lược
Có lẽ, bạn sẽ tìm thấy một số ứng dụng của:
- Tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị
- Chủ đề chiến lược
- Sáng kiến chiến lược
Cuối cùng, bạn sẽ thấy thực sự hữu ích:
- Có một vài chỉ số dẫn dắt và trễ được xác định rõ ràng (xem giải thích ở trên)
- Một cách tiếp cận có kỷ luật đối với việc hoạch định mục tiêu (xem bài tập lý do ở trên)
- Một sơ đồ chiến lược như một biểu đồ trực quan cho chiến lược
- Đánh giá thường xuyên về những thành tựu của bạn
Nếu bạn đang tìm kiếm một lựa chọn thay thế nhẹ nhàng hơn của Thẻ điểm Cân bằng cho chiến lược ở cấp độ cá nhân, thì hãy xem khung OKR.
Trường hợp 3. Chuẩn bị mở rộng quy mô kinh doanh của bạn
Đó là một trường hợp thú vị. Có khả năng cao là công ty khởi nghiệp của bạn chưa gặp phải những vấn đề của các doanh nghiệp lớn:
- Bạn không có các đội ngũ và đơn vị kinh doanh cần sự hướng dẫn nhất quán.
- Bạn không có chiến lược phức tạp với hàng trăm chỉ số hiệu suất.
- Bạn không lên kế hoạch cho nhiều sáng kiến với ngân sách và thời gian cụ thể.
Công ty khởi nghiệp của bạn còn nhỏ, nhưng bạn đã nhận thấy rằng:
- Có nhiều chỉ số thú vị mà bạn muốn theo dõi.
- Có nhiều câu hỏi “tại sao” và “như thế nào” của chiến lược của bạn cần được chia sẻ với đội ngũ của bạn theo một cách nào đó.
- Dù bạn tìm ra cách quản lý mọi thứ hôm nay, bạn hiểu rằng ngày mai, điều này có thể trở thành một vấn đề văn hóa.
Khuyến nghị của tôi trong trường hợp này là tổ chức các cuộc thảo luận chiến lược sớm. Một lần nữa, không phải là chính thức hóa tất cả các quy trình và gán KPIs cho tất cả các điểm kiểm soát (không phải là ý tưởng tồi nếu các chỉ số của bạn được liên kết với giá trị mà bạn tạo ra). Ý tưởng là gieo mầm cho các cuộc thảo luận chiến lược trong tương lai và văn hóa đo lường hiệu suất.
Trường hợp 4. Thẻ điểm nhân viên cá nhân như một phần của Khung chiến lược doanh nghiệp
Trong trường hợp này, các lựa chọn của bạn bị chi phối bởi mô tả chiến lược và truyền thống thảo luận trong tổ chức của bạn, cùng với khung GRC và/hoặc thực thi chiến lược hiện đang sử dụng. Hãy xem bài viết này để hiểu tổ chức của bạn đang ở đâu về mặt chuyển giao chiến lược.
Lý tưởng nhất, bạn cần có:
- Truy cập vào các mục tiêu cấp cao hơn mà bạn có thể đóng góp (hãy tham khảo bài viết này nếu sếp của bạn không muốn làm điều này).
- Một kênh giao tiếp hai chiều để bạn có thể nhận phản hồi từ người quản lý của mình và cho họ biết về một cách tiếp cận tốt hơn đối với một số thách thức.
- Truy cập vào bức tranh lớn của chiến lược để bạn có thể hiểu được các ưu tiên của tổ chức.
Trong trường hợp này, việc có một hiểu biết chung về cách Khung Thẻ điểm cân bằng so sánh với các công cụ lập kế hoạch chiến lược khác như SWOT, PESTEL, OKR là một ý tưởng tốt.
Tự động hóa phần mềm cho Thẻ điểm cá nhân
Tôi cho rằng bạn mới bắt đầu với kế hoạch chiến lược và chưa cần/không có ngân sách cho các công cụ chuyên nghiệp. Dưới đây là các khuyến nghị của tôi cho trường hợp này.
- Nếu bạn muốn học về khái niệm Thẻ điểm cân bằng – sử dụng Trình hướng dẫn Chiến lược, và đăng ký kế hoạch miễn phí của BSC Designer Online
- Nếu bạn đang xây dựng một nguyên mẫu của thẻ điểm KPI – sử dụng Excel (bạn có thể tìm thấy một số bài học video ở đây) hoặc phần mềm miễn phí BSC Designer Light cho Windows
- Nếu bạn đang thử nghiệm khái niệm Thẻ điểm cân bằng và có kế hoạch mở rộng trong tương lai – bắt đầu với kế hoạch miễn phí của BSC Designer Online
Trong trường hợp 4 (làm việc trên thẻ điểm nhân viên của bạn), lựa chọn của bạn phụ thuộc nhiều vào phần mềm được sử dụng trong tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, bảng tính Excel có thể được sử dụng để nhập/xuất dữ liệu.
Sử dụng trong năng suất cá nhân
Tìm hiểu cách nền tảng BSC Designer và khung Thẻ điểm cân bằng giúp cải thiện năng suất cá nhân.
Bạn có thêm trường hợp nào không?
Sẽ rất tuyệt nếu được nghe câu chuyện của bạn về việc tạo ra một thẻ điểm cá nhân. Hãy thoải mái chia sẻ trong phần bình luận.
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm về thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông hỗ trợ các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển đổi chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Khung vẽ thực thi chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.