Khi chiến lược đạt đến một mức độ phức tạp nhất định, không còn bền vững để quản lý nó bằng phần mềm bảng tính và trình chiếu.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phác thảo một chương trình thay đổi cho tự động hóa chiến lược.
- Chúng tôi sẽ sử dụng sáu khía cạnh thay đổi khác nhau để phân tích trạng thái quá khứ – phương pháp tiếp cận tùy cơ ứng biến đối với chiến lược và
- Chúng tôi sẽ xây dựng một trạng thái tương lai nơi chiến lược được tự động hóa bằng phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên dụng
Các khía cạnh thay đổi:
- Khía cạnh 1. Chỉ số hiệu suất
- Khía cạnh 2. Sơ đồ chiến lược
- Khía cạnh 3. Khung và mẫu kinh doanh
- Khía cạnh 4. Liên kết chiến lược
- Khía cạnh 5. Báo cáo
- Khía cạnh 6. Làm việc nhóm
- Tải xuống slide
- Video tutorial
Khía cạnh 1. Chỉ số Hiệu suất
Bảng tính hoạt động tốt ở giai đoạn nguyên mẫu, nhưng việc duy trì các thẻ điểm như vậy trở nên thách thức hơn khi quy mô và độ phức tạp của chiến lược tăng lên.
- Một lỗi nhỏ trong công thức có thể dẫn đến tính toán bị sai.
- Do khó khăn trong việc bảo trì, các chiến lược dựa trên bảng tính thông thường bị giới hạn ở 2-3 cấp độ mục tiêu.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng làm cho việc lập kế hoạch chiến lược có tổ chức hơn ngay từ đầu:
- Người dùng có thể thêm chỉ số mới mà không có nguy cơ làm hỏng thẻ điểm, và tất cả các tính toán được quản lý bởi công cụ.
- Phần mềm chuyên dụng hỗ trợ phân rã chiến lược không giới hạn.
Hơn nữa, phần mềm đa dụng thiếu nhận thức về loại dữ liệu bạn đang quản lý.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng hiểu quy trình và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu:
- Nó theo dõi các KPI theo các khoảng thời gian cập nhật đã định.
- Nó quản lý trọng số và chuẩn hóa dữ liệu để làm cho các chỉ số có thể so sánh được.
- Nó biết cách theo dõi tác động của cả chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ.
- Nó tính toán dữ liệu tổng hợp dựa trên cài đặt nhóm chỉ số và kế thừa.
- Nó giúp duy trì bộ chỉ số hiệu suất đồng bộ với mẫu đánh giá đã thiết lập.
Chiến lược Chuyển đổi Số. Khía cạnh 2. Sơ đồ chiến lược
Sơ đồ chiến lược là một điểm khó khăn khác…
Một sơ đồ được tạo ra trong phần mềm trình bày là một hình ảnh tĩnh khó cập nhật với những thông tin mới và thiếu dữ liệu mới nhất. Vì lý do này, nó đóng góp ít giá trị cho các cuộc thảo luận hoặc trình bày chiến lược.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng như BSC Designer sử dụng dữ liệu từ thẻ điểm của bạn để tự động tạo ra một sơ đồ chiến lược:
- Không cần phải vẽ thủ công,
- Luôn được cập nhật mới nhất.
- Hiển thị hình ảnh chi tiết của chiến lược, bao gồm mục tiêu, rủi ro, chỉ số và sáng kiến.
Thẻ điểm cân bằng cho HR. Điều này thay đổi vai trò của sơ đồ chiến lược:
- Được sử dụng tích cực hơn cho các cuộc thảo luận và trình bày chiến lược.
- Chi tiết hỗ trợ chỉ cách vài cú nhấp chuột, và
- Các thành viên trong đội ngũ có thể thêm ý kiến trực tiếp vào sơ đồ chiến lược trong các phiên động não.
Khía cạnh 3. Khung và Mẫu Kinh doanh
Trong hoạch định chiến lược, chúng tôi kết hợp các công cụ kinh doanh khác nhau để có cái nhìn chi tiết về môi trường hoạt động.
Chẳng hạn, chúng tôi sử dụng phân tích Năm Lực lượng để hiểu rõ hơn về cảnh quan cạnh tranh, PESTEL để đánh giá các yếu tố bên ngoài, hoặc Ma trận Ansoff để lập kế hoạch chiến lược tăng trưởng.
Rất dễ tìm thấy một số mẫu hấp dẫn về mặt hình ảnh cho các khung kinh doanh này trên Internet. Vấn đề là chúng vẫn còn rời rạc với nhau và không kết nối với chiến lược tổng thể.
Để thực thi chiến lược hiệu quả, khung kinh doanh và các thẻ điểm chiến lược nên có sẵn trong không gian làm việc chiến lược chung.
Với BSC Designer, bạn có quyền truy cập vào các công cụ kinh doanh phổ biến nhất ngay trong phần mềm.
- Đội ngũ của bạn có thể tổ chức các mẫu này trong không gian làm việc chiến lược của họ và liên kết các hiểu biết được tạo ra bởi các khung trực tiếp với chiến lược.
- Chúng tôi cũng có các mẫu cho một số thẻ điểm chiến lược và chức năng phổ biến, chẳng hạn như an ninh mạng, chuỗi cung ứng, quản lý tài năng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tập trung vào những thách thức mới.
Khía cạnh 4. Liên kết chiến lược
Liên kết chiến lược có lẽ là thách thức quan trọng nhất đối với phần mềm bảng tính.
Nó được giải quyết ở mức độ thấp khi chúng ta liên kết mục tiêu với KPIs và sáng kiến, nhưng khi nói đến việc liên kết các thẻ điểm chiến lược, thẻ điểm chức năng, thông tin chi tiết từ các khung, kịch bản, chiến lược tăng trưởng thay thế… các công cụ mục đích chung thất bại.
Với BSC Designer, liên kết trở nên dễ dàng…
- Ở mức độ thấp, các mục tiêu, KPIs, rủi ro và sáng kiến được liên kết theo thiết kế bên trong thẻ điểm.
- Ở mức độ cao, các thẻ điểm có thể được liên kết với nhau qua các khía cạnh, mục tiêu đã chuẩn hóa, hoặc đơn giản chỉ bằng một ngữ cảnh chung.
Tổng hợp lại, những thẻ điểm chiến lược và chức năng đó tạo ra một nguồn sự thật duy nhất về chiến lược.
Khía cạnh 5. Báo cáo
Báo cáo tự động là một lý do khác khiến các công ty chuyển sang phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên biệt.
Phần mềm chuyên biệt cung cấp một mô hình khác cho việc báo cáo.
- Đầu tiên, ý tưởng về báo cáo thay đổi với việc sử dụng công cụ này. Trong nhiều trường hợp, không cần thiết phải tạo các tệp PDF. Thay vào đó, có thể chỉ cần chia sẻ một liên kết tới dữ liệu cần thiết.
- Thứ hai, nếu cần một báo cáo, phần mềm có thể tự động tạo ra với hồ sơ báo cáo do người dùng định nghĩa.
- Thứ ba, phần mềm có thể gửi các báo cáo đó đến các bên liên quan chính theo lịch trình.
Khía cạnh 6. Làm việc nhóm
Cuối cùng, thiếu trách nhiệm là một vấn đề khác đối với phần mềm đa dụng.
Ví dụ, không có cách nào để theo dõi ai đã thực hiện thay đổi và lý do tại sao họ làm điều đó.
Công cụ lập kế hoạch chiến lược chuyên biệt được trang bị tốt hơn cho việc làm việc nhóm liên quan đến chiến lược.
- Có một dấu vết kiểm toán được điều chỉnh cho quy trình công việc chiến lược.
- Quản trị viên có thể cấp quyền “chỉnh sửa” hoặc “xem” cho một nhóm thẻ điểm, thẻ điểm cá nhân, hoặc thậm chí các chỉ số cụ thể.
- Người phụ trách các mục tiêu, KPI và sáng kiến nhận được thông báo tự động.
- Các mục tiêu và dữ liệu lịch sử có thể được khóa để chỉnh sửa, và
- Tất cả dữ liệu mới có thể được thông qua quy trình phê duyệt.
Slides
- Truy cập các slides cho ‘Chương trình Thay đổi cho Tự động hóa Chiến lược’
Video Tutorial
Các chuyên gia nói gì
Chúng tôi đã phỏng vấn một số người thực hành thẻ điểm chiến lược, và trong số các câu hỏi khác, chúng tôi đã hỏi ý kiến của họ về các công cụ tự động hóa. Dưới đây là một số trích dẫn:
Từ cuộc phỏng vấn với James Creelman:
Bắt đầu với các công cụ văn phòng, v.v. Sau khoảng một năm, chuyển sang công cụ tự động hóa thẻ điểm. Tự động hóa cho phép công ty tận dụng tốt nhất thẻ điểm – theo dõi tiến độ và báo cáo, chia sẻ thực hành tốt nhất, v.v.
Từ cuộc phỏng vấn với Jeroen De Flander:
Tôi khuyên bạn nên chọn giải pháp phần mềm tiêu chuẩn và thay đổi quy trình của mình hoặc hoãn việc tự động hóa cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng với quy trình cơ bản.
Từ cuộc phỏng vấn với Dan Montgomery:
Hình ảnh hóa tốt là cần thiết để tạo ra một cái nhìn chiến lược chung giữa các thành viên trong đội ngũ của bạn…
Bạn cần một cơ sở dữ liệu chung của thông tin hợp lệ, với một giao diện người dùng có thể tùy chỉnh để thực sự hữu ích cho từng cá nhân, và công cụ trình bày tốt để hỗ trợ cuộc trò chuyện và ra quyết định.
Bảng tính, theo thiết kế, không làm tốt việc này.
Từ cuộc phỏng vấn với Gavin Lawrie (2GC):
Theo quan điểm của chúng tôi, một Thẻ điểm Cân bằng được thiết kế tốt bao gồm khoảng 20 chỉ số tài chính và phi tài chính, được báo cáo hàng quý. Ý tưởng rằng bạn có thể cần phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ hoạt động này cho một Thẻ điểm Cân bằng đơn lẻ là buồn cười. Quan điểm của chúng tôi là phần mềm chuyên dụng không cần thiết (và đôi khi là xao lãng) để báo cáo một Thẻ điểm Cân bằng đơn lẻ – phần mềm thường đắt so với các lựa chọn thay thế (ví dụ: Excel) và thường không có nhiều chức năng hơn.
Tuy nhiên, nếu bạn phải báo cáo nhiều Thẻ điểm Cân bằng trong một khoảng thời gian (hơn năm là suy nghĩ hiện tại của chúng tôi), giải pháp báo cáo tự động trở nên hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, điều đó thực sự phụ thuộc vào tổ chức của bạn, và không có quy tắc cứng nhắc đáng tin cậy nào mà bạn có thể tuân theo. Điều rõ ràng là, không có giải pháp phần mềm nào (khoảng 100) hiện có sẽ giúp bạn thiết kế một Thẻ điểm Cân bằng – chúng chỉ đơn giản là những công cụ tự động hóa giúp việc báo cáo một thiết kế Thẻ điểm Cân bằng trở nên dễ dàng hơn (bất kể nhà cung cấp có thể nói gì).
Người dùng nói gì
Một số người dùng BSC Designer đã chia sẻ kinh nghiệm của họ liên quan đến việc chuyển từ các thẻ điểm được tạo trong phần mềm bảng tính sang BSC Designer.
Chúng tôi thấy BSC Designer là một công cụ rất tiện lợi và trực quan. Nó nhanh chóng thích ứng với cách bạn thực hiện phân tích thông tin. Nó đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. BSC Designer giúp tránh việc sử dụng và duy trì các bảng Excel tự tạo và tạo ra kết quả chuyên nghiệp. Đọc thêm…
Emmanuel Jaunart, người sáng lập Mielabelo, Bỉ
Chúng tôi có trải nghiệm rất tốt với BSC Designer, vì công cụ này có thể hỗ trợ việc triển khai Thẻ điểm cân bằng trong đơn vị của chúng tôi. Chúng tôi đã thử thiết kế một bảng tính MS Excel nhưng cách tiếp cận này tỏ ra khó khăn hơn dự kiến. Do đó, BSC Designer là một nỗ lực rất đáng hoan nghênh cho phiên bản điện tử của Thẻ điểm cân bằng. Đọc thêm…
Pierre de Montfort, Trường ADA Quân đội Nam Phi, Kimberley, Nam Phi
Tôi đã tìm kiếm một công cụ giúp tôi xây dựng chỉ số tổng thể cho hiệu suất của phòng Chuỗi cung ứng. BSC Designer dường như là công cụ phù hợp – dễ sử dụng và cũng dễ chia sẻ với người khác. Cho đến nay, tôi đã cố gắng chuẩn bị một cái gì đó tương tự trong MS Excel, tuy nhiên, nó quá phức tạp để cập nhật với dữ liệu mới. Tôi sẽ xem liệu BSC Designer của bạn có đáp ứng được tất cả nhu cầu của tôi không. Đọc thêm…
Jiri Kratochvil, Quản lý Dự án Chuỗi cung ứng, PMI, Cộng hòa Séc
Cách chuyển từ thẻ điểm dựa trên Excel sang phần mềm chuyên dụng
Chúng tôi đã thảo luận về ƯU ĐIỂM và NHƯỢC ĐIỂM của việc có một thẻ điểm chiến lược hoặc KPI trong Excel. Hãy thảo luận cách chuyển từ các thẻ điểm như vậy sang thẻ điểm được duy trì trong phần mềm chuyên dụng.
Kết luận
Như bạn có thể thấy, chuyển sang phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên biệt, chẳng hạn như BSC Designer, là một yếu tố thành công quan trọng trong quản lý chiến lược hiệu quả.
- Bài viết đề xuất: mua sắm phần mềm lập kế hoạch chiến lược.
Chúng tôi mời bạn đăng ký gói BSC Designer miễn phí và đưa các ý tưởng đã thảo luận vào thực tiễn. Hãy thoải mái liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.