Làm thế nào để chúng ta có thể tính ROI của việc triển khai phần mềm lập kế hoạch chiến lược và biện minh cho khoản đầu tư này trước ban lãnh đạo cấp cao?
Một câu hỏi thú vị gần đây đã được một khách hàng tiềm năng nêu ra:
Làm thế nào để chúng tôi biện minh cho việc triển khai nền tảng thực thi chiến lược của bạn trước đội ngũ quản lý cấp cao của chúng tôi?
Nếu bạn đang ủng hộ việc tự động hóa hoạt động lập kế hoạch chiến lược trong tổ chức của mình, các dữ kiện và ý tưởng dưới đây có thể giúp củng cố lập luận của bạn.
Điểm khởi đầu: Tiết kiệm tổng thời gian đã được chứng minh bằng thực nghiệm
Tương tự như các nỗ lực chuyển đổi số khác, việc hiểu các cải thiện dự kiến bắt đầu từ việc phân tích tình hình hiện tại và xác định các trung tâm thời gian và chi phí.
Dựa trên khảo sát các khách hàng đã triển khai thí điểm BSC Designer, đây là những gì chúng tôi biết về trạng thái TRƯỚC:
4 giờ mỗi tuần là thời gian trung bình mà một nhà quản lý dành để cập nhật bảng tính “kế hoạch chiến lược”.
Một trạng thái SAU điển hình, theo báo cáo của người dùng thí điểm, là:
Tiết kiệm 70% thời gian so với lập kế hoạch chiến lược dựa trên bảng tính.
Ý tưởng về việc duy trì/cập nhật một bảng tính “kế hoạch chiến lược” có thể khá mơ hồ, nhưng thông thường bao gồm các hoạt động như tạo thẻ điểm, cập nhật các KPI, đính kèm bằng chứng hỗ trợ và lập báo cáo.
Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và loại hình tổ chức, điều này có thể tương đương với việc tiết kiệm từ 25 nghìn đến 100 nghìn USD mỗi năm chỉ riêng cho nỗ lực báo cáo. Chúng tôi cũng cung cấp một máy tính ROI thực thi chiến lược nơi bạn có thể nhập dữ liệu của riêng mình để ước tính mức tiết kiệm tiềm năng.
Một phần đáng kể của khoản đầu tư là thời gian cần thiết để làm chủ phần mềm. Trong trường hợp của BSC Designer, người dùng thí điểm báo cáo khoảng 15 giờ trung bình, bao gồm việc thử nghiệm phần mềm, video đào tạo và các buổi đào tạo trực tiếp.
Liệu các chuẩn tham chiếu tương tự có áp dụng cho tổ chức của bạn không?
Chúng tôi nhận thấy rằng yếu tố khác biệt quan trọng nhất là mức độ trưởng thành trong kỷ luật lập kế hoạch chiến lược của tổ chức. Các tổ chức có quy trình làm việc đã được thiết lập và kiến trúc chiến lược rõ ràng sẽ cần ít thời gian hơn để áp dụng công nghệ mới. Theo nghĩa này, một tự kiểm toán chiến lược là một điểm khởi đầu tốt.
Đánh giá chuẩn chi phí lập kế hoạch
Để bổ sung một đánh giá chuẩn khác và xác thực các ước tính thực nghiệm từ một góc nhìn khác, chúng ta có thể xem xét vấn đề rộng hơn của tự động hóa lập kế hoạch.
Theo APQC, như được CFO.com1 đưa tin, các tổ chức chi khoảng 0,1% doanh thu cho lập kế hoạch và kế toán quản trị. Mặc dù danh mục này khá rộng, nó cung cấp một ước tính sơ bộ về tổng chi phí của lập ngân sách, dự báo, báo cáo quản trị, phân tích chênh lệch và các hoạt động khác thuộc phạm vi lập kế hoạch chiến lược.
Một ước tính khác đến từ một khảo sát của McKinsey2. Các quản lý cho biết họ dành gần một nửa thời gian làm việc cho các công việc không mang tính quản lý, bao gồm công việc hành chính, công việc liên quan đến chiến lược và quản lý nhân tài và con người. Việc quản lý bảng tính thường xuất hiện trong tất cả các mảng này để theo dõi mục tiêu, duy trì các KPI, đính kèm bằng chứng hoặc tính toán các khoản khuyến khích.
Tỷ lệ lỗi và rủi ro không nhất quán dữ liệu
Nếu các ước tính tiết kiệm thời gian chưa đủ thuyết phục, một khía cạnh khác là đánh giá các rủi ro của việc quản lý chiến lược trong bảng tính.
Bài viết “Errors in Operational Spreadsheets”3 báo cáo rằng 94% bảng tính có chứa lỗi.
Các ước tính tương tự từ 86% đến 100% xuất hiện trong “Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do.”4
Trong hoạch định chiến lược, các vấn đề về tính nhất quán dữ liệu dẫn đến:
- Lỗi trong tính toán
- Lỗi trong cấu trúc dữ liệu
- Lỗi trong bằng chứng được tải lên
Những vấn đề này chuyển thành thời gian làm lại bổ sung, vốn đã được phản ánh trong các ước tính thời gian ở trên.
Ít hữu hình hơn, nhưng thường quan trọng hơn, là rủi ro không có dữ liệu hoặc bằng chứng cần thiết khi cần cho các cuộc thảo luận quản lý hoặc kiểm toán, hoặc đưa ra quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác.
Kết hợp các yếu tố ROI
ROI của phần mềm lập kế hoạch chiến lược đến từ ba nguồn chính:
- Đầu tiên, tiết kiệm thời gian có thể đo lường được trong việc duy trì các thẻ điểm, các KPI và các báo cáo. Ngay cả các ước tính thận trọng cũng đủ để biện minh cho khoản đầu tư trong năm đầu tiên.
- Thứ hai, giảm rủi ro sai sót và cải thiện tính nhất quán của dữ liệu.
- Thứ ba, cải thiện kỷ luật chiến lược. Kiến trúc chiến lược rõ ràng, phân công phụ trách minh bạch, theo dõi dựa trên bằng chứng và liên kết tốt hơn giữa các đội ngũ tạo ra giá trị dài hạn khó định lượng hơn nhưng mang tính then chốt cho việc triển khai.
Kết luận
Để đánh giá ROI trong tổ chức của bạn, hãy thực hiện các bước sau.
- Ước tính chi phí hiện tại của bạn cho việc lập kế hoạch chiến lược dựa trên bảng tính. Bạn có thể sử dụng máy tính ROI của chúng tôi.
- Chạy thử nghiệm thí điểm bằng một bảng tính lập kế hoạch chiến lược đại diện.
- Đo lường các chỉ số thời gian TRƯỚC và SAU.
- Tính toán khoản tiết kiệm dựa trên dữ liệu thực tế của bạn và so sánh với chi phí phần mềm và đào tạo.
- Hợp tác của đội ngũ tài chính giúp giảm chi phí quy trình: Chỉ số của tháng, Perry D. Wiggins, CFO, 2024 ↩
- Hãy ngừng lãng phí nguồn lực quý giá nhất của bạn: Các quản lý cấp trung, 2023, McKinsey ↩
- Errors in Operational Spreadsheet, Powell, Baker, Lawson. Journal of Organizational and End User Computing, 2009 ↩
- Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Dr. Raymond R. Panko, 2000, University of Hawaii ↩
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.