Khi chiến lược đạt đến một mức độ phức tạp nhất định, không còn bền vững để quản lý nó bằng phần mềm bảng tính và trình chiếu.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phác thảo một chương trình thay đổi cho tự động hóa chiến lược.
- Chúng tôi sẽ sử dụng sáu khía cạnh thay đổi khác nhau để phân tích trạng thái quá khứ – phương pháp tiếp cận tùy cơ ứng biến đối với chiến lược và
- Chúng tôi sẽ xây dựng một trạng thái tương lai nơi chiến lược được tự động hóa bằng phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên dụng
Các khía cạnh thay đổi:
- Khía cạnh 1. Chỉ số hiệu suất
- Khía cạnh 2. Sơ đồ chiến lược
- Khía cạnh 3. Khung và mẫu kinh doanh
- Khía cạnh 4. Liên kết chiến lược
- Khía cạnh 5. Báo cáo
- Khía cạnh 6. Làm việc nhóm
- Tải xuống slide
- Video tutorial
Khía cạnh 1. Các chỉ số hiệu suất
Bảng tính hoạt động tốt ở giai đoạn tạo mẫu, nhưng việc duy trì các thẻ điểm như vậy trở nên thách thức hơn khi quy mô và mức độ phức tạp của chiến lược tăng lên.
- Một lỗi nhỏ trong công thức có thể dẫn đến tính toán bị sai.
- Do khó khăn trong bảo trì, các chiến lược dựa trên bảng tính điển hình bị giới hạn ở 2-3 cấp mục tiêu.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng giúp việc lập kế hoạch chiến lược được tổ chức tốt hơn ngay từ đầu:
- Người dùng có thể thêm các chỉ số mới mà không có nguy cơ làm hỏng thẻ điểm, và tất cả các phép tính đều được công cụ quản lý.
- Phần mềm chuyên dụng hỗ trợ phân rã chiến lược không giới hạn.
Một trong những thay đổi đầu tiên khi vượt ra ngoài Excel là thay thế một danh sách KPI phẳng bằng một mô hình có cấu trúc. Trong BSC Designer, các mục tiêu và KPI có thể được tổ chức theo cấu trúc phân cấp, với cơ chế tổng hợp hiệu suất, các liên kết chéo, dữ liệu hỗ trợ và các phân loại bổ sung.
Hơn nữa, phần mềm mục đích chung thiếu nhận thức về loại dữ liệu mà bạn đang quản lý.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng hiểu quy trình và đảm bảo tính nhất quán dữ liệu:
- Nó theo dõi các KPI theo các khoảng thời gian cập nhật đã được xác định.
- Nó quản lý trọng số và chuẩn hóa dữ liệu để làm cho các chỉ số có thể so sánh được.
- Nó biết cách theo dõi tác động của cả chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ.
- Nó tính toán dữ liệu tổng hợp dựa trên việc nhóm chỉ số và các thiết lập kế thừa.
- Nó giúp duy trì bộ thước đo hiệu suất đồng bộ với mẫu đánh giá đã được thiết lập.
Chiến lược chuyển đổi số. Khía cạnh 2. Sơ đồ chiến lược
Sơ đồ chiến lược là một điểm đau khác…
Một sơ đồ bản đồ được tạo trong phần mềm trình chiếu là một hình ảnh tĩnh khó cập nhật với những hiểu biết mới và thiếu dữ liệu cập nhật. Vì lý do này, nó đóng góp rất ít giá trị cho các cuộc thảo luận hoặc thuyết trình về chiến lược.
Ngược lại, phần mềm chuyên dụng như BSC Designer sử dụng dữ liệu từ thẻ điểm của bạn để tự động tạo sơ đồ chiến lược:
- Không cần vẽ thủ công,
- Nó luôn được cập nhật.
- Nó hiển thị một hình ảnh chi tiết về chiến lược, bao gồm các mục tiêu, rủi ro, chỉ số và sáng kiến.
Thẻ điểm cân bằng cho Nhân sự. Điều này thay đổi vai trò của sơ đồ chiến lược:
- Nó được sử dụng chủ động hơn cho các cuộc thảo luận chiến lược và thuyết trình.
- Các chi tiết hỗ trợ chỉ cách vài cú nhấp chuột, và
- Các thành viên trong đội ngũ có thể thêm những hiểu biết của họ trực tiếp vào sơ đồ chiến lược trong các phiên động não.
Khía cạnh 3. Khung và Mẫu Kinh doanh
Trong hoạch định chiến lược, chúng tôi kết hợp các công cụ kinh doanh khác nhau để có cái nhìn chi tiết về môi trường hoạt động.
Chẳng hạn, chúng tôi sử dụng phân tích Năm Lực lượng để hiểu rõ hơn về cảnh quan cạnh tranh, PESTEL để đánh giá các yếu tố bên ngoài, hoặc Ma trận Ansoff để lập kế hoạch chiến lược tăng trưởng.
Rất dễ tìm thấy một số mẫu hấp dẫn về mặt hình ảnh cho các khung kinh doanh này trên Internet. Vấn đề là chúng vẫn còn rời rạc với nhau và không kết nối với chiến lược tổng thể.
Để thực thi chiến lược hiệu quả, khung kinh doanh và các thẻ điểm chiến lược nên có sẵn trong không gian làm việc chiến lược chung.
Với BSC Designer, bạn có quyền truy cập vào các công cụ kinh doanh phổ biến nhất ngay trong phần mềm.
- Đội ngũ của bạn có thể tổ chức các mẫu này trong không gian làm việc chiến lược của họ và liên kết các hiểu biết được tạo ra bởi các khung trực tiếp với chiến lược.
- Chúng tôi cũng có các mẫu cho một số thẻ điểm chiến lược và chức năng phổ biến, chẳng hạn như an ninh mạng, chuỗi cung ứng, quản lý tài năng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tập trung vào những thách thức mới.
Khía cạnh 4. Liên kết chiến lược
Liên kết chiến lược có lẽ là thách thức quan trọng nhất đối với phần mềm bảng tính.
Nó được giải quyết ở mức độ thấp khi chúng ta liên kết mục tiêu với KPIs và sáng kiến, nhưng khi nói đến việc liên kết các thẻ điểm chiến lược, thẻ điểm chức năng, thông tin chi tiết từ các khung, kịch bản, chiến lược tăng trưởng thay thế… các công cụ mục đích chung thất bại.
Với BSC Designer, liên kết trở nên dễ dàng…
- Ở mức độ thấp, các mục tiêu, KPIs, rủi ro và sáng kiến được liên kết theo thiết kế bên trong thẻ điểm.
- Ở mức độ cao, các thẻ điểm có thể được liên kết với nhau qua các khía cạnh, mục tiêu đã chuẩn hóa, hoặc đơn giản chỉ bằng một ngữ cảnh chung.
Tổng hợp lại, những thẻ điểm chiến lược và chức năng đó tạo ra một nguồn sự thật duy nhất về chiến lược.
Khía cạnh 5. Báo cáo
Báo cáo tự động là một lý do khác khiến các công ty chuyển sang phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên biệt.
Phần mềm chuyên biệt cung cấp một mô hình khác cho việc báo cáo.
- Đầu tiên, ý tưởng về báo cáo thay đổi với việc sử dụng công cụ này. Trong nhiều trường hợp, không cần thiết phải tạo các tệp PDF. Thay vào đó, có thể chỉ cần chia sẻ một liên kết tới dữ liệu cần thiết.
- Thứ hai, nếu cần một báo cáo, phần mềm có thể tự động tạo ra với hồ sơ báo cáo do người dùng định nghĩa.
- Thứ ba, phần mềm có thể gửi các báo cáo đó đến các bên liên quan chính theo lịch trình.
Khía cạnh 6. Làm việc nhóm
Cuối cùng, thiếu trách nhiệm là một vấn đề khác đối với phần mềm đa dụng.
Ví dụ, không có cách nào để theo dõi ai đã thực hiện thay đổi và lý do tại sao họ làm điều đó.
Công cụ lập kế hoạch chiến lược chuyên biệt được trang bị tốt hơn cho việc làm việc nhóm liên quan đến chiến lược.
- Có một dấu vết kiểm toán được điều chỉnh cho quy trình công việc chiến lược.
- Quản trị viên có thể cấp quyền “chỉnh sửa” hoặc “xem” cho một nhóm thẻ điểm, thẻ điểm cá nhân, hoặc thậm chí các chỉ số cụ thể.
- Người phụ trách các mục tiêu, KPI và sáng kiến nhận được thông báo tự động.
- Các mục tiêu và dữ liệu lịch sử có thể được khóa để chỉnh sửa, và
- Tất cả dữ liệu mới có thể được thông qua quy trình phê duyệt.
Trang trình bày
- Truy cập trang trình bày cho ‘Chương trình thay đổi cho tự động hóa chiến lược’
Các chuyên gia nói gì
Chúng tôi đã phỏng vấn một số người thực hành thẻ điểm chiến lược, và trong số các câu hỏi khác, chúng tôi đã hỏi ý kiến của họ về các công cụ tự động hóa. Dưới đây là một số trích dẫn:
Từ cuộc phỏng vấn với James Creelman:
Bắt đầu với các công cụ văn phòng, v.v. Sau khoảng một năm, chuyển sang công cụ tự động hóa thẻ điểm. Tự động hóa cho phép công ty tận dụng tốt nhất thẻ điểm – theo dõi tiến độ và báo cáo, chia sẻ thực hành tốt nhất, v.v.
Từ cuộc phỏng vấn với Jeroen De Flander:
Tôi khuyên bạn nên chọn giải pháp phần mềm tiêu chuẩn và thay đổi quy trình của mình hoặc hoãn việc tự động hóa cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng với quy trình cơ bản.
Từ cuộc phỏng vấn với Dan Montgomery:
Hình ảnh hóa tốt là cần thiết để tạo ra một cái nhìn chiến lược chung giữa các thành viên trong đội ngũ của bạn…
Bạn cần một cơ sở dữ liệu chung của thông tin hợp lệ, với một giao diện người dùng có thể tùy chỉnh để thực sự hữu ích cho từng cá nhân, và công cụ trình bày tốt để hỗ trợ cuộc trò chuyện và ra quyết định.
Bảng tính, theo thiết kế, không làm tốt việc này.
Từ cuộc phỏng vấn với Gavin Lawrie (2GC):
Theo quan điểm của chúng tôi, một Thẻ điểm Cân bằng được thiết kế tốt bao gồm khoảng 20 chỉ số tài chính và phi tài chính, được báo cáo hàng quý. Ý tưởng rằng bạn có thể cần phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ hoạt động này cho một Thẻ điểm Cân bằng đơn lẻ là buồn cười. Quan điểm của chúng tôi là phần mềm chuyên dụng không cần thiết (và đôi khi là xao lãng) để báo cáo một Thẻ điểm Cân bằng đơn lẻ – phần mềm thường đắt so với các lựa chọn thay thế (ví dụ: Excel) và thường không có nhiều chức năng hơn.
Tuy nhiên, nếu bạn phải báo cáo nhiều Thẻ điểm Cân bằng trong một khoảng thời gian (hơn năm là suy nghĩ hiện tại của chúng tôi), giải pháp báo cáo tự động trở nên hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, điều đó thực sự phụ thuộc vào tổ chức của bạn, và không có quy tắc cứng nhắc đáng tin cậy nào mà bạn có thể tuân theo. Điều rõ ràng là, không có giải pháp phần mềm nào (khoảng 100) hiện có sẽ giúp bạn thiết kế một Thẻ điểm Cân bằng – chúng chỉ đơn giản là những công cụ tự động hóa giúp việc báo cáo một thiết kế Thẻ điểm Cân bằng trở nên dễ dàng hơn (bất kể nhà cung cấp có thể nói gì).
Người dùng nói gì
Một số người dùng của BSC Designer đã chia sẻ trải nghiệm của họ liên quan đến việc chuyển từ các thẻ điểm được tạo trong phần mềm bảng tính sang BSC Designer.
Chúng tôi nhận thấy BSC Designer là một công cụ rất tiện dụng và trực quan. Công cụ này nhanh chóng thích ứng với cách bạn thực hiện phân tích thông tin. Nó đơn giản, nhanh và hiệu quả. BSC Designer giúp tránh việc sử dụng và duy trì các bảng Excel tự tạo và tạo ra các kết quả chuyên nghiệp. Đọc thêm…
Emmanuel Jaunart, nhà sáng lập Mielabelo, Bỉ
Chúng tôi có trải nghiệm rất tốt với BSC Designer, vì công cụ này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai Thẻ điểm cân bằng trong đơn vị của chúng tôi. Chúng tôi đã cố gắng thiết kế một bảng tính MS Excel nhưng cách tiếp cận này tỏ ra khó khăn hơn dự kiến. Vì vậy, BSC Designer là một nỗ lực rất đáng hoan nghênh cho một phiên bản điện tử của Thẻ điểm cân bằng. Đọc thêm…
Pierre de Montfort, Trường ADA của Quân đội SA, Kimberley, Nam Phi
Tôi đã tìm kiếm một công cụ có thể giúp tôi xây dựng một chỉ số tổng thể cho hiệu suất của bộ phận Chuỗi cung ứng. BSC Designer có vẻ là công cụ phù hợp – dễ sử dụng và cũng dễ chia sẻ với người khác. Cho đến nay, tôi đã cố gắng chuẩn bị một thứ tương tự trong MS Excel, tuy nhiên việc cập nhật với dữ liệu mới lại quá phức tạp. Tôi sẽ xem BSC Designer của bạn có đáp ứng tất cả nhu cầu của tôi hay không. Đọc thêm…
Jiri Kratochvil, Quản lý Dự án Chuỗi cung ứng, PMI, Cộng hòa Séc
Cách chuyển từ thẻ điểm dựa trên Excel sang phần mềm chuyên dụng
Chúng tôi đã thảo luận về ưu và nhược điểm của việc có một thẻ điểm chiến lược hoặc KPI trong Excel. Hãy cùng thảo luận cách chuyển từ các thẻ điểm như vậy sang thẻ điểm được duy trì trong một phần mềm chuyên dụng.
Để xem quy trình chuyển đổi đầy đủ, hãy xem cách chuyển chiến lược hiện có của bạn sang BSC Designer.
Kết luận
Như bạn có thể thấy, việc chuyển sang phần mềm lập kế hoạch chiến lược chuyên dụng, chẳng hạn như BSC Designer, là một yếu tố thành công then chốt trong quản lý chiến lược hiệu quả. Để hỗ trợ quá trình lựa chọn, chúng tôi cũng khuyến nghị xem xét so sánh phần mềm chiến lược của chúng tôi để hiểu rõ hơn cách các công cụ khác nhau hỗ trợ thực thi chiến lược, liên kết, báo cáo và làm việc nhóm.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược và quản trị hiệu suất, kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến và rủi ro giữa các nhóm. Phần mềm hỗ trợ Thẻ điểm cân bằng và các khung quản trị khác, giúp các tổ chức chuyển từ bảng tính sang một kiến trúc chiến lược được kết nối. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi cung cấp một phương pháp luận thực tiễn, trong khi xây dựng năng lực thực thi chiến lược giúp các nhóm phát triển các kỹ năng và thực hành cần thiết để thực thi.