Đưa ra quyết định bao gồm nhiều bước, từ phân tích tình huống đến việc xây dựng một kế hoạch hành động. Hãy xem một quyết định dựa trên dữ liệu khác biệt như thế nào so với việc chỉ làm cho mọi thứ xảy ra.
Các chủ đề chính của bài viết:
- Tại sao chúng ta cần các quyết định dựa trên dữ liệu?
- Các tính năng chính của quyết định dựa trên dữ liệu
- Các lựa chọn thay thế: Quản lý dựa trên KPI, Dữ liệu lớn
- Ví dụ: quyết định dựa trên dữ liệu so với quyết định không có dữ liệu
Tại sao chúng ta cần các quyết định dựa trên dữ liệu?
Một từ để trả lời là sự phức tạp. Bất kỳ quyết định nào chúng ta đưa ra đều dựa trên dữ liệu. Bạn quyết định băng qua đường và, một cách trực giác, bạn thu thập rất nhiều dữ liệu: giao thông, điều kiện thời tiết, dữ liệu về hành vi của những người đi bộ khác.
Trong bối cảnh kinh doanh, chúng ta cũng có thể đưa ra quyết định bằng cách trực giác theo bản năng, nhưng sự phức tạp của chúng rất cao, vì vậy cách tiếp cận tự nhiên này sẽ không đưa chúng ta đi xa. Tại một giai đoạn nhất định, chúng ta cần chuyển sang ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các tính năng chính của quyết định dựa trên dữ liệu
Quyết định dựa trên dữ liệu (còn được biết đến với viết tắt DDDM) là một thực hành thu thập và phân tích dữ liệu liên quan để hỗ trợ các quyết định.
Không có sự đồng thuận về một quy trình cụ thể để tuân theo. Trong khi nhiều tác giả tiếp cận DDDM từ phía dữ liệu, tôi muốn chỉ ra cách quyết định dựa trên dữ liệu phù hợp với các ý tưởng của lập kế hoạch chiến lược.
Dưới đây là các tính năng chính của một phương pháp tiếp cận có kỷ luật, dựa trên dữ liệu cho việc ra quyết định:
- Theo dõi KPIs. Sử dụng Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs) phù hợp với chiến lược; cẩn thận với các chỉ số ảo và các chỉ số đơn giản.
- Ghi lại lý do. Viết ra những gì đã dẫn bạn đến quyết định này, lý do cho quyết định.
- Học hỏi từ sai lầm. Phân tích kết quả của các quyết định tốt và xấu, tạo ra các vòng lặp học hỏi và cải thiện.
Dưới đây, chúng tôi thảo luận về ý nghĩa thực tế của các tính năng này.
Các lựa chọn thay thế cho quyết định dựa trên dữ liệu
Hãy thảo luận về một số lựa chọn thay thế cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Quản lý dựa trên KPI
Thuật ngữ “Quản lý dựa trên KPI” thường đề cập đến việc xây dựng một hệ thống phân cấp các KPI và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên xu hướng của các KPI.
- Về cơ bản, chúng ta đang nói về một thẻ điểm KPI. Trong tay người tài giỏi, nó sẽ được liên kết với ngữ cảnh kinh doanh và dẫn dắt tổ chức đến những mục tiêu đúng đắn.
Đôi khi, thuật ngữ này được sử dụng một cách mỉa mai để mô tả thiên kiến của đội ngũ quản lý tập trung vào việc đo lường hiệu suất hơn là tạo ra giá trị kinh doanh thực sự.
Dữ liệu lớn
Khi thảo luận về quyết định dựa trên dữ liệu, chúng ta giả định rằng dữ liệu đã có sẵn. Ngược lại, với các sáng kiến dữ liệu lớn, chúng ta đang tập trung vào việc trích xuất thông tin từ khối lượng lớn dữ liệu phức tạp.
Khi được thu thập, phân tích và báo cáo đúng cách, dữ liệu lớn sẽ là nguồn cho một quyết định dựa trên dữ liệu.
Quyết định dựa trên Dữ liệu so với Quyết định không dựa trên Dữ liệu
Tôi đã so sánh các bước của quy trình ra quyết định điển hình không dựa trên dữ liệu (chúng ta hãy gọi nó là “làm cho mọi thứ xảy ra”) với quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
1. Hiểu ngữ cảnh kinh doanh
| “Biến ý tưởng thành hiện thực” | Ra quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Chúng ta có một ý tưởng tuyệt vời – hãy thực hiện nó! | Không chỉ là ra một quyết định, mà là hiểu ngữ cảnh, ưu tiên và tìm ra mối liên hệ nhân-quả. Hãy xem một sơ đồ chiến lược trước. |
Lý tưởng nhất, việc ra quyết định nên là một phần chiến thuật của quy trình lập kế hoạch chiến lược có tổ chức.
Những quyết định tốt phù hợp với tầm nhìn chung của tổ chức được trình bày trên một sơ đồ chiến lược.
2. Xác định các KPI
| “Làm cho mọi thứ xảy ra” | Quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Ý tưởng trông thú vị! Hãy tìm một số KPI trên Internet cho nó. | Chúng tôi muốn đưa ra quyết định cụ thể và rõ ràng hơn với các KPI. Chúng tôi thiết kế các KPI thiết kế riêng. Đây là những câu hỏi chúng tôi đặt ra:
|
KPI là điểm đau đầu của bất kỳ hệ thống quản lý hiệu suất nào. Một số người thích làm việc mà không có KPI, trong khi một số thích sử dụng KPI từ danh sách dài các chỉ số tìm thấy trên Internet. Theo tôi, có lý khi đầu tư thời gian vào tìm kiếm các chỉ số hiệu suất đặc biệt cho những thách thức kinh doanh của bạn.
3. Hình dung
| “Biến ý tưởng thành hiện thực” | Quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Hãy tạo một số bảng! | Thật dễ dàng để nắm bắt xu hướng và sự bất thường khi chúng ta có dữ liệu trên một bảng. Hãy đặt dữ liệu hiệu suất cho các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ trên cùng một biểu đồ. |
Không có vấn đề gì khi thiết kế một bảng ấn tượng với bất kỳ công cụ phần mềm nào. Vấn đề là làm cho thông tin này đủ ngữ cảnh để tạo ra sự khác biệt cho những người ra quyết định.
- Tôi chắc chắn bạn biết những trường hợp khi các bảng đẹp mắt được sử dụng cho các báo cáo hàng quý, nhưng các quyết định thực sự được đưa ra bằng hàng đống bảng tính tùy chỉnh.
Theo nghĩa này, phần mềm thực hiện chiến lược (ở đây chúng ta đã nói về sự khác biệt giữa bảng và Thẻ điểm cân bằng) đưa dữ liệu của bạn tiến một bước gần hơn đến các thách thức chiến lược.
4. Kế hoạch Hành động
| “Biến kế hoạch thành hiện thực” | Ra quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Chúng tôi có một kế hoạch và chúng tôi có một ngân sách! | Chúng tôi xây dựng một kế hoạch hành động dựa trên sự hiểu biết hiện tại của chúng tôi về tình hình. Chúng tôi mô tả:
|
Ngân sách là một phần quan trọng của bất kỳ kế hoạch hành động nào, nhưng việc xây dựng tất cả các chi tiết đứng sau quyết định còn quan trọng hơn. Cách tiếp cận này giúp dễ dàng đưa các thành viên mới vào nhóm, chuyển giao quyết định trong toàn tổ chức và phân tích kết quả (xem bước 7).
5. Ưu tiên quyết định
| “Làm cho mọi thứ xảy ra” | Ra quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Dừng làm những gì bạn đang làm và chuyển sang một ý tưởng mới. | Chúng tôi sử dụng thẻ điểm ưu tiên để so sánh các quyết định mới với các ý tưởng cạnh tranh. Ý tưởng nào có điểm số cao hơn thường được ưu tiên trước. |
Chiến lược là việc lựa chọn các ưu tiên, quyết định làm gì trước và bỏ qua điều gì. Đôi khi, chỉ cần xem nhanh qua ý tưởng để phê duyệt hoặc từ chối (xem bước 1), trong khi ở các trường hợp khác, bạn tạo ra khung ưu tiên của riêng mình mà xem xét các yếu tố quan trọng đối với tổ chức của bạn.
6. Thực hiện
| “Làm cho mọi thứ diễn ra” | Quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Chúng tôi có một kế hoạch, và ai đó sẽ thực hiện nó. | Một người đã tham gia thảo luận bây giờ sẽ theo dõi kế hoạch đã được phê duyệt. Chúng tôi sử dụng các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ như các điểm kiểm soát. Chúng tôi ghi lại bất kỳ phát hiện bất ngờ nào. |
Rất tốt khi có một bức tranh về việc mọi thứ đang diễn ra như thế nào trong thời gian thực, nhưng hãy cẩn thận với các KPI. Trong hầu hết các trường hợp, các KPI được sử dụng để kiểm soát trực tiếp sẽ thất bại. Thay vào đó, hãy sử dụng đo lường hiệu suất làm cơ sở cho thảo luận và cải thiện.
7. Phân tích kết quả
| “Làm cho mọi thứ diễn ra” | Quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Có vẻ như ý tưởng đã làm việc/không làm việc cho chúng ta… | Đối với mỗi quyết định, chúng tôi dự định phân tích các kết quả. Chúng tôi sử dụng phân tích khoảng cách hoặc khung OKR để xem xét kết quả một cách chính thức. |
Đó là nơi mà lý do được mô tả chi tiết (xem bước 4) sẽ hữu ích. Dữ liệu hiệu suất cuối cùng không quan trọng bằng công việc mà đội ngũ của bạn đã thực hiện trên đường đi. Đừng chỉ thực hiện “đánh giá” – hãy phân tích các lý do sâu xa cho sự thất bại/thành công và đề xuất cải tiến chiến lược.
8. Vòng lặp học hỏi
| “Biến mọi thứ thành hiện thực” | Ra quyết định dựa trên dữ liệu |
|---|---|
| Những quyết định sai lầm là không thể tránh khỏi… | Chúng tôi xem xét lại chính quá trình ra quyết định:
Chúng tôi đang cải thiện văn hóa ra quyết định: chúng tôi tìm kiếm những vấn đề lặp lại, loại bỏ những phức tạp không cần thiết, cập nhật mẫu và tiêu chuẩn. |
Đây là cơ hội để bạn trò chuyện với chính mình trong quá khứ. Sử dụng bước này như một cái nhìn hồi tưởng về những nguyên tắc mà đội ngũ của bạn đã tuân theo. Cải thiện giao tiếp, cải thiện cơ sở hạ tầng, liên kết cơ chế nội bộ tốt hơn với việc tạo ra giá trị cho người dùng cuối.
Nếu bạn nghiêm túc trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, hãy xem xét các KPI cho dữ liệu lớn sẽ giúp định lượng nguồn dữ liệu, phân tích và nỗ lực báo cáo.
Kết luận
Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không chỉ là xem các bảng BI đẹp mắt. Đó còn là một cách tiếp cận có kỷ luật để xác định vấn đề, định lượng các điểm kiểm soát, và sau đó theo dõi tiến độ và kết quả.
Các khung công việc kinh doanh được triển khai đúng cách, như Thẻ điểm cân bằng hoặc OKR, hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu “theo thiết kế.”
Nhóm của bạn sử dụng những thực hành nào để ra quyết định dựa trên dữ liệu? Hãy thoải mái chia sẻ trong phần bình luận.
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.