Quản lý liên tục kinh doanh (BCM) đảm bảo rằng các chức năng quan trọng của một tổ chức vẫn hoạt động để giảm thiểu tác động của sự gián đoạn lên các bên liên quan. Hãy khám phá các bước thực tế để triển khai Quản lý liên tục kinh doanh trong ngữ cảnh lập kế hoạch chiến lược.
Quản lý liên tục kinh doanh. Một phương pháp quản lý liên tục kinh doanh theo ISO 22301 bao gồm:
- Xác định các yếu tố kinh doanh quan trọng
- Phân tích các mối đe dọa và rủi ro
- Tạo các kế hoạch phòng ngừa và ứng phó, bao gồm đào tạo và mô phỏng
- Theo dõi và học hỏi từ các sự cố
Để tích hợp các yếu tố này vào lập kế hoạch chiến lược:
- Chúng ta sẽ sử dụng phương pháp phân rã dựa trên giá trị
- Định lượng các chiến lược và kế hoạch bằng các chỉ số hiệu suất
- Duy trì các hồ sơ có thể hành động dưới dạng sáng kiến, rủi ro và bình luận
Xác định các yếu tố kinh doanh quan trọng
Mục tiêu của chúng tôi là xác định các yếu tố kinh doanh then chốt quan trọng cho sự liên tục của doanh nghiệp. Chúng tôi sử dụng các khía cạnh sau làm điểm khởi đầu:
- Hệ thống thông tin
- Cơ sở vật chất và địa điểm
- Đối tác và các bên liên quan
- Nguồn nhân lực
- Tài sản hữu hình
- Nguồn tài chính
Business Continuity Management. Khi các yếu tố và yếu tố phụ được xác định, chúng ta có thể định lượng khả năng chịu rủi ro của chúng bằng cách thiết lập Mục tiêu Thời gian Khôi phục (RTO).
Đối với Mục tiêu Thời gian Khôi phục, chúng tôi xác định:
- Đơn vị đo lường (ví dụ: giờ hoặc ngày)
- “Làn đường vàng” là thời gian khôi phục thảm khốc
- “Mục tiêu” là thời gian khôi phục mong muốn
- Giá trị hiện tại, là thời gian khôi phục ước tính dựa trên các công nghệ và chính sách hiện có
Business Continuity Management. Với dữ liệu này, chúng ta có thể tính toán hiệu suất của từng yếu tố kinh doanh về khả năng chịu đựng hoặc sẵn sàng trong trường hợp có sự cố khẩn cấp.
Trong ngữ cảnh này:
- Một giá trị thấp hơn (ví dụ: thời gian khôi phục nhanh hơn) sẽ dẫn đến hiệu suất cao hơn
- Chức năng hiệu suất không nên tuyến tính; vùng rộng lớn tiếp giáp với “làn đường vàng” thảm khốc nên là vùng đỏ
Business Continuity Management. Trong BSC Designer:
- Xác định làn đường vàng khôi phục, mục tiêu và giá trị hiện tại cần thiết trên tab Dữ liệu.
- Sử dụng chức năng “Phân rã theo hàm mũ” để tạo chức năng hiệu suất với một vùng xanh tương đối nhỏ cho các thời gian khôi phục gần mục tiêu và một vùng đỏ đáng kể cho các thời gian khôi phục dài hơn.
Phần mềm cho phép theo dõi các RTO cho từng yếu tố kinh doanh theo thời gian.
Phân tích mối đe dọa và rủi ro
Phân tích các mối đe dọa tiềm tàng bằng cách sử dụng những khía cạnh sau làm điểm khởi đầu:
- Vận hành
- Công nghệ
- Kinh tế
- Lực lượng lao động
- An toàn và bảo mật
- Môi trường
- Danh tiếng
- Pháp lý
Đối với mỗi mối đe dọa liên quan, thực hiện phân rã thành các rủi ro cụ thể và tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA).
Business Continuity Management. Ví dụ, bạn có thể phân rã các mối đe dọa Công nghệ thành ‘Mối đe dọa an ninh mạng’ và tiếp tục thành ‘Tấn công ransomware’.
Rủi ro trong trường hợp này có thể được định lượng thông qua một công thức ước tính rủi ro đơn giản, chẳng hạn như xác suất nhân với tác động. Các cách khác nhau để định nghĩa rủi ro đã được thảo luận trong một bài viết riêng.
Các kịch bản phản hồi
Phát triển các kịch bản phản hồi cho các mối đe dọa có điểm số ước tính tác động rủi ro cao nhất.
Một kịch bản điển hình sẽ bao gồm:
- Các kế hoạch liên tục kinh doanh (phòng ngừa, phản hồi, phục hồi)
- Kế hoạch truyền thông
- Đào tạo và kiểm tra kế hoạch
Các kế hoạch này có thể được định lượng bằng:
Chỉ số cập nhật thường xuyên
Độ phủ đào tạo
Thành công của mô phỏng / bài tập
Business Continuity Management. Xem xét ‘Kịch bản 1 – Tấn công Ransomware,’ được phân chia thành:
- Các kế hoạch liên tục kinh doanh
- Đào tạo và kiểm tra
Phần ‘Các kế hoạch liên tục kinh doanh’ bao gồm nhiều sáng kiến:
- Chiến lược phòng ngừa
- Chiến lược phản hồi
- Chiến lược phục hồi
- Kế hoạch truyền thông
Trong ‘Kế hoạch truyền thông,’ chỉ số ‘Kế hoạch được xem xét thường xuyên’ định lượng tần suất cập nhật. Người phụ trách chỉ số nhận được các nhắc nhở thường xuyên để xem xét lại các kế hoạch truyền thông, đảm bảo rằng thông tin liên hệ và chi tiết của họ luôn được cập nhật.
Business Continuity Management. Để xác nhận hiệu quả của sáng kiến ‘Chiến lược phản hồi,’ chúng tôi định lượng nó bằng chỉ số ‘Thành công của mô phỏng / bài tập’.
Phần ‘Đào tạo và kiểm tra’ bao gồm sáng kiến ‘Đào tạo và mô phỏng tấn công Phishing,’ cùng với hai chỉ số:
- Độ phủ đào tạo
- Thành công của mô phỏng / bài tập
Mặc dù các kế hoạch liên tục này được trình bày như các sáng kiến, việc phân rã thêm là khả thi. Chúng tôi có thể chia chúng thành các mục tiêu và chỉ số cụ thể hơn.
Lập bản đồ sự cố hoặc gián đoạn
Để lập bản đồ các sự cố đang hoạt động, bao gồm chi tiết gián đoạn và phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Để định lượng tác động, chúng ta có thể sử dụng chỉ số đánh giá tác động có trọng số bao gồm:
Tác động tài chính
Tác động đến quan hệ khách hàng (định lượng dưới dạng phần trăm khách hàng bị ảnh hưởng)
Tác động đến hoạt động (định lượng dưới dạng phần trăm hoạt động quan trọng bị ảnh hưởng)
Tác động pháp lý và tuân thủ (định lượng bằng tiền phạt và hậu quả pháp lý khác)
Tác động đến danh tiếng dài hạn (định lượng dưới dạng phần trăm khách hàng bị mất trong khoảng thời gian 1 năm do khủng hoảng)
Quản lý Liên tục Kinh doanh. Để tự động hóa chỉ số này trên nền tảng BSC Designer, hãy xem xét sử dụng chức năng đồng bộ từ mẫu, cho phép duy trì các tiêu chí định lượng tác động được đồng bộ hóa với mẫu đã thiết lập.
Sau khi giải quyết sự cố:
- Cập nhật ngày kết thúc trong yếu tố ‘Chi tiết và phân tích gián đoạn’
- Thay đổi trạng thái của nó thành ‘Hoàn thành’
- Lập bản đồ các bài học kinh nghiệm và sáng kiến cải tiến
- Di chuyển nhóm ‘Sự cố 1’ vào phần ‘Sự cố đã qua’.
Thừa kế và khoảng thời gian cập nhật cho các chỉ báo
Tùy thuộc vào bản chất của việc định lượng, các chỉ báo trong thẻ điểm liên tục kinh doanh cần được cấu hình theo nhiều cách khác nhau.
Chỉ số Tái sử dụng Các Giá trị Trước đó (Kế thừa)
Các chỉ số định lượng RTO (Mục tiêu Thời gian Khôi phục) được đặt để sử dụng các giá trị kế thừa. Trong thực tế, điều này có nghĩa là RTO được định nghĩa cho năm hiện tại sẽ tự động được áp dụng cho năm tiếp theo trừ khi được định nghĩa lại. Khoảng thời gian cập nhật cho các chỉ số này được đặt là cập nhật hàng năm hoặc nửa năm.
Các chỉ số được sử dụng để định lượng BIA (Phân tích Tác động Kinh doanh) cũng được cấu hình để sử dụng các giá trị kế thừa. Khoảng thời gian cập nhật trong trường hợp này có thể được điều chỉnh theo động thái dự kiến của mối đe dọa, sử dụng hàng tháng cho các mối đe dọa linh hoạt hơn và khoảng thời gian hàng quý/hàng năm cho các mối đe dọa ổn định.
Quản lý Tính liên tục Kinh doanh. Các chỉ số không tái sử dụng các giá trị trước đó (Giá trị đã nhập)
Các chỉ số được sử dụng để định lượng các kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh, như ‘kế hoạch được điều chỉnh thường xuyên,’ ‘phạm vi đào tạo,’ và ‘bài tập mô phỏng,’ được cấu hình cho khoảng thời gian cập nhật hàng quý hoặc hàng năm. Tùy chọn thừa kế trong trường hợp này được cấu hình là ‘Sử dụng giá trị đã nhập,‘ có nghĩa là chúng tôi không tái sử dụng giá trị trước đó cho kỳ kế tiếp.
Chẳng hạn, nếu kế hoạch được đánh dấu là đã điều chỉnh cho năm hiện tại, thì cho năm tiếp theo, chúng tôi cần điều chỉnh kế hoạch lại và cập nhật trạng thái của chỉ số tương ứng.
Các chỉ số không có lịch trình cập nhật
Cuối cùng, khoảng thời gian cập nhật của các chỉ số được sử dụng để đánh giá tác động của các sự cố được cấu hình là ‘Không bao giờ,’ cho thấy rằng chúng tôi chỉ quan tâm đến việc nắm bắt trạng thái hiện tại của chỉ số mà không có ý định theo dõi sự phát triển của nó theo thời gian.
Liên kết theo ngữ cảnh và dữ liệu
Khái niệm cơ bản của quản lý tính liên tục trong kinh doanh liên quan đến việc thiết lập các kết nối giữa:
- Các yếu tố kinh doanh quan trọng
- Các mối đe dọa và rủi ro
- Các kịch bản
- Các sự cố thực tế
Bằng cách tạo ra các kết nối này, chúng tôi trang bị cho đội ngũ của mình tất cả các chi tiết cần thiết để phản ứng hiệu quả với các mối đe dọa và học hỏi từ các sự cố.
Để thực hiện khái niệm này trong lập kế hoạch chiến lược, chúng tôi liên kết tất cả các yếu tố đã đề cập theo ngữ cảnh. Bằng cách này, chúng tôi có thể điều hướng từ các sự cố thực tế đến các kịch bản tương ứng và, nếu cần, khám phá các mối đe dọa và phân tích rủi ro.
Quản lý Tính liên tục Kinh doanh. Để thiết lập ngữ cảnh trong BSC Designer:
- Sao chép mục nguồn (ví dụ, kịch bản liên quan) vào bảng tạm.
- Chọn mục đích (ví dụ, sự cố được bao phủ bởi kịch bản).
- Dán từ bảng tạm và chọn giữa ‘Liên kết theo ngữ cảnh’ hoặc ‘Liên kết theo dữ liệu.’
Các kết nối theo ngữ cảnh sẽ có sẵn trên tab ‘Ngữ cảnh’ cho cả hai mục.
Để điều hướng giữa các mục, nhấp đúp vào kết nối liên quan.
Áp dụng cùng logic, các chiến lược phản ứng với các thẻ điểm chiến lược chuyên dụng có thể được liên kết với các sự cố, đánh giá rủi ro và các yếu tố kinh doanh quan trọng.
Thẻ điểm chiến lược cho ứng phó khủng hoảng: Sử dụng COVID-19 làm ví dụ
Chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh đảm bảo sự sẵn sàng tổng thể của một tổ chức cho một sự kiện khủng hoảng. Tùy thuộc vào quy mô của khủng hoảng, một chiến lược ứng phó cụ thể có thể được thiết kế. Đại dịch COVID-19 là một ví dụ như vậy, nơi mà chiến lược này giúp tập trung nỗ lực và đảm bảo liên kết chiến lược.
Hãy xem xét chiến lược COVID-19 như một ví dụ về chiến lược ứng phó khủng hoảng. Thẻ điểm chiến lược sử dụng cách tiếp cận Thẻ điểm cân bằng cổ điển:
Covid-19 Strategy Scorecard. Trong khía cạnh Học hỏi và Phát triển, chúng tôi tập trung vào các kỹ năng và cơ sở hạ tầng cần thiết để thực hiện chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh:
- Giáo dục nhân viên về COVID-19 (được đo lường bằng chỉ số dẫn dắt “Mức độ thâm nhập của chương trình nhận thức, %” và chỉ số trễ “% các thực hành thực sự được thực hiện“)
- Thực hiện lập kế hoạch kịch bản toàn cầu (với một số sáng kiến cụ thể được liên kết)
- Liên kết các hệ thống CNTT với các thách thức của làm việc từ xa
- Giới thiệu cho nhân viên các nguyên tắc của làm việc từ xa
Trong khía cạnh Nội bộ, chúng tôi xây dựng các mục tiêu liên quan đến các hệ thống kinh doanh nội bộ sẽ giúp thực hiện chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả:
- Bảo vệ lực lượng lao động
- Ổn định chuỗi cung ứng
- Thông báo cho các bên liên quan
- Thực hiện làm việc từ xa (bao gồm các cuộc họp chiến lược cho nhóm phân tán)
Trong khía cạnh của các bên liên quan, chúng tôi tập trung vào nhu cầu của các bên liên quan (nhân viên, khách hàng, đối tác). Ở đây, chúng tôi xác định những mục tiêu như:
- Dự đoán tác động lên nhu cầu chăm sóc sức khỏe
- Dự đoán tác động lên nhu cầu giáo dục
- Dự đoán tác động lên nhu cầu hàng ngày
Một bên liên quan quan trọng khác là cộng đồng và nhu cầu của họ. Nếu bạn có một thẻ điểm phi lợi nhuận dành riêng, thì bạn sẽ tìm thấy một mục tiêu tương tự ở đó.
Mẫu sơ đồ chiến lược duy trì hoạt động kinh doanh bao gồm một số sáng kiến được liên kết với mục tiêu “Nhu cầu của cộng đồng”. Các sáng kiến này mô tả những cách có thể tổ chức có thể đóng góp:
- Tái mục đích các dây chuyền sản xuất. Ví dụ, Inditex, chủ sở hữu chuỗi bán lẻ Zara, bắt đầu sản xuất áo choàng bệnh viện.
- Tái mục đích các sản phẩm và dịch vụ. Ví dụ, Decathlon đang tặng mặt nạ lặn cho các bệnh viện. MSC Group’s Splendid đã được chuyển đổi thành một tàu bệnh viện.
- Đóng góp vào việc giãn cách xã hội. Ví dụ, Bưu điện Séc cho phép gửi thư bảo đảm miễn phí qua “Datová schránka” trong thời gian khẩn cấp được tuyên bố.
Do hạn chế di chuyển, nhiều công ty đã chuyển từ hình thức sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến. Trong khi chi phí của các nền tảng phát trực tuyến thấp hơn, các tổ chức cần cạnh tranh để thu hút sự chú ý của người tham dự. Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ cách tiếp cận của chúng tôi đối với các sự kiện trực tuyến đã chứng minh được kết quả ổn định về mức độ tham gia của khách hàng và tác động kinh doanh dài hạn.
Cuối cùng, trong khía cạnh tài chính, chúng tôi xác định các mục tiêu tài chính liên quan và kết quả mong đợi. Trong trường hợp này, chúng tôi đang nói về:
- Tác động lên doanh thu
- Các chính sách bảo hiểm áp dụng
Sử dụng Mẫu Business Continuity Management
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Business Continuity Management làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.