Quản lý cơ sở là một lĩnh vực phức tạp đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên liên quan. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về một ví dụ sử dụng khung Thẻ điểm cân bằng để lập tài liệu và thực thi chiến lược quản lý cơ sở.
Các lực lượng thúc đẩy mới, chẳng hạn như những thay đổi sau đại dịch trong nhu cầu về bất động sản doanh nghiệp, đã gia tăng sự quan tâm3 trong việc sử dụng khung này cho các mục đích chính của nó, chẳng hạn như thực thi chiến lược và điều hướng thay đổi chiến lược.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về một ví dụ của Thẻ điểm cân bằng cho quản lý cơ sở. Thẻ điểm chiến lược này có thể tập trung vào một cơ sở cụ thể và liên kết với các thẻ điểm chiến lược khác, hoặc nó có thể được sử dụng như một mẫu để truyền bá cách tiếp cận chiến lược tương tự trên toàn bộ công ty quản lý cơ sở.
Bạn cũng sẽ tìm thấy các ví dụ về cách những ý tưởng này có thể được tự động hóa trên nền tảng BSC Designer, mà bạn có thể đăng ký dưới gói miễn phí và thử nghiệm trong thực tế.
Các bên liên quan của Quản lý Cơ sở vật chất
Một điểm khởi đầu tốt cho phân tích chiến lược là quản lý các bên liên quan. Trong trường hợp của quản lý cơ sở vật chất, danh sách các bên liên quan bao gồm:
- Chủ sở hữu tài sản
- Người thuê
- Đội ngũ cơ sở vật chất
- Cơ quan quản lý
Trong BSC Designer, hãy sử dụng mẫu phân tích các bên liên quan để xây dựng danh sách các bên liên quan, đồng thời xác định tham vọng chiến lược, nguồn lực và ưu tiên của họ.
Phân tích chiến lược
Trong mẫu của chúng tôi, một số mục tiêu đã được xây dựng trên sơ đồ chiến lược. Các mục tiêu này đóng vai trò là ví dụ, nhưng trong tình huống thực tế, chúng ta quan tâm đến việc phân tích môi trường bên ngoài, bối cảnh cạnh tranh và pháp lý để phát triển các giả thuyết chiến lược và trình chiếu chúng lên chiến lược.
Trong số các khung phân tích được khuyến nghị có phân tích PESTEL cho các yếu tố bên ngoài và Năm áp lực cạnh tranh để phân tích bối cảnh cạnh tranh. Trong một bài viết khác, chúng tôi thảo luận về các khung chiến lược kinh doanh và vai trò của chúng trong lập kế hoạch chiến lược.
Ví dụ, tùy thuộc vào vị trí của bạn, tình trạng quản lý cơ sở hiện tại được hình thành bởi các yếu tố sau:
- Bền vững và hiệu quả năng lượng
- Quản lý chi phí
- Tuân thủ quy định
- Ứng dụng các công nghệ AI và AR (thực tế tăng cường)
Sơ đồ chiến lược cho Quản lý cơ sở
Ví dụ của chúng tôi bao gồm một sơ đồ chiến lược. Theo các nguyên tắc của Thẻ điểm cân bằng Kaplan & Norton cổ điển, sơ đồ này được chia thành bốn khía cạnh:
- Hai khía cạnh đầu tiên – Tài chính và Khách hàng – nơi chúng tôi xây dựng kết quả kỳ vọng cho các bên liên quan.
- Khía cạnh Học hỏi và Nội bộ – nơi chúng tôi xây dựng phần hành động của chiến lược.
Thẻ điểm Quản lý cơ sở. Ví dụ, một trong những động lực của chiến lược là mục tiêu “Kiến trúc số” được thể hiện trong khía cạnh Học hỏi. Mục tiêu này được hỗ trợ bởi việc triển khai nội bộ thông qua mục tiêu “Tích hợp Kiến trúc số vào các luồng công việc hàng ngày”.
Theo logic nguyên nhân – kết quả được xác định bằng các mũi tên, chúng ta có thể theo dõi kết quả của các động lực này trong khía cạnh Khách hàng và Tài chính. Trong trường hợp này, kết quả là hoạt động cơ sở tiết kiệm chi phí và cuối cùng là tăng trưởng bền vững.
Mối liên hệ nguyên nhân – kết quả không chỉ dừng lại ở mức logic. Trong ví dụ này, khi kết nối hai mục tiêu, nền tảng đã đề xuất liên kết chúng bằng dữ liệu.
Thẻ điểm Quản lý cơ sở. Chẳng hạn, “Kiến trúc số” được định lượng bởi hai chỉ số trễ: “Tỷ lệ áp dụng của người dùng” và “Thời gian ngưng hệ thống.” Hiệu suất trễ này được sử dụng như một đầu vào hoặc chỉ số dẫn dắt cho mục tiêu “Tích hợp Kiến trúc số vào các luồng công việc hàng ngày”.
Trong hướng dẫn người dùng về chức năng sơ đồ chiến lược, bạn có thể tìm hiểu thêm về tạo sơ đồ chiến lược.
Phân rã thành các KPI, sáng kiến và rủi ro
Các mục tiêu cấp cao trên sơ đồ quá trừu tượng để đạt được. Vì lý do đó, chúng ta phân rã hoặc chia nhỏ chúng thành các thành phần cụ thể hơn.
Ví dụ, hãy phân tích mục tiêu “Đào tạo và phát triển nhân viên” trong khía cạnh nội bộ.
Thẻ điểm Quản lý Cơ sở. Bên trong, chúng ta có:
- Một sáng kiến “Thiết lập văn hóa học tập và đổi mới liên tục” có thể bao gồm các chi tiết quản lý dự án kinh điển như ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ngân sách.
- Một chỉ số trễ “Đánh giá hiệu suất sau đào tạo” định lượng mức độ hiệu quả của các chương trình đào tạo.
- Nhiều chỉ số dẫn dắt như “Liên kết với các mục tiêu chiến lược” không trực tiếp tác động đến hiệu suất mục tiêu nhưng giúp định lượng các yếu tố thành công.
- Một chỉ số dẫn dắt khác là “Phân tích liên tục nhu cầu đào tạo“, ngoài việc là chỉ số dẫn dắt còn được liên kết với mục tiêu cùng tên trong khía cạnh Học hỏi và Phát triển.
- Một rủi ro “Thiếu tác động đo lường được” được định lượng bởi mức độ tác động của rủi ro và xác suất, với kế hoạch giảm thiểu rủi ro riêng.
Đối với mỗi thành phần này, chúng ta có thể chỉ định một bên liên quan để giải thích lý do phía sau, cũng như một phụ trách – người dùng sẽ nhận thông báo và xem các thành phần này trên bảng cá nhân hóa của họ.
Danh sách đầy đủ các KPI từ Thẻ điểm Quản lý Cơ sở
Dưới đây là danh sách các KPI từ thẻ điểm Quản lý Cơ sở. Đối với các chức năng tự động hóa cơ bản (định nghĩa, trọng số, thiết lập mục tiêu) và nâng cao (trọng số, tính toán, theo dõi theo thời gian) cho KPI, truy cập mẫu được đề cập qua nền tảng BSC Designer.
Tổng chi phí vận hành Chủ sở hữu tài sản: hoạt động cơ sở hiệu quả và tiết kiệm chi phí Người thuê: không gian thoải mái và được bảo trì tốt Đội ngũ cơ sở: quy trình luồng công việc hiệu quả Thu nhập hoạt động của cơ sở Tích hợp kiến trúc số với luồng công việc hàng ngày Lợi tức đầu tư quản lý cơ sở Thời gian giải quyết vấn đề bảo trì Các biện pháp an ninh và an toàn được cảm nhận Nhận thức và giám sát quy định Tỷ lệ chấp nhận công nghệ Sự hài lòng trong giao tiếp Đào tạo và phát triển nhân viên Tỷ lệ tuân thủ an ninh Kiến trúc số Hiệu suất tăng trong luồng công việc Giảm tỷ lệ lỗi Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài Tuân thủ quy định % các chính sách và quy trình tuân thủ được ghi chépThực thi chiến lược và giám sát liên tục
Chúng ta đã đi qua các bước phân tích và mô tả của quy trình chiến lược. Bước tiếp theo là thực thi chiến lược thực tế.
Đội ngũ của bạn có thể bắt đầu triển khai các kế hoạch đã xác định:
- Các KPI được cập nhật với dữ liệu mới nhất.
- Nếu không đạt mục tiêu, các phụ trách có thể ghi chú lại nhận xét của mình.
- Tài liệu liên quan được đính kèm vào các KPI và mục tiêu như bằng chứng cho việc thực thi chiến lược đúng quy trình.
Đội ngũ quản lý có thể theo dõi tiến độ qua các bảng và báo cáo định kỳ.
Thẻ điểm Quản lý cơ sở. Chuyển giao chiến lược vào các cơ sở cụ thể
Thẻ điểm Quản lý Cơ sở đã thảo luận có thể được sử dụng như một mẫu để xác định chiến lược và theo dõi hiệu suất cho các cơ sở khác nhau.
Về mặt ý tưởng, điều này bao gồm:
- Tạo một mẫu với các mục tiêu, KPI, và sáng kiến chia sẻ.
- Kiểm tra mẫu ở quy mô nhỏ cho một vài cơ sở.
- Điều chỉnh mẫu theo các thực tiễn tốt nhất.
- Chuyển giao mẫu đến nhiều cơ sở hơn.
Mỗi mẫu phụ có thể được kết nối với mẫu chính bằng dữ liệu. Bằng cách này, các thẻ điểm cho các cơ sở riêng lẻ có thể được nhóm lại và đo lường như một cụm.
Liên kết quản lý cơ sở vật chất với chiến lược tổng thể
Quản lý cơ sở vật chất không tách rời khỏi các chiến lược phụ khác. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói đến việc kết nối thẻ điểm quản lý cơ sở vật chất với các thẻ điểm khác.
Việc liên kết có thể thực hiện theo dữ liệu khi các KPI cụ thể được kết nối, hoặc theo ngữ cảnh, nơi một bản ghi ngữ cảnh được tạo ra.
Ví dụ, chúng ta có thể kết nối Thẻ điểm quản lý cơ sở vật chất theo ngữ cảnh với các thẻ điểm về An toàn, Tuân thủ hoặc Đào tạo.
Cũng có thể có sự kết nối theo ngữ cảnh với các thẻ điểm về Phát triển bền vững và Đổi mới.
Phiên: 'Giới thiệu về Thẻ điểm cân bằng bởi BSC Designer' có sẵn như một phần của chương trình học tập liên tục của BSC Designer, được cung cấp dưới dạng hội thảo trực tuyến và tại chỗ. Tìm hiểu thêm....
Tóm tắt
Quản lý cơ sở là một lĩnh vực kinh doanh phức tạp liên quan đến nhiều bên liên quan và hoạt động trong môi trường kinh doanh phức tạp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận cách để:
- Xác định và mô tả một chiến lược cho từng cơ sở,
- Mở rộng nó lên quản lý cơ sở tổng thể, và
- Kết nối nó với các thẻ điểm chiến lược và chức năng khác trong tổ chức.
- Đánh giá hiệu suất trong quản lý cơ sở: Sử dụng phương pháp thẻ điểm cân bằng, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Đại học Salford, Anh, 2020 ↩
- Đo lường hiệu suất trong Bộ phận Quản lý Cơ sở Sử dụng Thẻ điểm Cân bằng, Tony Nurdiansyah, Viện Công nghệ Bandung (ITB), 2014 ↩
- Thẻ điểm cân bằng: Tái mục đích sử dụng khung chiến lược đã được kiểm chứng cho Mô hình Công việc Mới, Jenn Shelton, FMJ (Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế), 2021 ↩
Alexis Savkin là Chuyên gia Tư vấn Chiến lược Cấp cao và là Giám đốc điều hành của BSC Designer, một nền tảng Thẻ điểm cân bằng. Ông có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, với nền tảng toán học ứng dụng và công nghệ thông tin. Alexis là tác giả của “Hệ thống Triển khai Chiến lược”. Ông đã xuất bản hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, thường xuyên phát biểu tại các sự kiện ngành, và công trình của ông thường xuyên được trích dẫn trong các nghiên cứu học thuật.