Sử dụng mẫu được thảo luận trong bài viết này để thực hiện phân tích Pareto cho một chiến lược. Tập trung nỗ lực thực thi vào các mục tiêu chiến lược và chỉ số hiệu suất theo trọng số tuyệt đối của chúng.
Dưới đây là các chủ đề chính của bài viết:
- Giới thiệu – Phân tích Pareto và chiến lược.
- Mẫu – Phân tích Pareto trên Sơ đồ chiến lược
- Dữ liệu cứng – phân tích Pareto định lượng dựa trên trọng số tuyệt đối
- Nhược điểm – bốn rủi ro khi sử dụng nguyên tắc “80/20”
Phân tích Pareto và Chiến lược
“Bản chất của chiến lược là lựa chọn những gì KHÔNG nên làm.1“
Michael Porter
Nếu chúng ta nhìn vào môi trường kinh doanh mà hầu hết các tổ chức đang hoạt động, tuyên bố của Porter về chiến lược sẽ trở nên hoàn toàn hợp lý:
- Giả thuyết chiến lược có thể dường như không giới hạn, trong khi
- Nguồn lực của bất kỳ tổ chức nào đều có giới hạn
Một chiến lược tốt là nhiều thứ, và một trong số đó là hiểu được ưu tiên của chúng ta. Chúng ta không có nguồn lực ở khắp mọi nơi; một tổ chức thành công phải tập trung sâu vào một vài chủ đề quan trọng.
Phân tích Pareto có thể giúp chúng ta tập trung vào những điều quan trọng ít ỏi đó mà hứa hẹn mang lại phần lớn lợi ích.
Hoặc, ngược lại, giải quyết những thách thức ít ỏi gây ra phần lớn vấn đề cho chúng ta.
Điều này đặt phân tích Pareto vào khu vực phân tích chiến lược của sơ đồ hệ sinh thái khung. Hầu hết các yếu tố được phân tích được chiếu lên nguồn lực của tổ chức, với phân tích hạn chế về các yếu tố bên ngoài. Theo nghĩa này, phân tích Pareto chuyên về phân rã bằng các yếu tố nội bộ và được đặt trong một phân đoạn tương ứng của sơ đồ.
Mẫu: Phân tích Pareto trên Sơ đồ chiến lược
Trên bảng so sánh các khung lập kế hoạch chiến lược, chúng tôi phân loại Phân tích Pareto như một công cụ hình thành chiến lược. Hãy xem cách chúng ta có thể áp dụng phân tích Pareto (hoặc đơn giản là quy tắc 80/20) vào các khía cạnh khác nhau của chiến lược tổ chức.
- Chúng ta sẽ sử dụng khía cạnh của sơ đồ chiến lược như một mẫu khởi đầu
- Trong mỗi khía cạnh, chúng ta sẽ lập bản đồ các ví dụ về thách thức
- Với mỗi thách thức, chúng ta sẽ liên kết một câu hỏi hướng dẫn 80/20
Pareto Analysis Template. Tài chính
- Điều gì làm cho chúng ta kiếm nhiều tiền hơn? 20% sản phẩm/dịch vụ nào chiếm 80% lợi nhuận?
- Điều gì gây ra tổn thất nhiều nhất cho chúng ta? 20% hoạt động nào gây ra 80% tổn thất?
Dịch vụ khách hàng
- Khách hàng nào cần tập trung? 20% khách hàng nào tạo ra 80% thu nhập?
- Chúng ta nên tìm kiếm đối tác có hồ sơ như thế nào? Ai là 20% đối tác đã tạo ra 80% thu nhập cho chúng ta?
Nội bộ
- Ưu tiên của chúng ta trong chiến lược sản phẩm là gì? 20% chức năng nào được 80% khách hàng sử dụng?
- Những lỗi nào cần sửa chữa ưu tiên? 20% chức năng nào tạo ra 80% khiếu nại?
- Chúng ta nên điều chỉnh quản lý nhân tài như thế nào? 20% nhân viên nào tiêu tốn 80% thời gian của quản lý? 20% nhân viên nào tạo ra doanh thu nhiều nhất?
Học hỏi và Phát triển
- Chúng ta nên lặp lại những khóa đào tạo nào? 20% hoạt động học tập nào đã mang lại 80% kiến thức cho đội ngũ?
- Chúng ta nên phát triển cơ sở hạ tầng nào? 20% cơ sở hạ tầng nào đã cho phép chúng ta đạt được 80% lợi ích?
- Nỗ lực đổi mới nên tập trung vào đâu? 20% hệ thống kinh doanh nào đã tạo ra 80% thông tin hữu ích? Ai là 20% nhân viên đã tạo ra 80% ý tưởng đổi mới chứng tỏ có hiệu quả?
Làm gì với sơ đồ này?
- Chuyển đổi các thách thức thành các mục tiêu kinh doanh cụ thể hơn
- Tìm các chỉ số hiệu suất để định lượng thách thức một cách chính xác
- Thêm sáng kiến và kế hoạch hành động
Phân tích Pareto định lượng cho Thẻ điểm Chiến lược
Kết quả của phân tích Pareto thường được trình bày trên một biểu đồ nơi nguyên nhân được liên kết với tác động. Hãy sử dụng hỗ trợ khách hàng cho một giải pháp SaaS làm ví dụ.
Nguyên nhân khiến mọi người liên hệ với hỗ trợ khách hàng là gì?
- Yêu cầu mã tạm thời – 40%
- Câu hỏi về mật khẩu bị mất – 20 %
- Cần trợ giúp để đặt hàng – 13%
- Yêu cầu lên lịch cuộc gọi trực tiếp – 10%
- Một số chức năng không hoạt động như mong đợi – 7%
- Hỏi về hợp tác – 5%
- Các câu hỏi khác – 5%
Khối lượng công việc cao hơn cho hỗ trợ khách hàng dẫn đến chi phí cao hơn cho doanh nghiệp. Chúng ta có thể làm gì về việc này? Chúng ta có thể sắp xếp các trường hợp này theo tần suất xảy ra và trình bày chúng trên biểu đồ. Trong trường hợp này, phân tích Pareto sẽ cho chúng ta biết rằng chúng ta cần tập trung vào các vấn đề mã tạm thời trước tiên.
Tương tự như biểu đồ nguyên nhân/tác động, chúng ta có thể phân tích thẻ điểm chiến lược và các mục tiêu/chỉ số của nó dựa trên trọng số tuyệt đối của yếu tố và hiệu suất của yếu tố.
Bằng trọng số tuyệt đối, chúng tôi đề cập đến tầm quan trọng liên quan của mục được tính toán đệ quy bằng thông tin về trọng số tương đối của các yếu tố ở mỗi cấp độ.
Hiệu suất của mục tiêu hoặc chỉ số được tính toán bằng cách sử dụng các giá trị hiện tại và một thang tham chiếu nào đó.
Tương tự như biểu đồ Pareto cổ điển, chúng ta có thể sắp xếp các mục tiêu/chỉ số theo trọng số tuyệt đối của chúng, do đó làm rõ ràng hơn các ưu tiên.
Thành công lớn nhất sẽ đạt được cho các mục có trọng số tuyệt đối cao nhất (=tác động lớn nhất đến hiệu suất tổng thể) và hiệu suất thấp nhất (=có không gian để cải thiện).
Nếu bạn sử dụng phần mềm tự động hóa như BSC Designer của chúng tôi, thì việc tìm các mục đó sẽ là một nhiệm vụ dễ dàng.
Hãy lấy thẻ điểm Dịch vụ khách hàng làm ví dụ.
- Ở đây chúng ta có chỉ số “Giờ đào tạo của nhân viên” mà theo phân tích “Trọng số tuyệt đối”, có một trong những tác động lớn nhất đến hiệu suất thẻ điểm tổng thể.
- Hơn nữa, nhìn vào dữ liệu hiệu suất của nó, chúng ta có thể thấy rằng hiệu suất hiện tại của nó là thấp, và có không gian để cải thiện.
Trong trường hợp này, tôi sẽ nói rằng các nhà quản lý cần tập trung trước vào việc đầu tư vào đào tạo nhân viên.
Rủi ro và nhược điểm của Phân tích Pareto
Chúng ta đã thảo luận về những ưu điểm của phân tích Pareto, bây giờ hãy nói về những rủi ro có thể xảy ra:
Rủi ro 1. Tư duy ngắn hạn
Chúng ta đang đối mặt với rủi ro phát triển tư duy ngắn hạn.
Ví dụ, một số nỗ lực đổi mới cần thời gian. Bằng cách áp dụng quy tắc 20/80, chúng ta có thể tạo ra một môi trường mà chỉ những đổi mới có chu kỳ đầu tư-kết quả ngắn mới được phê duyệt. Trong bối cảnh đổi mới, một khung làm việc phù hợp hơn sẽ là Ba chân trời.
Rủi ro 2. Ước tính chủ quan
Nỗ lực và kết quả như là các ước tính chủ quan.
Chúng tôi đưa ra một phỏng đoán có giáo dục rằng “80% doanh thu được tạo ra bởi 20% nhân viên” – công cụ lập hóa đơn không tính đến nhiều chi tiết nhỏ. Tương tự như ma trận ưu tiên, chúng tôi chỉ có thể ngụ ý điều gì là khẩn cấp và điều gì là quan trọng, có lẽ không phải vậy.
Rủi ro 3. Phân tích nguyên nhân gốc rễ chủ quan
Chúng tôi phụ thuộc vào chất lượng của phân tích nguyên nhân gốc rễ và kinh nghiệm của đội ngũ của chúng tôi.
Ví dụ, 20% các tính năng của sản phẩm gây ra 80% các khiếu nại có thể bị nhầm lẫn với một vấn đề khác ở mức độ kiến trúc của sản phẩm.
Rủi ro 4. Quy tắc 80/20 sẽ không giúp ích trong mỏ vàng
Mặc dù phân phối 80/20 có thể được xác nhận, nhưng điều đó không tự động có nghĩa là chúng ta biết cách làm việc với nó.
Hãy nghĩ về một mỏ vàng, 20% nỗ lực có thể tạo ra 80% kết quả, nhưng không có cách nào đơn giản để chỉ thực hiện 20% tốt nhất. Trong bối cảnh kinh doanh, chúng ta có thể biết rằng 80% thu nhập được tạo ra bởi 20% khách hàng quan trọng, nhưng có thể không có cách cụ thể nào để chỉ tiếp cận 20% khách hàng quan trọng đó.
Kết luận
Phân tích Pareto là một công cụ ưu tiên dễ sử dụng. Nếu bạn cảm thấy chiến lược của mình có quá nhiều “ưu tiên” hoặc các mục tiêu kinh doanh khác nhau, hãy sử dụng quy tắc “80/20” để tập trung nỗ lực của nhóm vào những thách thức hứa hẹn nhất.
Sử dụng phân tích định lượng về trọng số mục tiêu/chỉ số và hiệu suất của nó để hỗ trợ các phát hiện của bạn bằng dữ liệu cụ thể.
Sử dụng Mẫu Mẫu Phân tích Pareto
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Mẫu Phân tích Pareto làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
- “What is strategy?” Michael Porter, Harvard Business Review, 1996 ↩
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.