Sử dụng phân tích khoảng cách cho việc đánh giá thường xuyên quy trình thực hiện chiến lược của bạn: so sánh thực tế với kỳ vọng và lên kế hoạch hành động khắc phục.
- Giới thiệu: nguồn gốc khái niệm, hình ảnh trực quan
- Mẫu phân tích khoảng cách
- Thực tiễn tốt nhất về phân tích khoảng cách
- Ví dụ về phân tích khoảng cách
Điều kiện tiên quyết: Có sẵn sơ đồ chiến lược của bạn
Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về việc áp dụng phân tích khoảng cách cho việc thực thi chiến lược. Điều này sẽ phù hợp cho các tổ chức mà:
- Có thiết kế đúng đắn và chuyển giao sơ đồ chiến lược
- Các mục tiêu được định lượng với KPI.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Nguồn gốc của khái niệm “Phân tích khoảng cách”
Khái niệm “phân tích khoảng cách” không được ghi nhận cho bất kỳ tác giả hoặc tổ chức cụ thể nào. Ngay cả bài viết Wikipedia cũng chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan mà không đề cập đến các nguồn cụ thể hoặc kỹ thuật đã được thiết lập. Tuy nhiên, có một số ý tưởng chung:
- Phân tích khoảng cách thường được hình thành dưới dạng phân tích sự khác biệt (khoảng cách) giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.
- Phân tích thường bao gồm việc hiểu lý do của khoảng cách và xây dựng một kế hoạch phản hồi.
Có thể phân tích gì? Cơ bản là bất kỳ điều gì mà công ty có lợi ích.
Hình ảnh trực quan của khoảng cách
Nếu bạn muốn hình dung khoảng cách, hãy nhìn vào biểu đồ đo lường điển hình:
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Khu vực (phần chênh lệch) giữa điểm hiện tại và điểm mục tiêu là khoảng cách mà bạn đang nỗ lực vượt qua.
Mẫu phân tích khoảng cách
Nếu chúng ta phải thực hiện phân tích khoảng cách cho một quy trình hoặc công nghệ nào đó thì chúng ta sẽ bắt đầu với:
- Mô tả tình hình hiện tại,
- Tìm các điểm phân tích, và
- Định lượng chúng
Ở cấp độ chiến lược, chúng ta có thể bỏ qua các bước này:
- Các điểm phân tích được định nghĩa hoàn hảo – đó là các mục tiêu kinh doanh của chúng ta.
- Rất có thể, chúng được định lượng với các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ
Dưới đây là các bước của phân tích khoảng cách khi áp dụng vào quá trình thực thi chiến lược.
| Bước phân tích | Mô tả bước | Tự động hóa phần mềm |
| 1. Xác định khoảng cách. Mục tiêu và trạng thái của chúng. Câu hỏi cần hỏi: Chúng ta đang ở đâu? | Chọn một mục tiêu trên sơ đồ chiến lược. Sử dụng các chỉ số liên kết để so sánh trạng thái hiện tại (giá trị thực tế của chỉ số) và trạng thái mong muốn (giá trị mục tiêu của chỉ số). | Đèn dừng. Cảnh báo tự động trong BSC Designer. |
| 2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ. Phân tích khoảng cách. Câu hỏi cần hỏi: Nguyên nhân gây ra khoảng cách là gì? | Phân tích các nguyên nhân gây ra khoảng cách (đào sâu đủ để tìm ra nguyên nhân thực sự). Ghi chú lại các phát hiện của bạn để lưu giữ hồ sơ cho các lần xem xét sau này. | Lập bản đồ các phát hiện của bạn trên sơ đồ xương cá. Trong BSC Designer, sử dụng một sơ đồ riêng. |
| 3. Kế hoạch cải tiến. Hành động khắc phục. Câu hỏi cần hỏi: Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện? | Xác định một kế hoạch ứng phó. Tạo ra một mục tiêu mới cho sơ đồ chiến lược hoặc thêm một sáng kiến. | Thêm các mục tiêu mới vào sơ đồ chiến lược. Sử dụng khung OKR. |
Tập trung phân tích khoảng cách vào những khoảng cách ít được mong đợi
Trong môi trường kinh doanh đang thay đổi, luôn có quá nhiều khoảng cách. Hãy tập trung vào những khoảng cách ít được mong đợi.
Ví dụ:
- Số lượng khách hàng tiềm năng nói tiếng Bồ Đào Nha nhiều hơn dự kiến 7% – không có gì ngạc nhiên, vì sản phẩm đã được bản địa hóa hoàn toàn sang tiếng Bồ Đào Nha, và chúng tôi cũng có một đội ngũ địa phương ở đó.
- Số lượng khách hàng tiềm năng nói tiếng Nhật nhiều hơn dự kiến 7% – điều này hoàn toàn bất ngờ đối với chúng tôi, vì vậy chúng ta nên tập trung vào đây và phân tích lý do.
Thiên kiến tin xấu
Do bản chất con người, chúng ta có xu hướng quy những thay đổi tích cực cho hành động của mình và những thay đổi tiêu cực cho các biến động ngẫu nhiên.
Ví dụ:
- Doanh số sản phẩm tăng 10% nhiều hơn dự kiến! Làm tốt lắm! (Vâng, nhưng chúng ta đã quên mất sự tăng trưởng chung của thị trường là 15%).
- Có vẻ như khách truy cập quay lại trang web của chúng ta ít hơn 5%. Đó chỉ là biến động theo mùa. (Có thể không phải, nhưng chúng ta cần có dữ liệu để khẳng định điều này một cách chắc chắn).
Không có giải pháp chung nào cho thiên kiến tin xấu – chỉ cần huấn luyện đội ngũ của bạn để đào sâu đủ để tìm ra câu chuyện thực sự.
Lập kế hoạch hành động khắc phục
Các hành động khắc phục có thể khác nhau về phạm vi thực hiện:
- Một số ý tưởng cải thiện có thể trở thành mục tiêu mới trên sơ đồ chiến lược của bạn,
- Một số có thể mang tính chất vận hành hơn – sáng kiến mới cho các mục tiêu trên sơ đồ.
Khi lập kế hoạch hành động khắc phục, ghi chú các phát hiện của phân tích khoảng cách, ví dụ như lý do đằng sau hiệu suất trước đây và khát vọng của bạn về cách tiếp cận mới.
Giống như bất kỳ kế hoạch nào, nó sẽ hiệu quả hơn nếu:
- Có một hạn chót cho việc thực hiện
- Đã lên kế hoạch xem xét lại
- Một người chịu trách nhiệm được chỉ định
Một khung tốt để giải quyết các phát hiện của phân tích khoảng cách là khung OKR.
Xác định khoảng cách. Vai trò của các khung.
Ở phần đầu, chúng ta đã thống nhất rằng sẽ thảo luận về phân tích khoảng cách được áp dụng cho một chiến lược được mô tả đúng cách và được chuyển giao. Nếu chiến lược vẫn chưa được xây dựng hoàn chỉnh thì sao?
Trong trường hợp này, phân tích khoảng cách, cùng với các khung khác như SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Mô hình Burke-Litwin, Three Horizons, Nadler-Tushman sẽ giúp định hình các suy nghĩ về chiến lược. Đây là nội dung chúng ta đã đề cập trong bài viết về Lập kế hoạch chiến lược (xem bước 2).
Trong hệ sinh thái của các khung cho lập kế hoạch chiến lược, Phân tích khoảng cách kết hợp vai trò của phân tích chiến lược (phát hiện khoảng cách) và mô tả chiến lược (xây dựng lý do đằng sau khoảng cách và chiến lược ứng phó).
Về phương pháp phân rã, chúng ta có thể diễn giải khoảng cách thông qua các trạng thái “trước” và “sau” hoặc các trạng thái “kỳ vọng” và “thực tế”, sử dụng thời gian như một yếu tố phân rã.
Khoảng cách nào nên được ưu tiên? Chuẩn hóa khoảng cách.
Các khoảng cách hiệu suất là khác nhau… hãy giả sử chúng ta đang xem xét chỉ số “số giờ đào tạo” và chỉ số “sự cố gần xảy ra được báo cáo”:
- Số giờ đào tạo. Giá trị thực tế: 5 giờ; giá trị mục tiêu 8 giờ; khoảng cách 3 giờ.
- Sự cố gần xảy ra được báo cáo. Giá trị thực tế: 2 sự cố gần xảy ra được báo cáo. Giá trị mục tiêu: vùng xanh từ 3 đến 6 báo cáo; vùng đỏ nếu ít hơn 3 báo cáo hoặc nhiều hơn 6 báo cáo. Khoảng cách 1 sự cố gần xảy ra được báo cáo.
Làm thế nào chúng ta có thể so sánh hai khoảng cách này? Điều nào quan trọng hơn? Sự chênh lệch 3 giờ hay 1 báo cáo sự cố gần xảy ra? Chúng ta không thể so sánh ngay lập tức hai điều đó. Chúng ta cần chuẩn hóa chúng trước.
Trong quá trình chuẩn hóa, chúng ta có thể sử dụng các hàm hiệu suất khác nhau:
- Đối với chỉ số số giờ đào tạo, hàm hiệu suất có thể là tuyến tính (nhiều đào tạo hơn thì tốt hơn).
- Đối với sự cố gần xảy ra, chúng ta có thể sử dụng hàm hiệu suất hình sin – quá ít báo cáo có nghĩa là mọi người không nghiêm túc trong việc báo cáo sự cố gần xảy ra, quá nhiều báo cáo có nghĩa là có một số vấn đề mãn tính về an toàn
Sau khi chuẩn hóa, chúng ta biết cách diễn giải dữ liệu chính xác. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm tự động hóa cho các KPI của mình, thì nó sẽ thực hiện tất cả các tính toán cho bạn, chỉ hiển thị các số liệu tiến trình, đèn dừng hoặc sơ đồ đo lường liên quan. Không cần phải thực hiện chuẩn hóa thủ công.
Ví dụ về phân tích khoảng cách
Hãy minh họa các ý tưởng của bài viết này bằng một số ví dụ thực tế. Tôi sẽ sử dụng một thẻ điểm chiến lược an toàn cho mục đích này. Bạn có thể tìm thấy mẫu thẻ điểm này cùng với các mẫu khác khi bạn đăng ký gói miễn phí với BSC Designer.
Bước 1. Xác định khoảng cách
Hãy nhìn vào sơ đồ. Nó bao gồm tất cả thông tin cần thiết để xác định các khoảng cách một cách trực quan. Chúng ta có thể đơn giản nhìn vào các đèn dừng bên cạnh các chỉ số hoặc các biểu đồ đồng hồ đo hiệu suất để tìm ra các khoảng cách.
Một cách khác để xác định khoảng cách:
Sử dụng đèn dừng cho các chỉ số
Hãy xem các chỉ số riêng lẻ trên tab Các KPI. Các cột của bảng có thể được tùy chỉnh. Ví dụ, cột với các số liệu hiệu suất và đèn dừng sẽ giúp chúng ta tìm ra các chỉ số có hiệu suất kém.
Sử dụng chức năng Phân tích
Một cách mạnh mẽ hơn để tìm ra các khoảng cách hiệu suất là chuyển sang tab Phân tích và sử dụng phân tích “tiến độ” hoặc “tăng/giảm lớn nhất” để phát hiện sự khác biệt lớn nhất giữa giá trị hiện tại và giá trị mục tiêu mong đợi.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Sử dụng chức năng Cảnh báo
Bạn có thể sử dụng các chức năng Cảnh báo để thiết lập thông báo tự động về các KPI trong vùng đỏ. Bằng cách này, bạn sẽ tự động biết về những khoảng cách quan trọng nhất.
Trong ví dụ này, hãy tập trung vào mục tiêu “Thực hiện An toàn trong Hành vi Thực tế”. Chúng ta có thể đã nhận thấy rằng hiệu suất trễ của nó đang nằm trong vùng đỏ.
Bước 2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Nhìn vào hai chỉ số trễ góp phần vào hiệu suất trễ của mục tiêu, chúng ta có thể thấy rằng lý do cho khoảng cách này là do chúng ta có ít sự cố suýt xảy ra được báo cáo hơn so với dự kiến. Chúng tôi đã nhận thấy rằng năm nay, chúng tôi có ít hơn 30% báo cáo suýt xảy ra, trong khi số lượng tai nạn an toàn vẫn không thay đổi.
Chúng ta cần phân tích lý do tại sao báo cáo ít thường xuyên hơn. Trong trường hợp này, chúng ta có thể đơn giản nói chuyện với các bên liên quan để tìm hiểu điều gì đã xảy ra sai và tại sao các sự cố suýt xảy ra không được báo cáo:
- Mọi người có biết họ cần phải làm gì không?
- Họ có biết thế nào là một sự cố suýt xảy ra không?
- Họ có biết cách báo cáo không?
- Họ có biết báo cáo của họ sẽ được sử dụng (và sẽ không được sử dụng) như thế nào không?
Phân tích cho thấy vấn đề nằm ở nhận thức chung về việc báo cáo sự cố suýt xảy ra.
Bước 3. Kế hoạch cải tiến
Phân tích nguyên nhân gốc rễ cho thấy rằng đội ngũ không được thông báo đầy đủ về cách và thời điểm báo cáo các sự cố gần xảy ra.
- Chúng ta đã có mục tiêu “nhận thức về an toàn” trên sơ đồ, vì vậy không cần tạo mục tiêu mới. Thay vào đó, chúng ta có thể thêm một sáng kiến mới vào mục tiêu đó.
Sáng kiến sẽ bao gồm chi tiết về phân tích của chúng ta, hành động đối phó (đào tạo nhận thức về an toàn) cũng như ngân sách cần thiết.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Tên: Đào tạo nhận thức về an toàn
Lý do: Chúng tôi nhận thấy rằng năm nay, chúng tôi có ít hơn 30% báo cáo sự cố gần xảy ra, trong khi số vụ tai nạn an toàn vẫn không đổi. Có lẽ, đội ngũ của chúng tôi không nghiêm túc trong việc báo cáo các sự cố gần xảy ra.
Hành động khắc phục: Tiến hành đào tạo nhận thức về an toàn dựa trên các trường hợp thực tế.
Cải tiến mong đợi:
— Tăng 15% số lượng báo cáo sự cố gần xảy ra trong vòng 3 tháng tới;
— Giảm 5% số lượng tai nạn an toàn trong vòng 12 tháng.
Ngân sách: $12000
Thời gian: 2 tháng
Ngoài ra, chúng ta có thể chuyển sang tab KPIs và sử dụng trình chỉnh sửa giá trị để cập nhật các mục tiêu cho chỉ số cho kỳ đánh giá tiếp theo.
Để làm cho tác động của đào tạo nhận thức về an toàn trở nên trực quan hơn, chúng ta có thể tạo một bảng và đặt chỉ số “các sự cố gần xảy ra được báo cáo” ở đó.
Tóm tắt
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về cách áp dụng phân tích khoảng cách vào việc xem xét thực thi chiến lược. Dưới đây là một số ý tưởng chính:
- Chuẩn bị sẵn sơ đồ chiến lược – định lượng mục tiêu với các chỉ số dẫn dắt và trễ
- Tìm các khoảng cách – xem xét các chỉ số có sự khác biệt đáng kể giữa giá trị hiện tại và mục tiêu (ví dụ: các chỉ số trong vùng đỏ)
- Phân tích các lý do cho các khoảng cách, ghi lại những lý do đó và quay lại chúng trong lần xem xét tiếp theo
- Chuẩn bị kế hoạch phản hồi
- Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng – sử dụng phần mềm thực thi chiến lược như BSC Designer để tự động hóa các bước của phân tích khoảng cách
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.