Các tổ chức quản lý chiến lược trong Excel cuối cùng sẽ phải đối mặt với một lựa chọn: tiếp tục với các bảng tính tự phát, chuyển sang phần mềm OKR, áp dụng phần mềm Thẻ điểm cân bằng, hoặc kết hợp nhiều công cụ. Lựa chọn đúng phụ thuộc ít hơn vào phần mềm và nhiều hơn vào khoảng cách thực thi mà tổ chức cần thu hẹp.
Trong so sánh này, “phần mềm OKR” đề cập đến các công cụ dựa trên khung OKR, trong khi “phần mềm Thẻ điểm cân bằng” đề cập đến các công cụ được xây dựng xoay quanh khung Thẻ điểm cân bằng. BSC Designer thuộc nhóm thứ hai: đây là phần mềm thực thi chiến lược lấy Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi, và cũng bao gồm một mẫu OKR cho các tổ chức muốn kết nối OKR cấp đội ngũ với chiến lược.
Bảng này giúp như một bộ lọc ban đầu khi lựa chọn phần mềm phù hợp:
| Câu hỏi | Phù hợp hơn |
|---|---|
| Chúng ta có cần các đội ngũ cam kết thực thi trong ngắn hạn không? | Phần mềm OKR |
| Chúng ta có cần mô tả chiến lược, các động lực tạo giá trị và các KPI không? | Phần mềm Thẻ điểm cân bằng |
| Chúng ta có cần theo dõi hiệu suất dài hạn và khả năng kiểm toán không? | Phần mềm Thẻ điểm cân bằng |
| Chúng ta có cần cả cấu trúc chiến lược lẫn Liên kết đội ngũ không? | Sử dụng cả hai |
Các giai đoạn thực thi chiến lược: Phần mềm nào phù hợp ở từng giai đoạn
Hãy nghĩ về một tổ chức chuyển từ khát vọng của bên liên quan sang công việc thực tế được các đội ngũ hoàn thành. Một quy trình triển khai và thực thi chiến lược được đơn giản hóa trông như sau:
- Nhu cầu của bên liên quan → Mục tiêu chiến lược / động lực tạo giá trị → KPI với mục tiêu & Các sáng kiến chiến lược
- {Các sáng kiến chiến lược} → OKR của đội ngũ → Thực thi → Rà soát kết quả và học hỏi
Phần mềm Thẻ điểm cân bằng mạnh nhất ở các giai đoạn đầu. Nó giúp tổ chức mô tả chiến lược, làm rõ các động lực tạo giá trị, xác định KPI và kết nối các sáng kiến với ý định chiến lược. Nhóm phần mềm này cũng có thể hỗ trợ phân tích các yếu tố bên ngoài, quản trị rủi ro và các phân tích chiến lược liên quan.
Phần mềm OKR hữu ích hơn khi các sáng kiến được lựa chọn cần trở thành các cam kết đối với các đội ngũ. Đây là lĩnh vực vốn được bao phủ bởi các công cụ theo dõi mục tiêu và phần mềm OKR.
Phần mềm Thẻ điểm cân bằng cung cấp ngữ cảnh chiến lược cho OKR
Khi các tổ chức triển khai OKR, một trong những câu hỏi đầu tiên cần đặt ra là:
Các mục tiêu cho OKR đến từ đâu?
Lý tưởng nhất, chúng nên xuất phát từ một mô hình chiến lược. Phần mềm Thẻ điểm cân bằng giúp phân rã các khát vọng chiến lược thành các mục tiêu, các yếu tố thúc đẩy giá trị, KPI, chỉ tiêu và Sáng kiến. Sau đó, các Sáng kiến này trở thành điểm khởi đầu cho OKR.
Những OKR mạnh nhất được dẫn xuất từ các ưu tiên chiến lược đã được làm rõ trong Thẻ điểm cân bằng.
Phần mềm OKR giúp các đội ngũ cam kết thực thi, nhưng tự nó không xác thực liệu chiến lược đã được phân rã đúng hay chưa.
Theo dõi tiến độ: OKR tự báo cáo so với kết quả Thẻ điểm được tính toán
Một phần mềm Thẻ điểm cân bằng điển hình bao gồm một khung đo lường hiệu suất được thiết kế để theo dõi dài hạn. Trong trường hợp đó, các KPI bao gồm đường cơ sở, mục tiêu, giá trị hiện tại, công thức và trọng số.
Trong phần mềm Thẻ điểm cân bằng, tiến độ được tính toán dựa trên trạng thái hiện tại và mục tiêu.
Cách này phù hợp hơn cho trách nhiệm giải trình và khả năng kiểm toán dài hạn. Nếu ai đó hỏi, “Con số này đến từ đâu?”, người dùng có thể truy vết kết quả hiệu suất cấp cao về một KPI cụ thể, các lần cập nhật, mục tiêu và logic tính toán của KPI đó.
Trong phần mềm OKR, các đội ngũ báo cáo tiến độ dựa trên tự ước lượng, mức độ tự tin hoặc trạng thái hoàn thành.
Loại tiến độ đó hữu ích để hiểu liệu một đội ngũ có đang đi đúng hướng hay không. Nhưng đối với cơ quan quản lý, các đội ngũ chất lượng, kiểm toán viên hoặc các bên liên quan cấp cao, tiến độ cần được diễn giải thông qua các KPI được mô tả một cách phù hợp. Đó là điểm mà phần mềm Thẻ điểm cân bằng vượt trội.
Chu kỳ báo cáo trong phần mềm OKR và Thẻ điểm cân bằng
Một yếu tố khác khi quyết định giữa phần mềm Thẻ điểm cân bằng và phần mềm OKR là liệu các thước đo có cần duy trì khả năng so sánh theo thời gian hay không.
- Phần mềm OKR được tối ưu hóa cho các chu kỳ báo cáo ngắn hơn, thường là theo quý.
- Phần mềm Thẻ điểm cân bằng được định hình bởi các chu kỳ rà soát chiến lược và bởi các khoảng thời gian cập nhật của các chỉ số khác nhau. Một số KPI có thể cập nhật hằng ngày, số khác theo tháng, theo quý hoặc hằng năm.
Nếu tổ chức của bạn có sự kết hợp các KPI với các khoảng thời gian cập nhật khác nhau, nhiều khả năng bạn đang làm việc ở cấp độ chiến lược. Trong trường hợp đó, bạn cần một mô hình dữ liệu có cấu trúc, và phần mềm Thẻ điểm cân bằng là lựa chọn phù hợp hơn.
Nếu nhịp đo lường của hệ thống đo lường của bạn là một khoảng thời gian báo cáo ngắn duy nhất, nhiều khả năng bạn đang làm việc ở cấp độ đội ngũ hoặc vận hành. Trong trường hợp đó, phần mềm OKR gọn nhẹ có thể là đủ.
Các công cụ OKR không được thiết kế để theo dõi cùng một thước đo trong nhiều năm. Phần mềm Thẻ điểm cân bằng được xây dựng cho việc theo dõi chiến lược và hiệu suất dài hạn.
Sự tham gia của đội ngũ trong phần mềm OKR và Thẻ điểm cân bằng
Các nhà cung cấp phần mềm OKR thúc đẩy việc kiểm tra định kỳ trên toàn bộ Tổ chức, từ đội ngũ lãnh đạo đến từng cá nhân đóng góp.
Lời hứa là mở rộng sự tham gia của nhân viên vào việc thực thi Chiến lược. Rủi ro là quy trình trở thành việc báo cáo chỉ để báo cáo. Việc triển khai tập trung hơn thường hiệu quả hơn:
Không phải ai cũng cần cập nhật OKR. Không phải ai cũng cần tham gia thiết lập mục tiêu ở cấp độ Chiến lược.
Phần mềm Thẻ điểm cân bằng cũng có thể gặp vấn đề tương tự. Một số nhà cung cấp đề xuất biến “Chiến lược thành công việc của mọi người.” Trên thực tế, việc triển khai ở quy mô như vậy thường là không cần thiết. Tốt hơn là giới hạn việc triển khai cho các thành viên chủ chốt của từng phòng ban.
Ưu tiên nên là giúp đúng người hiểu cách nhu cầu của Bên liên quan được chuyển hóa thành mục tiêu và Sáng kiến.
Điều này ảnh hưởng như thế nào đến việc lựa chọn công cụ?
- Nếu mục tiêu là thu hút phần lớn nhân viên tham gia cập nhật thực thi định kỳ, phần mềm theo dõi mục tiêu hoặc phần mềm OKR thường phù hợp hơn.
- Nếu mục tiêu là tự động hóa báo cáo Chiến lược và thu hút các nhà chiến lược cũng như các thành viên chủ chốt của từng phòng ban, phần mềm Thẻ điểm cân bằng là lựa chọn phù hợp hơn.
Sử dụng phần mềm OKR và Thẻ điểm cân bằng cùng nhau
Trong thực tế, có thể bạn cần cả hai – Thẻ điểm cân bằng và công cụ theo dõi OKR:
Thẻ điểm cân bằng xác định chiến lược. OKR giúp các bước thực thi tiếp theo trở nên rõ ràng đối với các đội ngũ.
Nguyên tắc này ngăn OKR trở thành sự thay thế cho chiến lược. Đồng thời, nó cũng giúp Thẻ điểm cân bằng gắn kết với việc thực thi hằng ngày.
Chuyển đổi AI là một ví dụ điển hình.
- Thẻ điểm cân bằng giúp ban lãnh đạo quyết định liệu các chương trình thí điểm AI có hỗ trợ chiến lược tổng thể hay không, chúng tác động đến những yếu tố dẫn dắt giá trị nào, và liệu chúng có tạo ra tác động dài hạn có thể đo lường hay không.
- Phần mềm OKR giúp các đội ngũ phối hợp công việc liên chức năng và tạo ra các cam kết xoay quanh việc áp dụng AI.
Trong một bài viết khác, chúng tôi đã chia sẻ các nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức có các KPI đã được thiết lập và một văn hóa đo lường hiệu suất trưởng thành có nhiều khả năng chuyển từ các chương trình thí điểm AI sang triển khai AI ở quy mô lớn hơn.
Tóm tắt: Quyết định dựa trên khoảng cách năng lực
Trong thực tế, lựa chọn phụ thuộc vào những gì tổ chức đang thiếu ở thời điểm hiện tại.
- Sử dụng phần mềm Thẻ điểm cân bằng khi tổ chức cần một chiến lược có cấu trúc, quản trị KPI, mục tiêu, trách nhiệm giải trình và theo dõi hiệu suất dài hạn.
- Sử dụng phần mềm OKR hoặc các công cụ theo dõi mục tiêu tương tự khi các đội ngũ cần chuyển các ưu tiên đã chọn thành các cam kết ngắn hạn và triển khai thực thi.
- Sử dụng cả hai khi tổ chức cần một mô hình chiến lược rõ ràng và một cách để kết nối mô hình đó với việc thực thi ở cấp đội ngũ.
Để có cái nhìn toàn diện về các lựa chọn hiện có, bao gồm cách các công cụ khác nhau hỗ trợ xây dựng chiến lược, thực thi, báo cáo và liên kết, hãy xem so sánh phần mềm chiến lược.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.