Khung OKR, được lý tưởng hóa như một công cụ thiết lập mục tiêu gọn nhẹ để theo dõi các mục tiêu tham vọng nhất, đang dần trở thành một công cụ lập kế hoạch chiến lược đa dụng.
OKRs - Ví dụ. Content:
Vai trò của OKR trong hoạch định chiến lược
Ban đầu, OKR là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu, tập trung vào các tiêu chí phân rã khá mơ hồ – các mục tiêu tham vọng/truyền cảm hứng được hỗ trợ bởi một vài Kết quả then chốt hữu hình. Ngày nay, sự đơn giản của OKR đã khiến các tổ chức1 triển khai nó cho việc lập kế hoạch và thực thi chiến lược tổng thể, tạo ra sự cạnh tranh với Thẻ điểm cân bằng và Hoshin Kanri.
Dù vậy, câu hỏi thực tiễn là mỗi phương pháp nên đảm nhiệm vai trò nào trong thực thi chiến lược.
Trong sơ đồ hệ sinh thái về các khuôn khổ hoạch định chiến lược, chúng tôi đặt OKR trong phân khúc Thực thi chiến lược, cùng với Thẻ điểm cân bằng và Hoshin Kanri. Về phương pháp phân rã, OKR chủ yếu tập trung vào logic nhân–quả, chẳng hạn như kết nối các mục tiêu với các kết quả then chốt và liên kết OKR ở các cấp độ khác nhau.
Trong OKR, chúng tôi nhận thấy các khối cấu thành cần thiết cho việc mô tả và thực thi chiến lược:
- Xác định các mục tiêu
- Định lượng các mục tiêu bằng các Kết quả then chốt
- Xác định rủi ro và kế hoạch hành động cho các mục tiêu
- Liên kết giữa các mục tiêu và các chiến lược chức năng
Bằng cách tích hợp OKR với các công cụ xác định chiến lược và có thể kèm theo một số điều chỉnh thương hiệu nội bộ, khuôn khổ này có thể dễ dàng được điều chỉnh để sử dụng như một giải pháp hoạch định chiến lược chủ đạo.
OKR – Thực tiễn tốt nhất
Hãy bắt đầu bằng cách phác thảo một số thực tiễn tốt nhất cho việc triển khai OKR trong thực tế:
- Theo dõi kết quả, không chỉ là đầu ra.2 Nhìn xa hơn kết quả ngay lập tức của hoạt động để đạt được kết quả có tác động đến hiệu suất.
- Bỏ qua OKR cá nhân, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ.3 OKR nhằm tập trung vào các lựa chọn cấp cao, không phải để tạo ra danh sách những việc cần làm.
- Không liên kết hệ thống khen thưởng với OKR. Nhân viên sẽ tìm cách để làm trò với hệ thống. Thay vào đó, sử dụng OKR để tự đánh giá, thay thế phần thưởng tiền tệ bằng phần thưởng nội tại.4
- Nhắm đến tỷ lệ thành công 70% cho Kết quả chính.5 Tiêu chí này đảm bảo rằng các mục tiêu đã đủ tham vọng.
- OKR phải công khai trong tổ chức.6 Khuyến khích OKR liên chức năng nơi mục tiêu của một đội ngũ được liên kết với mục tiêu của đội ngũ khác.
- Hệ thống OKR có thời hạn (thường được báo cáo hàng quý) với các cuộc kiểm tra hàng tuần.7 Thời gian lập kế hoạch hàng quý giúp giữ cho OKR linh hoạt hơn và phân biệt chúng với kế hoạch chiến lược hàng năm.
Triển khai phần mềm OKR
Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số lời khuyên thực tế về tự động hóa OKR bằng phần mềm BSC Designer.
Chúng tôi sẽ thảo luận về:
- Chuẩn bị không gian làm việc cho OKR
- Thiết lập Mục tiêu và Kết quả chính
- Chuyển giao OKR và liên kết với các chiến lược và thẻ điểm chức năng khác
- Tự động hóa các buổi kiểm tra và xem xét cuối cùng của OKR
Chuẩn bị không gian làm việc cho OKR
Trước khi thiết lập OKR cụ thể, hãy chuẩn bị một không gian làm việc.
Thêm thành viên đội ngũ
Thêm các thành viên trong đội ngũ của bạn vào BSC Designer với tư cách là người dùng (thông qua mục Menu > Người dùng) và tổ chức họ thành các đội nhóm.
Chỉ định một người dùng hoặc một đội nhóm làm Phụ trách của OKR. Người Phụ trách sẽ nhận nhắc nhở về các lần check-in và các thông báo liên quan khác về OKR của họ.
Mẫu OKR. Tính minh bạch của OKR trong một tổ chức
Một trong những thực hành tốt nhất về OKR là làm cho OKR của đội ngũ và cá nhân có thể nhìn thấy trong toàn tổ chức. Trong BSC Designer, sử dụng chức năng Chia sẻ để gán quyền truy cập phù hợp cho các OKR.
Một thiết lập điển hình là:
- Tất cả các nhóm người dùng có quyền xem tất cả các OKR
- Các phụ trách có quyền chỉnh sửa cho OKR của họ
Đặt OKR làm mẫu mặc định
Nếu OKR là công cụ lập kế hoạch chiến lược chính trong tổ chức của bạn, bạn có thể làm cho nó thành mẫu mặc định cho tất cả các thẻ điểm mới.
- Tạo và mở một thẻ điểm OKR mà bạn sẽ sử dụng làm mẫu cho tất cả các OKR mới
- Chọn Công cụ > Lưu làm mẫu
- Đi tới Menu > Cài đặt > tab Luồng công việc
- Trong Mẫu Thẻ điểm, đặt mẫu cần thiết làm mẫu mặc định cho các thẻ điểm mới
Lập kế hoạch cho việc ngừng sử dụng OKR
Vào cuối kỳ quý, các OKR sẽ tích lũy thông tin quý giá dưới dạng sáng kiến, lý do, và dữ liệu hiệu suất của Kết quả Chính.
Khi đến lúc viết lại OKR của bạn, hãy sao chép phiên bản hiện tại (Các Thẻ điểm của tôi > Quản lý > Sao chép) để sử dụng làm tài liệu tham khảo cho phân tích trong tương lai.
Thiết lập Mục tiêu và Kết quả chính trong BSC Designer
Dưới đây, chúng tôi thảo luận các bước để thiết lập OKR trong BSC Designer, bao gồm:
- Sử dụng mẫu OKR
- Thiết lập Mục tiêu
- Thiết lập Kết quả chính
- Thêm Sáng kiến và Rủi ro
- Tùy chỉnh tính toán hiệu suất
Tạo OKR từ một mẫu
Một mẫu OKR sẵn sàng sử dụng sẽ hỗ trợ việc thiết lập ban đầu:
- Điều hướng đến mục Thẻ điểm của tôi
- Chọn Mới > Thẻ điểm mới > Thêm mẫu…
- Chọn OKR từ nhóm khung kinh doanh
Mẫu OKR. Tạo một mục tiêu
Mẫu OKR đã có sẵn một số mục tiêu mẫu. Nếu bạn cần thêm một mục tiêu mới:
- Chọn một mục cha cho mục tiêu mới (một phần tử gốc hoặc một mục tiêu khác)
- Nhấp vào nút Thêm trên thanh công cụ
Để chỉnh sửa các thuộc tính của mục tiêu:
- Chuyển sang tab Chung để thay đổi tên của mục tiêu
- Chỉ định mô tả của mục tiêu
- Sử dụng trường Phụ trách để chỉ định một trong các người dùng của tài khoản của bạn làm phụ trách
- Nhấp vào Biểu tượng bên cạnh tên mục tiêu để thay đổi
Mẫu OKR. Tạo một Kết quả then chốt
Mẫu OKR có một số Kết quả then chốt được liên kết với các mục tiêu. Nếu cần thêm một Kết quả then chốt mới:
- Chọn một mục tiêu
- Nhấp vào nút Thêm trên thanh công cụ
Để tùy chỉnh các thuộc tính của Kết quả then chốt:
- Chuyển sang tab Chung để xác định tên và mô tả của Kết quả then chốt
- Chuyển sang tab Dữ liệu để định lượng các Kết quả then chốt bằng cách thiết lập trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu mong muốn
- Chuyển sang tab Ngữ cảnh để xác định loại của Kết quả then chốt
Mẫu OKR. Một trong những thông lệ tốt nhất cho OKR là kết hợp các Kết quả then chốt dạng Chỉ số dẫn dắt và Chỉ số trễ:
- Loại Chỉ số trễ nên được sử dụng cho các kết quả liên quan đến đầu ra
- Loại Chỉ số dẫn dắt nên được sử dụng để định lượng các hoạt động
Tạo mới sáng kiến
Mẫu OKR có các sáng kiến thuộc nhiều loại khác nhau, được liên kết với các mục tiêu. Bạn sẽ tìm thấy cơ sở lý do, rủi ro, yếu tố thành công, kết quả kỳ vọng và kế hoạch hành động.
Mẫu OKR. Để thêm một sáng kiến mới vào một mục tiêu:
- Chọn một mục tiêu
- Nhấp vào nút Sáng kiến bên cạnh mục tiêu
- Thay đổi loại của sáng kiến nếu cần
Tính toán hiệu suất của mục tiêu
Theo mặc định, hiệu suất của một mục tiêu được tính là trung bình có trọng số của hiệu suất của các Kết quả Chính.
Để tùy chỉnh cách tính hiệu suất:
- Chọn một mục tiêu
- Chuyển sang tab Hiệu suất để chỉ định cách hiệu suất của mục tiêu sẽ được tính toán
Để thay đổi trọng số của các Kết quả Chính:
- Chọn một Kết quả Chính
- Chuyển sang tab Hiệu suất
- Thay đổi trọng số liên quan của nó trong điểm số hiệu suất tổng thể của mục tiêu
Tính toán hiệu suất của các kết quả then chốt
Để làm cho các Kết quả then chốt có thể so sánh được, BSC Designer tính toán hiệu suất chuẩn hóa. Công cụ sử dụng trạng thái hiện tại của Kết quả then chốt và thang đo (đường cơ sở… mục tiêu) để tính hiệu suất của nó.
Để tùy chỉnh hàm hiệu suất cho một Kết quả then chốt:
- Chọn một Kết quả then chốt
- Chuyển sang tab Hiệu suất
- Thay đổi công thức trong phần Tối ưu hóa
Mẫu OKR. Ví dụ, sử dụng “Tối thiểu hóa” cho trường hợp “càng ít càng tốt”, hoặc tùy chỉnh công thức theo các yêu cầu cụ thể hơn.
Chuyển giao và Liên kết OKRs với Thẻ điểm chức năng
OKRs có thể được nhóm theo hệ thống phân cấp. Hãy thảo luận về cách những kết nối này được tự động hóa với BSC Designer.
Mục tiêu phụ
Khi tạo một mục tiêu, chúng ta chọn một mục cha có thể là một mục tiêu khác. Trong trường hợp này, phần mềm sẽ tạo một mục tiêu phụ.
- Nếu có các mục tiêu hiện có cần được kết nối với một mục tiêu khác, hãy di chuyển một mục tiêu (kéo thả) vào một mục tiêu khác.
Trong cả hai trường hợp, phần mềm sẽ tự động coi kết quả của mục tiêu phụ là Kết quả Chính cho mục tiêu cha của nó.
Liên kết chéo
Trong trường hợp này, chúng ta xử lý với các nhánh mục tiêu khác nhau. Một mục tiêu từ một nhánh nên đóng góp như một Kết quả Chính cho một mục tiêu ở nhánh khác.
Để liên kết các mục tiêu theo cách này:
- Chọn một mục tiêu sẽ đóng vai trò của Kết quả Chính
- Chọn Công cụ > Sao chép chỉ số
- Chọn một mục tiêu sẽ chấp nhận Kết quả Chính
- Chọn Công cụ > Dán chỉ số
- Khi được hỏi, nhấp vào nút Liên kết Mục
Liên kết Thẻ điểm chéo
Tương tự như trường hợp liên kết chéo trước đó, nhưng mục tiêu dự kiến sẽ là Kết quả chính cho một mục tiêu khác nằm trong một thẻ điểm khác.
Các bước để kết nối Kết quả chính và mục tiêu là tương tự:
- Mở một thẻ điểm với một mục tiêu sẽ đóng vai trò là Kết quả chính và chọn mục tiêu đó
- Nhấp vào Công cụ > Sao chép chỉ số
- Mở một thẻ điểm với một mục tiêu sẽ chấp nhận Kết quả chính
- Nhấp vào Công cụ > Dán chỉ số
- Khi được hỏi, nhấp vào nút Liên kết Mục
Theo cùng một logic, chúng ta có thể liên kết các thẻ điểm dựa trên OKR với các chiến lược trong Thẻ điểm cân bằng, cũng như các thẻ điểm chức năng.
Kiểm tra và xem xét OKRs
Sử dụng OKRs hàng tuần để tập trung vào các mục tiêu ưu tiên cao. Trong BSC Designer, có một số chức năng tự động sẽ giúp ích.
Tự động hóa tần suất check-in
Tần suất xem xét được tự động hóa thông qua các khoảng thời gian cập nhật được sử dụng cho Kết quả chính.
- Phụ trách của OKR sẽ nhận thông báo tự động về các check-in (cập nhật) sắp tới cho các Kết quả chính.
Trong mẫu OKR, khoảng thời gian cập nhật mặc định cho các Kết quả chính được đặt là “hàng tháng” (xem Công cụ > Tùy chọn > Khoảng thời gian cập nhật mặc định). Nếu cần, có thể tùy chỉnh thông qua Trình chỉnh sửa Giá trị cho các Kết quả chính cụ thể.
Mẫu OKR. Gán Điểm cho Kết Quả Chính
Để gán điểm cho một Kết Quả Chính:
- Chọn ngày thích hợp (quý) trong lịch nội bộ
- Chọn một Kết Quả Chính
- Chuyển sang thẻ Dữ liệu
- Nhập điểm hiện tại vào trường Giá trị
Sử dụng Trình chỉnh sửa Giá trị để kiểm tra các điểm hiện tại, cũng như tham khảo dấu vết kiểm toán cho những thay đổi đã thực hiện.
Bình luận về kết quả
Tại sao một số OKR không cải thiện như kỳ vọng? Chúng ta có thể làm tốt hơn điều gì cho giai đoạn tiếp theo?
Mẫu OKR. Trong BSC Designer, nhấp vào biểu tượng bình luận (bên cạnh điểm số của Kết quả then chốt) để ghi lại suy nghĩ của bạn về các thành tựu hiện tại và những hiểu biết cho chu kỳ OKR tiếp theo.
Liên kết trực tiếp đến OKRs
Trong các cuộc thảo luận chiến lược, bạn có thể cần tham chiếu đến một mục tiêu cụ thể, Kết quả chính, hoặc sáng kiến. Sử dụng công cụ liên kết có sẵn cho các mục này để tạo liên kết trực tiếp.
Trực quan hóa các mục tiêu trên sơ đồ
BSC Designer tự động trực quan hóa OKR trên sơ đồ chiến lược.
- Các mục tiêu được trực quan hóa dưới dạng các hình chữ nhật trong các khía cạnh
- Kết quả then chốt được trực quan hóa dưới dạng các đường màu xám (kết quả chỉ số trễ) và màu xanh lá (hoạt động chỉ số dẫn dắt)
- Sáng kiến được trực quan hóa bằng biểu tượng sáng kiến tương ứng
OKRs - Ví dụ. Theo mặc định, BSC Designer trực quan hóa tất cả Mục tiêu trên sơ đồ. Để giới hạn mức độ chi tiết:
- Chọn một mục tiêu trên sơ đồ chiến lược
- Sử dụng các nút Gấp / Mở (các nút màu xanh có ký hiệu + và -)
Để dừng trực quan hóa các OKR đã chọn trên sơ đồ:
- Chuyển sang tab Các KPI
- Chọn một mục tiêu
- Chuyển sang tab Ngữ cảnh
- Sử dụng cài đặt Hiển thị trên sơ đồ chiến lược
Trực quan hóa các Kết quả then chốt và Sáng kiến trên Bảng
Bảng mặc định của mẫu OKR liệt kê tất cả các sáng kiến có sẵn trong OKR.
- Thêm biểu đồ Gantt để trực quan hóa các sáng kiến có ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Thêm các sơ đồ phù hợp cho các Kết quả then chốt
OKRs - Ví dụ. Báo cáo theo lịch trình
Lên lịch một báo cáo hàng tuần/hàng tháng mà hệ thống có thể gửi đến các bên liên quan chính dưới dạng tệp PDF với trạng thái OKR cập nhật, một bản sao sơ đồ chiến lược hiện tại và bảng.
Kết luận
Khung OKR linh hoạt thích nghi hoàn hảo với môi trường kinh doanh được định nghĩa bởi sự biến động cao và phức tạp.
Với OKR được định nghĩa và tự động hóa đúng cách, các tổ chức có thể tập trung vào các ưu tiên của mình và nhanh chóng rút kinh nghiệm từ những sai lầm.
Các bước chính của việc triển khai OKR bao gồm:
- Stories about triumph and failure and moments in between, What Matters, Truy cập ngày 26 tháng 10 năm 2023. ↩
- Năm câu thần chú cho Huấn luyện viên OKRs, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- Bốn phần thưởng nội tại thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Đo lường Điều Quan Trọng: Cách Google, Bono và Quỹ Gates làm rung chuyển thế giới với OKR, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Minh bạch: Cách OKR có thể khôi phục niềm tin công chúng, 2019, What Matters ↩
- Cách VC John Doerr Đặt và Đạt được Mục tiêu, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkín là một kiến trúc sư chiến lược và là nhà sáng lập của BSC Designer, một nền tảng thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Ông là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả tại các hội nghị quốc tế. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.