Khung OKR, được lý tưởng hóa như một công cụ thiết lập mục tiêu nhẹ nhàng để theo dõi các mục tiêu tham vọng nhất, đang dần trở thành một công cụ lập kế hoạch chiến lược đa dụng.
OKRs - Example. Nội dung:
Vai trò của OKRs trong hoạch định chiến lược
Ban đầu, OKR là một khung công việc thiết lập mục tiêu với tiêu chí phân rã khá mơ hồ – mục tiêu đầy tham vọng/truyền cảm hứng được hỗ trợ bởi một số kết quả chính cụ thể. Ngày nay, sự đơn giản của nó đã dẫn dắt các tổ chức1 áp dụng nó cho việc lập kế hoạch và thực thi chiến lược tổng thể, tạo ra sự cạnh tranh cho Thẻ điểm cân bằng và Hoshin Kanri.
Trong sơ đồ hệ sinh thái về các khung hoạch định chiến lược của chúng tôi, chúng tôi đặt OKR trong phân đoạn Thực thi Chiến lược cùng với Thẻ điểm cân bằng và Hoshin Kanri. Về phương pháp phân rã của nó, chủ yếu tập trung vào logic nhân quả, chẳng hạn như kết nối các mục tiêu với các kết quả chính và liên kết OKR của các cấp độ khác nhau.
Trong OKR, chúng tôi tìm thấy các khối xây dựng cần thiết cho mô tả và thực thi chiến lược:
- Định nghĩa của mục tiêu
- Định lượng các mục tiêu với Kết quả Chính
- Xác định rủi ro và kế hoạch hành động cho các mục tiêu
- Liên kết giữa các mục tiêu và chiến lược chức năng
Bằng cách tích hợp OKR với các công cụ định nghĩa chiến lược và có thể một số thương hiệu nội bộ, khung này có thể dễ dàng thích nghi để sử dụng như một giải pháp hoạch định chiến lược chính.
OKR – Thực tiễn tốt nhất
Hãy bắt đầu bằng cách phác thảo một số thực tiễn tốt nhất cho việc triển khai OKR trong thực tế:
- Theo dõi kết quả, không chỉ là đầu ra.2 Nhìn xa hơn kết quả ngay lập tức của hoạt động để đạt được kết quả có tác động đến hiệu suất.
- Bỏ qua OKR cá nhân, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ.3 OKR nhằm tập trung vào các lựa chọn cấp cao, không phải để tạo ra danh sách những việc cần làm.
- Không liên kết hệ thống khen thưởng với OKR. Nhân viên sẽ tìm cách để làm trò với hệ thống. Thay vào đó, sử dụng OKR để tự đánh giá, thay thế phần thưởng tiền tệ bằng phần thưởng nội tại.4
- Nhắm đến tỷ lệ thành công 70% cho Kết quả chính.5 Tiêu chí này đảm bảo rằng các mục tiêu đã đủ tham vọng.
- OKR phải công khai trong tổ chức.6 Khuyến khích OKR liên chức năng nơi mục tiêu của một đội ngũ được liên kết với mục tiêu của đội ngũ khác.
- Hệ thống OKR có thời hạn (thường được báo cáo hàng quý) với các cuộc kiểm tra hàng tuần.7 Thời gian lập kế hoạch hàng quý giúp giữ cho OKR linh hoạt hơn và phân biệt chúng với kế hoạch chiến lược hàng năm.
Triển khai phần mềm OKR
Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số lời khuyên thực tế về tự động hóa OKR bằng phần mềm BSC Designer.
Chúng tôi sẽ thảo luận về:
- Chuẩn bị không gian làm việc cho OKR
- Thiết lập Mục tiêu và Kết quả chính
- Chuyển giao OKR và liên kết với các chiến lược và thẻ điểm chức năng khác
- Tự động hóa các buổi kiểm tra và xem xét cuối cùng của OKR
Chuẩn bị không gian làm việc cho OKR
Trước khi thiết lập OKR cụ thể, hãy chuẩn bị một không gian làm việc.
Đưa thành viên vào đội ngũ
Thêm các thành viên trong đội ngũ của bạn vào BSC Designer với tư cách là người dùng (thông qua Menu > phần Người dùng) và tổ chức họ thành các đội ngũ.
Chỉ định một người dùng hoặc một đội ngũ làm phụ trách của OKRs. Những người phụ trách sẽ nhận được nhắc nhở về các lần kiểm tra và các thông báo liên quan khác về OKRs của họ.
Mẫu OKR. Tính minh bạch của OKR trong một tổ chức
Một trong những thực hành tốt nhất về OKR là làm cho OKR của đội ngũ và cá nhân có thể nhìn thấy trong toàn tổ chức. Trong BSC Designer, sử dụng chức năng Chia sẻ để gán quyền truy cập phù hợp cho các OKR.
Một thiết lập điển hình là:
- Tất cả các nhóm người dùng có quyền xem tất cả các OKR
- Các phụ trách có quyền chỉnh sửa cho OKR của họ
Đặt OKR làm mẫu mặc định
Nếu OKR là công cụ lập kế hoạch chiến lược chính trong tổ chức của bạn, bạn có thể làm cho nó thành mẫu mặc định cho tất cả các thẻ điểm mới.
- Tạo và mở một thẻ điểm OKR mà bạn sẽ sử dụng làm mẫu cho tất cả các OKR mới
- Chọn Công cụ > Lưu làm mẫu
- Đi tới Menu > Cài đặt > tab Luồng công việc
- Trong Mẫu Thẻ điểm, đặt mẫu cần thiết làm mẫu mặc định cho các thẻ điểm mới
Lập kế hoạch cho việc ngừng sử dụng OKR
Vào cuối kỳ quý, các OKR sẽ tích lũy thông tin quý giá dưới dạng sáng kiến, lý do, và dữ liệu hiệu suất của Kết quả Chính.
Khi đến lúc viết lại OKR của bạn, hãy sao chép phiên bản hiện tại (Các Thẻ điểm của tôi > Quản lý > Sao chép) để sử dụng làm tài liệu tham khảo cho phân tích trong tương lai.
Thiết lập Mục tiêu và Kết quả chính trong BSC Designer
Dưới đây, chúng tôi thảo luận các bước để thiết lập OKR trong BSC Designer, bao gồm:
- Sử dụng mẫu OKR
- Thiết lập Mục tiêu
- Thiết lập Kết quả chính
- Thêm Sáng kiến và Rủi ro
- Tùy chỉnh tính toán hiệu suất
Tạo OKR từ Mẫu
Mẫu OKR sẵn sàng sử dụng sẽ hỗ trợ thiết lập ban đầu:
- Đi đến phần Thẻ điểm của tôi
- Chọn Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn…
- Chọn OKR từ nhóm khung công việc kinh doanh
Mẫu OKR. Tạo một Mục tiêu
Mẫu OKR đã có một số mục tiêu mẫu. Nếu bạn cần thêm một mục tiêu mới:
- Chọn một mục cha cho mục tiêu mới (một phần tử gốc hoặc một mục tiêu khác)
- Nhấp vào nút Thêm trên thanh công cụ
Để thay đổi thuộc tính của mục tiêu:
- Chuyển sang tab Chung để thay đổi tên của mục tiêu
- Xác định mô tả của mục tiêu
- Sử dụng trường Phụ trách để gán một trong những người dùng của tài khoản của bạn làm phụ trách
- Nhấp vào Biểu tượng bên cạnh tên mục tiêu để thay đổi nó
Mẫu OKR. Tạo một Kết quả Chính
Mẫu OKR có một số Kết quả Chính được liên kết với các mục tiêu. Nếu bạn cần thêm một Kết quả Chính mới:
- Chọn một mục tiêu
- Nhấn vào nút Thêm trên thanh công cụ
Để tùy chỉnh các thuộc tính của Kết quả Chính:
- Chuyển sang tab Chung để định nghĩa tên và mô tả của Kết quả Chính
- Chuyển sang tab Dữ liệu để định lượng Kết quả Chính bằng cách thiết lập trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu mong muốn
- Chuyển sang tab Ngữ cảnh để định nghĩa loại của Kết quả Chính
Mẫu OKR. Một trong những thực hành tốt nhất cho OKRs là kết hợp Kết quả Chính dẫn dắt và trễ:
- Loại Chỉ số trễ nên được sử dụng cho các kết quả liên quan đến kết quả đầu ra
- Loại Chỉ số dẫn dắt nên được sử dụng cho việc định lượng các hoạt động
Tạo mới Sáng kiến
Mẫu OKR có các sáng kiến thuộc các loại khác nhau được liên kết với các mục tiêu. Bạn sẽ tìm thấy lý do, rủi ro, yếu tố thành công, kết quả mong đợi và kế hoạch hành động.
Mẫu OKR. Để thêm một sáng kiến mới vào một mục tiêu:
- Chọn một mục tiêu
- Nhấn nút Sáng kiến bên cạnh mục tiêu
- Thay đổi loại của sáng kiến nếu cần
Tính toán hiệu suất của mục tiêu
Theo mặc định, hiệu suất của một mục tiêu được tính là trung bình có trọng số của hiệu suất của các Kết quả Chính.
Để tùy chỉnh cách tính hiệu suất:
- Chọn một mục tiêu
- Chuyển sang tab Hiệu suất để chỉ định cách hiệu suất của mục tiêu sẽ được tính toán
Để thay đổi trọng số của các Kết quả Chính:
- Chọn một Kết quả Chính
- Chuyển sang tab Hiệu suất
- Thay đổi trọng số liên quan của nó trong điểm số hiệu suất tổng thể của mục tiêu
Tính toán Hiệu suất của Kết quả Chính
Để làm cho Kết quả Chính có thể so sánh, BSC Designer tính toán hiệu suất được chuẩn hóa. Nó sử dụng trạng thái hiện tại của Kết quả Chính và thang đo (điểm gốc… mục tiêu) để tính toán hiệu suất của nó.
Để tùy chỉnh hàm hiệu suất cho một Kết quả Chính:
- Chọn một Kết quả Chính
- Chuyển sang thẻ Hiệu suất
- Thay đổi công thức trong phần Tối ưu hóa
OKR Template. Ví dụ, sử dụng “Tối thiểu hóa” cho trường hợp “càng ít càng tốt”, hoặc tùy chỉnh công thức theo các yêu cầu cụ thể hơn.
Chuyển giao và Liên kết OKRs với Thẻ điểm chức năng
OKRs có thể được nhóm theo hệ thống phân cấp. Hãy thảo luận về cách những kết nối này được tự động hóa với BSC Designer.
Mục tiêu phụ
Khi tạo một mục tiêu, chúng ta chọn một mục cha có thể là một mục tiêu khác. Trong trường hợp này, phần mềm sẽ tạo một mục tiêu phụ.
- Nếu có các mục tiêu hiện có cần được kết nối với một mục tiêu khác, di chuyển một mục tiêu (kéo và thả) vào một mục tiêu khác.
Trong cả hai trường hợp, phần mềm sẽ tự động coi kết quả của mục tiêu phụ là một Kết quả Chính cho mục tiêu cha của nó.
Liên kết chéo
Trong trường hợp này, chúng ta xử lý các nhánh mục tiêu khác nhau. Một mục tiêu từ một nhánh nên đóng góp như một Kết quả chính cho một mục tiêu ở nhánh khác.
Để liên kết các mục tiêu theo cách này:
- Chọn một mục tiêu sẽ đóng vai trò của Kết quả chính
- Chọn Công cụ > Sao chép chỉ số
- Chọn một mục tiêu sẽ chấp nhận Kết quả chính
- Chọn Công cụ > Dán chỉ số
- Khi được hỏi, nhấp vào nút Liên kết Mục
Liên kết Thẻ điểm chéo
Tương tự như trường hợp liên kết chéo trước đó, nhưng mục tiêu được cho là Kết quả chính cho một mục tiêu khác nằm trong một thẻ điểm khác.
Các bước để kết nối Kết quả chính và mục tiêu tương tự:
- Mở một thẻ điểm với một mục tiêu sẽ đóng vai trò của Kết quả chính và chọn mục tiêu
- Nhấp Công cụ > Sao chép chỉ số
- Mở một thẻ điểm với một mục tiêu sẽ chấp nhận Kết quả chính
- Nhấp Công cụ > Dán chỉ số
- Khi được yêu cầu, nhấp nút Liên kết Mục
Theo cùng một logic, chúng ta có thể liên kết các thẻ điểm dựa trên OKR với các chiến lược trong Thẻ điểm cân bằng, cũng như các thẻ điểm chức năng.
Kiểm tra và xem xét OKRs
Sử dụng OKRs hàng tuần để tập trung vào các mục tiêu ưu tiên cao. Trong BSC Designer, có một số chức năng tự động sẽ giúp ích.
Tự động hóa tần suất kiểm tra
Tần suất xem xét được tự động hóa thông qua khoảng thời gian cập nhật được sử dụng cho Kết quả Chính.
- Phụ trách của OKR sẽ nhận được thông báo tự động về các lần kiểm tra (cập nhật) sắp tới cho Kết quả Chính.
Trong mẫu OKR, khoảng thời gian cập nhật mặc định cho Kết quả Chính được đặt là “hàng tháng” (xem Công cụ > Tùy chọn > Khoảng thời gian cập nhật mặc định). Nếu cần, điều này có thể được tùy chỉnh thông qua Trình chỉnh sửa Giá trị cho các Kết quả Chính cụ thể.
Mẫu OKR. Gán điểm số cho kết quả chính
Để gán điểm số cho một Kết quả Chính:
- Chọn ngày phù hợp (quý) trong lịch nội bộ
- Chọn một Kết quả Chính
- Chuyển sang tab Dữ liệu
- Nhập điểm số hiện tại vào trường Giá trị
Sử dụng Trình chỉnh sửa Giá trị để kiểm tra các điểm số hiện tại, cũng như tham khảo dấu vết kiểm toán cho các thay đổi đã thực hiện.
Bình luận về kết quả
Tại sao một số OKR không cải thiện như mong đợi? Chúng ta có thể làm gì tốt hơn cho kỳ tiếp theo?
Mẫu OKR. Trong BSC Designer, nhấp vào biểu tượng bình luận (bên cạnh điểm số của Kết quả Chính) để viết ra suy nghĩ của bạn về những thành tựu hiện tại và những hiểu biết cho chu kỳ OKR tiếp theo.
Liên kết trực tiếp đến OKRs
Trong các cuộc thảo luận chiến lược, bạn có thể cần tham chiếu đến một mục tiêu cụ thể, Kết quả chính, hoặc sáng kiến. Sử dụng công cụ liên kết có sẵn cho các mục này để tạo một liên kết trực tiếp.
Trực quan hóa Mục tiêu trên Sơ đồ
BSC Designer tự động trực quan hóa OKRs trên sơ đồ chiến lược.
- Các mục tiêu được trực quan hóa dưới dạng hình chữ nhật trong các khía cạnh
- Kết quả Chính được trực quan hóa dưới dạng các dòng màu xám (kết quả trễ) và màu xanh lá cây (hoạt động dẫn dắt)
- Sáng kiến được trực quan hóa với biểu tượng sáng kiến tương ứng
OKRs - Ví dụ. Theo mặc định, BSC Designer trực quan hóa tất cả Mục tiêu trên sơ đồ. Để giới hạn mức độ chi tiết:
- Chọn một mục tiêu trên sơ đồ chiến lược
- Sử dụng nút Gập / Mở (nút màu xanh với ký hiệu + và -)
Để ngừng trực quan hóa OKRs đã chọn trên sơ đồ:
- Chuyển sang tab Các KPI
- Chọn một mục tiêu
- Chuyển sang tab Ngữ cảnh
- Sử dụng cài đặt Hiển thị trên sơ đồ chiến lược
Trực quan hóa Kết quả chính và Sáng kiến trên Bảng
Bảng mặc định của mẫu OKR liệt kê tất cả các sáng kiến có trong OKR.
- Thêm biểu đồ Gantt để trực quan hóa các sáng kiến có ngày bắt đầu và kết thúc
- Thêm các sơ đồ liên quan cho Kết quả chính
OKRs - Ví dụ. Báo cáo theo lịch trình
Lên lịch một báo cáo hàng tuần/hàng tháng mà hệ thống có thể gửi đến các bên liên quan chính dưới dạng tệp PDF với trạng thái OKR cập nhật, bản sao của sơ đồ chiến lược hiện tại và bảng.
Phiên: 'OKRs cho thiết lập mục tiêu bởi BSC Designer' có sẵn như một phần của chương trình học tập liên tục của BSC Designer, được cung cấp dưới dạng hội thảo trực tuyến và tại chỗ. Tìm hiểu thêm....
Kết luận
Khung OKR linh hoạt thích ứng hoàn hảo với môi trường kinh doanh được xác định bởi tính biến động cao và phức tạp.
Với OKR được xác định đúng và tự động hóa, các tổ chức có thể tập trung vào ưu tiên của mình và học hỏi nhanh chóng từ những sai lầm.
Các bước chính trong việc thực hiện OKR bao gồm:
- Những câu chuyện về chiến thắng và thất bại và những khoảnh khắc giữa hai điều này, What Matters, Truy cập ngày 26 tháng 10 năm 2023. ↩
- Năm câu thần chú cho Huấn luyện viên OKRs, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- Bốn phần thưởng nội tại thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Đo lường Điều Quan Trọng: Cách Google, Bono và Quỹ Gates làm rung chuyển thế giới với OKR, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Minh bạch: Cách OKR có thể khôi phục niềm tin công chúng, 2019, What Matters ↩
- Cách VC John Doerr Đặt và Đạt được Mục tiêu, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkin là Chuyên gia Tư vấn Chiến lược Cấp cao và là Giám đốc điều hành của BSC Designer, một nền tảng Thẻ điểm cân bằng. Ông có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, với nền tảng toán học ứng dụng và công nghệ thông tin. Alexis là tác giả của “Hệ thống Triển khai Chiến lược”. Ông đã xuất bản hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, thường xuyên phát biểu tại các sự kiện ngành, và công trình của ông thường xuyên được trích dẫn trong các nghiên cứu học thuật.