Khả năng tuyển dụng và quản lý nhân viên từ xa đang trở thành một lợi thế cạnh tranh trong những ngày này1. Những nhân tài có trình độ cao hơn có xu hướng thích làm việc từ xa để đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. Làm thế nào để bạn tìm được nhân viên phù hợp? Làm thế nào để bạn quản lý các đội ngũ làm việc từ xa? Những KPI nào sẽ giúp theo dõi hiệu suất?
Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa.
Chúng ta sẽ bắt đầu thảo luận với:
- Ưu điểm và nhược điểm của đội ngũ làm việc từ xa
- Sau đó, chúng ta sẽ giới thiệu Chỉ số niềm tin
Đội ngũ BSC Designer được hình thành bởi các thành viên đang làm việc từ xa. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, chúng tôi sẽ xây dựng và thảo luận các thực hành tốt nhất (các trụ cột) của một đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả:
- Trụ cột 1. Tính tự kỷ luật và cách định lượng
- Trụ cột 2. Giao tiếp hiệu quả – ý nghĩa của điều này trong bối cảnh một đội ngũ phân tán
- Trụ cột 3. Kỹ năng học tập của nhân viên
Cuối cùng, chúng ta sẽ tóm tắt các phát hiện của bài viết trong:
- Danh sách các KPI cho đội ngũ làm việc từ xa
Từ vựng Đội ngũ từ xa: Không Có Thuật Ngữ Duy Nhất
Không có sự đồng thuận về thuật ngữ cho đội ngũ từ xa (còn được gọi là đội ngũ ảo, đội ngũ phân tán) hoặc cho một người làm việc từ xa (cũng được gọi là nhân viên từ xa, nhân viên làm việc từ xa, freelancer, nhà thầu gia công).
Tất nhiên, có một số khác biệt quan trọng. Ví dụ:
- Một công ty bên thứ ba thực hiện công việc cho bạn (mô hình gia công) đã có một số quản lý nội bộ và dễ dàng xử lý hơn
- Một freelancer thường là người làm việc với nhiều khách hàng khác nhau
Ngoài ra, có một số sắc thái, tùy thuộc vào cách mối quan hệ giữa cá nhân và tổ chức được chính thức hóa:
- Bằng nhân viên từ xa, chúng ta thường đề cập đến một người chính thức được tổ chức tuyển dụng (các khoản thanh toán xã hội, kế hoạch giữ chân, v.v.), nhưng làm việc từ xa.
- Một nhà thầu độc lập không phải là nhân viên của tổ chức nhưng làm việc theo mối quan hệ hợp đồng đã được thiết lập.
Ví dụ (tôi không đưa ra bất kỳ lời khuyên pháp lý nào ở đây), như một công ty châu Âu, chúng tôi không thể tuyển dụng một người sống ở Nhật Bản làm nhân viên, nhưng anh ấy hoặc cô ấy có thể là nhà thầu của chúng tôi.
Các chi tiết pháp lý sẽ khác nhau tùy thuộc vào quyền tài phán của tổ chức và địa điểm của người làm việc cùng, nhưng các nguyên tắc quản lý chung sẽ vẫn giữ nguyên.
Giả lập Văn phòng so với Đội ngũ Làm việc Từ xa Độc lập
Mặc dù thuật ngữ “đội ngũ làm việc từ xa” có thể giống nhau, tôi thấy có hai lựa chọn cơ bản về cách quản lý các đội ngũ này có thể được tổ chức. Hãy gọi chúng là:
- “Giả lập Văn phòng” và
- “Đội ngũ Làm việc Từ xa Độc lập”:
Mô phỏng văn phòng
Trong trường hợp này, các đội ngũ đang sử dụng hội nghị video và tin nhắn tức thời như một phương tiện giao tiếp chính. Đôi khi, phần mềm ghi màn hình được cài đặt để theo dõi hoạt động của nhân viên từ xa (xem ý kiến của tôi về thực hành này dưới đây). Về cơ bản, cách tiếp cận này mô phỏng môi trường văn phòng từ xa.
Kiểm soát liên tục từ quản lý giảm bớt lợi ích của đội ngũ làm việc từ xa theo định dạng mô phỏng văn phòng.
Đội ngũ độc lập
Đó là định dạng mà chúng tôi đang sử dụng tích cực tại BSC Designer. Trong trường hợp này, các công cụ giao tiếp không yêu cầu câu trả lời ngay lập tức (hãy nghĩ về email, các câu chuyện trên bảng Kanban và tương tự).
Nếu chúng ta muốn tận dụng lợi ích của làm việc từ xa (đặc biệt là lợi ích cá nhân), thì chúng ta cần tập trung vào đội ngũ độc lập
Trong trường hợp này, người quản lý không quan tâm cụ thể đến cách nhân viên sử dụng thời gian của mình, điều quan trọng là nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và theo các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập.
Ưu điểm và nhược điểm của các đội ngũ phân tán
Tại sao chúng ta cần một đội ngũ phân tán? Đó là một câu hỏi thú vị. Tôi tin rằng bất kỳ tổ chức nào cũng nên trả lời câu hỏi này dựa trên điều kiện thị trường, yêu cầu của cơ quan quản lý, sản phẩm, mô hình kinh doanh, v.v.
Lợi ích của Đội ngũ Làm việc Từ xa
Tại BSC Designer, chúng tôi dựa vào mô hình đội ngũ làm việc từ xa rất nhiều, và đây là những lợi ích mà chúng tôi thấy.
Phía doanh nghiệp:
- Có thể tiếp cận với tài năng trên toàn cầu (điều này đã trở thành một trong những giá trị cốt lõi chính thức của chúng tôi)
- Khả năng thâm nhập thị trường mới dễ dàng hơn
- Giao tiếp được thực hiện một cách có kỷ luật hơn “theo thiết kế”
- Các thành viên trong đội ngũ độc lập hơn và không cần sự hướng dẫn liên tục
- Tiết kiệm chi phí lương (cái gọi là chênh lệch địa lý)
- Tiết kiệm chi phí văn phòng
Khía cạnh cá nhân (áp dụng cho cả quản lý và nhân viên làm việc từ xa):
- Cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn
- Khả năng đi du lịch nhiều hơn
Những bất lợi của đội ngũ làm việc từ xa
Khi làm việc với một người từ xa, chúng ta bỏ lỡ nhiều phần giao tiếp phi ngôn ngữ. Những điều rõ ràng trong giao tiếp thông thường sẽ không rõ ràng như vậy khi làm việc từ xa. Sự gắn kết và giao tiếp trong đội ngũ là một trong những vấn đề quan trọng 2.
Dưới đây là một số bất lợi điển hình khi có một đội ngũ làm việc từ xa:
- Chậm trễ trong giao tiếp do chênh lệch múi giờ
- Có thể không được pháp luật cho phép (nếu bạn làm việc trong ngành có quy định)
- Có thể không khả thi do những hạn chế về thể chất (ngành chăm sóc sức khỏe, sản xuất)
- Ít tiếp xúc cá nhân, ít giao lưu xã hội, ít khả năng theo dõi “nhịp đập” của đội ngũ
- Tài sản trí tuệ và các vấn đề pháp lý khác trở nên phức tạp hơn
- Việc lập hóa đơn và thanh toán quốc tế cần được chú ý thêm
Chỉ số Chỉ mục Tin cậy
Khi giải thích cách tiếp cận của chúng tôi trong việc quản lý một đội ngũ làm việc từ xa, tôi thấy hữu ích khi giới thiệu ý tưởng chỉ số tin cậy:
Chỉ số tin cậy là một chỉ số cho thấy mức độ tin cậy giữa nhân viên làm việc từ xa và người quản lý.
Dưới đây, tôi giải thích những yếu tố nào tác động đến chỉ số tin cậy và cách nó có thể được tính toán.
Tính toán chỉ số niềm tin
Khi chúng ta bắt đầu làm việc với một thành viên mới của một đội ngũ làm việc từ xa, chỉ số niềm tin ở mức bằng không (hoặc thậm chí có thể ở vùng âm nếu freelancer hoặc quản lý đã có một số trải nghiệm tiêu cực khi làm việc từ xa).
Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa. Điều gì ảnh hưởng đến chỉ số niềm tin?
Từ phía nhân viên:
- +5 nỗ lực vượt thêm một dặm cho một nhiệm vụ
- +3 bàn giao đầy đủ đúng hạn
- +1 giao tiếp hiệu quả
- -1 khi nhân viên nói, “Xin lỗi, tôi chưa thấy email của bạn”
- -3 khi nhân viên không thể làm việc cho dự án của bạn và không thông báo cho quản lý về việc này
Từ phía quản lý:
- +5 thanh toán đầy đủ đúng hạn
- +2 yêu cầu rõ ràng, không mơ hồ
- +1 tiêu chuẩn rõ ràng
- -2 chậm trễ trong phản hồi và rà soát nhiệm vụ
- -5 khi quản lý nói, “Đó không hoàn toàn là điều tôi hình dung”
- -10 khi quản lý nói, “Xin lỗi, tôi không có tiền để thanh toán theo hợp đồng”
Chỉ số niềm tin áp dụng cho bất kỳ cấu trúc đội ngũ nào, không chỉ đội ngũ làm việc từ xa; tuy nhiên, trong trường hợp đội ngũ làm việc từ xa, nó kém hữu hình hơn nhưng lại quan trọng hơn nhiều.
Kiểm soát rủi ro bằng chỉ mục tin cậy
Tôi đã thảo luận về việc quản lý đội ngũ làm việc từ xa tại một hội nghị nào đó và nhận được một nhận xét thú vị:
“… vậy tôi đoán là trong đội ngũ làm việc từ xa của anh/chị, anh/chị tuyển những người mà anh/chị tin tưởng.”
Tôi ước mình có thể làm như vậy, nhưng thông thường, ở giai đoạn đầu của mối quan hệ, chỉ mục tin cậy ở mức bằng không.
Làm thế nào để làm cho nó tăng lên? Vâng, hãy bỏ qua phần hiển nhiên (làm tất cả những điều tốt và tránh tất cả những điều xấu).
Một chiến lược kiểm soát rủi ro trong trường hợp này là tăng dần phạm vi công việc:
- Chúng tôi bắt đầu với một nhiệm vụ kiểm tra có trả phí nhỏ – một phần nhỏ của những gì sẽ cần trong tương lai. Rủi ro của chúng tôi được giới hạn bởi chi phí của nhiệm vụ kiểm tra. Rủi ro từ một ứng viên nhân viên là thấp và có thể được giảm thiểu bằng dịch vụ ký quỹ.
Nếu thành công:
- Mức độ tin cậy đối với nhân viên tăng lên (chúng tôi biết rằng người đó có thể bàn giao đúng những gì đã hứa đúng hạn)
- Mức độ tin cậy của chúng tôi (từ góc nhìn của nhân viên) cũng tăng lên (nhân viên hiểu rõ hơn phong cách quản lý của bạn và biết rằng bạn thanh toán đầy đủ đúng hạn)
Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc với ứng viên này? Cảm thấy ổn chứ? Hãy lặp lại các bước với một phần yêu cầu lớn hơn.
Bắt đầu chiến lược: Tập trung 90% nỗ lực vào kỳ hạn tuyển dụng
Hầu hết các vấn đề xảy ra với đội ngũ phân tán là do bạn đã tuyển dụng sai người. Chúng ta thường giỏi trong việc kiểm tra kỹ năng cứng, nhưng kỹ năng mềm lại quan trọng hơn trong trường hợp của đội ngũ làm việc từ xa.
Nhân viên lý tưởng làm việc từ xa của tôi là người có những phẩm chất sau:
- Trụ cột 1. Tự kỷ luật (khả năng làm việc mà không cần kiểm soát trực tiếp)
- Trụ cột 2. Kỹ năng giao tiếp (khả năng giao tiếp hiệu quả với quản lý và khách hàng)
- Trụ cột 3. Kỹ năng học hỏi (khả năng thực hiện theo hướng dẫn và học hỏi nhanh chóng những điều mới)
Chúng tôi gọi những kỹ năng mềm này là các trụ cột của một đội ngũ làm việc từ xa. Dưới đây, tôi chia sẻ một số ví dụ về những gì chúng tôi làm để xây dựng đội ngũ làm việc từ xa tuyệt vời. Và đừng bỏ qua các chỉ số nhân sự cổ điển.
Trụ cột 1. Cách đo lường tính kỷ luật bản thân
Làm thế nào để chúng ta biết rằng một ứng viên có mức độ kỷ luật bản thân cần thiết? Có thể bạn đang nghĩ đến các nghiên cứu xã hội phức tạp và khảo sát mà chúng ta cần thực hiện, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, không cần phải phức tạp hóa vấn đề này.
Chúng ta bắt đầu bằng cách nhìn vào những điều nhỏ. Đây là một ví dụ:
- Chúng ta yêu cầu gửi kết quả của một nhiệm vụ kiểm tra qua email vào ngày/giờ nhất định
- Chúng ta yêu cầu sử dụng một dòng tiêu đề cụ thể trong email và thêm các chi tiết cần thiết
Chúng ta đang xem xét các chỉ số cơ bản này:
- Có đúng hạn không?
- Tiêu đề có như mong đợi không?
- Ngữ pháp và dấu câu trong email như thế nào?
Mục tiêu không phải là đạt được mọi thứ 100% như mong đợi (thực ra điều này có thể là một dấu hiệu đáng ngờ); đạt điểm 80-90% là một dấu hiệu tốt.
Quá đơn giản, đúng không?
Bạn có thể ngạc nhiên, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, khoảng 60% email không đến đúng giờ.
Đó là một kiểm tra nhanh về tính kỷ luật bản thân của một người.
Một người có thể cải thiện không? Rõ ràng là có! Nhưng có lẽ, đội ngũ làm việc từ xa của bạn sẽ không phải là nơi tốt nhất để thực hiện điều này.
Có trường hợp nào dương tính giả hoặc âm tính giả không? Tôi có một số câu chuyện để chia sẻ… Thật không may, những ứng viên không thể tuân thủ lịch trình ngay từ đầu khó quản lý hơn nhiều so với những ứng viên có kỷ luật hơn.
Trụ cột 2. Giao tiếp hiệu quả vượt xa việc phản hồi nhanh
Thế còn giao tiếp hiệu quả thì sao? Hiệu quả (phản hồi nhanh) không có nghĩa là những giao tiếp này tốt. Hãy nói về giao tiếp hiệu quả trong bối cảnh của hai bên liên quan – một nhân viên và một quản lý.
Giao tiếp hiệu quả cho nhân viên
Hãy tưởng tượng rằng bạn bắt đầu làm việc với người này. Bạn đồng ý về phạm vi công việc và thống nhất về thời gian hoàn thành (giả sử là 3 ngày).
Điều gì có thể xảy ra trong 3 ngày này?
- Trường hợp 1. Công việc được hoàn thành đầy đủ đúng hạn và chất lượng như mong đợi – đó là một kết quả tốt.
- Trường hợp 2. Công việc được hoàn thành đúng hạn, nhưng chất lượng không như mong đợi – chúng ta cần thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ – có phải do yêu cầu không rõ ràng? Có phải do người đó không có đủ kỹ năng hoặc không có đủ thời gian?
- Trường hợp 3. Công việc không được hoàn thành đúng hạn, nhưng người đó đã thông báo cho bạn về điều này.
Nếu tôi nhận được thông điệp “xin lỗi” vào ngày giao hàng, thì đó không phải là tín hiệu tốt. Người đó đã biết có vấn đề xảy ra (có lẽ vào ngày đầu tiên), nhưng không thông báo cho tôi về điều đó vào ngày hôm đó.
- Trường hợp 4. Công việc không được hoàn thành đúng hạn, và người đó không bận tâm giải thích lý do với bạn. Bất cứ điều gì cũng có thể đã xảy ra, nhưng đó là một dấu hiệu xấu, đặc biệt là vào lúc bắt đầu mối quan hệ.
Giao tiếp hiệu quả cho nhà quản lý
Không chỉ về đội ngũ, nhà quản lý cũng cần cải thiện. Trong trường hợp nhóm làm việc từ xa, khả năng đặt ra các nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng là một kỹ năng thực sự quan trọng. Bất kỳ nhiệm vụ nào mà yêu cầu không rõ ràng sẽ không đạt kết quả tốt.
Nhà quản lý có thể cải thiện không? Hoàn toàn có thể! Ví dụ, đây là những câu hỏi mà tôi tự hỏi mình khi diễn đạt một nhiệm vụ mới:
- Tôi có đủ thông tin khi đưa ra nhiệm vụ không?
- Tôi đã giải thích suy nghĩ của mình đủ rõ ràng chưa?
- Đồng nghiệp của tôi sẽ thực sự hiểu điều gì?
- Tôi có nên thêm một ảnh chụp màn hình ở đây không?
- Tôi có nên thêm/bỏ phần mở đầu không?
- Thông điệp của tôi gây ra những suy nghĩ/cảm giác gì?
Trụ cột 3. Cách định lượng Kỹ năng Học hỏi
Khi mức độ cơ bản của chỉ số tin cậy được đạt được, bạn có thể tiến xa hơn trong mối quan hệ với nhân viên.
Bây giờ bạn cảm thấy thế nào khi làm việc với thành viên mới của đội ngũ? Bạn đã có một số trải nghiệm chung và mô hình rủi ro hiện nay đang phát triển. Ở giai đoạn này, chúng tôi thích tập trung vào các nhiệm vụ sẽ cho thấy:
- Người đó học hỏi tốt như thế nào
- Người đó tuân theo các hướng dẫn tốt như thế nào
- Người đó sáng tạo như thế nào
- Người đó giao tiếp với quản lý và khách hàng tốt như thế nào
Tất cả các nhiệm vụ này sẽ tăng chỉ số tin cậy của nhân viên. Tôi đoán điều tương tự cũng diễn ra ở phía nhân viên – phong cách quản lý của tôi trở nên rõ ràng hơn và các giá trị của công ty ngày càng rõ ràng hơn.
Chúng ta định lượng kỹ năng học hỏi của nhân viên như thế nào?
Trong cuốn sách Hệ thống KPI 10 bước, chúng tôi đã thảo luận một số ý tưởng quan trọng về đo lường:
- Nếu chúng ta muốn biết nhiều hơn về thế giới xung quanh, chúng ta có hai phương pháp – quan sát hoặc tương tác
- Tốt hơn là thiết kế các hệ thống có thể đo lường được ngay từ thiết kế
Quay lại việc quản lý các đội ngũ từ xa… Chúng ta cần phải định hình các nhiệm vụ đầu tiên theo cách mà chúng ta biết người đó đang học hỏi. Và cách tốt nhất để biết rằng người đó thực sự đã học được điều gì mới là nhìn thấy rằng kiến thức hoặc kỹ năng mới này đã được áp dụng thực tế (xem mô hình bốn cấp độ để đánh giá đào tạo).
Nó hoạt động như thế nào trong trường hợp của chúng ta? Hãy lấy nhân viên hỗ trợ khách hàng làm ví dụ:
- Chúng tôi sử dụng video tutorials cho sản phẩm khi giới thiệu thành viên mới của đội ngũ
- Chúng tôi yêu cầu thành viên mới giải quyết các nhiệm vụ đơn giản với phần mềm
- Chúng tôi yêu cầu thành viên mới thực hiện một video ngắn giải thích nhiệm vụ này vì điều này giúp xác thực kỹ năng sáng tạo và giao tiếp
- Một số thách thức học tập không có giải pháp rõ ràng, vì vậy chúng tôi nhìn vào phản ứng của thành viên đội và cách anh ấy hoặc cô ấy tiếp cận vấn đề
Quan sát hành vi của nhân viên và đặt một số câu hỏi tiếp theo cho chúng tôi ý tưởng về điểm mạnh và điểm yếu của người đó. Tương ứng, đường cong học tập và phong cách quản lý có thể được điều chỉnh.
Các KPI cho đội ngũ phân tán
Chúng tôi đã trao đổi về các khía cạnh khác nhau của việc quản lý một đội ngũ làm việc từ xa. Hãy tóm tắt cách tất cả các yếu tố này có thể được định lượng.
Chúng ta có thể nhóm các KPI theo ba giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1. Tìm kiếm và kiểm tra ứng viên
- Giai đoạn 2. Xây dựng niềm tin, điều chỉnh giao tiếp
- Giai đoạn 3. Giữ cho đội ngũ của bạn hài lòng
Các KPI cho đội ngũ làm việc từ xa. Giai đoạn 1. Tìm kiếm và kiểm tra ứng viên
Các chỉ số dẫn dắt ở giai đoạn này là:
- Giao hàng đầy đủ đúng hạn, %
- Chỉ số giao tiếp. Chỉ số này có thể được định lượng theo thang điểm: 100% – không có sự chậm trễ; 70% – chậm trễ được thông báo trước; 40% – chậm trễ được thông báo vào ngày đến hạn; 10% – chậm trễ được thông báo sau thời hạn.
- Khả năng học hỏi, % Chỉ số chủ quan cho thấy mức độ tuân theo hướng dẫn hiện có và học hỏi điều mới của người đó.
Chỉ số trễ này sẽ giúp định lượng kết quả:
- Sự phù hợp giữa freelancer và dự án. Đánh giá chủ quan của người quản lý: ứng viên có phải là người phù hợp nhất để giải quyết các thách thức cần thiết không?
Giai đoạn 2. Tạo dựng niềm tin, điều chỉnh giao tiếp
Các chỉ số dẫn dắt cho nhân viên làm việc từ xa là:
- Chỉ số nỗ lực vượt mong đợi. Cho thấy người đó đã làm việc như thế nào trong các tình huống căng thẳng (giải quyết các vấn đề quan trọng, chủ động với các vấn đề có thể xảy ra).
- + các chỉ số từ giai đoạn 1
Chỉ số dẫn dắt cho người quản lý là:
- Mức độ rõ ràng của các yêu cầu. Có thể được định lượng bằng chỉ số WTF/trang nổi tiếng.
Thành công trong việc tạo dựng niềm tin và cải thiện giao tiếp có thể được xác nhận bằng các chỉ số trễ sau:
- Chỉ số niềm tin (theo góc nhìn của người quản lý). Được hình thành từ kinh nghiệm làm việc với các freelancer.
- Chỉ số niềm tin (theo góc nhìn của nhân viên). Được hình thành từ tác động của hành vi của người quản lý đối với các freelancer.
- Mức độ phù hợp về phong cách giao tiếp. Câu trả lời mang tính chủ quan cho câu hỏi: “Chúng ta có hiểu nhau tốt không?”
- Hiệu suất hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên làm việc từ xa, % Chỉ số này định lượng kết quả của việc hoàn thành nhiệm vụ. Các chỉ số cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh. Bạn có thể tìm thấy một số ví dụ
Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa. Giai đoạn 3. Giữ cho đội ngũ của bạn hiệu quả và hạnh phúc
Các chỉ số dẫn dắt (chủ yếu tập trung vào quản lý) sẽ giúp đảm bảo rằng bạn tiếp tục làm những điều đúng đắn để giữ cho đội ngũ từ xa hạnh phúc và hiệu quả.
- [Nhị phân] Điểm kiểm soát (chất lượng, thời gian) được thực hiện
- [Nhị phân] Đội ngũ có nhiệm vụ thách thức
- Điểm phức tạp, % (xem bài viết này để có một số ý tưởng định lượng)
- Sự sẵn có của công cụ và tài liệu – một chỉ số của:
- Truy cập vào giấy phép phần mềm
- Truy cập vào các hệ thống kinh doanh nội bộ
- Các tiêu chuẩn nội bộ cập nhật
- [Nhị phân] Phản hồi thường xuyên
- + Các chỉ số từ các giai đoạn trước
Các chỉ số trễ sẽ xác nhận kết quả đạt được là:
- Các chỉ số hiệu suất cụ thể của nhiệm vụ
- Tỷ lệ hài lòng của nhân viên, %
- Tỷ lệ biến động trong số những người có hiệu suất cao, %
Các chỉ số về thách thức hành chính
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, có một số nhiệm vụ hành chính nhất định liên quan đến việc quản lý một đội ngũ làm việc từ xa.
Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa. Giấy tờ pháp lý cần thiết
Các chỉ số cho thấy rằng các thỏa thuận khung đã được ký kết để điều chỉnh quyền sở hữu trí tuệ, NDA, thanh toán.
- [Nhị phân] Thỏa thuận khung đã ký
- [Nhị phân] Thỏa thuận NDA đã ký
Thời gian dành cho các công việc hành chính hàng tháng
Lý tưởng nhất là nên giảm xuống chỉ còn thanh toán một hóa đơn mỗi tháng.
- Thời gian dành cho việc lập hóa đơn và thanh toán, giờ
Chi phí vận hành hàng tháng
Các chi phí liên quan đến một nơi làm việc ảo – giấy phép phần mềm, phần cứng, thuê không gian làm việc chung, v.v.
- Giấy phép phần mềm, $
- Thiết bị, $
Mẹo và thủ thuật cho đội ngũ làm việc từ xa
Dưới đây là một số suy nghĩ thực tế mà tôi muốn chia sẻ về việc quản lý một đội ngũ làm việc từ xa.
- Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Đây là cách chúng tôi quản lý các đội ngũ làm việc từ xa tại BSC Designer, và không có gì đảm bảo rằng phong cách quản lý tương tự sẽ phù hợp với tổ chức của bạn.
Công cụ giao tiếp – Viết nhiều hơn, gọi ít hơn
Tôi thích sử dụng Skype để gọi với khách hàng. Ngữ cảnh ở đó rất quan trọng, cần đọc giữa các dòng và hiểu ý thực sự của khách hàng.
Việc làm việc với một đội ngũ từ xa là một trường hợp khác. Quan điểm hiện tại của tôi (nó không thay đổi trong 15 năm qua, nhưng không có nghĩa là nó sẽ không thay đổi trong tương lai) là giao tiếp dựa trên văn bản là tốt nhất cho đội ngũ từ xa.
Viết văn bản ngụ ý một số bài tập về nhà quan trọng: bạn cần phải diễn đạt suy nghĩ của mình, đảm bảo logic chảy đúng, viết lại để loại bỏ phần mâu thuẫn và làm cho ý tưởng của bạn nghe rõ ràng hơn. Việc này tốn thời gian và đòi hỏi kỹ năng viết, nhưng sẽ mang lại kết quả.
Nhiều công ty cố gắng giải quyết mọi vấn đề với đội ngũ từ xa bằng cách làm cho giao tiếp trở nên “hiệu quả” hơn. Họ đầu tư vào hội nghị video, trò chuyện trực tiếp, gặp mặt, v.v. Xem mô hình “Mô phỏng văn phòng” đã được giải thích ở trên. Đối với tôi, điều đó giống như yêu cầu một con ngựa chạy nhanh hơn.
Giao tiếp hiệu quả không phải là việc trực tuyến 24 giờ; mà là diễn đạt suy nghĩ của bạn theo cách yêu cầu ít hoặc không cần sự giải thích thêm.
Lựa chọn hiện tại của chúng tôi là một bảng Kanban đơn giản (chúng tôi đang sử dụng nền tảng Shortcut).
Không theo dõi thời gian – Tác động tích cực đến Chỉ số Niềm tin
Một điều khác khiến nhiều người ngạc nhiên là chúng tôi không sử dụng bất kỳ phần mềm theo dõi thời gian hoặc công cụ nào ghi lại màn hình.
Tôi hiểu tại sao các công ty thuê ngoài sử dụng điều này, nhưng chúng tôi là một công ty sản phẩm tập trung vào việc tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng, vì vậy trong trường hợp của chúng tôi, tôi đơn giản không thấy có ý nghĩa gì khi thực hiện theo dõi thời gian một cách nghiêm túc.
Đây là những gì chúng tôi làm thay thế:
- Chúng tôi đồng ý với nhân viên về chi phí ước tính của một nhiệm vụ nhất định (một số mức giá theo giờ liên quan, nhưng chúng tôi không kiểm soát chúng)
- Đối với các nhiệm vụ chuẩn hóa, chúng tôi đơn giản sử dụng lại các ước tính lịch sử
- Cuối kỳ hạn, nhân viên tính toán tổng số tiền cần thanh toán
- Hoạt động của người quản lý tập trung vào việc xem xét kết quả công việc
- Hoạt động hành chính của người quản lý được giảm xuống việc trả hóa đơn
Mẹo tăng năng suất cho người dùng BSC Designer
- Bạn có thể bắt đầu với mẫu thẻ điểm mà chúng ta đã thảo luận trong bài viết này
- Sử dụng đơn vị đo lường tùy chỉnh để định lượng các chỉ mục định tính (như chỉ mục giao tiếp mà chúng ta đã thảo luận ở trên)
- Sử dụng BSC Designer cho các cuộc họp chiến lược định kỳ của đội ngũ làm việc phân tán của bạn
- Các xu hướng làm việc từ xa ảnh hưởng đến tổ chức của bạn nói chung như thế nào? Trong bài viết về phân tích PESTEL, chúng tôi đã sử dụng xu hướng này như một ví dụ về những thay đổi của môi trường xã hội. Các phát hiện của phân tích PESTEL đã được trình bày trên sơ đồ chiến lược. Bạn nên chuẩn bị sẵn chiến lược ứng phó.
Ví dụ phân tích xu hướng.Sử dụng Mẫu Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Các KPI của đội ngũ làm việc từ xa làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkín là một kiến trúc sư chiến lược và là nhà sáng lập của BSC Designer, một nền tảng thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Ông là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả tại các hội nghị quốc tế. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.