Tuân thủ hiệu quả vượt xa việc giáo dục nhân viên về các quy định mới và theo dõi số lượng sự cố không tuân thủ. Trong hướng dẫn thực hiện này, chúng tôi tập trung vào cái nhìn toàn diện về tuân thủ, bao gồm các bên liên quan chính và đề xuất định lượng cụ thể nỗ lực và kết quả tuân thủ thông qua 7 bước.
Định nghĩa Các bên liên quan
Hãy bắt đầu với định nghĩa về các bên liên quan chung tham gia vào tuân thủ:
- Ban Giám đốc. Đại diện cho lợi ích của các tổ chức.
- Văn phòng Tuân thủ. Một bộ phận chuyên biệt đảm bảo việc tuân thủ của tổ chức theo các luật pháp, quy định, chính sách nội bộ áp dụng, v.v.
- Các Hệ thống Kinh doanh Nội bộ. Hệ thống IT và các hệ thống kinh doanh khác hỗ trợ nỗ lực tuân thủ.
- Nhân viên có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các chính sách tuân thủ.
- Bên Thứ Ba. Các đối tác và các bên liên quan bên ngoài tương tự.
- Kiểm toán viên Bên ngoài. Một chuyên gia về quy định liên quan.
- Cơ quan Quản lý. Cơ quan có thẩm quyền thiết lập quy định.
Trong BSC Designer, điều hướng đến Cài đặt > Chiến lược > Các bên liên quan để thêm các bên liên quan phù hợp vào danh sách. Sau đó, những bên liên quan này có thể được liên kết với các mục tiêu và chỉ số cụ thể thông qua trường Phụ trách.
Mẫu tuân thủ và các KPI
Người dùng BSC Designer có quyền truy cập vào mẫu thẻ điểm tuân thủ với các KPI được thảo luận trong bài viết:
Mẫu tuân thủ. - Mẫu này có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của quy định cụ thể.
- Các thẻ điểm được tạo ra cho các quy định khác nhau có thể được kết hợp thành một thẻ điểm tuân thủ toàn diện với chỉ số tuân thủ tổng thể.
1. Điều chỉnh chiến lược một cách chủ động
Các cơ quan quản lý bắt đầu xây dựng các quy định mới để phản ứng với nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm xã hội, công nghệ, chính trị, v.v. Các tổ chức có thể chủ động chuẩn bị chiến lược cho các quy định tiềm năng bằng cách thực hiện phân tích các yếu tố bên ngoài, tương tự như phân tích được thực hiện bởi các cơ quan quản lý.
Sử dụng mẫu phân tích PESTEL có sẵn trong BSC Designer để:
- Xây dựng các động lực tiềm năng và
- Xác định các chỉ số dấu hiệu sớm.
Để định lượng sự chuẩn bị chủ động này, chúng ta có thể sử dụng chỉ số:
Số lượng động lực được xác định thông qua phân tích PESTEL thường xuyên.
Trong mẫu, chỉ số này được cấu hình để cập nhật hàng năm:
Compliance Template. Ví dụ, các công nghệ mới nổi, cụ thể là sự phát triển của AI, được xác định là một trong những động lực trong phân tích PESTEL.
2. Xác định sớm các quy định mới áp dụng
Vai trò của văn phòng tuân thủ là xác định sớm các quy định mới áp dụng và bắt đầu chuẩn bị trong tổ chức. Thông thường, các cơ quan quản lý cung cấp đủ thời gian cho việc phân tích và chuẩn bị bằng cách ban đầu công bố dự thảo quy định, và có một giai đoạn chuyển đổi khi quy định chính thức được ban hành.
Để định lượng hiệu quả của văn phòng tuân thủ, chúng tôi sử dụng:
Bao phủ quy định, %. Theo dõi tỷ lệ phần trăm các quy định áp dụng được văn phòng tuân thủ phát hiện ở giai đoạn sớm.
Trong mẫu, chỉ số bao phủ quy định có trọng số cao hơn trong chỉ số, so với các chỉ số khác.
Thời gian đánh giá quy định. Thời gian trung bình kể từ khi công bố ban đầu của quy định đến khi phát triển kế hoạch chuẩn bị.
Thời gian phát triển chính sách. Thời gian trung bình để phát triển các chính sách hướng dẫn nội bộ và tài liệu giáo dục liên quan.
Compliance Template. Ước tính cho các chỉ số thời gian có thể được sử dụng làm tiêu chí để xác định liệu công việc về các quy định cụ thể nên được thực hiện nội bộ hay thuê ngoài cho một công ty tư vấn bên thứ ba.
Ví dụ, nhiều cơ quan quản lý phát hành và cập nhật các chính sách liên quan đến AI. Sử dụng các chỉ số đã đề cập, chúng ta có thể đảm bảo rằng những chính sách này được kiểm tra đúng cách trong bối cảnh của một tổ chức cụ thể và được chuyển thành các quy trình hướng dẫn.
3. Đào tạo nhân viên tuân thủ quy định mới
Một khi các chính sách tương ứng đã được xây dựng, tổ chức cần đào tạo nhân viên của mình để tuân thủ các quy định mới. Để theo dõi quá trình, chúng tôi sử dụng một chỉ số cơ bản:
Hoàn thành đào tạo theo quy định. Có thể bao gồm nhận thức cơ bản về quy định mới hoặc mô hình chi tiết về các tình huống tuân thủ và không tuân thủ.
Đối với các quy định phức tạp hơn, hãy xem xét sử dụng một thẻ điểm đào tạo chuyên dụng để theo dõi quá trình.
4. Xác minh sự tuân thủ của các bên thứ ba
Hầu hết các quy định yêu cầu xem xét dọc theo chuỗi giá trị và xác minh sự tuân thủ của các bên thứ ba. Tổ chức có thể không quan tâm đến việc đi sâu vào chi tiết; thay vào đó, có thể tập trung vào việc theo dõi điểm số tuân thủ tổng thể của các đối tác và tỷ lệ phần trăm đối tác được đánh giá về sự tuân thủ.
% đối tác được đánh giá về sự tuân thủ.
Điểm số tuân thủ tổng thể của đối tác (xem ví dụ, thẻ điểm quản lý rủi ro nhà cung cấp).
Nhận diện và giảm thiểu rủi ro là quan trọng cho sự thành công lâu dài của sự tuân thủ. Trong trường hợp này, một rủi ro đã được nhận diện là “Thay đổi trong quy định” với kế hoạch giảm thiểu:
- “Giảm thiểu tác động của các thay đổi quy định đối với các bên thứ ba đã vượt qua kiểm tra tuân thủ thông qua các đánh giá và sửa đổi thường xuyên của điểm số tuân thủ.”
Mẫu Tuân thủ. 5. Mô phỏng các sự cố không tuân thủ
Để xác nhận thành công của đào tạo tuân thủ, tổ chức có thể mô phỏng các sự cố không tuân thủ và đánh giá phản ứng thích hợp của các nhân viên phụ trách. Kết quả của việc xác nhận như vậy có thể được định lượng như sau:
Hiệu quả của đào tạo quy định, được xác nhận bằng các mô phỏng không tuân thủ.
Định lượng tác động của việc không tuân thủ
Tác động của việc không tuân thủ có thể được xác nhận bằng cách sử dụng:
Chỉ số thiệt hại danh tiếng – có thể định lượng bằng thời gian phủ sóng tiêu cực trên phương tiện truyền thông.
Mất lợi nhuận trực tiếp.
Phạt và xử phạt theo quy định.
Sự biến động của chúng theo thời gian sẽ cho thấy hiệu quả của các nỗ lực tuân thủ đã được giới thiệu. Mặc dù tất cả các chỉ số này đều có tính chất trễ, văn phòng tuân thủ có thể sử dụng các rủi ro liên quan đến các chỉ số này để ưu tiên cho một số hoạt động nhất định và biện minh cho ngân sách tuân thủ.
6. Kiểm tra hệ thống bởi kiểm toán viên bên ngoài
Trong các trường hợp liên quan đến quy định quan trọng, nơi mà việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả kinh tế và uy tín đáng kể, hội đồng quản trị sẽ thuê các kiểm toán viên độc lập.
Các chỉ số cần tập trung trong bối cảnh kiểm toán viên bên ngoài:
Phạm vi kiểm toán, %. Chúng tôi quan tâm đến việc kiểm toán toàn diện tất cả các chức năng liên quan của tổ chức để đảm bảo rằng các rủi ro không tuân thủ có thể được phát hiện sớm nhất có thể.
Số lượng phát hiện kiểm toán. Bên cạnh việc ứng dụng trực tiếp, chỉ số này có thể được sử dụng để xác nhận hiệu quả của văn phòng tuân thủ trong việc phân tích và thực hiện các yêu cầu của quy định.
Đối với các hành động lặp đi lặp lại như kiểm toán bên ngoài, nên theo dõi các chỉ số theo thời gian. Người dùng BSC Designer có thể thiết lập các khoảng thời gian cập nhật cho các chỉ số để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
Một điều tinh tế khác liên quan đến loại chỉ số này là khó khăn trong việc thiết lập mục tiêu. Chẳng hạn, một số lượng nhỏ các phát hiện kiểm toán có thể được coi là sự thiếu chú ý từ kiểm toán viên, trong khi mức độ phát hiện cao có thể chỉ ra rằng văn phòng tuân thủ đã không thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ hiệu quả. Để nắm bắt ý tưởng này, chức năng hiệu suất của chỉ số đã được sửa đổi.
Mẫu Tuân thủ. Ngoài ra, tất cả các phát hiện có thể được phân loại theo tác động của chúng, với trọng số cao nhất cho các phát hiện quan trọng nhất. Điều này sẽ giúp tránh lạm dụng chỉ số bằng cách tập trung vào một số lượng lớn các phát hiện có giá trị thấp. Một ví dụ về phân loại như vậy là chỉ số rủi ro có trọng số trong thẻ điểm an ninh mạng.
Một số chỉ báo về hiệu quả của việc thực hiện các phát hiện của kiểm toán viên có thể được định lượng bằng:
Tỷ lệ đóng phát hiện kiểm toán. Mục tiêu rõ ràng cho chỉ số này là 100%, tuy nhiên có thể có các hạn chế về thời gian và nguồn lực ngăn cản việc thực hiện tất cả các khuyến nghị của kiểm toán viên ngay lập tức.
Thời gian phản hồi phát hiện kiểm toán. Một góc nhìn khác về việc khắc phục các lỗ hổng không tuân thủ do kiểm toán phát hiện, chúng tôi đang xem xét thời gian cần thiết để đóng vấn đề từ khi phát hiện.
Người dùng BSC Designer có thể cập nhật các chỉ số với dữ liệu mới nhất và bao gồm một ghi chú về lần cập nhật gần đây nhất. Ví dụ, họ có thể cung cấp thêm chi tiết giải thích lý do tại một giai đoạn nhất định có thể không thể đóng một số phát hiện kiểm toán.
Cả tỷ lệ đóng và thời gian phản hồi đều là các chỉ số dẫn dắt cho việc cải thiện hệ thống tuân thủ, tập trung vào việc làm cho toàn bộ quy trình trở nên linh hoạt hơn và ít phức tạp hơn cho các bên liên quan cuối cùng.
Quản lý các sự cố không tuân thủ
Chuẩn bị kỹ lưỡng bởi văn phòng tuân thủ nội bộ và các cuộc kiểm toán bên ngoài không đảm bảo rằng tổ chức sẽ tránh được các vi phạm tuân thủ có thể xảy ra.
Các chỉ số cần theo dõi trong bối cảnh này:
Thời gian phản hồi sự cố. Đảm bảo các vi phạm tuân thủ được giải quyết nhanh chóng để giảm thiểu tác động đến tổ chức.
Sự tái diễn sự cố. Ngăn chặn sự tái diễn của các sự cố cùng loại là chỉ báo về mức độ tổ chức học hỏi từ sai lầm.
Đơn vị đo lường cho chỉ số thời gian phản hồi có thể là giờ hoặc ngày, tùy thuộc vào tính chất của sự cố.
Theo logic rằng sự tái diễn của các sự cố là chỉ báo về hiệu quả của văn phòng tuân thủ, chỉ số “Sự tái diễn sự cố” đã được liên kết với mục tiêu ‘Đào tạo nhân viên tuân theo các quy định mới’ qua dữ liệu như một chỉ số trễ.
7. Liên kết Thẻ điểm tuân thủ
Các chỉ số được thảo luận sẽ đặc thù cho một quy định nhất định. Đối với mỗi quy định, sẽ có thẻ điểm tuân thủ riêng với các chỉ số được điều chỉnh cho quy định cụ thể đó. Ví dụ, có các thẻ điểm cho khôi phục thảm họa, quản lý tính liên tục trong kinh doanh, và xác minh nhà cung cấp.
Chuyển giao Chiến lược. Để có cái nhìn tổng quan về nỗ lực GRC (Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ), chúng ta có thể liên kết các thẻ điểm GRC cho các quy định cụ thể thành một thẻ điểm GRC tổng thể.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm Tuân thủ
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm Tuân thủ làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.