Tuân thủ hiệu quả vượt xa việc giáo dục nhân viên về các quy định mới và theo dõi số lượng sự cố không tuân thủ. Trong hướng dẫn thực hiện này, chúng tôi tập trung vào cái nhìn toàn diện về tuân thủ, bao gồm các bên liên quan chính và đề xuất định lượng cụ thể nỗ lực và kết quả tuân thủ thông qua 7 bước.
Định nghĩa Các bên liên quan
Hãy bắt đầu với định nghĩa về các bên liên quan chung tham gia vào tuân thủ:
- Ban Giám đốc. Đại diện cho lợi ích của các tổ chức.
- Văn phòng Tuân thủ. Một bộ phận chuyên biệt đảm bảo việc tuân thủ của tổ chức theo các luật pháp, quy định, chính sách nội bộ áp dụng, v.v.
- Các Hệ thống Kinh doanh Nội bộ. Hệ thống IT và các hệ thống kinh doanh khác hỗ trợ nỗ lực tuân thủ.
- Nhân viên có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi các chính sách tuân thủ.
- Bên Thứ Ba. Các đối tác và các bên liên quan bên ngoài tương tự.
- Kiểm toán viên Bên ngoài. Một chuyên gia về quy định liên quan.
- Cơ quan Quản lý. Cơ quan có thẩm quyền thiết lập quy định.
Trong BSC Designer, điều hướng đến Cài đặt > Chiến lược > Các bên liên quan để thêm các bên liên quan phù hợp vào danh sách. Sau đó, những bên liên quan này có thể được liên kết với các mục tiêu và chỉ số cụ thể thông qua trường Phụ trách.
Mẫu tuân thủ và các KPI
Người dùng BSC Designer có quyền truy cập vào mẫu thẻ điểm tuân thủ với các KPI được thảo luận trong bài viết:
Mẫu tuân thủ. - Mẫu này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu của quy định cụ thể.
- Các thẻ điểm được tạo cho nhiều quy định khác nhau sau đó có thể được kết hợp thành một thẻ điểm tuân thủ toàn diện, có chỉ số tuân thủ tổng thể.
1. Chủ động điều chỉnh chiến lược
Các cơ quan quản lý bắt đầu xây dựng các quy định mới để ứng phó với nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm xã hội, công nghệ, chính trị, v.v. Các tổ chức có thể chủ động chuẩn bị chiến lược cho các quy định tiềm năng bằng cách thực hiện phân tích các yếu tố bên ngoài, tương tự như phân tích do các cơ quan quản lý thực hiện.
Sử dụng Mẫu phân tích PESTEL có sẵn trong BSC Designer để:
- Xây dựng các động lực tiềm năng và
- Xác định các chỉ số dấu hiệu sớm.
Để định lượng mức độ chuẩn bị chủ động này, chúng ta có thể sử dụng chỉ số:
Số lượng động lực được xác định bằng phân tích PESTEL định kỳ.
Trong mẫu, chỉ số này được cấu hình để cập nhật hằng năm:
Mẫu tuân thủ. Ví dụ, các công nghệ mới nổi, cụ thể là những tiến bộ về AI, được xác định là một trong các động lực trong phân tích PESTEL.
2. Xác định sớm các quy định mới áp dụng
Vai trò của bộ phận tuân thủ là xác định sớm các quy định mới áp dụng và bắt đầu chuẩn bị trong tổ chức. Thông thường, cơ quan quản lý cung cấp đủ thời gian để phân tích và chuẩn bị bằng cách ban đầu công bố dự thảo quy định, và có một giai đoạn chuyển tiếp khi quy định được ban hành chính thức.
Để định lượng hiệu quả của bộ phận tuân thủ, chúng tôi sử dụng:
Mức độ bao phủ quy định, %. Theo dõi tỷ lệ phần trăm các quy định áp dụng được bộ phận tuân thủ phát hiện ở giai đoạn sớm.
Trong mẫu, chỉ số mức độ bao phủ quy định có trọng số cao hơn trong chỉ số tổng hợp, so với các chỉ số khác.
Thời gian rà soát quy định. Thời gian trung bình từ khi công bố ban đầu của quy định đến khi xây dựng kế hoạch chuẩn bị.
Thời gian xây dựng chính sách. Thời gian trung bình để xây dựng các chính sách hướng dẫn nội bộ và các tài liệu đào tạo liên quan.
Mẫu tuân thủ. Các ước tính cho các chỉ số thời gian có thể được sử dụng làm tiêu chí để xác định liệu công việc đối với các quy định cụ thể nên được thực hiện nội bộ hay thuê ngoài cho một công ty tư vấn bên thứ ba.
Ví dụ, nhiều cơ quan quản lý ban hành và cập nhật các chính sách liên quan đến AI. Sử dụng các chỉ số đã nêu, chúng ta có thể đảm bảo các chính sách này được xem xét đúng cách trong bối cảnh của một tổ chức cụ thể và được chuyển hóa thành các quy trình hướng dẫn.
Xem cách một yêu cầu tuân thủ hoặc quản trị ở mức rộng có thể được phân rã thành các kiểm soát cụ thể, có thể đo lường, sử dụng quản trị AI như một ví dụ thực tiễn.
3. Đào tạo nhân viên tuân thủ quy định mới
Một khi các chính sách tương ứng đã được xây dựng, tổ chức cần đào tạo nhân viên của mình để tuân thủ các quy định mới. Để theo dõi quá trình, chúng tôi sử dụng một chỉ số cơ bản:
Hoàn thành đào tạo theo quy định. Có thể bao gồm nhận thức cơ bản về quy định mới hoặc mô hình chi tiết về các tình huống tuân thủ và không tuân thủ.
Đối với các quy định phức tạp hơn, hãy xem xét sử dụng một thẻ điểm đào tạo chuyên dụng để theo dõi quá trình.
4. Xác thực tuân thủ của các bên thứ ba
Hầu hết các quy định yêu cầu xem xét dọc theo chuỗi giá trị và xác thực việc tuân thủ của các bên thứ ba. Tổ chức có thể không quan tâm đến việc xem xét chi tiết; thay vào đó, có thể tập trung vào việc theo dõi điểm số tuân thủ tổng thể của các đối tác và tỷ lệ phần trăm các đối tác được đánh giá về tuân thủ.
% đối tác được đánh giá về tuân thủ.
Điểm số tuân thủ tổng thể của đối tác (xem, ví dụ, thẻ điểm quản lý rủi ro nhà cung cấp).
Việc xác định và giảm thiểu rủi ro là yếu tố then chốt cho thành công dài hạn của tuân thủ. Trong trường hợp này, một rủi ro được xác định là “Thay đổi trong quy định” với kế hoạch giảm thiểu:
- “Giảm thiểu tác động của các thay đổi quy định đối với các bên thứ ba đã vượt qua kiểm tra tuân thủ thông qua việc rà soát và điều chỉnh điểm số tuân thủ định kỳ.”
Mẫu tuân thủ. 5. Mô phỏng các sự cố không tuân thủ
Để xác nhận thành công của đào tạo tuân thủ, tổ chức có thể mô phỏng các sự cố không tuân thủ và đánh giá phản ứng thích hợp của các nhân viên phụ trách. Kết quả của việc xác nhận như vậy có thể được định lượng như sau:
Hiệu quả của đào tạo quy định, được xác nhận bằng các mô phỏng không tuân thủ.
Định lượng tác động của việc không tuân thủ
Tác động của việc không tuân thủ có thể được xác nhận bằng cách sử dụng:
Chỉ số thiệt hại danh tiếng – có thể định lượng bằng thời gian phủ sóng tiêu cực trên phương tiện truyền thông.
Mất lợi nhuận trực tiếp.
Phạt và xử phạt theo quy định.
Sự biến động của chúng theo thời gian sẽ cho thấy hiệu quả của các nỗ lực tuân thủ đã được giới thiệu. Mặc dù tất cả các chỉ số này đều có tính chất trễ, văn phòng tuân thủ có thể sử dụng các rủi ro liên quan đến các chỉ số này để ưu tiên cho một số hoạt động nhất định và biện minh cho ngân sách tuân thủ.
6. Kiểm toán hệ thống bởi kiểm toán viên bên ngoài
Trong các trường hợp liên quan đến các quy định mang tính then chốt, khi việc không tuân thủ tiềm ẩn có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể về kinh tế và uy tín, hội đồng quản trị sẽ thuê các kiểm toán viên độc lập.
Các chỉ số cần tập trung trong bối cảnh kiểm toán viên bên ngoài:
Phạm vi kiểm toán, %. Chúng tôi quan tâm đến một cuộc kiểm toán toàn diện đối với tất cả các chức năng liên quan của tổ chức để bảo đảm các rủi ro tuân thủ ở mức tối đa có thể được phát hiện ở giai đoạn sớm.
Số lượng phát hiện kiểm toán. Bên cạnh ứng dụng trực tiếp, chỉ số này có thể được sử dụng để xác thực hiệu quả của bộ phận tuân thủ trong việc phân tích và triển khai các yêu cầu của quy định.
Đối với các hoạt động lặp lại như kiểm toán bên ngoài, khuyến nghị theo dõi các chỉ số theo thời gian. Người dùng BSC Designer có thể thiết lập các khoảng thời gian cập nhật cho các chỉ số để bảo đảm tính nhất quán của dữ liệu.
Một điểm tinh tế khác liên quan đến loại chỉ số này là khó thiết lập mục tiêu. Ví dụ, số lượng phát hiện kiểm toán thấp có thể được xem là kiểm toán viên chưa dành đủ sự chú ý, trong khi mức phát hiện cao có thể cho thấy bộ phận tuân thủ đã không thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ hiệu quả. Để thể hiện ý tưởng này, hàm hiệu suất của chỉ số đã được điều chỉnh.
Mẫu tuân thủ. Ngoài ra, tất cả các phát hiện có thể được phân loại theo mức độ tác động, trong đó gán trọng số cao nhất cho các phát hiện nghiêm trọng nhất. Điều này sẽ giúp tránh việc sử dụng sai chỉ số bằng cách tập trung vào số lượng lớn các phát hiện có giá trị thấp. Một ví dụ về phân loại như vậy là chỉ số rủi ro có trọng số trong thẻ điểm an ninh mạng.
Một số dấu hiệu về hiệu quả triển khai các phát hiện của kiểm toán viên có thể được định lượng bằng:
Tỷ lệ đóng các phát hiện kiểm toán. Mặc dù mục tiêu hiển nhiên của chỉ số này là 100%, có thể tồn tại các hạn chế về thời gian và nguồn lực khiến không thể triển khai ngay lập tức tất cả các khuyến nghị của kiểm toán viên.
Thời gian phản hồi đối với các phát hiện kiểm toán. Một góc nhìn khác về việc khắc phục các lỗ hổng không tuân thủ được phát hiện qua kiểm toán, chúng tôi xem xét thời gian cần thiết để đóng vấn đề kể từ khi được phát hiện.
Người dùng BSC Designer có thể cập nhật các chỉ số bằng dữ liệu mới nhất và kèm theo ghi chú về lần cập nhật gần nhất. Ví dụ, họ có thể cung cấp thêm chi tiết giải thích vì sao, ở một giai đoạn nhất định, có thể không thể đóng một số phát hiện kiểm toán.
Cả tỷ lệ đóng và thời gian phản hồi đều là các chỉ số dẫn dắt cho việc cải thiện các hệ thống tuân thủ, tập trung vào việc làm cho toàn bộ quy trình linh hoạt hơn và ít phức tạp hơn đối với các bên liên quan là người dùng cuối.
Quản lý các sự cố không tuân thủ
Chuẩn bị kỹ lưỡng bởi văn phòng tuân thủ nội bộ và các cuộc kiểm toán bên ngoài không đảm bảo rằng tổ chức sẽ tránh được các vi phạm tuân thủ có thể xảy ra.
Các chỉ số cần theo dõi trong bối cảnh này:
Thời gian phản hồi sự cố. Đảm bảo các vi phạm tuân thủ được giải quyết nhanh chóng để giảm thiểu tác động đến tổ chức.
Sự tái diễn sự cố. Ngăn chặn sự tái diễn của các sự cố cùng loại là chỉ báo về mức độ tổ chức học hỏi từ sai lầm.
Đơn vị đo lường cho chỉ số thời gian phản hồi có thể là giờ hoặc ngày, tùy thuộc vào tính chất của sự cố.
Theo logic rằng sự tái diễn của các sự cố là chỉ báo về hiệu quả của văn phòng tuân thủ, chỉ số “Sự tái diễn sự cố” đã được liên kết với mục tiêu ‘Đào tạo nhân viên tuân theo các quy định mới’ qua dữ liệu như một chỉ số trễ.
7. Liên kết các Thẻ điểm tuân thủ
Các chỉ số đã thảo luận sẽ cụ thể cho một quy định nhất định. Đối với mỗi quy định, sẽ có một thẻ điểm tuân thủ riêng với các chỉ số được điều chỉnh cho quy định cụ thể đó. Ví dụ, có các thẻ điểm cho khôi phục thảm họa, tính liên tục kinh doanh và xác thực nhà cung cấp.
Strategy Cascading. Để có bức tranh tổng quan ở cấp cao về các nỗ lực GRC (Quản trị, Rủi ro và Tuân thủ), chúng ta có thể liên kết các thẻ điểm GRC cho các quy định cụ thể vào một thẻ điểm GRC tổng thể.
Để kết nối các kiểm soát tuân thủ với giám sát nhà cung cấp, hãy xem cách đánh giá rủi ro nhà cung cấp hỗ trợ bằng chứng kiểm toán, chấm điểm rủi ro và các hành động khắc phục.
Di chuyển thẻ điểm tuân thủ của bạn vượt ra ngoài Excel
Chia sẻ kế hoạch tuân thủ hiện có hoặc thẻ điểm Excel của bạn với đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ thảo luận về cách BSC Designer có thể giúp các nhóm tuân thủ thiết lập theo dõi KPI được kết nối và chuyển giao các thẻ điểm theo quy định cụ thể vào một chế độ xem tuân thủ tổng thể.
Thảo luận về chương trình thí điểm tuân thủ
Kiểm tra cách tiếp cận với một quy định hoặc một phòng ban trước khi cân nhắc triển khai rộng hơn.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm tuân thủ
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm tuân thủ làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkín là người sáng lập BSC Designer, phần mềm thực thi chiến lược và quản lý hiệu suất kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và dữ liệu hiệu suất. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, công việc của ông tập trung vào Kiến trúc Thực thi Chiến lược — cách các tổ chức kết hợp chiến lược, đo lường, quyền sở hữu, rủi ro và các quy trình rà soát thành một hệ thống thực thi thống nhất. Ông đã tạo ra Strategy Execution Canvas và Hệ thống KPI 10 bước, đồng thời là tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và quản lý hiệu suất. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.