Khung RACI nổi tiếng trong quản lý dự án vì làm rõ vai trò và trách nhiệm. Các nguyên tắc của nó cũng có liên quan trong hoạch định chiến lược, nơi nhiều bên liên quan đóng góp ở các cấp độ khác nhau. Bài viết này khám phá việc áp dụng khung RACI vào thực thi chiến lược, với BSC Designer là một ví dụ thực tiễn.
Khung RACI
RACI là viết tắt của:
- Chịu trách nhiệm
- Đảm bảo
- Tham vấn
- Thông báo
Mỗi vai trò giúp làm rõ ai thực hiện công việc, ai sở hữu quyết định, ai cung cấp đầu vào, và ai cần được thông báo.
Vai trò: Chịu trách nhiệm
Người Chịu trách nhiệm trực tiếp tham gia vào việc thực hiện. Đây có thể là người thực hiện một sáng kiến hoặc sử dụng các KPI để kiểm tra các giả định chiến lược.
Trong BSC Designer:
- Một người dùng “Chịu trách nhiệm” là phụ trách của một sáng kiến hoặc KPI (xem trường “Phụ trách” trong tab “Chung”).
- Ở cấp độ thẻ điểm, một người dùng “Chịu trách nhiệm” có quyền chỉnh sửa đầy đủ hoặc quyền hạn chế để cập nhật các giá trị cụ thể.
Vai trò: Phụ trách
Người Phụ trách giám sát thực hiện và cuối cùng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về kết quả.
Lý tưởng nhất, vai trò này được giao cho một cá nhân.
Trong lập kế hoạch chiến lược, điều này thường là một người quản lý, trưởng nhóm, hoặc giám sát viên.
Trong BSC Designer:
- Một người dùng “Phụ trách” thường là phụ trách của một mục tiêu và cũng có thể là phụ trách của một sáng kiến hoặc KPI.
- Trong một số quy trình làm việc, người dùng “Phụ trách” có thể có quyền phê duyệt đầu vào dữ liệu.
- Ở cấp độ thẻ điểm, một người dùng “Phụ trách” có quyền xem và sửa đổi đầy đủ.
Vai trò: Được tư vấn
Được tư vấn là những cá nhân cung cấp ý kiến hoặc chuyên môn trong quá trình thực hiện. Đây có thể là các chuyên gia trong lĩnh vực giúp định hình chiến lược, xác thực giả định, hoặc xác định cách định lượng giá trị cho các bên liên quan.
Trong BSC Designer:
- Người dùng “Được tư vấn” có thể bình luận về mục tiêu, KPI hoặc sáng kiến, hoặc tải lên tài liệu hỗ trợ.
- Họ có thể được thêm vào như là các bên liên quan (không có quyền truy cập hoặc thông báo) hoặc người dùng thông thường (có quyền truy cập và thông báo).
- Ở cấp độ thẻ điểm, người dùng “Được tư vấn” có quyền chỉnh sửa thẻ điểm chức năng và quyền chỉnh sửa hạn chế đối với các phần cụ thể của thẻ điểm chiến lược.
Vai trò: Được thông báo
Được thông báo là những cá nhân luôn được cập nhật về tiến độ. Thường đây là cán bộ tuân thủ hoặc quản lý cấp C nhận các cập nhật thường xuyên về các lĩnh vực hiệu suất cụ thể. Các cập nhật này có thể bao gồm các báo cáo chi tiết, bảng và sơ đồ chiến lược.
Trong BSC Designer:
- Sử dụng tính năng Lịch trình để tự động gửi báo cáo đến những người dùng “Được thông báo” liên quan.
- Ở cấp độ thẻ điểm, người dùng “Được thông báo” chỉ có quyền xem.
Mô hình Ba tuyến và RACI
Khung chuẩn hóa để làm rõ vai trò và trách nhiệm có thể thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ, trong quản lý rủi ro, một cấu trúc đã được thiết lập là Mô hình Ba tuyến. Mô hình Ba tuyến, được phát triển bởi Viện Kiểm toán Nội bộ (IIA), là một khung được sử dụng để phân bổ trách nhiệm nhằm giám sát và quản lý rủi ro một cách hiệu quả.
Dưới đây là cách ba tuyến này tương ứng với mô hình RACI:
Dòng đầu tiên
Dòng đầu tiên bao gồm các nhà quản lý tuyến đầu. Trách nhiệm của họ là triển khai kiểm soát rủi ro và đưa ra các quyết định dựa trên đánh giá rủi ro. Dòng này tương ứng với vai trò “Chịu trách nhiệm” trong mô hình RACI.
Dòng thứ hai
Dòng thứ hai đề cập đến các chức năng quản lý rủi ro và tuân thủ. Vai trò của các nhà quản lý rủi ro và cán bộ tuân thủ trong trường hợp này là hỗ trợ tuyến đầu với các công cụ, chính sách, khung làm việc, và cuối cùng là giám sát rủi ro.
Trong mô hình RACI, họ được “Tham vấn”, và trong một số trường hợp, vai trò của họ có thể phần nào trùng lặp với “Chịu trách nhiệm”.
Dòng thứ ba
Dòng thứ ba là chức năng kiểm toán nội bộ, thực hiện đánh giá độc lập về hiệu quả của hai dòng đầu tiên và báo cáo cho ban lãnh đạo cấp cao. Trong mô hình RACI, họ thường là “Được thông báo” và “Được tham vấn”.
Trong trường hợp quản lý rủi ro, bên “Chịu trách nhiệm cuối cùng” trong mô hình RACI là ban lãnh đạo cấp cao — và đôi khi là chức năng kiểm toán dòng thứ ba, tùy thuộc vào cấu trúc quản trị.
Ứng dụng trong lập kế hoạch chiến lược
Trong lập kế hoạch chiến lược, các vai trò này có thể được phân công ở các cấp độ khác nhau:
- Cấp độ thẻ điểm – ai có quyền truy cập và loại quyền gì (chỉ xem, chỉnh sửa)
Trong thẻ điểm:
- Cấp độ mục tiêu – ai tham gia vào việc đạt được mục tiêu
- Cấp độ KPI – ai nhập và theo dõi dữ liệu hiệu suất
- Cấp độ sáng kiến – ai làm việc và theo dõi tiến độ
Theo dõi thực hiện trách nhiệm
Việc phân công vai trò chỉ là một phần của quy trình. Các đội ngũ chiến lược và tuân thủ cũng cần có khả năng nhìn thấy cách thực sự sử dụng trách nhiệm. Trong BSC Designer, điều này được hỗ trợ bởi các tính năng theo dõi kiểm toán.
Đường dẫn kiểm toán bao gồm:
- Lịch sử thay đổi cho mỗi mục tiêu, sáng kiến hoặc KPI
- Nhật ký kiểm toán chi tiết có thể truy cập bởi quản trị viên tài khoản
- Nhật ký hoạt động người dùng hàng tháng để giúp ước tính mức độ tương tác
Kết luận
Phân công vai trò rõ ràng là chìa khóa cho việc thực hiện chiến lược hiệu quả. Mô hình RACI, được hỗ trợ bởi BSC Designer, giúp các nhóm duy trì sự liên kết bằng cách xác định trách nhiệm ở mọi cấp độ — từ việc phụ trách đến phê duyệt và báo cáo. Với trách nhiệm cấu trúc, các tổ chức có thể giảm thiểu trì hoãn, tránh nhầm lẫn và tập trung vào việc đạt được kết quả.
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.