Xem xét các khung ưu tiên giúp đưa ra lựa chọn chiến lược dựa trên dữ liệu bằng cách xác định mô hình ưu tiên và tính toán điểm số ưu tiên.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Trong lập kế hoạch chiến lược, việc ưu tiên bắt đầu bằng cách xác định các chủ đề chiến lược cấp cao hoạt động như những trụ cột cho phần còn lại của chiến lược. Vậy còn việc đưa ra lựa chọn ở các cấp thấp hơn thì sao? Sau khi sử dụng các chủ đề chiến lược như một bộ lọc ban đầu, chúng ta vẫn có quá nhiều lựa chọn và ý tưởng cạnh tranh.
Trong bài viết này, chúng tôi nói về các khung ưu tiên khác nhau giúp các tổ chức giải quyết thách thức này. Những chủ đề chính của bài viết:
- Sơ đồ ưu tiên: Ma trận Eisenhower, Mô hình Giá trị/Phức tạp, Mô hình Kano, Sơ đồ Liên kết
- Khung điểm số: Phân tích Khoảng cách, RICE, AARRR, Chỉ số Keystone, ICE, Điểm Đau Doanh nghiệp, Phân tích Pareto
- Mẫu ưu tiên. Một ví dụ về việc sử dụng thẻ điểm để ưu tiên mục tiêu.
Thách thức của việc ưu tiên
Hãy xem xét một tình huống điển hình tồn tại ở bất kỳ công ty sản phẩm nào. Danh sách tồn đọng (backlog) đầy ắp những ý tưởng thú vị do các bên liên quan khác nhau đề xuất:
- Khách hàng quan trọng cần một điều gì đó gấp
- Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tin rằng một tính năng nhất định sẽ giúp công việc của họ dễ dàng hơn
- Các nhà phát triển đề xuất các thay đổi về kiến trúc để cải thiện chất lượng của sản phẩm
- Các thành viên hội đồng quản trị cho rằng một số tính năng sẽ giúp tiếp cận một thị trường mới
Một số khung ưu tiên có thể giúp tập trung vào những ý tưởng quan trọng nhất. Các khung này có thể được chia thành:
- Sơ đồ ưu tiên – các sơ đồ trực quan giúp thực hiện phân tích nhanh các ý tưởng.
- Khung chấm điểm – các thẻ điểm ưu tiên có tính đến nhiều yếu tố có trọng số khác nhau và tính toán điểm ưu tiên cuối cùng.
Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận cả hai loại khung ưu tiên. Nên sử dụng loại nào? Lẽ thường gợi ý bắt đầu với một sơ đồ ưu tiên gọn nhẹ, sau đó chuyển sang khung chấm điểm dựa trên dữ liệu.
Ma trận và Sơ đồ Ưu tiên
Để bắt đầu với việc ưu tiên, chúng ta có thể sử dụng một trong các sơ đồ ưu tiên.
Ma trận Ưu tiên (Eisenhower)
Phương pháp Eisenhower hay ma trận Khẩn cấp/Quan trọng được biết đến rộng rãi trong lĩnh vực quản lý thời gian. Các trục cho các góc phần tư là “Khẩn cấp” và “Quan trọng.”
- Các mục tiêu từ góc phần tư “Khẩn cấp / Quan trọng” là ưu tiên hàng đầu
- Các mục tiêu từ góc phần tư “Ít khẩn cấp / Quan trọng” là ưu tiên thứ hai để lên kế hoạch làm sau
- Các mục tiêu từ “Khẩn cấp / Ít quan trọng” là ưu tiên thứ ba và nên được ủy quyền
- Các mục tiêu từ “Ít khẩn cấp / Ít quan trọng” nên được loại bỏ
Ý tưởng tương tự được bao phủ bởi mô hình MoSCoW. Từ viết tắt này có nghĩa là:
- M – Phải có
- S – Nên có
- C – Có thể có
- W – Sẽ không có
Ma trận Giá trị so với Độ phức tạp
Tương tự như ma trận ưu tiên, biểu đồ được chia thành bốn phần tư. Các trục là “Giá trị” và “Độ phức tạp.” Đôi khi, độ phức tạp được thay thế bằng “Chi phí” hoặc “Nỗ lực.”
- Ưu tiên đầu tiên (những thắng lợi dễ dàng) là các mục tiêu từ phần tư “Giá trị cao – Độ phức tạp thấp”
- Ưu tiên thứ hai là các mục tiêu từ phần tư “Giá trị cao – Độ phức tạp cao”
- Các mục tiêu từ phần tư “Giá trị thấp – Độ phức tạp thấp” có ưu tiên thứ ba
- Cuối cùng, các mục tiêu từ phần tư “Giá trị thấp – Độ phức tạp cao” thường bị loại bỏ
Loại bỏ độ phức tạp tự nó có thể là một ưu tiên tốt, vì nó thường được liên kết với giá trị đối với nhiều bên liên quan.
Mô hình Kano
Với Mô hình Kano, chúng tôi đo lường sự hài lòng của các bên liên quan so với tiến độ đạt được mục tiêu. Sự hài lòng của các bên liên quan được định lượng trên thang đo phi tuyến tính từ không hài lòng đến thờ ơ và hứng thú.
- Với Mô hình Kano, các ưu tiên được phân bổ theo giá trị được các bên liên quan cảm nhận.
Trong bối cảnh lập kế hoạch chiến lược, việc sử dụng Mô hình Kano đặc biệt thú vị khi đặt ra các mục tiêu hiệu suất cho các mục tiêu. Ví dụ, khách hàng có thể rất hào hứng về việc giảm tỷ lệ khiếm khuyết từ 1% xuống 0,01%, nhưng việc giảm khiếm khuyết xuống 0,001% có thể không tạo ra giá trị hữu hình nào (xem chi phí của chất lượng cao để minh họa cho ý tưởng này).
Mô hình Kano nhấn mạnh nhu cầu phải suy nghĩ về vòng đời đầy đủ của một ý tưởng. Đối với một số ý tưởng, chúng ta phải nói “Không,” ngay cả khi chúng dễ thực hiện ban đầu.
- Hãy suy nghĩ về tác động lâu dài của một “cải tiến nhỏ” được các bên liên quan của bạn đề xuất. Những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tổng độ phức tạp của hệ thống?
Sơ đồ Liên kết
Trong lập kế hoạch chiến lược, sơ đồ liên kết rất hữu ích cho việc xem xét ban đầu về bối cảnh kinh doanh. Hãy tưởng tượng rằng các bên liên quan có một danh sách dài các ý tưởng.
- Tìm các ý tưởng tương tự
- Nhóm các ý tưởng thành các cụm lớn hơn
- Điều chỉnh lại mục tiêu của bạn cho phù hợp
Dưới đây là một ví dụ từ thực tiễn của chúng tôi:
- Một người dùng của BSC Designer yêu cầu hiển thị giá trị trên biểu đồ khi xuất bảng
- Một người dùng khác đề xuất rằng sẽ là ý tưởng hay nếu hiển thị chú thích cùng với giá trị trên biểu đồ
Một ý tưởng cụm chung trong trường hợp này là tất cả các biểu đồ với dữ liệu nên có tùy chọn “hiển thị chú thích”:
Hai ý tưởng riêng lẻ không đủ trọng lượng để trở thành ưu tiên, nhưng khi được xem như một cụm, nó trở nên rõ ràng rằng chức năng này được nhiều người dùng yêu cầu dưới các hình thức khác nhau.
Ưu tiên với các Khung “Chiến lược”
Cuối cùng, đáng để đề cập rằng có một số khung truyền thống thuộc về bộ công cụ lập kế hoạch chiến lược, trong khi thực chất, chúng là các khung ưu tiên:
Chúng ta cũng có thể kể đến Phân tích Pareto và Phân tích Khoảng cách mà chúng tôi sẽ thảo luận dưới đây.
Ưu tiên với Khung chấm điểm
Bây giờ, hãy xem chúng ta có thể hỗ trợ các lựa chọn chiến lược tốt hơn bằng cách tính điểm ưu tiên. Về bản chất, tất cả các khung chấm điểm đều xoay quanh việc phân tích các ý tưởng khả thi bằng cách sử dụng các tham số nhất định.
Dưới đây là một số nguyên tắc chung của các khung chấm điểm:
- Có những yếu tố ảnh hưởng đến điểm ưu tiên tích cực, như giá trị tạo ra cho người dùng cuối và cơ hội tiếp thị
- Có những yếu tố ảnh hưởng đến điểm ưu tiên tiêu cực, như chi phí, công sức và rủi ro
- Tác động của các yếu tố được định lượng thành một điểm ưu tiên
- Mức độ đóng góp của một yếu tố nhất định được xác định bởi trọng lượng của nó
- Điểm của các yếu tố được bình thường hóa để tính điểm ưu tiên cuối cùng
Hãy xem xét một số khung chấm điểm chi tiết.
Phân tích khoảng cách
Phân tích khoảng cách là một khung đánh giá cơ bản. Thay vì giới thiệu các yếu tố và đánh giá các tùy chọn theo những yếu tố đó, chúng tôi sử dụng dữ liệu có sẵn dễ dàng – hiệu suất của các mục tiêu nhất định được đo lường bởi các chỉ số hiệu suất của chúng.
Ưu tiên cao nhất được gán cho các mục tiêu có khoảng cách hiệu suất lớn nhất và trọng số tuyệt đối cao nhất.
Có nhiều biến thể của phân tích khoảng cách, ví dụ, Đánh giá Cơ hội xuất phát từ quy trình đổi mới theo kết quả.
Khung RICE
Mô hình chấm điểm RICE được phát triển bởi công ty phần mềm Intercom. Từ viết tắt của khung này đại diện cho:
- Reach – ước lượng số lượng các bên liên quan bị ảnh hưởng
- Impact – định lượng giá trị dự kiến được tạo ra cho các bên liên quan do đạt được mục tiêu (trong trường hợp của Intercom, thang đo từ 0.25 đến 3)
- Confidence – liệu quyết định có dựa trên trực giác thuần túy hay có dữ liệu nào hỗ trợ lựa chọn
- Effort – ước lượng các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu
Khung AARRR
Khung AARRR (còn gọi là Pirate Metrics) rất phổ biến trong các công ty khởi nghiệp. Từ viết tắt này đại diện cho:
- Thu hút – thu hút thêm người dùng cho sản phẩm
- Kích hoạt – giúp người dùng khám phá tiềm năng của sản phẩm
- Duy trì – cung cấp lý do để người dùng sử dụng sản phẩm lâu hơn
- Doanh thu – tăng doanh thu, ví dụ, bằng cách tăng mức chi tiêu trung bình
- Giới thiệu – khuyến khích người dùng giới thiệu sản phẩm của bạn cho người khác
Các ý tưởng và mục tiêu được đánh giá dựa trên các thành phần của AARRR như là các tham số. Mục tiêu có điểm số cao nhất có tiềm năng cao nhất để tác động tích cực đến doanh nghiệp.
Ngôi sao Bắc Đẩu hoặc Chỉ số then chốt
Cả “Ngôi sao Bắc Đẩu” và chỉ số “then chốt” đều ám chỉ cùng một ý tưởng:
Một chỉ số duy nhất định lượng giá trị mà tổ chức tạo ra cho khách hàng
Thay vì sử dụng nhiều tham số xác thực như chúng ta đã làm với các khung trước đó, chúng ta chỉ xem xét một yếu tố – tác động tiềm năng của ý tưởng được đề xuất đối với chỉ số then chốt.
Ví dụ, khi chúng ta nói về các chỉ số an toàn, chúng ta đã sử dụng công ty Alcoa như một ví dụ về chỉ số then chốt. Trong trường hợp của họ, chỉ số tập trung vào số lượng sự cố an toàn.
- Ý tưởng chỉ sử dụng một chỉ số để ưu tiên tất cả các mục tiêu kinh doanh nghe có vẻ rất hấp dẫn, nhưng thực tế, độ phức tạp của sự lựa chọn không bị giới hạn, nó chỉ được di chuyển sang một nơi khác.
Ví dụ, nếu chúng ta muốn hiểu mạng lưới đối tác mới sẽ ảnh hưởng thế nào đến chỉ số Ngôi sao Bắc Đẩu, chúng ta sẽ cần phải phân tích và định lượng tất cả các thách thức ở giữa, và điều này không làm cho nhiệm vụ ưu tiên trở nên dễ dàng hơn.
ICE Scoring
ICE scoring là một dẫn xuất thú vị của chỉ số North Star. Công thức ICE đơn giản như sau:
- ICE Score = Impact * Confidence * Easy
Trong đó:
- Impact là tác động dự kiến lên chỉ số giá trị chính (chỉ số North Star)
- Confidence là sự định lượng mức độ chính xác của ước tính tác động
- Easy là sự ước tính nỗ lực (chi phí, nguồn lực cần thiết, v.v.)
Các giá trị của các phần ICE được trình bày trên thang điểm từ 1-10. Khi nhân với nhau, chúng cho chúng ta một ước tính ưu tiên để so sánh ý tưởng này với ý tưởng khác. Việc gán điểm số khá chủ quan. Ví dụ, đối với Confidence, thang điểm có thể như sau:
- 10 – kết quả từ các triển khai thực tế
- 6 – kết quả từ thử nghiệm, MVP
- 4 – yêu cầu từ người dùng hàng đầu
- 3 – được hỗ trợ bởi một số dữ liệu khách hàng
- 1 – một vài khách hàng tiềm năng đã đề cập
- 0.1 – ý tưởng từ những người không phải là người dùng (được đề cập bởi các chuyên gia ngành hoặc báo chí)
Điểm đau của doanh nghiệp
Tương tự như Ngôi sao Bắc Đẩu và Mô hình Kano, trọng tâm của mô hình này là giá trị cho khách hàng. Sự khác biệt lớn là chúng ta nhìn vào giá trị từ góc độ của các điểm đau.
Làm thế nào để tìm ra những điểm đau đó? Hãy là khách hàng của sản phẩm của bạn như chúng tôi đã thảo luận trong bài viết độ phức tạp, hoặc đơn giản là hỏi khách hàng của bạn bằng cách sử dụng các khảo sát nhẹ nhàng.
Phân tích Pareto
Trước đây, chúng tôi đã thảo luận về Phân tích Pareto như một công cụ lập kế hoạch chiến lược. Về mặt ưu tiên, Phân tích Pareto thúc đẩy một ý tưởng rất đơn giản:
80% giá trị được tạo ra được quy cho 20% hoạt động
Mặc dù phân tích lịch sử thường xác nhận tỷ lệ 80/20, không có cách đơn giản nào để tìm ra 20% đó từ trước.
Mẫu phân tích Pareto. Về cơ bản, tỷ lệ nêu trên:
- Biện minh cho việc sử dụng các khung ưu tiên và
- Gợi ý giới hạn các thử nghiệm vào 20% hứa hẹn nhất.
Sử dụng Thẻ điểm để Ưu tiên Mục tiêu
Tổ chức của bạn nên sử dụng khung ưu tiên chiến lược nào và làm thế nào để tính điểm ưu tiên?
Trong thực tế, hầu hết các tổ chức xây dựng phiên bản khung ưu tiên của riêng họ. Đối với người dùng BSC Designer, chúng tôi đã bao gồm mẫu ưu tiên trong các mẫu có sẵn trong phần mềm.
Dưới đây chúng tôi thảo luận:
- Cách xây dựng thẻ điểm ưu tiên của riêng bạn
- Ví dụ về việc sử dụng mẫu này
Chuẩn bị mẫu ưu tiên và thẻ điểm
Tạo thẻ điểm mới bằng cách sử dụng mẫu “Ưu tiên”:
Mẫu ưu tiên. Trong nhóm “mẫu ưu tiên”, bạn sẽ thấy danh sách các tham số đánh giá mặc định. Chúng tôi đã sử dụng các tham số từ khung RICE cho ví dụ này.
Mẫu ưu tiên. Hãy xem các tham số này được cấu hình sẵn như thế nào và cách chúng có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của mô hình ưu tiên của bạn.
Trọng lượng của tham số
Mỗi tham số có một trọng lượng liên quan (xem cột “Trọng lượng”). Trọng lượng của một tham số cụ thể có thể được thay đổi trong tab “Hiệu suất”.
Mẫu ưu tiên. Thông số dương so với thông số âm
Một số thông số được cấu hình sẵn là các thông số có tác động dương đến điểm ưu tiên cuối cùng (phạm vi, tác động, độ tin cậy), một số là các thông số âm (Nỗ lực).
Hướng tối ưu hóa của thông số có thể được thay đổi trong tab Hiệu suất.
Mẫu ưu tiên hóa. Đơn vị đo lường
Tất cả các tham số được cấu hình sẵn để sử dụng đơn vị đo “Điểm chuyên gia”, giúp định lượng các tham số theo thang đo phi tuyến tính:
Mẫu ưu tiên hóa. Theo cách này, chúng ta có thể quyết định về giá trị của từng tham số bằng một tùy chọn lựa chọn tự nhiên:
Mẫu ưu tiên hóa. Nếu đơn vị đo “Điểm chuyên gia” được đề xuất không phù hợp với nhu cầu của mô hình ưu tiên của bạn, thì bạn có thể cấu hình các đơn vị đo khác trong tab “Chung”:
Mẫu ưu tiên hóa. Biểu tượng tham số
Để giúp thẻ điểm ưu tiên dễ đọc hơn, chúng tôi đã điều chỉnh các biểu tượng cho các tham số. Bạn có thể thay đổi biểu tượng bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh tên tham số:
Mẫu ưu tiên. Mô tả Tham số
Một tên ngắn, như “Tác động,” cần thêm một số giải thích. Sử dụng trường “Mô tả” cho mục đích này.
Một ví dụ: Mô hình ưu tiên trong thực tiễn
Để trình bày mẫu ưu tiên đang được áp dụng, tôi sẽ sử dụng hai ý tưởng cạnh tranh:
- Bản địa hóa sản phẩm sang tiếng Latin
- Bản địa hóa sản phẩm sang tiếng Bồ Đào Nha
Tạo bản sao của mô hình ưu tiên hóa
Để sắp xếp mọi thứ gọn gàng hơn một chút, hãy tạo một nhóm mới có tên “Ví dụ: phân tích các ưu tiên.”
Mẫu ưu tiên hóa. Bây giờ, chúng ta có thể sao chép và dán mẫu ưu tiên hóa vào nhóm.
Tôi đã đổi tên bản sao đầu tiên thành “Bản địa hóa sang tiếng Latin,” và nhóm thứ hai thành “Bản địa hóa sang tiếng Bồ Đào Nha.”
Mẫu ưu tiên hóa. Chấm điểm các ý tưởng cạnh tranh
Giờ là lúc chấm điểm hai ý tưởng theo các tham số được đề xuất.
Mặc dù tiếng Latin vẫn có lĩnh vực ứng dụng riêng, nhưng trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi cho rằng không có nhiều bên liên quan quan tâm đến việc bản địa hóa tiếng Latin. Do đó, điểm cho “Reach” (xem trường “Value”) sẽ là “Thấp”:
Prioritization Template. Hãy gán điểm cho ý tưởng bản địa hóa sang tiếng Bồ Đào Nha:
- Một mặt, việc sử dụng tiếng Bồ Đào Nha bởi đối tượng mục tiêu của chúng tôi (tham số “Reach”) là “Cao,” và tác động của việc bản địa hóa được cho là “Quan trọng.”
- Mặt khác, chúng tôi không chắc chắn liệu mức độ phù hợp sản phẩm–thị trường có đạt được cho thị trường nói tiếng Bồ Đào Nha hay không, vì vậy mức độ tin cậy được đặt là Trung bình:
Prioritization Template. Nếu bạn dự định sử dụng kết quả của việc ưu tiên hóa cho lập kế hoạch chiến lược, tôi khuyến nghị bạn ghi chú lại các ý tưởng đứng sau điểm số đã được gán.
Trong BSC Designer, có một công cụ “Sáng kiến” cho mục đích này.
Ví dụ, đối với tham số “Độ tin cậy”, chúng ta có thể tạo một sáng kiến có tên “Phân tích các bên liên quan từ thị trường địa phương”, trong đó chúng ta sẽ xem xét dữ liệu phân tích trang web và phân tích doanh số lịch sử từ thị trường địa phương:
Prioritization Template. Một sáng kiến khác có thể là “Nguồn lực cho bản địa hóa” được liên kết với tham số “Nỗ lực”. Sáng kiến này có thể bao gồm ngân sách cần thiết cho việc bản địa hóa, cũng như mốc thời gian ước tính.
Prioritization Template. Điểm số ưu tiên có thể thay đổi
Trong BSC Designer, điểm số ưu tiên phụ thuộc vào thời điểm. Hãy tưởng tượng rằng nhóm của bạn đã thực hiện sáng kiến phân tích thị trường đã nêu và giờ đây tự tin hơn về mức độ phù hợp giữa sản phẩm và thị trường kỳ vọng.
Để phản ánh điều này trong phần mềm, chúng ta có thể chọn một ngày khác trong lịch nội bộ và cập nhật giá trị cho tham số “Mức độ tin cậy”.
Nếu bạn dự định trực quan hóa diễn biến của điểm số ưu tiên trên một bảng, bạn có thể theo dõi rằng việc cải thiện điểm số ưu tiên là do hoàn thành sáng kiến:
Mẫu ưu tiên hóa. Tìm các ý tưởng có mức ưu tiên cao nhất
Chỉ cần chúng tôi nhập dữ liệu mới, phần mềm sẽ cập nhật điểm số ưu tiên cho các ý tưởng:
Mẫu ưu tiên hóa. Trong ví dụ này, Latin đạt điểm ưu tiên 15,5%, trong khi Portuguese đạt 59,17%. Phần mềm lấy dữ liệu này như thế nào? Phần mềm chuẩn hóa các tham số, tính mức ưu tiên của từng tham số, rồi sử dụng trọng lượng của các tham số để tính điểm ưu tiên tổng. Chúng tôi đã thảo luận các sắc thái tính toán trong bài viết này.
Với chỉ hai ý tưởng cạnh tranh, rõ ràng ý tưởng nào có mức ưu tiên cao hơn. Khi bạn có nhiều ý tưởng hơn để so sánh, hãy sử dụng chức năng Phân tích. Sắp xếp kết quả theo điểm ưu tiên (hiệu suất) và tập trung phân tích chỉ vào các vùng chứa (các ý tưởng cạnh tranh):
Mẫu ưu tiên hóa. Danh sách các mục hiện đã được sắp xếp theo mức ưu tiên của chúng.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về nhiều khung ưu tiên hóa khác nhau: các khung cơ bản dựa trên một sơ đồ đơn giản hoặc các khung phức tạp hơn giúp tính toán điểm ưu tiên. Chúng tôi cũng đã thảo luận về cách sử dụng mẫu ưu tiên hóa trong thực tế.
Điểm ưu tiên có thể nghe như một công cụ hữu ích. Nhìn chung là vậy, nhưng luôn có một số ý tưởng điên rồ không bao giờ đạt được điểm ưu tiên đủ cao. Hãy đảm bảo tổ chức của bạn vẫn cởi mở với những ý tưởng đó và đưa chúng qua quá trình phân tích đổi mới phù hợp.
Sử dụng Mẫu Mẫu ưu tiên hóa
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Mẫu ưu tiên hóa làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.