Xem xét các khung ưu tiên giúp đưa ra lựa chọn chiến lược dựa trên dữ liệu bằng cách xác định mô hình ưu tiên và tính toán điểm số ưu tiên.
BSC Designer để truy cập ngay lập tức vào 31 mẫu thẻ điểm và KPI. Trong lập kế hoạch chiến lược, việc ưu tiên bắt đầu bằng cách xác định các chủ đề chiến lược cấp cao hoạt động như những trụ cột cho phần còn lại của chiến lược. Vậy còn việc đưa ra lựa chọn ở các cấp thấp hơn thì sao? Sau khi sử dụng các chủ đề chiến lược như một bộ lọc ban đầu, chúng ta vẫn có quá nhiều lựa chọn và ý tưởng cạnh tranh.
Trong bài viết này, chúng tôi nói về các khung ưu tiên khác nhau giúp các tổ chức giải quyết thách thức này. Những chủ đề chính của bài viết:
- Sơ đồ ưu tiên: Ma trận Eisenhower, Mô hình Giá trị/Phức tạp, Mô hình Kano, Sơ đồ Liên kết
- Khung điểm số: Phân tích Khoảng cách, RICE, AARRR, Chỉ số Keystone, ICE, Điểm Đau Doanh nghiệp, Phân tích Pareto
- Mẫu ưu tiên. Một ví dụ về việc sử dụng thẻ điểm để ưu tiên mục tiêu.
Thách thức của việc ưu tiên
Hãy xem một tình huống điển hình tồn tại trong bất kỳ công ty sản phẩm nào. Danh sách công việc tồn đọng đầy những ý tưởng thú vị được đề xuất bởi các bên liên quan khác nhau:
- Khách hàng quan trọng cần một số thứ gấp
- Hỗ trợ kỹ thuật tin rằng một số tính năng nhất định sẽ làm cho công việc của họ dễ dàng hơn
- Nhà phát triển đề xuất thay đổi kiến trúc để cải thiện chất lượng sản phẩm
- Thành viên hội đồng quản trị nghĩ rằng một số tính năng sẽ giúp tiếp cận thị trường mới
Một số khung ưu tiên có thể giúp tập trung vào những ý tưởng quan trọng nhất. Những khung này có thể được chia thành:
- Sơ đồ ưu tiên – sơ đồ đồ họa giúp thực hiện phân tích nhanh các ý tưởng.
- Khung điểm số – thẻ điểm ưu tiên tính đến nhiều yếu tố có trọng số khác nhau và tính toán điểm ưu tiên cuối cùng.
Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận về cả hai loại khung ưu tiên. Sử dụng cái nào? Lý trí thông thường gợi ý bắt đầu với một sơ đồ ưu tiên nhẹ nhàng và sau đó chuyển sang khung điểm số dựa trên dữ liệu.
Ma trận và Sơ đồ Ưu tiên
Để bắt đầu với việc ưu tiên, chúng ta có thể sử dụng một trong các sơ đồ ưu tiên.
Ma trận Ưu tiên (Eisenhower)
Phương pháp Eisenhower hay ma trận Khẩn cấp/Quan trọng được biết đến rộng rãi trong lĩnh vực quản lý thời gian. Các trục cho các góc phần tư là “Khẩn cấp” và “Quan trọng.”
- Các mục tiêu từ góc phần tư “Khẩn cấp / Quan trọng” là ưu tiên hàng đầu
- Các mục tiêu từ góc phần tư “Ít khẩn cấp / Quan trọng” là ưu tiên thứ hai để lên kế hoạch làm sau
- Các mục tiêu từ “Khẩn cấp / Ít quan trọng” là ưu tiên thứ ba và nên được ủy quyền
- Các mục tiêu từ “Ít khẩn cấp / Ít quan trọng” nên được loại bỏ
Ý tưởng tương tự được bao phủ bởi mô hình MoSCoW. Từ viết tắt này có nghĩa là:
- M – Phải có
- S – Nên có
- C – Có thể có
- W – Sẽ không có
Ma trận Giá trị so với Độ phức tạp
Tương tự như ma trận ưu tiên, biểu đồ được chia thành bốn phần tư. Các trục là “Giá trị” và “Độ phức tạp.” Đôi khi, độ phức tạp được thay thế bằng “Chi phí” hoặc “Nỗ lực.”
- Ưu tiên đầu tiên (những thắng lợi dễ dàng) là các mục tiêu từ phần tư “Giá trị cao – Độ phức tạp thấp”
- Ưu tiên thứ hai là các mục tiêu từ phần tư “Giá trị cao – Độ phức tạp cao”
- Các mục tiêu từ phần tư “Giá trị thấp – Độ phức tạp thấp” có ưu tiên thứ ba
- Cuối cùng, các mục tiêu từ phần tư “Giá trị thấp – Độ phức tạp cao” thường bị loại bỏ
Loại bỏ độ phức tạp tự nó có thể là một ưu tiên tốt, vì nó thường được liên kết với giá trị đối với nhiều bên liên quan.
Mô hình Kano
Với Mô hình Kano, chúng tôi đo lường sự hài lòng của các bên liên quan so với tiến độ đạt được mục tiêu. Sự hài lòng của các bên liên quan được định lượng trên thang đo phi tuyến tính từ không hài lòng đến thờ ơ và hứng thú.
- Với Mô hình Kano, các ưu tiên được phân bổ theo giá trị được các bên liên quan cảm nhận.
Trong bối cảnh lập kế hoạch chiến lược, việc sử dụng Mô hình Kano đặc biệt thú vị khi đặt ra các mục tiêu hiệu suất cho các mục tiêu. Ví dụ, khách hàng có thể rất hào hứng về việc giảm tỷ lệ khiếm khuyết từ 1% xuống 0,01%, nhưng việc giảm khiếm khuyết xuống 0,001% có thể không tạo ra giá trị hữu hình nào (xem chi phí của chất lượng cao để minh họa cho ý tưởng này).
Mô hình Kano nhấn mạnh nhu cầu phải suy nghĩ về vòng đời đầy đủ của một ý tưởng. Đối với một số ý tưởng, chúng ta phải nói “Không,” ngay cả khi chúng dễ thực hiện ban đầu.
- Hãy suy nghĩ về tác động lâu dài của một “cải tiến nhỏ” được các bên liên quan của bạn đề xuất. Những thay đổi đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tổng độ phức tạp của hệ thống?
Sơ đồ Liên kết
Trong lập kế hoạch chiến lược, sơ đồ liên kết rất hữu ích cho việc xem xét ban đầu về bối cảnh kinh doanh. Hãy tưởng tượng rằng các bên liên quan có một danh sách dài các ý tưởng.
- Tìm các ý tưởng tương tự
- Nhóm các ý tưởng thành các cụm lớn hơn
- Điều chỉnh lại mục tiêu của bạn cho phù hợp
Dưới đây là một ví dụ từ thực tiễn của chúng tôi:
- Một người dùng của BSC Designer yêu cầu hiển thị giá trị trên biểu đồ khi xuất bảng
- Một người dùng khác đề xuất rằng sẽ là ý tưởng hay nếu hiển thị chú thích cùng với giá trị trên biểu đồ
Một ý tưởng cụm chung trong trường hợp này là tất cả các biểu đồ với dữ liệu nên có tùy chọn “hiển thị chú thích”:
Hai ý tưởng riêng lẻ không đủ trọng lượng để trở thành ưu tiên, nhưng khi được xem như một cụm, nó trở nên rõ ràng rằng chức năng này được nhiều người dùng yêu cầu dưới các hình thức khác nhau.
Ưu tiên với các Khung “Chiến lược”
Cuối cùng, đáng để đề cập rằng có một số khung truyền thống thuộc về bộ công cụ lập kế hoạch chiến lược, trong khi thực chất, chúng là các khung ưu tiên:
Chúng ta cũng có thể kể đến Phân tích Pareto và Phân tích Khoảng cách mà chúng tôi sẽ thảo luận dưới đây.
Ưu tiên với Khung chấm điểm
Bây giờ, hãy xem chúng ta có thể hỗ trợ các lựa chọn chiến lược tốt hơn bằng cách tính điểm ưu tiên. Về bản chất, tất cả các khung chấm điểm đều xoay quanh việc phân tích các ý tưởng khả thi bằng cách sử dụng các tham số nhất định.
Dưới đây là một số nguyên tắc chung của các khung chấm điểm:
- Có những yếu tố ảnh hưởng đến điểm ưu tiên tích cực, như giá trị tạo ra cho người dùng cuối và cơ hội tiếp thị
- Có những yếu tố ảnh hưởng đến điểm ưu tiên tiêu cực, như chi phí, công sức và rủi ro
- Tác động của các yếu tố được định lượng thành một điểm ưu tiên
- Mức độ đóng góp của một yếu tố nhất định được xác định bởi trọng lượng của nó
- Điểm của các yếu tố được bình thường hóa để tính điểm ưu tiên cuối cùng
Hãy xem xét một số khung chấm điểm chi tiết.
Phân tích khoảng cách
Phân tích khoảng cách là một khung đánh giá cơ bản. Thay vì giới thiệu các yếu tố và đánh giá các tùy chọn theo những yếu tố đó, chúng tôi sử dụng dữ liệu có sẵn dễ dàng – hiệu suất của các mục tiêu nhất định được đo lường bởi các chỉ số hiệu suất của chúng.
Ưu tiên cao nhất được gán cho các mục tiêu có khoảng cách hiệu suất lớn nhất và trọng số tuyệt đối cao nhất.
Có nhiều biến thể của phân tích khoảng cách, ví dụ, Đánh giá Cơ hội xuất phát từ quy trình đổi mới theo kết quả.
Khung RICE
Mô hình chấm điểm RICE được phát triển bởi công ty phần mềm Intercom. Tên viết tắt của khung này đại diện cho:
- Reach – ước lượng số lượng các bên liên quan bị ảnh hưởng
- Impact – định lượng giá trị dự kiến được tạo ra cho các bên liên quan khi đạt được mục tiêu (trong trường hợp của Intercom, thang điểm từ 0.25 đến 3)
- Confidence – liệu quyết định dựa trên trực giác thuần túy hay có dữ liệu nào hỗ trợ cho sự lựa chọn
- Effort – ước lượng các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu
Khung AARRR
Khung AARRR (còn gọi là Pirate Metrics) rất phổ biến trong các công ty khởi nghiệp. Từ viết tắt này đại diện cho:
- Thu hút – thu hút thêm người dùng cho sản phẩm
- Kích hoạt – giúp người dùng khám phá tiềm năng của sản phẩm
- Giữ chân – cung cấp lý do để người dùng sử dụng sản phẩm trong thời gian dài hơn
- Doanh thu – tăng doanh thu bằng cách, ví dụ, tăng giá trị trung bình của giao dịch
- Giới thiệu – khiến người dùng giới thiệu sản phẩm của bạn cho người khác
Các ý tưởng và mục tiêu được đánh giá dựa trên các thành phần của AARRR làm thông số. Mục tiêu có điểm số cao nhất có tiềm năng lớn nhất để tác động tích cực đến doanh nghiệp.
Sao Bắc Đẩu hoặc Chỉ số then chốt
Cả “Sao Bắc Đẩu” và chỉ số “then chốt” đều đề cập đến cùng một ý tưởng:
Một chỉ số duy nhất để định lượng giá trị mà tổ chức tạo ra cho khách hàng
Thay vì sử dụng nhiều tham số xác minh, như chúng ta đã làm với các khung trước đây, chúng ta chỉ xem xét một yếu tố – tác động tiềm năng của ý tưởng được đề xuất lên chỉ số then chốt.
Ví dụ, khi chúng ta nói về chỉ số cho an toàn, chúng ta đã sử dụng công ty Alcoa như một ví dụ về chỉ số then chốt. Trong trường hợp của họ, chỉ số này tập trung vào số lượng sự cố an toàn.
- Ý tưởng sử dụng chỉ một chỉ số để ưu tiên tất cả các mục tiêu kinh doanh nghe có vẻ rất hấp dẫn, nhưng trong thực tế, độ phức tạp của sự lựa chọn không bị giới hạn, nó chỉ được chuyển đến một nơi khác.
Ví dụ, nếu chúng ta muốn hiểu cách mạng lưới đối tác mới sẽ ảnh hưởng đến chỉ số Sao Bắc Đẩu, chúng ta sẽ cần phân tích và định lượng tất cả các thách thức ở giữa, và điều này không làm cho nhiệm vụ ưu tiên trở nên dễ dàng hơn.
Chấm điểm ICE
Chấm điểm ICE là một dẫn xuất thú vị của chỉ số North Star. Công thức ICE đơn giản như sau:
- Điểm ICE = Impact * Confidence * Easy
Trong đó:
- Impact là tác động dự kiến lên chỉ số giá trị chính (chỉ số North Star)
- Confidence là định lượng mức độ chính xác của ước tính tác động
- Easy là ước tính về nỗ lực (chi phí, nguồn lực cần thiết, v.v.)
Các giá trị của các phần ICE được trình bày trên thang điểm từ 1-10. Khi nhân chúng lại, chúng ta có được ước tính ưu tiên để so sánh ý tưởng này với ý tưởng khác.
Việc gán điểm khá chủ quan. Ví dụ, đối với Confidence, thang điểm có thể như sau:
- 10 – kết quả của các triển khai thực tế
- 6 – kết quả của thử nghiệm, MVP
- 4 – người dùng hàng đầu yêu cầu điều này
- 3 – được hỗ trợ bởi một số dữ liệu khách hàng
- 1 – vài khách hàng tiềm năng đề cập điều này
- 0.1 – ý tưởng từ những người không sử dụng (được đề cập bởi các chuyên gia ngành hoặc báo chí)
Điểm đau của doanh nghiệp
Tương tự như Ngôi sao Bắc Đẩu và Mô hình Kano, trọng tâm của mô hình này là giá trị cho khách hàng. Sự khác biệt lớn là chúng ta nhìn vào giá trị từ góc độ của các điểm đau.
Làm thế nào để tìm ra những điểm đau đó? Hãy là khách hàng của sản phẩm của bạn như chúng tôi đã thảo luận trong bài viết độ phức tạp, hoặc đơn giản là hỏi khách hàng của bạn bằng cách sử dụng các khảo sát nhẹ nhàng.
Phân tích Pareto
Trước đây, chúng tôi đã thảo luận về Phân tích Pareto như một công cụ lập kế hoạch chiến lược. Về mặt ưu tiên, Phân tích Pareto thúc đẩy một ý tưởng rất đơn giản:
80% giá trị được tạo ra đến từ 20% hoạt động
Trong khi phân tích lịch sử thường xác nhận tỷ lệ 80/20, không có cách đơn giản nào để tìm ra 20% đó từ trước.
Mẫu Phân tích Pareto. Cơ bản, tỷ lệ đã đề cập:
- Biện minh cho việc sử dụng các khung ưu tiên và
- Đề xuất giới hạn các thí nghiệm vào 20% hoạt động hứa hẹn nhất.
Sử dụng Thẻ điểm để Ưu tiên Mục tiêu
Khung ưu tiên chiến lược nào tổ chức của bạn nên sử dụng và làm thế nào để tính điểm ưu tiên?
Trong thực tế, hầu hết các tổ chức xây dựng phiên bản khung ưu tiên của riêng mình. Đối với người dùng BSC Designer, chúng tôi đã bao gồm mẫu ưu tiên trong các mẫu có sẵn trong phần mềm.
Dưới đây chúng tôi thảo luận:
- Làm thế nào để xây dựng thẻ điểm ưu tiên của riêng bạn
- Một ví dụ về việc sử dụng mẫu này
Chuẩn bị Mẫu Ưu tiên và Thẻ điểm
Tạo thẻ điểm mới sử dụng mẫu “Ưu tiên”:
Mẫu Ưu tiên. Trong nhóm “mẫu Ưu tiên”, bạn sẽ thấy danh sách các tham số đánh giá mặc định. Chúng tôi đã sử dụng các tham số từ khung RICE cho ví dụ này.
Mẫu Ưu tiên. Hãy xem cách các tham số này được cấu hình sẵn và cách chúng có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của mô hình ưu tiên của bạn.
Trọng lượng của Tham số
Mỗi tham số có một trọng lượng liên quan (xem cột “Trọng lượng”). Trọng lượng của một tham số cụ thể có thể được thay đổi trên tab “Hiệu suất”.
Mẫu Ưu tiên. Tham số tích cực và tiêu cực
Một số tham số được cấu hình sẵn như những tham số có tác động tích cực đến điểm ưu tiên cuối cùng (phạm vi, tác động, sự tự tin), một số khác như những tham số tiêu cực (Nỗ lực).
Hướng tối ưu hóa của tham số có thể được thay đổi trên tab Hiệu suất.
Mẫu Ưu tiên. Đơn vị đo lường
Tất cả các tham số đều được cấu hình sẵn để sử dụng đơn vị đo lường “Điểm chuyên gia” nhằm định lượng các tham số trên một thang đo phi tuyến:
Mẫu Ưu tiên. Bằng cách này, chúng ta có thể quyết định về giá trị của từng tham số bằng cách lựa chọn tự nhiên:
Mẫu Ưu tiên. Nếu đơn vị đo lường “Điểm chuyên gia” được đề xuất không phù hợp với nhu cầu của mô hình ưu tiên của bạn, thì bạn có thể cấu hình các đơn vị đo lường khác trên tab “Chung”:
Mẫu Ưu tiên. Biểu tượng Tham số
Để làm cho thẻ điểm ưu tiên dễ đọc hơn, chúng tôi đã điều chỉnh các biểu tượng cho các tham số. Bạn có thể thay đổi biểu tượng bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh tên tham số:
Mẫu Ưu tiên. Mô tả Tham số
Một tên ngắn, như “Tác động,” cần thêm một số giải thích. Sử dụng trường “Mô tả” cho mục đích này.
Một ví dụ: Mô hình ưu tiên trong thực tế
Để trình bày mẫu ưu tiên đang hoạt động, tôi sẽ sử dụng hai ý tưởng cạnh tranh:
- Bản địa hóa sản phẩm sang tiếng Latin
- Bản địa hóa sản phẩm sang tiếng Bồ Đào Nha
Tạo một bản sao của mô hình ưu tiên
Để tổ chức mọi thứ một chút, hãy tạo một nhóm mới có tên là “Ví dụ: phân tích các ưu tiên.”
Mẫu ưu tiên. Bây giờ, chúng ta có thể sao chép và dán mẫu ưu tiên vào nhóm.
Tôi đã đổi tên bản sao đầu tiên thành “Địa phương hóa sang Latin,” và nhóm thứ hai thành “Địa phương hóa sang tiếng Bồ Đào Nha.”
Mẫu ưu tiên. Chấm điểm các ý tưởng cạnh tranh
Bây giờ, đã đến lúc chấm điểm hai ý tưởng theo các thông số được đề xuất.
Trong khi tiếng Latin vẫn có khu vực ứng dụng của nó, trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi cho rằng không có nhiều bên liên quan quan tâm đến việc nội địa hóa tiếng Latin. Theo đó, điểm số cho “Phạm vi” (xem trường “Giá trị”) sẽ là “Thấp”:
Mẫu Ưu tiên. Hãy gán điểm cho ý tưởng nội địa hóa sang tiếng Bồ Đào Nha:
- Một mặt, việc sử dụng tiếng Bồ Đào Nha bởi khán giả mục tiêu của chúng tôi (thông số “Phạm vi”) là “Cao,” và tác động của việc nội địa hóa được cho là “Quan trọng.”
- Mặt khác, chúng tôi không chắc chắn liệu sự phù hợp sản phẩm-thị trường có được đạt tới cho thị trường nói tiếng Bồ Đào Nha hay không, nên mức độ tự tin được đặt ở mức Trung bình:
Mẫu Ưu tiên. Nếu bạn dự định sử dụng kết quả của việc ưu tiên cho lập kế hoạch chiến lược, tôi khuyên bạn nên ghi lại các ý tưởng đứng sau điểm số được gán.
Trong BSC Designer, có công cụ “Sáng kiến” cho mục đích này.
Ví dụ, cho thông số “Tự tin”, chúng ta có thể tạo một sáng kiến gọi là “Phân tích các bên liên quan từ thị trường địa phương”, nơi chúng ta sẽ xem xét dữ liệu phân tích trang web và phân tích doanh số lịch sử từ thị trường địa phương:
Mẫu Ưu tiên. Một sáng kiến khác có thể là “Nguồn lực cho nội địa hóa” liên kết với thông số “Nỗ lực”. Sáng kiến này có thể bao gồm ngân sách cần thiết cho việc nội địa hóa, cũng như thời gian dự kiến.
Mẫu Ưu tiên. Điểm ưu tiên có thể phát triển
Trong BSC Designer, các điểm ưu tiên là cụ thể theo thời gian. Hãy tưởng tượng rằng đội ngũ của bạn đã làm việc trên sáng kiến phân tích thị trường được đề cập và giờ đây tự tin hơn về sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường kỳ vọng.
Để phản ánh điều này trong phần mềm, chúng ta có thể chọn một ngày khác trong lịch nội bộ và cập nhật giá trị cho tham số “Tự tin“.
Nếu bạn dự định hiển thị động lực của điểm ưu tiên trên bảng, bạn có thể theo dõi rằng sự cải thiện trong điểm ưu tiên là do hoàn thành sáng kiến:
Mẫu Ưu tiên. Tìm ý tưởng có ưu tiên cao nhất
Miễn là chúng ta giới thiệu dữ liệu mới, phần mềm sẽ cập nhật điểm số ưu tiên cho các ý tưởng:
Mẫu Ưu tiên. Latin, trong ví dụ này, có điểm ưu tiên là 15,5%, trong khi tiếng Bồ Đào Nha có 59,17%. Phần mềm lấy dữ liệu này như thế nào? Nó chuẩn hóa các tham số, tính toán mức độ ưu tiên của từng tham số, sau đó sử dụng trọng số của các tham số để tính toán tổng điểm ưu tiên. Chúng tôi đã thảo luận về các sắc thái tính toán trong bài viết này.
Chỉ có hai ý tưởng cạnh tranh, rõ ràng ý tưởng nào có ưu tiên cao hơn. Khi bạn có nhiều ý tưởng để so sánh, hãy sử dụng chức năng Phân tích. Sắp xếp kết quả theo điểm số ưu tiên (hiệu suất) và tập trung phân tích vào các nhóm ý tưởng cạnh tranh:
Mẫu Ưu tiên. Danh sách các mục hiện được sắp xếp theo mức độ ưu tiên của chúng.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về các khung ưu tiên khác nhau: từ những khung cơ bản dựa trên biểu đồ đơn giản đến những khung phức tạp hơn giúp tính toán điểm số ưu tiên. Chúng tôi cũng thảo luận cách sử dụng mẫu ưu tiên trong thực tế.
Điểm số ưu tiên có thể nghe như một công cụ tốt. Nói chung, nó là vậy, nhưng luôn có những ý tưởng táo bạo mà không bao giờ đạt được điểm số ưu tiên đủ cao. Hãy chắc chắn rằng tổ chức của bạn luôn mở cửa cho những ý tưởng đó và đưa chúng qua các phân tích sáng tạo thích đáng.
Sử dụng Mẫu Mẫu ưu tiên
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Mẫu ưu tiên làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông giúp các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Hệ thống Triển khai Chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.