Nghiên cứu điển hình này nêu bật cách một cơ sở học thuật quy mô lớn đã thiết lập một kiến trúc chiến lược thống nhất, đa cấp với khả năng giám sát và báo cáo KPI đầy đủ bằng phương pháp Thẻ điểm cân bằng.
Các thông tin chính về quản lý chiến lược Thẻ điểm cân bằng trong giáo dục đại học
- Trước đây. Chiến lược và các KPI khó theo dõi trên toàn bộ các trường và chương trình.
- Sau đó. Các thẻ điểm được chuyển giao đã liên kết chiến lược của trường đại học, trường và chương trình với phân công phụ trách KPI rõ ràng.
Các con số triển khai chính
- 60 thẻ điểm liên kết với nhau. Các thẻ điểm chiến lược kết nối các cấp độ trường đại học, trường, chương trình và đơn vị lâm sàng.
- 50 người dùng đang hoạt động. Nhân sự tham gia vào các hoạt động cập nhật KPI, xem xét và báo cáo.
- Chu kỳ lập kế hoạch 5 năm. Các mục tiêu chiến lược được quản lý theo các phiên bản kế hoạch hàng năm, đồng thời duy trì tính liên tục của chiến lược dài hạn.
Về trường đại học
Tổ chức trong nghiên cứu tình huống này là một trường đại học tư thục tại Riyadh, cung cấp các chương trình đào tạo đại học và sau đại học. Trường phục vụ khoảng 2.400 sinh viên, được hỗ trợ bởi khoảng 70 giảng viên toàn thời gian và một đội ngũ hành chính rộng hơn.
Trường đại học cung cấp các chương trình đào tạo đại học và sau đại học đa dạng, bao gồm các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, kinh doanh, nghiên cứu sáng tạo và kiến trúc, cũng như giáo dục pháp luật.
Ngữ cảnh chiến lược
Trường đại học vận hành theo chu kỳ lập kế hoạch chiến lược năm năm. Ban lãnh đạo mong muốn đảm bảo rằng định hướng chiến lược được truyền đạt rõ ràng và được áp dụng nhất quán trên các trường trực thuộc, các đơn vị lâm sàng và các phòng ban hỗ trợ. Các mục tiêu chính bao gồm nâng cao chất lượng giáo dục, tăng cường sẵn sàng cho kiểm định, cải thiện kết quả học tập của sinh viên và đảm bảo liên kết giữa các chức năng học thuật và hành chính.
Ban lãnh đạo bày tỏ lo ngại về việc duy trì tính liên tục và tính minh bạch của các mục tiêu chiến lược trong nhiều năm và trên nhiều đơn vị học thuật và vận hành. Họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân công trách nhiệm cho các KPI thay vì tập trung việc báo cáo hiệu suất vào một phòng ban duy nhất.
Thách thức được trình bày như sau:
“Các mục tiêu chiến lược sẽ luôn rõ ràng đối với tất cả các trường và chương trình trong suốt toàn bộ giai đoạn năm năm, mà không làm mất đi tính liên tục hoặc minh bạch giữa các chu kỳ lập kế hoạch.”
Những ai đã tham gia vào quy trình lập kế hoạch
Một nhóm rộng các Các bên liên quan đã đóng góp vào quy trình lập kế hoạch và triển khai:
- Ban Chất lượng & Đảm bảo – Giám sát liên kết chiến lược và tuân thủ yêu cầu kiểm định;
- Bộ phận Lập kế hoạch và Phát triển chiến lược – Quản lý cấu trúc thẻ điểm và các cập nhật hằng năm;
- Trưởng khoa và Giám đốc chương trình – Chịu trách nhiệm về kết quả học thuật và các sáng kiến cấp chương trình;
- Các đơn vị hành chính – Nhân sự, Tuyển sinh, Tài chính, CNTT, Dịch vụ Thư viện;
- Các đơn vị lâm sàng và đơn vị tiếp xúc trực tiếp với bệnh nhân – Phòng khám giảng dạy, phòng thí nghiệm, nhà thuốc và các khoa y.
Quản lý Chất lượng cấp cao đóng vai trò là người phụ trách chính đối với việc triển khai chương trình tự động hóa chiến lược, điều phối đào tạo, kiểm soát quyền truy cập và quyền sở hữu thẻ điểm giữa các đơn vị.
Các thách thức chính
Nhóm lập kế hoạch đã xác định một số thách thức liên quan đến thực thi:
- Liên kết đa cấp – Đảm bảo các mục tiêu chiến lược ở cấp trường đại học được chuyển hóa chính xác thành các mục tiêu ở cấp khoa và cấp chương trình;
- Phụ trách KPI – Phân công và duy trì trách nhiệm cập nhật các chỉ số trong các nhóm vận hành khác nhau;
- Tính liên tục dài hạn – Duy trì tính nhất quán chiến lược trong các đợt xem xét và điều chỉnh hằng năm trong suốt kế hoạch năm năm;
- Báo cáo theo yêu cầu kiểm định – Tạo ra các báo cáo nhất quán, có cấu trúc phục vụ giám sát của cơ quan quản lý và giám sát nội bộ.
Nhóm nhấn mạnh nhu cầu của họ như sau:
“Một hệ thống lập kế hoạch cho phép quản lý phiên bản theo năm, đồng thời vẫn bảo toàn tính liên tục đầy đủ trong năm năm của chiến lược cấp tổ chức.”
Cách hệ thống hoạch định chiến lược được triển khai
Nhóm BSC Designer đã hỗ trợ tổ chức trong việc cấu trúc và tự động hóa kế hoạch chiến lược bằng cách sử dụng kiến trúc Thẻ điểm cân bằng chuyển giao.
- Thẻ điểm chuyển giao – Một thẻ điểm chiến lược cấp cao nhất của trường đại học đã được chuyển giao xuống cấp khoa và sau đó xuống các thẻ điểm cấp chương trình, bảo đảm Liên kết trên tất cả các đơn vị giảng dạy và lâm sàng;
- Quyền hạn theo vai trò – Các lãnh đạo chiến lược duy trì thẩm quyền đối với các thay đổi về cấu trúc, trong khi nhân sự chương trình và đơn vị được giao trách nhiệm nhập dữ liệu chỉ số và bình luận;
- Trọng lượng khía cạnh – Các khía cạnh chiến lược được gán trọng số nhằm phản ánh các ưu tiên của tổ chức như chất lượng học thuật và thành công của sinh viên;
- Phiên bản hóa hằng năm – Mỗi năm của kế hoạch được tạo phiên bản và lưu trữ, đồng thời duy trì tính liên tục trong tầm nhìn năm năm;
- Hồ sơ báo cáo được tùy chỉnh – Các chế độ xem báo cáo được cấu hình cho các đợt xem xét hằng năm, các đánh giá cấp chương trình và các báo cáo tóm tắt chiến lược năm năm.
Những lĩnh vực trọng tâm của KPI
Các chỉ số hiệu suất phản ánh chất lượng học thuật, hiệu quả tổ chức và hiệu suất dịch vụ lâm sàng. Các KPI được theo dõi dựa trên các nguyên tắc dựa trên bằng chứng, trong đó kết quả báo cáo được hỗ trợ bởi các bằng chứng đã được các nhóm phụ trách cung cấp và ghi nhận.
- Kết quả học tập và mức độ hài lòng của sinh viên;
- Phát triển giảng viên và nghiên cứu;
- Việc làm sau tốt nghiệp và kết quả của cựu sinh viên;
- Công nhận và tuân thủ chất lượng;
- Chất lượng dịch vụ lâm sàng và trải nghiệm của bệnh nhân.
Kết quả
Việc triển khai đã thiết lập một cấu trúc lập kế hoạch chiến lược nhất quán và liên kết, bao gồm khoảng 60 thẻ điểm cân bằng được liên kết với nhau ở các cấp độ trường đại học, khoa, chương trình và đơn vị lâm sàng. Khoảng 50 người dùng đã tích cực tham gia vào việc cập nhật dữ liệu, xem xét tiến trình và đóng góp vào các cuộc thảo luận về đánh giá hiệu suất và cải tiến.
Các bên liên quan báo cáo trách nhiệm rõ ràng hơn, báo cáo đáng tin cậy hơn và sự hợp tác giữa các đơn vị học thuật và hành chính được cải thiện. Chiến lược năm năm trở nên dễ quản lý hơn nhờ quyền sở hữu KPI minh bạch và kiểm soát phiên bản có cấu trúc.
Nhà trường đã tổng kết kinh nghiệm của mình như sau:
“BSC Designer đã tổ chức kế hoạch chiến lược của chúng tôi, giúp chúng tôi theo dõi các KPI và tạo ra các báo cáo cần thiết.”
Khung liên kết chiến lược hiện nay cho phép đánh giá hiệu suất liên tục và cải tiến không ngừng trên toàn bộ hoạt động học thuật và lâm sàng.
Cách duy trì liên kết chiến lược giữa các phòng ban
Tóm lại, phần này nêu bật các thực hành then chốt giúp duy trì tính liên tục và sự rõ ràng của chiến lược giữa nhiều đơn vị học thuật trong nhiều năm.
- Thiết lập một chiến lược cấp tổ chức ổn định – Giữ nhất quán các mục tiêu cấp cao trong suốt chu kỳ chiến lược để cung cấp một điểm tham chiếu rõ ràng cho tất cả các đơn vị.
- Chuyển giao mục tiêu một cách thấu đáo – Chuyển các mục tiêu của trường đại học thành các thẻ điểm của khoa và chương trình để mỗi cấp độ thấy được vai trò của mình trong việc đóng góp vào các mục tiêu chung.
- Phân công trách nhiệm KPI rõ ràng – Quy định rõ các đơn vị hoặc nhân sự chịu trách nhiệm về các cập nhật và bằng chứng hỗ trợ nhằm bảo đảm chất lượng dữ liệu và tính minh bạch.
- Sử dụng quản lý phiên bản cho các cập nhật hằng năm – Xem xét và điều chỉnh các chỉ số hằng năm, đồng thời vẫn duy trì liên kết với các mục tiêu dài hạn để tránh lệch hướng chiến lược.
- Hỗ trợ quy trình bằng một nền tảng chuyên dụng – Sử dụng một công cụ như BSC Designer giúp duy trì liên kết, tự động hóa báo cáo và giảm công việc điều phối thủ công.
Các trường hợp khác từ lĩnh vực giáo dục
Khám phá thêm các ví dụ về triển khai chiến lược và đo lường hiệu suất trong giáo dục.
Những trường hợp này cung cấp ngữ cảnh thực tiễn và góc nhìn so sánh cho các tổ chức tương tự.
Từ nghiên cứu tình huống đến thực tiễn
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer vào thực tiễn để xây dựng kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ với đội ngũ BSC Designer để trao đổi về những thách thức cụ thể của bạn.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.