Bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn ISO, các tổ chức thiết lập các thực hành tốt nhất và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định. Nghiên cứu tình huống này xem xét cách khách hàng của BSC Designer tích hợp các chương trình chứng nhận ISO với các thẻ điểm chức năng để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn trong việc xác định các bên quan tâm, mục tiêu, hành động, rủi ro và các phép đo.
Tiêu chuẩn trong nghiên cứu tình huống
Để phân tích cách tiếp cận tổng thể trong việc liên kết các tiêu chuẩn ISO với thẻ điểm chức năng, chúng tôi đã phỏng vấn 18 tổ chức trong số các khách hàng của mình được chứng nhận theo các tiêu chuẩn sau:
- ISO 9001 – Quản lý chất lượng (nghiên cứu tình huống thực tế có sẵn)
- ISO 14001 – Quản lý môi trường
- ISO 45001 – Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- ISO 50001 – Quản lý năng lượng
- ISO 22000 – Quản lý an toàn thực phẩm (xem nghiên cứu tình huống trong sản xuất thực phẩm)
- ISO 27001 – An ninh thông tin, an ninh mạng và bảo vệ quyền riêng tư
Kiến trúc của Thẻ điểm chức năng được liên kết
Trong phần 4, các tiêu chuẩn ISO yêu cầu xác định khu vực ứng dụng hoặc phạm vi của tiêu chuẩn.
Các tổ chức trong nghiên cứu điển hình đã áp dụng kiến trúc của thẻ điểm chiến lược và chức năng được liên kết. Mỗi thẻ điểm tập trung vào một khía cạnh cụ thể của chiến lược công ty, phù hợp với yêu cầu của một tiêu chuẩn cụ thể.
Một số tiêu chuẩn đã giới thiệu các chức năng bổ sung, chẳng hạn như chuẩn bị tình huống khẩn cấp, các chức năng dọc theo chuỗi giá trị (ví dụ, chức năng mua sắm), lãnh đạo, và quản trị doanh nghiệp. Các tổ chức đã liên kết thẻ điểm chính với các thẻ điểm chức năng khác bằng cách sử dụng các mục tiêu/chỉ số chuẩn hóa.
Trong hầu hết các trường hợp, việc sử dụng thẻ điểm chức năng ISO đã mở rộng ra ngoài các cuộc kiểm toán/xem xét chính thức. Các thẻ điểm ISO và kết quả của chúng được liên kết với thẻ điểm chiến lược cấp công ty và các thẻ điểm chiến lược và chức năng khác.
Ngữ cảnh Kinh doanh và Các bên liên quan
Các tiêu chuẩn ISO nhấn mạnh nhu cầu phân tích ngữ cảnh (phần 4 của các tiêu chuẩn), bao gồm các yếu tố bên ngoài (ngữ cảnh kinh doanh, cạnh tranh, các bên liên quan) và các yếu tố nội bộ.
Các tổ chức trong nghiên cứu trường hợp của chúng tôi thường tuân theo phương pháp cổ điển trong lập kế hoạch chiến lược, bao gồm phân tích kỹ lưỡng các yếu tố nội bộ và bên ngoài, cạnh tranh, ràng buộc, v.v.
Trong các phiên hỗ trợ, sơ đồ hệ sinh thái (một phần của Hệ thống Triển khai Chiến lược) được sử dụng để hình thành lộ trình cho phân tích.
Các tiêu chuẩn ISO yêu cầu phân tích các bên liên quan (phần 4.2). Người dùng BSC Designer thường thực hiện phân tích các bên liên quan như một phần của phân tích môi trường kinh doanh, sử dụng mẫu phân tích các bên liên quan có sẵn trong phần mềm.
Mục tiêu
Phần 6.2 của các tiêu chuẩn ISO nêu rõ yêu cầu xác định mục tiêu:
- Mục tiêu môi trường và tuân thủ ISO 14001
- Mục tiêu ISO 9001 cho các chức năng và lãnh đạo liên quan (phần 5)
- Mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001
- Mục tiêu và chỉ tiêu năng lượng ISO 50001
- Mục tiêu hệ thống quản lý thực phẩm ISO 22000
- Mục tiêu an ninh thông tin ISO 27001
Theo ISO, các mục tiêu phải phù hợp với tính nhất quán, khả năng đo lường, giám sát, truyền đạt và cập nhật thường xuyên.
Khi tự động hóa mục tiêu trong BSC Designer, các tổ chức đã sử dụng nhiều mức độ phân rã, chỉ định người dùng phụ trách để truyền thông, định lượng mục tiêu với các KPI liên quan, và liên kết các kế hoạch hành động với mục tiêu dưới dạng sáng kiến.
Chiến lược chuyển đổi số. Mối quan hệ giữa các mục tiêu trong các thẻ điểm bên ngoài được trực quan hóa trên tab ngữ cảnh, và mục tiêu được truyền đạt thông qua các báo cáo, sơ đồ chiến lược trực quan và bảng.
Kế hoạch Hành động và Phân bổ Nguồn lực
Các tiêu chuẩn ISO (mục 6.1 và 6.2) thiết lập các yêu cầu cho các hành động, bao gồm định nghĩa phạm vi hành động, nguồn lực, người phụ trách, dòng thời gian, tiêu chí đánh giá và các thông tin liên quan khác.
Thẻ điểm cân bằng cho Nhân sự. Các công ty trong nghiên cứu trường hợp đã xây dựng kế hoạch hành động của họ thông qua các sáng kiến được liên kết với các mục tiêu và KPI. Định nghĩa điển hình của một sáng kiến bao gồm:
- Định nghĩa tên và các chi tiết khác trong trường mô tả
- Tham chiếu đến tài liệu hỗ trợ trong thuộc tính tài liệu liên kết
- Dữ liệu dòng thời gian
- Tổng ngân sách, ngân sách đã sử dụng, Giá trị đạt được được tính toán
- Định nghĩa người phụ trách và các bên liên quan thông qua thuộc tính phụ trách
- Theo dõi sự phát triển của kế hoạch hành động qua thuộc tính trạng thái
- Tự động hóa tiêu chí đánh giá hoặc tiến trình thông qua thuộc tính KPI liên kết
- Định nghĩa các phụ thuộc, đóng góp và ngữ cảnh thông qua phần Ngữ cảnh.
Các tiêu chuẩn ISO công nhận tầm quan trọng của rủi ro (tác động của sự không chắc chắn) đối với môi trường hoạt động (mục 6.1). Các tổ chức đã tự động hóa quản lý rủi ro trong BSC Designer bằng cách sử dụng cơ chế sáng kiến, thay đổi loại hồ sơ thành “Rủi ro.”
Định lượng Mục tiêu và Kế hoạch Hành động
Một chủ đề chung của các tiêu chuẩn ISO được phân tích (xem phần 9.1) là yêu cầu định nghĩa các mục tiêu được đo lường (định lượng), giám sát, truyền đạt và cập nhật.
Các tổ chức đã tự động hóa những yêu cầu này thông qua các KPI:
- Các KPI được liên kết với một mục tiêu hoặc với một sáng kiến
- Người phụ trách được chỉ định cho các KPI
- Người phụ trách được tự động thông báo về các thay đổi trong KPI
- Các thuộc tính khoảng thời gian cập nhật của các KPI được sử dụng để tự động nhắc nhở cập nhật dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
Một nghiên cứu trường hợp về đo lường hiệu suất trong ngành hàng không có thể sẽ thu hút sự quan tâm của những người trong các lĩnh vực có quy định tương tự.
Sự tham gia của người dùng
Các tiêu chuẩn ISO (các phần 7.3 và 7.4) yêu cầu các bên liên quan phải có quyền truy cập vào dữ liệu liên quan, với trọng tâm là nhận thức, giao tiếp và tài liệu.
Các tổ chức đã đạt được sự tham gia của các bên liên quan bằng cách sử dụng mô hình vai trò người dùng trong BSC Designer, bao gồm:
- Người quan sát (người dùng chỉ xem),
- Người nhập dữ liệu, và
- Người dùng nâng cao.
Kiểm toán nội bộ / Xem xét
Các phần 9.2 và 9.3 của tiêu chuẩn ISO bắt buộc thực hiện kiểm toán nội bộ và xem xét quản lý định kỳ.
Các công ty từ nghiên cứu điển hình đã áp dụng nhiều cơ chế khác nhau để tự động hóa yêu cầu kiểm toán nội bộ:
- Các thẻ điểm chức năng riêng biệt đã được tạo ra với các chỉ số tiến độ/hoàn thành kiểm toán. Các chỉ số này được cấu hình với các khoảng thời gian cập nhật cụ thể để đảm bảo tuân thủ chính sách cập nhật định kỳ.
- Kết quả từ kiểm toán được liên kết với các mục tiêu hoặc KPI sử dụng chức năng bình luận, cũng như bằng cách tạo ra các sáng kiến/giả thuyết mới.
- Một quy trình phê duyệt dữ liệu chính thức đã được thiết lập cho một số loại nhiệm vụ nhất định (dữ liệu từ những người nhập dữ liệu cần được phê duyệt bởi người dùng nâng cao).
Các trường hợp sử dụng cho quản lý chất lượng
Khám phá các trường hợp mà các kiểm soát tuân thủ đóng vai trò trung tâm trong việc giám sát và đảm bảo chất lượng.
- Xây dựng ISMS sẵn sàng cho kiểm toán ISO 27001 với chi phí vận hành tối thiểu
- Công ty tư vấn tự động hóa các kiểm soát chính sách và lập sơ đồ chiến lược trên các danh mục khách hàng
- Xây dựng đo lường hiệu suất dựa trên bằng chứng trong kỹ thuật điện
Tìm hiểu cách các chuyên gia kinh doanh sử dụng BSC Designer để tự động hóa quản lý chất lượng.
Tóm tắt
Mặc dù mỗi tiêu chuẩn ISO cung cấp một khía cạnh độc đáo về lĩnh vực áp dụng, một chủ đề chung xuất hiện trong các yêu cầu đối với:
- Phân tích ngữ cảnh và các bên liên quan,
- Xây dựng mục tiêu,
- Kế hoạch hành động, và
- Định lượng chúng.
Các tổ chức trong nghiên cứu tình huống đã sử dụng phần mềm BSC Designer để tự động hóa các khía cạnh của việc tuân thủ tiêu chuẩn thông qua thẻ điểm chức năng và liên kết chúng với chiến lược tổng thể.
Với số lượng quy định ngày càng tăng, việc tuân thủ không chỉ giới hạn ở các tiêu chuẩn ISO. Hãy xem mẫu tuân thủ của chúng tôi để tạo thẻ điểm cho các quy định cụ thể.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.