Một tổ chức tài chính có trụ sở tại Mexico đã sử dụng tính năng nhập khẩu có hỗ trợ AI trong BSC Designer để chuyển đổi các bảng tính chiến lược thành một mô hình thực thi chiến lược với phân công phụ trách rõ ràng, logic KPI, quyền truy cập, báo cáo và quy trình làm việc về bằng chứng.
Các thông tin chính về nhập khẩu bảng tính AI
- Trước. Chiến lược trong Excel, với quyền truy cập không rõ ràng, logic KPI, và các liên kết chéo giữa các gói.
- Sau. Gói đã được chuyển sang các mục tiêu và KPI có cấu trúc, kèm theo lịch cập nhật, người phụ trách và quy trình làm việc với bằng chứng.
Các con số chính
- 200+ mục tiêu và KPI được nhập trong giai đoạn đầu tiên.
- 1 ngày làm việc đầy đủ – mức công sức thủ công ước tính cần thiết để khớp hệ thống phân cấp trong Excel với các trường của phần mềm khi không có AI.
- 15 phút cần thiết để tạo cấu trúc ban đầu từ dữ liệu bảng tính với trợ lý AI.
Bạn có kế hoạch chiến lược hoặc thẻ điểm vận hành dựa trên Excel như ví dụ được mô tả ở đây không? Hãy chia sẻ các tài liệu lập kế hoạch hiện có của bạn với đội ngũ BSC Designer để thử nghiệm cách nhập khẩu có hỗ trợ AI có thể chuyển chúng thành một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối để theo dõi KPI, phân công phụ trách và báo cáo trước khi triển khai rộng rãi hơn.
Hồ sơ công ty
Công ty là một tổ chức tài chính có trụ sở tại Mexico, tập trung vào tài chính xã hội. Công ty cung cấp các dịch vụ tiết kiệm, tín dụng, thẻ, ATM, ngân hàng số, chuyển tiền, và các dịch vụ tài chính liên quan. Công ty phục vụ hơn 1,5 triệu thành viên thông qua 64 chi nhánh và tuyển dụng từ 1.001 đến 5.000 nhân sự. Đây là một trong những tổ chức tài chính hợp tác xã lớn nhất trong khu vực, với tổng tài sản trên 3,7 tỷ USD và trước đây đã báo cáo thu nhập hằng năm là 408,1 triệu USD.
Thách thức: Chuyển từ bảng tính sang triển khai chiến lược bền vững
Tổ chức đã xây dựng quy trình lập kế hoạch của mình trong Excel. Các bảng tính ghi nhận cả lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch vận hành, nhưng cấu trúc này khó quản trị khi mở rộng quy mô. Dưới đây là cách cán bộ phụ trách đo lường hiệu suất của công ty diễn đạt nhu cầu:
“Chúng tôi muốn chuyển tệp Excel hiện có của mình vào công cụ mà không phải xây dựng lại mọi thứ theo cách thủ công.”
Mô hình lập kế hoạch bao gồm các bảng tính chiến lược và vận hành riêng biệt có liên kết với nhau. Nhóm cần quyết định cách cấu trúc hiện có sẽ hoạt động như thế nào bên trong phần mềm chiến lược chuyên dụng.
Mô hình Excel không ánh xạ gọn gàng vào logic phần mềm. Ví dụ, mô hình sử dụng trọng số toàn cục, nghĩa là mỗi mục được gán trọng số so với tất cả các mục trong thẻ điểm; trong khi nền tảng sử dụng trọng số tương đối, theo đó mỗi mục được gán trọng số so với các mục khác ở cùng một cấp. Điều này đòi hỏi phải diễn giải trước khi dữ liệu có thể được nhập chính xác.
Có một số vấn đề khác cần giải quyết trước khi nhập:
- Cấu trúc không rõ ràng. Hệ phân cấp, phân công phụ trách, quyền hạn và các liên kết chéo giữa các kế hoạch không nhất quán.
- Khoảng trống trong logic KPI. Một số chỉ số cần được hiệu chỉnh trước khi có thể dùng cho các phép tính tiến độ.
- Nhu cầu quản trị. Tổ chức cần xác định ai có thể phụ trách, cập nhật, phê duyệt và chỉnh sửa từng phần của kế hoạch.
Do mức độ phức tạp tổng thể của mô hình chiến lược hiện có, việc tải lên trực tiếp theo kiểu một-một là không thể. Nhóm phải diễn giải và điều chỉnh tệp Excel trước.
Giải pháp: Sử dụng AI để làm sạch và cấu trúc mô hình lập kế hoạch
Nhóm triển khai đã sử dụng tính năng nhập khẩu có hỗ trợ AI trong BSC Designer để chuyển đổi các bảng tính hiện có thành một mô hình chiến lược có cấu trúc. Quy trình này đã chuyển đổi kế hoạch thành các mục tiêu, chỉ số, công thức, mô tả, tần suất cập nhật và người dùng phụ trách.
“Chúng tôi không chỉ nghĩ về việc nhập khẩu kế hoạch, mà còn nghĩ về việc ai sẽ sở hữu và cập nhật từng phần của kế hoạch.”
Nhóm đã sử dụng quy trình làm việc từng bước dựa trên đầu vào sao chép-dán và các lời nhắc AI. Điều này cho phép việc nhập khẩu được rà soát và tinh chỉnh trước khi phê duyệt lần nhập khẩu cuối cùng.
Cấu trúc ban đầu được nhập khẩu trong khoảng 10 đến 15 phút. Nếu không có AI, cùng khối lượng công việc đó sẽ cần trọn một ngày làm việc chỉ để khớp hệ phân cấp Excel với các trường của phần mềm.
AI cũng được sử dụng để thiết lập logic tính toán tiến độ. Trong Excel, một số chỉ số chỉ theo dõi giá trị hiện tại, trong khi hướng tối ưu hóa (tối đa hóa hoặc tối thiểu hóa) được ngầm hiểu. Trong phần mềm, các chỉ số đó phải được gán một hàm tối ưu hóa cụ thể. Ví dụ, đối với các chỉ số chi phí, giá trị thấp hơn thể hiện hiệu suất tốt hơn, vì vậy hàm tối thiểu hóa đã được AI gán.
Việc triển khai thực tế bao gồm:
- Nhập khẩu có hỗ trợ AI. Các bảng tính được chuyển đổi thành các mục tiêu, các KPI, công thức, mô tả, tần suất cập nhật và phụ trách có cấu trúc.
- Chuẩn hóa KPI. Hướng của chỉ số, công thức, tần suất cập nhật và trọng số được AI kiểm tra để các phép tính vận hành chính xác.
- Phân công phụ trách. Mỗi điểm dữ liệu có thể được gán cho một người dùng chịu trách nhiệm nhằm hỗ trợ trách nhiệm giải trình.
- Tinh chỉnh từng bước. Nhóm đã sử dụng các lời nhắc AI để rà soát và cải thiện mô hình đã nhập khẩu trước khi hoàn tất.
Video liên quan: Nhập khẩu kế hoạch chiến lược với AI
Kết quả: Thiết lập nhanh hơn và báo cáo đáng tin cậy hơn
Tổ chức đã giành được nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc thực thi chiến lược. Hệ thống đã làm rõ tần suất cập nhật, logic tính toán, trách nhiệm phụ trách và các yêu cầu về bằng chứng.
AI tạo ra phần lớn giá trị dưới dạng tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu: lần nhập ban đầu mất khoảng 10 đến 15 phút thay vì cả một ngày làm việc như thường lệ cần để tiền xử lý một bảng tính lập kế hoạch phức tạp.
Một cải thiện hữu hình khác là tối ưu hóa hoạt động báo cáo liên tục, khi tần suất cập nhật, trách nhiệm phụ trách, phê duyệt và các yêu cầu về bằng chứng được cấu hình một lần thay vì được quản lý thủ công trong từng chu kỳ báo cáo.
Kết quả chính: chuyển từ lập kế hoạch chiến lược dựa trên bảng tính sang thực thi chiến lược có quản trị, đồng thời vẫn giữ nguyên nội dung cốt lõi của mô hình lập kế hoạch hiện có.
Nhập khẩu có hỗ trợ AI chỉ là một phần của một hệ thống chiến lược bền vững. Đối với mô hình kiểm soát rộng hơn, hãy xem cách cấu trúc giám sát việc triển khai AI trên toàn bộ chiến lược, các KPI, rủi ro và xác thực của con người.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.