Triển khai Thẻ điểm cân bằng hiện có cho tư vấn môi trường

Một công ty tư vấn về môi trường và giảm thiểu thiên tai đã triển khai Thẻ điểm cân bằng hiện có của mình trong BSC Designer để cải thiện trách nhiệm phụ trách, khả năng truy xuất và việc thực thi hằng ngày giữa các phòng ban.

Thẻ điểm cân bằng cho tư vấn môi trường: Các thông tin chính

Hồ sơ công ty: Công ty tư vấn môi trường tại GCC

Khách hàng là một công ty tư vấn về môi trường và giảm nhẹ thiên tai có trụ sở tại GCC, cung cấp các chương trình vận hành, dịch vụ tư vấn kỹ thuật và đào tạo chuyên môn. Tổ chức hoạt động trong các môi trường có mức độ trách nhiệm giải trình cao, nơi việc tuân thủ quy định và báo cáo minh bạch là trọng tâm của các quan hệ đối tác dài hạn.

Tổ chức có khoảng 50 chuyên gia, hỗ trợ các chương trình giảm thiểu rủi ro môi trường và rủi ro thiên tai kéo dài nhiều năm trên toàn khu vực. Các dịch vụ của tổ chức thường bao gồm giảm thiểu rủi ro môi trường, hỗ trợ các địa điểm nguy hại, sẵn sàng ứng phó khẩn cấp và phát triển năng lực thể chế cho khách hàng thuộc khu vực công và tư.

Ngữ cảnh kinh doanh & các thách thức trong thực thi

Khách hàng đã làm việc với một Thẻ điểm cân bằng được xác định rõ, được ghi chép trong các bảng tính Excel và được hỗ trợ bởi các bộ slide và tài liệu văn bản. Mặc dù cấu trúc này đủ để thiết kế chiến lược, nhưng không phù hợp để quản lý việc thực thi giữa các phòng ban.

Các thách thức chính trong thực thi được xác định gồm:

• Chuyển chiến lược thành công việc có thể thực thi – các mục tiêu chiến lược cần được chuyển đổi thành các sáng kiến và hoạt động do các phòng ban phụ trách;
• Làm rõ trách nhiệm phụ trách – các mục tiêu và sáng kiến cần được phân công chính thức thay vì điều phối không chính thức;
• Duy trì khả năng truy vết – các thay đổi và cập nhật tiến độ phải được ghi nhận một cách nhất quán, bao gồm quản lý bằng chứng hỗ trợ để biện minh cho dữ liệu hiệu suất;
• Quản lý rủi ro rời rạc – các rủi ro được duy trì trong một bảng tính riêng, không có sự liên kết rõ ràng với các mục tiêu chiến lược và không có cách tiếp cận nhất quán đối với việc định lượng rủi ro;
• Xem tiến độ tại một nơi – lãnh đạo mong muốn có các bảng và một sơ đồ chiến lược kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến và kết quả.

Thẻ điểm cân bằng của tổ chức chủ yếu tồn tại như một tài liệu phục vụ lập kế hoạch. Nó thiếu một phương thức có cấu trúc để quản lý phụ trách, theo dõi các sáng kiến giữa các phòng ban, duy trì bằng chứng, và bảo đảm rằng hiệu suất, rủi ro và chiến lược luôn được kết nối. Khoảng trống cốt lõi được khách hàng tóm lược trong một phát biểu then chốt:

Chúng tôi cần một công cụ có thể biến Thẻ điểm cân bằng của chúng tôi thành một hệ thống vận hành để quản lý chiến lược và hoạt động.

Triển khai Thẻ điểm cân bằng hiện có

Việc triển khai tập trung vào việc chuyển Thẻ điểm cân bằng cấp doanh nghiệp hiện có của khách hàng từ Excel và các tài liệu sang một hệ thống được quản lý thống nhất, mà không thiết kế lại chính chiến lược. Mục tiêu là giúp thẻ điểm có thể sử dụng cho công tác quản lý hằng ngày.

Các bước quan trọng nhất là:

• Chuẩn hóa thẻ điểm cấp doanh nghiệp – phần lớn nội dung chiến lược hiện có từ bảng tính và tài liệu đã được tái sử dụng và nhập trực tiếp vào nền tảng BSC Designer;
• Phân công phụ trách theo phòng ban – mỗi yếu tố chiến lược được liên kết với các nhóm chịu trách nhiệm như Vận hành, Dịch vụ Kỹ thuật, Chất lượng & Tuân thủ, Đào tạo và Tài chính;
• Kích hoạt khả năng truy vết tích hợp – nhóm của khách hàng được đào tạo để sử dụng lịch sử tích hợp, theo dõi phụ trách và nhật ký thay đổi của BSC Designer, bao gồm việc đính kèm bằng chứng cho các mục tiêu, KPI và sáng kiến cụ thể;
• Xây dựng các bảng dùng chung và sơ đồ chiến lược – các bảng và sơ đồ chiến lược được cấu hình để ban lãnh đạo và các phòng ban có thể theo dõi tiến độ trong một môi trường duy nhất.

Mặc dù giai đoạn hiện tại dựa trên một thẻ điểm cấp doanh nghiệp, thẻ điểm đã được chuẩn bị cho việc chuyển giao trong tương lai. Điều này trở nên phù hợp khi mức độ chi tiết và số lượng các mục tiêu con trong thẻ điểm chính tăng lên và việc quản lý mọi thứ trong một cấu trúc trở nên không thực tế.

Các KPI cho tư vấn giảm thiểu môi trường và thảm họa

Để hỗ trợ logic nhân quả của Thẻ điểm cân bằng, cả chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ đều đã được xác định. Điều này cho phép tổ chức theo dõi không chỉ các kết quả, mà còn các yếu tố thúc đẩy ảnh hưởng đến kết quả trong tương lai, đồng thời phân biệt rõ ràng giữa chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ trong thẻ điểm.

Ví dụ về các KPI liên quan bao gồm:

• Triển khai chương trình – các dự án hoàn thành so với kế hoạch và mức độ tuân thủ các mốc (chỉ số trễ);
• Kết quả đầu ra về giảm thiểu rủi ro môi trường – số địa điểm được đánh giá, khắc phục hoặc được hỗ trợ (chỉ số trễ);
• Các chỉ số an toàn – báo cáo sự cố suýt xảy ra, phạm vi bao phủ của buổi phổ biến an toàn và kiểm tra tuân thủ (chỉ số dẫn dắt);
• Hiệu suất chất lượng – các phát hiện nội bộ đã được khép lại và kết quả đánh giá bên ngoài (chỉ số trễ);
• Độ tin cậy của khách hàng và đối tác – tuân thủ hợp đồng và các lần hợp tác lặp lại (chỉ số trễ);
• Kỷ luật báo cáo – tính kịp thời của báo cáo và mức độ đầy đủ của tài liệu (chỉ số dẫn dắt);
• Phát triển năng lực – hoàn thành đào tạo và mức độ bao phủ chứng nhận (chỉ số dẫn dắt).

Kết quả: Phụ trách rõ ràng và khả năng truy xuất nhất quán

Giai đoạn ban đầu đã thiết lập một cách tiếp cận có cấu trúc hơn để quản lý việc thực thi chiến lược trên toàn tổ chức.

• Nguồn dữ liệu duy nhất đáng tin cậy cho chiến lược – Thẻ điểm cân bằng trong BSC Designer đã thay thế các bảng tính Excel rời rạc và hiện là điểm tham chiếu trung tâm cho chiến lược của tổ chức;
• Trách nhiệm giải trình rõ ràng – các mục tiêu và sáng kiến được phân công phụ trách một cách chính thức, hiển thị trong giao diện nền tảng và được phản ánh trong các báo cáo dành cho các bên liên quan;
• Khả năng truy xuất nhất quán – các cập nhật, thay đổi và hồ sơ lịch sử được duy trì tự động trong một hệ thống duy nhất;
• Cải thiện khả năng hiển thị – bảng và sơ đồ chiến lược cung cấp một góc nhìn chung về tiến độ.

BSC Designer

BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.