Xây dựng đo lường hiệu suất dựa trên bằng chứng trong kỹ thuật điện

Nghiên cứu điển hình này cho thấy cách một doanh nghiệp kỹ thuật quy mô vừa tại Mexico đã cải thiện liên kết chiến lược và khả năng hiển thị hiệu suất bằng cách triển khai một hệ thống Thẻ điểm được thiết kế riêng với BSC Designer.

Các thông tin chính về triển khai thẻ điểm trong sản xuất công nghiệp

Giới thiệu về công ty

Một công ty tích hợp kỹ thuật và điện có trụ sở tại Mexico chuyên về thiết kế và sản xuất tủ điện hạ thế và hệ thống điều khiển (bảng phân phối và bảo vệ điện). Doanh nghiệp này có khoảng 75 nhân viên và báo cáo doanh thu hàng năm khoảng 28,4 triệu USD.

Là một nhà cung cấp công nghiệp tầm trung, công ty hoạt động thông qua một số bộ phận chức năng—kỹ thuật, sản xuất, bán hàng và dịch vụ—và yêu cầu một phương pháp có cấu trúc để quản lý hiệu suất giữa các phòng ban và các giai đoạn đánh giá.

Các bên liên quan và ngữ cảnh kinh doanh

Trong lĩnh vực sản xuất thiết bị điện công nghiệp, các các bên liên quan nội bộ và bên ngoài chủ chốt của công ty bao gồm:

• Ban lãnh đạo điều hành (CEO, CFO, Giám đốc Vận hành) – chịu trách nhiệm về lợi nhuận, tăng trưởng và quản lý rủi ro.
• Các quản lý kỹ thuật và sản xuất – chịu trách nhiệm về thiết kế và sản xuất tủ phân phối hạ thế, triển khai dự án, kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng.
• Đội ngũ Bán hàng và dịch vụ – thúc đẩy đơn hàng mới, dịch vụ sau bán hàng, sự hài lòng của khách hàng và hoạt động mua lại.
• Đội ngũ IT và dữ liệu – duy trì các hệ thống thu thập dữ liệu, báo cáo, tích hợp với Excel và các dịch vụ bên ngoài như Dropbox hoặc SharePoint.
• Khách hàng (nhà máy công nghiệp, đơn vị tiện ích, OEM) – kỳ vọng giao hàng đúng hạn, tuân thủ, khả năng truy xuất nguồn gốc và các giải pháp hiệu quả về chi phí.

Công ty đặt mục tiêu nâng cao báo cáo chỉ số, giảm nhập liệu thủ công và cải thiện tự động hóa việc theo dõi hiệu suất trên toàn bộ hoạt động.

Các thách thức về quản lý hiệu suất đã được xác định

Trước khi áp dụng BSC Designer, tổ chức đã đối mặt với một số trở ngại cản trở việc quản lý hiệu suất hiệu quả:

• Nhập dữ liệu thủ công và kém hiệu quả – Các giá trị Chỉ số được duy trì trong nhiều tệp Excel theo từng Khía cạnh và từng quý, đòi hỏi phải thường xuyên nhập thủ công vào phần mềm. Điều này tạo ra các luồng công việc tốn thời gian và dễ phát sinh lỗi.
• Nguồn dữ liệu phân mảnh và thiếu đồng bộ – Mặc dù các công cụ lưu trữ đám mây như Dropbox và SharePoint được sử dụng để quản lý các tài liệu hỗ trợ, dữ liệu KPI từ các bảng Excel không được tự động cập nhật trong phần mềm, dẫn đến sự không nhất quán.
• Cấu trúc phức tạp của các mẫu – Việc sử dụng các tệp Excel riêng cho từng Khía cạnh và từng quý làm tăng độ phức tạp của luồng công việc và rủi ro lệch pha giữa các phòng ban.
• Nhu cầu hỗ trợ dữ liệu KPI bằng bằng chứng – Để duy trì chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001 và tuân thủ các tiêu chuẩn IEC 61439 đối với tủ điện, công ty cần các KPI được hỗ trợ bởi bằng chứng như báo cáo thử nghiệm, hồ sơ kiểm tra và chứng chỉ hiệu chuẩn. Việc thiếu quản lý bằng chứng tập trung đã hạn chế khả năng chứng minh tuân thủ trong quá trình đánh giá.

“Các chỉ số của chúng tôi được cấu trúc trong các sổ làm việc Excel—mỗi sổ cho một lĩnh vực—và khi có bất kỳ cập nhật nào được thực hiện trong các tệp đó, thì các giá trị KPI của hệ thống không được phản ánh tự động.”

Tuyên bố này đã tóm tắt thách thức tích hợp then chốt của công ty và nhu cầu đồng bộ tốt hơn giữa dữ liệu vận hành và các bảng hiệu suất.

Giải pháp với BSC Designer

Đội ngũ BSC Designer đã triển khai một phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn và được điều chỉnh phù hợp để giải quyết các thách thức này. Các hành động chính bao gồm:

• Thiết lập thẻ điểm phù hợp với cơ cấu tổ chức – Một thẻ điểm thống nhất đã được xây dựng, trong đó các đơn vị kinh doanh như Kỹ thuật, Sản xuất, Bán hàng & Dịch vụ và Tài chính được thể hiện dưới dạng các thành phần riêng biệt. Các khía cạnh được tùy chỉnh tương ứng (ví dụ: “Khía cạnh Sản xuất”, “Khía cạnh Bán hàng & Dịch vụ”) để phản ánh các phân chia tổ chức thực tế và hỗ trợ chuyển giao.
• Quản lý dữ liệu dựa trên mẫu – Toàn bộ thẻ điểm được xuất sang Excel để làm mẫu chuẩn. Các đội ngũ nhập các giá trị KPI theo tháng hoặc theo quý trong tệp này và nhập lại vào BSC Designer. Cách làm này duy trì các luồng công việc Excel hiện có, đồng thời bảo đảm tính nhất quán về định dạng và cấu trúc dữ liệu.
• Tự động hóa theo kế hoạch để đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu – Mặc dù chưa được triển khai, công ty đã chuẩn bị cho việc kết nối trực tiếp cơ sở dữ liệu SQL trong tương lai nhằm tự động hóa cập nhật và duy trì đồng bộ hóa theo thời gian thực giữa các hệ thống vận hành và thẻ điểm.

Kết quả đạt được

Sau khi áp dụng BSC Designer, công ty đã đạt được những cải thiện có thể đo lường trong quy trình đo lường hiệu suất:

• Cải thiện tính nhất quán và hiệu quả của dữ liệu – Các thẻ điểm được tập trung hóa và các mẫu tiêu chuẩn đã giảm rủi ro dữ liệu không nhất quán và rút ngắn chu kỳ báo cáo.
• Nâng cao khả năng quan sát cho quản lý – Ban lãnh đạo có được các bảng điều khiển thống nhất để xem xét các KPI trên tất cả các phòng ban, cải thiện việc ra quyết định và các đánh giá hiệu suất theo quý.
• Khả năng truy xuất và sẵn sàng tuân thủ – Tài liệu KPI được tập trung hóa, nâng cao mức độ sẵn sàng cho hoạt động kiểm toán nhằm tuân thủ ISO 9001 và IEC 61439.
• Nền tảng cho tự động hóa toàn diện – Với các thẻ điểm có cấu trúc và các mẫu được tiêu chuẩn hóa đã được thiết lập, công ty sẵn sàng tiến tới đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực và báo cáo được tự động hóa hoàn toàn.

Các KPI trong ngành sản xuất tủ điện

Trong ngành sản xuất và dịch vụ tủ điện, việc quản lý các chỉ số hiệu suất là thiết yếu để đảm bảo độ tin cậy vận hành, quản lý rủi ro và cải tiến liên tục. Công ty tập trung vào các lĩnh vực sau:

• Rủi ro vận hành – Chậm trễ sản xuất, gián đoạn chuỗi cung ứng, không phù hợp với các tiêu chuẩn lắp ráp tủ điện (IEC 61439) và lỗi bảo hành, tất cả đều tác động đến chi phí và niềm tin của khách hàng.
• Tài liệu chất lượng và an toàn – Duy trì đầy đủ hồ sơ thử nghiệm, nhật ký hiệu chuẩn và báo cáo kiểm tra để chứng minh tuân thủ ISO 9001 và các yêu cầu về an toàn điện.

Các KPI tiêu biểu bao gồm:

• Thời gian sản xuất (ngày) – thời gian trung bình từ khi đặt hàng đến khi giao tủ điện.
• Đơn hàng tồn đọng (USD) – giá trị các đơn hàng đang chờ xử lý.
• Tỷ lệ lỗi bảo hành (%) – số sự cố bảo hành trên mỗi 100 đơn vị.
• Thời gian phản hồi cuộc gọi dịch vụ (giờ) – thời gian phản hồi trung bình đối với các vấn đề của khách hàng.
• Mức độ sẵn có bằng chứng kiểm toán (%) – tỷ lệ các KPI được hỗ trợ bởi tài liệu bắt buộc (ví dụ: chứng chỉ thử nghiệm, dữ liệu hiệu chuẩn, hồ sơ truy xuất nguồn gốc vật liệu).

Cách cải thiện báo cáo hiệu suất trong sản xuất công nghiệp?

Phần này tổng hợp các bài học chính từ nghiên cứu tình huống. Công ty cần khả năng hiển thị hiệu suất rõ ràng hơn, giảm nỗ lực báo cáo thủ công và có tài liệu đáng tin cậy, sẵn sàng cho kiểm toán. Cách tiếp cận dưới đây cho thấy cách các doanh nghiệp tương tự trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp có thể cải thiện báo cáo từng bước.

• Bắt đầu với các luồng công việc hiện có – Duy trì các công cụ nhập dữ liệu quen thuộc như Excel, nhưng chuẩn hóa các mẫu để giảm sự không nhất quán và việc làm lại thủ công.
• Tập trung các thẻ điểm theo chức năng – Cấu trúc các KPI theo phòng ban (ví dụ: Kỹ thuật, Sản xuất, Bán hàng & Dịch vụ) để phản ánh cách công việc thực sự được quản lý và rà soát.
• Liên kết KPI với bằng chứng – Lưu trữ hồ sơ thử nghiệm, báo cáo kiểm tra và chứng chỉ hiệu chuẩn tại một nơi duy nhất để hỗ trợ kiểm toán chất lượng và tuân thủ.
• Lập kế hoạch tự động hóa theo lộ trình – Sau khi chuẩn hóa, tích hợp các nguồn dữ liệu hoặc kết nối với cơ sở dữ liệu vận hành để giảm các cập nhật thủ công theo thời gian.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ cả mẫu và tự động hóa – Phần mềm như BSC Designer cho phép các đội ngũ tiếp tục sử dụng Excel đồng thời tiến tới các bảng điều khiển tập trung và báo cáo tự động.

Từ nghiên cứu tình huống đến thực tiễn

Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer vào thực tiễn để xây dựng kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.

Tải PDF Đăng ký

Vui lòng liên hệ với đội ngũ BSC Designer để trao đổi về những thách thức cụ thể của bạn.

BSC Designer

BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.