Tìm hiểu cách thiết lập khung đo lường hiệu suất để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, báo cáo hiệu quả và cải tiến liên tục.
Hệ thống triển khai chiến lược – Tải xuống tờ giới thiệu PDF
1. Xác định ngữ cảnh đo lường
Tình trạng đo lường hiệu suất vào năm 2026 như thế nào?
- Một mặt, các chuyên gia đồng thuận về tầm quan trọng của việc bắt đầu từ ngữ cảnh kinh doanh.
- Mặt khác, khuyến nghị này thường bị bỏ qua, và các hệ thống đo lường được thiết kế tách rời khỏi các thách thức kinh doanh.
Một ví dụ phổ biến là khuôn khổ Thẻ điểm cân bằng được sử dụng đơn thuần để nhóm các KPI vào bốn khía cạnh. Kết quả là, khuôn khổ này bị thu hẹp thành một bài tập đo lường hiệu suất, không tạo ra bất kỳ giá trị ý nghĩa nào cho các bên liên quan.
S.M.A.R.T. là một thực hành phổ biến khác để thiết lập mục tiêu và theo dõi hiệu suất. Trong cách tiếp cận này, mục tiêu, thước đo và chỉ tiêu được kết hợp thành một mục tiêu thông minh duy nhất. Dù hiệu quả ở quy mô nhỏ, việc duy trì và thích ứng trở nên khó khăn khi môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.
Cách tốt nhất để xác định ngữ cảnh kinh doanh là gì? Bắt đầu với các khát vọng ở cấp cao và chuyển giao chúng xuống các thẻ điểm, mục tiêu, KPI và sáng kiến.
Cách tiếp cận này, được giải thích trong Hệ thống Triển khai Chiến lược của chúng tôi, có thể thích ứng với mọi quy mô hoặc lĩnh vực của tổ chức. Chẳng hạn, chúng tôi đã minh họa cách áp dụng hiệu quả cho các nhóm kinh doanh.
Ở cấp độ thực hành, bạn có thể bắt đầu một buổi hội thảo nội bộ bằng cách sử dụng Mẫu Strategy Execution Canvas của BSC Designer để chuyển từ nhu cầu của các bên liên quan sang phân rã chiến lược thành các mục tiêu phụ và xác định các thước đo hiệu suất phù hợp.
2. Thiết lập KPIs
Khi thiết lập một khung giám sát hiệu suất, hãy cân nhắc các giai đoạn sau:
- Phát triển ý tưởng
- Thiết lập kỹ thuật
- Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu
- Tổ chức KPIs thành một hệ thống phân cấp
Hãy thảo luận về các giai đoạn này.
Giai đoạn tạo ý tưởng
Giai đoạn này bao gồm việc xác định các KPI để định lượng giá trị được tạo ra cho các bên liên quan trong ngữ cảnh đã xác định. Việc này có thể khó khăn và thường đòi hỏi lặp lại nhiều lần. Trong Hệ thống KPI, chúng tôi đã chia sẻ cách tiếp cận của mình để tìm KPI trong các trường hợp khó.
Lời khuyên chung: Sử dụng định nghĩa KPI để làm rõ mục tiêu và cách định lượng chúng. Huy động nhóm của bạn tham gia thảo luận và tránh liên kết các KPI cá nhân với phần thưởng.
Các công cụ AI có thể hỗ trợ quá trình này, đặc biệt khi có sẵn thông tin ngữ cảnh về chiến lược và các chỉ số của bạn. Trong BSC Designer, điều này được tự động hóa trên tab AI.
Một khuyến nghị thực tiễn khác cho bước tạo KPI là thống nhất về thuật ngữ – bạn gọi một thước đo, mục tiêu, chỉ báo hoặc chỉ số như thế nào. Hãy tham khảo thuật ngữ được sử dụng trên nền tảng BSC Designer để được hướng dẫn.
Điểm Chất lượng. Cài đặt kỹ thuật
Cài đặt kỹ thuật của một KPI bao gồm:
- Xác định tên và mô tả để làm rõ cách thức đo lường.
- Chỉ định phụ trách (người chịu trách nhiệm cập nhật)
- Chỉ định bên liên quan (bên quan tâm) để làm rõ sự liên quan của một KPI.
- Xác định đơn vị đo lường, chẳng hạn như định lượng, định tính (ví dụ: thang đo Likert) hoặc đơn vị nhị phân (có/không).
- Chọn hàm hiệu suất, ví dụ, xác định xem giá trị cao hơn (như sự hài lòng của khách hàng) có chỉ ra hiệu suất tốt hơn hay không, hoặc liệu giá trị thấp hơn (như thời gian phản hồi) có được ưa chuộng hay không.
Tham khảo hướng dẫn để tìm hiểu cách thiết lập KPI trong BSC Designer.
Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu
Tính nhất quán là yếu tố then chốt trong đo lường hiệu suất. Để đạt được điều đó:
- Xác định khoảng thời gian cập nhật (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng) để đảm bảo cập nhật định kỳ.
- Thiết lập hành vi kế thừa dữ liệu cho các giai đoạn không có dữ liệu cụ thể.
- Chỉ định bằng chứng cần thiết để xác thực các cập nhật chỉ số.
- Đặt các quy tắc nhóm dữ liệu cho các chỉ số tổng hợp, chẳng hạn như lấy trung bình mức độ hài lòng của khách hàng hoặc cộng tổng các giá trị doanh số.
Khi các giá trị KPI được cập nhật định kỳ, phương pháp nhóm dữ liệu sẽ quyết định cách dữ liệu hàng tháng được tổng hợp cho tính toán lũy kế từ đầu năm.
Thẻ điểm Điểm Chất lượng. Các công cụ tự động hóa hỗ trợ tính nhất quán của dữ liệu bằng cách cung cấp các tính năng như:
- Đồng bộ hóa tự động từ mẫu sang các bản sao.
- Dấu vết kiểm toán chi tiết cho các thay đổi KPI.
- Khóa dữ liệu lịch sử để ngăn các chỉnh sửa không được phép.
- Quy trình làm việc phê duyệt để xác thực dữ liệu.
Tham khảo hướng dẫn để tìm hiểu cách đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong BSC Designer.
Tổ chức các KPI theo cấu trúc phân cấp
Cuối cùng, các KPI riêng lẻ nên được tổ chức thành cấu trúc phân cấp hoặc thẻ điểm:
- Xác định vị trí của một KPI trong cấu trúc phân cấp.
- Chỉ rõ kết nối dữ liệu giữa các KPI (ví dụ: một KPI đóng góp cho một KPI khác).
- Thiết lập kết nối theo ngữ cảnh.
- Làm rõ mối quan hệ giữa các mục tiêu cấp cha và các chỉ số (chỉ số dẫn dắt so với chỉ số trễ).
- Phân bổ trọng số để ưu tiên các thước đo trong cùng một mục tiêu cấp cha.
Ở giai đoạn này, cũng quan trọng là giữ các thước đo hoạt động và thước đo kết quả trong các phép tính hiệu suất riêng biệt.
3. Lập kế hoạch và Theo dõi Hiệu suất
Khi khung đo lường được tạo ra, chúng tôi bắt đầu sử dụng nó cho việc lập kế hoạch thực tế và giám sát hiệu suất.
Lập kế hoạch
Xác định mục tiêu của KPI cho các ngày cụ thể:
- Đặt mục tiêu đơn lẻ theo ngày (ví dụ: đạt 90% sự hài lòng của khách hàng vào cuối năm), hoặc
- Thiết lập mục tiêu tích lũy (ví dụ: tăng dần tỷ lệ nhân viên được đào tạo hàng quý).
Theo dõi
- Cập nhật các KPI theo khoảng thời gian thực tế của chúng.
- Tính toán hiệu suất cho mỗi KPI.
Thu thập dữ liệu và tính toán có thể được tự động hóa bằng phần mềm đo lường hiệu suất.
4. Phân tích hiệu suất
Sau khi được cập nhật, các KPI cần được phân tích một cách có hệ thống để đánh giá hiệu suất:
- Thực hiện phân tích cơ bản các KPI bằng cách so sánh trạng thái hiện tại của chúng với các cập nhật trước.
- Áp dụng các phương pháp phân tích để xác định xu hướng, điểm bất thường hoặc các thay đổi đáng kể.
- Thực hiện phân tích khoảng cách để điều tra các chênh lệch.
Các công cụ hình ảnh hóa:
- Sử dụng bảng để theo dõi xu hướng và thực hiện so sánh.
- Sử dụng sơ đồ chiến lược để đánh giá tác động của hiệu suất lên các mục tiêu.
- Khám phá các chế độ xem hiệu suất tổng hợp cho các khía cạnh, thẻ điểm, hoặc kết quả tổng thể.
5. Cải tiến Liên tục
Luật Goodhart nêu rõ:
“Khi một thước đo trở thành mục tiêu, nó không còn là một thước đo tốt nữa.”
Đó là một trong những lý do gây ra hành vi không mong muốn.
Thực hành tốt nhất:
Sử dụng đo lường hiệu suất để hiểu rõ hơn về những thách thức và điều chỉnh lại chiến lược phản ứng. Tránh liên kết KPI trực tiếp với thưởng và bồi thường.
Cải tiến liên tục bao gồm:
- Lập bản đồ các quan sát và hành động khắc phục thông qua các nhận xét KPI.
- Gửi thông báo tự động đến người phụ trách chỉ số để xem xét.
- Thu hút các bên liên quan thông qua báo cáo hiệu suất.
Như Alex Brueckmann, một chuyên gia chiến lược nổi tiếng quốc tế, đã nêu rõ:
“Biến Chiến lược thành một Cuộc hội thoại. Tạo không gian cho nhóm của bạn đặt câu hỏi, chia sẻ ý tưởng hoặc thậm chí thách thức các giả định. Sự đồng thuận xảy ra khi mọi người cảm thấy được lắng nghe, không phải khi họ chỉ đơn giản là được bảo.”
Tham khảo hướng dẫn để tìm hiểu về thảo luận về KPIs trong BSC Designer.
Bộ công cụ tự động hóa và ví dụ
Hầu hết các khung đo lường hiệu suất bắt đầu với bảng tính Excel. Khi mức độ phức tạp tăng lên, việc sử dụng các công cụ chuyên dụng như BSC Designer trở nên thiết yếu.
Các trường hợp sử dụng phổ biến của nền tảng BSC Designer bao gồm:
- Đo lường chất lượng và an toàn.
- Tiến hành các đánh giá liên tục với thẻ điểm đánh giá.
- Tạo điều kiện cho đối sánh nội bộ và cạnh tranh.
- Giám sát các chiến lược chuyển đổi: giảm chi phí, chuyển đổi số.
- Theo dõi hiệu suất của tài sản vật lý/ảo: quản lý tính liên tục, khôi phục thảm họa.
- Đo lường các yếu tố vô hình: lãnh đạo, quản trị, an ninh mạng.
- Thiết lập các kiểm soát GRC.
- Tự động hóa thẻ điểm tuân thủ và các phép đo cho chứng nhận ISO.
- Quản lý hiệu suất nhân tài (ví dụ: nhân sự, đào tạo, tính toán thưởng).
- Tự động hóa các KPI với logic chấm điểm khác nhau trong các tổ chức tài chính.
Chuyển từ Excel sang theo dõi KPI được kết nối
Chia sẻ thẻ điểm Excel hoặc kế hoạch chiến lược hiện có của bạn, và chúng tôi sẽ xem xét cách đội ngũ chiến lược của bạn có thể chuyển từ theo dõi KPI dựa trên bảng tính sang một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối trong BSC Designer.
Thảo luận về một dự án thí điểm theo dõi KPI
Kiểm tra phương pháp với một thẻ điểm hoặc một bộ phận trước khi cân nhắc triển khai trên phạm vi rộng hơn.
Kết quả đạt được
Dưới đây là một số trích dẫn từ các câu chuyện do người dùng của chúng tôi chia sẻ về những kết quả mà nền tảng BSC Designer và khung đo lường đã giúp đạt được:
Mohamed M. (Hassan Allam Properties) - Ai Cập — Bất động sản | Verified by G2
Stefan H. (DSM) - Hà Lan — Chăm sóc sức khỏe | Verified by G2
Dr L A Moses (Health care Manager, SpesNet Limited, Centurion) - Nam Phi — Giảng dạy lập kế hoạch chiến lược
Narendra R. (Satin Creditcare) - Ấn Độ — Tài chính | Verified by G2
Mohammed Thiab (Millennia-Vision Consulting) - Jordan — Tư vấn
José Ricardo Zea Grayeb (Quality team coach, GB Plus, S.A.) - Mexico — Quản lý chất lượng
Evandro Meneguella (FGV MBA Campinas) - Brazil — Giáo dục
Martin Horký (Quality Manager at Karsit Holding Ltd.) - Cộng hòa Séc — Quản lý chất lượng
Dr S. Pavan Kumar (Assistant Professor, National Institute of Technology Karnataka, Surathkal) - Ấn Độ — Giáo dục
Hezron P. (African Public Road Agency) - Kenya — Chính phủ
Hệ thống triển khai chiến lược – Tải xuống tờ giới thiệu PDFBước Tiếp Theo Là Gì?
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng BSC Designer để bắt đầu tạo mẫu khung đo lường hiệu suất của bạn.
- Tham gia một trong các buổi đào tạo của chúng tôi để nâng cao kiến thức về đo lường hiệu suất.
- Sắp xếp các buổi tư vấn một kèm một để xác định các KPI tốt nhất phù hợp với thách thức kinh doanh của bạn.
Alexis Savkín là một kiến trúc sư chiến lược và là nhà sáng lập của BSC Designer, một nền tảng thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Ông là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả tại các hội nghị quốc tế. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.