Để xem xét chiến lược hiệu quả, hãy thảo luận về kết quả của cuộc họp trước đó, phân tích những khoảng trống hiệu suất hiện tại và xem xét các yếu tố mới được phát hiện.
Với hơn 20 năm giúp các tổ chức thực hiện chiến lược của họ thông qua nền tảng và tư vấn của chúng tôi, chúng tôi đã phát triển một quy trình xem xét chiến lược đã chứng minh là tập trung vào kết quả. Tổ chức cuộc họp chiến lược của bạn theo những khía cạnh sau:
- Chuẩn bị – cập nhật các chỉ số hiệu suất và phát hiện các yếu tố mới.
- 1. Ôn lại Kết quả Cuộc họp Cuối cùng. Theo dõi kết quả của lần xem xét chiến lược trước.
- 2. Tổng quan Hiệu suất Hiện tại. Xem xét các khoảng trống hiệu suất và thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ.
- 3. Phân tích Các Yếu tố Mới. Thảo luận về các yếu tố mới xuất hiện trong bối cảnh kinh doanh.
Chuẩn bị: Cập nhật các chỉ số hiệu suất
Điều kiện tiên quyết: Giả định rằng bạn đã có một chiến lược được xây dựng và mô tả đúng cách, trong đó chiến lược cấp cao được chuyển giao thành các thẻ điểm chức năng và chiến lược, với sự phân rã rõ ràng thành các mục tiêu, sáng kiến, chỉ số và rủi ro. Nếu chiến lược của bạn chưa được triển khai, bạn có thể tìm hướng dẫn trong hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi.
Trước buổi xem xét chiến lược, hãy cập nhật các thẻ điểm với dữ liệu hiệu suất mới:
- Đối với các chỉ số được cập nhật thủ công, liệt kê các KPI cần cập nhật hoặc chưa được cập nhật đúng thời gian.
- Liệt kê các sáng kiến có thời hạn sắp đến.
Sử dụng các phương pháp phân tích để tìm ra các khoảng cách hiệu suất. Bạn nên tập trung vào:
- Xác định xu hướng
- Phát hiện những bất thường
- Tìm kiếm mối tương quan
- Đối chiếu chuẩn
Chuẩn bị: Phát hiện các yếu tố mới
Tạo mới hoặc cập nhật các thẻ điểm chức năng tập trung vào phân tích chiến lược của bối cảnh kinh doanh:
- Thêm bất kỳ yếu tố bên ngoài mới nào (phân tích PESTEL hoặc SWOT).
- Lập bản đồ các động thái quan trọng của đối thủ cạnh tranh (phân tích Năm Lực lượng Cạnh tranh).
- Theo dõi sự thay đổi trong nhu cầu của các bên liên quan (phân tích bên liên quan).
- Xem xét các quy định sắp tới liên quan đến các kiểm soát hiện có (thẻ điểm kiểm soát GRC).
- Đăng ký các rủi ro mới trong bối cảnh chiến lược hiện có (thẻ điểm Quản lý Rủi ro).
Các công cụ hỗ trợ AI có thể trợ giúp trong quá trình này. Ví dụ, người dùng của BSC Designer có thể truyền dữ liệu từ các thẻ điểm phân tích hiện có và yêu cầu AI so sánh với các xu hướng, rủi ro, và quy định mới nhất đã biết.
1. Tóm tắt kết quả cuộc họp cuối cùng
Một cuộc họp chiến lược điển hình kết thúc với các giả thuyết khả thi và những người phụ trách được chỉ định cho các giả thuyết đó. Bắt đầu cuộc họp với một bài thuyết trình chiến lược ngắn, sau đó theo dõi các kết quả của cuộc họp trước đó.
Các câu hỏi có thể hỏi:
- Những thông tin chi tiết khả thi nào từ cuộc họp cuối cùng?
- Những gì đã được thực hiện? Kết quả ra sao?
- Những thách thức nào đã được phát hiện? Chúng ta nên điều chỉnh cách tiếp cận như thế nào?
2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các khoảng cách hiệu suất
Thảo luận về các khoảng cách và bất thường trong hiệu suất đã được xác định. Trong cuộc họp, tập trung vào việc phân tích các nguyên nhân gốc rễ và xây dựng các giả thuyết để kiểm tra.
Từ góc độ tự động hóa phần mềm:
- Sử dụng bảng để trực quan hóa dữ liệu.
- Xây dựng kết quả thành các kế hoạch hành động mới, giả thuyết hoặc mục tiêu.
Các câu hỏi có thể đặt ra:
- Các bất thường nào đã được phát hiện?
- Hiệu suất đã không đạt kỳ vọng ở đâu?
- Nguyên nhân gốc rễ có thể là gì?
- Xu hướng chung là gì? Hiệu suất theo quý hoặc theo năm như thế nào?
- Kết quả của việc so sánh nội bộ và bên ngoài là gì?
3. Phân tích các yếu tố mới trong bối cảnh kinh doanh
Sử dụng kết quả phân tích chiến lược để xem xét các yếu tố mới định hình môi trường kinh doanh, chẳng hạn như nhu cầu thay đổi của các bên liên quan, các yếu tố bên ngoài, đối thủ cạnh tranh, và rủi ro.
Các câu hỏi cần xem xét:
- Nhu cầu của các bên liên quan đã thay đổi như thế nào? (Sử dụng mẫu Phân tích bên liên quan)
- Có phát hiện ra cơ hội mới nào không?
- Có yếu tố bên ngoài mới nào liên quan đến tổ chức của chúng ta không? (Sử dụng mẫu PESTEL)
- Có nhận diện được rủi ro liên quan mới nào không? (Xem xét và cập nhật thẻ điểm đăng ký rủi ro)
- Có sự thay đổi nào trong hành vi của đối thủ cạnh tranh không? (Sử dụng mẫu Năm lực lượng)
Bộ công cụ để Quản lý Thông tin
Ở mỗi bước của quá trình xem xét, tự động hóa phần mềm cung cấp thông tin ngữ cảnh liên quan và giúp liên kết chiến lược hiện tại với các phát hiện và thông tin chi tiết đã được tạo ra. Việc lựa chọn công cụ phụ thuộc vào bản chất và quy mô của thông tin chi tiết.
Trước cuộc họp:
- Tập hợp ý tưởng bằng cách gửi email đến địa chỉ dành riêng (trong BSC Designer, những ý tưởng này sẽ được ánh xạ như các sáng kiến).
- Yêu cầu người tham gia cập nhật KPI và thẻ điểm phân tích của họ (xem bước chuẩn bị).
- Tải lên tài liệu liên quan trực tiếp vào các mục tiêu hoặc KPI để tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận trong tương lai.
Trong cuộc họp:
- Đối với các bất thường về hiệu suất, hãy ghi chú các phát hiện có giá trị dưới dạng bình luận trên một KPI với ngày liên quan.
- Đối với kế hoạch hành động, thêm bình luận vào các sáng kiến.
- Ánh xạ các thông tin chi tiết mới dưới dạng giả thuyết cho các mục tiêu.
- Ánh xạ các chỉ số và rủi ro mới trực tiếp vào các mục tiêu trong thẻ điểm.
- Khi thảo luận về các mục tiêu, KPI, bảng hoặc sơ đồ, sử dụng công cụ liên kết trực tiếp (đặc biệt hữu ích cho các cuộc họp trực tuyến).
Các cuộc họp chiến lược trên Thẻ điểm Quản trị Doanh nghiệp
Từ khía cạnh quản trị doanh nghiệp, đảm bảo tính thường xuyên của các cuộc họp chiến lược và giữ hồ sơ của các cuộc họp có thể theo dõi được.
Để theo dõi tính thường xuyên:
- Trên thẻ điểm quản trị, tạo một chỉ số mới gọi là “Cuộc họp chiến lược thường xuyên.”
- Thiết lập khoảng thời gian cập nhật của chỉ số theo tần suất mong đợi của các cuộc họp (thường là hàng quý).
- Phân công một người phụ trách.
- Tải lên các tài liệu liên quan cho chỉ số này (chương trình và tóm tắt cuộc họp).
Để theo dõi kết quả cuộc họp:
- Tạo báo cáo bao gồm sơ đồ chiến lược, bảng, dữ liệu hiệu suất, và ghi chú cuộc họp (định dạng báo cáo có thể tùy chỉnh qua hộp thoại Báo cáo).
- Truy cập nhật ký kiểm toán để xem chi tiết các thay đổi.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.