Một cơ quan thu ngân sách nhà nước đã thay thế các bảng tính phức tạp bằng một hệ thống Thẻ điểm cân bằng linh hoạt, dựa trên bằng chứng, giúp tăng tốc quá trình ký kết hợp đồng, tăng cường xác minh và mở rộng quy mô tới hàng nghìn nhân viên.
Bối cảnh tổ chức
Một cơ quan thuế quốc gia tại Châu Phi đã đặt mục tiêu số hóa toàn diện quản lý hiệu suất, đồng thời duy trì phương pháp Thẻ điểm cân bằng đã được thiết lập. Dữ liệu công khai cho thấy lực lượng lao động của tổ chức có hơn 2.900 nhân viên và tổng thu ngân sách quốc nội hàng năm khoảng 8,8 tỷ USD, cho thấy quy mô và mức độ phức tạp của nhiệm vụ.
Tại sao quản lý hiệu suất dựa trên bảng tính không còn bền vững
Cơ quan này đã áp dụng Thẻ điểm cân bằng để lập kế hoạch và đánh giá, nhưng việc thực hiện trên Excel đã trở nên cồng kềnh. Ban lãnh đạo yêu cầu một nền tảng phù hợp với mô hình quản trị của họ và có thể thích nghi khi chính sách thay đổi.
“Quy tắc chuyển giao của chúng tôi là sáng kiến của người giám sát sẽ trở thành mục tiêu SMART của cấp dưới… sau đó cấp dưới sẽ tự xây dựng các hoạt động của mình.”
- Sáu quy trình liên kết để tự động hóa toàn diện: lập kế hoạch/ký kết, giám sát hàng tháng, đánh giá giữa năm & hàng năm, xác nhận của phòng ban, xác nhận độc lập, và quản lý khen thưởng/xử lý hậu quả (bao gồm các Kế hoạch cải thiện hiệu suất có cấu trúc).
- Sự tinh tế trong chuyển giao từ trên xuống: Sáng kiến của người giám sát nên trở thành mục tiêu của cấp dưới; cấp dưới sau đó xác định sáng kiến/hoạt động của riêng mình.
- Đánh giá dựa trên bằng chứng: Mọi điểm số đều phải có tài liệu hoặc dữ liệu hỗ trợ, lưu trữ lâu dài và có đầy đủ dấu vết kiểm toán.
- Tốc độ & sự đơn giản: Lãnh đạo đặt mục tiêu “5–30 phút” để hoàn thành ký kết/đánh giá ngay cả khi có nhiều nhân viên trực tiếp.
- Khả năng cấu hình: Sự thay đổi theo từng năm đòi hỏi phải điều chỉnh nhanh chóng mà không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Những thay đổi trọng yếu định hình nền tảng hiệu suất và chiến lược khu vực công:
- Nhu cầu ngày càng tăng đối với nền tảng lập kế hoạch tham gia và gắn kết các bên liên quan. 1
- Yêu cầu minh bạch và báo cáo quy định ngày càng tăng thúc đẩy nhu cầu về các công cụ báo cáo chiến lược tích hợp. 2
- Khoảng cách về năng lực trong lập kế hoạch chiến lược và kỹ năng số trong khu vực nhà nước cần được đầu tư phối hợp. 3
- Áp dụng dự báo chiến lược dựa trên kịch bản và lập ngân sách dài hạn phù hợp với khả năng chống chịu chính sách. 4
Xác nhận được xác định là trụ cột quan trọng đảm bảo hiệu suất:
“Xác nhận có ba cấp độ… xác nhận của phòng ban, đảm bảo chất lượng độc lập/nhắm mục tiêu, và khiếu nại được tích hợp trong tất cả các quy trình.”
Với mỗi lớp xác nhận được ghi lại, tổ chức có được dấu vết kiểm toán vững chắc, hỗ trợ cả đánh giá nội bộ lẫn giám sát bên ngoài.
Những gì đã được triển khai với BSC Designer
BSC Designer đã được cấu hình để phản ánh thực tiễn Thẻ điểm cân bằng và các đặc thù quản trị của tổ chức, tập trung vào một số năng lực then chốt giúp mở rộng quy mô và kiểm soát.
- Thẻ điểm dạng mô-đun, liên kết: Thẻ điểm cấp công ty, phòng ban và chức năng vận hành như các mô-đun độc lập, được liên kết bằng dữ liệu và ngữ cảnh—một nguồn dữ liệu duy nhất với sự linh hoạt tại địa phương.
- Chuyển giao từ trên xuống phù hợp với chính sách: Người giám sát xác định các sáng kiến trở thành mục tiêu của cấp dưới; các trường phụ trách và quyền truy cập điều hướng các mục về trung tâm trách nhiệm.
- Chỉ số dựa trên bằng chứng & phê duyệt: Các chỉ số có thể yêu cầu tải lên bằng chứng và quy trình “chờ phê duyệt” trước khi giá trị được tổng hợp; các dấu vết kiểm toán lưu lại lịch sử theo thời gian.
- Quy trình xác nhận riêng biệt: Việc xác nhận cấp phòng ban và độc lập được thực hiện như các đánh giá riêng biệt, lưu giữ điểm số gốc và đã xác nhận cùng với nhận xét để dễ dàng truy xuất.
- Mẫu & thuật ngữ: Trường tùy chỉnh và mẫu phản ánh ngôn ngữ địa phương, biểu mẫu và nhãn đánh giá để đảm bảo sự liên tục với các hợp đồng hiện có.
- Bảo mật & quy mô: Phân quyền chi tiết (bao gồm các đối tượng lớn chỉ xem), tùy chọn SSO/SCIM, nhật ký kiểm toán và lựa chọn triển khai đám mây riêng đáp ứng tiêu chuẩn khu vực công.
Cải tiến sớm về tốc độ, sự rõ ràng và quản trị
Các cấu hình thí điểm đã mang lại những cải tiến có thể đo lường được về tốc độ, quản trị và khả năng sẵn sàng mở rộng trên các đơn vị và chu kỳ đánh giá.
- Ký kết hợp đồng và đánh giá nhanh hơn: Liên kết mục tiêu, gán hàng loạt phụ trách và nhập dữ liệu có hướng dẫn giúp rút ngắn công việc chỉ còn vài phút thay vì hàng giờ.
- Chuyển giao rõ ràng & xác định phụ trách: Chuỗi sáng kiến → mục tiêu → sáng kiến/hoạt động được thể hiện rõ ràng và có thể đọc được bằng máy, với việc tự động phân luồng đến các trung tâm trách nhiệm.
- Bằng chứng và khả năng kiểm toán mặc định: Mỗi điểm số đều có thể đính kèm bằng chứng, nhận xét của người đánh giá và trạng thái phê duyệt; các thay đổi có thể được truy vết qua các tháng, quý và năm.
- Xác thực có cấu trúc: Việc xác thực bởi phòng ban và độc lập đều lưu giữ điểm số gốc cũng như điểm số đã xác thực cùng với lý do điều chỉnh.
- Quản trị quy mô lớn: Truy cập dựa trên vai trò, số lượng lớn người dùng chỉ xem và các báo cáo theo lịch trình giúp chuẩn hóa thực tiễn mà không làm chậm tiến độ của đội nhóm.
Lựa chọn thiết kế giúp hệ thống vận hành hiệu quả trong thực tiễn
Ba lựa chọn thiết kế tạo nên sự khác biệt: phù hợp với phương pháp, phù hợp với tổ chức và phù hợp với sự thay đổi.
- Đúng phương pháp: Nền tảng phản ánh cấu trúc Thẻ điểm cân bằng và quy tắc chuyển giao của cơ quan quản lý, giúp người dùng không gặp khó khăn khi sử dụng công cụ.
- Đúng tổ chức: Các thẻ điểm liên kết nhưng độc lập cho phép các đơn vị giữ nguyên bối cảnh riêng trong khi vẫn đóng góp cho góc nhìn tổng thể của doanh nghiệp.
- Sẵn sàng thay đổi: Trường tùy chỉnh, mẫu và báo cáo có thể được điều chỉnh bởi quản trị viên nội bộ—hỗ trợ thay đổi chính sách/năm nhanh chóng mà không cần tái cấu trúc.
Cách di chuyển từ bảng tính sang hệ thống Thẻ điểm cân bằng?
Để tóm tắt những bài học thực tiễn dành cho các nhóm khu vực công đang đối mặt với sự phức tạp tương tự, điều then chốt là xem Thẻ điểm cân bằng không phải như một mẫu báo cáo mà là một quy trình làm việc có cấu trúc, liên kết giữa lập kế hoạch, chuyển giao, bằng chứng và xác minh.
- Bắt đầu với vai trò và quy tắc chuyển giao – Làm rõ cách các cấp quản lý và cấp dưới trao đổi mục tiêu và sáng kiến, và mã hóa điều này trước khi thiết kế bảng.
- Tích hợp bằng chứng và xác minh vào quy trình làm việc – Yêu cầu cung cấp tài liệu hỗ trợ và bình luận, đồng thời giữ hiển thị cả điểm số gốc và điểm số đã xác minh để bảo vệ trách nhiệm giải trình.
- Thiết kế để ký kết và đánh giá nhanh chóng – Giảm bớt rào cản thông qua các mục tiêu liên kết, mẫu định sẵn và biểu mẫu dựa trên vai trò để công việc hiệu suất thường xuyên chỉ mất vài phút, không phải hàng giờ.
- Sử dụng nền tảng Thẻ điểm cân bằng có thể tùy chỉnh – Một hệ thống như BSC Designer cho phép quản trị viên nội bộ điều chỉnh trường, mẫu và báo cáo khi chính sách thay đổi mà không cần tái cấu trúc hệ thống.
Bước tiếp theo
Với các cơ chế cốt lõi đã được thiết lập, cơ quan có thể mở rộng sang việc tính toán khuyến khích, thẻ điểm thực thi chính sách, góc nhìn rủi ro kiểu bow-tie và bảng dịch vụ—all trên cùng một mô hình.
- Tự động hóa sâu hơn: Xác thực dựa trên API với các hệ thống bên ngoài khi chính sách cho phép.
- Mẫu theo lĩnh vực: Thẻ điểm dựng sẵn cho tuân thủ, dịch vụ người nộp thuế và chức năng kiểm toán.
- Triển khai từng bước: Bắt đầu với giám sát hàng tháng của ban lãnh đạo cấp cao, sau đó mở rộng đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo các cuộc trao đổi hiệu suất liên tục thực sự.
Từ nghiên cứu tình huống đến thực tiễn
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer vào thực tiễn để xây dựng kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ với đội ngũ BSC Designer để trao đổi về những thách thức cụ thể của bạn.
- The 2025 State of Digital Government Report, Granicus, 2025 ↩
- Wave of regulation drives demand for sustainability advice, Financial Times, 2025 ↩
- UK government faces skills gap in digital reform efforts, says PAC report, TechMonitor, 2025 ↩
- AI 2030 Scenarios Report, UK Government, 2025 ↩
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược giúp cải thiện việc xây dựng và thực thi chiến lược thông qua KPI, sơ đồ chiến lược và bảng. Hệ thống triển khai chiến lược độc quyền của chúng tôi hướng dẫn các công ty trong việc ứng dụng thực tiễn của lập kế hoạch chiến lược.