Một cơ quan thu ngân sách nhà nước đã thay thế các bảng tính rời rạc bằng một hệ thống Thẻ điểm cân bằng có thể cấu hình, dựa trên bằng chứng, giúp tăng tốc ký kết hợp đồng, tăng cường xác thực và mở rộng trên hàng nghìn nhân viên.
Thẻ điểm cân bằng của Cơ quan Thuế – Thông tin chính
Trước đây. Việc lập kế hoạch hiệu suất và đánh giá nhân sự được quản lý bằng bảng tính. Quy trình chậm, khó xác thực và khó theo dõi bằng chứng hỗ trợ cho điểm số.
Sau đây. Một hệ thống Thẻ điểm cân bằng kỹ thuật số đã cấu trúc các quy trình lập kế hoạch, theo dõi, xác thực và đánh giá. Các mục tiêu được chuyển giao từ cấp quản lý đến nhân viên, bằng chứng hỗ trợ từng điểm số, và việc rà soát được hoàn tất nhanh hơn với trách nhiệm và khả năng truy vết rõ ràng.
Các số liệu triển khai chính
- 6 quy trình tự động hóa. Lập kế hoạch và ký cam kết, theo dõi hằng tháng, đánh giá giữa năm, đánh giá hằng năm, xác thực cấp phòng ban và xác thực độc lập được tích hợp vào một quy trình làm việc.
- 3 lớp xác thực. Rà soát cấp phòng ban, xác thực độc lập và khiếu nại cung cấp các bước kiểm tra được lập tài liệu và trách nhiệm giải trình.
- 3 cấp thẻ điểm được liên kết. Thẻ điểm cấp doanh nghiệp, cấp phòng ban và cấp chức năng vận hành như các mô-đun kết nối, chia sẻ dữ liệu và bối cảnh.
Bối cảnh tổ chức
Một cơ quan quản lý thu quốc gia tại châu Phi đã đặt mục tiêu số hóa quản lý hiệu suất đầu cuối, đồng thời vẫn duy trì thực hành Thẻ điểm cân bằng đã được thiết lập. Dữ liệu công khai cho thấy lực lượng lao động hơn 2,900 nhân viên và tổng thu ngân sách nội địa hằng năm khoảng USD $8.8 billion, nhấn mạnh quy mô và mức độ phức tạp của nhiệm vụ.
Tại sao quản lý hiệu suất dựa trên bảng tính không còn bền vững
Cơ quan đã áp dụng Thẻ điểm cân bằng cho lập kế hoạch và đánh giá, nhưng việc triển khai trên Excel đã trở nên cồng kềnh. Lãnh đạo yêu cầu một nền tảng phù hợp với mô hình quản trị của họ và có thể thích ứng khi các chính sách thay đổi.
“Quy tắc chuyển giao của chúng tôi là các sáng kiến của người giám sát trở thành các mục tiêu SMART của cấp dưới… sau đó cấp dưới tạo ra các hoạt động của riêng họ.”
- Sáu quy trình liên thông cần tự động hóa từ đầu đến cuối: lập kế hoạch/ký kết, theo dõi hằng tháng, đánh giá giữa năm & hằng năm, thẩm định cấp phòng ban, thẩm định độc lập, và quản lý khen thưởng/hệ quả (bao gồm các Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất có cấu trúc).
- Sắc thái chuyển giao từ trên xuống: Sáng kiến của người giám sát phải trở thành mục tiêu của cấp dưới; sau đó cấp dưới xác định các sáng kiến/hoạt động.
- Đánh giá dựa trên bằng chứng: Mọi điểm số phải được hỗ trợ bởi tài liệu hoặc dữ liệu, với lưu trữ dài hạn và dấu vết kiểm toán đầy đủ.
- Tốc độ & sự đơn giản: Lãnh đạo đặt mục tiêu “5–30 phút” để hoàn tất ký kết/đánh giá ngay cả khi có nhiều người báo cáo trực tiếp.
- Khả năng cấu hình: Những thay đổi theo từng năm đòi hỏi điều chỉnh nhanh chóng mà không bị tắc nghẽn do nhà cung cấp.
Những chuyển dịch then chốt định hình các nền tảng hiệu suất và chiến lược của khu vực công:
- Nhu cầu ngày càng tăng đối với các nền tảng lập kế hoạch có sự tham gia và gắn kết các bên liên quan. 1
- Các yêu cầu gia tăng về báo cáo theo quy định và tính minh bạch thúc đẩy nhu cầu đối với các công cụ báo cáo chiến lược tích hợp. 2
- Các khoảng trống năng lực trong lập kế hoạch chiến lược và kỹ năng số trên toàn khu vực chính phủ đòi hỏi đầu tư phối hợp. 3
- Việc áp dụng dự báo chiến lược dựa trên kịch bản và lập ngân sách dài hạn phù hợp với khả năng chống chịu của chính sách. 4
Thẩm định được xác định là một trụ cột then chốt của bảo đảm hiệu suất:
“Thẩm định có ba lớp… cấp phòng ban, bảo đảm chất lượng độc lập/có mục tiêu, và cơ chế khiếu nại được tích hợp xuyên suốt tất cả các quy trình.”
Khi mỗi lớp thẩm định được ghi nhận bằng tài liệu, tổ chức có được một dấu vết kiểm toán mạnh mẽ, hỗ trợ cả rà soát nội bộ lẫn giám sát bên ngoài.
Những gì đã được triển khai với BSC Designer
BSC Designer đã được cấu hình để phản ánh thực tiễn Thẻ điểm cân bằng và các đặc thù quản trị của tổ chức, tập trung vào một số năng lực then chốt giúp mở rộng quy mô và kiểm soát.
- Thẻ điểm dạng mô-đun, liên kết: Thẻ điểm cấp công ty, phòng ban và chức năng vận hành như các mô-đun độc lập, được liên kết bằng dữ liệu và ngữ cảnh—một nguồn dữ liệu duy nhất với sự linh hoạt tại địa phương.
- Chuyển giao từ trên xuống phù hợp với chính sách: Người giám sát xác định các sáng kiến trở thành mục tiêu của cấp dưới; các trường phụ trách và quyền truy cập điều hướng các mục về trung tâm trách nhiệm.
- Chỉ số dựa trên bằng chứng & phê duyệt: Các chỉ số có thể yêu cầu tải lên bằng chứng và quy trình “chờ phê duyệt” trước khi giá trị được tổng hợp; các dấu vết kiểm toán lưu lại lịch sử theo thời gian.
- Quy trình xác nhận riêng biệt: Việc xác nhận cấp phòng ban và độc lập được thực hiện như các đánh giá riêng biệt, lưu giữ điểm số gốc và đã xác nhận cùng với nhận xét để dễ dàng truy xuất.
- Mẫu & thuật ngữ: Trường tùy chỉnh và mẫu phản ánh ngôn ngữ địa phương, biểu mẫu và nhãn đánh giá để đảm bảo sự liên tục với các hợp đồng hiện có.
- Bảo mật & quy mô: Phân quyền chi tiết (bao gồm các đối tượng lớn chỉ xem), tùy chọn SSO/SCIM, nhật ký kiểm toán và lựa chọn triển khai đám mây riêng đáp ứng tiêu chuẩn khu vực công.
Cải tiến sớm về tốc độ, sự rõ ràng và quản trị
Các cấu hình thí điểm đã mang lại những cải tiến có thể đo lường được về tốc độ, quản trị và khả năng sẵn sàng mở rộng trên các đơn vị và chu kỳ đánh giá.
- Ký kết hợp đồng và đánh giá nhanh hơn: Liên kết mục tiêu, gán hàng loạt phụ trách và nhập dữ liệu có hướng dẫn giúp rút ngắn công việc chỉ còn vài phút thay vì hàng giờ.
- Chuyển giao rõ ràng & xác định phụ trách: Chuỗi sáng kiến → mục tiêu → sáng kiến/hoạt động được thể hiện rõ ràng và có thể đọc được bằng máy, với việc tự động phân luồng đến các trung tâm trách nhiệm.
- Bằng chứng và khả năng kiểm toán mặc định: Mỗi điểm số đều có thể đính kèm bằng chứng, nhận xét của người đánh giá và trạng thái phê duyệt; các thay đổi có thể được truy vết qua các tháng, quý và năm.
- Xác thực có cấu trúc: Việc xác thực bởi phòng ban và độc lập đều lưu giữ điểm số gốc cũng như điểm số đã xác thực cùng với lý do điều chỉnh.
- Quản trị quy mô lớn: Truy cập dựa trên vai trò, số lượng lớn người dùng chỉ xem và các báo cáo theo lịch trình giúp chuẩn hóa thực tiễn mà không làm chậm tiến độ của đội nhóm.
Lựa chọn thiết kế giúp hệ thống vận hành hiệu quả trong thực tiễn
Ba lựa chọn thiết kế tạo nên sự khác biệt: phù hợp với phương pháp, phù hợp với tổ chức và phù hợp với sự thay đổi.
- Đúng phương pháp: Nền tảng phản ánh cấu trúc Thẻ điểm cân bằng và quy tắc chuyển giao của cơ quan quản lý, giúp người dùng không gặp khó khăn khi sử dụng công cụ.
- Đúng tổ chức: Các thẻ điểm liên kết nhưng độc lập cho phép các đơn vị giữ nguyên bối cảnh riêng trong khi vẫn đóng góp cho góc nhìn tổng thể của doanh nghiệp.
- Sẵn sàng thay đổi: Trường tùy chỉnh, mẫu và báo cáo có thể được điều chỉnh bởi quản trị viên nội bộ—hỗ trợ thay đổi chính sách/năm nhanh chóng mà không cần tái cấu trúc.
Cách chuyển từ bảng tính sang hệ thống Thẻ điểm cân bằng?
Để tóm tắt các bài học thực tiễn dành cho các nhóm khu vực công đang đối mặt với mức độ phức tạp tương tự, điều then chốt là xem Thẻ điểm cân bằng không phải như một mẫu báo cáo mà như một quy trình làm việc có cấu trúc, liên kết giữa lập kế hoạch, chuyển giao, bằng chứng và thẩm định.
- Bắt đầu với vai trò và quy tắc chuyển giao – Làm rõ cách cấp trên và cấp dưới trao đổi mục tiêu và sáng kiến, và mã hóa điều này trước khi thiết kế bảng.
- Đưa bằng chứng và thẩm định vào quy trình làm việc – Yêu cầu tài liệu hỗ trợ và phần bình luận, đồng thời giữ hiển thị cả điểm số gốc và điểm số đã thẩm định để bảo vệ tính trách nhiệm.
- Thiết kế để phục vụ việc ký kết và rà soát nhanh – Giảm trở ngại bằng các mục tiêu được liên kết, các mẫu được định nghĩa sẵn và các biểu mẫu theo vai trò để công việc hiệu suất thường nhật chỉ mất vài phút, không phải vài giờ.
- Sử dụng nền tảng Thẻ điểm cân bằng có thể cấu hình – Một hệ thống như BSC Designer cho phép quản trị viên nội bộ điều chỉnh các trường, mẫu và báo cáo khi chính sách thay đổi, mà không cần tái thiết kế.
Bước tiếp theo
Với các cơ chế cốt lõi đã được thiết lập, cơ quan có thể mở rộng sang việc tính toán khuyến khích, thẻ điểm thực thi chính sách, góc nhìn rủi ro kiểu bow-tie và bảng dịch vụ—all trên cùng một mô hình.
- Tự động hóa sâu hơn: Xác thực dựa trên API với các hệ thống bên ngoài khi chính sách cho phép.
- Mẫu theo lĩnh vực: Thẻ điểm dựng sẵn cho tuân thủ, dịch vụ người nộp thuế và chức năng kiểm toán.
- Triển khai từng bước: Bắt đầu với giám sát hàng tháng của ban lãnh đạo cấp cao, sau đó mở rộng đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo các cuộc trao đổi hiệu suất liên tục thực sự.
Từ nghiên cứu tình huống đến thực tiễn
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer vào thực tiễn để xây dựng kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ với đội ngũ BSC Designer để trao đổi về những thách thức cụ thể của bạn.
- The 2025 State of Digital Government Report, Granicus, 2025 ↩
- Wave of regulation drives demand for sustainability advice, Financial Times, 2025 ↩
- UK government faces skills gap in digital reform efforts, says PAC report, TechMonitor, 2025 ↩
- AI 2030 Scenarios Report, UK Government, 2025 ↩
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược giúp cải thiện việc xây dựng và thực thi chiến lược thông qua KPI, sơ đồ chiến lược và bảng. Hệ thống triển khai chiến lược độc quyền của chúng tôi hướng dẫn các công ty trong việc ứng dụng thực tiễn của lập kế hoạch chiến lược.