Một cơ quan quản lý đường bộ lớn tại châu Phi đã chuyển đổi từ các bảng tính rời rạc theo từng bộ phận và khả năng hiển thị hạn chế sang một hệ thống kết nối, tập trung vào thực thi, với những cải thiện có thể đo lường được về liên kết, trách nhiệm giải trình, tính toàn vẹn dữ liệu và ra quyết định.
Triển khai chiến lược của cơ quan đường bộ – Các thông tin chính
Trước đây
Báo cáo Chiến lược và KPI dựa vào các bảng tính rời rạc, chỉ có các chỉ số ở cấp độ doanh nghiệp và khả năng hiển thị hạn chế trên các khu vực.
Sau
Các thẻ điểm và bảng được kết nối đã liên kết các mục tiêu cấp doanh nghiệp, chức năng và khu vực với phân công phụ trách rõ ràng và các cập nhật KPI được hỗ trợ bằng bằng chứng.
Bạn đã quản lý các KPI khu vực hoặc thẻ điểm cấp phòng ban trong Excel? Hãy chia sẻ một thẻ điểm Excel mẫu hoặc mẫu báo cáo, và chúng tôi sẽ cùng khám phá cách BSC Designer có thể kết nối theo dõi KPI, chuyển giao và báo cáo trong một hệ thống thực thi chiến lược.
Thảo luận về thí điểm thẻ điểm
Hãy thử nghiệm phương pháp với một phòng ban hoặc khu vực trước khi cân nhắc triển khai rộng hơn.
Giới thiệu về công ty và lĩnh vực kinh doanh
Tổ chức này là một cơ quan quản lý đường bộ công cộng lớn tại Châu Phi, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phát triển, bảo trì và giám sát các mạng lưới đường nông thôn và đô thị trên nhiều khu vực khác nhau. Để minh họa quy mô điển hình của các cơ quan như vậy trên lục địa:
- Ngân sách hàng năm thường đạt mức trung đến cao trong phạm vi hàng trăm triệu USD.
- Quy mô lực lượng lao động gồm hàng trăm nhân viên nòng cốt, được bổ sung bởi các nhà thầu và văn phòng khu vực.
- Phạm vi hoạt động trải dài hàng nghìn kilomet đường bộ, kiểm soát tải trọng trục, quản lý môi trường và cơ sở hạ tầng tiếp cận nông thôn.
Hoạt động trong lĩnh vực hạ tầng giao thông đường bộ công cộng, cơ quan này điều phối chính sách và triển khai ở cả cấp trung ương và khu vực. Các bên liên quan bao gồm:
- Các cơ quan chính phủ trung ương và địa phương
- Các đối tác tài trợ và các tổ chức viện trợ
- Các nhà thầu, tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ
- Các đơn vị vận tải và nhà sản xuất nông nghiệp
- Cộng đồng và người tham gia giao thông yếu thế
Những nhóm này kỳ vọng có hệ thống đường an toàn hơn, khả năng tiếp cận đáng tin cậy và bảo trì hiệu quả về chi phí. Việc tăng cường quản lý các bên liên quan là rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, ký kết hợp đồng và triển khai.
Những thách thức và xác định vấn đề
Trước khi thay đổi, ban lãnh đạo đã nêu ra một số rào cản hạn chế việc thực thi chiến lược và khả năng hiển thị hiệu suất:
“Chúng tôi không có bất kỳ công cụ nào mà đội ngũ của mình chủ động sử dụng để trực quan hóa dữ liệu và báo cáo; hiện tại chúng tôi dựa vào nhiều công cụ rời rạc và không có cái nhìn tổng thể.”
Thiếu một nền tảng tích hợp khiến các ý tưởng chiến lược khó được thực thi, các chu kỳ báo cáo diễn ra chậm và thiếu nhất quán.
“Chúng tôi chỉ thấy các KPI cấp doanh nghiệp trên một bảng tính đơn giản.”
Các bảng tính trên toàn tổ chức không thể mở rộng phù hợp với thực tế từng khu vực, tạo ra những khoảng trống về trách nhiệm giải trình và mối liên hệ lỏng lẻo giữa mục tiêu và chỉ số.
Thêm vào đó, dữ liệu KPI được cập nhật mà không có bất kỳ bằng chứng hỗ trợ nào và có thể dễ dàng bị thao túng hoặc hiểu sai khi không có cách nào xác minh độ chính xác của nó. Điều này làm giảm niềm tin vào báo cáo hiệu suất và làm chậm các quyết định quan trọng.
Giải pháp: Triển khai BSC Designer để thực thi
Để giải quyết các khoảng cách này, đội ngũ BSC Designer đã xây dựng kế hoạch triển khai dựa trên cơ cấu tổ chức của cơ quan và thực tiễn dữ liệu, tập trung vào hai lĩnh vực chính: cấu trúc chiến lược và thực tiễn dữ liệu vận hành.
1. Cấu trúc chiến lược và phụ trách
- Phân tách chiến lược thành các thẻ điểm liên kết. Một thẻ điểm tổng thể của doanh nghiệp được liên kết với các thẻ điểm hỗ trợ phản ánh các chức năng như Bảo trì & Phục hồi, Phát triển đường đô thị và Quản trị CNTT & Dữ liệu. Điều này làm rõ trách nhiệm phụ trách và bối cảnh cho từng đơn vị. Cách tiếp cận này tuân thủ các thực tiễn tốt nhất đã được công nhận về triển khai chiến lược và chuyển giao.
- Xác định mục tiêu, KPI và các chỉ số rủi ro chính. Ví dụ về KPI bao gồm “% dân số được tiếp cận đường trong mọi điều kiện thời tiết”, “Thời gian trung bình từ khi báo cáo sự cố đến khi sửa chữa” và “Chi phí trên mỗi km được bảo trì”.
2. Dữ liệu vận hành và quản trị
- Thiết lập luồng dữ liệu thực tiễn. Dữ liệu lịch sử được nhập từ Excel; các cập nhật liên tục sử dụng các mẫu cấu trúc kèm phê duyệt và nhật ký kiểm tra.
- Tạo các bảng dựa trên vai trò. Lãnh đạo, người dùng theo chức năng và khu vực truy cập các bảng hiển thị mục tiêu so với thực tế, trạng thái sáng kiến và bản đồ rủi ro.
- Thể chế hóa phụ trách và quản trị. Mỗi thẻ điểm, KPI và sáng kiến đều có người phụ trách được chỉ định. Quy trình cập nhật và nhật ký lịch sử củng cố trách nhiệm giải trình.
Cách chuyển giao được liên kết với cơ cấu
Tên thẻ điểm phù hợp với các chức năng và đơn vị, bảo đảm trách nhiệm phụ trách và tính rõ ràng:
- Thẻ điểm cấp công ty – các mục tiêu và sáng kiến trên toàn tổ chức.
- Thẻ điểm Bảo trì & Phục hồi – các KPI như chi phí trên mỗi km được bảo trì, giảm tồn đọng, và thời gian sửa chữa trung bình.
- Thẻ điểm Phát triển Đường đô thị – triển khai các hạng mục xây dựng mới, hiệu suất nhà thầu, và tuân thủ an toàn.
- Thẻ điểm ICT & Quản trị dữ liệu – chất lượng dữ liệu, tính kịp thời của cập nhật, và mức độ áp dụng phân tích.
- Thẻ điểm khu vực – các mục tiêu địa phương được liên kết với các ưu tiên cấp công ty.
Cách đặt tên này bảo đảm mọi đơn vị đều hiểu hiệu suất của mình đóng góp như thế nào vào chiến lược tổng thể.
Các KPI và cân nhắc về rủi ro cho các cơ quan quản lý đường bộ công
Trước khi áp dụng một phương pháp tiếp cận có cấu trúc với các thẻ điểm được kết nối, việc đo lường hiệu suất chủ yếu dựa vào các bảng tính tĩnh và các báo cáo rời rạc, thường bị chậm trễ hoặc không đầy đủ. Các văn phòng khu vực thu thập số liệu mà không có một mô hình báo cáo thống nhất, và bằng chứng hỗ trợ cho các cập nhật KPI không nhất quán. Việc đưa vào một khung KPI có cấu trúc đã thay đổi căn bản động lực này.
Các KPI đại diện bao gồm:
- % mạng lưới đường bộ ở tình trạng có thể bảo trì hoặc có thể lưu thông trong mọi điều kiện thời tiết
- Chi phí trung bình trên mỗi km được bảo trì hoặc phục hồi
- Thời gian trung bình từ khi báo cáo sự cố đến khi hoàn tất sửa chữa
- Các vi phạm tải trọng trục được phát hiện và xử lý
- Triển khai dự án đúng tiến độ và đúng ngân sách
- Số sự cố an toàn trên mỗi 100 km
- Chỉ số hài lòng của Các bên liên quan
Cơ quan cũng đã triển khai báo cáo KPI dựa trên bằng chứng, yêu cầu tài liệu hỗ trợ, ảnh hoặc báo cáo cho mỗi lần cập nhật KPI, bảo đảm tính minh bạch và độ tin cậy của dữ liệu.
Các rủi ro chính được xử lý bao gồm:
- Chất lượng và tính kịp thời của dữ liệu – được cải thiện thông qua các mẫu có cấu trúc và quy trình phê duyệt.
- Thiếu hụt nguồn vốn – ưu tiên các hành lang được theo dõi bằng hiệu quả chi phí trên mỗi km.
- Tác động khí hậu – lũ lụt và bão được giảm thiểu thông qua lập kế hoạch kịch bản và phân tích rủi ro Bowtie.
- Sự không đồng thuận của Bên liên quan – được quản lý thông qua các mục tiêu minh bạch và các bảng điều khiển dùng chung.
Kết quả đạt được
Sau khi triển khai, cơ quan đã đạt được những cải thiện có thể đo lường được trong cách giám sát và hành động về hiệu suất:
- Minh bạch: Hiển thị hiệu suất và rủi ro gần như theo thời gian thực trên toàn các khu vực, dành cho cả ban lãnh đạo và các nhóm vận hành.
- Trách nhiệm giải trình: Phân công phụ trách rõ ràng với nhật ký kiểm tra cho mỗi KPI và mục tiêu giúp củng cố trách nhiệm và khả năng thực hiện.
- Tính toàn vẹn và độ tin cậy của dữ liệu: Yêu cầu đính kèm bằng chứng bắt buộc khi cập nhật KPI giúp giảm rủi ro thao túng và diễn giải sai dữ liệu, tăng độ tin cậy trong báo cáo hiệu suất.
- Chuyển giao trong thực tiễn: Liên kết giữa công ty và khu vực giúp cải thiện ưu tiên hóa và phân bổ nguồn lực.
- Ra quyết định nhanh hơn: Các bảng và báo cáo dựa trên ngoại lệ giúp tăng tốc phản hồi quản lý.
- Hiệu suất được chứng minh bằng bằng chứng: Cập nhật KPI có tài liệu hỗ trợ nâng cao sự tin tưởng của lãnh đạo và các bên liên quan.
Bài học kinh nghiệm và hàm ý đối với ngành
Đối với các tổ chức khác trong lĩnh vực hạ tầng đường bộ, việc triển khai này cung cấp một mô hình rõ ràng, có thể lặp lại để mở rộng thực thi chiến lược:
- Bắt đầu nhỏ và mở rộng: Một số lượng mục tiêu hạn chế (5-7) giúp áp dụng nhanh và mở rộng về sau.
- Phản chiếu sơ đồ tổ chức: Liên kết tiêu đề thẻ điểm với các đơn vị thực tế giúp làm rõ trách nhiệm và trực quan.
- Làm cho luồng dữ liệu thực tế: Bắt đầu với các mẫu Excel cho phép tiếp nhận nhanh hơn trước khi tự động hóa.
- Lồng ghép nhịp độ xem xét: Các buổi xem xét vận hành hàng tuần và xem xét chiến lược hàng tháng dựa trên các bảng giúp chiến lược luôn được duy trì.
- Xây dựng niềm tin vào dữ liệu từ sớm: Giới thiệu báo cáo KPI dựa trên bằng chứng ngay từ đầu giúp ngăn ngừa nhiều vấn đề về vận hành và quản trị về sau.
- Đầu tư vào năng lực: Các cán bộ ICT và chuyên viên thống kê được đào tạo thông qua đào tạo BSC Designer đã hỗ trợ việc áp dụng bền vững.
Cách tiếp cận có cấu trúc, có thể mở rộng này có thể được điều chỉnh cho các tổ chức khu vực công quy mô lớn khác đang quản lý các mạng lưới hạ tầng, cho phép thực thi tốt hơn mà không cần đầu tư CNTT lớn ngay lập tức.
Để có góc nhìn rộng hơn về cách các tổ chức khu vực công tương tự cấu trúc công việc này, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về đưa chiến lược vào thực tiễn.
Làm thế nào để chúng ta vượt ra ngoài bảng tính?
Các điểm rút ra chính từ việc triển khai có thể áp dụng trong các môi trường khu vực công tương tự.
- Khớp các thẻ điểm với các đơn vị thực tế – Đặt tên thẻ điểm theo các phòng ban và khu vực hiện có để trách nhiệm phụ trách được rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên.
- Giữ thẻ điểm đầu tiên ở quy mô nhỏ – Bắt đầu với một tập hợp trọng tâm gồm 5-7 mục tiêu để hình thành thói quen trước khi mở rộng sang phạm vi bao phủ đầy đủ.
- Yêu cầu bằng chứng cho các cập nhật KPI – Đính kèm tài liệu hoặc ảnh hỗ trợ để sớm xây dựng niềm tin vào dữ liệu và tránh tranh chấp về sau.
- Thiết lập nhịp độ xem xét – Duy trì hoạt động của các bảng với các cập nhật vận hành hàng tuần và các cuộc thảo luận của lãnh đạo hằng tháng.
- Sử dụng một nền tảng có cấu trúc – Một công cụ như BSC Designer hỗ trợ các thẻ điểm được kết nối, quy trình làm việc dữ liệu và quản trị mà không cần công việc CNTT tùy chỉnh nặng nề.
Các nghiên cứu điển hình khác về chính phủ và khu vực công
Các tổ chức khu vực công và cơ sở hạ tầng thường cần chuyển từ các bảng tính rời rạc sang các hệ thống hiệu suất có cấu trúc, kết nối các thẻ điểm cấp doanh nghiệp, cấp chức năng và cấp khu vực với phân công phụ trách rõ ràng và các cập nhật KPI được hỗ trợ bằng bằng chứng. Các nghiên cứu điển hình sau đây cho thấy BSC Designer giúp các nhóm chính phủ cải thiện việc thực thi chiến lược, trách nhiệm giải trình theo khu vực và ra quyết định dựa trên bằng chứng như thế nào:
Torben Lindbak-Larsen (Head of department, Municipality of Aabenraa) - Đan Mạch — Chính phủ
Banat Temesvar (Advisor, UN) - Bỉ — Chính phủ
Từ nghiên cứu tình huống đến thực hành
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer trong thực tế để xây dựng một kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải xuống PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ đội ngũ BSC Designer để thảo luận về những thách thức cụ thể của bạn.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.