Nghiên cứu tình huống này cho thấy cách một tổ chức phi lợi nhuận từ thiện đã tăng cường phối hợp nội bộ, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình về hiệu suất giữa các phòng ban và trung tâm dịch vụ bằng cách sử dụng BSC Designer.
Các thông tin quan trọng về việc triển khai Thẻ điểm cân bằng trong các tổ chức phi lợi nhuận
Trước. Các phòng ban và trung tâm khu vực sử dụng các cách tiếp cận đánh giá riêng biệt, khiến việc so sánh kết quả hoặc liên kết các nỗ lực cải thiện trở nên khó khăn.
Sau. Chiến lược, KPI, bảng, và tài liệu được quản lý trên một nền tảng dùng chung với các thẻ điểm được liên kết giữa các phòng ban và trung tâm khu vực.
Việc triển khai đã đưa vào một khuôn khổ chiến lược dùng chung:
- 200 Thẻ điểm. Các mục tiêu chiến lược được chuyển giao thành khoảng 200 thẻ điểm được sử dụng trên các phòng ban và các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ theo khu vực.
- 150 Người dùng nền tảng. Khoảng 150 người dùng tương tác với nền tảng, cập nhật các chỉ số hoặc xem xét kết quả.
- 2 chu kỳ báo cáo chính. Việc xem xét hiệu suất thường sử dụng các chế độ xem báo cáo theo quý và nửa năm.
Tổng quan tổ chức
Tổ chức vận hành các chương trình cấp quyền tài trợ và phát triển cộng đồng cũng như quản lý các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ trên nhiều khu vực. Cơ cấu nội bộ bao gồm một số đơn vị chức năng cốt lõi:
- Tài chính
- Nhân sự
- Công nghệ Thông tin
- Xuất sắc tổ chức
- Các đơn vị Chiến lược và Tri thức
- Truyền thông và Gắn kết công chúng
- Dịch vụ Hành chính
Bên cạnh các chức năng trung tâm, tổ chức còn vận hành các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ khu vực nhằm hỗ trợ nhu cầu cộng đồng, sự tham gia của nhà tài trợ và phối hợp các chương trình từ thiện.
Quỹ hợp tác với mạng lưới các bên thụ hưởng và nhà tài trợ trên toàn bộ các khu vực của Ả Rập Xê Út và duy trì mối quan hệ hợp tác với các quốc gia thuộc GCC.
Tại sao cần lập kế hoạch chiến lược để hỗ trợ tăng trưởng và tính nhất quán
Khi tổ chức mở rộng các chương trình tài trợ và hoạt động theo khu vực, việc bảo đảm tính nhất quán trong cách các mục tiêu chiến lược được diễn giải và theo dõi ngày càng trở nên quan trọng. Các đơn vị khác nhau sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau, khiến việc so sánh hiệu suất hoặc điều chỉnh các nỗ lực cải thiện giữa các khu vực trở nên khó khăn.
Vì vậy, tổ chức đặt mục tiêu:
- Thống nhất định hướng chiến lược – Bảo đảm tất cả các đơn vị vận hành cùng hướng tới các ưu tiên chiến lược chung.
- Cải thiện khả năng hiển thị hiệu suất – Cho phép đánh giá rõ ràng, có thể so sánh về tiến độ đối với các khoản tài trợ, hoạt động và mức độ gắn kết của nhà tài trợ.
- Bảo tồn ngữ cảnh chiến lược – Bảo đảm rằng các thước đo hiệu suất phản ánh sứ mệnh, thay vì trở thành các mục tiêu số học tách rời.
“Là một tổ chức phi lợi nhuận, việc quản lý chiến lược và hiệu suất một cách hiệu quả là chìa khóa để tối đa hóa tác động của chúng tôi. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức cấp tài trợ như chúng tôi, nơi tính minh bạch và sự liên kết với các mục tiêu chiến lược là thiết yếu.”
Cách Thẻ điểm cân bằng được triển khai bằng BSC Designer
Tổ chức đã áp dụng BSC Designer như một nền tảng dùng chung để cấu trúc các mục tiêu chiến lược, các chỉ số hiệu suất, các bảng và tài liệu hỗ trợ. Chiến lược đã được chuyển giao vào các thẻ điểm phù hợp với các phòng ban chức năng và các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ theo khu vực. Mỗi đơn vị vận hành duy trì thẻ điểm riêng, phù hợp với khung chiến lược cấp cao, qua đó tạo ra khoảng 200 thẻ điểm trong toàn bộ tổ chức.
Các thực hành chủ chốt bao gồm:
- Chuyển giao chiến lược vào các thẻ điểm – Chiến lược cấp cao nhất quán kết hợp với cách diễn giải vận hành tại địa phương.
- Các bảng được chuẩn hóa – Các bảng được sử dụng trong các kỳ xem xét hiệu suất theo lịch trình nhằm bảo đảm so sánh đồng nhất.
- Truy cập dựa trên vai trò – Khoảng 150 người dùng tham gia nền tảng; một số cập nhật mục tiêu và chỉ số, trong khi những người khác xem xét kết quả ở chế độ chỉ xem.
- Các chế độ xem báo cáo linh hoạt – Người dùng có thể chuyển đổi giữa các chu kỳ báo cáo, phổ biến nhất là theo quý và theo nửa năm, tùy theo thời điểm xem xét.
- Tài liệu thống nhất – Các tài liệu hỗ trợ và hướng dẫn phương pháp được lưu trữ trong các thẻ điểm và được sử dụng làm bằng chứng khi cập nhật các KPI.
- Thang điểm tùy chỉnh – Một thang đo định tính (kém / trung bình / tốt / xuất sắc) được sử dụng khi các thước đo định lượng không phù hợp.
“BSC Designer đã giúp chúng tôi cấu trúc chiến lược, xác định các mục tiêu rõ ràng và phân công trách nhiệm giữa các nhóm. Nền tảng này trực quan, thân thiện với người dùng và linh hoạt — ngay cả nhân sự không chuyên về kỹ thuật của chúng tôi cũng có thể sử dụng một cách tự tin.”
Đảm bảo liên kết với các yêu cầu của RBM (Quản lý dựa trên kết quả)
Một số đối tác bên ngoài của tổ chức là các cơ quan Liên Hợp Quốc và các tổ chức khác sử dụng khuôn khổ Quản lý dựa trên kết quả (RBM). Do đó, điều quan trọng là các thẻ điểm nội bộ phải tương thích với thuật ngữ RBM và các mô hình logic, đặc biệt khi trình bày chiến lược và tiến độ ra bên ngoài.
Sử dụng các chức năng chuyển giao trong BSC Designer, tổ chức duy trì tính tương thích giữa:
- Thẻ điểm chiến lược nội bộ – Được sử dụng cho lập kế hoạch và triển khai.
- Các cấu trúc báo cáo phù hợp với RBM – Được sử dụng để phối hợp với các đối tác bên ngoài.
Điều này cho phép tổ chức truyền đạt các kết quả và tiến độ theo các định dạng quen thuộc đối với các bên liên quan RBM, mà không cần nhân đôi nỗ lực quản lý dữ liệu.
Các KPI dùng để theo dõi tiến độ chiến lược
Các KPI được sử dụng để định lượng các mục tiêu chiến lược cụ thể. Thẻ điểm và mục tiêu cấu trúc hóa logic chiến lược, trong khi các KPI đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu đó. Các KPI liên quan bao gồm:
- Hiệu quả sử dụng và kịp thời của các khoản tài trợ
- Điểm hài lòng của nhà tài trợ và đối tượng thụ hưởng
- Phát triển nhân viên và tỷ lệ tham gia đào tạo
- Tỷ lệ chấp nhận dịch vụ số
- Các chỉ số cải tiến quản trị và chất lượng
Các chỉ số được cập nhật định kỳ và bằng chứng hỗ trợ được ghi nhận trực tiếp trên nền tảng. Đối với một số chỉ số chính, một khung bằng chứng được xác định, quy định các tài liệu cần thiết để xác minh. Điều này giúp đơn giản hóa việc xác thực nội bộ và hỗ trợ các bên liên quan xác nhận tính chính xác của kết quả báo cáo.
Tác động của Liên kết chiến lược và Khung Hiệu suất
Việc triển khai đã dẫn đến các thực hành thực thi rõ ràng và nhất quán hơn trong toàn tổ chức:
- Liên kết mục tiêu rõ ràng hơn
- Quy trình báo cáo nhất quán hơn
- Lưu giữ kiến thức và tài liệu tốt hơn
- Sự gắn kết cao hơn giữa các phòng ban và khu vực
- Cải thiện khả năng trình bày chiến lược và kết quả cho các nhà tài trợ và các bên liên quan bên ngoài
“Chúng tôi đặc biệt đánh giá cao khả năng phân quyền nhập liệu nhưng vẫn duy trì được kiểm soát và giám sát, điều này đã nâng cao sự gắn kết giữa các phòng ban.”
Tổ chức hiện nay vận hành với một khung hiệu suất chung hỗ trợ việc học tập liên tục, minh bạch và ra quyết định phù hợp với sứ mệnh.
Cách liên kết chiến lược trên toàn bộ một tổ chức phi lợi nhuận?
Liên kết hiệu quả bảo đảm rằng các chức năng trung tâm và các trung tâm khu vực diễn giải và áp dụng các ưu tiên chiến lược một cách nhất quán.
- Thiết lập các mục tiêu chung rõ ràng – Xác định các mục tiêu gắn với sứ mệnh để định hướng mọi đơn vị mà không áp đặt các hành động giống hệt nhau.
- Sử dụng thẻ điểm chuyển giao – Cho phép từng phòng ban hoặc khu vực chuyển các mục tiêu này thành các hoạt động và chỉ báo của riêng mình.
- Chuẩn hóa thực hành xem xét và bằng chứng – Áp dụng các bảng, phương pháp chấm điểm và quy tắc tài liệu nhất quán để bảo đảm trách nhiệm giải trình.
- Áp dụng BSC Designer làm nền tảng điều phối – Hỗ trợ nhập dữ liệu phân tán và giám sát tập trung, đồng thời giữ nguyên ngữ cảnh chiến lược.
Các nghiên cứu điển hình khác trong lĩnh vực phi lợi nhuận
Các tổ chức trong lĩnh vực phi lợi nhuận và tác động xã hội thường gặp những thách thức tương tự liên quan đến tính minh bạch, liên kết và báo cáo cho nhiều bên liên quan. Sau đây là các trường hợp bổ sung minh họa cách Thẻ điểm cân bằng và các công cụ liên kết chiến lược hỗ trợ hiệu suất hướng đến sứ mệnh:
Những trường hợp này, cùng với ví dụ được nêu bật trong nghiên cứu này, cho thấy các hệ thống hiệu suất có cấu trúc có thể hỗ trợ sự rõ ràng về sứ mệnh, củng cố niềm tin của các bên liên quan và tạo ra tác động xã hội có thể đo lường trong lĩnh vực phi lợi nhuận.
Từ nghiên cứu tình huống đến thực tiễn
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer vào thực tiễn để xây dựng kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ với đội ngũ BSC Designer để trao đổi về những thách thức cụ thể của bạn.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.