Nghiên cứu tình huống này cho thấy cách một tổ chức phi lợi nhuận thiện nguyện đã tăng cường sự phối hợp nội bộ, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình về hiệu suất trên toàn bộ các phòng ban và trung tâm dịch vụ bằng cách sử dụng BSC Designer.
Các факт quan trọng về triển khai Thẻ điểm cân bằng
Trước đây
Các phòng ban và trung tâm khu vực khác nhau sử dụng các phương pháp đánh giá riêng biệt, khiến việc so sánh kết quả hoặc thống nhất các nỗ lực cải thiện trở nên khó khăn.
Sau
Chiến lược, các KPI, các bảng và tài liệu được quản lý trên một nền tảng dùng chung, với các thẻ điểm được liên kết giữa các phòng ban và các trung tâm khu vực.
Các con số chính
Việc triển khai đã giới thiệu một khung chiến lược dùng chung:
- 200 Thẻ điểm. Các mục tiêu chiến lược đã được chuyển giao thành khoảng 200 thẻ điểm được sử dụng trên toàn các phòng ban và các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ theo khu vực.
- 150 Người dùng Nền tảng. Khoảng 150 người dùng đã tương tác với nền tảng, cập nhật các chỉ số hoặc xem xét kết quả.
- 2 Chu kỳ báo cáo chính. Việc xem xét hiệu suất thường sử dụng các chế độ xem báo cáo theo quý và nửa năm.
Bạn đang dự định chuyển giao chiến lược giữa các phòng ban hoặc chuẩn hóa báo cáo cho tổ chức phi lợi nhuận? Hãy chia sẻ thẻ điểm Excel hiện có hoặc các tài liệu lập kế hoạch của bạn. Chúng tôi sẽ cùng tìm hiểu cách BSC Designer có thể giúp nhóm chiến lược và các quản lý phòng ban của bạn chuyển từ các bảng tính rời rạc sang một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối.
Thảo luận về một chương trình thí điểm
Kiểm thử phương pháp với các phòng ban hoặc trung tâm khu vực được lựa chọn trước khi triển khai rộng hơn.
Tổng quan tổ chức
Tổ chức vận hành các chương trình cấp quyền tài trợ và phát triển cộng đồng cũng như quản lý các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ trên nhiều khu vực. Cơ cấu nội bộ bao gồm một số đơn vị chức năng cốt lõi:
- Tài chính
- Nhân sự
- Công nghệ Thông tin
- Xuất sắc tổ chức
- Các đơn vị Chiến lược và Tri thức
- Truyền thông và Gắn kết công chúng
- Dịch vụ Hành chính
Bên cạnh các chức năng trung tâm, tổ chức còn vận hành các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ khu vực nhằm hỗ trợ nhu cầu cộng đồng, sự tham gia của nhà tài trợ và phối hợp các chương trình từ thiện.
Quỹ hợp tác với mạng lưới các bên thụ hưởng và nhà tài trợ trên toàn bộ các khu vực của Ả Rập Xê Út và duy trì mối quan hệ hợp tác với các quốc gia thuộc GCC.
Tại sao cần lập kế hoạch chiến lược để hỗ trợ tăng trưởng và tính nhất quán
Khi tổ chức mở rộng các chương trình tài trợ và hoạt động theo khu vực, việc bảo đảm tính nhất quán trong cách các mục tiêu chiến lược được diễn giải và theo dõi ngày càng trở nên quan trọng. Các đơn vị khác nhau sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau, khiến việc so sánh hiệu suất hoặc điều chỉnh các nỗ lực cải thiện giữa các khu vực trở nên khó khăn.
Vì vậy, tổ chức đặt mục tiêu:
- Thống nhất định hướng chiến lược – Bảo đảm tất cả các đơn vị vận hành cùng hướng tới các ưu tiên chiến lược chung.
- Cải thiện khả năng hiển thị hiệu suất – Cho phép đánh giá rõ ràng, có thể so sánh về tiến độ đối với các khoản tài trợ, hoạt động và mức độ gắn kết của nhà tài trợ.
- Bảo tồn ngữ cảnh chiến lược – Bảo đảm rằng các thước đo hiệu suất phản ánh sứ mệnh, thay vì trở thành các mục tiêu số học tách rời.
“Là một tổ chức phi lợi nhuận, việc quản lý chiến lược và hiệu suất một cách hiệu quả là chìa khóa để tối đa hóa tác động của chúng tôi. Điều này đặc biệt đúng đối với các tổ chức cấp tài trợ như chúng tôi, nơi tính minh bạch và sự liên kết với các mục tiêu chiến lược là thiết yếu.”
Cách Thẻ điểm cân bằng được triển khai bằng BSC Designer
Tổ chức đã áp dụng BSC Designer như một nền tảng dùng chung để cấu trúc các mục tiêu chiến lược, các chỉ số hiệu suất, các bảng và tài liệu hỗ trợ. Chiến lược đã được chuyển giao vào các thẻ điểm phù hợp với các phòng ban chức năng và các trung tâm dịch vụ nhà tài trợ theo khu vực. Mỗi đơn vị vận hành duy trì thẻ điểm riêng, phù hợp với khung chiến lược cấp cao, qua đó tạo ra khoảng 200 thẻ điểm trong toàn bộ tổ chức.
Các thực hành chủ chốt bao gồm:
- Chuyển giao chiến lược vào các thẻ điểm – Chiến lược cấp cao nhất quán kết hợp với cách diễn giải vận hành tại địa phương.
- Các bảng được chuẩn hóa – Các bảng được sử dụng trong các kỳ xem xét hiệu suất theo lịch trình nhằm bảo đảm so sánh đồng nhất.
- Truy cập dựa trên vai trò – Khoảng 150 người dùng tham gia nền tảng; một số cập nhật mục tiêu và chỉ số, trong khi những người khác xem xét kết quả ở chế độ chỉ xem.
- Các chế độ xem báo cáo linh hoạt – Người dùng có thể chuyển đổi giữa các chu kỳ báo cáo, phổ biến nhất là theo quý và theo nửa năm, tùy theo thời điểm xem xét.
- Tài liệu thống nhất – Các tài liệu hỗ trợ và hướng dẫn phương pháp được lưu trữ trong các thẻ điểm và được sử dụng làm bằng chứng khi cập nhật các KPI.
- Thang điểm tùy chỉnh – Một thang đo định tính (kém / trung bình / tốt / xuất sắc) được sử dụng khi các thước đo định lượng không phù hợp.
“BSC Designer đã giúp chúng tôi cấu trúc chiến lược, xác định các mục tiêu rõ ràng và phân công trách nhiệm giữa các nhóm. Nền tảng này trực quan, thân thiện với người dùng và linh hoạt — ngay cả nhân sự không chuyên về kỹ thuật của chúng tôi cũng có thể sử dụng một cách tự tin.”
Đảm bảo liên kết với các yêu cầu của RBM (Quản lý dựa trên kết quả)
Một số đối tác bên ngoài của tổ chức là các cơ quan Liên Hợp Quốc và các tổ chức khác sử dụng khuôn khổ Quản lý dựa trên kết quả (RBM). Do đó, điều quan trọng là các thẻ điểm nội bộ phải tương thích với thuật ngữ RBM và các mô hình logic, đặc biệt khi trình bày chiến lược và tiến độ ra bên ngoài.
Sử dụng các chức năng chuyển giao trong BSC Designer, tổ chức duy trì tính tương thích giữa:
- Thẻ điểm chiến lược nội bộ – Được sử dụng cho lập kế hoạch và triển khai.
- Các cấu trúc báo cáo phù hợp với RBM – Được sử dụng để phối hợp với các đối tác bên ngoài.
Điều này cho phép tổ chức truyền đạt các kết quả và tiến độ theo các định dạng quen thuộc đối với các bên liên quan RBM, mà không cần nhân đôi nỗ lực quản lý dữ liệu.
Các KPI dùng để theo dõi tiến độ chiến lược
Các KPI được sử dụng để định lượng các mục tiêu chiến lược cụ thể. Thẻ điểm và mục tiêu cấu trúc hóa logic chiến lược, trong khi các KPI đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu đó. Các KPI liên quan bao gồm:
- Hiệu quả sử dụng và kịp thời của các khoản tài trợ
- Điểm hài lòng của nhà tài trợ và đối tượng thụ hưởng
- Phát triển nhân viên và tỷ lệ tham gia đào tạo
- Tỷ lệ chấp nhận dịch vụ số
- Các chỉ số cải tiến quản trị và chất lượng
Các chỉ số được cập nhật định kỳ và bằng chứng hỗ trợ được ghi nhận trực tiếp trên nền tảng. Đối với một số chỉ số chính, một khung bằng chứng được xác định, quy định các tài liệu cần thiết để xác minh. Điều này giúp đơn giản hóa việc xác thực nội bộ và hỗ trợ các bên liên quan xác nhận tính chính xác của kết quả báo cáo.
Tác động của khuôn khổ liên kết chiến lược và hiệu suất
Việc triển khai đã dẫn đến các thực tiễn thực thi rõ ràng và nhất quán hơn trên toàn tổ chức:
- Liên kết mục tiêu rõ ràng hơn
- Quy trình báo cáo nhất quán hơn
- Duy trì kiến thức và tài liệu tốt hơn
- Mức độ gắn kết cao hơn trên các phòng ban và khu vực
- Cải thiện khả năng trình bày chiến lược và kết quả với các nhà tài trợ và các bên liên quan bên ngoài
“Chúng tôi đặc biệt đánh giá cao khả năng phân quyền nhập dữ liệu trong khi vẫn duy trì kiểm soát và giám sát, điều này đã cải thiện mức độ gắn kết giữa các phòng ban.”
Tổ chức hiện vận hành với một khuôn khổ hiệu suất chung, hỗ trợ học hỏi liên tục, minh bạch và ra quyết định phù hợp với sứ mệnh.
Để xem thêm các ví dụ về việc kết nối các mục tiêu của tổ chức phi lợi nhuận, KPI, sáng kiến và báo cáo trong một hệ thống thực thi, hãy xem hướng dẫn này về phần mềm thực thi chiến lược cho tổ chức phi lợi nhuận.
Cách liên kết chiến lược trên toàn tổ chức phi lợi nhuận?
Liên kết hiệu quả bảo đảm rằng các chức năng trung tâm và các trung tâm khu vực diễn giải và áp dụng các ưu tiên chiến lược một cách nhất quán.
- Thiết lập các mục tiêu chung rõ ràng – Xác định các mục tiêu gắn với sứ mệnh, định hướng cho mọi đơn vị mà không áp đặt các hành động giống hệt nhau.
- Sử dụng thẻ điểm chuyển giao – Cho phép từng phòng ban hoặc khu vực chuyển các mục tiêu này thành các hoạt động và chỉ số của riêng mình.
- Chuẩn hóa thực hành xem xét và bằng chứng – Áp dụng các bảng, phương pháp chấm điểm và quy tắc tài liệu nhất quán để hỗ trợ trách nhiệm giải trình.
- Áp dụng BSC Designer làm nền tảng điều phối – Hỗ trợ liên kết phòng ban, nhập dữ liệu phân tán và giám sát tập trung, đồng thời giữ nguyên ngữ cảnh chiến lược.
Với các cơ chế liên kết này được thiết lập, các tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng Thẻ điểm cân bằng để kết nối chiến lược, đo lường hiệu suất và báo cáo. Các câu hỏi dưới đây bao quát các khía cạnh thực tiễn then chốt.
Hai phương pháp này được phát triển song song và có logic nội tại tương tự nhau. Thẻ điểm cân bằng dựa trên các mối liên hệ nhân quả giữa các mục tiêu trong các khía cạnh. Đây là một trong những công cụ chiến lược được sử dụng rộng rãi nhất cho các tổ chức khu vực tư nhân và cơ quan chính phủ. RBM cung cấp một cấu trúc chuỗi kết quả thường được các cơ quan Liên Hợp Quốc và các chương trình do nhà tài trợ tài trợ sử dụng. Trong trường hợp này, BSC Designer giúp duy trì tính tương thích giữa các thẻ điểm nội bộ và báo cáo theo phong cách RBM.
Ví dụ bao gồm sử dụng khoản tài trợ, mức độ hài lòng của nhà tài trợ, mức độ hài lòng của người thụ hưởng, mức độ áp dụng dịch vụ số, phát triển nhân viên, chất lượng quản trị và các chỉ số về triển khai chương trình.
Họ có thể cấp quyền nhập dữ liệu cho các phòng ban hoặc trung tâm khu vực, trong khi ban lãnh đạo duy trì khả năng quan sát tập trung thông qua các bảng dùng chung, thẻ điểm và các yêu cầu về bằng chứng.
Tạo một khung thực thi chiến lược dùng chung, trong đó các mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của phòng ban, các KPI, các sáng kiến và bằng chứng được kết nối trong một hệ thống.
Bảng tính thường hữu ích ở giai đoạn đầu của việc theo dõi KPI, nhưng chúng trở nên khó quản lý khi một tổ chức phi lợi nhuận có nhiều phòng ban. Các vấn đề phổ biến bao gồm định nghĩa KPI không nhất quán, hợp nhất thủ công, vấn đề kiểm soát phiên bản và thiếu bằng chứng. Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng như BSC Designer đưa kỷ luật báo cáo hiệu suất vào ngay từ đầu. Việc chuyển đổi từ Excel được đơn giản hóa nhờ chức năng nhập được hỗ trợ bởi AI.
Các nghiên cứu điển hình khác trong lĩnh vực phi lợi nhuận
Các tổ chức trong lĩnh vực phi lợi nhuận và tác động xã hội thường đối mặt với những thách thức tương tự liên quan đến tính minh bạch, liên kết, và báo cáo đa bên liên quan. Dưới đây là các trường hợp bổ sung minh họa cách Thẻ điểm cân bằng và các công cụ liên kết chiến lược hỗ trợ hiệu suất theo định hướng sứ mệnh:
Duncan Earle (Director Malaria Control and Evaluation Partnership in Africa PATH) - Nam Phi — Phi lợi nhuận
Dimitri S. (Maia Consulting) - Thụy Sĩ — Phi lợi nhuận | Verified by G2
Abdulaziz R. (Sulaiman Bin Abdul Aziz Al Rajhi Charitable Foundation) - Ả Rập Saudi — Phi lợi nhuận | Verified by G2
Andrejus Kaleinikovas (Managing Partner of IRS Consulting) - Litva — Phi lợi nhuận
Fabián Rivera (Manager of Rivera Consulting Group) - Hoa Kỳ — Phi lợi nhuận
UNHCR (The UN Refugee Agency) - Thụy Sĩ — Phi lợi nhuận | Verified by G2
Các trường hợp này, cùng với ví dụ được nêu bật trong nghiên cứu này, cho thấy cách các hệ thống hiệu suất có cấu trúc có thể hỗ trợ sự rõ ràng về sứ mệnh, niềm tin của các bên liên quan, và tác động xã hội có thể đo lường trong lĩnh vực phi lợi nhuận.
Từ nghiên cứu tình huống đến thực hành
Tìm hiểu cách áp dụng nền tảng BSC Designer trong thực tế để xây dựng một kiến trúc chiến lược vững chắc, đảm bảo liên kết chiến lược và cho phép giám sát hiệu suất hiệu quả.
Tải xuống PDF 
Đăng kýVui lòng liên hệ đội ngũ BSC Designer để thảo luận về những thách thức cụ thể của bạn.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược và quản trị hiệu suất, kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến và rủi ro giữa các nhóm. Phần mềm hỗ trợ Thẻ điểm cân bằng và các khung quản trị khác, giúp các tổ chức chuyển từ bảng tính sang một kiến trúc chiến lược được kết nối. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi cung cấp một phương pháp luận thực tiễn, trong khi xây dựng năng lực thực thi chiến lược giúp các nhóm phát triển các kỹ năng và thực hành cần thiết để thực thi.