Thời kỳ bất ổn và suy thoái tài chính ngụ ý việc cắt giảm chi phí. Hãy thảo luận về cách thực hiện điều đó một cách có kỷ luật để giảm thiểu tác động tiêu cực đến tổ chức.
Chúng ta đang sống trong thời kỳ bất ổn – những thay đổi đột phá và sự kiện không thể đoán trước khiến các tổ chức phải thắt lưng buộc bụng và tập trung vào việc giảm chi phí. Cách dễ nhất để làm điều này là xác định các mục tiêu tiết kiệm chi phí và chuyển giao chúng xuống các cấp thấp hơn…
Ở đây chúng ta có một câu hỏi hay để bắt đầu thảo luận:
Chúng ta có nên chuyển giao các mục tiêu tiết kiệm chi phí tổng thể xuống các cấp chức năng của tổ chức không?
Các đơn vị chức năng của tổ chức là duy nhất:
- Sự đóng góp của họ vào việc tạo ra giá trị là độc đáo
- Phản ứng của họ đối với sự bất ổn cần được điều chỉnh phù hợp
- Họ đối mặt với các rủi ro khác nhau
Ý tưởng chuyển giao theo tỷ lệ mục tiêu giảm tổng thể cho các đơn vị chức năng không có ý nghĩa gì…
Một cách tiếp cận tốt hơn là bắt đầu với các yếu tố chi phí cụ thể và:
- Di chuyển từ dưới lên (Bước 2) để liên kết sự đóng góp của các mục tiêu phụ với mục tiêu tiết kiệm chi phí tổng thể
- Di chuyển từ trên xuống (Bước 3) để thêm các chi tiết cần thiết cho việc thực thi thành công
- Học hỏi và triển khai những phát hiện trên đường đi (Bước 4)
Đó là quy trình giảm chi phí của BSC Designer mà chúng ta sẽ thảo luận dưới đây. Nó bao gồm bốn bước:
- Bước 1. Phân tích sự bất ổn
- Bước 2. Phân tích toàn diện về chi phí: yếu tố chi phí, rủi ro, cơ chế chung, giá trị cho các bên liên quan
- Bước 3. Triển khai: sẵn sàng, ưu tiên, theo dõi tiến độ
- Bước 4. Điều chỉnh chiến lược đối với sự bất ổn vượt ra ngoài việc cắt giảm chi phí
Bước 1. Phân tích sự không chắc chắn
Chúng ta không bắt đầu tiết kiệm chi phí bằng cách phân tích các khoản chi tiêu. Thay vào đó, chúng ta sẽ đầu tư một chút thời gian để hiểu rõ sự không chắc chắn mà chúng ta đang đối mặt hiện nay. Phân tích này sẽ giúp hiểu rõ hơn về bản chất của tác động dự kiến và xác định mục tiêu tổng thể giảm chi phí.
Bước 1.1 Phân tích tác động của sự không chắc chắn
Câu hỏi chính của bước này:
Đâu là tác động dự kiến của sự không chắc chắn/khủng hoảng/suy thoái đối với tổ chức?
Ví dụ:
- Tăng chi phí vận hành
- Thách thức trong việc tuyển dụng/giữ chân nhân tài
- Tăng chi phí nguyên liệu
- Tăng chi phí logistics
- Tăng lãi suất
- Giảm doanh số bán hàng
Thẻ điểm giảm chi phí.Nếu bạn đã thực hiện một bài tập lập kế hoạch kịch bản, bạn đã có một số câu trả lời cho câu hỏi này, bao gồm các chỉ số dấu hiệu sớm và dự thảo kế hoạch đối phó. Nếu chưa, hãy sử dụng một phân tích PESTEL để hiểu rõ hơn về môi trường bên ngoài hiện tại.
Mẫu phân tích PESTEL. Bước 1.2 Tính toán Mục tiêu Giảm Chi phí Tổng thể
Không đủ chỉ để nêu tên các chức năng bị ảnh hưởng của tổ chức — hãy cố gắng định lượng tác động dự kiến theo một số tương tự lịch sử hoặc dữ liệu sắp tới.
Ví dụ, một ước tính sơ bộ về tác động của đại dịch Covid-19 có thể thực hiện được bằng cách phân tích các đại dịch khác.
Vào đầu đại dịch, chúng ta có thể ước tính rằng:
- Các chức năng liên quan đến tương tác trực tiếp với khách hàng có thể bị ảnh hưởng bởi sự giảm 60% trong ngắn hạn và 20% trong dài hạn, với sự giảm dự kiến trong doanh số bán hàng là 35% và 15%, tương ứng.
Sau những đợt phong tỏa đầu tiên, chúng ta cần điều chỉnh những ước tính này lên các tỷ lệ phần trăm cao hơn.
Kết quả của bước này là một mục tiêu với mục tiêu giảm chi phí cụ thể.
Ví dụ, để giải quyết sự giảm 35% trong doanh số bán hàng, một công ty nên giảm chi phí vận hành 20% trong một quý.
Để thiết lập chỉ số này, chúng ta có hai lựa chọn:
- Lựa chọn 1: Theo dõi chi phí tiết kiệm. Trong trường hợp này, cơ sở=0 và mục tiêu là giảm chi phí cần thiết để đối phó với sự không chắc chắn; chỉ số cần được cấu hình để tối đa hóa, hoặc
- Lựa chọn 2: Theo dõi sự giảm chi phí. Trong trường hợp này, cơ sở là tổng chi phí hiện tại, và mục tiêu là mức độ chi phí mong muốn, chỉ số cần được cấu hình để tối thiểu hóa.
Trong thẻ điểm ví dụ của tôi, tôi đã sử dụng lựa chọn 2 và tạo chỉ số Giảm chi phí dự kiến trong khía cạnh Tài chính.
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Bước 2. Phân tích Chi phí
Chuẩn bị sơ đồ chi phí. Nó có thể là một tài liệu ngân sách chi tiết hoặc một sơ đồ chiến lược/quy trình với các dòng tài chính được liên kết với các mục (như ví dụ dịch vụ khách hàng).
Nếu bạn có thẻ điểm chiến lược của mình trong BSC Designer, chuyển đến chế độ xem “Ngân sách” trên tab Các KPI để hiển thị tất cả các ngân sách theo sáng kiến, cũng như tổng ngân sách đã kế hoạch và đã sử dụng.
Thẻ điểm Giảm chi phí.Bước 2.1 Sơ đồ các yếu tố chi phí
Nên tập trung nỗ lực vào đâu để giảm chi phí? Một số ứng viên tốt để giảm chi phí bao gồm:
- Những phức tạp không cần thiết. Chi phí liên quan đến sản phẩm phức tạp khó bảo trì, các quy trình hành chính làm chậm quá trình ra quyết định.
- Mô hình kinh doanh cũ với các chức năng lỗi thời hoặc trùng lặp.
- Hệ thống CNTT lỗi thời dễ bị tổn thương trước rủi ro an ninh mạng và không phù hợp với các yêu cầu mới.
- Các hoạt động có giá trị thấp như chuyển đổi số không được liên kết đúng với giá trị của các bên liên quan.
Ví dụ:
Trong thẻ điểm giảm chi phí, tôi đã xây dựng hai mục tiêu phụ sau:
- “Đơn giản hóa sản phẩm để giảm chi phí và độ phức tạp” cho mục tiêu “Phát triển sản phẩm”
- “Giảm chi phí quảng cáo trực tuyến” cho mục tiêu “Tiếp thị sản phẩm”
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 2.2 Lập sơ đồ các rủi ro liên quan
Chúng ta đã thảo luận về các cơ hội giảm chi phí và tác động tích cực của chúng đến sức khỏe tài chính. Còn về tác động tiêu cực có thể xảy ra – những rủi ro dự kiến của việc giảm chi phí là gì? Hãy suy nghĩ về:
- Tác động trực tiếp của việc giảm chi phí đến chất lượng, an ninh mạng, nhân tài, chuỗi cung ứng, v.v. Ví dụ, giảm ngân sách mua sắm có thể dẫn đến giảm chất lượng nguyên liệu, chất lượng của sản phẩm cuối cùng, và cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.
- Tác động gián tiếp – những thay đổi nào trong hành vi sẽ được gây ra? Ví dụ, giảm ngân sách cho các sáng tạo sẽ dẫn đến ít ý tưởng hơn từ đội ngũ (tại sao lại đề xuất điều gì đó khi dù sao cũng không có ngân sách?), điều này có thể dẫn đến mất vị trí trên thị trường vào tay các đối thủ cạnh tranh.
Trong số các tác động gián tiếp, chú ý đến:
- Tránh chi phí liên kết với chi phí. Phí đăng ký phần mềm chuyên dụng là một chi phí, nhưng lựa chọn thay thế lại hàm ý chi phí lao động quá cao.
- Phản ứng của đối thủ cạnh tranh. Sử dụng mô hình Năm lực lượng để phân tích chính thức.
Ví dụ:
- Rủi ro: Bằng cách giảm độ phức tạp của sản phẩm, chúng ta có thể loại bỏ các chức năng mà một số khách hàng đang sử dụng.
- Giảm thiểu rủi ro: Giải thích cách hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu bằng cách sử dụng các chức năng khác; đào tạo các nhân viên hỗ trợ; chuẩn bị video_tutorial.
Thẻ điểm Giảm chi phí.Người dùng của BSC Designer có thể hình dung rủi ro đang hoạt động trên bảng:
Thẻ điểm Giảm chi phí.Bước 2.3 Định lượng giá trị cho các bên liên quan
Một chi phí là một ngân sách được đầu tư để thỏa mãn nhu cầu của các bên liên quan nhất định.
- Những bên liên quan đó là ai?
- Nhu cầu của họ là gì? Giá trị dự kiến sẽ được tạo ra cho họ là gì?
- Giá trị thực tế được tạo ra là gì?
- Làm thế nào để định lượng giá trị này? Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các ví dụ cụ thể về phân rã dựa trên giá trị.
Ví dụ, bên liên quan chính của quảng cáo trực tuyến là đội ngũ bán hàng. Chúng ta có thể định lượng giá trị cho họ bằng chỉ số “Chỉ số giá trị: từ khách truy cập đến khách hàng tiềm năng”.
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Chúng ta định lượng giá trị để có một chỉ số tốt về việc liệu chúng ta có đang đi đúng hướng trong việc giảm chi phí hay không.
Ví dụ:
- Giảm ngân sách cho tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (chỉ số chi phí)
- Dự kiến: sự dao động nhỏ trong số lượng lượt truy cập trang web và khách hàng tiềm năng
- Thực tế: mất vị trí trên công cụ tìm kiếm trong vòng 4 tháng; số lượng khách hàng tiềm năng (chỉ số giá trị) giảm đáng kể.
- Kết luận: xem xét lại sáng kiến tiết kiệm chi phí để bảo vệ các hoạt động tạo ra giá trị
Bước 2.4 Hiểu cơ chế của chi phí
Chúng tôi quan tâm đến việc hiểu mức độ giảm chi phí có thể, cũng như hiểu cơ chế chung liên quan đến chi phí.
Đặt câu hỏi như:
- Các yếu tố thành công của việc giảm chi phí là gì?
- Quy mô kinh tế có hoạt động không? Đó là chi phí một lần hay chi phí định kỳ?
- Những tỷ lệ nào liên quan?
Hãy lấy ý tưởng tiết kiệm chi phí này làm ví dụ: “Việc gặp gỡ khách hàng mới trực tiếp là một chi phí đáng kể.”
- Phân tích: Xem xét tỷ lệ ghé thăm khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn theo loại khách hàng và xem xét LTV.
- Kết luận: Cắt giảm chi phí chỉ có ý nghĩa đối với một số loại khách hàng nhất định.
Chúng tôi xây dựng chỉ số chi phí như sau:
- Chi phí liên quan đến khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi kém hơn
Chỉ số này được tối ưu hóa để thu nhỏ:
Thẻ điểm Giảm chi phí.Nói cách khác, chúng tôi tăng tiến độ/hiệu suất của nó bằng cách giảm giá trị hiện tại. Khi chúng tôi đạt được mục tiêu, tiến độ sẽ là 100%.
Rất có thể, mục tiêu cho chỉ số này sẽ không đạt được ngay lập tức, vì vậy chúng tôi có thể giới thiệu một số chuẩn đối sánh cho các giai đoạn thời gian khác nhau.
Thẻ điểm Giảm chi phí.Các mục tiêu giảm này xem xét:
- Phân tích chi phí,
- Tác động ước tính đến việc tạo ra giá trị,
- Rủi ro có thể xảy ra,
và xác định các ngưỡng tiết kiệm chi phí có thể đạt được mà không ảnh hưởng đến các chức năng quan trọng.
Chiến lược Giảm chi phí và AI
Xem xét sử dụng AI tạo sinh cho Chiến lược Giảm chi phí.
Trong BSC Designer:- Thêm 'Chiến lược Giảm chi phí' vào tài khoản của bạn (qua Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn).
- Mở mẫu, chuyển sang tab 'AI', và đặt câu hỏi của bạn.
Bước 3. Triển khai tiết kiệm chi phí
Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng thảo luận về các sáng kiến tiết kiệm chi phí.
Bước 3.1 Sẵn sàng cho triển khai
Để xây dựng một sáng kiến giảm chi phí, hãy đặt ra những câu hỏi sau:
- Các bước triển khai cụ thể là gì?
- Chúng ta cần điều chỉnh những hệ thống/cơ sở hạ tầng kinh doanh nào?
- Những thay đổi nào về hành vi/kỹ năng mà chúng ta cần thực hiện?
Ví dụ:
- Nếu chúng ta nói về việc giảm chi phí tiếp thị trực tuyến, thì yếu tố thành công của sáng kiến này sẽ là một hệ thống theo dõi giúp xác định nguồn gốc của các khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn.
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 3.2 Ưu tiên các sáng kiến giảm chi phí
Với phân tích chi phí, chúng ta có thể tuân theo các nguyên tắc sau:
- Thu nhỏ ngân sách/chi phí cho các hoạt động có giá trị thấp
- Bảo vệ các hoạt động có giá trị cao
Mô hình ưu tiên cũng sẽ liên quan đến sức mạnh chính trị của các bên liên quan, rủi ro dự kiến và khó khăn khi thực hiện. Trong BSC Designer, sử dụng chức năng trọng số để hiển thị tầm quan trọng liên quan của một mục tiêu nhất định hoặc các sáng kiến giảm chi phí của nó.
- Nó có thể nghe có vẻ mâu thuẫn: tại sao chúng ta cần xác định trọng số/ưu tiên khi bản thân chi phí đã là một ưu tiên (chi phí cao hơn = ưu tiên cao hơn)?
Chi phí chỉ cho thấy một dự báo ngân sách, trong khi ưu tiên/trọng số có thể bao gồm các dự báo khác, chẳng hạn như giá trị tạo ra cho các bên liên quan, độ khó để thực hiện, liên kết với các mục tiêu khác. Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã gán trọng số 80% cho phát triển sản phẩm và 20% trọng số cho tiếp thị sản phẩm: 
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Bước 3.3 Theo dõi Giảm Chi phí: Giảm Chi phí Kế hoạch so với Giảm Chi phí Thực tế
Lúc đầu, chúng ta đã tạo một chỉ số gọi là Giảm chi phí kế hoạch. Hãy tạo một chỉ số khác gọi là Giảm chi phí thực tế.
Chúng ta cần cấu hình giá trị của nó để được tính toán như tổng của các giá trị bên trong:
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Bây giờ chúng ta có thể liên kết các chỉ số tiết kiệm chi phí với chỉ số đó bằng cách sao chép và dán chúng và chọn tùy chọn “Liên kết”:
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Trường Giá trị của chỉ số Chi phí thực tế sẽ hiển thị mức độ giảm chi phí hiện tại đạt được trong khoảng thời gian đã chọn.
Cột tiến độ sẽ là chỉ báo cho tiết kiệm chi phí đạt được từ 0% đến 100%, trong đó:
- 0% là chưa đạt được giảm chi phí nào, và
- 100% là tất cả các chỉ số đã đạt được mục tiêu giảm chi phí được giao
Hình dung cả hai chỉ số trên biểu đồ so sánh để thể hiện tiết kiệm chi phí dự kiến so với tiết kiệm chi phí thực tế; chúng ta cũng có thể hình dung các sáng kiến tiết kiệm chi phí trên biểu đồ Gantt:
Thẻ điểm Giảm Chi phí.Bước 4. Điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với sự không chắc chắn vượt ra ngoài tối ưu hóa chi phí
Cắt giảm chi phí là một biện pháp nhanh chóng đối phó với những thách thức của sự không chắc chắn. Một khi đã ở trong vùng an toàn, đội ngũ của bạn cần xem xét lại chiến lược hiện tại với dữ liệu chính xác hơn để đưa ra giải pháp lâu dài.
Các câu hỏi để thảo luận là:
- Chúng ta đã học được bài học gì sau khi thực hiện các sáng kiến giảm chi phí?
- Chúng ta đã học được gì về chi phí và sự tạo giá trị cho các bên liên quan?
- Những yếu tố mới nào của sự không chắc chắn đã được phát hiện?
- Làm thế nào chúng ta có thể điều chỉnh chiến lược để phù hợp với sự không chắc chắn?
- Chúng ta đã sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai như thế nào (xem lập kế hoạch kịch bản)?
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.