Thời kỳ bất ổn và suy thoái tài chính ngụ ý việc cắt giảm chi phí. Hãy thảo luận về cách thực hiện điều đó một cách có kỷ luật để giảm thiểu tác động tiêu cực đến tổ chức.
Chúng ta đang sống trong thời kỳ bất ổn – những thay đổi đột phá và sự kiện không thể đoán trước khiến các tổ chức phải thắt lưng buộc bụng và tập trung vào việc giảm chi phí. Cách dễ nhất để làm điều này là xác định các mục tiêu tiết kiệm chi phí và chuyển giao chúng xuống các cấp thấp hơn…
Ở đây chúng ta có một câu hỏi hay để bắt đầu thảo luận:
Chúng ta có nên chuyển giao các mục tiêu tiết kiệm chi phí tổng thể xuống các cấp chức năng của tổ chức không?
Các đơn vị chức năng của tổ chức là duy nhất:
- Sự đóng góp của họ vào việc tạo ra giá trị là độc đáo
- Phản ứng của họ đối với sự bất ổn cần được điều chỉnh phù hợp
- Họ đối mặt với các rủi ro khác nhau
Ý tưởng chuyển giao theo tỷ lệ mục tiêu giảm tổng thể cho các đơn vị chức năng không có ý nghĩa gì…
Một cách tiếp cận tốt hơn là bắt đầu với các yếu tố chi phí cụ thể và:
- Di chuyển từ dưới lên (Bước 2) để liên kết sự đóng góp của các mục tiêu phụ với mục tiêu tiết kiệm chi phí tổng thể
- Di chuyển từ trên xuống (Bước 3) để thêm các chi tiết cần thiết cho việc thực thi thành công
- Học hỏi và triển khai những phát hiện trên đường đi (Bước 4)
Đó là quy trình giảm chi phí của BSC Designer mà chúng ta sẽ thảo luận dưới đây. Nó bao gồm bốn bước:
- Bước 1. Phân tích sự bất ổn
- Bước 2. Phân tích toàn diện về chi phí: yếu tố chi phí, rủi ro, cơ chế chung, giá trị cho các bên liên quan
- Bước 3. Triển khai: sẵn sàng, ưu tiên, theo dõi tiến độ
- Bước 4. Điều chỉnh chiến lược đối với sự bất ổn vượt ra ngoài việc cắt giảm chi phí
Bước 1. Phân tích sự không chắc chắn
Chúng ta không bắt đầu tiết kiệm chi phí bằng cách phân tích các khoản chi tiêu. Thay vào đó, chúng ta sẽ đầu tư một chút thời gian để hiểu rõ sự không chắc chắn mà chúng ta đang đối mặt hiện nay. Phân tích này sẽ giúp hiểu rõ hơn về bản chất của tác động dự kiến và xác định mục tiêu tổng thể giảm chi phí.
Bước 1.1 Phân tích tác động của sự không chắc chắn
Câu hỏi then chốt của bước này:
Tác động dự kiến của sự không chắc chắn/khủng hoảng/suy thoái đối với tổ chức là gì?
Ví dụ:
- Tăng chi phí vận hành
- Thách thức trong việc tuyển dụng/giữ chân nhân tài
- Tăng chi phí nguyên vật liệu
- Tăng chi phí logistics
- Tăng lãi suất
- Sụt giảm doanh số
Thẻ điểm Giảm chi phí.Nếu bạn đã thực hiện bài tập lập kế hoạch kịch bản, bạn đã có một số câu trả lời cho câu hỏi này, bao gồm các chỉ số dấu hiệu sớm và bản nháp kế hoạch ứng phó. Nếu chưa, hãy sử dụng phân tích PESTEL để hiểu rõ hơn về môi trường bên ngoài hiện tại.
Mẫu Phân tích PESTEL. Bước 1.2 Tính mục tiêu tổng thể về giảm chi phí
Chỉ nêu tên các chức năng của tổ chức bị ảnh hưởng là chưa đủ — hãy cố gắng định lượng tác động dự kiến dựa trên một số phép so sánh lịch sử hoặc dữ liệu sắp có.
Ví dụ, có thể ước tính sơ bộ tác động của đại dịch Covid-19 bằng cách phân tích các đại dịch khác.
Ở giai đoạn đầu của đại dịch, chúng ta có thể ước tính rằng:
- Các chức năng liên quan đến tương tác trực tiếp với khách hàng có thể bị ảnh hưởng bởi mức giảm 60% trong ngắn hạn và 20% trong dài hạn, với mức sụt giảm doanh số dự kiến lần lượt là 35% và 15%.
Sau các đợt phong tỏa đầu tiên, chúng ta sẽ cần điều chỉnh các ước tính này lên các tỷ lệ phần trăm cao hơn.
Kết quả của bước này là một mục tiêu với mục tiêu giảm chi phí cụ thể.
Ví dụ, để ứng phó với mức sụt giảm doanh số 35%, một công ty nên giảm chi phí vận hành 20% trong khoảng thời gian một quý.
Để thiết lập chỉ số này, chúng ta có hai lựa chọn:
- Lựa chọn 1: Theo dõi chi phí tiết kiệm được. Trong trường hợp này, đường cơ sở=0 và mục tiêu là mức giảm chi phí cần thiết để ứng phó với sự bất định; chỉ số nên được cấu hình theo hướng tối đa hóa, hoặc
- Lựa chọn 2: Theo dõi mức giảm chi phí. Trong trường hợp này, đường cơ sở là tổng chi phí hiện tại, và mục tiêu là mức chi phí mong muốn, chỉ số nên được cấu hình theo hướng thu nhỏ.
Trong thẻ điểm ví dụ của tôi, tôi đã dùng lựa chọn 2 và tạo chỉ số Mức giảm chi phí theo kế hoạch trong Khía cạnh Tài chính.
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 2. Phân tích các chi phí
Chuẩn bị sơ đồ chi phí. Đó có thể là một tài liệu ngân sách chi tiết hoặc một sơ đồ chiến lược/quy trình với các dòng tài chính được liên kết với các hạng mục (như chúng tôi đã có cho ví dụ về dịch vụ khách hàng).
Nếu bạn có thẻ điểm chiến lược của mình trong BSC Designer, hãy chuyển sang chế độ xem “Ngân sách” trên tab Các KPI để hiển thị tất cả các ngân sách theo Sáng kiến, cũng như tổng ngân sách đã lập kế hoạch và đã sử dụng.
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 2.1 Lập bản đồ các yếu tố thúc đẩy chi phí
Nên tập trung nỗ lực vào đâu để giảm chi phí? Một số ứng viên tốt để giảm chi phí là:
- Những phức tạp bất lợi. Chi phí liên quan đến các sản phẩm phức tạp khó bảo trì, các quy trình hành chính làm chậm quá trình ra quyết định.
- Mô hình kinh doanh kế thừa với các chức năng lỗi thời hoặc trùng lặp.
- Các hệ thống CNTT lỗi thời dễ bị tổn thương trước rủi ro an ninh mạng và không phù hợp với các yêu cầu mới.
- Các hoạt động giá trị thấp như chuyển đổi số nhưng không được liên kết phù hợp với giá trị của các bên liên quan.
Ví dụ:
Trong thẻ điểm giảm chi phí, tôi đã xây dựng hai mục tiêu phụ sau:
- “Đơn giản hóa sản phẩm để giảm chi phí và độ phức tạp” cho mục tiêu “Phát triển sản phẩm”
- “Giảm chi phí quảng cáo trực tuyến” cho mục tiêu “Tiếp thị sản phẩm”
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 2.2 Lập bản đồ các rủi ro liên quan
Chúng ta đã thảo luận về các cơ hội giảm chi phí và tác động tích cực của chúng đối với sức khỏe tài chính. Vậy còn tác động tiêu cực có thể xảy ra thì sao – những rủi ro dự kiến của việc giảm chi phí là gì? Hãy nghĩ về:
- Tác động trực tiếp của việc giảm chi phí đối với chất lượng, an ninh mạng, nhân tài, chuỗi cung ứng, v.v. Ví dụ, việc giảm ngân sách mua sắm có thể dẫn đến giảm chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm cuối cùng, và cuối cùng sẽ tác động đến sự hài lòng của khách hàng.
- Tác động gián tiếp – những thay đổi nào trong hành vi sẽ được kích hoạt? Ví dụ, việc giảm ngân sách cho đổi mới sẽ dẫn đến ít ý tưởng hơn từ đội ngũ (tại sao đề xuất điều gì đó khi dù sao cũng không có ngân sách?), điều này cuối cùng có thể dẫn đến việc mất vị thế thị trường vào tay đối thủ cạnh tranh.
Trong các tác động gián tiếp, hãy chú ý đến:
- Tránh chi phí liên kết với các chi phí. Phí đăng ký một phần mềm chuyên dụng là một chi phí, nhưng phương án thay thế lại hàm ý chi phí lao động quá mức.
- Phản ứng của đối thủ cạnh tranh. Sử dụng khung Năm áp lực để thực hiện phân tích chính thức.
Ví dụ:
- Rủi ro: Bằng cách giảm độ phức tạp của sản phẩm, chúng ta có thể loại bỏ các chức năng được một số khách hàng sử dụng.
- Giảm thiểu rủi ro: Giải thích cách hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu bằng các chức năng khác; đào tạo nhân viên hỗ trợ; chuẩn bị video_tutorial.
Thẻ điểm giảm chi phí.Người dùng BSC Designer có thể trực quan hóa rủi ro đang hoạt động trên bảng:
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 2.3 Định lượng giá trị cho các bên liên quan
Chi phí là ngân sách được đầu tư để đáp ứng nhu cầu của một số bên liên quan nhất định.
- Những bên liên quan đó là ai?
- Nhu cầu của họ là gì? Giá trị nào được kỳ vọng sẽ được tạo ra cho họ?
- Giá trị nào thực tế đã được tạo ra?
- Làm thế nào để định lượng giá trị này? Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các ví dụ cụ thể về phân rã dựa trên giá trị.
Ví dụ, bên liên quan chính của quảng cáo trực tuyến là đội ngũ bán hàng. Chúng ta có thể định lượng giá trị dành cho họ bằng chỉ số “Thước đo giá trị: khách truy cập thành khách hàng tiềm năng”.
Thẻ điểm giảm chi phí.Chúng ta định lượng giá trị để có một chỉ số tốt về việc liệu chúng ta có đang đi đúng hướng với việc giảm chi phí hay không.
Ví dụ:
- Giảm ngân sách cho tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (thước đo chi phí)
- Kỳ vọng: dao động nhỏ về số lượt truy cập trang web và số khách hàng tiềm năng
- Thực tế: mất vị trí trên công cụ tìm kiếm trong vòng 4 tháng; số khách hàng tiềm năng (thước đo giá trị) giảm đáng kể.
- Kết luận: xem xét lại sáng kiến tiết kiệm chi phí để bảo vệ các hoạt động tạo ra giá trị
Bước 2.4 Hiểu cơ chế của chi phí
Chúng tôi quan tâm đến việc hiểu mức độ giảm có thể đạt được đối với chi phí, cũng như hiểu cơ chế tổng thể liên quan đến chi phí.
Hãy đặt các câu hỏi như:
- Các yếu tố thành công của việc giảm là gì?
- Lợi thế kinh tế theo quy mô có hiệu quả không? Đây là chi phí một lần hay chi phí định kỳ?
- Các tỷ lệ nào có liên quan?
Hãy lấy ý tưởng tiết kiệm chi phí này làm ví dụ: “Đến thăm trực tiếp các khách hàng mới là một chi phí đáng kể.”
- Phân tích: Xem xét tỷ lệ lượt thăm trên khách hàng tiềm năng đủ điều kiện theo loại khách hàng và cân nhắc LTV.
- Kết luận: Việc cắt giảm chi phí chỉ hợp lý đối với một số loại khách hàng nhất định.
Chúng tôi xây dựng một chỉ số chi phí như sau:
- Các khoản chi phí liên quan đến các khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi kém hơn
Chỉ số này được tối ưu hóa để thu nhỏ:
Thẻ điểm giảm chi phí.Nói cách khác, chúng tôi tăng tiến độ/hiệu suất của chỉ số bằng cách giảm giá trị hiện tại. Khi đạt mục tiêu, tiến độ sẽ là 100%.
Nhiều khả năng mục tiêu cho chỉ số này sẽ không đạt được ngay lập tức, vì vậy chúng tôi có thể đưa vào một số chuẩn đối sánh cho các khoảng thời gian khác nhau.
Thẻ điểm giảm chi phí.Các mục tiêu giảm này xem xét:
- Phân tích chi phí,
- Ước tính tác động đến việc tạo ra giá trị,
- Các rủi ro có thể xảy ra,
và xác định các ngưỡng tiết kiệm chi phí có thể đạt được mà không ảnh hưởng đến các chức năng trọng yếu.
Chiến lược giảm chi phí và AI
Xem xét sử dụng AI tạo sinh cho Chiến lược giảm chi phí.
Trong BSC Designer:- Thêm 'Chiến lược giảm chi phí' vào tài khoản của bạn (qua Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn).
- Mở mẫu, chuyển sang tab 'AI', và đặt câu hỏi của bạn.
Bước 3. Triển khai tiết kiệm chi phí
Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng thảo luận về các sáng kiến tiết kiệm chi phí.
Bước 3.1 Mức độ sẵn sàng triển khai
Để xây dựng một sáng kiến giảm chi phí, hãy đặt các câu hỏi sau:
- Các bước triển khai cụ thể là gì?
- Chúng ta cần điều chỉnh những hệ thống/cơ sở hạ tầng kinh doanh nào?
- Chúng ta cần triển khai những thay đổi nào về hành vi/kỹ năng?
Ví dụ:
- Nếu chúng ta đang nói về việc giảm chi phí tiếp thị trực tuyến, thì một yếu tố thành công của sáng kiến này sẽ là một hệ thống theo dõi nào đó giúp xác định nguồn của các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 3.2 Ưu tiên các sáng kiến giảm chi phí
Với phân tích chi phí, chúng ta có thể tuân theo các nguyên tắc sau:
- Thu nhỏ ngân sách/chi phí cho các hoạt động có giá trị thấp
- Bảo vệ các hoạt động có giá trị cao
Mô hình ưu tiên cũng sẽ liên quan đến quyền lực chính trị của các bên liên quan, rủi ro dự kiến và khó khăn khi triển khai.
Trong BSC Designer, sử dụng chức năng trọng số để thể hiện mức độ quan trọng tương đối của một mục tiêu nhất định hoặc các sáng kiến giảm chi phí của mục tiêu đó.
- Điều này có thể nghe có vẻ mâu thuẫn: tại sao chúng ta cần xác định trọng số/ưu tiên khi bản thân chi phí đã là một ưu tiên (chi phí cao hơn = ưu tiên cao hơn)?
Chi phí chỉ thể hiện dự báo ngân sách, trong khi ưu tiên/trọng số có thể bao gồm các dự báo khác, chẳng hạn như giá trị tạo ra cho các bên liên quan, độ khó triển khai, liên kết với các mục tiêu khác.
Trong ví dụ của chúng tôi, tôi đã gán trọng số 80% cho phát triển sản phẩm và 20% trọng số cho tiếp thị sản phẩm:
Thẻ điểm giảm chi phí.Chương trình sẽ sử dụng các trọng số này để tính toán hiệu suất của khía cạnh nội bộ. Trong trường hợp này, việc giảm chi phí của phát triển sản phẩm sẽ có tác động cao hơn đến tiến độ tổng thể so với việc giảm chi phí tương tự của tiếp thị sản phẩm.
Bước 3.3 Theo dõi giảm chi phí: Giảm chi phí theo kế hoạch so với giảm thực tế
Ban đầu, chúng ta đã tạo một chỉ số có tên Giảm chi phí theo kế hoạch. Hãy tạo thêm một chỉ số khác có tên Giảm chi phí thực tế.
Chúng ta cần cấu hình giá trị của chỉ số này để được tính là tổng các giá trị bên trong:
Thẻ điểm giảm chi phí.Giờ đây, chúng ta có thể liên kết các chỉ số tiết kiệm chi phí với chỉ số đó bằng cách sao chép và dán chúng, rồi chọn tùy chọn “Liên kết”:
Thẻ điểm giảm chi phí.Trường Giá trị của chỉ số Chi phí thực tế sẽ hiển thị mức giảm chi phí hiện tại đạt được cho giai đoạn đã chọn.
Cột tiến độ sẽ là một chỉ báo về mức tiết kiệm chi phí đạt được theo thang từ 0% đến 100%, trong đó:
- 0% là chưa đạt được bất kỳ mức giảm chi phí nào, và
- 100% là tất cả các chỉ số đã đạt các mục tiêu giảm chi phí được gán
Trực quan hóa cả hai chỉ số trên biểu đồ so sánh để thể hiện mức tiết kiệm chi phí kỳ vọng so với mức tiết kiệm chi phí thực tế; chúng ta cũng có thể trực quan hóa các sáng kiến tiết kiệm chi phí trên biểu đồ Gantt:
Thẻ điểm giảm chi phí.Bước 4. Điều chỉnh chiến lược để đối phó với sự bất định vượt ra ngoài tối ưu hóa chi phí
Cắt giảm chi phí là một giải pháp tạm thời cho những thách thức của sự bất định. Một khi đã ổn định, nhóm của bạn cần xem xét lại chiến lược hiện có với dữ liệu chính xác hơn để đưa ra giải pháp lâu dài.
Các câu hỏi thảo luận là:
- Chúng ta đã học được bài học gì sau khi thực hiện các sáng kiến giảm chi phí?
- Chúng ta đã học được gì về chi phí và việc tạo ra giá trị cho các bên liên quan?
- Những yếu tố mới về sự bất định nào đã được phát hiện?
- Làm thế nào để chúng ta điều chỉnh chiến lược để đối phó với sự bất định?
- Chúng ta đã sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai như thế nào (xem lập kế hoạch kịch bản)?
Alexis Savkín là người sáng lập BSC Designer, phần mềm thực thi chiến lược và quản lý hiệu suất kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và dữ liệu hiệu suất. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, công việc của ông tập trung vào Kiến trúc Thực thi Chiến lược — cách các tổ chức kết hợp chiến lược, đo lường, quyền sở hữu, rủi ro và các quy trình rà soát thành một hệ thống thực thi thống nhất. Ông đã tạo ra Strategy Execution Canvas và Hệ thống KPI 10 bước, đồng thời là tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và quản lý hiệu suất. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.