Tham dự một sự kiện đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về tài chính và thời gian. Hãy cùng thảo luận các chỉ số cần theo dõi trước, trong và sau sự kiện để tối đa hóa tác động tích cực của nó đến doanh nghiệp của bạn.
Để tính toán ROI của sự kiện, chúng tôi sẽ phân tích:
- Các chỉ số trước sự kiện. Xây dựng một thẻ điểm để phân tích sự kiện; chọn đúng sự kiện để tham gia. Tìm hiểu thêm…
- Các chỉ số trong sự kiện. Tập trung vào kỹ năng kết nối và thuyết trình vào những điều quan trọng. Tìm hiểu thêm…
- Các chỉ số sau sự kiện. Triển khai các phát hiện, theo dõi hiệu quả các đầu mối từ sự kiện. Tìm hiểu thêm…
Chúng tôi sẽ tóm tắt ý tưởng và các KPI trên một sơ đồ chiến lược một trang:
- Chiến lược sự kiện. Có một tập hợp mục tiêu nhất quán cho sự kiện tiếp theo. Tìm hiểu thêm…
1. Các chỉ số trước sự kiện
“Mọi thứ dễ đo lường hơn khi một hệ thống được thiết kế để đo lường.”Sách Hệ thống KPI 10 bước.
Thay vì đo lường hiệu quả của một hội nghị hoặc một triển lãm thương mại đã diễn ra, hãy phân tích cơ hội tham gia sự kiện trước đó. Cách tiếp cận này không chỉ cải thiện việc ước tính hiệu quả của sự kiện mà còn tăng cơ hội thành công của chúng ta. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét.
Phân tích các bên liên quan
- Phân tích hồ sơ khách truy cập. Phân tích nhân khẩu học chung. Bạn có gặp gỡ khách hàng tiềm năng của mình ở đó không? Tìm kiếm gói truyền thông/tài trợ với thông tin nhân khẩu học tổng hợp. Đôi khi, bạn có quyền truy cập vào danh sách đầy đủ của người tham gia (tìm kiếm ứng dụng di động của sự kiện và cộng đồng sự kiện trên các mạng xã hội).
- Phân tích diễn giả. Họ là ai? Lý do họ đóng góp là gì (diễn giả chuyên nghiệp, tư vấn viên, nhà cung cấp giải pháp)? Họ đã viết những cuốn sách/bài báo nào? Họ có điều hành blog/kênh YouTube không? Kết nối với họ trên LinkedIn.
- Cơ hội tuyển dụng. Bạn đánh giá cơ hội tuyển dụng tại sự kiện này như thế nào? Tìm kiếm nhân tài trong sự kiện sẽ ảnh hưởng đến chỉ số tuyển dụng nhân sự của bạn.
- Cơ hội tình báo cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh của bạn có mặt ở đó không?
- Tìm nguồn cung ứng nhà cung cấp. Bạn có gặp gỡ nhà cung cấp/nhà thầu cung cấp giải pháp liên quan đến thách thức của bạn không? Tham dự sự kiện có thể giảm chi phí mua sắm.
Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện. Các chỉ số:
- %, mức độ phù hợp giữa đối tượng mục tiêu của sự kiện và chân dung khách hàng hoàn hảo của bạn
- Số lượng người ảnh hưởng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn
- Chỉ số cơ hội tuyển dụng (có thể là chỉ số định tính với các lựa chọn có thể là “không có cơ hội” – “cơ hội thỉnh thoảng” – “cơ hội đáng kể”)
- Khả năng tình báo cạnh tranh (chỉ số nhị phân với giá trị “có” hoặc “không”)
- Sự hiện diện của nhà cung cấp giải pháp liên quan (chỉ số nhị phân)
Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện. Phân tích sự kiện chung
- Phân tích chương trình sự kiện. Chương trình sự kiện / chủ đề chính có phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn không? Chương trình có thu hút được khách hàng tiềm năng, đối tác, nhân viên không?
- Phân tích các sự kiện trước đây. Kết quả của các sự kiện trước đây là gì? Ví dụ, sự đưa tin trên các phương tiện truyền thông như thế nào? Ai đã chia sẻ phản hồi về sự kiện?
- Sẵn sàng cho tiếp thị. Có hashtag và tài khoản Twitter không? Có cộng đồng hay nhóm nào liên quan đến sự kiện không?
- Cơ hội phát biểu. Phát biểu tại sự kiện là cách tuyệt vời để giảm chi phí tham gia và tăng cường tác động. Tôi thích định dạng hội thảo vì nó tạo nhiều cơ hội hơn để kết nối với người tham dự.
- Kết quả học tập kỳ vọng. Những người tổ chức hội thảo giúp bạn dễ dàng hơn bằng cách cung cấp những điều cần rút ra kỳ vọng.
Chỉ số:
- % các chủ đề liên quan đến thách thức kinh doanh hiện tại
- Sẵn sàng cho tiếp thị, % – khả năng truyền đạt thông tin về sự tham gia/phát biểu/hội thảo của bạn đến người tham dự sự kiện
- Cơ hội phát biểu (chỉ số nhị phân)
Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện. Phân tích địa điểm
- Khách hàng tiềm năng trong khu vực. Có bất kỳ khách hàng tiềm năng nào từ khu vực không?
- Khách hàng hiện tại trong khu vực. Chúng ta có khách hàng nào trong khu vực không?
- Đối tác tiềm năng trong khu vực. Các đối tác tiềm năng của bạn có tham dự sự kiện không?
- Thành viên đội ngũ trong khu vực. Có thành viên nào trong đội ngũ từ xa của chúng ta sống trong khu vực không?
Các chỉ số:
- Số lượng khách hàng tiềm năng quan tâm đến gặp gỡ / demo
- Số lượng khách hàng hiện tại quan tâm đến bữa sáng doanh nghiệp
Thẻ điểm chiến lược sự kiện. Phân tích Logistics
- Ước tính chi phí tham gia. Bao gồm chi phí đi lại, đầu tư thời gian, chi phí vào cửa, chi phí gián tiếp. Tìm hiểu thêm bên dưới.
- Kết hợp sự kiện. Kiểm tra lịch sự kiện cho các sự kiện khác mà bạn quan tâm trước khi đặt vé máy bay; trong nhiều trường hợp, bạn có thể điều chỉnh logistics để tham dự hai sự kiện.
Tính toán chi phí thực tế của sự kiện
Phần “Đầu tư” trong công thức ROI có vẻ rõ ràng, nhưng vẫn thường bỏ sót các chi phí ít hữu hình hơn. Dưới đây là các chi phí liên quan đến sự kiện cần ghi nhớ.
- Chi phí đi lại. Vé máy bay, taxi, phí đỗ xe, thuê xe, xăng dầu, chi phí chỗ ở, bữa ăn.
- Chi phí vật liệu. Danh thiếp, tài liệu quảng cáo, biểu ngữ, phí gian hàng, thuê thiết bị gian hàng.
- Đầu tư thời gian. Giá trị bằng tiền của thời gian dành cho việc di chuyển. Thời gian chuẩn bị cho sự kiện (lên kế hoạch du lịch, chuẩn bị bài thuyết trình, nghiên cứu trước sự kiện). Thời gian tham gia sự kiện. Xử lý kết quả sự kiện. Thời gian mà người tham dự không tham gia vào công việc chính.
- Chi phí sự kiện. Phí vào cửa, hội thảo, sự kiện xã hội, chứng nhận, tham quan thành phố.
- Chi phí gián tiếp. Tác động của lệch múi giờ, chi phí cho chuyến bay sáng sớm, chi phí cho thời gian chờ đợi lâu để nối chuyến. Chi phí cá nhân do chuyến đi công tác, chẳng hạn như gửi thú cưng vào khách sạn động vật.
Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện. Nhân tổng số với số người cần tham dự:
- Trong trường hợp tham dự bình thường hoặc một bài nói chính, một người có thể thực hiện công việc
- Đối với một hội chợ thương mại, bạn sẽ cần ít nhất hai đồng nghiệp có mặt
Thẻ điểm đánh giá sự kiện
Một khi bạn có một bộ chỉ số phù hợp với chiến lược sự kiện của mình, thì việc tái sử dụng chúng cho các sự kiện khác nhau là một ý tưởng tốt.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm Sự kiện mà chúng ta đã thảo luận trong bài viết này làm mẫu cho thẻ điểm đánh giá của riêng bạn.
- Nếu bạn tổ chức một vài sự kiện mỗi năm, thì một danh sách chỉ số trong bảng tính Excel là đủ.
- Nếu tổ chức của bạn tham gia nhiều sự kiện và dự định kết nối chiến lược sự kiện của mình với các chiến lược khác, thì phần mềm thực thi chiến lược chuyên nghiệp như BSC Designer sẽ hữu ích.
Người dùng của BSC Designer có thể:
- Tái sử dụng mẫu thẻ điểm sự kiện để tính toán ROI ước tính từ một sự kiện
Phóng to ROI sự kiện bằng cách chọn định dạng tham gia phù hợp
Hiệu quả của một sự kiện phụ thuộc vào định dạng tham gia của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, các lựa chọn này là:
- Sự kiện trực tuyến. Tham gia và/hoặc tổ chức hội thảo trực tuyến. Hiệu quả nhất nếu bạn đang “thử nghiệm,” cần có ý tưởng về nhu cầu của khán giả. Trong một bài viết riêng, chúng tôi thảo luận về khung mà chúng tôi sử dụng tại BSC Designer để theo dõi hiệu suất của các sự kiện trực tuyến của mình.
- Tham dự bình thường. Tham dự hội nghị hoặc triển lãm thương mại. Hiệu quả nếu học hỏi là mục tiêu chính của bạn, và chương trình của sự kiện phù hợp với thách thức của bạn. Bạn sẽ có ý tưởng về các vấn đề mà khán giả mục tiêu của bạn gặp phải.
- Cơ hội phát biểu. Thực hiện một bài phát biểu chính hoặc một hội thảo. Hiệu quả nếu bạn cần tương tác với khán giả. Định dạng hội thảo bị giới hạn bởi số lượng người tham dự nhưng có tác động cao nhất. Hãy chắc chắn quảng bá sự tham gia của bạn để nhận được +1 vào điểm chuyên gia của bạn.
- Cơ hội tài trợ. Trở thành đối tác chính thức của sự kiện. Có quyền truy cập vào các kênh tiếp thị, tài liệu phát tay của sự kiện, thường có cơ hội phát biểu. Tốt cho việc tăng nhận thức thương hiệu và công nhận chuyên môn của công ty.
- Gian hàng công ty. Tham gia hội nghị/triển lãm thương mại với một gian hàng. +1 để công nhận chuyên môn của công ty, nhiều khả năng kết nối với khách hàng tiềm năng và đối tác. Có ý nghĩa thử định dạng tham dự bình thường trước khi thử định dạng này.
- Tổ chức sự kiện của riêng bạn. Ví dụ, để giáo dục khách hàng hiện tại hoặc tổ chức gặp gỡ cộng đồng. Bạn có toàn quyền kiểm soát về hậu cần sự kiện. Thách thức chính là thu hút đủ người tham dự và nhà tài trợ quan tâm đến chương trình trong khi duy trì ROI tích cực của sự kiện.
Trong trường hợp của BSC Designer:
- Hội thảo trực tuyến giúp chúng tôi chia sẻ một số ý tưởng nhanh và theo dõi nhịp đập của các chủ đề mới nổi. Nếu bạn tham gia sự kiện, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn gửi các thách thức mà bạn đang đối mặt trong bối cảnh chủ đề của sự kiện. Điều này giúp chúng tôi tập trung vào chiến lược nội dung của mình.
- Tham dự bình thường. Chúng tôi là một công ty phần mềm, vì vậy chúng tôi tham gia các hội nghị chuyên nghiệp để cập nhật xu hướng công nghệ mới và kết nối với đồng nghiệp. Điều này tạo ra nhiều ý tưởng cho quy trình đổi mới của chúng tôi.
- Bài phát biểu chính và hội thảo. Đó là định dạng ưu tiên của chúng tôi hiện tại. Chúng tôi nói về KPI, chiến lược, Thẻ điểm cân bằng. Bài nói/hội thảo không phụ thuộc vào nhà cung cấp, nhưng chúng tôi sử dụng phần mềm của mình một cách tự nhiên để minh họa một số ý tưởng.
Các bài nói và hội thảo cũng cải thiện khả năng kết nối – “Vâng, tôi đã thấy tên bạn trong chương trình hội nghị” hoặc “Bài nói hay, nhân tiện, tôi có một câu hỏi…” giúp bắt đầu một số cuộc trò chuyện có ý nghĩa.
- Cơ hội tài trợ. Hiệu quả đối với chúng tôi khi khán giả mục tiêu là các chuyên gia thực thi chiến lược, chẳng hạn như, ví dụ, “Jornadas de Estrategia” ở Tây Ban Nha hoặc “Lớp học Thực thi Chiến lược” ở Bỉ.
Theo dõi trước sự kiện
Nếu sự kiện đã vượt qua vòng sàng lọc sơ bộ, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện.
Một phần quan trọng của việc chuẩn bị sẽ là theo dõi với mọi người trước sự kiện. Cách bạn tiếp cận điều này phụ thuộc vào lĩnh vực của bạn; ví dụ, đây là Howard Kingston chia sẻ những gì ông đã làm cho startup này.
Số liệu ROI chuẩn
Một trong những cách ước tính lợi nhuận sự kiện là so sánh nó với các chuẩn tiếp thị của bạn.
- Một chỉ số quan trọng trong trường hợp này là CPL (Chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng).
Bạn có thể thực hiện một so sánh sơ bộ về phạm vi tiếp cận của sự kiện so với các kênh tiếp thị khác mà bạn sử dụng (chúng tôi đã làm điều này cho Google Ads). Tìm một giải thích tốt về phương pháp này trong bài viết của Matthew Wainwright.
Gặp gỡ đội ngũ từ xa của bạn
Chúng tôi đã thảo luận về nhiều luồng giá trị và cách định lượng chúng. Hãy nói về những lý do ít rõ ràng hơn để tham gia vào các sự kiện.
Một trong những giá trị của chúng tôi là “thuê nhân tài toàn cầu.” Đó là lý do có nhiều nhân viên từ xa làm việc với BSC Designer.
Chúng tôi đang tận dụng một số sự kiện để gặp gỡ các đối tác địa phương và nhân viên từ xa trực tiếp.
Chi phí của sự kiện vẫn giữ nguyên, nhưng chúng tôi có thể nhận được nhiều giá trị hơn bằng cách hiểu rõ hơn về các thành viên trong đội ngũ của mình. Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu thêm về việc quản lý nhân viên từ xa.
Tham gia sự kiện như một phần thưởng cho nhân viên
Hầu hết mọi người đều thích du lịch, đặc biệt khi điểm đến là những thành phố đẹp như Venice hay Praha.
Trước đây, chúng ta đã thảo luận về các phương pháp hay nhất về phần thưởng và tiền thưởng. Hãy coi chi phí sự kiện như một phần thưởng bạn trả cho những người có hiệu suất cao nhất. Loại tiền thưởng này đã được chứng minh là hoạt động tốt.
Một lần nữa, chi phí tham gia sự kiện sẽ vẫn giữ nguyên, nhưng khoản đầu tư của bạn sẽ được hoàn trả bằng một đội ngũ làm việc rất nhiệt tình (xem chỉ số gắn kết nhân viên mà chúng ta đã thảo luận trước đây).
2. Các chỉ số cần xem xét trong sự kiện
Một sự kiện chỉ là một sân chơi – kết quả của bạn phụ thuộc vào cách bạn chơi.
Các yếu tố thành công cần xem xét trong sự kiện là gì? Các chuyên gia kinh doanh đồng ý rằng mạng lưới quan hệ là phần quan trọng nhất của bất kỳ sự kiện nào. Ở đây, chúng ta sẽ đề cập đến hai nhóm chỉ số:
- Các chỉ số trễ giúp xác nhận kết quả
- Các chỉ số dẫn dắt giúp dự đoán thành công
Hãy đảm bảo rằng đội ngũ quản lý của bạn hiểu sự khác biệt giữa hai loại chỉ số này.
Hãy bắt đầu với các chỉ số trễ.
Chỉ số Cuộc trò chuyện Ý nghĩa
Chỉ đơn giản trao đổi danh thiếp không phải là dấu hiệu của cuộc trò chuyện ý nghĩa. Thực tế, nếu ai đó yêu cầu danh thiếp của tôi trong vài giây đầu tiên của cuộc trò chuyện, đó là tín hiệu đáng ngờ đối với tôi.
Dấu hiệu của cuộc trò chuyện ý nghĩa là gì? Tôi định nghĩa bốn điều sau:
- [ ] Phá băng. Đối thủ của tôi và tôi đã tìm ra cách mà lợi ích kinh doanh của chúng tôi trùng nhau (điều này dễ dàng vì chúng tôi tham dự cùng sự kiện). Tôi biết lĩnh vực quan tâm của người mà tôi nói chuyện cùng.
- [ ] Sản phẩm. Tôi đã có cơ hội giải thích sản phẩm của chúng tôi làm gì và nó có thể hữu ích như thế nào. Mẹo là không cư xử như một nhân viên bán hàng mà làm cho bài thuyết trình bán hàng trở thành một phần tự nhiên của cuộc trò chuyện (xem bên dưới cách chúng tôi thực hiện điều đó).
- [ ] Cá nhân. Ngoài việc thảo luận các chủ đề kinh doanh, chúng tôi đã có cơ hội chuyển sang một điều gì đó cá nhân hơn (kinh nghiệm du lịch, học ngôn ngữ nước ngoài, sở thích, v.v.)
- [ ] Kết nối. Cuối cùng, chúng tôi đã kết nối trên LinkedIn. Khi phù hợp, tôi thích làm điều đó cùng với việc trao đổi danh thiếp.
Các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
Những cuộc trò chuyện ý nghĩa nhất được chuyển đổi thành các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện. Dưới đây là các chỉ số cho các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện:
- Số lượng kết hợp vấn đề-giải pháp. Ví dụ, công ty của khách hàng tiềm năng đang tìm cách chuyển các KPI của họ từ phần mềm bảng tính sang một thứ gì đó chuyên nghiệp hơn. Đó là một khách hàng tiềm năng tốt cho chúng tôi.
- Số lượng thuyết trình/demo chúng tôi đã thực hiện trong sự kiện. Không cần phải luôn sử dụng máy tính xách tay. Đó là nơi chỉ số sẵn sàng tài liệu giúp bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng phiên bản giấy của sơ đồ chiến lược để trình bày những gì phần mềm của chúng tôi làm.
- Số lượng yêu cầu theo dõi – khách hàng tiềm năng yêu cầu chia sẻ một nghiên cứu trường hợp cụ thể hoặc truy cập vào phiên bản thử nghiệm đầy đủ chức năng. Ví dụ, nếu bạn đang cân nhắc chuyển thẻ điểm của mình từ phần mềm bảng tính sang giải pháp Thẻ điểm cân bằng, thì tôi sẽ gửi cho bạn một liên kết đến bài viết này.
Bây giờ, câu hỏi là, chúng ta có thể làm gì để đạt được những cuộc trò chuyện ý nghĩa đó và có thể chuyển đổi chúng thành các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện? Hãy thảo luận về các yếu tố thành công và các chỉ số dẫn dắt tương ứng.
Các chỉ số Kỹ năng Giao tiếp
Có những người làm điều này một cách tự nhiên; có một số người cần phải học nó (dưới đây là một số điểm tốt được thảo luận). Các yếu tố thành công cho kỹ năng giao tiếp tốt là gì? Câu trả lời nhanh là – thực hành và một số mẫu hành vi nhất định.
Dưới đây là một số chỉ số để theo dõi:
- # của các cuộc trò chuyện do bạn khởi xướng (chỉ số dẫn dắt)
- # của các câu hỏi bạn đã hỏi diễn giả (chỉ số dẫn dắt)
- % của cuộc trò chuyện theo mẫu cuộc trò chuyện ý nghĩa (xem giải thích bên dưới)
Các chỉ số về kỹ năng thuyết trình
Tương tự như các kỹ năng kết nối – bạn học bằng cách thực hành. Một số chỉ số để xem xét:
- Số lượng chiến thuật thuyết trình bạn học được từ sự kiện (ý tưởng là bắt đầu nhận ra chúng, không chỉ đếm) (chỉ số dẫn dắt)
- Số lượng bài nói chuyện trước công chúng bạn đã thực hiện năm ngoái (chỉ số dẫn dắt)
- Số lượng câu hỏi mọi người hỏi sau bài nói của bạn
- Điểm số phản hồi trung bình sau buổi nói chuyện, %
Sự sẵn có của công cụ và tài liệu
Tại BSC Designer, chúng tôi thích thử nghiệm với danh thiếp. Nếu chúng ta trao đổi danh thiếp tại hội nghị năm nay, ở một mặt bạn sẽ tìm thấy thông tin liên hệ của tôi, và ở mặt khác, bạn sẽ thấy điều này:
Nếu bạn hỏi tôi điều này có nghĩa là gì, tôi sẽ nói rằng đây là một phần nhỏ của sơ đồ chiến lược được thiết kế bởi phần mềm của chúng tôi, ở đó có một mục tiêu kinh doanh, các chỉ số và sáng kiến. Nếu chúng ta đạt đến giai đoạn này, tôi chắc chắn coi đây là một cuộc trò chuyện ý nghĩa.
Những điều khác cần xem xét:
- Sự sẵn có của vật liệu, %. Đảm bảo rằng logistics hoạt động tốt, và danh thiếp, tài liệu quảng cáo, tài liệu gian hàng của bạn đến đúng thời gian và đầy đủ.
- Yếu tố Wow của vật liệu, %. Liệu tài liệu của bạn sẽ bị vứt vào thùng rác của khách sạn, hay người tham dự sẽ giữ lại? Kiểm tra nó – chúng tôi đã làm điều đó cho mẫu sơ đồ chiến lược của chúng tôi.
3. Các KPI sau sự kiện
Sự kiện đã kết thúc, nhưng chúng ta vẫn còn nhiều việc phải làm. Dưới đây là một số chỉ số cần xem xét.
Kết quả sự kiện “hữu hình”
Điều gì đó mà chúng ta có thể dễ dàng đếm được:
- # của các danh thiếp thu được
- # của người tham gia sự kiện
Theo ý kiến của tôi, các chỉ số này chỉ xứng đáng được đánh giá nhanh:
Thu thập nhiều danh thiếp không liên quan đến việc kết nối hiệu quả
- Số lượng người tham gia sự kiện hiếm khi tương quan với giá trị đạt được
Các chỉ số tác động sự kiện và các đại diện của chúng
Nếu những kết quả hữu hình như số lượng danh thiếp nhận được không có ý nghĩa, thì chúng ta nên xem xét điều gì?
Trong một tình huống lý tưởng, chúng ta sẽ xem xét tác động thực sự đối với doanh nghiệp:
- Liên hệ kết nối hữu ích
- Thỏa thuận đã đóng – nếu mục tiêu của chúng ta là gặp một khách hàng tiềm năng
- Ý tưởng đã triển khai – nếu chúng ta có mục tiêu học hỏi khi tham dự hội thảo
Vấn đề với các chỉ số tác động là chúng khó theo dõi (cần hiểu tác động của các kênh tiếp thị khác nhau, chu kỳ mua hàng dài). Giải pháp là xem xét các đại diện của chúng:
- Thay vì theo dõi liên hệ kết nối tác động, xem xét “số lượng cuộc trò chuyện ý nghĩa”
- Thay vì xem xét thỏa thuận đã đóng, xem xét “số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện”
- Thay vì chờ ý tưởng được triển khai hoàn toàn và kiểm tra, xem xét “số lượng đề xuất mới đủ điều kiện” cho giai đoạn đầu tiên của quy trình đổi mới của bạn
Chỉ số vận hành cho một sự kiện
Chúng ta cũng có thể theo dõi một số chỉ số vận hành. Nếu bạn làm điều này, hãy đảm bảo đội ngũ của bạn liên kết chúng với các mục tiêu kinh doanh phù hợp.
- % số lượng khách hàng tiềm năng được theo dõi (xem cách tiếp cận của chúng tôi ở dưới)
- # số lượng ý tưởng được thêm vào dòng đổi mới (xem cách tiếp cận của chúng tôi ở dưới)
- # số lượng tin nhắn truyền thông xã hội được đăng sau sự kiện (suy nghĩ của bạn, ảnh, điểm rút ra) hãy đảm bảo bạn có kết nối điều này với thẻ điểm tiếp thị của bạn.
- # số lượng lần được truyền thông đề cập (giúp biện minh cho việc tham dự các sự kiện tương lai như thế này)
- # số lượng bài thuyết trình nội bộ được thực hiện cho đội ngũ của bạn (xem giải thích ở dưới)
- # số lượng cơ hội tạo nội dung (xem ở dưới)
Theo dõi khách hàng tiềm năng
Tôi đoán ai cũng ghét những cuộc “theo dõi” tự động khi bạn bị bủa vây bởi email và cuộc gọi điện thoại, khiến bạn tiếc nuối vì đã đưa danh thiếp của mình.
Trong trường hợp của BSC Designer:
- Tôi sẽ gửi cho bạn một email với các liên kết liên quan để cung cấp thông tin đã hứa.
- Tôi sẽ kết nối với bạn trên LinkedIn. Bạn sẽ thấy các cập nhật tương lai của tôi và có thể liên lạc với chúng tôi nếu có điều gì đó phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn.
Phân tích và thực hiện phản hồi
Nếu bạn may mắn gặp được khách hàng hiện tại của mình tại sự kiện, hãy đảm bảo rằng bạn cởi mở với phản hồi (tức là khách hàng của bạn chiếm 90% thời gian). Một khi bạn quay lại văn phòng – thực hiện!
Tôi đã tham dự một hội nghị phần mềm nơi ba công ty thương mại điện tử cạnh tranh đang tài trợ cho sự kiện và giới thiệu các nền tảng của họ. Hai trong số đó là “ông lớn,” và công ty thứ ba là một “startup.” Khi tôi tham dự lại hội nghị sau 2 năm, chỉ còn một công ty thương mại điện tử thống trị thị trường (chính là “startup” đó).
Cả ba đều làm tốt về mặt trình bày, theo dõi và kết nối. Bí quyết là gì? Những người “startup” đã thực hiện hầu hết các yêu cầu mà họ đã học được từ những người tham dự.
Hãy đảm bảo rằng chu kỳ yêu cầu phản hồi của bạn kết thúc bằng việc thực hiện.
Ý tưởng đủ điều kiện cho quy trình đổi mới
Bất kỳ sự kiện nào cũng là một cách tuyệt vời để học hỏi điều mới. Trong trường hợp của tôi, các ý tưởng học được từ hội nghị thường có vòng đời ngắn – tôi thường rất hào hứng với ý tưởng trong sự kiện, sau đó nó bị chôn vùi cùng các ý tưởng “chúng ta sẽ thử điều này một ngày nào đó” khác vì ý tưởng không phải là ưu tiên ngay bây giờ hoặc cần thêm nguồn lực để thử.
Để tránh điều này, chúng tôi đã triển khai một quy trình đổi mới:
- Ý tưởng thú vị được ghi lại dưới dạng văn bản hoặc dưới dạng ảnh chụp một slide thú vị
- Sau đó, chúng được xem xét (thường là trong chuyến bay về nhà) và chuyển thành ứng viên đổi mới chính thức hơn (tiêu đề, mô tả, lý do)
- Gợi ý đổi mới được thu thập trên bảng Kanban và chờ đến lượt để được xử lý qua quy trình đổi mới (thảo luận, nguyên mẫu, kiểm tra, triển khai)
Học hỏi Trực quan
Tôi đang nói về khả năng đọc giữa các dòng.
- Những chủ đề nào đã nhận được sự quan tâm cao từ người tham dự? Chúng ta có thể thêm những chủ đề này vào chiến lược nội dung của mình.
- Những diễn giả nào giỏi trong việc kết nối với công chúng? Chúng ta có thể mời họ đến các sự kiện của mình hoặc sử dụng video của họ trên YouTube để cải thiện kỹ năng thuyết trình của đội ngũ chúng ta.
- Những slide nào đã thu hút được sự chú ý lớn nhất? Có phải đó là điểm đau có thể trở thành tính năng chính của một sản phẩm mới?
Trình bày nội bộ
Đó là một thực hành tốt để chia sẻ những ý tưởng học được từ sự kiện với đồng nghiệp của bạn. Và nhân tiện, đây là một cách khác để tăng giá trị lợi tức từ sự kiện. Giá trị học tập tương đương bằng đô la có thể được sử dụng để tính toán ROI.
Trong trường hợp của chúng tôi, điều này ít trang trọng hơn:
- “Này, tôi đã tham dự sự kiện này và xem công cụ tuyệt vời nào đã được sử dụng để giải quyết vấn đề này…”
Hoặc
- Người đó đã nói về Tiếp thị Truyền thông Xã hội; đây là danh sách kiểm tra của anh ta. Chúng ta có thể thử nghiệm điều gì đó để cải thiện cách tiếp cận của mình không?
Đừng biến buổi thuyết trình sau sự kiện thành một hình thức. Hãy cố gắng động viên đội ngũ của bạn trình bày về bản chất của những gì họ đã học được, không phải lặp lại những trang trình bày mà họ đã thấy.
Cơ hội tạo nội dung
Mô hình kinh doanh của BSC Designer dựa rất nhiều vào việc giáo dục khách hàng. Nội dung tốt nhất được sinh ra từ kinh nghiệm thực tế.
Bạn học hỏi đơn giản bằng cách tham dự các hội nghị và hội thảo, và bạn học hỏi nhiều hơn nữa nếu bạn phát biểu ở đó. Việc phát biểu tại hội nghị buộc bạn phải phân tích chi tiết chủ đề, thực hiện các thí nghiệm, kiểm tra kỹ các nguồn thông tin.
Sử dụng những kinh nghiệm rút ra này để tạo nội dung thu hút:
- Bài viết này dựa trên kinh nghiệm của tôi trong việc phát biểu trước công chúng, thực hiện các hội thảo, tham dự các hội nghị và là nhà tài trợ.
- Bài viết thẻ điểm chất lượng được lấy cảm hứng từ việc tham dự hội nghị Ngày Chất lượng Phần mềm tại Vienna.
- Cuốn sách Hệ thống 10 Bước KPI được lấy cảm hứng từ bài thuyết trình Pecha Kucha mà tôi đã thực hiện tại hội nghị OOP ở Munich.
Hãy cân nhắc tái sử dụng những ý tưởng sâu sắc nhất mà bạn học được từ các sự kiện thành nội dung lâu dài cho một trang web.
Hiệu quả chung
Dưới đây là một số chỉ số hiệu quả chung. Chúng sẽ giúp đội ngũ của bạn phân tích hiệu quả của các sự kiện khác nhau và hiệu quả của các hệ thống kinh doanh nội bộ:
- # số lượng khách hàng tiềm năng được liên hệ so với # số lượng cuộc họp được lên kế hoạch
- # số lượng cuộc họp được lên kế hoạch so với # số lượng cuộc họp được tổ chức
- # số lượng cuộc họp được tổ chức so với # số lượng cuộc trò chuyện ý nghĩa
- # số lượng cuộc trò chuyện ý nghĩa so với # số lượng giao dịch được chốt
4. Sơ đồ chiến lược sự kiện
Chiến lược sự kiện là một tập hợp ưu tiên và mục tiêu nhất quán cho các sự kiện mà công ty bạn sẽ tham gia.
Chúng ta đã thảo luận nhiều về các KPI và ý tưởng cải tiến. Dự đoán tốt nhất của tôi là những thách thức tiếp theo của bạn sẽ là:
- Tập hợp tất cả những ý tưởng này vào một tài liệu dài 1-2 trang
- Hiệu quả trong việc truyền đạt chiến lược này tới đội ngũ của bạn
- Đảm bảo rằng tất cả các thực hành tốt nhất của bạn cho sự kiện trở thành mẫu hành vi ổn định
Một sơ đồ chiến lược tốt sẽ giúp bạn với điều này. Trước đó, chúng ta đã thảo luận về cách tiếp cận Thẻ điểm cân bằng K&N cổ điển với bốn khía cạnh. Sử dụng cùng cách tiếp cận, chúng ta có thể xây dựng một bản đồ cho chiến lược sự kiện.
Thẻ điểm chiến lược sự kiện. Khía cạnh Khách hàng
Nhu cầu của khách hàng là gì? Những nhu cầu nào sẽ được thỏa mãn nếu tổ chức của chúng ta tham gia sự kiện?
Mục tiêu kinh doanh (nhu cầu của khách hàng):
- Công ty được nhìn nhận là chuyên gia. Một công ty được nhìn nhận là chuyên gia trong một lĩnh vực khi nó được giới thiệu tại các sự kiện ngành, thực hiện các bài phát biểu chính, tham gia các hội chợ triển lãm.
- Cung cấp sự tương tác cá nhân với thương hiệu. Việc truy cập trang web của bạn là một chuyện, nhưng bạn cũng cần nói chuyện với đội ngũ của mình tại gian hàng triển lãm. Sự hiện diện thực tế chỉ là sự khởi đầu, và điều quan trọng là học hỏi từ khách hàng và thực hiện dựa trên phản hồi của họ, như đã thảo luận ở trên.
Các chỉ số:
- Nhận thức về thương hiệu, % (được đo lường trong thẻ điểm thương hiệu)
- # lời mời sự kiện và gian hàng được gửi (mỗi lần các chuyên gia hỗ trợ khách hàng đề cập rằng khách hàng có thể gặp đội ngũ của chúng ta tại một sự kiện nhất định)
- Khách hàng cao cấp, % (đây là một chỉ số gián tiếp về mức độ hiệu quả của chiến lược sự kiện của chúng ta trong việc tiếp cận các khách hàng cao cấp)
Khía cạnh Tài chính
Những kết quả tài chính của việc đạt được các mục tiêu từ khía cạnh Khách hàng là gì? Mục tiêu tài chính của chúng ta trong bối cảnh chiến lược sự kiện là gì?
Mục tiêu kinh doanh:
- Đảm bảo tham gia sự kiện có hiệu quả tài chính
Chỉ số đo lường:
- Chi phí thực tế của sự kiện, $
- Giá trị tương đương bằng đô la từ sự kiện, $
- CPL sự kiện so với CPL các kênh tiếp thị khác
Sáng kiến:
- Kiểm soát chi phí
- Tối đa hóa ROI
Khía cạnh Nội bộ
Chúng ta có thể làm gì để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng? Trong số tất cả các mục tiêu có thể, chúng ta sẽ tập trung vào các mục tiêu liên quan đến chiến lược sự kiện.
Các mục tiêu sẽ lặp lại các yếu tố trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện đã thảo luận ở trên:
- Mục tiêu trước sự kiện. Cải thiện quy trình lựa chọn và chuẩn bị sự kiện.
- Mục tiêu trong sự kiện. Thực hiện các mô hình hành vi hiệu quả cho sự kiện.
- Mục tiêu sau sự kiện. Theo dõi sự kiện và học hỏi liên tục.
Các chỉ số trước sự kiện:
- %, điểm số sự kiện theo thẻ điểm phân tích sự kiện
- # số liên hệ đã được theo dõi trước sự kiện
Các chỉ số trong sự kiện:
- # số khách hàng tiềm năng đã tiếp cận
- # số tương tác có ý nghĩa
- # số khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn
Các chỉ số sau sự kiện:
- # số ý tưởng cho đường ống đổi mới
- Các buổi trình bày học hỏi nội bộ, giờ (sử dụng mẫu thẻ điểm đào tạo để có cách tiếp cận định hướng kết quả hơn)
Khía cạnh Đổi mới
Điểm cải thiện của chúng ta là gì? Chúng ta cần học hỏi gì để tổ chức sự kiện tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn?
Khía cạnh này là một phần trong chiến lược đổi mới của bạn:
- Điểm cải thiện của các quy trình là gì? Tối ưu hóa việc đi lại, sử dụng sự kiện như một cơ hội để gặp gỡ các thành viên trong đội ngũ từ xa.
- Đội ngũ tổ chức sự kiện của chúng ta cần nắm vững những kỹ năng gì? Kỹ năng thuyết trình, kỹ năng kết nối, tài liệu tiếp thị.
- Tập trung vào phát triển khách hàng. Khách hàng tiềm năng của chúng ta thực sự tham dự những hội nghị nào? Nhu cầu hiện nay của khách hàng là gì?
Các chỉ số:
- Ngân sách sự kiện ước tính so với ngân sách sự kiện thực tế
- Số lượng điểm cải thiện được tìm thấy
- Đào tạo kỹ năng kết nối, giờ
- Đào tạo kỹ năng thuyết trình, giờ
- Thực hành kỹ năng thuyết trình, giờ
- Điểm số phản hồi thuyết trình trung bình, %
Tóm tắt
Dưới đây là những điểm chính của bài viết này:
- Biết chi phí thực tế của việc tham gia sự kiện.
- Tính ROI sự kiện bằng cách định lượng tổng giá trị, không chỉ dựa vào doanh số bán hàng trực tiếp.
- Chiến lược sự kiện của bạn là độc đáo – sử dụng các chỉ số và chiến lược trong bài viết này như một điểm khởi đầu cho các cuộc thảo luận nội bộ của bạn.
- Mục tiêu cuối cùng không phải là làm đội ngũ của bạn căng thẳng bởi các KPI sự kiện mà là thảo luận về các chiến thuật tốt nhất và làm cho chúng trở nên cụ thể hơn.
Mặc dù chúng tôi đã thảo luận nhiều chỉ số trong bài viết này, đừng tiếp cận sự kiện và kết nối như một trò chơi có điểm số. Nó liên quan nhiều hơn đến việc kết bạn trong kinh doanh hơn là tạo ra các mối quan hệ.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm Chiến lược Sự kiện làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm về thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông hỗ trợ các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển đổi chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Khung vẽ thực thi chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.