Ban giám đốc nên giám sát những KPIs mua sắm nào? Những chỉ số nào nên có trên bảng điều khiển của bộ phận mua sắm để đo lường và cải thiện hiệu suất của họ?
Phần 1. Giới thiệu về mua sắm
Phần 2. Thẻ điểm chiến lược cho mua sắm
- Các KPI tài chính và ROI
- Chỉ số cho khách hàng nội bộ
- Các KPI cho quy trình mua sắm
- Kỹ năng và cơ sở hạ tầng khía cạnh
Quy trình mua sắm, các bên liên quan, và mục tiêu
Mua sắm đã trở thành một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Nó không chỉ đảm bảo việc mua sắm với giá cả và chất lượng hợp lý, mà còn hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) khác nhau cho mua sắm. Nếu bạn muốn, bạn có thể chuyển ngay đến phần các KPI, nhưng tôi khuyên nên dành vài phút suy nghĩ về bối cảnh của những KPI đó.
Các bên liên quan của Mua sắm
Hãy bắt đầu phân tích bối cảnh cho các KPI của mua sắm với các bên liên quan. Về phía tổ chức, đó là:
- Đội ngũ mua sắm dưới sự lãnh đạo của CPO (Giám đốc Mua sắm). Họ quan tâm đến việc duy trì quá trình mua sắm hiệu quả, nhận được đào tạo phù hợp và đạt được các mục tiêu hiệu suất mong đợi.
- Khách hàng nội bộ. Khách hàng nội bộ của mua sắm quan tâm đến việc tiếp cận kịp thời các vật liệu cần thiết phù hợp với mong đợi về chất lượng của họ.
- Ban giám đốc. Quan tâm đến việc nâng cao hiệu suất của bộ phận mua sắm nói chung hoặc cụ thể hơn là việc kiểm soát ROI. Tuân thủ pháp luật cũng là một trong những chủ đề họ quan tâm.
Nhân viên mua sắm quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Trong một số trường hợp, chuỗi cung ứng nằm dưới sự kiểm soát của các cơ quan quản lý bên ngoài. Tương ứng, chúng ta cần thêm hai bên liên quan nữa:
- Nhà cung cấp. Quan tâm đến mối quan hệ đôi bên cùng có lợi hiệu quả.
- Cơ quan quản lý. Quan tâm đến việc tuân thủ pháp luật.
Tất cả các bên liên quan này có những quan điểm khác nhau về việc mua sắm hiệu quả nên là gì. Tương ứng, những ý tưởng đó có thể được định lượng và đo lường bằng các chỉ số hiệu suất khác nhau.
Quy trình mua sắm
Hãy xem xét quy trình mua sắm từ góc nhìn của đội ngũ mua sắm. Quy trình mua sắm điển hình là gì? Điều này phụ thuộc vào tổ chức. Thông thường, chúng ta đang nói về năm bước sau:
- Phân tích yêu cầu
- Phân tích thị trường
- Xác định và liên lạc với nhà cung cấp
- Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Quản lý hiệu suất (hậu cần và quản lý chất lượng)
Nếu thách thức chính của bạn là hiệu quả vận hành của quy trình mua sắm, thì việc xác định Các KPI xung quanh các bước quy trình này là một ý tưởng tốt.
Thẻ điểm cho Quy trình mua sắm. Năm “Phải” của Mua sắm
Một khía cạnh phổ biến khác để nhìn nhận mua sắm được đề xuất bởi Viện Mua sắm và Cung ứng (CIPS). Nó được gọi là Năm “Phải.” Những “phải” này cung cấp cho chúng ta 5 điểm kiểm soát cụ thể:
- Phải Chất lượng
- Phải Số lượng
- Phải Giá cả
- Phải Địa điểm
- Phải Thời gian
Chúng ta có thể sử dụng năm thuộc tính này của mua sắm để xây dựng chỉ số tuân thủ dưới đây.
Thách thức của Mua sắm
Cuối cùng, chúng ta có thể xem xét việc mua sắm từ quan điểm của ban quản lý (hội đồng quản trị và CPO). Chiến lược mua sắm nên là gì? Những thách thức chính mà bộ phận mua sắm nên tập trung vào là gì?
Hãy liệt kê những mục tiêu/thách thức quan trọng nhất:
- Quản lý việc mua lại của công ty
- Tối ưu hóa chi phí, chất lượng, thời gian
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
- Quản lý rủi ro, ví dụ, bằng cách thiết lập một hồ sơ đa dạng của các nhà cung cấp (xem trường hợp coronavirus như một ví dụ).
- Dự đoán chi tiêu, xác định các bất thường và báo cáo
Theo báo cáo của Deloitte, mua sắm cũng đóng vai trò tích cực trong:
- Phát triển sản phẩm/thị trường mới
- Hỗ trợ quyết định “tự sản xuất hoặc mua”
Thực hành tốt là xây dựng một thẻ điểm mua sắm xung quanh những mục tiêu này, thay vì chỉ sao chép một danh sách dài các KPI.
Thẻ điểm mua sắm
Bây giờ, hãy cùng kết hợp các mục tiêu, quy trình và các bên liên quan đã thảo luận ở trên để xây dựng một thẻ điểm chiến lược cho mua sắm. Với mục đích này, chúng ta sẽ theo mô hình bốn khía cạnh của Thẻ điểm cân bằng cổ điển:
- Khía cạnh tài chính
- Khía cạnh khách hàng
- Khía cạnh quy trình nội bộ
- Khía cạnh kỹ năng và kiến trúc
Tôi sẽ sử dụng phần mềm BSC Designer để tự động hóa thẻ điểm này. Người dùng của BSC Designer sẽ tìm thấy mẫu mua sắm có sẵn trong tài khoản của họ. Nếu bạn chưa là người dùng, bạn có thể đăng ký với gói miễn phí.
Một tuyên bố sứ mệnh cho trường hợp này có thể được diễn đạt như sau: “Đảm bảo mua sắm hiệu quả phù hợp với chiến lược của tổ chức.”
Thẻ điểm cho Mua sắm. Các chỉ số tài chính cho mua sắm
Mục tiêu tài chính cấp cao nhất của bộ phận mua sắm có thể được xây dựng như sau:
- Đảm bảo tiết kiệm chi phí và tránh chi phí
Các chỉ số tài chính chính cho mua sắm là:
- Tiết kiệm chi phí, % được đo lường như tiết kiệm trong việc giảm chi phí dưới dạng phần trăm của tổng chi tiêu. Theo báo cáo của Ardent1, một tiêu chuẩn đánh giá trung bình cho tiết kiệm chi phí là khoảng 7,5%.
- Tránh chi phí, % tương tự như tiết kiệm chi phí, tránh chi phí đề cập đến việc tiết kiệm chi phí trong tương lai.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Những chi phí nào nên được tính đến? Theo báo cáo của Deloitte2, chỉ số tiết kiệm chi phí phổ biến nhất là chỉ số tiết kiệm chi phí vận hành (“tiết kiệm OPEX”) được sử dụng bởi 74% người trả lời khảo sát. Theo sau là chỉ số tiết kiệm chi phí vốn (“tiết kiệm CAPEX”) được 63% công ty sử dụng.
Chúng ta cũng cần biết các chi phí để thực hiện mua sắm. Những chi phí này được hình thành bởi:
- Lương nhân viên, chi phí đào tạo, và tương tự
- Đầu tư cơ sở hạ tầng và công nghệ
Đối với các chỉ số, chúng ta có thể xem xét hai chỉ số này:
- Tổng chi phí để thực hiện mua sắm
- % chi phí mua sắm trong tổng chi tiêu của công ty. Theo báo cáo của Ardent, tiêu chuẩn cho chỉ số này là dưới 1%.
Chúng tôi đã thảo luận về phần tiết kiệm chi phí và chi phí của mua sắm. Một câu hỏi hay khác cần đặt ra là liệu công ty có sử dụng bộ phận mua sắm hiệu quả hay không.
Để trả lời câu hỏi này, chúng ta có thể giám sát:
- Chi tiêu được quản lý bởi đội ngũ mua sắm, %. Phần trăm tổng chi tiêu của công ty được quản lý bởi đội ngũ mua sắm.
Tiêu chuẩn cho chỉ số này sẽ phụ thuộc vào ngành của bạn. Ước tính trung bình từ báo cáo của Ardent là 63,2%.
ROI của Mua sắm
ROI của bộ phận mua sắm là một trong những chỉ số quan trọng mà CPO/CEO và hội đồng quản trị muốn thấy trên bảng quản trị doanh nghiệp.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Điểm khởi đầu là lợi nhuận cơ bản của mua sắm:
- ROI của Mua sắm = (Tiết kiệm Chi phí / Tổng Chi phí để Thực hiện Mua sắm) * 100%
Một cách tiếp cận toàn diện hơn là nhìn xa hơn các kết quả tài chính hiển nhiên. Chúng ta có thể tìm thấy giá trị tương đương bằng đô la của các lợi ích thu được như là kết quả của:
- Các đổi mới được kích hoạt (lý tưởng nhất là nó nên được liên kết với các chỉ số từ thẻ điểm đổi mới)
- Tính minh bạch trong tuân thủ
- Tốc độ và chất lượng của nguồn cung ứng
Các KPI cho Khách hàng Nội bộ
Bộ phận mua sắm làm việc với nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ.
Nhu cầu của khách hàng nội bộ là gì? Chúng ta có thể hình thành chúng dưới dạng mục tiêu này:
- Giao tiếp hiệu quả với đội ngũ mua sắm
Làm thế nào để định lượng mục tiêu này? Để định lượng quá trình mua sắm như được nhìn nhận bởi khách hàng nội bộ, chúng ta có thể sử dụng chỉ số đơn giản này:
- Sự hài lòng của khách hàng nội bộ, %
Thẻ điểm cho Mua sắm. Từ góc độ của đội ngũ mua sắm, giao tiếp hiệu quả có thể được định lượng như:
- Mua sắm dựa trên danh mục hoặc mua sắm theo hợp đồng
- Mua sắm khẩn cấp, %
Mua sắm ngoài hợp đồng và khẩn cấp ngụ ý chi phí cao hơn. Điều quan trọng là sử dụng các chỉ số này để hiểu sự khác biệt về chi phí và lý do cho việc mua sắm ngoài hợp đồng.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Chúng ta có thể hình thành ý tưởng này như một sáng kiến:
- Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ của việc mua sắm bất ngờ
Trong số các lý do, chúng ta có thể tìm thấy:
- Giao tiếp kém với khách hàng nội bộ
- Kiến trúc CNTT lỗi thời
- Tự động hóa thấp
Các KPI cho quy trình mua sắm
Còn về các quy trình kinh doanh bên trong phòng mua sắm thì sao?
Một mục tiêu chung trong trường hợp này là:
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Mục tiêu này có thể được định lượng bằng các chỉ số sau:
- Số lượng nhà cung cấp. Số lượng cao dẫn đến chi phí quản lý không cần thiết, số lượng nhà cung cấp thấp ngụ ý rủi ro phụ thuộc.
- Thời gian thực hiện đơn hàng. Tổng thời gian để hoàn thành một đơn hàng. Điều này có thể được phát triển thêm trong thời gian cần thiết để thảo luận chi tiết, xử lý thanh toán, và nhận hàng hóa.
- Khả năng sẵn có của nhà cung cấp, %. Tương tự như chỉ số thời gian thực hiện, nhưng trong trường hợp sẵn có, chúng ta đang tập trung vào khả năng của nhà cung cấp để đáp ứng các đơn hàng khẩn cấp.
- Sự hài lòng của nhà cung cấp, %
- Chỉ số tuân thủ, %. Cho thấy liệu các giao hàng từ nhà cung cấp có tuân thủ các điều khoản đã thiết lập không.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Chỉ số “Chỉ số tuân thủ” có thể được trình bày bằng các chỉ số sau (mỗi cái có trọng số riêng):
- Giao hàng đúng hạn
- Tuân thủ giá cả
- Tuân thủ điều khoản và điều kiện
- % hàng trả lại
- Giá trị tiền của hàng trả lại
- % khuyết tật và các chỉ số chất lượng khác
Phần mềm tự động hóa, như BSC Designer, sẽ tính toán giá trị của chỉ số tuân thủ tự động bằng cách sử dụng thông tin về trọng số và hiệu suất của các chỉ số trong chỉ số. Nếu bạn không sử dụng phần mềm chuyên dụng, tính toán trọng số có thể dễ dàng thực hiện trong các công cụ bảng tính.
Một thách thức điển hình khác của phòng mua sắm là tìm kiếm đối tác cung cấp đáng tin cậy. Hãy tạo mục tiêu cho sơ đồ chiến lược là:
- Tìm nhà cung cấp tốt nhất theo nhu cầu của công ty
Một thẻ điểm đánh giá đơn giản có thể được xây dựng từ các chỉ số này:
- Hiệu quả giao tiếp. Trong một bài viết khác, chúng tôi đã thảo luận cách định lượng chất lượng giao tiếp.
- Thời gian giao hàng và dự trữ đơn hàng – sẽ cho thấy nhà cung cấp quản lý đơn hàng đến tốt như thế nào.
- Giá cả. Một lựa chọn là so sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau định lượng, hoặc bạn có thể tập trung vào tính cạnh tranh về giá, ví dụ so sánh giá cả định tính.
- Chất lượng cung cấp. Chất lượng là một khái niệm rộng lớn vượt xa hơn cả số lượng “lỗi”. Để định lượng chất lượng, tôi đề xuất sử dụng một thẻ điểm chất lượng riêng.
Trong một số trường hợp, cũng là ý tưởng tốt để xem xét hàng tồn kho và khả năng sẵn có của nó cho khách hàng nội bộ. Một chỉ số chính trong trường hợp này là:
- Độ chính xác của hàng tồn kho, % Có thể được đo lường là ((Hàng tồn kho theo hồ sơ / Hàng tồn kho thực tế) * 100).
Nếu tổ chức của bạn yêu cầu một lượng lớn hàng tồn kho, thì việc có một thẻ điểm kho hàng riêng biệt là một ý tưởng tốt.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Các chỉ số để định lượng kỹ năng và cơ sở hạ tầng
Lĩnh vực kinh doanh mua sắm tham gia vào nhiều xu hướng công nghệ và tài năng. Trong phần thẻ điểm chiến lược này, chúng tôi tập trung vào các mục tiêu học hỏi và phát triển cho bộ phận mua sắm.
Mục tiêu:
- Cải thiện kỹ năng của đội ngũ mua sắm
Các chỉ số (dẫn dắt):
- % ngân sách đã chi cho đào tạo. Theo báo cáo của Deloitte, tiêu chuẩn cho chỉ số này dao động từ dưới 1% đến khoảng 4%.
- Đa dạng trong kỹ năng, %. Chỉ số này đảm bảo rằng các tài năng mua sắm vượt qua một chương trình đào tạo toàn diện. Tìm hiểu thêm về việc xây dựng chiến lược đa dạng và hòa nhập.
Chỉ số (trễ):
- % nhân viên được chứng nhận trong mua sắm. % nhân viên được chứng nhận trong mua sắm so với tổng số nhân viên mua sắm.
Chỉ số dẫn dắt “Đa dạng trong kỹ năng, %” là một chỉ số chỉ số có thể được tính toán bằng các chỉ số sau:
- Đào tạo đàm phán và quản lý xung đột, giờ
- Đào tạo trí tuệ cảm xúc, giờ
- Đào tạo big data, phân tích dự đoán, giờ
Trong mẫu thẻ điểm mua sắm, mỗi chỉ số này có thể có trọng số và hiệu suất riêng. Ví dụ, chúng ta có thể gán trọng số 25% cho “đào tạo trí tuệ cảm xúc,” trong khi “đào tạo phân tích” sẽ có trọng số 15%. Sử dụng dữ liệu này, phần mềm có thể tính toán chỉ số đa dạng kỹ năng tổng thể.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Nếu đào tạo tài năng mua sắm là trọng tâm chính của bạn, thì tôi khuyên bạn nên liên kết thẻ điểm mua sắm với một thẻ điểm đào tạo, áp dụng mô hình bốn cấp độ.
Hãy tiếp tục với các mục tiêu học tập khác. Mục tiêu tiếp theo có thể được hình thành như sau:
- Hiểu bối cảnh của mua sắm. Mua sắm hiệu quả phụ thuộc nhiều vào việc hiểu chiến lược công ty, môi trường kinh doanh, cạnh tranh và các xu hướng liên quan đến khách hàng.
Một sáng kiến đơn giản, trong trường hợp này, là cung cấp cho đội ngũ mua sắm quyền truy cập vào kết quả phân tích PESTEL. Ví dụ, điều này có thể được thực hiện dưới hình thức một cuộc họp định kỳ.
Thẻ điểm cho Mua sắm. Chỉ số:
- Cuộc họp định kỳ không liên quan đến mua sắm [khoảng thời gian cập nhật = hàng quý]
Để tự động hóa chỉ số này, chúng ta có thể chỉ định khoảng thời gian cập nhật cho chỉ số này. Ví dụ, có thể đặt là “hàng quý”. Ngoài ra, chúng ta có thể cấu hình phần mềm để nhắc nhở người phụ trách về nhu cầu thực hiện một cuộc họp ngắn.
Cuối cùng, CPO nên tập trung không chỉ vào những thách thức vận hành mà còn vào các mục tiêu chiến lược. Một trong số đó có thể được diễn đạt như sau:
- Duy trì kiến trúc mua sắm hiệu quả
Các sáng kiến liên quan, trong trường hợp này, có thể là:
- Cải tiến và tự động hóa kiến trúc hiện có
- Đào tạo nâng cao nhận thức cho nhà cung cấp
- Đào tạo cho khách hàng nội bộ
Tóm tắt
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về một số KPIs được sử dụng rộng rãi cho phòng mua sắm và sử dụng một số mục tiêu điển hình để xây dựng một ví dụ về sơ đồ chiến lược.
- Tìm KPIs phù hợp. Mặc dù bạn có thể bắt đầu với các KPIs tiêu chuẩn, nhưng các chỉ số tốt nhất là những chỉ số được thiết kế riêng cho tổ chức của bạn. Làm thế nào để bạn tìm thấy các chỉ số thành công cho việc mua sắm? Hãy bắt đầu với các bên liên quan và những thách thức của họ. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn cụ thể hơn trong Hệ thống KPI 12 bước của chúng tôi.
- Tái sử dụng sơ đồ chiến lược. Mẫu thẻ điểm mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết là một điểm khởi đầu tốt cho chiến lược mua sắm của riêng bạn, hãy tự do áp dụng những ý tưởng từ bài viết này cho tổ chức của bạn và chia sẻ những phát hiện của bạn trong phần bình luận.
- Sử dụng phần mềm tự động hóa. Xem xét sử dụng phần mềm tự động hóa cho KPIs/Thẻ điểm cân bằng như BSC Designer của chúng tôi. Trước đây, chúng tôi đã thảo luận tại sao các công cụ bảng tính có thể không giải quyết hiệu quả những thách thức của thẻ điểm.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm cho Mua sắm
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm cho Mua sắm làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.