Ban giám đốc nên giám sát những KPIs mua sắm nào? Những chỉ số nào nên có trên bảng điều khiển của bộ phận mua sắm để đo lường và cải thiện hiệu suất của họ?
Phần 1. Giới thiệu về mua sắm
Phần 2. Thẻ điểm chiến lược cho mua sắm
- Các KPI tài chính và ROI
- Chỉ số cho khách hàng nội bộ
- Các KPI cho quy trình mua sắm
- Kỹ năng và cơ sở hạ tầng khía cạnh
Quy trình mua sắm, các bên liên quan, và mục tiêu
Mua sắm đã trở thành một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Nó không chỉ đảm bảo việc mua sắm với giá cả và chất lượng hợp lý, mà còn hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) khác nhau cho mua sắm. Nếu bạn muốn, bạn có thể chuyển ngay đến phần các KPI, nhưng tôi khuyên nên dành vài phút suy nghĩ về bối cảnh của những KPI đó.
Các bên liên quan của hoạt động mua sắm
Hãy bắt đầu phân tích bối cảnh cho các KPI mua sắm với các bên liên quan. Ở phía tổ chức, đó là:
- Nhóm mua sắm do CPO (Giám đốc Mua sắm) dẫn dắt. Họ quan tâm đến việc duy trì một quy trình mua sắm hiệu quả, được đào tạo phù hợp và đạt các mục tiêu hiệu suất kỳ vọng.
- Khách hàng nội bộ. Khách hàng nội bộ của bộ phận mua sắm quan tâm đến việc tiếp cận kịp thời các vật tư cần thiết đáp ứng kỳ vọng về chất lượng của họ.
- Hội đồng quản trị. Quan tâm đến việc nâng cao hiệu suất của bộ phận mua sắm nói chung hoặc, cụ thể hơn, kiểm soát ROI. Tuân thủ pháp lý cũng nằm trong các chủ đề họ quan tâm.
Nhân sự mua sắm quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp. Trong một số trường hợp, chuỗi cung ứng nằm dưới sự kiểm soát của các cơ quan quản lý bên ngoài. Tương ứng, chúng ta cần bổ sung thêm hai bên liên quan:
- Nhà cung cấp. Quan tâm đến các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi hiệu quả.
- Cơ quan quản lý. Quan tâm đến tuân thủ pháp lý.
Tất cả các bên liên quan này có những quan điểm khác nhau về việc mua sắm hiệu quả nên như thế nào. Tương ứng, các ý tưởng đó có thể được định lượng và đo lường bằng các chỉ số hiệu suất khác nhau.
Quy trình mua sắm
Hãy xem xét hoạt động mua sắm từ góc nhìn của đội ngũ mua sắm. Một quy trình mua sắm điển hình là gì? Điều này phụ thuộc vào tổ chức. Thông thường, chúng ta đang nói đến năm bước sau:
- Phân tích yêu cầu
- Phân tích thị trường
- Xác định nhà cung cấp và trao đổi thông tin
- Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Quản lý hiệu suất (logistics và quản lý chất lượng)
Nếu thách thức chính của bạn là hiệu quả vận hành của hoạt động mua sắm, thì việc xác định các KPI xoay quanh các bước của quy trình này là một ý tưởng phù hợp.
Thẻ điểm cho mua sắm. Năm “Phải” của Mua sắm
Một khía cạnh phổ biến khác để nhìn nhận mua sắm được đề xuất bởi Viện Mua sắm và Cung ứng (CIPS). Nó được gọi là Năm “Phải.” Những “phải” này cung cấp cho chúng ta 5 điểm kiểm soát cụ thể:
- Phải Chất lượng
- Phải Số lượng
- Phải Giá cả
- Phải Địa điểm
- Phải Thời gian
Chúng ta có thể sử dụng năm thuộc tính này của mua sắm để xây dựng chỉ số tuân thủ dưới đây.
Các thách thức của mua sắm
Cuối cùng, chúng ta có thể xem xét hoạt động mua sắm từ quan điểm của ban lãnh đạo (hội đồng quản trị và CPO). Một chiến lược mua sắm nên tập trung vào điều gì? Những thách thức chính mà bộ phận mua sắm cần tập trung là gì?
Hãy liệt kê các mục tiêu/thách thức quan trọng nhất:
- Quản lý hoạt động mua sắm của công ty
- Tối ưu hóa chi phí, chất lượng, thời điểm
- Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
- Quản lý rủi ro, ví dụ, bằng cách xây dựng danh mục nhà cung cấp đa dạng (xem trường hợp coronavirus như một ví dụ).
- Dự báo chi tiêu, xác định các bất thường và báo cáo
Theo báo cáo của Deloitte, mua sắm cũng đóng vai trò tích cực trong:
- Phát triển sản phẩm/thị trường mới
- Hỗ trợ các quyết định “tự sản xuất hay mua ngoài”
Thực tiễn tốt là xây dựng một thẻ điểm mua sắm xoay quanh các mục tiêu này, thay vì chỉ sao chép một danh sách dài các KPI.
Thẻ điểm mua sắm
Giờ đây, hãy kết hợp các mục tiêu, quy trình và các bên liên quan đã thảo luận ở trên để xây dựng một thẻ điểm chiến lược cho hoạt động mua sắm. Vì mục đích này, chúng tôi sẽ theo mô hình bốn khía cạnh của Thẻ điểm cân bằng cổ điển:
- Khía cạnh Tài chính
- Khía cạnh Khách hàng
- Khía cạnh Quy trình nội bộ
- Khía cạnh Kỹ năng và kiến trúc
Tôi sẽ sử dụng phần mềm BSC Designer để tự động hóa thẻ điểm này. Người dùng BSC Designer sẽ thấy mẫu mua sắm có sẵn trong tài khoản của họ. Nếu bạn chưa phải là người dùng, bạn có thể đăng ký với gói miễn phí.
Tuyên bố sứ mệnh cho trường hợp này có thể được diễn đạt như sau: “Đảm bảo hoạt động mua sắm hiệu quả, phù hợp với chiến lược của tổ chức.”
Thẻ điểm cho hoạt động mua sắm. Các chỉ số tài chính cho mua sắm
Mục tiêu tài chính cấp cao của bộ phận mua sắm có thể được diễn đạt như sau:
- Đảm bảo tiết kiệm chi phí và tránh chi phí
Các chỉ số tài chính chính cho mua sắm là:
- Tiết kiệm chi phí, % được đo lường là mức tiết kiệm trong việc giảm chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi tiêu. Theo báo cáo của Ardent1, mức chuẩn đối sánh trung bình cho tiết kiệm chi phí là khoảng 7,5%.
- Tránh chi phí, % tương tự như tiết kiệm chi phí, tránh chi phí đề cập đến việc tiết kiệm các chi phí trong tương lai.
Thẻ điểm cho mua sắm. Những chi phí nào cần được tính đến? Theo báo cáo của Deloitte2, chỉ số tiết kiệm chi phí phổ biến nhất là chỉ số tiết kiệm chi phí vận hành (“OPEX savings”) được 74% người trả lời khảo sát sử dụng. Tiếp theo là các chỉ số tiết kiệm chi phí vốn (“CAPEX savings”) được 63% công ty sử dụng.
Chúng ta cũng cần biết các chi phí để thực hiện mua sắm. Các chi phí này được hình thành bởi:
- Lương nhân sự, chi phí đào tạo và tương tự
- Đầu tư hạ tầng và công nghệ
Về các chỉ số, chúng ta có thể xem xét hai chỉ số sau:
- Tổng chi phí để thực hiện mua sắm
- % chi phí mua sắm trong chi tiêu của công ty. Theo báo cáo của Ardent, chuẩn đối sánh cho chỉ số này là dưới 1%.
Chúng ta đã thảo luận về phần tiết kiệm chi phí và phần chi phí của mua sắm. Một câu hỏi hay khác cần đặt ra là liệu công ty có sử dụng bộ phận mua sắm một cách hiệu quả hay không.
Để trả lời câu hỏi này, chúng ta có thể theo dõi:
- Chi tiêu do nhóm mua sắm quản lý, %. Tỷ lệ phần trăm tổng chi tiêu của công ty do nhóm mua sắm quản lý.
Chuẩn đối sánh cho chỉ số này sẽ phụ thuộc vào ngành của bạn. Ước tính trung bình từ báo cáo của Ardent là 63,2%.
ROI của bộ phận mua sắm
ROI của bộ phận mua sắm là một trong những chỉ số then chốt mà CPO/CEO và hội đồng quản trị mong muốn thấy trên bảng điều hành quản trị doanh nghiệp.
Thẻ điểm cho bộ phận mua sắm. Điểm khởi đầu là mức sinh lời cơ bản của hoạt động mua sắm:
- ROI mua sắm = (Tiết kiệm chi phí / Tổng chi phí để thực hiện hoạt động mua sắm) * 100%
Một cách tiếp cận toàn diện hơn là xem xét vượt ra ngoài các kết quả tài chính очевид nhất. Chúng ta có thể xác định giá trị tương đương bằng đô la của các lợi ích thu được như là kết quả của:
- Các đổi mới được thúc đẩy (lý tưởng nhất là cần được liên kết với các thước đo từ thẻ điểm đổi mới)
- Tính minh bạch về tuân thủ
- Tốc độ và chất lượng tìm nguồn cung ứng
Các KPI cho khách hàng nội bộ
Bộ phận mua sắm làm việc với nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ.
Nhu cầu của khách hàng nội bộ là gì? Chúng ta có thể diễn đạt chúng dưới dạng mục tiêu sau:
- Giao tiếp hiệu quả với đội ngũ mua sắm
Làm thế nào để định lượng mục tiêu này? Để định lượng hoạt động mua sắm theo góc nhìn của khách hàng nội bộ, chúng ta có thể sử dụng chỉ số đơn giản sau:
- Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ, %
Thẻ điểm cho mua sắm. Từ góc nhìn của đội ngũ mua sắm, giao tiếp hiệu quả có thể được định lượng như sau:
- Mua hàng dựa trên danh mục hoặc mua hàng theo hợp đồng
- Mua hàng khẩn cấp, %
Các giao dịch mua ngoài hợp đồng và mua khẩn cấp hàm ý chi phí cao hơn. Điều quan trọng là sử dụng các chỉ số này để hiểu sự khác biệt về chi phí và các lý do dẫn đến việc mua ngoài hợp đồng.
Thẻ điểm cho mua sắm. Chúng ta có thể diễn đạt ý tưởng này dưới dạng một sáng kiến:
- Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ của các giao dịch mua bất ngờ
Trong số các nguyên nhân có thể tìm thấy:
- Giao tiếp kém với khách hàng nội bộ
- Kiến trúc CNTT lỗi thời
- Mức độ tự động hóa thấp
Các KPI cho quy trình mua sắm
Còn các quy trình kinh doanh bên trong bộ phận mua sắm thì sao?
Một mục tiêu tổng quát, trong trường hợp này là:
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Mục tiêu này có thể được định lượng bằng các thước đo sau:
- Số lượng nhà cung cấp. Số lượng cao dẫn đến chi phí quản lý không cần thiết; số lượng nhà cung cấp thấp hàm ý rủi ro phụ thuộc.
- Thời gian dẫn giao hàng. Tổng thời gian để hoàn tất một đơn hàng. Có thể tiếp tục phân tách thành thời gian cần để thảo luận chi tiết, xử lý thanh toán, nhận hàng.
- Mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp, %. Tương tự chỉ số thời gian dẫn, nhưng trong trường hợp mức độ sẵn sàng, chúng ta tập trung vào khả năng của nhà cung cấp đáp ứng các đơn hàng khẩn cấp.
- Mức độ hài lòng của nhà cung cấp, %
- Chỉ số tuân thủ, %. Cho thấy liệu các lô hàng từ nhà cung cấp có tuân thủ các điều khoản đã thiết lập hay không.
Thẻ điểm cho mua sắm. Chỉ báo “Chỉ số tuân thủ” có thể được thể hiện bằng các thước đo sau (mỗi thước đo có trọng số riêng):
- Giao hàng đúng hạn
- Tuân thủ giá cả
- Tuân thủ điều khoản và điều kiện
- % hàng trả lại
- Giá trị tiền tệ của hàng trả lại
- % lỗi và các thước đo chất lượng khác
Phần mềm tự động hóa, như BSC Designer, sẽ tính giá trị của chỉ số tuân thủ tự động bằng cách sử dụng thông tin về trọng số và hiệu suất của các thước đo bên trong chỉ số. Nếu bạn không sử dụng phần mềm chuyên dụng, các phép tính trọng số có thể dễ dàng được tái tạo trong các công cụ bảng tính.
Một thách thức điển hình khác của bộ phận mua sắm là tìm các đối tác cung ứng đáng tin cậy. Hãy diễn đạt mục tiêu cho sơ đồ chiến lược như sau:
- Tìm các nhà cung cấp tốt nhất theo nhu cầu của công ty
Một thẻ điểm đánh giá đơn giản có thể được xây dựng từ các thước đo này:
- Hiệu quả giao tiếp. Trong một bài viết khác, chúng tôi đã thảo luận cách định lượng chất lượng giao tiếp.
- Tiến độ giao hàng và tồn đọng đơn hàng – sẽ cho thấy nhà cung cấp quản lý các đơn hàng đến tốt như thế nào.
- Giá cả. Một lựa chọn là so sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau một cách định lượng, hoặc bạn có thể tập trung vào năng lực cạnh tranh về giá, ví dụ: so sánh giá một cách định tính.
- Chất lượng cung ứng. Chất lượng là một khái niệm rộng, vượt xa “số lượng lỗi” hiển nhiên. Để định lượng chất lượng, tôi đề xuất sử dụng một thẻ điểm chất lượng riêng.
Trong một số trường hợp, cũng là một ý tưởng tốt khi xem xét hàng tồn kho và mức độ sẵn có của nó đối với khách hàng nội bộ. Một thước đo chính trong trường hợp này là:
- Độ chính xác tồn kho, % Có thể đo bằng ((Tồn kho theo sổ sách / Tồn kho thực tế) * 100).
Nếu tổ chức của bạn yêu cầu mức tồn kho lớn, thì việc có một thẻ điểm kho hàng riêng là một ý tưởng tốt.
Thẻ điểm cho mua sắm. Các chỉ số để định lượng kỹ năng và cơ sở hạ tầng
Lĩnh vực kinh doanh mua sắm liên quan đến nhiều xu hướng về công nghệ và nhân tài. Trong phần này của thẻ điểm chiến lược, chúng tôi tập trung vào các mục tiêu học hỏi và phát triển cho bộ phận mua sắm.
Mục tiêu:
- Nâng cao kỹ năng của đội ngũ mua sắm
Chỉ số (dẫn dắt):
- % ngân sách chi cho đào tạo. Theo báo cáo của Deloitte, mức chuẩn cho chỉ số này dao động từ dưới 1% đến khoảng 4%.
- Đa dạng kỹ năng, %. Chỉ số này bảo đảm rằng nhân sự mua sắm hoàn thành một chương trình đào tạo toàn diện. Tìm hiểu thêm về việc xây dựng chiến lược đa dạng và hòa nhập.
Chỉ số (trễ):
- % nhân viên được chứng nhận về mua sắm. % nhân sự được chứng nhận về mua sắm trên tổng số nhân sự mua sắm.
Chỉ số dẫn dắt “Đa dạng kỹ năng, %” là một chỉ báo dạng chỉ số, có thể được tính bằng các chỉ số sau:
- Đào tạo đàm phán và quản lý xung đột, giờ
- Đào tạo trí tuệ cảm xúc, giờ
- Đào tạo dữ liệu lớn, phân tích dự báo, giờ
Trong mẫu thẻ điểm mua sắm, mỗi chỉ số này có thể có trọng số và hiệu suất riêng. Ví dụ, chúng ta có thể gán trọng số 25% cho “đào tạo trí tuệ cảm xúc,” trong khi “đào tạo phân tích” sẽ có trọng số 15%. Dựa trên dữ liệu này, phần mềm có thể tính chỉ số tổng hợp về mức độ đa dạng kỹ năng.
Thẻ điểm cho mua sắm. Nếu đào tạo nhân sự mua sắm là trọng tâm chính của bạn, thì tôi khuyến nghị liên kết thẻ điểm mua sắm với một thẻ điểm đào tạo, trong đó áp dụng mô hình bốn cấp độ.
Hãy tiếp tục với các mục tiêu học hỏi khác. Mục tiêu tiếp theo có thể được xây dựng như sau:
- Hiểu bối cảnh của mua sắm. Mua sắm hiệu quả phụ thuộc nhiều vào việc hiểu chiến lược của công ty, môi trường kinh doanh, cạnh tranh và các xu hướng liên quan đến khách hàng.
Một sáng kiến đơn giản trong trường hợp này là cung cấp cho đội ngũ mua sắm quyền truy cập vào kết quả phân tích PESTEL. Ví dụ, nội dung này có thể được triển khai dưới dạng một buổi tóm tắt định kỳ.
Thẻ điểm cho mua sắm. Chỉ số:
- Tóm tắt định kỳ không thuộc mua sắm [khoảng thời gian cập nhật = theo quý]
Để tự động hóa chỉ số này, chúng ta có thể chỉ định khoảng thời gian cập nhật cho chỉ báo này. Ví dụ, có thể đặt là “theo quý.” Ngoài ra, chúng ta có thể cấu hình phần mềm để nhắc nhở người phụ trách về việc cần thực hiện buổi tóm tắt.
Cuối cùng, CPO không chỉ nên tập trung vào các thách thức vận hành mà còn vào các mục tiêu chiến lược. Một trong số đó có thể được xây dựng như sau:
- Duy trì kiến trúc mua sắm hiệu quả
Các sáng kiến liên quan trong trường hợp này có thể là:
- Cải tiến và tự động hóa kiến trúc hiện có
- Đào tạo nâng cao nhận thức cho nhà cung cấp
- Đào tạo cho khách hàng nội bộ
Thử nghiệm theo dõi và báo cáo KPI mua sắm
Chia sẻ thẻ điểm mua sắm hoặc kế hoạch chiến lược hiện có của quý vị, và chúng tôi sẽ thảo luận cách CPO và đội ngũ mua sắm của quý vị có thể chuyển từ theo dõi KPI dựa trên bảng tính sang thẻ điểm cấp phòng ban được kết nối với các chỉ số về nhà cung cấp, chi phí, tuân thủ và báo cáo cho hội đồng quản trị.
Thảo luận về thử nghiệm mua sắm
Kiểm tra phương pháp với một lĩnh vực mua sắm hoặc một nhóm danh mục nhà cung cấp trước khi triển khai rộng hơn.
Tóm tắt
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận một số KPI được sử dụng rộng rãi cho bộ phận mua sắm và sử dụng một số mục tiêu điển hình để xây dựng một ví dụ về sơ đồ chiến lược.
- Tìm các KPI được thiết kế riêng. Mặc dù bạn có thể bắt đầu với các KPI tiêu chuẩn, nhưng các thước đo tốt nhất là những thước đo được thiết kế riêng cho tổ chức của bạn. Làm thế nào để bạn tìm ra các thước đo hiệu quả cho mua sắm? Hãy bắt đầu với các bên liên quan và những thách thức của họ. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn cụ thể hơn trong Hệ thống KPI 12 bước của chúng tôi.
- Tái sử dụng sơ đồ chiến lược. Mẫu thẻ điểm mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết là một điểm khởi đầu tốt cho chiến lược mua sắm của riêng bạn; hãy thoải mái áp dụng các ý tưởng từ bài viết này cho tổ chức của bạn và chia sẻ những phát hiện của bạn trong phần bình luận.
Để có góc nhìn rộng hơn về hiệu suất mua sắm, hãy xem cách phần mềm hiệu suất nhà cung cấp kết nối các KPI mua sắm với rủi ro nhà cung cấp và theo dõi chất lượng.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm cho mua sắm
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm cho mua sắm làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkín là một kiến trúc sư chiến lược và là nhà sáng lập của BSC Designer, một nền tảng thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Ông là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả tại các hội nghị quốc tế. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.