Tìm hiểu cách theo dõi quy trình kho bãi từ khi nhận hàng đến khi giao hàng. Tìm một mẫu sơ đồ chiến lược với các sáng kiến cải tiến xu hướng và các chỉ số hiệu suất.
Trong bài viết này, chúng tôi phân tích thách thức hiệu quả kho bãi ở hai cấp độ:
- Cấp độ quy trình tập trung vào các chỉ số hiệu quả và hiệu suất
- Cấp độ chiến lược giúp liên kết các hoạt động kho bãi với các mục tiêu tổng thể của công ty
Các KPI Quy trình Kho hàng
Hoạt động kho hàng liên quan đến một số bước quy trình đã được thiết lập 1. Những bước này là nền tảng tuyệt vời cho các chỉ số hiệu suất định hướng quy trình.
Các điểm đo lường có thể trong trường hợp này là:
- Chỉ số tài chính
- Chỉ số hiệu quả (năng suất)
- Chỉ số sử dụng cho thiết bị và lưu trữ
- Chỉ số chất lượng
- Chỉ số thời gian chu kỳ
Tương ứng với mỗi bước, các tham số đánh giá này được điều chỉnh theo bước quy trình.
Nhận hàng
- Chỉ số tài chính: Chi phí Nhận hàng (Tổng Chi phí Nhận hàng / Tổng Số Mục).
- Chỉ số hiệu quả: Năng suất Lao động Nhận hàng (Khối lượng hàng hóa nhận được trên mỗi nhân viên kho mỗi giờ).
- Chỉ số hiệu quả: Hiệu suất Nhận hàng (Hàng tồn kho nhận được mỗi giờ).
- Chỉ số sử dụng: Sử dụng Bến.
- Chỉ số chất lượng: Độ chính xác Nhận hàng.
- Chỉ số thời gian chu kỳ: Thời gian Chu kỳ Nhận hàng (Thời gian Giao hàng / Tổng Số Lượt Giao hàng).
Cất hàng
- Tài chính: Chi phí Cất hàng trên mỗi dòng (Tổng Chi phí Cất hàng / Tổng số Mục dòng).
- Hiệu quả: Năng suất Cất hàng (Hàng tồn kho trên mỗi nhân viên kho mỗi giờ).
- Sử dụng: Sử dụng không gian Cất hàng (Sử dụng thiết bị và không gian).
- Chất lượng: Độ chính xác Cất hàng (Hàng tồn kho được Cất hàng Chính xác / Tổng số Cất hàng).
- Thời gian chu kỳ: Thời gian chu kỳ Cất hàng.
Lưu trữ
- Tài chính: Chi phí lưu trữ (như chỉ mục của Chi phí dịch vụ, Chi phí hư hỏng, Chi phí lỗi thời).
- Tài chính: Chi phí tồn kho
- Tài chính: Chi phí bảo quản (Số xu trên mỗi đô la chi cho tồn kho).
- Hiệu quả: Năng suất lưu trữ. Khối lượng tồn kho trên mỗi m2
- Sử dụng: Sử dụng không gian (Không gian chiếm dụng / tổng không gian có sẵn).
- Chất lượng: Hao hụt tồn kho ((Chi phí tồn kho ghi nhận – Chi phí tồn kho thực tế) / Chi phí tồn kho ghi nhận).
- Chất lượng: Độ chính xác tồn kho ((Tồn kho theo hồ sơ / Tồn kho thực tế) * 100).
- Thời gian chu kỳ: Vòng quay tồn kho.
Chuẩn bị (Chọn & Đóng gói)
- Tài chính: Chi phí Chọn và Đóng gói.
- Tài chính: Chi phí hoàn trả.
- Hiệu quả: Năng suất Chọn hàng (Dòng đơn hàng mỗi giờ).
- Sử dụng: Sử dụng Vật liệu Đóng gói.
- Sử dụng: Sử dụng Thiết bị Bến tàu.
- Chất lượng: Độ chính xác khi Chọn hàng (Tổng đơn hàng – Trả hàng do Mục hàng sai) / (Tổng đơn hàng).
- Chất lượng: Tỷ lệ hoàn trả (Đơn vị hoàn trả / Đơn vị bán ra)
- Thời gian chu kỳ: Thời gian Chu kỳ Chọn và Đóng gói (Thời gian di chuyển cho người chọn hàng).
Vận chuyển
- Tài chính: Chi phí Vận chuyển Mỗi Đơn hàng
- Hiệu quả: Tỷ lệ Đơn hàng Chưa hoàn thành (Đơn hàng không được thực hiện ngay lập tức / Tổng số đơn hàng).
- Sử dụng: Mức độ Sử dụng Bến tàu
- Chất lượng: Độ Chính xác Vận chuyển (% đơn hàng được giao mà không có lỗi).
- Thời gian chu kỳ: Thời gian Trung bình đến Khách hàng (Thời gian Dẫn đầu, Thời gian trung bình để giao hàng sau khi đơn hàng được đặt).
Thẻ điểm Kho hàng. Dữ liệu Đối chuẩn
Mẫu thẻ điểm bao gồm một số dữ liệu đối chuẩn thu được từ:
- “Báo cáo Các Biện pháp DC của Hội đồng Giáo dục và Nghiên cứu Kho bãi (WERC) năm 2015” 2
- fcbco.com
- Kho bãi 2020
Sử dụng dữ liệu này làm điểm khởi đầu cho nghiên cứu của bạn. Các con số cuối cùng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thị trường của bạn.
Khi tìm kiếm các đối chuẩn cho các chỉ số của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn tuân theo cùng một phương pháp đo lường và tổ chức so sánh.
Điểm khởi đầu cho bất kỳ đối chuẩn nào là dữ liệu lịch sử của chính bạn.
Chỉ số chất lượng
Các chỉ số chất lượng được thực hiện ở mỗi bước của quy trình kho bãi. Một công thức tổng quát tập trung vào việc tìm số lượng mục được phục vụ đúng so với tổng số mục.
Một câu hỏi thú vị là làm thế nào mà người quản lý kho có thể ước tính số lượng mục được phục vụ đúng. Hai điểm kiểm soát có thể là:
- Phàn nàn của khách hàng (ví dụ, được đo lường bằng số lần trả hàng)
- Kiểm tra ngẫu nhiên các mục
Trong bài viết về các KPI chất lượng, chúng tôi đã thảo luận về các phương pháp tiếp cận khác nhau mà các tổ chức có thể sử dụng để đo lường và cải thiện chất lượng.
Warehouse Scorecard. Các chỉ số an toàn
Cách tiếp cận theo quy trình cổ điển không bao gồm các chỉ số an toàn một cách rõ ràng, nhưng rõ ràng an toàn nên là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý kho.
Vì lý do này, trên sơ đồ chiến lược dưới đây, chúng tôi có một chủ đề riêng về “An toàn”.
Chúng tôi có thể theo dõi các nỗ lực an toàn với các chỉ số dẫn dắt sau:
- Nhận thức về tiêu chuẩn an toàn
- Nhận thức về báo cáo sự cố suýt xảy ra
- Sử dụng thiết bị an toàn
Kết quả có thể được xác nhận theo cách này:
- Thời gian mất do chấn thương
- Tai nạn mỗi năm
- Vấn đề suýt xảy ra được báo cáo
Trong phần sơ đồ chiến lược dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận một số ý tưởng cho các sáng kiến an toàn. Hiện tại, tôi muốn chú ý đến thiết lập cụ thể của các chỉ số an toàn.
Warehouse Scorecard. Chức năng hiệu suất cho “Sử dụng thiết bị an toàn” nên là nhị phân. Điều này có nghĩa là chỉ số có thể nằm trong vùng an toàn (đạt 100% hiệu suất) chỉ khi 100% thiết bị được sử dụng phù hợp với tiêu chuẩn an toàn hiện tại.
Chỉ số Nhận thức về tiêu chuẩn an toàn cũng nên có chức năng hiệu suất cụ thể. Nó cho phép một số biên độ nhất định giữa nhận thức 100% do những biến động thông thường trong nhân sự và thay đổi tiêu chuẩn, nhưng thang đo nên mạnh mẽ hơn nhiều so với một chức năng tăng trưởng theo đường chuẩn.
Ý tưởng là liên kết các sáng kiến an toàn với chiến lược tổng thể của tổ chức. Sơ đồ chiến lược Thẻ điểm cân bằng là một công cụ kinh doanh tuyệt vời để làm điều này. Xem ví dụ về Sơ đồ Chiến lược An toàn mà chúng tôi đã thảo luận trước đó.
Thẻ điểm chiến lược
Tôi thấy có một số lý do tại sao kho hàng cần có một thẻ điểm chiến lược được thiết kế hợp lý.
- Nó giúp mô tả chiến lược kho hàng, có cái nhìn tổng quan và biết các điểm tăng trưởng.
- Nó cho phép liên kết chiến lược chuỗi cung ứng với chiến lược tổng thể của công ty.
- Nó tập trung nỗ lực đo lường hiệu suất vượt ra ngoài các chỉ số quy trình đơn giản.
Dưới đây, tôi đang theo logic của khuôn khổ Thẻ điểm cân bằng để tạo một mẫu sơ đồ chiến lược cho kho hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về khuôn khổ này, tôi khuyên bạn nên đọc bài viết này. Ngoài ra, hãy xem xét việc kết nối thẻ điểm chiến lược kho hàng này với một thẻ điểm mua sắm, ví dụ, bằng chỉ số “Độ chính xác tồn kho, %”.
Warehouse Scorecard. Khía cạnh Tài chính
Các mục tiêu tài chính của kho hàng liên quan đến tối ưu hóa chi phí vận hành.
Mục tiêu kinh doanh: Tối ưu hóa Chi phí
Chỉ số trễ:
- Chi phí vận chuyển trên mỗi dòng
- Chi phí lỗi theo loại lỗi
Khía cạnh Khách hàng
Các bên liên quan của kho hàng có thể bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, đội ngũ kho hàng, nhân viên hậu cần. Tương ứng, các mục tiêu của khía cạnh khách hàng có thể được xây dựng xung quanh nhu cầu của những bên liên quan này.
Thẻ điểm Kho hàng. Có hai mục tiêu cần bản đồ hóa trong khía cạnh Khách hàng:
- Cải thiện hiệu quả và năng suất
- Cải thiện an toàn
Mục tiêu kinh doanh: Cải thiện hiệu suất và năng suất
Các chỉ số:
- Hiệu suất tiếp nhận
- Vòng quay hàng tồn kho
- Năng suất lao động tiếp nhận
Các sáng kiến khả thi:
- Trung tâm hoàn thiện đa kênh
Mục tiêu kinh doanh: Cải thiện An toàn
Các chỉ số:
- Thời gian mất do chấn thương
- Vụ tai nạn mỗi năm
- Vấn đề suýt bỏ lỡ được báo cáo
Khía cạnh Nội bộ
Các mục tiêu của khía cạnh nội bộ được cho là để trả lời câu hỏi: “Chúng ta sẽ làm thế nào để thỏa mãn nhu cầu của các bên liên quan?” Những cải tiến có thể được tập trung vào các mục tiêu được thảo luận trong phần này.
Thẻ điểm Kho hàng. Thu nhỏ Lỗi qua Thu thập Dữ liệu Tự động
Các chỉ số:
- Tỷ lệ hoàn trả
- Chỉ mục Độ chính xác (được đo lường theo các chỉ số chính xác ở tất cả các bước của quy trình kho bãi)
Trọng số của các chỉ số tạo thành chỉ mục độ chính xác có thể bằng nhau hoặc có thể được điều chỉnh theo chiến lược hiện tại, ví dụ, bằng cách cho Độ chính xác Giao hàng trọng số cao hơn so với các chỉ số khác.
Các chỉ số bổ sung nên được giới thiệu khi các sáng kiến cụ thể được thực hiện.
Các Sáng kiến Khả thi:
- Triển khai RF và RFID (nhận dạng tần số vô tuyến)
- Lựa chọn đơn hàng không cần dùng tay
- Hoạt động theo nhịp độ nhu cầu của khách hàng
- Hệ thống định vị thời gian thực (RTLS)
- Kiểm soát hàng tồn kho thời gian thực
Mục tiêu kinh doanh tiếp theo là:
Tối ưu hóa quy trình kho hàng
Có thể được xác nhận bằng nhiều chỉ số hiệu quả và sử dụng.
Một lựa chọn đo lường tốt là chỉ số chung này:
- Chi phí lưu kho. Số xu trên mỗi đô la chi tiêu cho chi phí tồn kho.
Các sáng kiến cải tiến cần xem xét:
- Triển khai cross-docking
- Quy trình trả hàng hiệu quả
- Quy trình lấy hàng theo thứ tự tuần tự
- Đánh giá định kỳ đường đi lấy hàng
- Phân tích mẫu sử dụng vật liệu
- Chiếu sáng bằng đèn LED tiết kiệm năng lượng
Trong số các bên liên quan, chúng tôi có nhà cung cấp/nhà bán hàng.
Một mục tiêu kinh doanh liên quan đến các bên liên quan này có thể được hình thành như sau:
Chương trình Tuân thủ Nhà cung cấp
Các chỉ số trong trường hợp này có thể là:
- Thời gian Chu kỳ Nhận hàng. Thời gian Giao hàng / Tổng Số Lần Giao hàng
- Độ Chính xác Nhận hàng
- Tỷ lệ Xâm nhập Chương trình Tuân thủ
Các sáng kiến có thể được thực hiện trong mục tiêu tuân thủ nhà cung cấp:
- Xác định sản phẩm
- Theo dõi sản phẩm
- Tập trung vào chuẩn hóa
- Dự báo và lập kế hoạch nhu cầu
Mục tiêu bố trí hiệu quả và an toàn
Phần đo lường trong trường hợp này có thể được định hình bằng hai chỉ số:
- Chỉ số dẫn dắt “Văn hóa an toàn” định lượng hiệu suất trễ của mục tiêu tương ứng từ “Khía cạnh học hỏi và phát triển.”
- Chỉ số trễ “Đánh giá lại bố trí” cần được liên kết với kế hoạch chi tiết để xem xét lại bố trí kho nhằm tối ưu hóa hiệu quả và an toàn.
Warehouse Scorecard. Chỉ số Đánh giá lại bố trí nên được lập trình để cập nhật theo một khoảng thời gian nhất định tùy thuộc vào loại sản phẩm được lưu trữ. Trong ví dụ này, nó được cập nhật hàng quý. Rõ ràng, giá trị của chỉ số này không thể được thừa kế từ các đánh giá trước đó, và để phản ánh điều này, tôi đã chọn tùy chọn “Giá trị đã nhập” trong phần mềm BSC Designer.
Mục tiêu bố trí hiệu quả và an toàn có thể được hỗ trợ thêm với các sáng kiến cải tiến khác nhau:
- Phóng to không gian theo chiều dọc
- Thiết kế không gian làm việc công thái học
- Chương trình an toàn dựa trên hành vi
- Lộ trình an toàn, làn xe, rào chắn va chạm
- Bố trí kho bên ngoài
- Đánh giá thiết bị lưu trữ
Khía cạnh Học hỏi và Phát triển
Trong khía cạnh học hỏi, chúng ta cần lập sơ đồ các mục tiêu sẽ giúp tập trung vào nỗ lực học hỏi. Thông tin nào về các bên liên quan sẽ giúp đưa ra quyết định tốt hơn? Cơ sở hạ tầng CNTT nào sẽ giúp phục vụ các bên liên quan của kho hàng tốt hơn? Những thay đổi nào trong quản lý có thể dẫn đến việc đạt được các mục tiêu nội bộ?
Warehouse Scorecard. Các trụ cột của khía cạnh học hỏi là:
- Tuyển dụng nhân viên phù hợp
- Học hỏi liên tục
- Văn hóa
- Công nghệ
Hãy xem xét các mục tiêu này từng cái một.
Thực hiện mục tiêu Công nghệ
Mục tiêu này giúp tận dụng sự phát triển và hiệu quả của kho hàng bằng cách tập trung vào các công nghệ mới nổi. Dưới đây là các sáng kiến có thể cân nhắc:
- Thực hiện Thông báo Giao hàng Nâng cao (ASN)
- Thực hiện WMS (Hệ thống quản lý kho hàng)
- Sử dụng robot
- Kết hợp với định vị thùng
- Hệ thống lưu trữ pallet tự động
- Áp dụng công nghệ đeo được
Một thẻ điểm CNTT tổng quát cũng sẽ hữu ích.
Mục tiêu tiếp theo là:
Thuê nhân tài phù hợp
Nhìn xa hơn những thách thức đào tạo hiển nhiên, hai sáng kiến có thể gia tăng giá trị cho hiệu quả và an toàn của kho hàng:
- Đào tạo chéo nhân viên cho các nhiệm vụ khác nhau
- Nhân sự theo yêu cầu
Rõ ràng, bất kỳ mục tiêu nào liên quan đến nhân tài cũng nên được hỗ trợ bởi đào tạo thích hợp.
Trên sơ đồ chiến lược kho hàng này, mục tiêu đào tạo được đặt ra như là học hỏi liên tục.
Học hỏi liên tục
Các sáng kiến có thể là:
- Hiểu yêu cầu tài sản về cơ sở hạ tầng và thiết bị
- Phân tích Phương pháp Lấy hàng
- Giới thiệu 5S Lean trong Kho hàng
Cuối cùng, nền tảng của an toàn kho là Văn hóa an toàn với các sáng kiến được điều chỉnh:
- Thiết kế cơ sở với ý thức an toàn
- Đào tạo về logistics an toàn
- Tiêu chuẩn nghiêm ngặt về an toàn
Phần đo lường, trong trường hợp này, có thể được đại diện bởi các chỉ số sau:
- Thiết bị an toàn được sử dụng
- Nhận thức về tiêu chuẩn an toàn
- Nhận thức về báo cáo sự cố gần xảy ra
Thẻ điểm Kho hàng. Lời kết
Một kho hàng ngày nay cần thích ứng với tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh chóng, cũng như các thách thức công nghệ và logistics mới.
Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về các chỉ số quy trình cơ bản sẽ giúp đạt được sự xuất sắc trong hoạt động kho hàng, cũng như một ví dụ về mẫu sơ đồ chiến lược giúp liên kết chiến lược kho hàng với nhu cầu tổng thể của tổ chức.
Infographic
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm Kho hàng
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm Kho hàng làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
- Frazelle, E., 2002, Kho hàng và Xử lý Vật liệu Đẳng cấp Thế giới, McGraw-Hill, New York ↩
- Khảo sát & Báo cáo Hàng năm về Các Biện pháp DC ↩
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.