Tìm hiểu cách theo dõi và cải thiện hiệu quả của quản lý dự án với các KPI. Sử dụng các chỉ số hiệu suất để chứng minh giá trị của dự án đối với các bên liên quan.
- “Dự án” và “Sáng kiến” – sự khác biệt là gì?
- Quản lý dự án: tại sao cần đo lường, và các bên liên quan là ai?
- Các KPI cho quản lý dự án: Phạm vi, Chi phí, Thời gian, Rủi ro, Chất lượng, Nguồn lực
Dự án so với sáng kiến: Vị trí của dự án trong lập kế hoạch chiến lược
Vai trò của các dự án trong lập kế hoạch chiến lược là gì? Trước đó, chúng ta đã nói về các mức độ trừu tượng khác nhau trong lập kế hoạch chiến lược.
Chúng ta bắt đầu từ cấp độ cao nhất (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi), chuyển sang cấp độ các ưu tiên chiến lược, mục tiêu kinh doanh, thước đo hiệu suất và cuối cùng là cấp độ hành động (Cấp độ 5 trên sơ đồ).
Trong lập kế hoạch chiến lược, các hạng mục có thể hành động thường được gọi là “sáng kiến”. Vì sao chúng ta không gọi chúng là “dự án”?
Sự khác biệt giữa một sáng kiến và một dự án là gì?
- Một định nghĩa về sáng kiến mà chúng ta có thể tìm thấy trong các từ điển nhấn mạnh tính mới mẻ hoặc độ khó của hoạt động.
- Ngược lại, thuật ngữ dự án được giải thích là một phương pháp được xây dựng trước hoặc một công việc được lên kế hoạch có thời hạn.
Tôi thích dùng một chuyến đi như một phép so sánh để giải thích sự khác biệt:
- Khi một gia đình lên kế hoạch cho chuyến đi bằng ô tô đầu tiên từ Paris đến Barcelona, điều đó nghe rất giống một sáng kiến. Các sắc thái của tuyến đường chưa được biết rõ, phí đường bộ chỉ được ước tính rất sơ bộ, việc tìm một nhà hàng ngon dọc đường là chuyện may rủi.
- Bây giờ, hãy hình dung một tình huống khác: một tài xế xe tải chạy cùng tuyến đường đó. Thời gian, phí đường bộ, chi phí nhiên liệu và lưu trú được tính toán với độ chính xác cao. Đối với trung tâm logistics phụ trách chiếc xe tải này, đây là một dự án nhỏ.
Các thuộc tính của một dự án là gì? Hãy lấy tam giác quản lý dự án cổ điển:
- Ngân sách
- Dòng thời gian
- Phạm vi
Còn một sáng kiến thì sao? Nó có thể có chính xác các thuộc tính tương tự! Ví dụ, đây là hộp thoại sáng kiến từ phần mềm lập kế hoạch chiến lược; nó trông rất giống với những gì chúng ta có trong một công cụ quản lý dự án.
Các KPI quản lý dự án. Với một sáng kiến, chúng ta đang thăm dò tình hình. Và để thăm dò tình hình, chúng ta cần ngân sách và thời gian.
Một tổ chức cần gì? Một sáng kiến hay một dự án? Mặc dù chúng ta sẽ chủ yếu nói về các sáng kiến trong lập kế hoạch chiến lược, nhưng các sáng kiến đó cần được thực thi theo một cách nào đó. Đó là lúc chúng ta sẽ cần các dự án.
Chúng ta cần cả hai – sáng kiến và dự án!
Trong bối cảnh tự động hóa phần mềm, cũng có sự khác biệt. Phần mềm quản lý dự án đi kèm với biểu đồ Gantt và hoạch định nguồn lực nặng, trong khi phần mềm thực thi chiến lược tập trung vào sơ đồ chiến lược và các KPI.
Để có một ví dụ thực tiễn về cách duy trì các sáng kiến chiến lược trong BSC Designer đồng thời quản lý việc thực thi dự án chi tiết trong các công cụ như Jira, Asana hoặc Monday.com, hãy xem cách kết nối lập kế hoạch chiến lược với các công cụ quản lý dự án.
Tại sao đo lường quản lý dự án
Trong hệ thống KPI, chúng ta đã thống nhất rằng trước khi đo lường, điều quan trọng là phải hiểu rõ bối cảnh của việc đo lường:
- Tại sao chúng ta muốn đo lường quản lý dự án?
Đây là một số lý do điển hình:
- Để cải thiện hiệu suất và hiệu quả
- Để cải thiện quy trình hiện tại và hiệu suất của chúng
- Để cải thiện phong cách quản lý, truyền thông, cơ sở hạ tầng
- Để chứng minh giá trị của dự án đối với các bên liên quan
Tất cả những câu trả lời này phù hợp với ý tưởng của phân tích khoảng cách được áp dụng cho quản lý dự án.
Các bên liên quan của quản lý dự án
Một câu hỏi khác mà một hệ thống KPI gợi ý cần đặt ra là:
- Ai là Các bên liên quan của quản lý dự án?
Danh sách các bên liên quan chắc chắn sẽ bao gồm:
- Quản lý dự án
- Nhóm làm việc trong dự án
- Nhà tài trợ dự án
- Các khách hàng bên ngoài và nội bộ
- Các cơ quan quản lý bên ngoài và nhóm tuân thủ nội bộ
- Nhóm đảm bảo chất lượng
Danh sách các bên liên quan sẽ giúp chúng ta tập trung vào các nỗ lực đo lường hiệu suất.
Một số bên liên quan sẽ quan tâm đến việc biết các KPI để đo lường sự thành công của dự án, trong khi các bên liên quan khác sẽ quan tâm đến việc đo lường sự thành công của quản lý dự án.
Các KPI cho quản lý dự án
Giờ đây, chúng ta đã có danh sách các bên liên quan và chúng ta biết câu trả lời mà mình quan tâm. Hãy xác định một số KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI)) cho quản lý dự án.
Chúng ta có thể nhóm các KPI theo một trong các mô hình quản lý dự án:
- Mô hình tam giác cổ điển: Phạm vi, Chi phí, Thời gian -> Chất lượng
Hoặc mô hình được phát triển theo các tiêu chuẩn PMBOK:
- Phạm vi, Chi phí, Thời gian + Rủi ro, Chất lượng, Nguồn lực
Các KPI quản lý dự án. Phạm vi
Khái niệm về phạm vi trong quản lý dự án tập trung chủ yếu vào các yêu cầu cho sản phẩm tương lai theo nhu cầu của các bên liên quan.
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất của yêu cầu là:
- Tính rõ ràng của yêu cầu, %
Làm thế nào để định lượng tính rõ ràng?
Chúng ta có thể yêu cầu một số chuyên gia đọc các yêu cầu và đếm các tuyên bố được cho là mơ hồ. Một cách tiếp cận ít chính thức hơn, nhưng vẫn hiệu quả là định lượng KPI này bằng một chỉ số phổ biến:
- WTF/trang chỉ số
Các KPI quản lý dự án. Chiến lược / Liên kết Dự án
Một điều khác cần xem xét trong bối cảnh các yêu cầu là sự tồn tại của liên kết giữa chiến lược của tổ chức và các dự án của tổ chức.
- Nếu chúng ta đang làm việc với các dự án nội bộ, thì việc có một sơ đồ chiến lược tốt là một cách tuyệt vời để giải thích bối cảnh kinh doanh (hạn chế và ưu tiên) của dự án cho đội ngũ.
Tại sao bối cảnh kinh doanh lại quan trọng? Để trả lời câu hỏi này, hãy nghĩ về sự khác biệt giữa:
- Làm đúng cách, và
- Làm đúng việc
“Làm đúng cách” là điều mà quản lý dự án hướng tới. Những người quản lý giỏi nhất có thể làm cho toàn bộ dự án thực sự hiệu quả, nhưng liệu điều đó có đưa tổ chức tiến tới các mục tiêu mong muốn không?
KPI, trong trường hợp này, có thể được hình thành như sau:
- Liên kết chiến lược/dự án, %
Cách tốt nhất để đạt được liên kết này là bắt đầu với chiến lược và xây dựng các sáng kiến và dự án mới xung quanh các mục tiêu của nó.
Ngân sách
Các chỉ số cho ngân sách thường dễ tìm. Các KPI cổ điển trong trường hợp này là:
- Ngân sách dự kiến
- Ngân sách thực tế
- Biến thiên ngân sách – chênh lệch giữa ngân sách dự kiến và ngân sách thực tế
Nếu bạn đang sử dụng BSC Designer để lập kế hoạch chiến lược, bạn sẽ tìm thấy các thuộc tính này cho các sáng kiến, cũng như trong cây KPI:
Các KPI quản lý dự án. Các dẫn xuất tài chính của việc quản lý dự án thành công:
- Tiết kiệm chi phí
- Tránh chi phí
- ROI – Tỷ suất hoàn vốn
- Giá trị tương đương bằng đô la của giá trị được tạo ra (giá trị đạt được) – ước tính giá trị được tạo ra bởi dự án
Giá trị đạt được
Giá trị đạt được được đề cập có thể được tính như sau:
- Giá trị đạt được (EV) = Tổng_Ngân_sách * Tiến độ, %
Một chỉ số khác so sánh giá trị đạt được với ngân sách thực tế đã sử dụng:
- Biến thiên chi phí (CV) = Giá_trị_đạt_được – Ngân_sách_Thực_tế
Giá trị CV âm có thể là dấu hiệu của tình trạng vượt ngân sách.
BSC Designer sẽ tính toán Giá trị đạt được và Biến thiên chi phí nếu sáng kiến có chỉ số tiến độ được gán và tổng ngân sách được chỉ định.
Thời gian
Các chỉ số cổ điển cho quản lý dự án là:
- Thời gian chu kỳ
- Biến thiên lịch trình, % (số giờ theo kế hoạch so với số giờ thực tế)
- Hoàn thành đúng hạn, %
- Bỏ lỡ các mốc quan trọng, %
Mặc dù các chỉ số này dễ dàng được tính toán bằng phần mềm quản lý dự án, chúng ta cần thận trọng khi diễn giải kết quả của chúng.
Các KPI quản lý dự án. Thực hiện Phân tích Nguyên nhân gốc
Hạn chót đã bị bỏ lỡ vì quản lý kém, hay vì yêu cầu đã thay đổi một cách bất ngờ, hoặc phạm vi của dự án cần được xem xét lại vì một số đầu vào mới?
Biết các chuẩn đối sánh của bạn
Việc đội ngũ của bạn bỏ lỡ 15% các mốc quan trọng trong tháng này có nghĩa là gì? Đây có phải là điều điển hình đối với họ không?
Tỷ lệ này so với tháng trước hoặc so với một đội khác như thế nào? Dữ liệu chỉ có ý nghĩa trong một bối cảnh nhất định, vì vậy hãy đảm bảo bạn hiểu bối cảnh này trước khi đưa ra kết luận.
Các KPI Tạo Ra Hành Vi Gì?
Hãy suy nghĩ kỹ trước khi liên kết các KPI quản lý dự án với tính toán thưởng. Hoàn thành đúng hạn 100% nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy tờ, nhưng không nên có bất kỳ sự đánh đổi nào với chất lượng của sản phẩm cuối cùng. KPI xấu là những KPI khiến đội ngũ của bạn nghĩ về cách thao túng hệ thống hơn là làm sản phẩm tốt hơn.
Rủi ro
Trước đây, chúng ta đã thảo luận về khái niệm rủi ro và Chỉ số rủi ro chính (KRI). Một trong những ý tưởng được nêu trong bài viết đó là KRI (Chỉ số rủi ro chính) không khác nhiều so với KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI)).
Ví dụ, nếu chúng ta muốn giảm thiểu rủi ro về các yêu cầu không rõ ràng, chúng ta sẽ theo dõi KPI Mức độ rõ ràng của các yêu cầu, % (hoặc KRI, nếu bạn muốn).
Nói cách khác, bất kỳ rủi ro nào có kế hoạch giảm thiểu rủi ro đều có thể được theo dõi bằng một KPI.
Một ý tưởng quan trọng khác là bản thân việc quản lý rủi ro cũng có thể được theo dõi bằng các KPI:
- Số rủi ro được xác định
- % rủi ro đã được xác định có kế hoạch giảm thiểu
- Số rủi ro đã xảy ra mà không có kế hoạch giảm thiểu
- Rủi ro tái diễn, %
- Chi phí quản lý rủi ro, $
Các KPI quản lý dự án. Chất lượng
Chúng ta có thể ước tính chất lượng của quản lý dự án như thế nào? Điều đó phụ thuộc vào khía cạnh chất lượng mà chúng ta quan tâm. Như đã thảo luận trong bài viết Các KPI về chất lượng, chất lượng được cảm nhận khác nhau bởi các bên liên quan khác nhau.
Chất lượng lãnh đạo
Chúng ta có thể bắt đầu với:
- Chất lượng quản lý (xem một số ý tưởng về cách định lượng)
- Chất lượng lãnh đạo
- Chất lượng giao tiếp, % (xem bài viết về độ phức tạp để tham khảo một số ý tưởng)
Chất lượng của Kết quả
Sau đó, chúng ta có thể xem xét chất lượng của các kết quả đã tạo ra:
- % công việc làm lại, hoặc
- Số lượng hàng trả lại
% công việc làm lại cao có thể chỉ ra vấn đề với yêu cầu của dự án, ước tính ban đầu không phù hợp, hoặc lập kế hoạch không đầy đủ.
Các chỉ số chất lượng chung hơn bao gồm:
- Sự hài lòng của khách hàng nội bộ, %
- Sự hài lòng của khách hàng bên ngoài, %
Khái niệm chất lượng bao gồm chất lượng của các tài liệu nội bộ được tạo ra như là kết quả của dự án. Ví dụ, nếu bạn cần một nhà thiết kế đồ họa cho dự án của bạn, thì các tài liệu cuối cùng cần được giao theo các tiêu chuẩn nội bộ nhất định, sử dụng các mẫu cụ thể và thực hành tốt nhất. KPI, trong trường hợp này, là:
- Sự tuân thủ tiêu chuẩn nội bộ, %
Phái sinh chất lượng
Còn về sáng tạo thì sao?
Một tác dụng phụ tốt của quản lý dự án được tổ chức tốt có thể là ý tưởng cho dòng chảy sáng tạo. Chỉ số cần theo dõi là:
- Số lượng ý tưởng sáng tạo đủ tiêu chuẩn được tạo ra
Khi xem xét khía cạnh chất lượng của bất kỳ dự án nào, chúng ta cũng nên tính đến các khía cạnh tính bền vững.
Không chỉ tính bền vững môi trường cổ điển mà còn cả các trụ cột xã hội và kinh tế. Hãy xem thẻ điểm bền vững để biết một số KPI cụ thể như:
- % nguyên liệu tái chế được sử dụng
- An toàn nơi làm việc, %
Nguồn lực
Trong bối cảnh quản lý dự án, một KPI khởi đầu cho nguồn lực là:
- Thời gian làm việc hiệu quả hoặc Thời gian dành cho các hoạt động có thể lập hóa đơn, %
- Nguồn lực dự kiến so với nguồn lực đã sử dụng
Về cơ bản, chúng tôi muốn biết liệu nhóm của bạn dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nội bộ hay thực hiện công việc của họ.
Nếu dự án của bạn liên quan đến việc tìm kiếm nguồn phức tạp, logistics và quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, hãy xem thẻ điểm mua sắm để biết thêm các KPI khác.
Quản lý nhân tài
Cuối cùng, “vốn” chính của bạn là đội ngũ:
- Bắt đầu với chỉ số tỷ lệ biến động nhân sự cơ bản. Tham khảo thêm ý tưởng từ Thẻ điểm nhân sự.
- Sử dụng chỉ số số giờ đào tạo và cố vấn cơ bản. Nếu bạn nghiêm túc trong việc phát triển kỹ năng của đội ngũ, hãy xây dựng một thẻ điểm đào tạo toàn diện bằng mô hình Kirkpatrick.
Từ KPI dự án riêng lẻ đến hiệu suất danh mục
Các thước đo ở cấp dự án chỉ phản ánh một phần bức tranh quản lý khi có nhiều sáng kiến cạnh tranh sự chú ý và nguồn lực. Trong ví dụ này, mỗi sáng kiến vẫn giữ Ngân sách, Rủi ro, Giá trị và các chỉ số hiệu suất theo từng giai đoạn của riêng mình, trong khi nền tảng hợp nhất chúng thành chế độ xem danh mục để so sánh, báo cáo và kiểm soát vận hành.
Một lời cuối
Sau vài phút tìm kiếm trên Internet, bạn có thể có một danh sách dài các KPI cho quản lý dự án.
Bạn nên đề cập một số thực tiễn tốt nhất về việc lập danh sách rút gọn các KPI đó:
- Bắt đầu với bối cảnh kinh doanh, một sơ đồ chiến lược tốt sẽ thực sự hữu ích
- Xác định KPI đúng cách – xem mẫu trong bài viết này
- Hiểu sự khác biệt giữa chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ cũng như sự khác biệt giữa các yếu tố thành công và các tiêu chí thành công
- Giữ danh sách ngắn gọn – một cặp chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ cho mỗi mục tiêu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một danh sách hơn 100 chỉ số đo lường
Sử dụng Mẫu Các KPI quản lý dự án
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Các KPI quản lý dự án làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkín là một kiến trúc sư chiến lược và là nhà sáng lập của BSC Designer, một nền tảng thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Ông là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hai cuốn sách và hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả tại các hội nghị quốc tế. Kết nối với Alexis trên LinkedIn.