Tìm hiểu cách theo dõi và cải thiện hiệu quả của quản lý dự án với các KPI. Sử dụng các chỉ số hiệu suất để chứng minh giá trị của dự án đối với các bên liên quan.
- “Dự án” và “Sáng kiến” – sự khác biệt là gì?
- Quản lý dự án: tại sao cần đo lường, và các bên liên quan là ai?
- Các KPI cho quản lý dự án: Phạm vi, Chi phí, Thời gian, Rủi ro, Chất lượng, Nguồn lực
Dự án so với Sáng kiến: Vị trí của Dự án trong Lập kế hoạch Chiến lược
Vai trò của dự án trong lập kế hoạch chiến lược là gì? Trước đây, chúng ta đã nói về các cấp độ trừu tượng khác nhau trong lập kế hoạch chiến lược.
Chúng ta bắt đầu với cấp độ cao nhất (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi), sau đó chuyển đến cấp độ ưu tiên chiến lược, mục tiêu kinh doanh, chỉ số hiệu suất, và cuối cùng, đến cấp độ hành động (Cấp độ 5 trên sơ đồ).
Trong lập kế hoạch chiến lược, các mục hành động thường được gọi là “sáng kiến.” Tại sao chúng ta không gọi chúng là “dự án?”
Sự khác biệt giữa sáng kiến và dự án là gì?
- Một định nghĩa về sáng kiến mà chúng ta có thể tìm thấy trong từ điển nhấn mạnh đến tính mới mẻ hoặc khó khăn của hoạt động.
- Ngược lại, thuật ngữ dự án được giải thích như là một phương pháp đã được lên kế hoạch trước hoặc một số công việc dự kiến với một thời hạn.
Tôi thích sử dụng một chuyến đi như một phép ẩn dụ để giải thích sự khác biệt:
- Khi một gia đình lên kế hoạch cho chuyến đi ô tô đầu tiên từ Paris đến Barcelona, điều đó nghe giống như một sáng kiến. Các chi tiết của con đường không được biết rõ, phí đường được ước tính rất sơ bộ, việc tìm một nhà hàng tốt dọc đường là một việc ngẫu nhiên.
- Bây giờ, tưởng tượng một tình huống khác, một tài xế xe tải đi cùng tuyến đường. Thời gian, phí đường, chi phí nhiên liệu và chỗ ở được tính toán rất chính xác. Đối với trung tâm logistic phụ trách xe tải này, đây là một dự án nhỏ.
Các thuộc tính của một dự án là gì? Hãy xem xét một tam giác quản lý dự án cổ điển:
- Ngân sách
- Dòng thời gian
- Phạm vi
Còn về một sáng kiến thì sao? Nó có thể có chính xác những thuộc tính giống nhau! Ví dụ, đây là một hộp thoại sáng kiến từ phần mềm lập kế hoạch chiến lược, nó trông rất giống với những gì chúng ta có trong một công cụ quản lý dự án.
Các KPI Quản lý Dự án. Với một sáng kiến, chúng ta đang thăm dò. Và để thăm dò, chúng ta cần ngân sách và thời gian.
Tổ chức cần gì? Một sáng kiến hay một dự án? Trong khi chúng ta sẽ chủ yếu nói về các sáng kiến trong lập kế hoạch chiến lược, những sáng kiến đó cần được thực hiện theo một cách nào đó. Đó là lúc chúng ta cần các dự án.
Chúng ta cần cả hai – sáng kiến và dự án!
Trong bối cảnh tự động hóa phần mềm, cũng có sự khác biệt. Phần mềm quản lý dự án đi kèm với biểu đồ Gantt và lập kế hoạch tài nguyên chi tiết, trong khi phần mềm thực thi chiến lược tập trung vào sơ đồ chiến lược và các KPI.
Tại sao đo lường quản lý dự án
Trong hệ thống KPI, chúng ta đã thống nhất rằng trước khi đo lường, điều quan trọng là phải hiểu rõ bối cảnh của việc đo lường:
- Tại sao chúng ta muốn đo lường quản lý dự án?
Đây là một số lý do điển hình:
- Để cải thiện hiệu suất và hiệu quả
- Để cải thiện quy trình hiện tại và hiệu suất của chúng
- Để cải thiện phong cách quản lý, truyền thông, cơ sở hạ tầng
- Để chứng minh giá trị của dự án đối với các bên liên quan
Tất cả những câu trả lời này phù hợp với ý tưởng của phân tích khoảng cách được áp dụng cho quản lý dự án.
Các bên liên quan trong Quản lý Dự án
Một câu hỏi khác mà hệ thống KPI gợi ý để hỏi là:
- Ai là các bên liên quan của quản lý dự án?
Danh sách các bên liên quan chắc chắn sẽ bao gồm:
- Người quản lý dự án
- Nhóm làm việc trong dự án
- Nhà tài trợ dự án
- Các khách hàng bên ngoài và nội bộ
- Các cơ quan quản lý bên ngoài và đội tuân thủ nội bộ
- Nhóm đảm bảo chất lượng
Danh sách các bên liên quan sẽ giúp chúng ta tập trung vào nỗ lực đo lường hiệu suất.
Một số bên liên quan sẽ quan tâm đến việc biết các KPI để đo lường sự thành công của dự án, trong khi các bên liên quan khác sẽ quan tâm đến việc đo lường sự thành công của quản lý dự án.
Các KPI cho quản lý dự án
Bây giờ, chúng ta đã có danh sách các bên liên quan và biết câu trả lời mà chúng ta quan tâm. Hãy xác định một số KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) cho quản lý dự án.
Chúng ta có thể nhóm các KPI xung quanh một trong những mô hình quản lý dự án:
- Mô hình tam giác cổ điển: Phạm vi, Chi phí, Thời gian -> Chất lượng
Hoặc mô hình tiên tiến theo tiêu chuẩn PMBOK:
- Phạm vi, Chi phí, Thời gian + Rủi ro, Chất lượng, Tài nguyên
Các KPI quản lý dự án. Phạm vi
Khái niệm về phạm vi trong quản lý dự án tập trung chủ yếu vào các yêu cầu cho sản phẩm tương lai theo nhu cầu của các bên liên quan.
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất của yêu cầu là:
- Tính rõ ràng của yêu cầu, %
Làm thế nào để định lượng tính rõ ràng?
Chúng ta có thể yêu cầu một số chuyên gia đọc các yêu cầu và đếm các tuyên bố được cho là mơ hồ. Một cách tiếp cận ít chính thức hơn, nhưng vẫn hiệu quả là định lượng KPI này bằng một chỉ số phổ biến:
- WTF/trang chỉ số
Các KPI Quản lý dự án. Chiến lược / Liên kết Dự án
Một điều khác cần xem xét trong bối cảnh các yêu cầu là sự tồn tại của liên kết giữa chiến lược của tổ chức và các dự án của tổ chức.
- Nếu chúng ta đang làm việc với các dự án nội bộ, thì việc có một sơ đồ chiến lược tốt là một cách tuyệt vời để giải thích bối cảnh kinh doanh (hạn chế và ưu tiên) của dự án cho đội ngũ.
Tại sao bối cảnh kinh doanh lại quan trọng? Để trả lời câu hỏi này, hãy nghĩ về sự khác biệt giữa:
- Làm đúng cách, và
- Làm đúng việc
“Làm đúng cách” là điều mà quản lý dự án hướng tới. Những người quản lý giỏi nhất có thể làm cho toàn bộ dự án thực sự hiệu quả, nhưng liệu điều đó có đưa tổ chức tiến tới các mục tiêu mong muốn không?
KPI, trong trường hợp này, có thể được hình thành như sau:
- Liên kết chiến lược/dự án, %
Cách tốt nhất để đạt được liên kết này là bắt đầu với chiến lược và xây dựng các sáng kiến và dự án mới xung quanh các mục tiêu của nó.
Chi phí
Các chỉ số cho chi phí thường dễ tìm. Các KPI cổ điển trong trường hợp này là:
- Ngân sách dự kiến
- Ngân sách thực tế
- Biến thiên ngân sách – sự khác biệt giữa ngân sách dự kiến và thực tế
Nếu bạn đang sử dụng BSC Designer để lập kế hoạch chiến lược, bạn sẽ tìm thấy những thuộc tính này cho các sáng kiến, cũng như trong cây KPI:
Chỉ số Hiệu suất Quản lý Dự án. Các dẫn xuất tài chính của quản lý dự án thành công:
- Tiết kiệm chi phí
- Tránh chi phí
- ROI – Tỷ suất hoàn vốn
- Giá trị tương đương bằng đô la của giá trị tạo ra (giá trị đạt được) – ước tính giá trị được tạo ra bởi dự án
Giá trị đạt được
Giá trị đạt được được đề cập có thể được tính như sau:
- Giá trị đạt được (EV) = Tổng_Ngân_sách * Tiến độ, %
Một chỉ số khác so sánh giá trị đạt được với ngân sách thực tế đã sử dụng:
- Biến thiên chi phí (CV) = Giá_trị_đạt_được – Ngân_sách_Thực_tế
Giá trị CV âm có thể là dấu hiệu của tình trạng vượt ngân sách.
BSC Designer sẽ tính toán Giá trị đạt được và Biến thiên chi phí nếu sáng kiến có chỉ số tiến độ được gán và tổng ngân sách được chỉ định.
Thời gian
Các chỉ số cổ điển cho quản lý dự án là:
- Thời gian chu kỳ
- Biến thiên lịch trình, % (giờ dự kiến so với giờ thực tế)
- Hoàn thành đúng hạn, %
- Bỏ lỡ mốc quan trọng, %
Trong khi các chỉ số này dễ tính toán bằng phần mềm quản lý dự án, chúng ta cần cẩn thận với việc diễn giải kết quả của chúng.
Các KPI Quản lý dự án. Thực hiện Phân tích Nguyên nhân gốc
Hạn chót đã bị bỏ lỡ vì quản lý kém, hay vì yêu cầu đã thay đổi một cách bất ngờ, hoặc phạm vi của dự án cần được xem xét lại vì một số đầu vào mới?
Biết rõ các tiêu chuẩn của bạn
Đội của bạn đã bỏ lỡ 15% cột mốc trong tháng này có ý nghĩa gì? Điều này có phải là điều thường xảy ra với họ không?
Tỷ lệ này so với tháng trước hoặc so với đội khác như thế nào? Dữ liệu chỉ có ý nghĩa trong một ngữ cảnh nhất định, vì vậy hãy chắc chắn hiểu rõ ngữ cảnh này trước khi đưa ra kết luận.
Các KPI Tạo Ra Hành Vi Gì?
Hãy suy nghĩ kỹ trước khi liên kết các KPI quản lý dự án với tính toán thưởng. Hoàn thành đúng hạn 100% nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy tờ, nhưng không nên có bất kỳ sự đánh đổi nào với chất lượng của sản phẩm cuối cùng. KPI xấu là những KPI khiến đội ngũ của bạn nghĩ về cách thao túng hệ thống hơn là làm sản phẩm tốt hơn.
Rủi ro
Trước đây, chúng ta đã thảo luận về khái niệm rủi ro và Chỉ số Rủi ro Chính. Một trong những ý tưởng được trình bày trong bài viết đó là KRIs (Chỉ số Rủi ro Chính) không khác biệt nhiều so với KPIs (Chỉ số Hiệu suất Chính).
Ví dụ, nếu chúng ta muốn giảm thiểu rủi ro có yêu cầu mơ hồ, chúng ta sẽ theo dõi Chỉ số không mơ hồ của yêu cầu, % KPI (hoặc KRI, nếu bạn muốn).
Nói cách khác, bất kỳ rủi ro nào có kế hoạch giảm thiểu rủi ro đều có thể được theo dõi bằng một KPI.
Một ý tưởng quan trọng khác là việc quản lý rủi ro bản thân nó có thể được theo dõi bằng KPIs:
- Số lượng rủi ro được xác định
- % rủi ro được xác định có kế hoạch giảm thiểu
- Số lượng rủi ro xảy ra không có kế hoạch giảm thiểu
- Rủi ro tái diễn, %
- Chi phí quản lý rủi ro, $
Các KPI Quản lý Dự án. Chất lượng
Chúng ta có thể ước tính chất lượng của quản lý dự án như thế nào? Điều đó phụ thuộc vào khía cạnh chất lượng mà chúng ta quan tâm. Như đã thảo luận trong bài viết Các KPI về chất lượng, chất lượng được cảm nhận khác nhau bởi các bên liên quan khác nhau.
Chất lượng lãnh đạo
Chúng ta có thể bắt đầu với:
- Chất lượng quản lý (xem một số ý tưởng về cách định lượng nó)
- Chất lượng của lãnh đạo
- Chất lượng của giao tiếp, % (xem bài viết về độ phức tạp để có một số ý tưởng)
Chất lượng của Kết quả
Sau đó, chúng ta có thể xem xét chất lượng của các kết quả đã tạo ra:
- % công việc làm lại, hoặc
- Số lượng hàng trả lại
% công việc làm lại cao có thể cho thấy có vấn đề với yêu cầu của dự án, ước tính ban đầu không phù hợp hoặc kế hoạch không đủ.
Các chỉ số chất lượng chung hơn bao gồm:
- Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ, %
- Mức độ hài lòng của khách hàng bên ngoài, %
Khái niệm chất lượng bao gồm chất lượng của các sản phẩm nội bộ được tạo ra từ dự án. Ví dụ, nếu bạn cần một nhà thiết kế đồ họa cho dự án của mình, thì các tài liệu cuối cùng cần phải được giao theo các tiêu chuẩn nội bộ nhất định, sử dụng các mẫu cụ thể và thực hành tốt nhất. KPI trong trường hợp này là:
- Tuân thủ tiêu chuẩn nội bộ, %
Phái sinh Chất lượng
Còn về đổi mới thì sao?
Một tác dụng phụ tốt của quản lý dự án được tổ chức tốt có thể là những ý tưởng cho dòng đổi mới. Chỉ số cần theo dõi là:
- Số lượng ý tưởng đổi mới đủ điều kiện được tạo ra
Khi xem xét khía cạnh chất lượng của bất kỳ dự án nào, chúng ta cũng nên tính đến các khía cạnh về tính bền vững.
Không chỉ là bền vững môi trường cổ điển mà còn là các trụ cột xã hội và kinh tế. Hãy xem thẻ điểm bền vững để biết một số KPI cụ thể như:
- % nguyên liệu tái chế được sử dụng
- An toàn nơi làm việc, %
Nguồn lực
Trong bối cảnh quản lý dự án, một KPI khởi đầu cho nguồn lực là:
- Thời gian làm việc hiệu quả hoặc Thời gian dành cho các hoạt động có thể lập hóa đơn, %
- Nguồn lực dự kiến so với nguồn lực đã sử dụng
Về cơ bản, chúng tôi muốn biết liệu nhóm của bạn dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nội bộ hay thực hiện công việc của họ.
Nếu dự án của bạn liên quan đến việc tìm kiếm nguồn phức tạp, logistics và quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, hãy xem thẻ điểm mua sắm để biết thêm các KPI khác.
Quản lý nhân tài
Cuối cùng, “tài sản” chính của bạn là đội ngũ của bạn:
- Bắt đầu với số liệu tỷ lệ thay đổi nhân sự cơ bản. Tham khảo thêm ý tưởng từ Thẻ điểm nhân sự.
- Sử dụng số liệu giờ đào tạo và cố vấn cơ bản. Nếu bạn nghiêm túc về việc phát triển kỹ năng của đội ngũ, hãy xây dựng một thẻ điểm đào tạo toàn diện theo mô hình của Kirkpatrick.
Một lời cuối
Sau vài phút tìm kiếm trên Internet, bạn có thể có một danh sách dài các KPI cho quản lý dự án.
Đề xuất một số thực tiễn tốt nhất về việc rút ngắn danh sách những KPI đó:
- Bắt đầu với bối cảnh kinh doanh, một sơ đồ chiến lược tốt sẽ rất hữu ích
- Xác định KPI một cách chính xác – xem mẫu trong bài viết này
- Hiểu sự khác biệt giữa chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ cũng như sự khác biệt giữa các yếu tố thành công và tiêu chí thành công
- Giữ danh sách ngắn gọn – một cặp chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ cho mỗi mục tiêu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với danh sách hơn 100 chỉ số
Sử dụng Mẫu Các KPI Quản lý Dự án
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Các KPI Quản lý Dự án làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.