Bài viết này tập trung vào nghiên cứu trường hợp của công ty Mexico GB PLUS, S.A. DE C.V. Công ty hoạt động trong ngành tài chính chiết khấu tiền lương. Họ bán các khoản vay tiền mặt, thiết bị điện tử và khởi nghiệp kinh doanh cho nhân viên liên kết làm việc cho chính phủ liên bang và tiểu bang ở Mexico, và được trả lương thông qua chiết khấu trên tiền lương của họ. 
Bắt đầu quy trình triển khai. Ai phụ trách?
José Ricardo Zea Grayeb là huấn luyện viên đội ngũ chất lượng, người phụ trách việc triển khai Thẻ điểm cân bằng trong công ty thông qua việc giới thiệu BSC Designer. Công ty đã quyết định thu hút các cố vấn bên ngoài. Nhưng đồng thời họ cũng cố gắng làm mọi thứ có thể bằng cách sử dụng nguồn nhân lực nội bộ. Vì vậy, một đội ngũ đặc biệt đã được thành lập để chuyển đổi các mục tiêu kinh doanh thành các chỉ số. Đội ngũ này phụ trách việc lập kế hoạch chiến lược, tự đặt ra các mục tiêu của mình và trưởng nhóm phụ trách việc chuyển những mục tiêu đó thành các chỉ số. Như đã nói ở trên, công ty đã được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn bên ngoài để duy trì tập trung với tầm nhìn từ người ngoài.
Cần phải nhấn mạnh rằng việc thu hút các cố vấn bên ngoài trong việc triển khai Thẻ điểm cân bằng khá phổ biến. Thực tế, thống kê cho thấy có rất ít công ty thực sự thành công trong việc triển khai Thẻ điểm cân bằng mà không có sự trợ giúp chuyên nghiệp.
Như đã biết, việc triển khai Thẻ điểm cân bằng cần có sự hỗ trợ kỹ thuật thích hợp và các giải pháp phần mềm. May mắn thay, GB PLUS có phòng IT riêng của mình đã cung cấp hỗ trợ thích hợp cho nhóm BSC và nhân sự công ty. Tuy nhiên, công ty vẫn phải thuê ngoài đôi khi. Đồng thời, họ có các chuyên gia IT có trình độ riêng phát triển phần mềm và tiện ích.
Phạm vi triển khai
Người ta biết rằng, một số công ty thích triển khai Thẻ điểm cân bằng ở cấp độ công ty, trong khi những công ty khác chọn bắt đầu với phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh. GB PLUS quyết định bắt đầu ở cấp độ công ty. Việc triển khai Thẻ điểm cân bằng bắt đầu với CEO và ban lãnh đạo cấp cao. Sau đó, quy trình được thực hiện xuống các cấp thấp hơn của cấu trúc tổ chức. Các chuyên gia của công ty ước tính rằng họ cần một tháng để lan tỏa BSC trong toàn bộ tổ chức. GB PLUS sử dụng một sơ đồ khá thú vị về cách Thẻ điểm cân bằng hoạt động. Phần lớn nhân viên của công ty là những người hoạt động thực địa (nhân viên bán hàng). Vì vậy, họ là nguồn thông tin chính. Các kho hàng và các phòng ban khác cũng cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo cấp cao của công ty, thông tin này được xử lý tự động bởi giải pháp phần mềm. Sau đó, thông tin này được nhập vào hệ thống BSC. Cần lưu ý rằng đây là một cách thu thập thông tin rất phổ biến, vì nhân viên bình thường, quản lý tuyến đầu và nhân viên bán hàng luôn có thông tin chính xác về các quy trình nội bộ và bên ngoài, nhu cầu của khách hàng, các vấn đề bên trong và bên ngoài công ty, v.v.
Bảo trì Thẻ điểm cân bằng. Lập kế hoạch chiến lược. Vai trò của Thẻ điểm cân bằng trong công ty
GB PLUS đã báo cáo rằng khái niệm Thẻ điểm cân bằng và BSC Designer giúp công ty ngừng việc chỉ “làm công việc.” Nó giúp tập trung vào vấn đề thực sự và tìm ra gốc rễ của các vấn đề. Với Thẻ điểm cân bằng, một chiến lược được chính thức hóa dựa trên các vấn đề và hoạt động hiện tại. Thực tế, đây là điều tốt nhất mà Thẻ điểm cân bằng có thể làm cho công ty. Nó thay đổi cách tiếp cận và thái độ. Nếu Thẻ điểm cân bằng trở thành một phần trong thói quen hàng ngày của công ty, điều đó có nghĩa là BSC thực sự hiệu quả. Nếu chiến lược trở thành mối quan tâm của mọi người, có mọi lý do để hy vọng rằng các mục tiêu chiến lược sẽ được đạt được. Theo cách đó, Thẻ điểm cân bằng không chỉ là một món đồ chơi trong tay của các nhà quản lý cấp cao, mà là một công cụ quản lý chiến lược hiệu quả được sử dụng bởi mọi người trong công ty.
Giám sát hoạt động kinh doanh
Như đã nói ở trên, Thẻ điểm cân bằng không chỉ chuyển đổi chiến lược thành hành động mà còn giúp thu thập thông tin về các hoạt động và vấn đề kinh doanh. Trong GB PLUS, BSC đang được triển khai ở giai đoạn ban đầu, nên họ chưa có cơ hội để thử nghiệm. Đồng thời, ban lãnh đạo và nhân viên công ty đang làm mọi cách để thẻ điểm cân bằng hoạt động như một công cụ thu thập thông tin và giám sát hoạt động kinh doanh. Một trong những mục tiêu chính của công ty là cung cấp cho các nhà đầu tư, giám đốc, quản lý và nhân viên một cái nhìn trực quan về hệ thống quản lý, liên kết với tất cả các nguồn thông tin. Đôi khi, rất khó để nhân viên bình thường hiểu được chiến lược của công ty. Có những lúc các nhà đầu tư và chủ sở hữu công ty luôn muốn biết điều gì đang diễn ra trong công ty. BSC là một giải pháp hoàn hảo trong tình huống này, vì nó cung cấp cho tất cả người dùng thông tin chính xác và đáng tin cậy về các quy trình nội bộ và bên ngoài của công ty, cũng như tiến trình đạt được các mục tiêu.
Đo lường các chỉ số quy trình nội bộ
Mục tiêu chính của Thẻ điểm cân bằng GB PLUS được liên kết với phòng kế toán để kiểm soát và theo dõi ngân sách. Ý tưởng quan trọng thứ hai là xem các quy trình nội bộ hiệu quả như thế nào, và chúng có thể đóng góp ra sao cho sự hài lòng của khách hàng, để công ty làm mọi điều có thể để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ví dụ này giải thích hiệu quả của Thẻ điểm cân bằng. Sơ đồ chiến lược bao gồm các biện pháp và mục tiêu được liên kết bằng các mối quan hệ nhân quả. Vì vậy, để cải thiện sự hài lòng của khách hàng và khiến họ mua nhiều hơn từ công ty, cần thực hiện một số cải tiến trong các quy trình nội bộ của công ty. Đôi khi cần thiết phải giáo dục nhân viên, tiếp thu kỹ năng và cách tiếp cận mới và thay đổi cách thực hiện kinh doanh. Khách hàng là giá trị tối thượng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Và chỉ thông qua sự hài lòng và trung thành của khách hàng mà doanh số bán hàng được tăng lên và kết quả tài chính tốt hơn được đạt được.
BSC Designer được sử dụng cho các quy trình giáo dục và phát triển
GB PLUS đã quản lý sử dụng BSC Designer để đo lường quản lý nguồn nhân lực, hiệu quả của hệ thống lương thưởng và các buổi đào tạo. Công ty cần nhiều phát triển tổ chức và GB PLUS dự định sử dụng BSC Designer để cải thiện hiệu quả của nhân sự, đặc biệt là trong quản lý nguồn nhân lực. Họ phải giám sát tất cả các quy trình đào tạo và chính sách lương thưởng vì họ trả hoa hồng cho nhân viên bán hàng. Vì vậy, hiệu suất bán hàng của họ cần được kiểm soát để tính toán số tiền thưởng. Cần phải đề cập rằng Thẻ điểm cân bằng không thể hoạt động nếu nhân viên không được động viên. Động viên có thể khác nhau ở các công ty khác nhau. Nhưng dù sao, một hệ thống khen thưởng và thưởng toàn diện là điều cần thiết. Mọi người cần hiểu tại sao họ nên sử dụng Thẻ điểm cân bằng và những lợi ích cá nhân mà họ nhận được.
Kỳ vọng đối với Thẻ điểm cân bằng trong công ty
GB PLUS các nhà quản lý thú nhận rằng họ đang mong đợi để khôi phục sự ổn định, tăng lợi nhuận và phát triển hơn nữa. Mục tiêu chính của công ty là có thể biết họ đang làm gì trong thời gian thực. Vì có thể theo dõi hiệu suất, họ có thể cung cấp thông tin như vậy cho các nhà đầu tư, những người thích biết những gì đang diễn ra với các công ty họ đã đầu tư. Theo cách đó, các nhà đầu tư cảm thấy an toàn và được bảo vệ. Các công ty đang lên kế hoạch sử dụng các giải pháp dựa trên web để cung cấp thông tin cho tất cả các bên quan tâm.
Kinh nghiệm với Thẻ điểm cân bằng và BSC Designer
Dòng thời gian
Công ty đã thiết lập dòng thời gian 90 ngày cho các thử nghiệm và sau đó thêm 60 ngày để liên kết các nguồn thông tin của họ và công bố dữ liệu BSC trên trang web của họ. GB PLUS hiện đang trong giai đoạn thiết lập, vì vậy họ chưa có cái nhìn đầy đủ về nhu cầu kỹ thuật. Trong thời gian này, công ty đã sử dụng Phần mềm Kế toán cũng như ứng dụng đánh giá tín dụng sẽ được gắn vào BSC. Mọi thứ được thực hiện bằng SQL. Công ty duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, vì vậy các vấn đề được giải quyết ngay khi chúng xảy ra.
Sơ đồ chiến lược
GB PLUS sắp hoàn thành sơ đồ chiến lược của họ và họ dự định sử dụng BSC Designer để theo dõi mọi thứ. Công ty đã phát triển các chỉ số của riêng mình, vì vậy không có KPI nào được nhập khẩu. Tất cả thông tin của chúng tôi được chuẩn bị theo yêu cầu bởi phòng ban phụ trách hiện tại, nhưng họ cần thay đổi điều này vì đây là một quy trình chậm và không chính xác và thông tin thường lỗi thời hoặc không đáng tin cậy.
Báo cáo và BSC
GB PLUS sử dụng báo cáo Excel và Power Point, nhưng ban quản lý công ty muốn cải thiện quy trình báo cáo. Công ty chưa sử dụng khả năng báo cáo của BSC Designer và họ không có kinh nghiệm sử dụng các công thức tùy chỉnh. GB PLUS đã chọn BSC Designer vì nó có những khả năng này và đó là điều họ đang tìm kiếm. Ban quản lý công ty nhận ra rằng Thẻ điểm cân bằng sẽ vô dụng nếu thông tin không thể truy cập được theo thời gian thực. BSC Designer đã trở thành lựa chọn tốt cho GB PLUS vì nó cung cấp truy cập thông tin kịp thời và có hệ thống báo cáo xuất sắc. Điều này làm cho việc ra quyết định quản lý dễ dàng hơn nhiều. Để tóm lại, từ nghiên cứu trường hợp này, rõ ràng GB PLUS đã hiểu rõ lợi ích của Thẻ điểm cân bằng và BSC Designer. Công ty chỉ mới thực hiện những bước đầu tiên trong việc triển khai BC và đã đạt được một số kết quả tích cực.
Nhiều nghiên cứu trường hợp hơn với khách hàng tại Mexico
- Chúng tôi sử dụng BSC Designer để đo lường và báo cáo các KPI và Thẻ điểm cân bằng. Alberto Torres, Quản lý Dự án, UAEM, Toluca, Mexico;
- Ivan Rivera, PMP, Quản lý Dự án, Mexico sử dụng BSC Designer để xác định các dự án nào đóng góp vào việc đạt được tầm nhìn và sứ mệnh kinh doanh;
- Ricardo Zea Grayeb, CFG SAPI DE CV, Xalapa, Veracruz, Mexico sử dụng BSC Designer để theo dõi trực quan hiệu suất và chất lượng;
Nhiều ví dụ hơn về Thẻ điểm cân bằng
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược giúp cải thiện việc xây dựng và thực thi chiến lược thông qua KPI, sơ đồ chiến lược và bảng. Hệ thống triển khai chiến lược độc quyền của chúng tôi hướng dẫn các công ty trong việc ứng dụng thực tiễn của lập kế hoạch chiến lược.