Một công ty Mexico chuyên về tài trợ bảng lương đã bắt đầu triển khai Thẻ điểm cân bằng trên toàn công ty để kết nối ngân sách, các quy trình nội bộ, các mục tiêu khách hàng và hiệu suất lực lượng lao động trong một hệ thống thực thi chiến lược dùng chung.
Tóm tắt điều hành
GB PLUS, S.A. DE C.V. bắt đầu triển khai BSC Designer nhằm chính thức hóa chiến lược, cải thiện khả năng truy cập thông tin quản lý và kết nối các chỉ số hiệu suất với các hệ thống kế toán và đánh giá tín dụng hiện có.
Loại khách hàng: Công ty tài trợ chiết khấu lương
Khu vực: Mexico
Thách thức: Thông tin quản lý được chuẩn bị theo yêu cầu bởi các phòng ban riêng lẻ, khiến việc báo cáo chậm, thiếu chính xác, lỗi thời và đôi khi không đáng tin cậy.
Giải pháp: Một Thẻ điểm cân bằng trên toàn công ty được hỗ trợ bởi BSC Designer, các KPI do nội bộ phát triển, một Sơ đồ chiến lược và kế hoạch tích hợp với các hệ thống kế toán và đánh giá tín dụng.
Phạm vi triển khai: Việc triển khai bắt đầu với CEO và ban quản lý cấp cao và được thiết kế để mở rộng sang bán hàng, kho hàng, kế toán, nhân sự và các chức năng vận hành khác.
Trạng thái triển khai: Tại thời điểm nghiên cứu tình huống, GB PLUS đang ở giai đoạn thiết lập và thí điểm. Công ty đã xác định các mục tiêu và chỉ số nhưng chưa hoàn tất việc tích hợp hoặc xác thực đầy đủ các kết quả.
Trạng thái trường hợp: Nghiên cứu điển hình của khách hàng được nêu tên đã được tổ chức xem xét và phê duyệt để xuất bản.
Triển khai Thẻ điểm cân bằng tại GB PLUS: Các thông tin chính
Trước
Các phòng ban chuẩn bị thông tin theo yêu cầu bằng Excel và PowerPoint, mà không có một cái nhìn thống nhất về hiệu suất của công ty.
Hệ thống theo kế hoạch
Ban quản lý đã lên kế hoạch sử dụng Thẻ điểm cân bằng trên toàn công ty với các KPI được phát triển nội bộ và các liên kết đến các nguồn dữ liệu vận hành.
Hồ sơ công ty: Tài trợ khấu trừ lương tại Mexico
GB PLUS, S.A. DE C.V. là một công ty Mexico hoạt động trong ngành tài trợ khấu trừ lương.
Công ty cung cấp các khoản vay tiền mặt, thiết bị điện tử và tài trợ cho các doanh nghiệp khởi nghiệp cho người lao động thuộc công đoàn đang làm việc tại các tổ chức chính quyền liên bang và tiểu bang ở Mexico. Các khoản thanh toán được thu thông qua việc khấu trừ từ bảng lương của khách hàng.
Một tỷ lệ lớn lực lượng lao động gồm nhân viên bán hàng hiện trường. Các kho hàng và các bộ phận vận hành khác hỗ trợ hoạt động cho vay và bán hàng của công ty.
Thách thức lớn: Báo cáo quản lý chậm và thiếu tin cậy
Trước khi triển khai, mỗi phòng ban chuẩn bị thông tin kinh doanh theo yêu cầu. Điều này tạo ra một số vấn đề về báo cáo:
- Chuẩn bị chậm. Các nhà quản lý phải chờ các phòng ban tổng hợp thông tin cần thiết.
- Độ chính xác không nhất quán. Báo cáo có thể thiếu chính xác hoặc dựa trên các thông lệ khác nhau giữa các phòng ban.
- Thông tin lỗi thời. Dữ liệu không phải lúc nào cũng sẵn có khi cần đưa ra quyết định.
- Báo cáo rời rạc. Excel và PowerPoint không cung cấp một góc nhìn chung về hiệu suất.
Ban quản lý mong muốn các nhà đầu tư, thành viên hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên có một góc nhìn trực quan về hiệu suất của công ty, được liên kết với các nguồn thông tin nền tảng.
Lãnh đạo triển khai và hỗ trợ
Một huấn luyện viên đội ngũ về chất lượng chịu trách nhiệm triển khai Thẻ điểm cân bằng với BSC Designer.
Một nhóm nội bộ chuyên trách đã chuyển các mục tiêu kinh doanh thành các chỉ số đo lường được. Các cố vấn bên ngoài cung cấp góc nhìn từ bên ngoài, trong khi bộ phận CNTT nội bộ hỗ trợ phát triển phần mềm và thiết lập kỹ thuật. Một số nhiệm vụ kỹ thuật được thuê ngoài khi cần.
Triển khai trên toàn công ty bắt đầu từ ban lãnh đạo cấp cao
GB PLUS đã chọn triển khai Thẻ điểm cân bằng ở cấp độ toàn công ty thay vì bắt đầu với một phòng ban.
Việc triển khai bắt đầu với CEO và ban lãnh đạo cấp cao và được dự định sẽ lan tỏa xuống các cấp trong tổ chức.
Mô hình vận hành dựa vào thông tin do các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp cung cấp:
- Nhân viên bán hàng hiện trường cung cấp thông tin về khách hàng, điều kiện thị trường và các vấn đề vận hành.
- Các kho và các bộ phận vận hành cung cấp thông tin về các hoạt động nội bộ.
- Các hệ thống phần mềm xử lý thông tin trước khi thông tin được đưa vào môi trường Thẻ điểm cân bằng.
Tập trung chiến lược vào các vấn đề gốc rễ
GB PLUS báo cáo rằng khái niệm Thẻ điểm cân bằng và BSC Designer đang giúp công ty vượt ra ngoài các hoạt động thường lệ và tập trung vào các vấn đề kinh doanh trọng yếu.
Công ty muốn chính thức hóa chiến lược xoay quanh hoạt động hiện tại và xác định các nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hiệu suất. Thẻ điểm cân bằng được dự định sẽ trở thành một phần của công tác quản lý hằng ngày để nhân viên có thể hiểu cách công việc của họ đóng góp vào các mục tiêu chiến lược.
Kết nối Thẻ điểm cân bằng với ngân sách và kế toán
Một trong những mục tiêu chính là kết nối Thẻ điểm cân bằng với bộ phận kế toán để hỗ trợ kiểm soát và theo dõi ngân sách.
Bằng cách liên kết các chỉ số chiến lược với thông tin tài chính, ban quản lý kỳ vọng đánh giá liệu các nguồn lực và hoạt động kinh doanh có đang đóng góp vào các mục tiêu của công ty hay không.
Đo lường quy trình nội bộ và sự hài lòng của khách hàng
Một mục tiêu khác là đánh giá hiệu quả của các quy trình nội bộ và xác định cách thức chúng đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng.
Công ty dự kiến sử dụng các mối quan hệ nhân quả để liên kết những cải thiện trong vận hành và năng lực của nhân viên với các kết quả về khách hàng và tài chính.
Các lĩnh vực trọng tâm bao gồm:
- Quy trình nội bộ
- Kỹ năng và phương pháp làm việc của nhân viên
- Sự phối hợp giữa các phòng ban
- Phản hồi đối với nhu cầu của khách hàng
GB PLUS xem sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng là những yếu tố đóng góp vào tăng trưởng doanh số và Hiệu suất tài chính mạnh hơn.
Đo lường hiệu suất đào tạo, chế độ đãi ngộ và bán hàng
GB PLUS dự kiến sử dụng BSC Designer để đo lường công tác quản lý nguồn nhân lực, các hoạt động đào tạo và hiệu quả của hệ thống đãi ngộ.
Điều này đặc biệt phù hợp vì nhân viên bán hàng nhận hoa hồng. Hiệu suất của họ phải được theo dõi để tính thưởng và đánh giá liệu các chính sách khuyến khích có hỗ trợ các mục tiêu của công ty hay không.
Các thước đo dự kiến bao gồm:
- Đào tạo và phát triển nhân viên
- Chế độ đãi ngộ và các chính sách khuyến khích
- Hiệu suất bán hàng và tính toán hoa hồng
- Phát triển tổ chức và hiệu quả nhân sự
Phát triển sơ đồ chiến lược và các KPI đặc thù của công ty
Vào thời điểm thực hiện nghiên cứu tình huống, GB PLUS đã gần hoàn tất sơ đồ chiến lược của mình.
Công ty đã phát triển các chỉ số riêng thay vì nhập một bộ KPI tiêu chuẩn. Điều này cho phép các thước đo phản ánh chiến lược, quy trình, khách hàng và các yêu cầu quản lý cụ thể của công ty.
BSC Designer được lựa chọn để theo dõi các chỉ số này và kết nối các mục tiêu về tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi trong sơ đồ chiến lược.
Tích hợp với các hệ thống kế toán và đánh giá tín dụng
GB PLUS dự kiến kết nối Thẻ điểm cân bằng với các hệ thống hiện có:
- Phần mềm kế toán
- Ứng dụng đánh giá tín dụng
- Hạ tầng dữ liệu dựa trên SQL
Các hệ thống này được kỳ vọng sẽ cung cấp dữ liệu cho Thẻ điểm cân bằng. Do dự án vẫn đang trong giai đoạn thiết lập, công ty vẫn chưa xác định đầy đủ tất cả các yêu cầu kỹ thuật.
Dòng thời gian triển khai
GB PLUS đã thiết lập dòng thời gian triển khai gồm hai giai đoạn:
- Giai đoạn thí điểm 90 ngày. Giai đoạn ban đầu được dành cho việc thử nghiệm phương pháp Thẻ điểm cân bằng và cấu hình hệ thống.
- 60 ngày để tích hợp dữ liệu và công bố. Giai đoạn tiếp theo nhằm kết nối các nguồn thông tin và công bố dữ liệu Thẻ điểm cân bằng thông qua môi trường dựa trên web của công ty.
Nghiên cứu tình huống ban đầu ghi nhận việc triển khai đang diễn ra, trước khi có các kết quả kinh doanh có thể đo lường.
Bài học thực tiễn từ việc triển khai GB PLUS
Trường hợp này cho thấy tầm quan trọng của việc xác định các chỉ số đặc thù của công ty trước khi bắt đầu tích hợp kỹ thuật. Sơ đồ chiến lược và cấu trúc KPI rõ ràng cung cấp cho nhóm triển khai một mô hình quản lý ổn định để kết nối với dữ liệu kế toán, tín dụng, bán hàng và nhân sự.
Người dùng BSC Designer nói gì
Xem các tổ chức trong lĩnh vực tài chính mô tả trải nghiệm của họ với nền tảng BSC Designer như thế nào:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Zambia — Tài chính
Nezha (Financial Manager, CD) - Ma-rốc — Tài chính
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - Cộng hòa Dominica — Tài chính
Magdalena T. (Accountant) - Uruguay — Tài chính
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - Mexico — Tài chính
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - Azerbaijan — Tài chính
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Trung Đông — Tài chính
Narendra R. (Satin Creditcare) - Ấn Độ — Tài chính | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - Tây Ban Nha — Tài chính
Kiểm tra theo dõi Chiến lược và KPI bằng chương trình thí điểm
Chia sẻ kế hoạch chiến lược hoặc thẻ điểm Excel của bạn với đội ngũ BSC Designer để khám phá cách các lãnh đạo cấp cao và đội ngũ chiến lược có thể chuyển từ các báo cáo được chuẩn bị thủ công sang một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối để theo dõi chiến lược và KPI.
Thảo luận về chương trình thí điểm Chiến lược
Sử dụng một chương trình thí điểm tập trung để xác thực cấu trúc thẻ điểm, quy trình báo cáo và các kết nối dữ liệu trước khi triển khai rộng hơn trên toàn công ty.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược và quản trị hiệu suất, kết nối các mục tiêu, KPI, sáng kiến và rủi ro giữa các nhóm. Phần mềm hỗ trợ Thẻ điểm cân bằng và các khung quản trị khác, giúp các tổ chức chuyển từ bảng tính sang một kiến trúc chiến lược được kết nối. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi cung cấp một phương pháp luận thực tiễn, trong khi xây dựng năng lực thực thi chiến lược giúp các nhóm phát triển các kỹ năng và thực hành cần thiết để thực thi.