Một nhà sản xuất đồ uống đã thay thế các báo cáo Excel rời rạc bằng một hệ thống KPI dùng chung, trước tiên trong đội ngũ chất lượng và sau đó trên toàn nhà máy, sử dụng tích hợp ERP và một trường hợp ROI rõ ràng để biện minh cho sự thay đổi.
Triển khai hệ thống KPI trong sản xuất đồ uống: Các thông tin chính
Trước
Các phòng ban theo dõi các chỉ số trong các tệp Excel riêng biệt với các định nghĩa khác nhau, và các quản lý đã dành hàng giờ để hợp nhất các báo cáo.
Sau
Các Đội đã sử dụng một nền tảng KPI dùng chung được kết nối với dữ liệu ERP, với các định nghĩa thống nhất và bằng chứng được đính kèm cho từng KPI.
Bạn có báo cáo KPI dựa trên Excel hoặc thẻ điểm của phòng ban? Hãy chia sẻ với đội ngũ BSC Designer để kiểm tra cách theo dõi KPI có thể chuyển từ các bảng tính rời rạc sang một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối.
Thảo luận về chương trình thí điểm KPI
Bắt đầu với một phòng ban, xác thực cách tiếp cận và sử dụng kết quả trước khi triển khai trên diện rộng.
Hồ sơ công ty: Công ty sản xuất đồ uống
Trường hợp này mô tả một nhà sản xuất đồ uống có trụ sở tại Hoa Kỳ, sản xuất đồ uống cho các khách hàng bán lẻ lớn và các khách hàng khu vực từ một cơ sở sản xuất.
Công ty sử dụng khoảng 230 người và sản xuất xấp xỉ 90 triệu gallon mỗi năm. Nguyên liệu thô được đưa đến nhà máy, đồ uống được sản xuất tại chỗ và thành phẩm được vận chuyển trên toàn quốc.
Những thách thức chính: Định nghĩa KPI dùng chung và sẵn sàng cho kiểm toán
Công ty có dữ liệu sản xuất, dữ liệu vận chuyển và dữ liệu chất lượng. Vấn đề là mỗi phòng ban theo dõi hiệu suất theo cách khác nhau, khiến việc báo cáo trên toàn công ty trở nên không đáng tin cậy.
- Các phương pháp theo dõi KPI khác nhau. Các phòng ban sử dụng bảng tính hoặc báo cáo riêng.
- Không có định nghĩa dùng chung. Cùng một chỉ số lại mang ý nghĩa khác nhau ở các nhóm khác nhau.
- Báo cáo thủ công. Các quản lý dành hàng giờ để hợp nhất các tệp Excel mỗi tháng.
- Thiếu sót về mức độ sẵn sàng cho kiểm toán. Bằng chứng cho các chỉ số chất lượng được lưu trữ tách biệt khỏi các báo cáo KPI.
Tình hình được khách hàng tóm tắt như sau:
“Mỗi phòng ban theo một cách nào đó đang theo dõi một số nội dung nhất định, nhưng trên phạm vi toàn công ty, chúng tôi không có khả năng quan sát các chỉ số của tất cả mọi người.”
Thực hiện thí điểm tại bộ phận chất lượng và xây dựng cơ sở kinh doanh
Công ty bắt đầu với một bộ phận để chứng minh giá trị trước khi triển khai hệ thống rộng rãi hơn. Nhóm chất lượng được lựa chọn vì có các chỉ số rõ ràng, kiểm toán thường xuyên và khối lượng công việc báo cáo lớn.
Trong giai đoạn thí điểm, các quản lý cần giải thích với ban lãnh đạo việc thay đổi sẽ tác động như thế nào đến chi phí, thời gian và rủi ro. Nhóm đã sử dụng công cụ tính ROI của BSC Designer như một mô hình ví dụ, sau đó đo lường khoản tiết kiệm trong môi trường của chính họ để xác thực các con số. Các lĩnh vực trọng tâm bao gồm:
- Thời gian báo cáo. Số giờ dành cho việc chuẩn bị và kiểm tra bảng tính, được đo ở mức ít nhất 7 giờ mỗi tuần cho mỗi nhân viên chất lượng.
- Chi phí do lỗi. Công việc làm lại do số liệu không nhất quán.
- Chuẩn bị kiểm toán. Thời gian dành cho việc thu thập tài liệu phục vụ đánh giá của khách hàng hoặc đánh giá chất lượng.
Giai đoạn thí điểm cho thấy những cải thiện thực tiễn.
- Định nghĩa KPI được chia sẻ. Các bộ phận báo cáo cùng các chỉ số theo cùng một cách.
- Giảm thời gian báo cáo. Thời gian chuẩn bị bảng tính trong nhóm chất lượng giảm khoảng 70-80%.
- Sẵn sàng cho kiểm toán tốt hơn. Thời gian cần để tìm bằng chứng hỗ trợ giảm khoảng 90%, và các khảo sát nội bộ xác nhận mức độ tự tin cao hơn về sự sẵn sàng cho kiểm toán.
- Phối hợp tốt hơn. Sản xuất, logistics và chất lượng sử dụng cùng một bộ số liệu.
Các kết quả được định lượng này đã giúp các quản lý trình bày một cơ sở rõ ràng để mở rộng hệ thống.
Sau khi giai đoạn thí điểm cho thấy kết quả rõ ràng, cách tiếp cận tương tự đã được áp dụng cho logistics, sản xuất và bảo trì. Các Thẻ điểm của các bộ phận này được kết nối bằng chức năng liên kết của nền tảng để ban quản lý có thể thấy kết quả của từng bộ phận hỗ trợ các mục tiêu của công ty như thế nào.
Báo cáo hiệu suất dựa trên bằng chứng
Nhóm chất lượng lưu giữ bằng chứng như báo cáo kiểm tra, ghi chú hoặc danh sách kiểm tra đã quét trong các thư mục riêng và các chuỗi email. Việc tìm đúng phiên bản trong quá trình kiểm toán gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian.
Một khung bằng chứng đã được xác định cho từng KPI để các nhóm biết những tài liệu nào là bắt buộc, những tài liệu nào là tùy chọn và khi nào bằng chứng phải được tải lên trước khi một cập nhật KPI được chấp nhận.
Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc tìm kiếm tài liệu và cải thiện mức độ tin cậy đối với các kết quả được báo cáo.
Kết nối các KPI với dữ liệu ERP
Công ty đã xuất dữ liệu vận hành từ hệ thống ERP của mình sang các tệp CSV và sử dụng các bản xuất đó trong các bảng tính của phòng ban. Trong giai đoạn thí điểm, các tệp tương tự cũng được dùng để điền dữ liệu vào các thẻ điểm KPI. Những cải tiến sau đây đã cho phép tích hợp ổn định hơn:
- Kết nối trực tiếp các cơ sở dữ liệu. Các bảng báo cáo đã được liên kết để các giá trị KPI được lấy trực tiếp từ các nguồn dữ liệu được kiểm soát.
- Sử dụng tích hợp API. Các cập nhật tự động đã được cấu hình để dữ liệu ERP cung cấp cho các KPI mà không cần các bước thủ công.
Cách tiếp cận này cho phép hệ thống KPI hoạt động với các nguồn dữ liệu hiện có mà không thay đổi cách các giao dịch ERP được ghi nhận.
Cách biện minh cho việc chuyển từ Excel sang nền tảng KPI
Một trong những bước đi then chốt trong trường hợp này là chương trình thí điểm với bộ phận chất lượng, giúp định lượng các kết quả và khoản tiết kiệm dự kiến, đồng thời cung cấp cho ban lãnh đạo cấp cao những lý do rõ ràng để rời bỏ bảng tính. Dưới đây là các bước mà các tổ chức khác có thể thực hiện:
- Bắt đầu với một bộ phận. Chọn một bộ phận có các chỉ số rõ ràng và khối lượng công việc báo cáo.
- Đo lường thời gian tiết kiệm và giảm lỗi. Sử dụng công cụ tính ROI để ước tính tác động tài chính.
- Kết nối dữ liệu dần dần. Bắt đầu bằng việc xuất dữ liệu, sau đó tự động hóa bằng tích hợp API.
- Sử dụng BSC Designer làm nền tảng KPI. Công cụ này cung cấp khả năng theo dõi KPI có cấu trúc, liên kết bằng chứng và liên kết giữa các bộ phận mà không thay thế các hệ thống hiện có.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.