Tìm hiểu cách thiết kế bảng hiệu suất để hỗ trợ ra quyết định, trực quan hóa xu hướng, xác định khoảng cách hiệu suất và cuối cùng giải quyết vấn đề cam kết của lập kế hoạch chiến lược.
Thẻ điểm Chiến lược Dịch vụ khách hàng. Bảng như là một cách nhìn tổng quan ở mức cao về chiến lược
Trong lập kế hoạch chiến lược, chúng ta phải xử lý nhiều phức tạp – từ nhiều thẻ điểm chiến lược và chức năng đến các mục tiêu kinh doanh theo hệ thống phân cấp, sáng kiến, rủi ro và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs).
Chúng ta cần tất cả những thành phần này để thực hiện phân rã dựa trên giá trị và thu thập mọi chi tiết cần thiết. Khi thực thi chiến lược, cái nhìn tổng quan ở mức cao được cung cấp bởi bảng điều khiển kinh doanh quan trọng không kém chi tiết cơ bản.
Hãy bắt đầu với một số thực hành tốt nhất để tạo bảng, sau đó tập trung vào bảng cho lập kế hoạch chiến lược.
Bắt đầu với Người dùng mục tiêu trong tâm trí
Trước khi thiết kế bố cục bảng điều khiển cụ thể, hãy xem xét người dùng mục tiêu.
Thiết kế một bảng điều khiển cho một đội ngũ vận hành với nhiều chi tiết khác với việc tạo ra một bảng điều khiển cấp cao cho ban quản lý cấp cao.
Một cách nhanh chóng là tận dụng dữ liệu từ phân tích bên liên quan. Kiểm tra các bên liên quan nội bộ và nhu cầu của họ, sau đó tập trung bảng điều khiển vào các mục tiêu, chỉ số và sáng kiến liên quan đến các khu vực trách nhiệm của họ.
Quyết định câu chuyện bạn muốn kể với một bảng
Các bảng giúp trình bày trực quan câu chuyện của một chiến lược. Khi bạn xác định được người dùng mục tiêu, hãy xem xét những câu hỏi họ đang đặt ra.
Rất có thể, người dùng mục tiêu quan tâm đến các chỉ số quan trọng cho nhiệm vụ:
- Trạng thái hiện tại là gì?
- Trạng thái hiện tại so với trạng thái trước hoặc mục tiêu như thế nào?
- Dữ liệu trông như thế nào khi được tổng hợp theo quý hoặc năm?
Các chỉ số dễ hiểu hơn trong ngữ cảnh:
- Một chỉ số đã hoạt động như thế nào theo thời gian?
- Xu hướng là gì?
Người dùng của bảng cần tin tưởng vào dữ liệu:
- Các chỉ số có được cập nhật không?
- Dữ liệu có nhất quán không?
- Nguồn dữ liệu là gì?
- Phương pháp đo lường nào đã được sử dụng?
Các bảng không chỉ đơn thuần là những hình ảnh hấp dẫn, chúng được tạo ra để tạo ra những hiểu biết sâu sắc và kế hoạch hành động. Những câu hỏi điển hình mà người dùng mục tiêu đặt ra trong bối cảnh này bao gồm:
- Những gì đã hoàn thành cho đến nay?
- Kế hoạch tương lai là gì?
- Có sáng kiến nào quá hạn không?
- Chúng ta đang đối phó với những rủi ro nào? Chúng đã được giảm thiểu chưa?
Kể chuyện với tiêu đề của biểu đồ và sơ đồ
Khi tạo một sơ đồ bằng bất kỳ công cụ nào, một tiêu đề và phụ đề tiêu chuẩn được gán, chẳng hạn như “Sự tham gia của khách hàng, %.”
Một sơ đồ tốt nên kể một câu chuyện, và tiêu đề của sơ đồ là nơi tốt nhất để làm điều đó.
Hãy cân nhắc sử dụng các tiêu đề mô tả hơn như:
- “Tương quan giữa sự tham gia của khách hàng và số lượng nhân viên hỗ trợ”
- “Thay đổi theo mùa trong sự tham gia của khách hàng”
- “Sự tham gia của khách hàng theo văn phòng”
- “Sự giảm sút trong sự tham gia của khách hàng mà chúng ta chưa thể giải thích được”
Đôi khi, các bộ lọc được sử dụng để tập trung sơ đồ vào dữ liệu cụ thể. Ví dụ, các sáng kiến có thể được lọc theo ngày đến hạn để chỉ hiển thị những sáng kiến có thời hạn sắp tới. Đảm bảo rằng người dùng sơ đồ có thể thấy các bộ lọc nào đã được áp dụng và ý nghĩa của chúng. Một lần nữa, một tiêu đề mô tả như “Sáng kiến với ngày đến hạn sắp tới” tốt hơn là chỉ “Sáng kiến của chúng ta.”
Làm cho nó hấp dẫn về mặt thị giác
Mặc dù mang tính chủ quan, đây là một số thực hành phổ biến:
- Kiểm soát mức độ chi tiết; bắt đầu với các sơ đồ quan trọng nhất.
- Giới hạn thiết kế trong một màn hình; tránh cuộn nếu có thể.
- Sử dụng khoảng cách giữa các sơ đồ.
- Mặc dù hầu hết các công cụ cho phép tùy chỉnh màu sắc, việc sử dụng một bảng màu tiêu chuẩn thường trông chuyên nghiệp và rõ ràng hơn.
- Cân nhắc thiết bị mục tiêu; màn hình laptop tiêu chuẩn, màn hình điện thoại thông minh hoặc TV thông minh yêu cầu cách bố trí biểu đồ khác nhau.
Hiển thị Bảng
Tìm cách phù hợp để giới thiệu bảng cho nhân viên của bạn:
- Bảng với thông tin chung có thể được hiển thị trên các màn hình lớn trong văn phòng.
- Bảng với các con số quan trọng có thể được hiển thị trên mạng nội bộ của công ty.
Trong BSC Designer, một bảng có thể được phát hành dưới dạng mã nhúng.
Bảng trong Lập kế hoạch Chiến lược là Khác biệt
Có rất nhiều công cụ để trực quan hóa dữ liệu, như Microsoft Power BI, Tableau, Qlik và Google Data Studio. Mặc dù đây là những công cụ tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu, các công cụ chuyên dụng cho lập kế hoạch chiến lược thường thực hiện tốt hơn vì chúng được trang bị để trực quan hóa dữ liệu liên quan đến lập kế hoạch chiến lược.
Tích hợp liền mạch trong quy trình lập kế hoạch chiến lược
Một thẻ điểm chiến lược điển hình bao gồm ba thành phần chính:
- Mục tiêu
- Chỉ số hoặc chỉ báo
- Sáng kiến hoặc kế hoạch hành động
Một bảng là phiên bản đơn giản hóa, tổng hợp của một thẻ điểm chiến lược phức tạp. Đảm bảo rằng người dùng của bảng có thể đi sâu vào dữ liệu hỗ trợ bằng cách nhấp vào các biểu đồ. Theo nghĩa này, các bảng được tạo trong phần mềm lập kế hoạch chiến lược có lợi thế vì chúng được tích hợp liền mạch với quy trình lập kế hoạch chiến lược.
Theo dõi Hiệu suất Dẫn dắt và Trễ
Trong lập kế hoạch chiến lược, có các chỉ số dẫn dắt và chỉ số trễ. Các chỉ số dẫn dắt liên quan đến các yếu tố thành công và hoạt động, trong khi các chỉ số trễ liên quan đến kết quả.
Khi truyền đạt hiệu suất qua một bảng, đảm bảo rõ ràng về loại hiệu suất đang được hiển thị:
- Dẫn dắt
- Trễ
- Hoặc cả dẫn dắt và trễ trong cùng một biểu đồ để so sánh nỗ lực và kết quả
Sáng kiến trên Bảng
Tương tự như các nhiệm vụ trong quản lý dự án, sáng kiến trong lập kế hoạch chiến lược giải thích phần hành động của chiến lược. Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa sáng kiến và mối quan hệ giữa chúng.
- Liệt kê các sáng kiến thực tế, trạng thái và tiến độ của chúng phù hợp với các KPI.
- Liệt kê rủi ro liên quan đến các mục tiêu và ước lượng rủi ro của chúng.
Bảng vs. Sơ đồ chiến lược
Sơ đồ chiến lược là một biểu đồ được sử dụng độc quyền trong hoạch định chiến lược. Ngược lại với một bảng dữ liệu thông thường tập trung vào dữ liệu, khu vực ứng dụng của một sơ đồ chiến lược là các mục tiêu và các kết nối nhân-quả giữa chúng.
Sơ đồ chiến lược là lựa chọn ưu tiên khi thảo luận và chia sẻ các ý tưởng chính của một chiến lược. Chúng tôi đã so sánh các bảng và sơ đồ chiến lược trong một trong các bài viết trước đây của chúng tôi.
Ví dụ về Bảng
Dưới đây là một số ví dụ về bảng mà bạn có thể tìm thấy trong các mẫu có sẵn trong BSC Designer.
Bảng dịch vụ khách hàng
Bảng dịch vụ khách hàng được thiết kế để hiển thị các sáng kiến cải thiện hiện tại và tác động của chúng đến tỷ lệ giải quyết lần liên hệ đầu tiên, một chỉ số quan trọng.
- Biểu đồ thời gian hiển thị sự phát triển của các chỉ số, mục tiêu của chúng và các giá trị tối đa trong suốt kỳ báo cáo
- Biểu đồ chỉ số quan trọng trình bày trạng thái hiện tại của hai chỉ số quan trọng nhất (xem “Tỷ lệ giải quyết lần liên hệ đầu tiên”)
- Chỉ số KPI hiển thị hiệu suất hiện tại của thẻ điểm tổng thể (xem “Thẻ điểm cân bằng Dịch vụ Khách hàng”) cũng như động thái của nó
- Sơ đồ sáng kiến liệt kê tất cả các sáng kiến đang hoạt động, trạng thái và ngân sách của chúng
- Sơ đồ rủi ro giới thiệu các rủi ro đang hoạt động và trạng thái của chúng
- Biểu đồ Gantt hiển thị mối quan hệ giữa các sáng kiến được lên kế hoạch
- Biểu đồ đồng hồ đo (xem “Sự bận rộn của nhân viên”) chỉ thị trạng thái hiện tại của các chỉ số trên thang đo đã được định nghĩa”
Thẻ điểm Chiến lược Dịch vụ Khách hàng. Ví dụ bảng điều khiển An ninh mạng
Thẻ điểm an ninh mạng có hai bảng điều khiển. Bảng điều khiển đầu tiên là Bảng điều khiển Chỉ số Rủi ro, mà:
- Hiển thị đánh giá của chỉ số rủi ro có trọng số theo thời gian
- Cung cấp chi tiết về các rủi ro được phân loại theo mức độ nghiêm trọng: thấp, trung bình, quan trọng và nghiêm trọng
- Chỉ ra trọng số của từng yếu tố trong chỉ số có trọng số
Cybersecurity Scorecard. Bảng điều khiển thứ hai tập trung vào Chỉ số Tuân thủ An ninh Dữ liệu:
- Bảng điều khiển có biểu đồ tổng quan KPI hiển thị sự phát triển của chỉ số tuân thủ theo thời gian
- Nó bao gồm một số biểu đồ đồng hồ đo trình bày hiệu suất của các thành phần của chỉ số
Cybersecurity Scorecard. Bảng Thẻ điểm Chất lượng
Bảng có các tính năng:
- Ba chỉ số chính
- Số lượng khiếu nại theo từng giai đoạn với đường xu hướng
- Biểu đồ Gantt minh họa sự phụ thuộc giữa các sáng kiến
- Biểu đồ liệt kê các sáng kiến và rủi ro.
Thẻ điểm Chất lượng.
Tìm hiểu cách tự động hóa bảng trong BSC Designer
Sách hướng dẫn sử dụng phần mềm bao gồm một video hướng dẫn giải thích cơ chế chính của việc sử dụng bảng trong BSC Designer.
Dưới đây là tóm tắt nhanh:
- Có một bảng toàn cầu tóm tắt và trực quan hóa dữ liệu từ tất cả các thẻ điểm thuộc về người dùng.
- Có các bảng cục bộ dành riêng cho một chiến lược hoặc thẻ điểm chức năng cụ thể.
- Trong một thẻ điểm, bạn có thể có nhiều bảng.
- Một bảng có thể được đánh dấu là thân thiện với di động, ưu tiên cho người dùng điện thoại thông minh.
- Bạn có thể lưu bố cục của các biểu đồ dưới dạng mẫu và tái sử dụng cho các bảng khác.
Bên trong một bảng:
- Tùy chỉnh tiêu đề và phụ đề.
- Đi sâu vào dữ liệu hỗ trợ bằng cách nhấp vào bảng.
- Nhập dữ liệu trực tiếp vào các biểu đồ với danh sách các chỉ báo.
Thảo luận và trình bày:
- Quản trị viên có thể cấu hình quyền truy cập vào các bảng cụ thể cho người dùng của tài khoản của họ.
- Người dùng có thể cung cấp một liên kết trực tiếp đến bảng cho người khác mở.
- Bạn có thể nhúng bảng để hiển thị trên mạng nội bộ của bạn.
- Xuất một bảng dưới dạng hình ảnh để sử dụng trong các bài thuyết trình.
Kinh nghiệm của bạn với việc sử dụng bảng điều khiển kinh doanh cho hoạch định chiến lược là gì? Hãy thoải mái chia sẻ suy nghĩ của bạn về chủ đề này trong phần bình luận.
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.