Tìm hiểu cách phát triển thẻ điểm đánh giá với tiêu chí đánh giá có trọng số và liên kết nó với các thẻ điểm chiến lược khác. Sử dụng nó để đánh giá hiệu suất của nhân viên và đội ngũ.
Thẻ điểm đánh giá (hoặc thẩm định) được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh ở các lĩnh vực như quản lý hiệu suất, lập kế hoạch chiến lược, đảm bảo chất lượng, quản lý rủi ro, giám sát tuân thủ (ví dụ, cho đánh giá nhà cung cấp), sự hài lòng của các bên liên quan, mua sắm, và đánh giá các nỗ lực đào tạo và đổi mới.
Thẻ điểm Đánh giá. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về những thách thức chính khi tạo thẻ điểm đánh giá:
- Chuẩn bị thẻ điểm đánh giá với các đối tượng và tiêu chí để đánh giá.
- Thu thập dữ liệu đánh giá định lượng (điểm số) và định tính (phản hồi) theo thời gian.
- Trực quan hóa hiệu suất theo thời gian dựa trên tiêu chí và đối tượng đánh giá.
- Liên kết thẻ điểm đánh giá với chiến lược tổng thể.
Chúng tôi sẽ sử dụng “Mẫu Đánh giá Hiệu suất” có sẵn trong BSC Designer để trình bày cách tự động hóa các thách thức này trong thực tế.
Mẫu đánh giá: Chuẩn bị tiêu chí đánh giá và đối tượng đánh giá
Một thẻ điểm đánh giá điển hình dựa vào một tập hợp tiêu chí/yếu tố đánh giá cố định được xác định cho mỗi đối tượng đánh giá. Để đảm bảo khả năng so sánh kết quả đánh giá cả nội bộ và với các thẻ điểm khác, chúng tôi chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá dựa trên thang đo lường và hàm tối ưu hóa.
Tạo một cấu trúc tiêu chí
Trong BSC Designer, chúng ta bắt đầu bằng cách tạo một cấu trúc các chỉ số mà chúng ta sẽ sử dụng để đánh giá.
- Sử dụng nút Thêm để bao gồm một chủ đề đánh giá (được gọi là “Đội 1” trong mẫu).
- Chọn “Đội 1” và nhấp Thêm để chỉ định các tiêu chí đánh giá bên trong (Yếu tố 1..n).
Thẻ điểm Đánh giá. - Nếu cần, tạo các yếu tố con cho các yếu tố.
- Sử dụng trường Mô tả để xác định các tiêu chuẩn đo lường và tải lên các chính sách hướng dẫn liên quan.
Các tiêu chí có thể là định lượng (số liệu) hoặc định tính (lựa chọn tự nhiên):
- Đối với tiêu chí định tính, thiết lập các đơn vị đo lường tùy chỉnh thông qua tab Chung > Đơn vị đo lường > Chỉnh sửa Thuộc tính. Ví dụ, sử dụng đánh giá theo thang Likert.
- Đối với tiêu chí định lượng, đi thẳng vào trường Giá trị trên tab Dữ liệu.
Cấu hình kỳ hạn cập nhật
Mặc định, yếu tố đánh giá được cấu hình để cập nhật hàng tháng. Để tùy chỉnh khoảng thời gian cập nhật:
- Chọn một yếu tố đánh giá.
- Nhấp vào Trình chỉnh sửa giá trị.
- Sử dụng công cụ Khoảng thời gian cập nhật.
Thẻ điểm Đánh giá. Bình thường hóa các yếu tố
Có thể có các đơn vị đo lường và thang đo khác nhau cho các yếu tố, ví dụ:
- Yếu tố hài lòng khách hàng, được đo lường bằng % trên thang điểm từ 0 đến 100%.
- Yếu tố thời gian phản hồi, được đo lường bằng giờ trên thang điểm từ 0 đến 48 giờ.
Chúng ta cần làm cho các yếu tố này có thể so sánh được bằng cách bình thường hóa. Phần mềm sẽ tự động thực hiện việc này bằng cách sử dụng thông tin về thang đo (xem tab Dữ liệu) và hàm tối ưu hóa (xem tab Hiệu suất).
Thẻ điểm Đánh giá. Ngoài ra, trên tab Hiệu suất, chúng ta có thể chỉ định trọng số tương đối của một yếu tố nhất định trong việc tính toán điểm số tổng thể.
Truyền bá Tiêu chí Đánh giá
Chúng tôi đã tạo ra một chỉ số các yếu tố hiện đang được sử dụng cho việc đánh giá. Chúng tôi cần truyền bá cùng một chỉ số cho các đối tượng khác của việc đánh giá. Để làm điều này:
- Chọn “Đội ngũ 1” và sao chép nó (Công cụ > Sao chép chỉ số).
- Chọn phần tử gốc (“Mẫu Đánh giá Hiệu suất”) và dán mục đó (Công cụ > Dán):
- Sử dụng tùy chọn “Dán” nếu bạn muốn một bản sao đơn giản của tiêu chí đánh giá.
- Sử dụng “Dán & Giữ Đồng bộ” nếu bạn muốn nền tảng cập nhật bản sao khi mẫu gốc được sửa đổi.
- Đổi tên mục đã tạo thành “Đội ngũ 2.”
- Lặp lại các bước cho các đối tượng đánh giá khác.
Cấu trúc chính cho thẻ điểm đánh giá hiện đã sẵn sàng.
Ngoài ra, bạn có thể truyền bá toàn bộ thẻ điểm bằng cách sử dụng một thẻ như một mẫu và tạo các bản sao đồng bộ. Để làm điều này, mở thẻ điểm mẫu, chọn Công cụ > Lưu dưới dạng …, và chọn tùy chọn Lưu và Giữ Đồng bộ.
- Nghiên cứu trường hợp này cung cấp một ví dụ về việc triển khai đồng bộ hóa dựa trên mẫu của các thẻ điểm đánh giá.
Đánh giá liên tục: Ghi lại các đánh giá và phản hồi theo thời gian
Trong bước tiếp theo, chúng tôi sử dụng thẻ điểm để ghi lại dữ liệu đánh giá theo từng ngày. Ngoài các điểm số được gán cho các tiêu chí đánh giá, việc ghi nhận phản hồi và ý tưởng cải thiện là rất quan trọng.
Đánh giá điểm số ngày theo ngày
Trong BSC Designer, chúng ta có thể đánh giá các chủ đề theo các yếu tố đánh giá ngày theo ngày.
- Chọn một kỳ hạn cập nhật trong lịch khoảng thời gian.
- Chọn yếu tố để cập nhật.
- Chuyển sang thẻ Dữ liệu và nhập điểm số đánh giá mới vào trường Giá trị.
Ngoài ra, nhấp vào Trình chỉnh sửa Giá trị và nhập dữ liệu mới vào bảng dữ liệu ở đó.
Phần mềm sẽ tự động tính toán thẻ điểm đánh giá bằng cách sử dụng các điểm số đánh giá hiện tại cho các yếu tố và trọng số của các yếu tố.
Thu thập phản hồi và ý tưởng cải thiện
Chúng tôi cũng có thể tài liệu hóa phản hồi và ý tưởng cải thiện trong bối cảnh các yếu tố đánh giá.
- Thực hiện theo các bước trước để cập nhật điểm đánh giá cho một ngày cụ thể.
- Sử dụng nút Bình luận bên cạnh trường Giá trị.
Thẻ điểm đánh giá. Mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá hiệu suất là đưa ra một kế hoạch phát triển.
- Chọn đối tượng đánh giá (ví dụ, Đội 1).
- Nhấp vào nút Sáng kiến.
- Chọn loại hồ sơ phù hợp (Sáng kiến, Rủi ro, Giả thuyết, v.v.).
- Thêm chi tiết của kế hoạch phát triển (tải tài liệu, xác định ngân sách, thời gian, phụ trách).
Nhập dữ liệu qua Mẫu Excel
Một phương pháp hiệu quả để tự động hóa đánh giá là phân phối bảng câu hỏi. Chẳng hạn, khi thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp, bạn có thể cung cấp cho các nhà cung cấp những câu hỏi liên quan bằng cách sử dụng mẫu Excel.
Để tạo mẫu Excel trong BSC Designer:
- Đi tới Công cụ > Xuất dữ liệu
- Nhấn Tiếp theo
- Chọn tùy chọn Xuất dưới dạng mẫu
Bạn có thể nhập lại bảng câu hỏi vào công cụ bằng cách sử dụng Công cụ > Nhập khẩu Dữ liệu.
Bảng Hiệu suất: Công cụ trực quan để đánh giá Thẻ điểm
Biểu diễn trực quan tiến trình của các điểm đánh giá theo thời gian giúp hiểu rõ xu hướng và hỗ trợ ra quyết định.
Thẻ điểm Đánh giá. Thêm sơ đồ mới
Sử dụng Bảng trong BSC Designer để hình dung các đánh giá theo chủ đề, theo yếu tố và quan sát động lực của chúng theo thời gian.
Để thêm một sơ đồ mới:
- Chuyển sang tab Bảng.
- Nhấp vào nút Thêm.
- Chọn nguồn dữ liệu, loại sơ đồ và cấu hình cài đặt của nó.
Đánh giá tổng thể hiệu suất
Biểu đồ đầu tiên hiển thị hiệu suất tổng thể theo từng tháng theo thẻ điểm đánh giá:
- Biểu đồ sử dụng phần tử gốc (“Mẫu đánh giá hiệu suất” làm nguồn dữ liệu).
- Các tùy chọn “Hiển thị chú thích” và “Hiển thị xu hướng” được kích hoạt.
- Tùy chọn “Hiển thị các mục con” bị vô hiệu hóa vì chúng tôi quan tâm đến việc xem hiệu suất tổng thể.
- Tiêu đề tùy chỉnh đã được xác định cho biểu đồ để thể hiện rõ hơn chức năng của nó.
Thẻ điểm Đánh giá. Hiệu suất của các đối tượng đánh giá
Sơ đồ bên phải cũng tương tự, nhưng trong trường hợp này, chúng tôi đã kích hoạt tùy chọn Hiển thị các mục con, vì vậy sơ đồ hiển thị hiệu suất của các đối tượng đánh giá cụ thể (Đội ngũ) theo từng tháng.
Hiện trạng Đánh giá
Dưới đây, chúng tôi đã thêm một sơ đồ Chuỗi hiển thị hiệu suất hiện tại theo các đối tượng đánh giá (Đội ngũ) và các yếu tố đánh giá.
Kế hoạch Phát triển
Sơ đồ Sáng kiến bên phải liệt kê tất cả dữ liệu liên quan để đánh giá được thu thập dưới dạng Sáng kiến, Rủi ro, Yếu tố Thành công, hoặc Kết quả Mong đợi.
Sơ đồ cho các yếu tố cụ thể
Các sơ đồ dưới đây thể hiện hiệu suất của các yếu tố cụ thể và các đối tượng đánh giá.
Liên kết: Kết nối Kết quả Đánh giá với Các Thẻ điểm Khác
Với thẻ điểm đánh giá, chúng tôi đã đánh giá trạng thái hiện tại của đối tượng đánh giá dựa trên các tiêu chí/yếu tố đã được thiết lập. Để nâng cao quá trình ra quyết định và thực thi chiến lược nói chung, việc tích hợp kết quả đánh giá vào cả thẻ điểm chiến lược và thẻ điểm chức năng là rất quan trọng.
Ví dụ, chúng ta có thể tạo một thẻ điểm đánh giá để xác nhận rằng tất cả các bên thứ ba (đối tượng đánh giá) tuân thủ các yêu cầu tuân thủ nhất định (các yếu tố đánh giá). Điểm số tổng thể của một thẻ điểm như vậy có thể được sử dụng làm đầu vào cho chỉ số “Điểm Tuân thủ Tổng thể của Đối tác” trên thẻ điểm tuân thủ.
Để liên kết hai thẻ điểm:
- Chọn mục nguồn và sao chép nó vào bảng tạm.
- Chuyển sang thẻ điểm đích; chọn mục cha và dán từ bảng tạm.
Phần mềm sẽ cung cấp một số tùy chọn để liên kết hai thẻ điểm.
Kết luận
Chúng ta đã thảo luận về cách tự động hóa đánh giá hiệu suất trong BSC Designer. Quy trình có thể được trình bày qua các bước chính sau:
- Tạo thẻ điểm đánh giá với các đối tượng đánh giá và các yếu tố đánh giá.
- Thu thập dữ liệu định lượng (điểm số) và định tính (phản hồi, kế hoạch cải thiện) theo thời gian.
- Trực quan hóa các đánh giá trên bảng.
- Sử dụng các kết quả đầu ra của đánh giá cho các thẻ điểm khác.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm Đánh giá
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm Đánh giá làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là Kiến trúc sư Triển khai Chiến lược và là nhà sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm về thực thi chiến lược và Thẻ điểm cân bằng. Ông hỗ trợ các tổ chức tự động hóa quản lý hiệu suất và chuyển đổi chiến lược thành các kết quả có thể đo lường. Alexis là người tạo ra “Khung vẽ thực thi chiến lược”, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên tại các sự kiện trong ngành.