Tìm hiểu cách phát triển một thẻ điểm đánh giá với các tiêu chí đánh giá có trọng số và liên kết nó với các thẻ điểm chiến lược khác. Sử dụng thẻ điểm này để đánh giá hiệu suất của nhân viên và đội ngũ.
Thẻ điểm đánh giá (hoặc thẩm định) là các công cụ kinh doanh được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như quản lý hiệu suất, lập kế hoạch chiến lược, đảm bảo chất lượng, quản lý rủi ro, giám sát tuân thủ (ví dụ, cho đánh giá nhà cung cấp), mức độ hài lòng của các bên liên quan, mua sắm, và đánh giá các nỗ lực đào tạo và đổi mới.
Thẻ điểm đánh giá. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận các thách thức chính khi tạo một thẻ điểm đánh giá:
- Chuẩn bị một thẻ điểm đánh giá với các đối tượng và tiêu chí để đánh giá.
- Thu thập dữ liệu đánh giá định lượng (điểm số) và định tính (phản hồi) theo thời gian.
- Trực quan hóa hiệu suất theo thời gian, dựa trên tiêu chí và đối tượng đánh giá.
- Liên kết thẻ điểm đánh giá với chiến lược tổng thể.
Chúng tôi sẽ sử dụng “Mẫu đánh giá hiệu suất” có sẵn trong BSC Designer để minh họa cách các thách thức này có thể được tự động hóa trong thực tế.
Mẫu đánh giá: Chuẩn bị tiêu chí đánh giá và đối tượng đánh giá
Một thẻ điểm đánh giá điển hình dựa vào một tập hợp tiêu chí/yếu tố đánh giá cố định được xác định cho mỗi đối tượng đánh giá. Để đảm bảo khả năng so sánh kết quả đánh giá cả nội bộ và với các thẻ điểm khác, chúng tôi chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá dựa trên thang đo lường và hàm tối ưu hóa.
Tạo cấu trúc tiêu chí
Trong BSC Designer, chúng ta bắt đầu bằng việc tạo một cấu trúc các chỉ số mà chúng ta sẽ sử dụng để đánh giá.
- Sử dụng nút Thêm để đưa vào một đối tượng đánh giá (được gọi là “Đội 1” trong mẫu).
- Chọn “Đội 1” và nhấp Thêm để xác định các tiêu chí đánh giá bên trong (Yếu tố 1..n).
Thẻ điểm đánh giá. - Nếu cần, hãy tạo các yếu tố con cho các yếu tố.
- Sử dụng trường Mô tả để xác định các tiêu chuẩn đo lường và tải lên các chính sách hướng dẫn liên quan.
Các tiêu chí có thể là định lượng (số) hoặc định tính (lựa chọn tự nhiên):
- Đối với tiêu chí định tính, hãy thiết lập các đơn vị đo lường tùy chỉnh qua thẻ Chung > Đơn vị đo lường > Chỉnh sửa thuộc tính. Ví dụ: sử dụng xếp hạng theo thang Likert.
- Đối với tiêu chí định lượng, hãy chuyển trực tiếp đến trường Giá trị trên thẻ Dữ liệu.
Cấu hình kỳ cập nhật
Theo mặc định, hệ số đánh giá được cấu hình để cập nhật hàng tháng. Để tùy chỉnh khoảng thời gian cập nhật:
- Chọn một hệ số đánh giá.
- Nhấp vào Trình chỉnh sửa Giá trị.
- Sử dụng điều khiển Khoảng thời gian cập nhật.
Thẻ điểm Đánh giá. Chuẩn hóa các yếu tố
Có thể có các đơn vị đo lường và thang đo khác nhau cho các yếu tố, ví dụ:
- Yếu tố mức độ hài lòng của khách hàng, được đo bằng % trên thang từ 0 đến 100%.
- Yếu tố thời gian phản hồi, được đo bằng giờ trên thang từ 0 đến 48 giờ.
Chúng ta cần làm cho các yếu tố này có thể so sánh được bằng cách chuẩn hóa. Phần mềm sẽ thực hiện việc này tự động bằng cách sử dụng thông tin về thang đo (xem tab Dữ liệu) và hàm tối ưu hóa (xem tab Hiệu suất).
Thẻ điểm Đánh giá. Ngoài ra, trên tab Hiệu suất, chúng ta có thể chỉ định trọng số tương đối của một yếu tố nhất định trong việc tính toán điểm tổng thể.
Truyền bá Tiêu chí Đánh giá
Chúng tôi đã tạo ra một chỉ số các yếu tố hiện đang được sử dụng cho việc đánh giá. Chúng tôi cần truyền bá cùng một chỉ số cho các đối tượng khác của việc đánh giá. Để làm điều này:
- Chọn “Đội ngũ 1” và sao chép nó (Công cụ > Sao chép chỉ số).
- Chọn phần tử gốc (“Mẫu Đánh giá Hiệu suất”) và dán mục đó (Công cụ > Dán):
- Sử dụng tùy chọn “Dán” nếu bạn muốn một bản sao đơn giản của tiêu chí đánh giá.
- Sử dụng “Dán & Giữ Đồng bộ” nếu bạn muốn nền tảng cập nhật bản sao khi mẫu gốc được sửa đổi.
- Đổi tên mục đã tạo thành “Đội ngũ 2.”
- Lặp lại các bước cho các đối tượng đánh giá khác.
Cấu trúc chính cho thẻ điểm đánh giá hiện đã sẵn sàng.
Ngoài ra, bạn có thể truyền bá toàn bộ thẻ điểm bằng cách sử dụng một thẻ như một mẫu và tạo các bản sao đồng bộ. Để làm điều này, mở thẻ điểm mẫu, chọn Công cụ > Lưu dưới dạng …, và chọn tùy chọn Lưu và Giữ Đồng bộ.
- Nghiên cứu trường hợp này cung cấp một ví dụ về việc triển khai đồng bộ hóa dựa trên mẫu của các thẻ điểm đánh giá.
Đánh giá liên tục: Ghi lại các đánh giá và phản hồi theo thời gian
Trong bước tiếp theo, chúng tôi sử dụng thẻ điểm để ghi lại dữ liệu đánh giá theo từng ngày. Ngoài các điểm số được gán cho các tiêu chí đánh giá, việc ghi nhận phản hồi và ý tưởng cải thiện là rất quan trọng.
Đánh giá điểm số ngày theo ngày
Trong BSC Designer, chúng ta có thể đánh giá các chủ đề theo các yếu tố đánh giá ngày theo ngày.
- Chọn một kỳ hạn cập nhật trong lịch khoảng thời gian.
- Chọn yếu tố để cập nhật.
- Chuyển sang thẻ Dữ liệu và nhập điểm số đánh giá mới vào trường Giá trị.
Ngoài ra, nhấp vào Trình chỉnh sửa Giá trị và nhập dữ liệu mới vào bảng dữ liệu ở đó.
Phần mềm sẽ tự động tính toán thẻ điểm đánh giá bằng cách sử dụng các điểm số đánh giá hiện tại cho các yếu tố và trọng số của các yếu tố.
Ghi nhận phản hồi và ý tưởng cải tiến
Chúng ta cũng có thể ghi nhận phản hồi và ý tưởng cải tiến trong bối cảnh của các yếu tố đánh giá.
- Thực hiện theo các bước trước đó để cập nhật điểm đánh giá cho một ngày cụ thể.
- Sử dụng nút Bình luận bên cạnh trường Giá trị.
Thẻ điểm đánh giá. Mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá hiệu suất là xây dựng một kế hoạch phát triển.
- Chọn đối tượng đánh giá (ví dụ: Đội ngũ 1).
- Nhấp vào nút Sáng kiến.
- Chọn một loại bản ghi phù hợp (Sáng kiến, Rủi ro, Giả thuyết, v.v.).
- Thêm các chi tiết của kế hoạch phát triển (tải lên tài liệu, nêu rõ ngân sách, tiến độ, phụ trách).
Nhập qua mẫu Excel
Một phương pháp hiệu quả để tự động hóa các đánh giá là phân phối một bảng câu hỏi. Ví dụ, khi thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp, bạn có thể cung cấp cho nhà cung cấp các câu hỏi liên quan bằng một mẫu Excel.
Để tạo mẫu Excel trong BSC Designer:
- Đi tới Công cụ > Xuất dữ liệu
- Nhấp Tiếp theo
- Chọn tùy chọn Xuất dưới dạng mẫu
Sau đó, bạn có thể nhập lại bảng câu hỏi vào công cụ bằng Công cụ > Nhập khẩu Dữ liệu.
Di chuyển thẻ điểm đánh giá của bạn từ Excel sang một hệ thống được kết nối
Nếu đội ngũ của bạn đã quản lý các tiêu chí đánh giá, theo dõi KPI hoặc các thẻ điểm theo phòng ban trong Excel, hãy chia sẻ với chúng tôi thẻ điểm, bảng câu hỏi hoặc tài liệu lập kế hoạch hiện có của bạn. Chúng tôi sẽ xem xét cách BSC Designer có thể giúp các đội ngũ chiến lược, lãnh đạo cấp cao và quản lý phòng ban chuyển đổi các kế hoạch đánh giá dựa trên Excel thành một hệ thống thực thi chiến lược được kết nối với các tiêu chí có cấu trúc, chấm điểm tự động, bảng, và liên kết với các thẻ điểm khác.
Thảo luận về một thí điểm thẻ điểm
Bắt đầu với một thí điểm giới hạn để thử nghiệm phương pháp trên một thẻ điểm đánh giá trước khi mở rộng sang nhiều đội ngũ, phòng ban hoặc các sáng kiến chiến lược khác.
Bảng hiệu suất: Công cụ trực quan để đánh giá thẻ điểm
Biểu diễn trực quan về tiến trình của các điểm đánh giá theo thời gian giúp hiểu các xu hướng và hỗ trợ việc ra quyết định.
Thẻ điểm đánh giá. Thêm sơ đồ mới
Sử dụng Bảng trong BSC Designer để hình dung các đánh giá theo chủ đề, theo yếu tố và quan sát động lực của chúng theo thời gian.
Để thêm một sơ đồ mới:
- Chuyển sang tab Bảng.
- Nhấp vào nút Thêm.
- Chọn nguồn dữ liệu, loại sơ đồ và cấu hình cài đặt của nó.
Đánh giá hiệu suất tổng thể
Sơ đồ đầu tiên trực quan hóa hiệu suất tổng thể theo từng tháng theo thẻ điểm đánh giá:
- Sơ đồ sử dụng phần tử gốc (“Mẫu đánh giá hiệu suất” làm nguồn dữ liệu).
- Các tùy chọn “Hiển thị chú thích” và “Hiển thị xu hướng” được kích hoạt.
- Tùy chọn “Hiển thị các mục con” được tắt vì chúng tôi quan tâm đến việc xem hiệu suất tổng thể.
- Một tiêu đề tùy chỉnh đã được xác định cho sơ đồ để thể hiện rõ hơn chức năng của nó.
Thẻ điểm đánh giá. Hiệu suất của các đối tượng đánh giá
Sơ đồ bên phải cũng tương tự, nhưng trong trường hợp này, chúng tôi đã kích hoạt tùy chọn Hiển thị các mục con, vì vậy sơ đồ hiển thị hiệu suất của các đối tượng đánh giá cụ thể (Đội ngũ) theo từng tháng.
Hiện trạng Đánh giá
Dưới đây, chúng tôi đã thêm một sơ đồ Chuỗi hiển thị hiệu suất hiện tại theo các đối tượng đánh giá (Đội ngũ) và các yếu tố đánh giá.
Kế hoạch Phát triển
Sơ đồ Sáng kiến bên phải liệt kê tất cả dữ liệu liên quan để đánh giá được thu thập dưới dạng Sáng kiến, Rủi ro, Yếu tố Thành công, hoặc Kết quả Mong đợi.
Sơ đồ cho các yếu tố cụ thể
Các sơ đồ dưới đây thể hiện hiệu suất của các yếu tố cụ thể và các đối tượng đánh giá.
Liên kết: Kết nối Kết quả Đánh giá với Các Thẻ điểm Khác
Với thẻ điểm đánh giá, chúng tôi đã đánh giá trạng thái hiện tại của đối tượng đánh giá dựa trên các tiêu chí/yếu tố đã được thiết lập. Để nâng cao quá trình ra quyết định và thực thi chiến lược nói chung, việc tích hợp kết quả đánh giá vào cả thẻ điểm chiến lược và thẻ điểm chức năng là rất quan trọng.
Ví dụ, chúng ta có thể tạo một thẻ điểm đánh giá để xác nhận rằng tất cả các bên thứ ba (đối tượng đánh giá) tuân thủ các yêu cầu tuân thủ nhất định (các yếu tố đánh giá). Điểm số tổng thể của một thẻ điểm như vậy có thể được sử dụng làm đầu vào cho chỉ số “Điểm Tuân thủ Tổng thể của Đối tác” trên thẻ điểm tuân thủ.
Để liên kết hai thẻ điểm:
- Chọn mục nguồn và sao chép nó vào bảng tạm.
- Chuyển sang thẻ điểm đích; chọn mục cha và dán từ bảng tạm.
Phần mềm sẽ cung cấp một số tùy chọn để liên kết hai thẻ điểm.
Kết luận
Chúng tôi đã thảo luận về cách tự động hóa các đánh giá hiệu suất trong BSC Designer. Quy trình có thể được trình bày theo các bước chính sau:
- Tạo thẻ điểm đánh giá với các đối tượng đánh giá và các yếu tố đánh giá.
- Ghi nhận dữ liệu định lượng (điểm số) và định tính (phản hồi, kế hoạch cải thiện) theo thời gian.
- Trực quan hóa các đánh giá trên bảng.
- Sử dụng các đầu ra của đánh giá cho các thẻ điểm khác.
Để áp dụng các thẻ điểm đánh giá trong mua sắm và quản lý nhà cung cấp, hãy xem cách phần mềm thẻ điểm nhà cung cấp tổ chức các tiêu chí, điểm số và các hành động cải thiện.
Sử dụng Mẫu Thẻ điểm đánh giá
BSC Designer giúp các tổ chức thực hiện chiến lược phức tạp của họ:
- Đăng ký gói miễn phí trên nền tảng.
- Sử dụng mẫu
Thẻ điểm đánh giá làm điểm khởi đầu. Bạn sẽ tìm thấy nó trong Mới > Thẻ điểm mới > Nhiều mẫu hơn. - Tuân theo Hệ thống Thực hiện Chiến lược của chúng tôi để liên kết các bên liên quan và tham vọng chiến lược thành một chiến lược toàn diện.
Bắt đầu ngay hôm nay và xem BSC Designer có thể đơn giản hóa việc thực hiện chiến lược của bạn như thế nào!
Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.