Một đơn vị vận hành cảng lớn tại Đông Phi đã tăng cường quản trị KPI, khả năng truy xuất tuân thủ và sự liên kết của các bên liên quan bằng cách chuyển từ các thẻ điểm dựa trên bảng tính sang một nền tảng quản lý chiến lược tích hợp dựa trên Thẻ điểm cân bằng.
Thẻ điểm cân bằng cho đơn vị vận hành cảng: Những thông tin chính
Trước đây
Các KPI được theo dõi trong bảng tính với việc cập nhật thủ công và không có theo dõi kiểm toán.
Sau
Các KPI được quản lý trên một nền tảng Thẻ điểm cân bằng tập trung với dữ liệu có thể truy vết và các thẻ điểm được liên kết.
Hồ sơ công ty: Nhà khai thác cảng đa bến từ Đông Phi
Công ty là một tập đoàn cảng tư nhân lớn tại Đông Phi, với nhiều mảng kinh doanh được tích hợp trong một hệ sinh thái logistics duy nhất, kết nối các hành lang nội địa với các tuyến vận tải biển toàn cầu.
- Các bến cảng. Hai bến container vận hành như một trung tâm hợp nhất.
- Dịch vụ hàng hải. Công ty tàu lai dắt hỗ trợ hoạt động của tàu.
- Logistics đường bộ. Đội xe ben hỗ trợ hoạt động bãi và vận chuyển hàng hóa nội địa.
- Tài sản mở rộng. Quỹ đất dự trữ cho tăng trưởng bến cảng và logistics trong tương lai.
Tập đoàn tuyển dụng trực tiếp vài nghìn người và hỗ trợ hàng chục nghìn việc làm trong lĩnh vực logistics trên các hành lang thương mại khu vực. Doanh thu hằng năm ước tính ở mức hàng trăm triệu USD, phản ánh vai trò của công ty như một cảng cửa ngõ cho một số quốc gia không giáp biển tại Đông Phi.
Tổ chức được cấu trúc theo các giám đốc của những đơn vị vận hành khác nhau, mỗi người chịu trách nhiệm về các KPI của đơn vị mình, trong khi chiến lược và cơ chế khuyến khích cần được quản lý tập trung.
Các bên liên quan và yêu cầu tuân thủ
Các cảng ở Đông Phi hoạt động theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của chính phủ và tiêu chuẩn an toàn quốc tế. Dưới đây là cách khách hàng diễn đạt điều này:
“Chiến lược được kiểm toán. Tiền thưởng phụ thuộc vào các KPI. Chúng tôi cần khả năng truy xuất.”
Cảng hoạt động trong một hệ sinh thái dày đặc và phải liên kết nhiều bên liên quan đồng thời vẫn tuân thủ. Trong dự án, đội ngũ BSC Designer đã hỗ trợ làm mới cách hiểu về các bên liên quan, nhu cầu của họ, và cách những kỳ vọng đó kết nối với chiến lược hiện có.
- Các hãng tàu. Kỳ vọng thời gian quay vòng đáng tin cậy và dịch vụ có thể dự đoán.
- Hải quan và các cơ quan chính phủ. Yêu cầu khả năng truy xuất, an ninh biên giới và tuân thủ thương mại.
- Các đơn vị vận hành đường sắt và vận tải đường bộ. Cần đồng bộ hóa logistics hành lang và lịch trình.
- Công đoàn lao động. Tập trung vào tiêu chuẩn an toàn, ổn định lực lượng lao động và đào tạo.
- Cộng đồng địa phương. Theo dõi tác động môi trường, giao thông và tác động đến việc làm.
- Các cơ quan quản lý. Thực thi bảo vệ môi trường, kiểm toán an toàn và minh bạch tài chính.
Tại Châu Phi, hiệu suất cảng phụ thuộc vào hạ tầng vận tải nội địa. Một nhà ga hiện đại không thể vận hành hiệu quả nếu đường bộ, đường sắt hoặc hải quan vẫn là các điểm nghẽn. Vì lý do này, các đơn vị vận hành vận tải hành lang và các cơ quan đường bộ đã được đưa vào như các bên liên quan then chốt. Cách tiếp cận này phù hợp với tình huống liên quan của chúng tôi về thực thi chiến lược của Cơ quan đường bộ tại Châu Phi, cho thấy cách các cảng và các cơ quan hạ tầng cần các KPI được liên kết để cải thiện logistics khu vực.
Giải quyết các vấn đề về khả năng truy xuất đối với thẻ điểm được quản lý bằng bảng tính
Công ty đã có sẵn một khung Thẻ điểm cân bằng với các mục tiêu, KPI, tần suất cập nhật và phụ trách được xác định.
Các thẻ điểm theo dõi các chỉ số vận hành điển hình cho các cảng container:
- Năng suất cần cẩu. Số lượt di chuyển mỗi giờ được dùng để đo lường hiệu quả thông lượng của cảng.
- Thời gian quay vòng tàu. Tổng thời gian ở cảng ảnh hưởng đến quyết định định tuyến của hãng tàu.
- Tỷ lệ chiếm dụng cầu bến. Đo lường mức độ sử dụng cầu bến và lập kế hoạch công suất.
- Thông lượng TEU. Chỉ số tổng khối lượng hàng hóa cho hiệu suất của cảng.
Các chỉ số này được kết hợp thành các chỉ số khuyến khích dùng để tính thưởng. Do tiền thưởng phụ thuộc vào thông lượng, năng suất, các chỉ số an toàn và thời gian dừng, dữ liệu KPI phải có thể xác minh được với theo dõi kiểm toán.
Tuy nhiên, bảng tính gây ra các vấn đề:
- Khó khăn trong bảo trì. Cập nhật thủ công giữa các phòng ban.
- Khoảng trống trong giám sát. Khó trực quan hóa các xu hướng.
- Vấn đề về khả năng truy xuất. Không có theo dõi kiểm toán cho các thay đổi KPI.
- Vấn đề kiểm soát phiên bản. Các định nghĩa KPI mâu thuẫn.
Nhóm đã sử dụng một công cụ tính ROI với các dữ liệu đầu vào của riêng họ để ước tính mức tiết kiệm thời gian và mức tăng hiệu quả từ tự động hóa.
Triển khai với BSC Designer
Nền tảng BSC Designer được giới thiệu nhằm giải quyết các vấn đề về quản trị và khả năng mở rộng trong việc quản lý các KPI trên nhiều đơn vị cảng. Vấn đề chính là liên kết các KPI phân quyền do giám đốc bến cảng và giám đốc dịch vụ phụ trách với một chiến lược doanh nghiệp thống nhất.
Khách hàng đã tóm tắt rõ ràng thách thức về Liên kết này:
“Các giám đốc có KPI riêng, nhưng chúng tôi cần quản lý tập trung.”
Chuyển giao thẻ điểm đã liên kết thẻ điểm doanh nghiệp với Bến A, Bến B, Dịch vụ Hàng hải, Đội xe Vận tải, và các Dự án Mở rộng để mỗi giám đốc vẫn giữ quyền sở hữu các KPI của mình, đồng thời duy trì sự phù hợp với chiến lược của tập đoàn.
Các năng lực bổ sung đã hỗ trợ triển khai:
- Thiết lập cấu trúc có hỗ trợ bởi AI. Cấu trúc tổ chức được sử dụng để tạo các thẻ điểm được liên kết.
- Theo dõi kiểm toán. Theo dõi lịch sử KPI để tuân thủ.
- Các kỳ linh hoạt. Tổng hợp hàng ngày, hàng tháng, hàng quý.
- Tích hợp dữ liệu. Các mẫu Excel cho các hệ thống cũ và API cho các hệ thống hiện đại.
Nhu cầu tích hợp dữ liệu
Cổng này cần hợp nhất dữ liệu từ một số hệ thống vận hành để hỗ trợ theo dõi và báo cáo KPI tập trung.
- Hệ thống vận hành cảng. Dữ liệu xử lý container và hoạt động cần cẩu.
- Các hệ thống quản lý tài sản. Bảo trì và mức độ sẵn sàng của thiết bị từ SAP PM hoặc Maximo.
- Theo dõi tàu AIS. Dữ liệu tàu đến và lập kế hoạch cầu bến.
- Các hệ thống ERP. Các chỉ số tài chính và nhân sự liên kết với cơ chế khuyến khích.
- Quản lý bãi. Các chỉ số về thời gian lưu container và thời gian quay vòng của xe tải.
Đối với các hệ thống kế thừa, việc tích hợp được triển khai thông qua các mẫu Excel với các cột đã được ánh xạ sẵn. Đối với các hệ thống hiện đại, dữ liệu được kết nối thông qua API. Cổng cũng đã cấu hình các kỳ tổng hợp linh hoạt, ví dụ thu thập dữ liệu cần cẩu hàng ngày, phân tích hàng tháng và báo cáo hàng quý.
Liên kết quản lý rủi ro với chiến lược
Cảng phải đối mặt với các rủi ro vận hành và môi trường tái diễn, được theo dõi trong các hệ thống và quy trình khác nhau, khiến việc liên kết các sự cố, hành động phòng ngừa và các mục tiêu chiến lược trở nên khó khăn.
- Ngập lụt. Gián đoạn hoạt động của nhà ga do thời tiết.
- Tràn nhiên liệu. Sự cố môi trường đòi hỏi phản ứng nhanh.
- Sự cố hàng hóa nguy hiểm. Rủi ro an toàn trong quá trình xử lý container.
- Thiệt hại do bão. Thời gian ngừng hoạt động của cơ sở hạ tầng và chi phí khôi phục.
- Lạm dụng thiết bị. Tăng xác suất tai nạn.
- Va chạm tàu. Sự cố an toàn hàng hải ảnh hưởng đến năng lực cảng.
- Sự cố an toàn lao động. Chấn thương của lực lượng lao động và các vấn đề tuân thủ.
Để giải quyết vấn đề này, cảng đã triển khai phân tích rủi ro Bow-Tie trong BSC Designer, liên kết các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và giảm thiểu với các mục tiêu chiến lược, đồng thời làm cho mức độ sẵn sàng về rủi ro trở nên rõ ràng trong các thẻ điểm.
Đối với mỗi sự kiện rủi ro cao, một thẻ điểm Bow-Tie chuyên biệt đã được tạo ra, liệt kê các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và giảm thiểu cần thiết cùng với các chỉ số hiệu suất của chúng. Hiệu suất của các biện pháp kiểm soát này sau đó được sử dụng để định lượng giá trị mang lại cho các bên liên quan được xác định trong quá trình phân tích các bên liên quan và để liên kết các hoạt động quản lý rủi ro với các phần vận hành của chiến lược.
Kết quả
Cảng đã đạt được các cải thiện có thể đo lường được sau khi triển khai quản lý hiệu suất tập trung.
- Quản trị KPI tập trung. Các giám đốc vẫn giữ quyền phụ trách các chỉ số, trong khi trụ sở chính bảo đảm sự liên kết giữa các bến cảng và dịch vụ.
- Báo cáo sẵn sàng cho kiểm toán. Lịch sử KPI và phê duyệt hỗ trợ việc rà soát của cơ quan quản lý và tính toán tiền thưởng.
- Chuẩn bị tốt hơn cho đối sánh quốc tế. Cấu trúc KPI phù hợp với các bảng xếp hạng hiệu quả cảng bên ngoài.
- Giảm công việc bảo trì bảng tính. Cập nhật tự động thay thế việc tổng hợp thủ công.
- Cải thiện tính minh bạch giữa các bên liên quan. Các bảng điều khiển được chia sẻ cho các bến cảng, dịch vụ hàng hải và các đối tác logistics.
- Phân tích rủi ro có cấu trúc. Mô hình Bow-Tie nâng cao khả năng hiển thị các kịch bản sự cố và lập kế hoạch giảm thiểu.
Cách các cảng có thể liên kết các KPI và tuân thủ
Các kết luận của trường hợp này nêu bật các bước thực tiễn để các đơn vị vận hành cảng cải thiện việc tính toán khuyến khích, bảo đảm khả năng truy xuất KPI sẵn sàng cho kiểm toán và liên kết quản lý rủi ro với chiến lược vận hành.
- Tập trung hóa quản trị thẻ điểm. Giữ các KPI theo đơn vị nhưng liên kết chúng ở cấp độ tập đoàn.
- Bảo đảm dữ liệu KPI sẵn sàng cho kiểm toán. Hỗ trợ tính toán thưởng và các đợt rà soát của cơ quan quản lý.
- Tích hợp các hệ thống vận hành. Kết nối dữ liệu TOS, ERP, quản lý tài sản và AIS.
- Phân tích rủi ro bằng các mô hình Bow-Tie. Nâng cao mức độ sẵn sàng và hiểu biết về các mối đe dọa vận hành.
- Sử dụng một nền tảng chuyên nghiệp như BSC Designer. Kích hoạt chuyển giao thẻ điểm, quản trị KPI và theo dõi kiểm toán.
BSC Designer là phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng làm cốt lõi. Phần mềm giúp các tổ chức chuyển các kế hoạch chiến lược thành một kiến trúc chiến lược được kết nối bằng cách liên kết các mục tiêu, KPI, sáng kiến, rủi ro và sơ đồ chiến lược trong một nơi. Hệ thống triển khai chiến lược của chúng tôi giải thích cách đưa chiến lược vào thực tiễn, và mẫu hội thảo thực thi chiến lược giúp các nhóm áp dụng trong các phiên làm việc chiến lược nội bộ.