Cách sử dụng AI trong lập kế hoạch chiến lược: Các trường hợp ứng dụng với ví dụ

Khám phá các trường hợp ứng dụng AI trong hoạch định chiến lược, bao gồm hoạch định kịch bản, phân tích chiến lược và xác thực các kiểm soát nội bộ theo các quy định mới.

Nơi AI có thể hỗ trợ

Trước đây, chúng tôi đã thảo luận về các bước của quy trình lập kế hoạch chiến lược.

Ở giai đoạn phát triển hiện tại, AI sẽ hữu ích nhất trên một phổ rộng các nhiệm vụ liên quan đến phân tích chiến lược và mô tả chiến lược.

Để đạt kết quả tốt nhất, AI nên được kết hợp với phần mềm chuyên dụng để triển khai chiến lược như BSC Designer, phần mềm này sẽ cung cấp cho AI thông tin ngữ cảnh cần thiết, định hướng định dạng của đầu ra và trực tiếp triển khai các kết quả của AI vào các thẻ điểm.

Chuẩn bị ngữ cảnh của Chiến lược

Có nhiều yếu tố góp phần vào hiệu quả của AI, và việc cung cấp ngữ cảnh chi tiết cho một prompt là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Để có kết quả tốt hơn, hãy bao gồm các thông tin ngữ cảnh sau:

• Tên và ngành của công ty
• Sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của công ty
• Chiến lược cấp cao hiện có, chẳng hạn như Chuyển giao thành các Thẻ điểm
• Các bên liên quan và nhu cầu của họ
• Kết quả của phân tích chiến lược (các yếu tố bên ngoài, đối thủ cạnh tranh, v.v.)
• Hệ thống phân cấp chi tiết của các mục tiêu hiện có
• Các KPI được liên kết với các mục tiêu và mô tả của chúng
• Các Sáng kiến được liên kết với các mục tiêu và mô tả của chúng

Nếu bạn sử dụng BSC Designer như một phần mềm thực thi chiến lược, thì các thông tin ngữ cảnh này đã có sẵn trong công cụ và có thể được chuyển cho AI theo cách minh bạch và chú trọng quyền riêng tư.

Mô tả Chiến lược: Tạo Mục tiêu, KPI, và Sáng kiến

Trường hợp sử dụng phổ biến nhất là yêu cầu AI tạo ra một chiến lược cho tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, AI sẽ sử dụng thông tin ngữ cảnh đã cung cấp để xây dựng các mục tiêu của công ty, các KPI để theo dõi những mục tiêu đó, và các sáng kiến cụ thể để hỗ trợ những mục tiêu này.

Tùy thuộc vào ngữ cảnh được cung cấp, đây có thể là một chiến lược tổng quát hoặc một chiến lược tập trung vào những thách thức cụ thể.

Ví dụ:

• AI đã giúp xây dựng Chiến lược Hiệu quả Năng lượng như thế nào

Lập kế hoạch kịch bản: Tạo ra các kịch bản hợp lý

Quay lại năm 2022, khi ChatGPT trở nên phổ biến rộng rãi, tôi đã thử sử dụng nó cho một số tác vụ điển hình trong lập kế hoạch chiến lược. Hiện tượng AI bịa đặt vẫn còn phổ biến ngay cả khi có các lời nhắc cụ thể, nhưng nhờ khả năng vốn có trong việc tạo ra văn bản hợp lý, nó là một lựa chọn phù hợp hoàn hảo cho lập kế hoạch kịch bản.

Nếu bạn muốn khám phá xem tương lai có thể mang lại điều gì và tổ chức của bạn có thể trở nên kiên cường hơn như thế nào trước những thay đổi sắp tới, hãy cân nhắc sử dụng AI cho mục đích này.

Ví dụ về một lời nhắc:

‘Phân tích các xu hướng mới nhất của ngành có thể tác động đến tổ chức của chúng tôi. Đề xuất tác động của chúng đối với vận hành, nhân sự, khách hàng, tài chính, v.v.’

Như chúng tôi đã thảo luận trong bài viết về lập kế hoạch kịch bản, các kịch bản thu được có thể được triển khai trong các thẻ điểm chức năng riêng biệt.

Phân tích các yếu tố bên ngoài

Yêu cầu AI tuân theo các khía cạnh của phân tích PESTEL và xác định các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn.

Một ví dụ về lời nhắc:

• ‘Thực hiện phân tích các yếu tố bên ngoài (PESTEL). Đánh giá các yếu tố tác động đến ngành của chúng tôi và gán từng yếu tố vào một khía cạnh theo từ viết tắt PESTEL (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, v.v.).’

Phân tích bên liên quan

Phân tích bên liên quan là điểm khởi đầu của quy trình lập kế hoạch chiến lược.

Một ví dụ về lời nhắc:

• ‘Thực hiện phân tích các bên liên quan. Phân loại mỗi bên liên quan vào một trong các khía cạnh từ tập sau: Các bên liên quan bên ngoài, Nhà cung cấp, Các bên liên quan nội bộ, Các bên liên quan tác động / bị tác động, Các bên liên quan do nghĩa vụ pháp lý. Đề xuất ví dụ về 2-3 tham vọng chiến lược (mục tiêu cấp cao) cho mỗi bên liên quan. Đề xuất một chỉ số giá trị cho mỗi bên liên quan. ‘

Phân tích cạnh tranh bằng năm áp lực cạnh tranh của Porter

Với lời nhắc sau đây, AI sẽ chuẩn bị một bản phân tích cạnh tranh dựa trên năm áp lực cạnh tranh của Porter.

• Thực hiện phân tích năm áp lực cạnh tranh. Gán mỗi mục tiêu vào một khía cạnh cụ thể theo khuôn khổ năm áp lực cạnh tranh (Áp lực 1: Đối thủ cạnh tranh hiện tại; Áp lực 2: Quyền lực của khách hàng; Áp lực 3: Quyền lực của nhà cung cấp; Áp lực 4: Đối thủ cạnh tranh tương lai; Áp lực 5: Mối đe dọa từ các sản phẩm thay thế).

Phân tích yêu cầu quy định

AI đặc biệt hiệu quả trong việc phân tích lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như các yêu cầu quy định mới, tiêu chuẩn và chính sách nội bộ.

Một trường hợp sử dụng có thể bao gồm việc tải lên thông tin sau cho AI:

• Chi tiết về các kiểm soát nội bộ hiện có
• Thông tin về các yêu cầu quy định

Sau đó, yêu cầu AI phân tích xem các kiểm soát hiện có có đáp ứng các yêu cầu quy định hay không.

Trong một trong các trường hợp của chúng tôi, một khách hàng đã chuyển một thẻ điểm hiện có với khoảng 300 kiểm soát cho ChatGPT, yêu cầu nó tìm ra các khoảng trống và điểm cải tiến. Kết quả không hoàn hảo và cần có sự xem xét của con người, nhưng thời gian tiết kiệm ước tính khoảng 70%.

Phân tích chiến lược hiện tại

Tương tự như phân tích quy định, AI có thể được sử dụng để xem xét chiến lược hiện tại. Trong trường hợp này, ngữ cảnh cần được xác định bởi chính chiến lược hiện tại, cũng như bởi phân tích bên liên quan, phân tích xu hướng, và phân tích cạnh tranh.

Bạn có thể tải lên các tài liệu liên quan cho AI và yêu cầu:

• Phân tích chiến lược hiện tại dựa trên kết quả của phân tích chiến lược

Định lượng mục tiêu bằng các KPI dẫn dắt và chỉ số trễ

Khi thảo luận về KPI, chúng tôi luôn nhấn mạnh ý tưởng rằng các mục tiêu kinh doanh phải được ưu tiên trước, và sau đó chúng ta tìm cách định lượng chúng bằng KPI. Khi các mục tiêu đã được xác định, hãy yêu cầu AI đưa ra gợi ý về cách đo lường chúng.

Một ví dụ về lời nhắc có thể là:

Đây là một mục tiêu trong thẻ điểm chiến lược, tập trung vào một khía cạnh nhất định của chiến lược. Có tính đến ngữ cảnh của tổ chức, hãy đề xuất các KPI mà chúng ta có thể sử dụng để định lượng mục tiêu này. Trong số các KPI, hãy xác định những KPI định lượng các yếu tố thành công (KPI dẫn dắt) và các kết quả kỳ vọng (KPI chỉ số trễ).

Sẵn sàng cho AI trong tương lai

Chúng tôi đang theo dõi các xu hướng AI cùng với các xu hướng trong lập kế hoạch chiến lược khác, và ở trạng thái phát triển hiện tại, AI sẽ không thay thế các nhà chiến lược và còn xa mới hoàn hảo cho bất kỳ nhiệm vụ trọng yếu nào. Tuy nhiên, điều này có khả năng sẽ thay đổi với:

• Sự giảm chi phí tính toán và
• Sự gia tăng trong việc áp dụng các mô hình AI được huấn luyện trên dữ liệu độc quyền.

Khi có sẵn nhiều thông tin theo ngữ cảnh hơn, AI sẽ đưa ra các khuyến nghị chính xác hơn và được hỗ trợ bởi các факт liệu.

Mặc dù điều này có thể chưa nằm trong chân trời lập kế hoạch hiện tại của hầu hết các công ty, chúng ta có thể chuẩn bị cho việc áp dụng AI trong tương lai bằng cách bắt đầu thu thập dữ liệu chiến lược có thể được sử dụng để huấn luyện các mô hình AI độc quyền.

Quản trị AI: Sử dụng AI có trách nhiệm

Với sự đa dạng của các mô hình AI và sự thuận tiện khi sử dụng chúng, các tổ chức cần cân nhắc triển khai một khung quản trị AI phù hợp để bảo đảm việc sử dụng AI minh bạch và có trách nhiệm.

Vui lòng chia sẻ kinh nghiệm của quý vị về việc sử dụng AI trong hoạch định chiến lược ở phần bình luận.

Alexis Savkín

Alexis Savkin là một Kiến trúc sư Chiến lược và là người sáng lập BSC Designer, một nền tảng phần mềm thực thi chiến lược với Thẻ điểm cân bằng là cốt lõi. Ông hỗ trợ các tổ chức chuyển đổi chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường, KPI và các Sáng kiến. Alexis là người tạo ra Strategy Execution Canvas, tác giả của hơn 100 bài viết về chiến lược và đo lường hiệu suất, đồng thời là diễn giả thường xuyên.