Aylık performans verilerinden uygun toplama yöntemini kullanarak YTD (Yılbaşından Bugüne) KPI değerlerini, hedeflerini ve ilerlemeyi nasıl hesaplayacağınızı öğrenin.
Bir KPI için YTD ne anlama gelir?
Aylık KPI verileri, bir ay gibi tek bir raporlama dönemi boyunca ne olduğunu gösterir. YTD (Yılbaşından bugüne) değeri, performans ölçümü uzmanlarına raporlama yılının başlangıcından mevcut döneme kadar toplu bir görünüm sağlar.
Bu, aşağıdaki gibi soruların yanıtlanmasını mümkün kılar:
- Bu yıl şimdiye kadar hangi sonucu elde ettik?
- Bu noktaya kadar hangi hedefe ulaşılmış olmalıydı?
Örnek olarak aylık güncellenen bir KPI kullanalım.
Yöneticilerin normalde her ikisini de görmesi gerekir:
- Mevcut ay için sonuç
- Raporlama yılının başlangıcından mevcut tarihe kadar birikmiş sonuç
Örneğin, “Yeni kayıtlar” göstergesinin aylık ve YTD değerleri şöyle görünebilir:
| Ay | Aylık Değer | YTD Değeri |
|---|---|---|
| Ocak | 120 | 120 |
| Şubat | 140 | 260 |
| Mart | 110 | 370 |
Bu örnekte, Mart ayı için YTD değeri:
- 120 + 140 + 110 = 370
Genel olarak:
- YTD değeri = raporlama yılının başlangıcından mevcut raporlama dönemine kadar olan değerlerin toplamı.
YTD, QTD ve mali yıllar
Uygulamada, farklı raporlama dönemlerini tanımlamak için çeşitli terimler kullanılır:
- Mali yıl — raporlama dönemi takvim yılını takip etmediğinde, bunun yerine kuruluş tarafından benimsenen mali yılı takip ettiğinde kullanılır.
- QTD (çeyrekten bugüne) — raporlama dönemi tam yıl yerine içinde bulunulan çeyreği kapsadığında kullanılır.
- YTS veya seçilen tarihe kadar yıl — BSC Designer’da, kullanıcı tarafından seçilen bir tarihte sona eren kümülatif bir dönem için kullanılan bir terimdir.
Raporlama döneminden bağımsız olarak, aşağıda ele alınan hesaplama mantığı aynı kalır.
Doğru toplulaştırma yöntemini seçin
Yukarıdaki “Yeni kayıtlar” örneği için uygun toplulaştırma yöntemi toplamdır. Bu, her gösterge için mutlaka geçerli değildir.
Uygun toplulaştırma yöntemi ve ortaya çıkan birikimli değer, göstergenin iş mantığına bağlıdır.
Aşağıdaki tablo, yaygın toplulaştırma yöntemlerini ve bunların genellikle uygulandığı KPI’ları göstermektedir.
| Toplulaştırma yöntemi | Tipik KPI örnekleri |
|---|---|
| Toplam | Gelir, kayıtlar, üretilen birimler, tamamlanan projeler |
| Ortalama | Müşteri memnuniyeti, yanıt süresi, çalışan bağlılığı |
| En son değer | Çalışan sayısı, stok, aktif müşteriler, kullanılabilir nakit |
| Minimum veya maksimum | Minimum uyum düzeyi, en yüksek kesinti süresi, maksimum işlem süresi |
En yaygın kullanılan toplulaştırma yöntemleri toplam ve ortalamadır.
YTD hedefini hesaplayın
Şu ana kadar şunlara sahibiz:
- Aylık veri
- Bir toplulaştırma yöntemi (toplam, ortalama, minimum veya en son değer)
- Aylık veriler ve seçilen toplulaştırma yöntemi kullanılarak hesaplanan bir YTD değeri
Hedef ve YTD hedefi ne olacak?
Mevcut değerin yanı sıra, her KPI normalde bir hedefe sahiptir. Hedef aylık, üç aylık veya tüm yıl için tanımlanabilir.
Raporlama dönemi için hedefi hesaplamak üzere aynı toplulaştırma mantığını uygulayabiliriz. Örneğin:
| Ay | Gerçek | Hedef | YTD Gerçek | YTD Hedef |
|---|---|---|---|---|
| Ocak | 120 | 130 | 120 | 130 |
| Şubat | 140 | 135 | 260 | 265 |
| Mart | 110 | 140 | 370 | 405 |
Mart için:
- YTD gerçek = 120 + 140 + 110 = 370
- YTD hedef = 130 + 135 + 140 = 405
YTD hedefi, yılın başından mevcut tarihe kadar olan raporlama dönemi için toplulaştırılmış hedefi temsil eder.
YTD ilerlemeyi hesaplayın
Her raporlama dönemi için bir KPI şu değerlere sahip olabilir:
- Güncel bir değer
- Hedef bir değer
- Referans bir değer
Maksimize edilmesi gereken bir KPI için ilerleme hesaplanabilir:
- İlerleme (maksimizasyon) = (değer – referans) / (hedef – referans)
Sonuç, seçilen raporlama dönemi boyunca hedefin hangi ölçüde gerçekleştirildiğini gösterir.
YTD ilerlemesini hesaplamak için, YTD değerleriyle aynı formülü kullanırız:
- YTD ilerlemesi (maksimizasyon) = (YTD değeri – YTD referansı) / (YTD hedefi – YTD referansı)
Referans sıfır olduğunda, Mart örneği bize şunu verir:
- YTD ilerlemesi = 370 / 405 = 0.914 veya %91,4.
Bu, YTD hedefinin %91,4’ünün gerçekleştirildiği anlamına gelir.
Kesin ilerleme formülü, KPI’ın optimizasyon işlevine bağlıdır. Minimize edilmesi gereken veya eşik temelli bir KPI, farklı bir performans mantığı gerektirir.
Sıfır ve Raporlanmamış
YTD değerlerini hesaplamadan önce, sıfır ile eksik veri arasındaki farkı ayırt etmek önemlidir:
- Sıfır, ölçülen sonucun sıfır olduğu anlamına gelir.
- Boş bir değer, sonucun bilinmediği veya henüz raporlanmadığı anlamına gelir.
BSC Designer’da, raporlanmamış değerlerin ele alınma biçimi, Değerler Düzenleyicisi’ndeki kalıtım ayarı üzerinden daha ayrıntılı şekilde yapılandırılabilir.
YTD KPI’lar için Excel ve özel yazılım karşılaştırması
Kümülatif bir KPI için temel bir Excel formülü, raporlama yılının başından mevcut döneme kadar olan aylık değerleri toplayabilir.
Excel şunlar için kullanılabilir:
- Aylık değerleri ve hedefleri depolamak
- YTD değerlerini ve kümülatif hedefleri hesaplamak
- Gerçek-hedef sapmasını izlemek
- İlerlemeyi hesaplamak
Tek bir kişi tarafından yönetilen az sayıda KPI için Excel genellikle yeterlidir.
Şu durumlarda işler daha karmaşık hâle gelir:
- Farklı KPI’lar, farklı toplulaştırma ve performans kuralları gerektirir.
- Yönetimin QTD ve YTD değerlerini görmesi gerekir
- Kuruluş, takvim yılından farklı bir mali yıl kullanır
- Birden fazla skor kartının veya iş biriminin konsolide edilmesi gerekir
- Geçmiş değerlerin kontrol edilmesi gerekir
- Panellerin ve raporların KPI verileriyle senkronize kalması gerekir
Bu noktada zorluk, bunun etrafındaki performans ölçüm sistemini sürdürmektir.
BSC Designer’da YTD KPI’ları yapılandırın
BSC Designer, strateji uygulama yazılımıdır. Temel güçlü yönlerinden biri, hiyerarşik skor kartları aracılığıyla KPI hesaplamalarının otomasyonudur.
YTD ve kümülatif KPI işlevselliği, elle sürdürülen formüller yerine arayüz kontrolleri üzerinden yapılandırılır.
Raporlama takvimi de yapılandırılabilir; böylece hesaplama, takvim yılı yerine kuruluşun mali yılını takip edebilir.
Kurulum iş akışı şöyledir:
- KPI’ı oluşturun.
“Değerler Düzenleyicisi” üzerinden:
- Aylık gibi güncelleme sıklığını ayarlayın.
- Toplam, ortalama veya en son değer gibi bir toplulaştırma yöntemini seçin.
- KPI’ın maksimize mi yoksa minimize mi edilmesi gerektiğine bağlı olarak optimizasyon işlevini ayarlayın.
Yukarıda açıklanan KPI kurulum adımları, BSC Designer’da bulunan AI asistanı kullanılarak da otomatikleştirilebilir.
KPI’lar sekmesi üzerinden:
- İlgili zamana özgü hedefleri ekleyin.
- Aylık değerleri girin veya içe aktarın.
Bu yapılandırma kullanılarak BSC Designer şunları hesaplar:
- YTD değeri
- YTD hedefi
- YTD ilerlemesi
Farklı KPI’lar, aynı skor kartının parçası olarak kalırken farklı toplulaştırma ve optimizasyon mantığı kullanabilir.
BSC Designer’da Değer, Hedef ve İlerleme için YTD Hesaplamasına Bir Örnek
Kullanıcılar, hesaplanan verilerin sunumunu raporlama ihtiyaçlarına göre yapılandırabilir. Örneğin şunları yapabilirler:
- KPI tablosunu YTD değeri ve YTD ilerlemesi sütunlarını içerecek şekilde özelleştirin
- Performans raporlarına YTD değerlerini ekleyin
- Hesaplanan KPI verilerini panellerde ve strateji haritalarında kullanın
Tüm YTD ve QTD hesaplamaları, tanımlanan KPI mantığı kullanılarak otomatik olarak gerçekleştirilir; formülleri elle sürdürmeye gerek yoktur.
Excel ile BSC Designer karşılaştırın
Aşağıdaki tablo, YTD KPI’ları yönetmeye yönelik Excel ve BSC Designer yaklaşımlarını karşılaştırmaktadır.
| Gereksinim | Excel | BSC Designer |
|---|---|---|
| YTD Hesaplaması | Kullanıcı tarafından tanımlanan toplulaştırma formülleri | Seçilen toplulaştırma yöntemine göre otomatik hesaplama |
| İlerleme Hesaplaması | Kullanıcı tarafından tanımlanan Performans formülü | Seçilen optimizasyon fonksiyonuna göre otomatik hesaplama |
| Geçmiş Veri Kontrolleri | Dosya veya çalışma sayfası koruması | Kullanıcı izinleri ve denetim izi |
| Veri Onayı | Elle süreç | Onay iş akışı |
| Konsolidasyon | Bağlantılı çalışma kitapları | Bağlantılı skor kartları |
| Paneller | Elle sürdürülür | KPI verilerinden güncellenir |
| Strateji haritaları | Elle sürdürülür | KPI verilerinden güncellenir |
Yaygın YTD KPI hataları
YTD hesaplamasının kurulumu basittir, ancak Excel’den geçiş yapan kullanıcılar sıklıkla bazı tipik hatalar yapar.
Yanlış toplulaştırma yöntemini kullanın
KPI’nın işletme anlamına bağlı olarak farklı toplulaştırma yöntemleri kullanılmalıdır.
Örneğin, bir yüzdeyi izlerken aylık yüzdeleri toplamak genellikle yanlıştır.
Göstergeye bağlı olarak, ortalama veya en son değer daha uygun olabilir.
Ayrı aylık ve kümülatif KPI’lar oluştur
Aylık ve kümülatif değerler için ayrı göstergeler oluşturmak bir elektronik tabloda mantıklı olabilir, ancak uzmanlaşmış performans ölçüm yazılımında gereksizdir.
Kümülatif değer, aylık değerlerden otomatik olarak hesaplanabilir. Bunu ayrı bir KPI olarak girmeye veya sürdürmeye gerek yoktur.
Kaynak verileri, hedefleri ve performans hesaplamalarını tutarlı tutmak için yerel YTD işlevselliğini kullanın.
Gerçek ve hedef değerlerine farklı mantık uygula
YTD gerçek ve YTD hedef, uyumlu bir birleştirme mantığını izlemelidir.
Örneğin, YTD gerçeği hesaplamak için aylık gelir değerleri toplanıyorsa, YTD hedefi hesaplamak için karşılık gelen aylık gelir hedefleri de toplanmalıdır.
Sonuç
Performans ölçümünde, YTD KPI, yılın başından mevcut tarihe kadar olan raporlama dönemlerine uygun bir toplulaştırma mantığının uygulanmasının sonucudur.
Bunu doğru şekilde hesaplamak ve raporlamak için şunları tanımlayın:
- Aylık gerçekleşen değerler
- Toplulaştırma yöntemi
- Zamana özgü hedefler
- Uygun olduğunda başlangıç değeri
- Optimizasyon yönü
- Raporlama takvimi veya mali yıl
Excel, YTD hesaplamasını gerçekleştirebilir ve sınırlı sayıda gösterge için iyi çalışır. BSC Designer gibi uzmanlaşmış bir KPI platformu, aynı hesaplama mantığının birçok gösterge, raporlama dönemi, skor kartı ve iş birimi genelinde tutarlı kalması gerektiğinde faydalıdır.
Excel’in ötesinde pilot YTD KPI takibi
Mevcut Excel skor kartınızı ekibimizle paylaşın. BSC Designer’ın, strateji ekiplerinin ve departman yöneticilerinin elle sürdürülen skor kartlarından bağlantılı KPI takibi ve raporlamaya geçmesine nasıl yardımcı olabileceğini görüşeceğiz.
Daha geniş kapsamlı bir yaygınlaştırmayı değerlendirmeden önce yaklaşımı sınırlı sayıda KPI veya tek bir departman skor kartı ile test edin.
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.