Etkili uyum, çalışanları yeni düzenlemeler hakkında eğitmenin ve uyumsuzluk olaylarının sayısını takip etmenin ötesine geçer. Bu uygulama kılavuzunda, önemli paydaşları içeren ve uyum çabaları ile sonuçlarının 7 adımda belirli bir şekilde ölçülmesini öneren bütünsel bir uyum bakış açısına odaklanıyoruz.
Paydaşların Tanımı
Uyumlulukla ilgili genel paydaşların tanımıyla başlayalım:
- Yönetim Kurulu. Organizasyonların çıkarlarını temsil eder.
- Uyum Ofisi. Organizasyonun ilgili yasa, yönetmelik, dahili politikalar vb. ile uyumunu sağlayan uzmanlaşmış bir departman.
- Dahili İş Sistemleri. Uyum çabalarını destekleyen BT ve diğer iş sistemleri.
- Çalışanlar uyum politikalarını etkileyebilen veya bunlardan etkilenebilen.
- Üçüncü Taraflar. Ortaklar ve benzeri dış paydaşlar.
- Dış Denetçi. İlgili düzenleme konusunda uzman.
- Düzenleyici. Düzenlemeyi oluşturan yetkili merci.
BSC Designer’da, Ayarlar > Strateji > Paydaşlar’a giderek ilgili paydaşları listeye ekleyin. Daha sonra, bu paydaşlar Sahibi alanı aracılığıyla belirli hedefler ve ölçütlerle uyumlu hale getirilebilir.
Uyum Şablonu ve KPI’lar
BSC Designer kullanıcıları, makalede tartışılan KPI’larla birlikte uyum skor kartı şablonuna erişebilirler:
Uyum Şablonu. - Bu şablon, belirli düzenlemenin gerekliliklerine uygun olacak şekilde özelleştirilebilir.
- Çeşitli düzenlemeler için oluşturulan skor kartları, daha sonra genel bir uyum endeksi içeren kapsamlı bir uyum skor kartında birleştirilebilir.
1. Stratejileri proaktif olarak uyarlayın
Düzenleyici otoriteler, sosyal, teknolojik, politik vb. çeşitli faktörlere yanıt olarak yeni düzenlemeler formüle etmeye başlarlar. Organizasyonlar, düzenleyici otoriteler tarafından gerçekleştirilen benzer bir dış faktör analizi yaparak potansiyel düzenlemelere yönelik proaktif stratejiler hazırlayabilirler.
BSC Designer’da bulunan PESTEL analizi şablonunu kullanarak:
- Potansiyel itici güçleri formüle edin ve
- Erken işaret göstergelerini tanımlayın.
Bu proaktif hazırlığı nicelendirmek için şu göstergeyi kullanabiliriz:
Düzenli PESTEL analizi ile tanımlanan itici güçlerin sayısı.
Şablonda, bu metrik yıllık güncellemeler için yapılandırılmıştır:
Compliance Template. Örneğin, ortaya çıkan teknolojiler, özellikle AI’deki gelişmeler, PESTEL analizinde itici güçlerden biri olarak tanımlanmıştır.
2. Yeni Uygulanabilir Düzenlemeleri Erken Belirle
Uyum ofisinin rolü, yeni uygulanabilir düzenlemeleri erken belirlemek ve organizasyon içinde hazırlıklara başlamaktır. Genellikle, düzenleyiciler, düzenlemenin taslağını ilk olarak yayınlayarak analiz ve hazırlık için yeterli zaman sağlarlar ve düzenleme resmi olarak yayımlandığında bir geçiş dönemi vardır.
Uyum ofisinin verimliliğini ölçmek için şunları kullanıyoruz:
Düzenlemelerin kapsama oranı, %. Uyum ofisi tarafından erken aşamada tespit edilen uygulanabilir düzenlemelerin yüzdesini izleme.
Şablonda, düzenleme kapsama metriği, diğer metriklere kıyasla endekste daha yüksek bir ağırlığa sahiptir.
Düzenleme inceleme süresi. Düzenlemenin ilk yayınlanmasından itibaren hazırlık planının geliştirilmesine kadar geçen ortalama süre.
Politika geliştirme süresi. Dahili yol gösterici politikalar ve ilgili eğitim materyallerinin geliştirilmesi için geçen ortalama süre.
Uyum Şablonu. Zaman metrikleri için yapılan tahminler, belirli düzenlemeler üzerindeki çalışmaların kurum içinde mi yoksa üçüncü taraf bir danışmanlık firmasına mı dış kaynak olarak verileceğini belirlemek için kriter olarak kullanılabilir.
Örneğin, birçok düzenleyici kurum AI ile ilgili politikaları yayınlar ve günceller. Bahsedilen metrikleri kullanarak, bu politikaların belirli bir organizasyon bağlamında uygun şekilde incelenmesini ve yol gösterici prosedürlere dönüştürülmesini sağlayabiliriz.
3. Çalışanları Yeni Düzenlemeye Uymaları İçin Eğit
İlgili politikalar oluşturulduktan sonra, organizasyonun çalışanlarını yeni düzenlemelere uymaları için eğitmesi gerekir. Süreci izlemek için temel bir metrik kullanıyoruz:
Düzenleyici eğitim tamamlama. Yeni düzenleme hakkında temel farkındalık veya uyum ve uyumsuzluk senaryolarının ayrıntılı modellemesini içerebilir.
Daha karmaşık düzenlemeler için, süreci izlemek amacıyla özel bir eğitim skor kartı kullanmayı düşünün.
4. Üçüncü Tarafların Uyumluluğunu Doğrula
Çoğu düzenleme, değer zinciri boyunca bakmayı ve üçüncü tarafların uyumluluğunu doğrulamayı gerektirir. Organizasyon, detaylara bakmakla ilgilenmeyebilir; bunun yerine, ortakların genel uyumluluk puanını ve uyumluluk açısından değerlendirilen ortakların yüzdesini izlemeye odaklanabilir.
Uyumluluk açısından değerlendirilen ortakların %’si.
Genel ortak uyumluluk puanı (örneğin, tedarikçi risk yönetimi skor kartı‘na bakın).
Riskin tanımlanması ve hafifletilmesi, uyumun uzun vadeli başarısı için kritik öneme sahiptir. Bu durumda, “Düzenlemelerdeki değişiklikler” olarak bir risk tanımlanmış ve hafifletme planı belirtilmiştir:
- “Uyumluluk kontrolünden geçmiş üçüncü taraflar üzerindeki düzenleyici değişikliklerin etkisini, uyumluluk puanının düzenli gözden geçirmeleri ve revizyonları yoluyla hafifletin.”
Uyumluluk Şablonu. 5. Uygunsuzluk Olaylarını Simüle Et
Uyum eğitimlerinin başarısını doğrulamak için organizasyon, uygunsuzluk olaylarını simüle edebilir ve sorumlu çalışanların uygun tepkilerini değerlendirebilir. Bu tür doğrulamanın sonuçları şu şekilde ölçülebilir:
Mevzuata uygun eğitimin etkinliği, uygunsuzluk simülasyonlarıyla doğrulanmıştır.
Uyumsuzluğun Etkisini Ölçmek
Uyumsuzluğun etkisi şu yollarla doğrulanabilir:
İtibar hasarı metriği – olumsuz medya kapsamının süresiyle ölçülebilir.
Doğrudan kâr kaybı.
Düzenleyici cezalar ve yaptırımlar.
Zaman içindeki dinamikleri, uygulanan uyum çabalarının etkinliğini gösterecektir. Tüm bu metrikler doğaları gereği gecikmelidir, ancak uyum ofisi, bu metriklerle ilişkili riskleri kullanarak belirli faaliyetleri önceliklendirebilir ve uyum bütçelerini gerekçelendirebilir.
6. Harici Denetçi Tarafından Sistemlerin Denetimi
Kritik düzenlemelerin söz konusu olduğu durumlarda, potansiyel uyumsuzlukların önemli ekonomik ve itibar kayıplarına yol açabileceği durumlarda, yönetim kurulu bağımsız denetçilerle çalışır.
Harici denetçi bağlamında odaklanılması gereken metrikler:
Denetim kapsamı, %. Organizasyonun tüm ilgili fonksiyonlarının kapsamlı bir denetimine ilgi duyuyoruz, böylece maksimum olası uyum risklerinin erken aşamada tespit edildiğinden emin olabiliriz.
Denetim bulgularının sayısı. Doğrudan uygulamasının yanı sıra, bu metrik, düzenlemelerin gerekliliklerinin analiz ve uygulanmasında uyum ofisinin etkinliğini doğrulamak için kullanılabilir.
Harici denetimler gibi tekrarlayan eylemler için, metrikleri zaman içinde izlemek tavsiye edilir. BSC Designer kullanıcıları, verilerin tutarlılığını sağlamak için metrikler için güncelleme aralıkları belirleyebilirler.
Bu tür metriklerle ilgili bir diğer nüans, bir hedef belirlemenin zorluğudur. Örneğin, az sayıda denetim bulgusu, denetçinin yeterince dikkat göstermediği şeklinde algılanabilirken, yüksek bir bulgu seviyesi, uyum ofisinin etkili bir iç denetim yapmadığını gösterebilir. Bu fikri yakalamak için, göstergenin performans fonksiyonu değiştirilmiştir.
Uyum Şablonu. Ayrıca, tüm bulgular etkilerine göre kategorize edilebilir ve en kritik bulgulara en yüksek ağırlık verilebilir. Bu, düşük değerli birçok bulguya odaklanarak metriğin yanlış kullanılmasını önlemeye yardımcı olacaktır. Bu tür bir kategorizasyona bir örnek, siber güvenlik skor kartındaki ağırlıklı risk endeksidir.
Denetçinin bulgularının uygulanmasının etkinliğine dair bazı göstergeler şu şekilde nicelendirilebilir:
Denetim bulgularının kapatma oranı. Bu metriğin bariz hedefi %100 iken, denetçinin tüm önerilerini hemen uygulamayı engelleyebilecek zaman ve kaynak kısıtlamaları olabilir.
Denetim bulgularına yanıt süresi. Denetim tarafından tespit edilen uyumsuzluk açıklarını düzeltmeye dair bir diğer bakış açısı, sorunun tespitinden kapanmasına kadar geçen zamanı ele alıyoruz.
BSC Designer kullanıcıları, göstergeleri en son verilerle güncelleyebilir ve en son güncelleme hakkında bir not ekleyebilirler. Örneğin, belirli bir aşamada bazı denetim bulgularının kapatılamayacağına dair ek detaylar sağlayabilirler.
Hem kapatma oranı hem de yanıt süresi, uyum sistemlerinin iyileştirilmesi için öncü metriklerdir ve tüm süreci son kullanıcı paydaşlar için daha çevik ve daha az karmaşık hale getirmeye odaklanmaktadır.
Uyumsuzluk Olaylarını Yönetme
Dahili uyum ofisi ve harici denetimlerin uygun hazırlıkları, organizasyonu olası uyum ihlallerine karşı garanti etmez.
Bu bağlamda izlenecek metrikler:
Olay yanıt süresi. Organizasyon üzerindeki etkiyi en aza indirmek için uyum ihlallerinin hızlı bir şekilde çözülmesini sağlamak.
Olayın tekrarlanması. Aynı tür olayların tekrarlanmasını önlemek, bir organizasyonun hatalardan ne kadar iyi öğrendiğinin bir göstergesidir.
Yanıt süresi metriği için ölçüm birimi, olayın doğasına bağlı olarak saatler veya günler olabilir.
Olayların tekrarlanmasının, uyum ofisinin etkinliğinin bir göstergesi olduğu mantığına dayanarak, “Olayın Tekrarlanması” göstergesi, ‘Çalışanları yeni düzenlemelere uymaları için eğitme’ hedefine gecikmeli gösterge olarak veriyle hizalanmıştır.
7. Uyum Skor Kartlarını Uyumlu Hale Getir
Tartışılan metrikler belirli bir düzenleme için özel olacaktır. Her düzenleme için, o belirli düzenlemeye göre ayarlanmış metrikleri içeren kendi uyum skor kartı olacaktır. Örneğin, afet kurtarma, iş sürekliliği ve satıcı doğrulama için skor kartları bulunmaktadır.
Strategy Cascading. Yönetim, Risk ve Uyum (GRC) çabalarının üst düzey bir resmini elde etmek için, belirli düzenlemelere yönelik GRC skor kartlarını genel bir GRC skor kartında uyumlu hale getirebiliriz.
Compliance Scorecard Şablonunu kullan
BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:
- Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
- Başlangıç noktası olarak
Compliance Scorecard şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz. - Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.
Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!
Alexis Savkin, strateji yürütme ve Kurumsal Karne yazılım platformu BSC Designer’ın kurucusu ve Strateji Uygulama Mimarıdır. Kuruluşların performans yönetimini otomatikleştirmesine ve stratejiyi ölçülebilir sonuçlara dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, “Strategy Execution Canvas”’ın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve sektör etkinliklerinde düzenli konuşmacıdır.