Etkili uyum, çalışanları yeni düzenlemeler hakkında eğitmenin ve uyumsuzluk olaylarının sayısını takip etmenin ötesine geçer. Bu uygulama kılavuzunda, önemli paydaşları içeren ve uyum çabaları ile sonuçlarının 7 adımda belirli bir şekilde ölçülmesini öneren bütünsel bir uyum bakış açısına odaklanıyoruz.
Paydaşların Tanımı
Uyumlulukla ilgili genel paydaşların tanımıyla başlayalım:
- Yönetim Kurulu. Organizasyonların çıkarlarını temsil eder.
- Uyum Ofisi. Organizasyonun ilgili yasa, yönetmelik, dahili politikalar vb. ile uyumunu sağlayan uzmanlaşmış bir departman.
- Dahili İş Sistemleri. Uyum çabalarını destekleyen BT ve diğer iş sistemleri.
- Çalışanlar uyum politikalarını etkileyebilen veya bunlardan etkilenebilen.
- Üçüncü Taraflar. Ortaklar ve benzeri dış paydaşlar.
- Dış Denetçi. İlgili düzenleme konusunda uzman.
- Düzenleyici. Düzenlemeyi oluşturan yetkili merci.
BSC Designer’da, Ayarlar > Strateji > Paydaşlar’a giderek ilgili paydaşları listeye ekleyin. Daha sonra, bu paydaşlar Sahibi alanı aracılığıyla belirli hedefler ve ölçütlerle uyumlu hale getirilebilir.
Uyum şablonu ve KPI’lar
BSC Designer kullanıcıları, makalede ele alınan KPI’ları içeren uyum skor kartı şablonuna erişebilir:
Uyum şablonu. - Bu şablon, belirli düzenlemenin gerekliliklerine uyacak şekilde özelleştirilebilir.
- Çeşitli düzenlemeler için oluşturulan skor kartları, daha sonra genel bir uyum endeksi içeren kapsamlı bir uyum skor kartında birleştirilebilir.
1. Stratejileri proaktif olarak uyarlayın
Düzenleyici otoriteler; sosyal, teknolojik, politik vb. çeşitli faktörlere yanıt olarak yeni düzenlemeler oluşturmaya başlar. Organizasyonlar, düzenleyici otoritelerin yaptığına benzer şekilde dış faktörlerin analizini gerçekleştirerek olası düzenlemeler için stratejileri proaktif olarak hazırlayabilir.
BSC Designer’da mevcut PESTEL analizi Şablonunu şu amaçlarla kullanın:
- Olası itici güçleri formüle etmek ve
- Erken sinyal göstergelerini tanımlamak.
Bu proaktif hazırlığı nicelleştirmek için şu göstergeyi kullanabiliriz:
Düzenli PESTEL analizi ile belirlenen itici güçlerin sayısı.
Şablonda bu metrik, yıllık güncellemeler için yapılandırılmıştır:
Uyum Şablonu. Örneğin, ortaya çıkan teknolojiler; özellikle AI’deki gelişmeler, PESTEL analizinde itici güçlerden biri olarak belirlenir.
2. Yeni uygulanabilir düzenlemeleri erken tespit edin
Uyum ofisinin rolü, yeni uygulanabilir düzenlemeleri erken tespit etmek ve organizasyon içinde hazırlıklara başlamaktır. Tipik olarak düzenleyici kurumlar, düzenlemenin taslağını ilk aşamada yayımlayarak analiz ve hazırlık için yeterli süre sağlar; düzenleme resmî olarak yayımlandığında ise bir geçiş dönemi olur.
Uyum ofisinin etkinliğini nicelleştirmek için şunları kullanırız:
Düzenlemelerin kapsanması, %. Uyum ofisi tarafından erken aşamada tespit edilen uygulanabilir düzenlemelerin yüzdesinin izlenmesi.
Şablonda, düzenleme kapsama metriği, diğer metriklere kıyasla endekste daha yüksek bir ağırlığa sahiptir.
Düzenleme inceleme süresi. Düzenlemenin ilk yayımlanmasından hazırlık planının geliştirilmesine kadar geçen ortalama süre.
Politika geliştirme süresi. Dahili yönlendirici politikaların ve ilgili eğitim materyallerinin geliştirilmesi için gereken ortalama süre.
Uyum Şablonu. Zaman metriklerine ilişkin tahminler, belirli düzenlemeler üzerindeki çalışmanın kurum içinde mi yürütüleceği yoksa üçüncü taraf bir danışmanlık firmasına mı dış kaynak olarak verileceğinin belirlenmesinde kriter olarak kullanılabilir.
Örneğin, birçok düzenleyici kurum AI ile ilgili politikaları yayımlar ve günceller. Belirtilen metrikleri kullanarak, bu politikaların belirli bir organizasyon bağlamında uygun şekilde incelendiğinden ve yönlendirici prosedürlere dönüştürüldüğünden emin olabiliriz.
3. Çalışanları Yeni Düzenlemeye Uymaları İçin Eğit
İlgili politikalar oluşturulduktan sonra, organizasyonun çalışanlarını yeni düzenlemelere uymaları için eğitmesi gerekir. Süreci izlemek için temel bir metrik kullanıyoruz:
Düzenleyici eğitim tamamlama. Yeni düzenleme hakkında temel farkındalık veya uyum ve uyumsuzluk senaryolarının ayrıntılı modellemesini içerebilir.
Daha karmaşık düzenlemeler için, süreci izlemek amacıyla özel bir eğitim skor kartı kullanmayı düşünün.
4. Üçüncü tarafların uyumunu doğrulayın
Çoğu düzenleme, değer zinciri boyunca inceleme yapmayı ve üçüncü tarafların uyumunu doğrulamayı gerektirir. Organizasyon, ayrıntılara bakmakla ilgilenmeyebilir; bunun yerine, iş ortaklarının genel uyum puanını ve uyum açısından değerlendirilen iş ortaklarının yüzdesini izlemeye odaklanabilir.
Uyum açısından değerlendirilen iş ortaklarının yüzdesi.
Genel iş ortağı uyum puanı (örneğin, satıcı risk yönetimi skor kartı bölümüne bakın).
Risklerin belirlenmesi ve azaltılması, uyumun uzun vadeli başarısı için kritik öneme sahiptir. Bu durumda, bir risk “Mevzuattaki değişiklikler” olarak tanımlandı ve şu azaltma planı oluşturuldu:
- “Düzenli gözden geçirmeler ve uyum puanının revizyonları yoluyla, uyum kontrolünü zaten geçmiş üçüncü taraflar üzerindeki mevzuat değişikliklerinin etkisini azaltın.”
Uyum Şablonu. 5. Uygunsuzluk Olaylarını Simüle Et
Uyum eğitimlerinin başarısını doğrulamak için organizasyon, uygunsuzluk olaylarını simüle edebilir ve sorumlu çalışanların uygun tepkilerini değerlendirebilir. Bu tür doğrulamanın sonuçları şu şekilde ölçülebilir:
Mevzuata uygun eğitimin etkinliği, uygunsuzluk simülasyonlarıyla doğrulanmıştır.
Uyumsuzluğun Etkisini Ölçmek
Uyumsuzluğun etkisi şu yollarla doğrulanabilir:
İtibar hasarı metriği – olumsuz medya kapsamının süresiyle ölçülebilir.
Doğrudan kâr kaybı.
Düzenleyici cezalar ve yaptırımlar.
Zaman içindeki dinamikleri, uygulanan uyum çabalarının etkinliğini gösterecektir. Tüm bu metrikler doğaları gereği gecikmelidir, ancak uyum ofisi, bu metriklerle ilişkili riskleri kullanarak belirli faaliyetleri önceliklendirebilir ve uyum bütçelerini gerekçelendirebilir.
6. Harici Denetçi Tarafından Sistemleri Denetleyin
Kritik düzenlemeleri içeren ve olası uyumsuzluğun önemli ekonomik ve itibar sonuçlarına yol açabileceği durumlarda, yönetim kurulu bağımsız denetçileri görevlendirir.
Harici denetçi bağlamında odaklanılacak metrikler:
Denetim kapsamı, %. Organizasyonun ilgili tüm işlevlerinin kapsamlı bir şekilde denetlenmesiyle, mümkün olan en yüksek uyum risklerinin erken aşamada tespit edildiğinden emin olmak isteriz.
Denetim bulgularının sayısı. Doğrudan kullanımının yanı sıra, bu metrik, uyum ofisinin düzenleme gerekliliklerini analiz etme ve uygulamadaki etkinliğini doğrulamak için de kullanılabilir.
Harici denetimler gibi tekrarlayan eylemler için, metrikleri zaman içinde takip etmek tavsiye edilir. BSC Designer kullanıcıları, metrikler için güncelleme aralıkları belirleyerek veri tutarlılığını sağlayabilir.
Bu tür bir metrikle ilgili bir diğer nüans, hedef belirlemenin zorluğudur. Örneğin, az sayıda denetim bulgusu denetçinin yetersiz ilgisi olarak görülebilirken, yüksek düzeyde bulgu uyum ofisinin etkili bir dahili denetim yürütmediğini gösterebilir. Bu fikri yakalamak için göstergenin performans fonksiyonu değiştirildi.
Uyum Şablonu. Ayrıca, tüm bulgular etkilerine göre kategorize edilebilir ve en kritik bulgulara en yüksek ağırlık verilebilir. Bu, düşük değerli çok sayıda bulguya odaklanarak metriğin kötüye kullanılmasını önlemeye yardımcı olacaktır. Bu tür bir kategorizasyona örnek, siber güvenlik skor kartındaki ağırlıklı risk endeksidir.
Denetçinin bulgularının uygulanmasının etkinliğine ilişkin bazı göstergeler şu şekilde nicelendirilebilir:
Denetim bulgularını kapatma oranı. Bu metrik için bariz hedef %100 olsa da, zaman ve kaynak kısıtları denetçinin tüm önerilerinin hemen uygulanmasını engelleyebilir.
Denetim bulgularına yanıt süresi. Denetim tarafından tespit edilen uyumsuzluk zafiyetlerinin giderilmesine ilişkin bir başka bakış açısı olarak, sorunun tespitinden itibaren kapatılması için gereken süreye bakarız.
BSC Designer kullanıcıları göstergeleri en güncel verilerle güncelleyebilir ve en son güncellemeye ilişkin bir not ekleyebilir. Örneğin, belirli bir aşamada bazı denetim bulgularının neden kapatılamayabileceğini açıklayan ek ayrıntılar sağlayabilirler.
Kapatma oranı ve yanıt süresi, uyum sistemlerinin iyileştirilmesine yönelik öncü metriklerdir; tüm süreci daha çevik ve son kullanıcı paydaşlar için daha az karmaşık hale getirmeye odaklanır.
Uyumsuzluk Olaylarını Yönetme
Dahili uyum ofisi ve harici denetimlerin uygun hazırlıkları, organizasyonu olası uyum ihlallerine karşı garanti etmez.
Bu bağlamda izlenecek metrikler:
Olay yanıt süresi. Organizasyon üzerindeki etkiyi en aza indirmek için uyum ihlallerinin hızlı bir şekilde çözülmesini sağlamak.
Olayın tekrarlanması. Aynı tür olayların tekrarlanmasını önlemek, bir organizasyonun hatalardan ne kadar iyi öğrendiğinin bir göstergesidir.
Yanıt süresi metriği için ölçüm birimi, olayın doğasına bağlı olarak saatler veya günler olabilir.
Olayların tekrarlanmasının, uyum ofisinin etkinliğinin bir göstergesi olduğu mantığına dayanarak, “Olayın Tekrarlanması” göstergesi, ‘Çalışanları yeni düzenlemelere uymaları için eğitme’ hedefine gecikmeli gösterge olarak veriyle hizalanmıştır.
7. Uyumluluk skor kartlarını hizalayın
Ele alınan metrikler belirli bir düzenlemeye özgü olacaktır. Her düzenleme için, o düzenlemeye göre uyarlanmış metrikleri içeren kendi uyumluluk skor kartı bulunacaktır. Örneğin, afet kurtarma, iş sürekliliği ve satıcı doğrulaması için skor kartları vardır.
Strategy Cascading. GRC (Yönetişim, Risk ve Uyumluluk) çalışmalarının üst düzey bir görünümünü elde etmek için, belirli düzenlemelere yönelik GRC skor kartlarını genel bir GRC skor kartında hizalayabiliriz.
Uyumluluk kontrollerini tedarikçi gözetimiyle ilişkilendirmek için, tedarikçi risk değerlendirmesinin denetim kanıtlarını, risk puanlamasını ve düzeltici eylemleri nasıl desteklediğini inceleyin.
Uyum skor kartınızı Excel’in ötesine taşıyın
Mevcut uyum planınızı veya Excel skor kartınızı ekibimizle paylaşın. BSC Designer’ın uyum ekiplerinin bağlantılı KPI takibini oluşturmasına ve düzenlemeye özgü skor kartlarını genel bir uyum görünümüne hiyerarşik olarak dağıtmasına nasıl yardımcı olabileceğini görüşeceğiz.
Daha geniş kapsamlı bir yaygınlaştırmayı değerlendirmeden önce yaklaşımı tek bir düzenleme veya departmanla test edin.
Uyum skor kartı Şablonunu kullan
BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:
- Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
- Başlangıç noktası olarak
Uyum skor kartı şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz. - Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.
Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.